«Электронные» трудовые книжки: подача работодателями сведений о работниках в Пенсионный фонд

На пороге законодательное введение учета трудовой деятельности работника в электронной форме, что позволит гражданам (работникам) оперативно получать информацию о своем страховом стаже для назначения пенсии и получения страховых выплат («больничных», «декретных» и т. п.), страхователям (работодателям) — избавиться от обязанности ведения бумажных документов (в частности трудовых книжек) на каждого работника, страховщикам (Пенсионному фонду Украины, Фонду социального страхования Украины и т. д.) — получать информацию о трудовой деятельности граждан не с помощью ряда бумажных документов (трудовых книжек, справок с мест работы и т. п.), а с помощью предоставленной информации в электронной форме работодателями и гражданами.

Первым шагом на пути законодательного введения электронного учета трудовой деятельности работника было принятие Кабинетом Министров Украины постановления «О введении учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме» от 27.11.2019 г. № 1084 (далее — Постановление № 1084)¹, которым утвержден Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме (далее — Порядок № 1084).

Пунктом 4 Постановления № 1084 поручено Пенсионному фонду Украины (далее — ПФУ) определить порядок представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, предоставления услуг в общеобязательном государственном пенсионном страховании с использованием электронной системы BankID, обеспечить создание программных средств для предоставления на бесплатной основе лицам, изъявившим желание подать сведения, предусмотренные Порядком № 1084.

Во исполнение этого поручения ПФУ уже введен электронный сервис, который позволяет гражданам и их работодателям подавать сведения о трудовой деятельности работников в электронной форме.

Электронные сервисы на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда

ПФУ создан веб-портал «Портал Электронных Услуг» (далее — веб-портал ПФУ; portal.pfu.gov.ua ), на котором предоставляется уже несколько электронных сервисов для различных категорий получателей услуг: пенсионеров, застрахованных лиц, страхователей и других.

Для страхователей (работодателей) введены сервисы, которые позволяют после соответствующей регистрации на веб-портале ПФУ через личный кабинет с помощью квалифицированной электронной подписи (далее — КЭП) оформить обращение и получить от ПФУ электронные документы, в частности:

— справку о трудовом и страховом стаже и справку ОК-7 по застрахованному лицу, с которым страхователь состоит в трудовых отношениях;

— информацию по листкам нетрудоспособности застрахованных лиц, работающих у страхователя по трудовой книжке (пункт меню личного кабинета страхователя «Листки непрацездатності»);

— информацию об отчетных сведениях (в частности, Отчетах о ЕСВ), представленных в ПФУ, и состоянии их обработки (в частности, о квитанции 2 по представленному Отчету о ЕСВ).

Представление сведений о трудовой деятельности работников Пенсионному фонду

На веб-портале ПФУ введена новая сервисная услуга — представление сведений о трудовой деятельности работника с вводом данных записей бумажных документов о трудовой деятельности на основании предоставленных скан-копий таких документов. Сервис предоставляется для застрахованных лиц и для страхователей с целью введения информации о застрахованных лицах, состоящих со страхователем в трудовых отношениях. То есть сведения о трудовой деятельности работника могут подаваться через веб-портал ПФУ лично работником или страхователем-работодателем. Сведения о трудовой деятельности работника подаются через веб-портал ПФУ в виде скан-копий предусмотренных законодательством документов с обязательным наложением страхователем или работником КЭП. Это предусмотрено пунктом 6 Порядка № 1084.

Для того чтобы запустить учет трудовой деятельности работника последний должен предоставить согласие на обработку его персональных данных, предусмотренных Порядком № 1084, в электронной форме. Если такие полномочия он делегирует работодателю (страхователю), то согласие должно быть оформлено в виде отдельного документа. До утверждения ПФУ формы такого согласия, ее заключают в произвольной форме. Сканированная копия этого согласия является неотъемлемой составляющей сведений, представленных страхователем. Если сведения о своей трудовой деятельности работник подает лично, то скан-копия согласия работника не требуется. В этом случае предоставление согласия на обработку персональных данных осуществляется путем проставления отметки о предоставлении такого разрешения в электронном кабинете застрахованного лица на веб-портале ПФУ (п. 7 Порядка № 1084).

Электронные копии страниц трудовой книжки и документов о стаже, определенных Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 12.08.93 г. № 637 (далее — документы о стаже), а также согласия работника на обработку его персональных данных изготавливаются путем их сканирования в цветном формате.

Сканированные копии изготавливаются с оригиналов трудовой книжки и документов о стаже, должны содержать все заполненные страницы разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки и вкладыша к ней в хронологическом порядке и поля соответствующих документов, быть пригодны для восприятия их содержания, рекомендованное разрешение при сканировании — 300 dpi, формат изображения должен быть  jpg (jpeg) или  pdf, размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.

Скан-копии должны быть четкими, т. е. должны хорошо читаться название документа, его серийный номер (при наличии), дата выдачи, фамилия, имя, отчество владельца, печати, подписи и т. д.

Сканировать можно одним из двух способов:

— отдельно каждую страницу трудовой книжки и сохранить их в формате  jpg (jpeg);

— сразу все страницы трудовой книжки и сформировать один (общий) файл в формате  pdf.

Незаполненные страницы трудовой книжки (вкладыша) сканировать не нужно.

Далее рассмотрим пошагово действия работодателя для представления сведений о трудовой деятельности работника через веб-портал ПФУ.

Шаг 1. Войдите на веб-портал ПФУ (сайт: portal.pfu.gov.ua) и в правом верхнем углу нажмите поле (кнопку) «Вхід».

