Службові поїздки працівників протягом робочого дня за рахунок роботодавця

За дорученням роботодавця службові поїздки працівників протягом робочого дня в межах одного населеного пункту можуть здійснюватися:

– на транспорті загального користування (автобус, в тому числі маршрутне таксі, трамвай, тролейбус, метро);

– на таксі (легковий автомобіль).

При виконанні службових поїздок на транспорті загального користування (крім маршрутного таксі) роботодавці придбавають для працівників проїзні квитки (транспортні карти), а при службових поїздках на всіх видах транспорту працівникам можуть видаватися кошти під звіт або може виплачуватися грошова компенсація в розмірі витрачених працівником власних коштів на проїзд.

Розглянемо детально зазначені види забезпечення службових поїздок працівників за рахунок роботодавця.

Службові поїздки на громадському транспорті

Забезпечення працівників проїзними квитками

Для виконання службових поїздок в межах одного населеного пункту роботодавці для працівників придбавають проїзні квитки (транспортні карти) на проїзд як в одному, так і в декількох видах міського громадського транспорту: автобус, трамвай, тролейбус, метро.

Придбання проїзних квитків (транспортних карт) для працівників, які здійснюють протягом місяця велику кількість службових поїздок на громадському транспорті, вигідно підприємствам, оскільки вартість проїзних квитків (транспортних карт) менше сукупної вартості проїзду при окремих поїздках працівників.

Проїзні квитки (транспортні карти) для працівників придбаваються підприємством у відповідних організацій, що мають право на їх реалізацію, за готівкові кошти або за безготівковим розрахунком. У першому випадку проїзні квитки (транспортні карти) придбаваються для підприємства підзвітною особою за дорученням, у другому — шляхом перерахування коштів на рахунок продавця з подальшим отриманням проїзних квитків (транспортних карт) уповноваженою особою підприємства на підставі довіреності (за потреби пред’являється копія платіжного доручення про оплату), при цьому продавець зобов’язаний виписати накладну із зазначенням кількості та видів наданих проїзних квитків (транспортних карт).

Придбані проїзні квитки (транспортні карти) підприємство може видавати своїм працівникам:

— на весь період їхньої дії (15 днів, місяць тощо) або період дії транспортного ресурсу;

— протягом робочого дня тільки для службових поїздок.

Відображення в обліку придбання проїзних квитків

У зв’язку з тим, що проїзні квитки (транспортні карти) не є коштами, а відносяться до грошових документів, їх видача і повернення не потребують оформлення видаткових та прибуткових касових ордерів. Проте вести облік їхнього руху на підприємстві необхідно, наприклад, шляхом ведення журналу обліку використання проїзних квитків (транспортних карт).

У бухгалтерському обліку вартість придбаних проїзних квитків (транспортних карт) відображається на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Звертаємо увагу, що проїзні документи (транспортні карти) не є бланками суворої звітності.

З метою бухгалтерського обліку не визнаються електронними грошима наперед оплачені квитки для проїзду в міському транспорті, які приймаються як засіб платежу виключно їх емітентами (абзац п’ятий рахунку 33 Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 № 291).

Після закінчення терміну використання проїзних квитків (транспортних карт) їхня вартість на підставі акта списання відноситься на рахунок відповідного виду витрат залежно від того, які службові обов’язки виконували особи, які використовували проїзні квитки або транспортні карти (загальновиробничі витрати, адміністративні витрати, витрати на збут, інші витрати операційної діяльності).

Оскільки кожне підприємство зацікавлене в мінімізації оподаткування, в т. ч. віднесенні витрат на придбання проїзних квитків (транспортних карт) до витрат в бухгалтерському (податковому) обліку, розглянемо, в яких випадках це можливо.

Аналіз норм НП(С)БО 16 «Витрати» та Податкового кодексу України (далі — ПКУ) дозволяє зробити висновок, що віднести витрати на придбання проїзних квитків (транспортних карт) до витрат в бухгалтерському (податковому) обліку можна як у складі загальногосподарських витрат, так і у складі витрат на оплату праці працівників, яким надавалися проїзні квитки (транспортні карти). Але в обох випадках підприємство повинно мати документи, що підтверджують господарський характер операцій із забезпечення працівників проїзними квитками (транспортними картами).

