Служебные поездки работников в течение рабочего дня за счет работодателя

По поручению работодателя служебные поездки работников в течение рабочего дня в пределах одного населенного пункта могут осуществляться:

— на транспорте общего пользования (автобус, в том числе маршрутное такси, трамвай, троллейбус, метро);

— на такси (легковой автомобиль).

При выполнении служебных поездок на общественном транспорте работодатели приобретают для работников проездные билеты, а при служебных поездках на всех видах транспорта работникам могут выдаваться денежные средства под отчет или может выплачиваться денежная компенсация в размере израсходованных работником собственных денежных средств на проезд.

Рассмотрим детально указанные виды обеспечения служебных поездок работников за счет работодателя.

Служебные поездки на общественном транспорте

Обеспечение работников проездными билетами

Для выполнения служебных поездок в пределах одного населенного пункта работодатели для работников приобретают проездные (абонементные) билеты на проезд как в одном, так и в нескольких видах городского общественного транспорта: автобус, трамвай, троллейбус, метро.

Приобретение проездных билетов для работников, осуществляющих в течение месяца большое количество служебных поездок на общественном транспорте, выгодно предприятиям, поскольку стоимость проездных билетов меньше совокупной стоимости проезда при отдельных поездках работников.

Проездные билеты для работников приобретаются предприятием у соответствующих организаций, имеющих право на их реализацию, за наличные денежные средства или по безналичному расчету. В первом случае проездные билеты приобретаются для предприятия подотчетным лицом по доверенности, во втором — путем перечисления денежных средств на счет продавца с последующим получением уполномоченным должностным лицом предприятия на основании доверенности (при необходимости предъявляется копия платежного поручения об оплате), при этом продавец обязан выписать накладную с указанием количества и видов предоставленных проездных билетов.

Приобретенные проездные билеты предприятие может выдавать своим работникам:

– на весь период их действия (декада, 15 дней, месяц, 3 месяца и т. д.);

– в течение рабочего дня только для служебных поездок.

Отражение в учете приобретения проездных билетов

В связи с тем, что проездные билеты не являются денежными средствами, а относятся к денежным документам, их выдача и возврат не требуют оформления расходных и приходных кассовых ордеров. Тем не менее вести учет их движения на предприятии необходимо, например, путем ведения журнала учета использования проездных билетов.

В бухгалтерском учете стоимость приобретенных проездных билетов отражается на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте». Обращаем внимание, что проездные документы не являются бланками строгой отчетности.

После окончания срока использования проездных билетов их стоимость на основании акта списания относится на счет соответствующего вида расходов в зависимости от того, какие служебные обязанности выполняли лица, использовавшие проездные билеты (общепроизводственные расходы, административные расходы, расходы на сбыт, прочие расходы операционной деятельности).

Поскольку каждое предприятие заинтересовано в минимизации налогообложения, в т. ч. отнесении расходов на приобретение проездных билетов к расходам в бухгалтерском (налоговом) учете, рассмотрим, в каких случаях это возможно.

Анализ норм П(С)БУ 16 «Расходы» и Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) позволяет сделать вывод, что отнести расходы на приобретение проездных билетов к расходам в бухгалтерском (налоговом) учете можно как в составе общехозяйственных расходов, так и в составе расходов на оплату труда работников, которым предоставлялись проездные билеты.

Для того чтобы стоимость приобретенных предприятием проездных билетов для работников можно было отнести к расходам, необходимо иметь доказательства того, что обеспечение работников проездными билетами связано с хозяйственной деятельностью предприятия, при этом хозяйственные операции подтверждены первичными документами.

Конкретного перечня документов, которые бы подтверждали использование проездных документов в хозяйственной деятельности предприятия, ни П(С)БУ 16 «Расходы», ни НКУ не содержат, поэтому предприятия должны самостоятельно определить такие документы, обеспечить их ведение, хранение и учет.

Учитывая позицию главного налогового органа¹, а также во избежание конфликтов с налоговыми инспекциями на местах рекомендуем предприятиям для включения стоимости проездных билетов в расходы иметь следующие документы, подтверждающие их приобретение и использование в хозяйственной деятельности предприятия:

— приказ руководителя предприятия о приобретении проездных билетов с указанием цели и условий их использования, а также списка лиц (с указанием должностей), которые будут ими пользоваться;

— платежное поручение (другой расчетный документ), подтверждающее факт оплаты и стоимость проездных документов;

— накладную;

— маршрутный лист (задание работнику на поездку);

— журнал учета использования проездных билетов;

— отчет о поездке с приложением к нему первичных документов (для выплаты компенсации стоимости проезда).

