Отражение в Отчете о ЕСВ работника, с дохода которого при увольнении отчисляются отпускные, выплаченные ранее за дни отпуска, предоставленные за неотработанную часть рабочего года

Согласно статье 22 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР и пункту 2 части второй статьи 127 Кодекса законов о труде Украины при увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже получил отпуск полной продолжительности, для покрытия его задолженности по приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа осуществляется отчисление из заработной платы за дни отпуска, предоставленные работнику в счет неотработанной части рабочего года (за неотработанные дни отпуска).

Следовательно, если на момент увольнения работник имеет 14 использованных, но не отработанных календарных дней ежегодного отпуска, то отпускные за эти дни отпуска должны быть отчислены из заработной платы работника при окончательном расчете в месяце увольнения.

Учитывая содержание вопроса, если отпуск работнику предоставлялся продолжительностью 24 календарных дня в период с 18 марта по 10 апреля, то неотработанными на момент увольнения 14 календарными днями (далее — к. д.) отпуска являются последние 14 к. д. использованного отпуска, то есть дни отпуска, предоставленные в период с 28 марта по 10 апреля.

При отчислении из заработной платы работника при увольнении отпускных за неотработанные дни отпуска в бухгалтерском учете сторнируются суммы ранее выплаченных отпускных, что приводит к уменьшению месячного дохода работника в месяцах, на которые приходятся неотработанные дни отпуска. После отчисления (сторнирования) отпускных необходимо определить окончательную сумму месячного дохода в таких месяцах и сравнить ее с размером минимальной заработной платы (далее — МЗП) в этих месяцах. Если окончательная сумма месячного дохода работника по основному месту работы будет меньше МЗП, то ЕСВ за такой месяц должен быть уплачен с МЗП (ч. 5 ст. 8 Закона № 2464, п. 9 р. III Инструкции № 449).

Что касается отражения сторнированных отпускных в Отчете о ЕСВ, то согласно пункту 9 раздела IV Порядка № 435 в таблице 6 этого Отчета внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) допускается только в случае отражения:

— сумм перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, и пособия в связи с беременностью и родами, начисленных в предыдущих периодах;

— сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности, пособия в связи с беременностью и родами.¹

Из содержания вопроса следует, что в таблице 6 Отчета о ЕСВ за март 2019 года с кодом типа начислений 10 были отражены отпускные, начисленные работнику за все 24 к. д. ежегодного отпуска в сумме 3240 грн. (135 грн. х 24 к. д.), в том числе за 14 к. д. отпуска, приходящихся на март — с 18 по 31 марта, в сумме 1890 грн. (135 грн. х 14 к. д.), и за 10 к. д. отпуска, приходящихся на апрель — с 1 по 10 апреля, в сумме 1350 грн. (135 грн. х 10 к. д.).

Из-за увольнения работник не отработал 14 к. д. ежегодного отпуска, предоставленных ему с 28 марта по 10 апреля, за которые он получил отпускные в сумме 1890 грн. (135 грн. х 14 к. д.), в том числе за 4 к. д. отпуска, приходящихся на март —с 28 по 31 марта, в сумме 540 грн. (135 грн. х 4 к. д.), и за 10 к. д. отпуска, приходящихся на апрель — с 1 по 10 апреля, в сумме 1350 грн. (135 грн. х 10 к. д.). Следовательно, при проведении окончательного расчета с работником в день увольнения эти отпускные отчисляются (сторнируются в бухгалтерском учете).

В вопросе указано, что после сторнирования отпускных, месячный доход работника составляет:

— за март — 3450 грн., в том числе заработная плата за отработанное время — 2100 грн. (4200 грн. : 20 р. д. х 10 отраб. д.) и отпускные за 10 к. д. отпуска с 18 по 27 марта — 1350 грн. (135 грн. х 10 к. д.);

— за апрель — 2520 грн. — заработная плата за отработанное время (4200 грн. : 20 р. д. х 12 отраб. д.).

Поскольку окончательная сумма месячного дохода работника в марте (3450 грн.) и апреле (2520 грн.) меньше МЗП (4173 грн.), то в этих месяцах возникает дополнительная база начисления ЕСВ (разность между МЗП и месячным доходом работника), поэтому за указанные месяцы ЕСВ необходимо уплатить за работника с МЗП, то есть в сумме 918,06 грн. (4173 грн. х 22%).