Для того щоб вартість придбаних підприємством проїзних квитків (транспортних карт) для працівників можна було віднести до витрат, необхідно мати докази того, що забезпечення працівників проїзними квитками (транспортними картами) пов’язане з господарською діяльністю підприємства, при цьому господарські операції мають бути підтверджені первинними документами.

Конкретного переліку документів, які б підтверджували використання проїзних документів (транспортних карт) у господарській діяльності підприємства, ані НП(С)БО 16 «Витрати», ані ПКУ не містять, тому підприємства повинні самостійно визначити такі документи, забезпечити їх ведення, зберігання та облік.

Враховуючи позицію головного податкового органу¹, а також для запобігання конфліктів з податковими інспекціями на місцях рекомендуємо підприємствам для включення вартості проїзних квитків (транспортних карт) до витрат мати такі документи, що підтверджують їх придбання і використання в господарській діяльності підприємства:

— наказ керівника підприємства про придбання проїзних квитків (транспортних карт) із зазначенням мети та умов їх використання, а також списку осіб (із зазначенням посад), які будуть ними користуватися;

— платіжну інструкцію (інший розрахунковий документ), що підтверджує факт оплати та вартість проїзних документів (транспортних карт);

— накладну;

— маршрутний лист (завдання працівнику на поїздку);

— журнал обліку використання проїзних квитків (транспортних карт);

— звіт про поїздку з додаванням до нього первинних документів (для виплати компенсації вартості проїзду).

Наказ про придбання проїзних квитків (транспортних карт) може видаватися як перед початком кожного місяця, в якому планується виконання працівниками службових поїздок, так і один раз на початку року на весь такий рік (зразок наказу див. нижче).

Форма маршрутного листа нормативними документами не встановлена, тому вона може бути розроблена підприємством самостійно, але маршрутний лист кожного працівника повинен затверджуватися уповноваженою особою (зразок маршрутного листа див. нижче).

З метою обліку проїзних квитків (транспортних карт), контролю за їх видачою та поверненням рекомендуємо вести журнал обліку використання проїзних квитків (транспортних карт), в якому відображається інформація про час видачі та повернення проїзних квитків (транспортних карт), працівників, яким вони видаються, мету та місце поїздки. Журнал ведеться спеціально уповноваженою особою, а форму журналу підприємства можуть розробити самостійно (зразок журналу див. нижче).

Дані журналу будуть свідчити про те, що проїзні квитки (транспортні карти) видаються працівникам тільки для виконання службових поїздок та в робочий час, а не для використання в особистих цілях. Підтвердженням того, що використання проїзних квитків (транспортних карт) пов’язане з господарською діяльністю підприємства, є, серед іншого, їх видача працівникам, робота яких передбачає періодичні або постійні службові поїздки. Такими працівниками, зокрема, можуть бути:

— кур’єри, що доставляють документи і кореспонденцію;

— агенти, що займаються пошуком клієнтів (покупців, постачальників, партнерів);

— експедитори, до трудових обов’язків яких входить доставка покупцям товарів підприємства або купівля товарів у постачальників;

— керівники структурних підрозділів, які ведуть переговори та укладають договори з контрагентами, оформлюють інші документи;

— бухгалтери, до обов’язків яких входить подання звітності до державних органів (податкові органи, органи статистики та інші) та відвідування банку для здійснення платежів, здачі або отримання готівки;

— кадровики, до обов’язків яких може входити подання звітності до деяких державних органів (центр зайнятості, ТЦКСП та інші).

Забезпечення роботодавцем працівників проїзними квитками (транспортними картами) в межах господарської діяльності необхідно передбачити в колективному договорі підприємства (якщо такий є) або в трудових договорах (контрактах) з працівниками.

Додаток № 1
до наказу № 3

Перелік посадових осіб підприємства, які забезпечуються транспортними картами

МАРШРУТНИЙ ЛИСТ № 7
за січень 2024 року
агента торгового Борисова М. Л.

Склав: агент торговий        Борисов         Борисов М. Л.

Перевірив: касир               Малишева      Малишева А. В.

