Разъяснение ГУ Гоструда в Одесской области «Электронный учет трудовой деятельности: на что обращать внимание работодателю» от 15.06.2021 г.

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСТРУДА В ОДЕССКОЙ ОБЛАСТИ

РАЗЪЯСНЕНИЕ

от 15.06.2021 г.

Электронный учет трудовой деятельности: на что обращать внимание работодателю

10 июня 2021 года вступил в силу Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 г. № 1217-IX (далее — Закон № 1217), который внес изменения в Кодекс законов о труде Украины (далее — КЗоТ) относительно новых правил учета трудовой деятельности работника. С этой даты введен электронный учет трудовой деятельности.

Основная суть изменений — перевод учета трудовой деятельности работника с бумажной формы (в трудовой книжке) в электронную — в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (ст. 48 КЗоТ).¹

Что необходимо учитывать работодателю?

Если в соответствии с положениями ст. 24 КЗоТ в предыдущей редакции работник при заключении трудового договора обязан подать трудовую книжку, то новая редакция этой статьи предусматривает, что трудовая книжка будет подаваться работодателю только при ее наличии у работника. Теперь работник имеет выбор, что подавать: трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Если же лицо, трудоустраиваемое работодателем, впервые принимается на работу, то такой гражданин имеет право подать требование об оформлении трудовой книжки. В таком случае работодатель оформляет трудовую книжку в обязательном порядке не позднее пяти дней после принятия на работу (ч. 3 ст. 24, ч. 2 ст. 48 КЗоТ). Именно требовать, тогда как согласно ч. 3 ст. 48 КЗоТ в предыдущей редакции оформление трудовой книжки работникам, поступающим на работу впервые, было обязанностью работодателя.

Отныне работодатель освобожден от обязанности хранения трудовой книжки. В новой редакции ст. 48 КЗоТ указывается: работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе. После этого трудовая книжка будет возвращаться работнику.

Что делать работодателю с трудовыми книжками, которые хранятся у него на сегодняшний день?

Согласно ч. 3 ст. 48 КЗоТ трудовая книжка хранится у работника. Однако это не означает, что после 10 июня все трудовые книжки необходимо выдать работникам.

Законодателем установлен «переходный период» в пять лет, а именно: разделом II «Заключительные и переходные положения» Закона № 1217 предусмотрено, что в течение 5 лет после 10.06.2021 г. будет происходить включение Пенсионным фондом в Реестр застрахованных лиц отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников на основании сведений, поданных страхователем или застрахованного лицом. После завершения этих работ имеющиеся у работодателей бумажные трудовые книжки будут выдаваться работникам на руки лично под подпись. Также работодатель будет обязан выдать надлежащим образом оформленную трудовую книжку работнику, с которым заключен трудовой договор до 10.06.2021 г. и который увольняется до завершения процедуры включения данных с нее в Реестр застрахованных лиц, в день увольнения. В течение переходного периода можно будет использовать как бумажную трудовую книжку, так и электронную форму уже имеющихся или внесенных сведений о трудовой деятельности.

Каковы обязанности работодателя по предоставлению информации из трудовых книжек в Пенсионный фонд?

Законодателем установлено, что такую информацию могут подавать в ПФ как сами физические лица – работники, так и их работодатели (если на момент подачи бумажная трудовая книжка хранится у работодателя).

Если работник делегирует полномочия по оцифровке документов о трудовой деятельности работодателю, то такой работник должен предоставить согласие на обработку персональных данных, которое оформляют в произвольной форме. Сканированная копия этого согласия является неотъемлемой составляющей сведений, подаваемых работодателем в Пенсионный фонд.

Подается такая информация через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда в виде сканированных или оцифрованных копий трудовой книжки, справок и т. д.²