В соответствии с пунктом 9 раздела IV Порядка № 435 в таблице 6 Отчета о ЕСВ суммы, начисленные за дни ежегодных отпусков, отражаются с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений 10. Сумма разности между размером МЗП и размером фактически начисленной заработной платы (дохода) за предыдущие периоды в связи с осуществлением перерасчета при увольнении работника за предыдущие периоды, связанные с уточнением дней использованного наперед отпуска (в связи со сторнированием), отражается с кодом типа начислений 14.

Учитывая вышеизложенное, в таблице 6 Отчета о ЕСВ за июнь 2019 года излишне начисленные (выплаченные) работнику отпускные, которые отчисляются (сторнируются), необходимо отразить со знаком «минус» с кодом типа начислений 10, а дополнительную базу начисления ЕСВ (разность между МЗП и месячным доходом работника) в марте и апреле — с кодом типа начислений 14.

Следовательно, в таблице 6 Отчета о ЕСВ за июнь 2019 года работник отражается в пяти строках:

• в первой строке отражается сумма заработной платы, начисленной работнику за отработанное время в июне, при этом указываются, в частности:

— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

— в реквизитах 10, 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк;

— в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 06.2019;

— в реквизите 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах протягом звітного місяця» — 27 (количество календарных дней с 1 по 27 июня);

— в реквизитах 17 и 18 — 4200,00 (сумма заработной платы за июнь);

— в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 924,00 (4200 грн. х 22%);

— в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1;

— в реквизите 24 — 0.

• во второй строке отражаются отпускные, которые отчисляются (сторнируются) за неотработанные 4 к. д. отпуска, предоставленных с 28 по 31 марта:

— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

— в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 10 (при отражении сторнированных сумм отпускных код типа начислений не изменяется);

— в реквизите 11 — 03.2019 (месяц и год, за которые начислены отпускные, которые отчисляются);

— в реквизитах 13, 14, 15, 16, 19 — прочерк;

— в реквизитах 17 и 18 — –540,00 (135 грн. х 4 к. д.; отпускные со знаком «минус», которые сторнируются);

— в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — –118,80 (540 грн. х 22%; сумма ЕСВ, которая сторнируется, со знаком «минус»);

— в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1;

— в реквизите 24 — 0.

• в третьей строке отражается дополнительная база начисления ЕСВ в марте, при этом указываются, в частности:

— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

— в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 14;

— в реквизите 11 — 03.2019;

— в реквизитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк;

— в реквизите 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 723,00 (4173 – 2100 – 1350);

— в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1;

— в реквизите 24 — 0.

• в четвертой строке — отпускные, которые отчисляются (сторнируются) за неотработанные 10 к. д. отпуска, предоставленных с 1 по 10 апреля:

— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

— в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 10;

— в реквизите 11 — 04.2019 (месяц и год, за которые начислены отпускные, которые отчисляются);

— в реквизитах 13, 14, 15, 16, 19 — прочерк;

— в реквизитах 17 и 18 — –1350,00 (135 грн. х 10 к. д.; отпускные со знаком «минус», которые сторнируются);

— в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — –297,00 (1350 грн. х 22%; сумма ЕСВ, которая сторнируется, со знаком «минус»);

— в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1;

— в реквизите 24 — 0.

• в пятой строке отражается дополнительная база начисления ЕСВ в апреле, при этом указываются, в частности:

— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

— в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 14;

— в реквизите 11 — 04.2019;

— в реквизитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк;

— в реквизите 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 1653,00 (4173 – 2520);

— в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 363,66 (1653 грн. х 22%);

— в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1;

— в реквизите 24 — 0.

В таблице 1 Отчета о ЕСВ за июнь сумма начисленной работнику заработной платы за июнь — 4200 грн. увеличивает, а общая сумма сторнированных отпускных — 1890 грн. (135 грн. х 14 к. д.) уменьшает сумму заработной платы в строке 1.1 с переносом в строку 1 и в строке 2.1 с переносом в строку 2. Сумма начисленного на заработную плату ЕСВ — 924 грн. (4200 грн. х 22%) увеличивает, а сумма сторнированного ЕСВ, начисленного на сторнированные отпускные, — 415,80 грн. (1890 грн. х 22%) уменьшает сумму ЕСВ в строке 3.1 с переносом в строку 3.

Сумма разности между размером МЗП и фактически начисленным доходом за март — 723 грн. и за апрель — 1653 грн. отражается в строке 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» с переносом в строку 2, а сумма ЕСВ, начисленного на эту разность в марте — 159,06 грн. и в апреле — 363,66 грн., отражается в строке 3.5 с переносом в строку 3.

Кроме того, в таблице 5 Отчета о ЕСВ за июнь 2019 года отражается увольнение работника в установленном порядке (см. ответы на предыдущие вопросы).