ЖУРНАЛ

ОБЛІКУ ВИКОРИСТАННЯ ТРАНСПОРТНИХ КАРТ

_____________________________________________________________________________________

Як зазначалося вище, витрати на придбання проїзних квитків (транспортних карт) в бухгалтерському обліку можуть бути включені до складу витрат на оплату праці залежно від категорій працівників.

Структура витрат на оплату праці (заробітної плати) визначена Законом України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР (далі — Закон про оплату праці) та Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5).

Згідно зі статтею 2 Закону про оплату праці однією із складових заробітної плати є інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які включають, зокрема, компенсаційні та інші грошові і матеріальні виплати, які не передбачені актами чинного законодавства або які провадяться понад встановлені зазначеними актами норми.

В Інструкції № 5 визначено виплати, які належать і не належать до фонду оплати праці (далі — ФОП).

Підпунктом 2.3.4 Інструкції № 5 встановлено, що вартість проїзних квитків, які персонально розподіляються між працівниками, належить до інших заохочувальних та компенсаційних виплат ФОП.

Водночас в пункті 3.20 Інструкції № 5 зазначено, що вартість придбаних підприємством проїзних квитків, які персонально не розподіляються між працівниками, а видаються їм у міру потреби для виконання виробничих завдань (у зв’язку зі специфікою роботи), не включається до ФОП.

Таким чином, щоб вартість проїзних квитків (транспортних карт) вважалася заробітною платою працівників (виплатою, що належить до ФОП), підприємству необхідно персонально розподілити проїзні квитки (транспортні карти) між працівниками. Фактично в цьому випадку проїзний квиток (транспортна карта) видається працівнику в постійне користування на тривалий строк без обов’язку його щоденного повернення відповідальній особі підприємства, тому працівник може такий проїзний квиток (транспортну карту) використовувати як для службових, так і для особистих поїздок. Видача проїзного квитка (транспортної карти) обов’язково повинна бути відображена в журналі обліку використання проїзних квитків (транспортних карт) із зазначенням П.І.Б. працівника, який отримав проїзний квиток (транспортну карту), часу його видачі та повернення відповідальній особі. В такому разі вартість проїзного квитка (транспортної карти) буде вважатися заробітною платою (виплатою, що належить до ФОП) незалежно від того, в якому розділі трудового або колективного договору («Оплата праці» чи «Соціальне забезпечення») буде відображено норму про забезпечення працівника проїзним квитком (транспортною картою) для службових поїздок.

«Проїзною» заробітною платою працівника в разі персонального розподілу проїзних квитків (транспортних карт) буде вартість проїзного квитка (транспортної карти), виданого працівнику.

Якщо забезпечення проїзними квитками (транспортними картами) працівників не передбачено внутрішніми документами підприємства (колективним або трудовим договорами), але вони придбаваються підприємством і видаються в постійне користування працівникам, або ж відсутні перераховані вище документи, що підтверджують використання працівниками проїзних документів у господарській діяльності підприємства, то такі витрати підприємства є фінансуванням особистих потреб фізичних осіб, тому не рекомендуємо включати їх до витрат у бухгалтерському (податковому) обліку.

Що стосується податку на додану вартість (далі — ПДВ) при придбанні проїзних квитків (транспортних карт), то згідно з підпунктом 197.1.8 ПКУ звільняються від оподаткування ПДВ операції з постачання послуг з перевезення пасажирів міським пасажирським транспортом (крім таксі), тарифи на які регулюються в установленому законом порядку.

Отже, на вартість проїзного квитка (транспортної карти), що продається транспортними організаціями (перевізниками) або їхніми агентами, ПДВ не нараховується, відповідно, за відсутності «вхідного» ПДВ не буде і податкового кредиту.

Компенсація працівникам вартості проїзду

Бувають випадки, коли працівники для виконання службових поїздок за власні кошти придбавають проїзні (абонементні) квитки або транспортні карти (носії електронного квитка) або разові квитки (в тому числі одноразові QR-квитки) на проїзд в громадському транспорті², а потім надають їх своєму роботодавцю разом із заявою-проханням про виплату їм грошової компенсації в розмірі вартості таких квитків.

