Разъяснение Главного управления Пенсионного фонда Украины в Винницкой области «Аудит трудовых книжек как подготовка к их оцифровке» от 01.02.2021

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА УКРАИНЫ В ВИННИЦКОЙ ОБЛАСТИ

РАЗЪЯСНЕНИЕ

от 01.02.2021

Аудит трудовых книжек как подготовка к их оцифровке

(Извлечение)

Продолжаем подготовку к оцифровке трудовых книжек. <…> рассмотрим, на что обратить внимание при проверке записей о работе в разделе «Сведения о работе».

В раздел «Сведения о работе» вносятся:

• сведения о работе, в том числе и о работе по совместительству;

• сведения о переводе на другую работу/должность;

• сведения о присвоении нового разряда/ранга и т. п.;

• сведения об увольнении.

Взыскания в трудовую книжку не заносятся.

Записи выполняются аккуратно, любые зачеркивания или исправления в трудовой книжке делать запрещено.

Выявили во время аудита трудовые книжки с исправлениями или зачеркиваниями?

Исправьте нарушения перед тем, как сканировать.

Кто должен исправить ошибки?

Исправляет ошибку работодатель, который ее допустил. Работодатель по новому месту работы обязан предоставить работнику в этом необходимую помощь.

Если предприятие, которое сделало неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующая запись делается правопреемником, а в случае его отсутствия — архивом.

Но если ошибку допустили на вашем предприятии, исправьте ее правильно.

В случае необходимости внесения изменения или признания недействительной записи, например, о принятии, переводе, увольнении или основании увольнения, необходимо после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 записать: «Запись под № … недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)», «Запись под № … недействительна. Переведен на такую-то должность», «Запись под № … недействительна, восстановлен на предыдущей работе», «Запись под № … недействительна, уволен за … (указываете новую формулировку)». В графе 4 делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причин увольнения.

В ходе аудита выявили отсутствующие записи об увольнении с предыдущих мест работы?

Если в трудовой книжке имеются «незакрытые» записи о работе раньше, это не мешает новому работодателю сделать запись о принятии на работу, но если передадите такую скан-копию в Пенсионный фонд, ее не примут. Лучше сообщите о ней работнику и предложите обратиться к бывшему работодателю, чтобы получить справку о работе с датами принятия, перевода и увольнения и реквизитами приказов, или в местный трудовой архив, если предприятие ликвидировано.