Приказ о приобретении проездных билетов может издаваться как перед началом каждого месяца, в котором планируется выполнение работниками служебных поездок, так и один раз в начале года, т. е. общий на весь год (образец приказа см. ниже).

Форма маршрутного листа нормативными документами не установлена, поэтому она может быть разработана предприятием самостоятельно, но маршрутный лист каждого работника должен утверждаться уполномоченным лицом (образец маршрутного листа см. ниже).

В целях учета проездных билетов, контроля за их выдачей и возвратом рекомендуем вести журнал учета использования проездных билетов, в котором отражается информация о времени выдачи и возврата проездных билетов, работниках, которым они выдаются, цели и месте поездки. Журнал ведется специально уполномоченным лицом, а форму журнала предприятия могут разработать самостоятельно (образец журнала см. ниже).

Данные журнала будут свидетельствовать о том, что проездные билеты выдаются работникам только для выполнения служебных поездок и в рабочее время, а не для использования в личных целях. Подтверждением того, что использование проездных билетов связано с хозяйственной деятельностью предприятия, является, среди прочего, их выдача сотрудникам, работа которых предусматривает периодические или постоянные служебные поездки. Такими сотрудниками, в частности, могут быть:

— экспедиторы, в трудовые обязанности которых входит доставка покупателям товаров предприятия или покупка (приобретение) товаров у поставщиков;

— курьеры, доставляющие документы и корреспонденцию;

— агенты, занимающиеся поиском клиентов (покупателей, поставщиков, партнеров);

— руководители структурных подразделений, которые ведут переговоры или заключают договоры с контрагентами;

— бухгалтеры, в обязанности которых входит представление отчетности в государственные органы (налоговые органы, органы статистики и т. д.) и посещение банка для осуществления платежей;

— кадровики, в обязанности которых может входить представление отчетности в некоторые государственные органы.

Обеспечение работодателем работников проездными билетами в рамках хозяйственной деятельности необходимо предусмотреть в коллективном договоре предприятия (если таковой имеется) или в трудовых договорах (контрактах) с работниками.

Как отмечалось выше, расходы на приобретение проездных билетов в бухгалтерском учете могут быть включены в состав расходов на оплату труда в зависимости от категорий работников.

Структура расходов на оплату труда (заработной платы) определена Законом Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР (далее — Закон об оплате труда) и Инструкцией по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5 (далее — Инструкция № 5).

Приложение № 1
к приказу № 3

Перечень должностных лиц предприятия, обеспечивающихся проездными билетами

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ № 7
за январь 2020 года
агента торгового Борисова М. Л.

Составил: агент торговый        Борисов         Борисов М. Л.

Проверил: кассир                      Сабова           Сабова И. В.

ЖУРНАЛ
УЧЕТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРОЕЗДНЫХ БИЛЕТОВ

_____________________________________________________________________________

Согласно статье 2 Закона об оплате труда одной из составляющих заработной платы являются прочие поощрительные и компенсационные выплаты, которые включают, в частности, компенсационные и другие денежные и материальные выплаты, не предусмотренные актами действующего законодательства или осуществляемые сверх установленных указанными актами норм.

В Инструкции № 5 определены выплаты, которые относятся и не относятся к фонду оплаты труда (далее — ФОТ).

Подпунктом 2.3.4 Инструкции № 5 установлено, что стоимость проездных билетов, которые персонально распределяются между работниками, относится к прочим поощрительным и компенсационным выплатам ФОТ.

В то же время в пункте 3.20 Инструкции № 5 указано, что стоимость приобретенных предприятием проездных билетов, которые персонально не распределяются между работниками, а выдаются им по мере необходимости для выполнения производственных заданий (в связи со спецификой работы), не включается в ФОТ.

Таким образом, чтобы стоимость проездных билетов можно было рассматривать как заработную плату работников (выплату, относящуюся к ФОТ), необходимо выполнить два следующих условия:

– норму об обеспечении работников проездными билетами для служебных поездок  отразить в разделе «Оплата труда» коллективного договора или трудовых договоров (в Положении об оплате труда, утвержденном приказом руководителя предприятия);

– персонально распределить проездные билеты между работниками (выдача проездного билета в этом случае обязательно должна быть отражена в журнале учета использования проездных билетов с указанием Ф.И.О. работника, получившего проездной билет, времени его выдачи и возврата ответственному лицу).