Також працівники можуть оплачувати вартість проїзду в громадському транспорті при службових поїздках за допомогою особистої банківської картки або власного електронного квитка (шляхом піднесення банківської картки або смартфону до транспортного терміналу — турнікета, валідатора), після чого подають роботодавцю заяву з проханням виплатити їм грошову компенсацію в розмірі оплаченої вартості проїзду. Інформацію про оплачену вартість проїзду містять спеціальні програми (мобільні додатки), які дозволяють отримати квитанцію та роздрукувати її на папері.

У вищенаведених випадках, як і в ситуації з проїзними квитками (транспортними картами), що придбаваються роботодавцем і видаються працівникам, документами, що підтверджують зв’язок поїздки працівників з господарською діяльністю підприємства, є наказ керівника підприємства і маршрутний лист працівника. Для того щоб підприємство могло компенсувати «проїзні» витрати своїм працівникам і включити їх до витрат в бухгалтерському (податковому) обліку, працівникам необхідно подати авансовий звіт і додати до нього проїзні квитки (транспортні карти) з касовим чеком (іншим розрахунковим документом) про їх придбання або використані разові квитки на проїзд або роздруковані на папері квитанції, що підтверджують оплату проїзду.

Відповідно до підпункту 2.3.4 Інструкції № 5 відшкодування працівникам вартості проїзду транспортом загального користування належить до інших заохочувальних та компенсаційних виплат ФОП (тобто є заробітною платою).

Що стосується питання, у складі яких видів витрат можна включити компенсацію вартості проїзних квитків (транспортних карт) до витрат у бухгалтерському (податковому) обліку, то відповідь на нього залежить від норм внутрішніх документів підприємства. Якщо така компенсація надається у зв’язку з тим, що працівники здійснюють поїздки, виконуючи свої трудові обов’язки, і внутрішніми документами визначено, що виплата компенсації — це витрати підприємства в межах його господарської діяльності, то сума компенсації включається до витрат певного виду за категоріями працівників як загальногосподарські витрати. Якщо ж виплата «проїзної» компенсації передбачена в розділі «Оплата праці» колективного (трудового) договору або в Положенні про оплату праці, то сума компенсації є заробітною платою і включається до витрат у складі витрат на оплату праці за категоріями працівників.

Також повинна включатися до витрат і компенсація витрат на проїзд, відображена в розділі «Соціальне забезпечення» колективного або трудового договорів. Хоча податкові органи можуть наполягати на тому, що в цьому випадку має місце фінансування особистих потреб працівників, не пов’язане з господарською діяльністю підприємства, і вимагати виключення вартості такого забезпечення з витрат.

Вважаємо, що «негосподарське» фінансування особистих потреб працівників буде мати місце лише у випадку, якщо підприємство буде здійснювати виплату компенсації витрат на проїзд без належного підтвердження здійснення таких витрат (за відсутності авансового звіту, проїзних документів, розрахункових документів) і без документального оформлення їх зв’язку з господарською діяльністю підприємства (за відсутності відповідних норм у внутрішніх документах підприємства і колективному (трудовому) договорі, відсутності маршрутних листів тощо).

ПДФО і військовий збір при забезпеченні працівників проїзними квитками

Залежно від документального оформлення на підприємстві видачі працівникам проїзних квитків (транспортних карт), їхня вартість може як обкладатися, так і не обкладатися податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) і військовим збором (далі — ВЗ).

Згідно з підпунктом «а» пп. 164.2.17 ПКУ до складу оподатковуваного доходу платника податку (працівника) включається дохід, отриманий як додаткове благо у вигляді вартості використання житла, інших об’єктів матеріального або нематеріального майна, що належать роботодавцю, наданих платнику податку (працівнику) в безоплатне користування, або компенсації вартості такого використання, крім випадків, коли таке надання зумовлено виконанням платником податку (працівником) трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи передбачено нормами колективного договору або відповідно до закону в установлених ними межах.

