Разъяснение Государственной фискальной службы Украины «Об отражении в авансовом отчете денежных средств в иностранной валюте при возмещении работнику расходов на командировку за границу»
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФИСКАЛЬНАЯ СЛУЖБА УКРАИНЫ
РАЗЪЯСНЕНИЕ
(подкатегория 109.19 Общедоступного информационно-справочного ресурса)
Об отражении в авансовом отчете денежных средств в иностранной валюте при возмещении работнику расходов на командировку за границу
(Извлечение)
Вопрос:
На какую дату и по какому валютному курсу отражаются денежные средства, использованные работником во время пребывания в служебной командировке за границей при составлении Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет?
Ответ:
Согласно части четвертой ст. 5 Закона Украины от 21 июня 2018 года № 2473-VIII «О валюте и валютных операциях» порядок проведения расчетов по валютным операциям определяется Национальным банком Украины (далее — НБУ).
Согласно п. 42 разд. VI Положения об осуществлении операций с валютными ценностями, утвержденного постановлением Правления НБУ от 2 января 2019 года № 2, с изменениями и дополнениями, резиденты – юридические лица и физические лица – предприниматели, представительства юридических лиц – нерезидентов имеют право проводить расчеты по обеспечению расходов на командировку работников за границу, а также расчеты по оплате представительских расходов на организацию официальных мероприятий за границей, с использованием снятой для этих целей с собственных текущих счетов наличной иностранной валюты.
Согласно п. 4 разд. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 г. № 59 <…> (далее — Инструкция), предприятие, которое командирует работника, обеспечивает его денежными средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом). Аванс командированному работнику может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.
В случае если работник применил платежную карточку для проведения расчетов в безналичной форме, ему возмещается сбор за перевод денежных средств электронными средствами (согласно правилам платежной системы) при наличии документального подтверждения его уплаты (выписка с карточного счета или другой документ на бумажном носителе, подтверждающий сумму уплаченного сбора).
Предприятие, направляющее работника в командировку за границу, обеспечивает его денежными средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом) в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте. Если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, возможно применение арифметического правила округления до полной единицы (п. 5 разд. III Инструкции).
Пунктом 17 разд. III Инструкции установлено, что после возвращения из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку (далее — Отчет).
Сумма излишне израсходованных денежных средств (остатка денежных средств сверх суммы, израсходованной согласно Отчету) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия, их выдавшего, в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс, в установленном законодательством порядке.
Вместе с Отчетом подаются документы (в оригинале), подтверждающие стоимость оплаченных расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, платежной карточкой, безналичным перечислением).
<…>
Форма Отчета и Порядок его составления утверждены приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 г. № 841 «Об утверждении формы Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» с изменениями и дополнениями.
Пунктом 19 разд. III Инструкции предусмотрено: если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные денежные средства, выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривны к иностранным валютам, установленному НБУ на день погашения задолженности. Выплата указанных денежных средств должна осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку.
Сроки подачи Отчета установлены в подпунктах 170.9.2 и 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Украины <…> (далее — НКУ). При этом суммы неизрасходованных денежных средств возвращаются плательщиком налога в кассу или зачисляются на банковский счет предприятия до или во время представления указанного отчета.
В случае невозврата неиспользованной суммы аванса в кассу или на счет предприятия в банке в установленные сроки, такая сумма подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц (пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ).
Учитывая вышеуказанное, возмещение расходов на командировку за границей при условии наличия подтверждающих документов осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривны к иностранным валютам, установленному НБУ на дату:
— получения аванса — в случае если фактические расходы работника в иностранной валюте соответствуют сумме полученного аванса;
— погашения задолженности предприятием — в случае если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные денежные средства работнику (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса);
— погашения задолженности работником — в случае наличия суммы неиспользованного аванса (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса).
Вопрос:
В какой валюте составляется Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку за границу, если возврат неиспользованных денежных средств работником осуществляется в иностранной валюте?
Ответ:
Сумма излишне израсходованных денежных средств (остатка денежных средств сверх суммы, израсходованной согласно Отчету <…>) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия, их выдавшего, в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс, в установленном законодательством порядке. При этом Отчет составляется подотчетным лицом, получившим такие денежные средства на предприятии, в валюте государства, в которое командирован работник, или в свободно конвертируемой валюте.