«Проездной» заработной платой работника в случае персонального распределения проездных билетов будет стоимость проездного билета, выданного этому работнику.

Если обеспечение проездными билетами работников не предусмотрено внутренними документами предприятия (коллективным или трудовыми договорами), но они приобретаются предприятием и предоставляются в постоянное пользование работникам, либо же отсутствуют вышеперечисленные документы, подтверждающие использование работниками проездных документов в хозяйственной деятельности предприятия, то такие расходы предприятия являются финансированием личных нужд физических лиц, поэтому не рекомендуем включать их в расходы в бухгалтерском (налоговом) учете.

Что касается налога на добавленную стоимость (далее — НДС) при приобретении проездных билетов, то согласно подпункту 197.1.8 НКУ освобождаются от обложения НДС операции по поставке услуг по перевозке пассажиров городским транспортом (кроме такси), тарифы на которые регулируются в установленном законом порядке.

Следовательно, в стоимость проездного билета, продаваемого транспортными организациями, НДС не включается, соответственно, нет и налогового кредита.

Компенсация работникам стоимости проезда

Бывают случаи, когда работники для выполнения служебных поездок за собственные денежные средства приобретают проездные (абонементные) билеты или разовые билеты (талоны) на проезд в общественном транспорте², а затем представляют их своему работодателю вместе с заявлением-просьбой о выплате им денежной компенсации в размере стоимости таких билетов.

В этом случае (как и в ситуации с проездными билетами) документами, подтверждающими связь поездки работников с хозяйственной деятельностью предприятия, являются приказ руководителя предприятия и маршрутный лист работника. Для того чтобы предприятие могло компенсировать «проездные» расходы своим работникам и включить их в расходы в бухгалтерском (налоговом) учете, работникам необходимо представить авансовый отчет и приложить к нему проездные билеты или использованные разовые билеты на проезд (кроме проезда на метро, когда используются разовые жетоны).

В соответствии с подпунктом 2.3.4 Инструкции № 5 возмещение работникам стоимости проезда транспортом общего пользования относится к прочим поощрительным и компенсационным выплатам ФОТ.

Что касается вопроса, в составе каких видов расходов можно включить компенсацию стоимости проездных билетов в расходы в бухгалтерском (налоговом) учете, то ответ на него зависит от норм внутренних документов предприятия. Если такая компенсация предоставляется в связи с тем, что работники осуществляют поездки, выполняя свои трудовые обязанности, и внутренними документами определено, что выплата компенсации — это расходы предприятия в рамках его хозяйственной деятельности, то сумма компенсации включается в расходы определенного вида по категориям работников как общехозяйственные расходы. Если же выплата «проездной» компенсации предусмотрена в разделе «Оплата труда» коллективного (трудового) договора или в Положении об оплате труда, то сумма компенсации является заработной платой и включается в расходы в составе расходов на оплату труда по категориям  работников.

Также должна включаться в расходы и компенсация расходов на проезд, отраженная в разделе «Социальное обеспечение» коллективного или трудового договоров. Хотя налоговые органы могут настаивать на том, что в этом случае имеет место финансирование личных нужд работников, не связанное с хозяйственной деятельностью предприятия, и требовать исключения стоимости такого обеспечения из расходов.

Считаем, что «нехозяйственное» финансирование личных нужд работников будет иметь место только в случае, если предприятие будет осуществлять выплату компенсации расходов на проезд без надлежащего подтверждения осуществления таких расходов (при отсутствии авансового отчета и оригиналов проездных билетов) и без документального оформления их связи с хозяйственной деятельностью предприятия (при отсутствии соответствующих норм во внутренних документах предприятия и коллективном (трудовом) договоре, отсутствии маршрутных листов и т. п.).

НДФЛ и военный сбор при обеспечении работников проездными билетами

В зависимости от документального оформления на предприятии выдачи работникам проездных билетов, их стоимость может как облагаться налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военным сбором (далее — ВС), так и не облагаться ими.

Согласно подпункту «а» пп. 164.2.17 НКУ в состав налогооблагаемого дохода налогоплательщика (работника) включается доход, полученный как дополнительное благо в виде стоимости использования жилья, прочих объектов материального или нематериального имущества, принадлежащих работодателю, предоставленных налогоплательщику (работнику) в бесплатное пользование, или компенсации стоимости такого использования, кроме случаев, когда такое предоставление обусловлено выполнением налогоплательщиком (работником) трудовой функции согласно трудовому договору (контракту) или предусмотрено нормами коллективного договора или в соответствии с законом в установленных ими пределах.