Враховуючи вищенаведене, якщо специфіка роботи підприємства вимагає для виконання службових обов’язків переміщення працівників від одного об’єкта до іншого, що підтверджується відповідними документами (фактичними маршрутами такого переміщення працівників, проїзними та розрахунковими документами, авансовими звітами), а умовами трудового договору (контракту) та/або колективного договору передбачено, що роботодавець за свій рахунок придбаває проїзні квитки (транспортні карти) на проїзд в міському пасажирському транспорті, які персонально не розподіляються між працівниками, а видаються їм у міру потреби для виконання виробничих завдань (трудових функцій) у зв’язку зі специфікою роботи, або компенсує працівникам вартість проїзду за умови її документального підтвердження, то вартість таких проїзних квитків (транспортних карт) або компенсація їхньої вартості (компенсація вартості проїзду) не обкладається ПДФО і ВЗ.

Що стосується всіх інших випадків надання проїзних квитків працівникам або виплати їм компенсації витрат на проїзд за рішенням роботодавця, то дохід працівника у вигляді вартості наданих проїзних квитків (компенсації) вважається додатковим благом, яке підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ.³

Це, зокрема, стосується випадків, коли:

— внутрішніми документами підприємства, трудовим договором, колективним договором або законодавством не передбачено забезпечення працівників проїзними документами та виплату їм компенсації витрат на проїзд;

— підприємство компенсує працівникам вартість проїзду у випадках, коли це не пов’язано з виконанням ними трудової функції (наприклад, під час прямування до місця роботи і з роботи додому) або не підтверджено документально);

— підприємство персонально розподіляє між працівниками проїзні квитки (транспортні карти) на проїзд в міському пасажирському транспорті, які можуть використовуватися як в службових, так і в особистих цілях, в тому числі видаються працівникам на весь період використання проїзного документа без щоденного повернення їх підприємству.

Якщо у вищевказаних випадках працівникові надаються проїзні квитки (транспортні карти), то на підставі пункту 164.5 ПКУ вартість таких квитків (карт), як дохід, наданий у негрошовій формі, в цілях оподаткування ПДФО збільшується на «натуральний» коефіцієнт.⁴

Звертаємо увагу, що вищенаведена норма підпункту «а» пп. 164.2.17 ПКУ не обумовлює ситуацію, за якою надані роботодавцем працівникові проїзні квитки або компенсація витрат на проїзд можуть бути заробітною платою працівника. Проте якщо колективним (трудовим) договором у розділі «Оплата праці» будуть передбачені забезпечення працівників проїзними квитками та виплата їм компенсації за проїзд у службових цілях, то таке забезпечення буде звичайною заробітною платою, яка в загальному порядку підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ.

Якщо такі забезпечення і компенсація не будуть передбачені колективним (трудовим) договором, але будуть надаватися роботодавцем працівникам, в т. ч. персонально, то вони в цілях оподаткування ПДФО і ВЗ будуть відноситися не до заробітної плати (пп. 164.2.1 ПКУ), а до додаткового блага (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ).

Якщо роботодавець виплачує працівнику компенсацію вартості проїзду (заробітна плата або додаткове благо), то сума, яку працівник отримає «на руки», буде менше фактично понесених витрат на проїзд, оскільки із суми такої компенсації роботодавець повинен утримати ПДФО і ВЗ, які складають сумарно 19,5% (18% + 1,5%) суми нарахованої компенсації. Цей нюанс необхідно заздалегідь обговорювати з працівниками, щоб з їхнього боку не було претензій до роботодавця щодо одержуваної «на руки» суми компенсації.

Згідно з підпунктом 168.1.4 ПКУ якщо оподатковуваний дохід надається у негрошовій формі чи виплачується готівкою з каси податкового агента, ПДФО і ВЗ сплачуються (перераховуються) до бюджету протягом 3 операційних днів з дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання).

Таким чином, у разі видачі працівникам персональних проїзних квитків і виплати компенсації витрат на проїзд готівкою з каси підприємства останнім днем сплати ПДФО і ВЗ є третій день після дня видачі проїзних квитків і виплати компенсації.

У розділі І додатка 4ДФ Податкового розрахунку дохід працівника у вигляді вартості проїзних квитків (компенсації витрат на проїзд), який є заробітною платою, відображається за ознакою доходу «101», а додаткове благо — за ознакою доходу «126».⁴

Єдиний соціальний внесок і проїзні квитки працівникам

Згідно з пунктом 1 частини 1 статті 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі — Закон № 2464) базою нарахування єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ) є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону про оплату праці.