Долгое время, а именно с 1997 года по 12.04.2016 г., на основании приведенной нормы не облагалось НДФЛ и ВС возмещение отдельным категориям работников бюджетных учреждений и организаций расходов на проезд в пассажирском транспорте в связи с выполнением ими служебных обязанностей, которое предусматривалось  постановлением Кабинета Министров Украины от 22.08.97 г. № 922. Однако с 13.04.2016 г. это постановление было отменено постановлением Кабинета Министров Украины от 23.03.2016 г. № 287, поэтому в настоящее время указанное возмещение не предоставляется.

Учитывая норму подпункта «а» пп. 164.2.17 НКУ, можно сделать такой вывод: если специфика работы предприятия требует для выполнения служебных обязанностей перемещения работников от одного объекта к другому, что подтверждается соответствующими документами (фактическими маршрутами такого перемещения работников, платежными документами, авансовыми отчетами), а условиями трудового договора (контракта) и/или коллективного договора предусмотрено, что работодатель за свой счет приобретает проездные билеты на проезд в городском пассажирском транспорте, которые персонально не распределяются между работниками, а выдаются им по мере необходимости для выполнения производственных заданий (в связи со спецификой работы), то стоимость таких проездных билетов (компенсация их стоимости) не облагается НДФЛ и ВС.

Что касается всех остальных случаев предоставления проездных билетов работникам или выплаты им компенсации расходов на проезд по решению работодателя, то доход работника в виде стоимости предоставленных проездных билетов (компенсации) считается дополнительным благом, которое подлежит обложению НДФЛ и ВС.³

Это, в частности, касается случаев, когда:

— внутренними документами предприятия, трудовым договором, коллективным договором или законодательством не предусмотрены обеспечение работников проездными документами и выплата им компенсации расходов на проезд;

— предприятие компенсирует работникам стоимость проезда в случаях, когда это не связано с выполнением ими трудовой функции (например, при следовании к месту работы и с работы домой) или не подтверждено документально (например, при проезде на метро, когда приобретенный жетон использован, и нет документа, подтверждающего его приобретение);

— предприятие персонально распределяет между работниками проездные билеты на проезд в городском пассажирском транспорте, которые могут использоваться как в служебных, так и в личных целях, в том числе выдаются работникам на весь период использования проездного документа без их ежедневного возврата предприятию.

Если в вышеуказанных случаях работнику предоставляются проездные билеты, то на основании пункта 164.5 НКУ стоимость таких билетов, как доход, начисленный в неденежной форме, в целях обложения НДФЛ увеличивается на «натуральный» коэффициент.⁴

Обращаем внимание, что вышеприведенная норма подпункта «а» пп. 164.2.17 НКУ не оговаривает ситуацию, при которой предоставленные работодателем работнику проездные билеты или компенсация расходов на проезд могут быть заработной платой работника. Тем не менее если коллективным (трудовым) договором в разделе «Оплата труда» будут предусмотрены обеспечение работников проездными билетами и выплата им компенсации за проезд в служебных целях, то такое обеспечение будет обычной заработной платой, которая в общем порядке подлежит обложению НДФЛ и ВС.

Если же указанные обеспечение и компенсация не будут предусмотрены коллективным (трудовым) договором, но будут предоставляться работодателем работникам, в т. ч. персонально, то они в целях обложения НДФЛ и ВС будут относиться не к заработной плате (пп. 164.2.1 НКУ), а к дополнительному благу (пп. «а» пп. 164.2.17 НКУ).

Если работодатель выплачивает работнику компенсацию стоимости проезда (заработная плата или дополнительное благо), то сумма, которую работник получит «на руки», будет меньше фактически понесенных расходов на проезд, поскольку из суммы такой компенсации работодатель должен удержать НДФЛ и ВС, составляющие суммарно 19,5% (18% + 1,5%) суммы начисленной компенсации. Этот нюанс необходимо заранее оговаривать с работниками, чтобы с их стороны не было претензий к работодателю касательно получаемой «на руки» суммы компенсации.