Відповідно до підпункту 5 пункту 3 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 № 449 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 21.12.2020 № 790), визначення видів виплат, що належать до основної, додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні ЄСВ передбачено Інструкцією № 5.

Таким чином, виходячи з норм Інструкції № 5 можна зробити наступні висновки:

• витрати, пов’язані з наданням безкоштовного проїзду працівникам залізничного, авіаційного, морського, річкового, автомобільного транспорту та міського електротранспорту, що згідно з підпунктом 2.2.10 Інструкції № 5 належать до ФОП у складі додаткової заробітної плати, є базою нарахування ЄСВ;⁵

• вартість проїзних квитків, які персонально розподіляються між працівниками, та відшкодування працівникам вартості проїзду транспортом загального користування, що згідно з підпунктом 2.3.4 Інструкції № 5 належать до ФОП у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат, є базою нарахування ЄСВ;⁶

• вартість придбаних підприємством проїзних квитків, які персонально не розподіляються між працівниками, а видаються їм у міру потреби для виконання виробничих завдань (у зв’язку із специфікою роботи), що не належить до ФОП на підставі пункту 3.20 Інструкції № 5 і зазначена в пункті 6 розділу ІІ Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 № 1170, не є базою нарахування ЕСВ.⁶

З «проїзної» заробітної плати ЄСВ сплачується в день видачі проїзного квитка (незалежно від того, на який період придбаний проїзний квиток), а з компенсації витрат на проїзд — в день виплати такої компенсації (абзац другий ч. 8 ст. 9 Закону № 2464).

ПРИКЛАД 1

Придбання підприємством для працівників транспортних карт, які використовуються в господарській діяльності

Підприємство, яке має в штаті 70 осіб, для використання в господарській діяльності 1 травня 2024 року придбало 5 транспортних карт «М-Т-Тр-А» (з транспортним ресурсом по 70 поїздок) вартістю по 505 грн кожна (50 грн — вартість карти, 455 грн — загальна вартість поїздок) та використало їхній транспортний ресурс за один місяць — травень.

У бухгалтерському обліку придбання транспортних карт та використання їхнього транспортного ресурсу в травні 2024 року відображається наступним чином:

ПРИКЛАД 2

Вартість транспортної карти — додаткове благо працівника

У травні 2024 року підприємство придбало і видало працівнику транспортну карту «А-Тр-Т» (з транспортним ресурсом — 100 поїздок) вартістю 700 грн (50 грн — вартість карти, 650 грн — загальна вартість поїздок).

Видача транспортної карти не передбачена колективним договором і трудовим договором з працівником, тому її вартість є додатковим благом працівника. Оскільки дохід надано у негрошовій формі, база оподаткування ПДФО збільшується на «натуральний» коефіцієнт. Вартість проїзного квитка згідно з підпунктом 2.3.4 Інструкції № 5 включається до ФОП (заробітної плати), тому є базою нарахування ЄСВ.

У бухгалтерському обліку операції придбання і видачі транспортної карти працівнику відображаються таким чином:

ПРИКЛАД 3

Виплата працівнику компенсації вартості транспортної карти

Працівник на початку травня 2024 року за власні кошти придбав для службових поїздок транспортну карту «А-Тр-Т» (з транспортним ресурсом — 80 поїздок) вартістю 570 грн (50 грн — вартість карти, 520 грн — загальна вартість поїздок) та використав її транспортний ресурс за один місяць — травень. В кінці травня він надав транспортну карту та документ про її оплату підприємству, яке нарахувало працівнику компенсацію, передбачену колективним (трудовим) договором у розділі «Соціальне забезпечення», в розмірі вартості транспортної карти — 570 грн. Сума компенсації згідно з підпунктом 2.3.4 Інструкції № 5 включається до ФОП (заробітної плати), тому є базою нарахування ЄСВ.