Согласно подпункту 168.1.4 НКУ если налогооблагаемый доход предоставляется в неденежной форме или выплачивается наличными из кассы налогового агента, НДФЛ и ВС уплачиваются (перечисляются) в бюджет в течение 3 банковских дней со дня, следующего за днем такого начисления (выплаты, предоставления).

Следовательно, при выдаче работникам персональных проездных билетов и выплате компенсации расходов на проезд наличными из кассы предприятия последним днем уплаты НДФЛ и ВС должен быть третий день после дня такой выдачи (выплаты).

В разделе І Налогового расчета ф. № 1ДФ доход работника в виде стоимости проездных билетов (компенсации расходов на проезд), который является заработной платой, отражается с признаком дохода «101», а дополнительное благо — с признаком дохода «126».⁴

Единый социальный взнос и проездные билеты работникам

Согласно пункту 1 части 1 статьи 7 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI (далее — Закон № 2464) базой для начисления единого социального взноса (далее — ЕСВ) является сумма начисленной каждому застрахованному лицу заработной платы по видам выплат, которые включают основную и дополнительную заработную плату, прочие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, которые определяются в соответствии с Законом об оплате труда.

В соответствии с подпунктом 5 пункта 3 раздела IV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 20.04.2015 г. № 449 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 04.05.2018 г. № 469), определение видов выплат, которые относятся к основной, дополнительной заработной плате, прочим поощрительным и компенсационным выплатам, при начислении ЕСВ предусмотрено Инструкцией № 5.

Таким образом, исходя из норм Инструкции № 5 можно сделать следующие выводы:

• расходы, связанные с предоставлением бесплатного проезда работникам железнодорожного, авиационного, морского, речного, автомобильного транспорта и городского электротранспорта, относящиеся согласно подпункту 2.2.10 Инструкции № 5 к ФОТ в составе дополнительной заработной плате, являются базой начисления ЕСВ;⁵

• стоимость проездных билетов, которые персонально распределяются между работниками, и возмещение работникам стоимости проезда транспортом общего пользования, относящиеся согласно подпункту 2.3.4 Инструкции № 5 к ФОТ в составе прочих поощрительных и компенсационных выплат, являются базой начисления ЕСВ;⁶
• стоимость приобретенных предприятием проездных билетов, которые персонально не распределяются между работниками, а выдаются им по мере необходимости для выполнения производственных заданий (в связи со спецификой работы), не относящаяся к ФОТ на основании пункта 3.20 Инструкции № 5 и указанная в пункте 6 раздела ІІ Перечня видов выплат, осуществляемых за счет денежных средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.12.2010 г. № 1170, не является базой начисления ЕСВ.⁶

С «проездной» заработной платы ЕСВ уплачивается в день выдачи проездного билета (независимо от того, на какой период приобретен проездной билет), а с компенсации расходов на проезд — в день выплаты такой компенсации (абзац второй ч. 8 ст. 9 Закона № 2464).

ПРИМЕР 1

Приобретение предприятием для работников проездных билетов,
которые используются в хозяйственной деятельности

Предприятие, имея в штате 70 человек, ежемесячно приобретает 5 проездных билетов «М-Т-Тр-А» по 1000 грн. каждый для использования в хозяйственной деятельности.

В бухгалтерском учете приобретение проездных билетов в феврале 2020 года отражается следующим образом:

ПРИМЕР 2

Стоимость проездного билета — дополнительное благо работника

В феврале 2020 года предприятие приобрело и выдало работнику проездной билет «А-Тр-Т» на этот месяц стоимостью 700 грн. Выдача проездного билета не предусмотрена коллективным договором и трудовым договором с работником, поэтому является его дополнительным благом. Поскольку доход предоставлен в неденежной форме, база обложения НДФЛ увеличивается на «натуральный» коэффициент.

Стоимость проездного билета согласно подпункту 2.3.4 Инструкции № 5 включается в ФОТ, поэтому является базой начисления ЕСВ.

В бухгалтерском учете операции приобретения и выдачи проездного билета работнику отражаются следующим образом:

ПРИМЕР 3

Выплата работнику компенсации стоимости проездного билета

Работник в феврале 2020 года приобрел для служебных поездок проездной билет «А» на проезд в автобусе в этом месяце стоимостью 300 грн. В конце месяца он представил его предприятию, которое начислило работнику компенсацию, предусмотренную коллективным (трудовым) договором в разделе «Социальное обеспечение», в размере стоимости проездного билета. Сумма компенсации согласно подпункту 2.3.4 Инструкции № 5 включается в ФОТ, поэтому является базой начисления ЕСВ.

В бухгалтерском учете предприятия операция выплаты компенсации работнику отражается следующим образом:

_____________________________________________________________________________

Служебные поездки на маршрутном такси

Все вышеизложенное касалось проезда работников на транспорте общего пользования, а именно на автобусах, троллейбусах, трамваях, а также на метро. Но в настоящее время перевозка пассажиров осуществляется огромным количеством маршрутных такси (так называемых «маршруток»), услугами которых при осуществлении служебных поездок при перемещении по городу пользуются работники. Являются ли «маршрутки» транспортом общего пользования?

В соответствии со статьей 35 Закона Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-III (далее — Закон об автотранспорте) услуги пассажирского автомобильного транспорта разделяют на услуги по перевозке пассажиров автобусами, на такси и легковыми автомобилями на заказ. Перевозка пассажиров на автобусном маршруте общего пользования может осуществляться в режимах: обычном, экспрессном, маршрутного такси.

Статьей 1 Закона об автотранспорте установлено, что перевозка пассажиров в режиме маршрутного такси — это перевозка пассажиров на городском или пригородном автобусном маршруте общего пользования по расписанию движения.

Министерство финансов Украины в письме от 11.02.2009 г. № 31-18010-206-25/3586, сославшись на вышеприведенные нормы, разъяснило, что при наличии подтверждающих документов расходы на проезд автобусом, осуществляющим перевозку пассажиров в режиме маршрутного такси, возмещаются работникам (бюджетных учреждений и организаций), которые пользуются таким автобусом в связи с выполнением ими служебных обязанностей.

Таким образом, перевозка пассажиров на маршрутном такси является перевозкой пассажиров на автобусном маршруте общего пользования, поэтому предприятие при наличии документов, подтверждающих служебный характер поездки, авансового отчета работника, разовых билетов имеет право возмещать работникам стоимость такого проезда и при соответствующем документальном оформлении (приказ, маршрутный лист и т. д.) относить ее к расходам.⁷

Налогообложение компенсации проезда на маршрутном такси осуществляется в вышерассмотренном порядке.

Служебные поездки на такси

Согласно статье 1 Закона об автотранспорте такси — это легковой автомобиль, предназначенный для предоставления услуг по перевозке пассажиров и их багажа в индивидуальном порядке.

На практике бывают случаи (например, сейчас во время карантина), когда только проезд на такси может помочь работнику, а, следовательно, и предприятию, решить отдельные вопросы, связанные с его хозяйственной деятельностью (например, вовремя представить налоговую и прочую отчетность, уплатить налоги в банке, если это последний день представления отчетности или уплаты налогов).

П(С)БУ 16 «Расходы» и НКУ не запрещают относить к расходам расходы на проезд в такси работников предприятия, если такая поездка осуществляется в рамках хозяйственной деятельности предприятия.

Поэтому, считаем, что предприятие имеет право на включение в расходы стоимости проезда на такси при наличии следующих документов:

— приказа руководителя предприятия, содержащего условия (основания производственного характера) пользования такси работниками отдельных должностей (например, бухгалтером, представляющим отчетность и посещающим банк для осуществления платежей или получения наличных денежных средств), обоснованность таких поездок, перечень лиц, имеющих право пользоваться услугами такси;

— задания работнику на поездку, отчета о поездке с указанием ее времени и цели (маршрутного листа);

— первичного документа, подтверждающего оплату поездки на такси (чек таксометра или квитанция водителя такси), и авансового отчета работника;

— порядка заказа такси и контроля за производственным использованием услуг такси уполномоченным лицом.

Также предприятие может заключить с транспортной организацией договор о предоставлении услуг по перевозке пассажиров легковыми автомобилями на заказ с оплатой таких услуг предприятием на основании предоставленного счета перевозчиком. Последний вместе с актом предоставленных услуг по перевозке предоставляет маршруты перевозок (они будут подтверждать служебный характер поездок работников и их связь с хозяйственной деятельностью предприятия).

Сумма компенсации расходов на проезд на такси, выплачиваемая предприятием работнику, является дополнительным благом, которое подлежит обложению НДФЛ и ВС на основании подпункта «г» пп. 164.2.17 НКУ (суммы денежного возмещения любых расходов налогоплательщика).⁸ Такая компенсация согласно подпункту 2.3.4 Инструкции № 5 включается в ФОТ, поэтому является базой начисления ЕСВ.