У бухгалтерському обліку підприємства операція виплати компенсації працівнику відображається таким чином:

_____________________________________________________________________________

Службові поїздки на маршрутному таксі

Все вищевикладене стосувалося проїзду працівників на транспорті загального користування, а саме на автобусах, тролейбусах, трамваях, метро. Також перевезення пасажирів здійснюється маршрутними таксі, послугами яких при здійсненні службових поїздок користуються працівники. Чи є «маршрутки» транспортом загального користування?

Відповідно до статті 35 Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 № 2344-III (далі — Закон про автотранспорт) послуги пасажирського автомобільного транспорту поділяють на послуги з перевезення пасажирів автобусами, на таксі та легковими автомобілями на замовлення. Послуги з перевезення пасажирів на автобусному маршруті загального користування може здійснюватися у режимах: звичайному, експресному, маршрутного таксі.

Статтею 1 Закону про автотранспорт встановлено, що перевезення пасажирів у режимі маршрутного таксі — це перевезення пасажирів на міському чи приміському автобусному маршруті загального користування за розкладом руху.

Міністерство фінансів України в листі від 11.02.2009 № 31-18010-206-25/3586, пославшись на вищенаведені норми Закону про автотранспорт, роз’яснило, що за наявності підтверджуючих документів витрати на проїзд автобусом, що здійснює перевезення пасажирів в режимі маршрутного таксі, відшкодовуються працівникам, які користуються таким автобусом у зв’язку з виконанням ними службових обов’язків.

Таким чином, перевезення пасажирів на маршрутному таксі є перевезенням пасажирів на автобусному маршруті загального користування, тому підприємство за наявності документів, що підтверджують службовий характер поїздки, авансового звіту працівника, разових квитків (роздрукованих на папері квитанцій про оплату проїзду при здійсненні електронної оплати) має право відшкодовувати працівникам вартість такого проїзду і при відповідному документальному оформленні (наказ, маршрутний лист тощо) відносити її до витрат.⁷ Оподаткування компенсації проїзду на маршрутному таксі здійснюється у вищерозглянутому порядку.

Службові поїздки на таксі

Згідно зі статтею 1 Закону про автотранспорт таксі — це легковий автомобіль, призначений для надання послуг з перевезення пасажирів та їхнього багажу в індивідуальному порядку.

На практиці бувають випадки, коли тільки проїзд на таксі може допомогти працівнику вирішити окремі питання, пов’язані з господарською діяльністю підприємства.

НП(С)БО 16 «Витрати» та ПКУ не забороняють відносити до витрат витрати на проїзд на таксі працівників, якщо їхня поїздка здійснюється в межах господарської діяльності підприємства. Тому підприємство має право на включення до витрат вартості проїзду на таксі за наявності таких документів:

— наказу керівника підприємства, що містить умови користування таксі працівниками, обґрунтованість таких поїздок, перелік осіб, які мають право користуватися послугами таксі;

— завдання працівнику на поїздку, звіту про поїздку із зазначенням її часу і мети (маршрутний лист, роздруківка на папері маршруту та часу поїздки з мобільного додатка перевізника на таксі);

— первинного документа, що підтверджує оплату поїздки на таксі (чек таксометра або роздрукована на папері квитанція про оплату поїздки у разі безготівкової електронної оплати проїзду через спеціальні мобільні додатки), і авансового звіту працівника;

— порядку замовлення таксі та контролю за виробничим використанням послуг таксі уповноваженою особою підприємства.

Також підприємство може укласти з транспортною організацією договір про надання послуг з перевезення пасажирів легковими автомобілями на замовлення з оплатою таких послуг підприємством на підставі наданого рахунку перевізником. Останній разом з актом наданих послуг з перевезення надає маршрути перевезень (вони будуть підтверджувати службовий характер поїздок працівників та їхній зв’язок з господарською діяльністю підприємства).

Сума компенсації витрат на проїзд на таксі, що виплачується підприємством працівнику, є додатковим благом, яке підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ на підставі підпункту «г» пп. 164.2.17 ПКУ (суми грошового відшкодування будь-яких витрат платника податку).⁸ Така компенсація згідно з підпунктом 2.3.4 Інструкції № 5 включається до ФОП, тому є базою нарахування ЄСВ.