Шаг 2. Выберите способ входа. Работодатели (как юридические лица, так и ФЛП) должны избрать «Юридична особа».

Из списка АЦСК выберите поставщика услуг ЭЦП (КЭП), в котором вы получили электронную подпись. Укажите путь к вашему ключу ЭЦП (КЭП) и введите пароль к нему.

Для входа в свой личный кабинет необходимо нажать зеленую кнопку «Увійти з ЕЦП».

Шаг 3. После входа в свой личный кабинет (на страницу с данными страхователя) слева в разделе «Комунікації з ПФУ» выберите сервис «Відомості про трудові відносини робітника». Сразу появится небольшое окно «Увага!», в котором приведена краткая инструкция о том, что необходимо сделать работодателю перед предоставлением скан-копий трудовой книжки, в частности, подготовить скан-копии страниц трудовой книжки в необходимом формате (см. выше). При нажатии на кнопку «Продовжити» окно «Увага!» закроется.

На странице «Відомості про трудову діяльність робітника» в соответствующие поля вносится информация о работнике: регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (далее — РНУКПН) фамилия; имя, отчество, серия и номер паспорта. После заполнения этих полей открывается нижняя часть страницы (раздел загрузки), которая содержит поля «Записи про трудову діяльність» и «Скан-копії документів».

В поле «Записи про трудову діяльність» есть две кнопки:

— «Завантажити» — при нажатии открывается окно, в котором необходимо указать путь к файлу со скан-копией документа (трудовой книжки);

— «Додати запис» — при нажатии открывается окно, в поля которого вручную вносится информация, приведенная в трудовой книжке, в частности, о местах работы работника (данные предприятия, с которым имеются трудовые отношения, и предприятия, которым внесена запись в трудовую книжку), о событиях, которые отражены в трудовой книжке (принятие на работу, перевод, увольнение и т. д.), тексты записи в трудовую книжку и прочее.

В поле «Скан-копії документів» имеется кнопка «Додати файл», при нажатии на которую открывается перечень документов, которые необходимо добавить (загрузить): разрешение на обработку персональных данных; трудовая книжка или документы о стаже; военный билет; диплом (свидетельство, аттестат) об обучении и другие. После выбора соответствующего документа открывается окно, в котором необходимо указать путь к файлу со скан-копией этого документа.

Шаг 4. Нажмите на кнопку «Додати файл» и выберите (загрузите) заранее подготовленные файлы, содержащие скан-копии:

1) согласия на обработку персональных данных работника;

2) трудовой книжки;

3) других документов (при необходимости).

Шаг 5. Нажмите «Відправити до ПФУ» и копия загруженных документов (в том числе трудовой книжки) будет передана в ПФУ.

После получения сканированных копий документов от работника или его работодателя ответственное лицо органа ПФУ осуществляет оцифровку сведений о трудовой деятельности работника путем дополнения персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр) информацией, имеющейся в скан-копиях документов. Уведомление о выявленных случаях отсутствия в трудовой книжке необходимых записей или неправильных или неточных записей о периодах работы, или других расхождений (в частности за периоды страхового стажа после 1 июля 2000 года по данным Реестра) направляется застрахованному лицу через его электронный кабинет на веб-портале ПФУ (п. 9 Порядка № 1084).

Учет трудовой деятельности ведется с целью обеспечения накопления, хранения и использования информации о приобретенных работником стаже работы, образовании, квалификации для подтверждения имеющегося трудового стажа при заключении трудового договора, назначения пенсий и для других целей, предусмотренных законодательством (п. 3 Порядка № 1084).

В соответствии с пунктом 5 Порядка № 1084 сведения о трудовой деятельности работника включают:

1) сведения, позволяющие идентифицировать лицо:

— уникальный номер персональной учетной карточки застрахованного лица в Реестре;

— фамилия, имя, отчество (при наличии) лица на момент подачи сведений в ПФУ;

— дата рождения;

— РНУКПН (кроме лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от получения РНУКПН и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);

— пол;

— уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре и серия, номер и название документа, с которого взяты сведения в персональную учетную карточку застрахованного лица (при наличии);

— место жительства;

— средства связи (номер телефона, адрес электронной почты);

2) сведения о периодах трудовой деятельности:

— налоговый номер юридического лица (РНУКПН физического лица (кроме лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от получения РНУКПН и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте) и наименование страхователя;

— год, за который внесены сведения;

— период трудовых отношений;

— профессиональное название работы;

— название должности с указанием структурного подразделения;

— сведения о принятии на работу, присвоении/изменении/лишении разряда, ранга, класса, звания, категории, прохождении стажировки, переводе на другую работу, основаниях увольнения;

— информация об основном месте работы;

— образование;

3) данные об особых условиях труда, дающих право на льготы по общеобязательному государственному социальному страхованию:

— номер списков (раздел, подраздел) производств, работ, профессий, должностей и показателей;

— результаты аттестации условий труда с указанием номера и даты распорядительного акта;

— полная/неполная занятость;

— количество отработанных работником календарных дней (часов) за соответствующий месяц, в том числе в особых условиях труда, дающих право на льготы;

4) информация о судимости за совершение преступления и о лишении права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;

5) информация о подтверждении приобретенного лицом за пределами Украины стажа работы для применения накопления периодов стажа работы в соответствии с международными договорами, согласие на обязательность которых предоставлено Верховной Радой Украины.

Информация о работнике и приобретенном им стаже работы, образовании, квалификации, содержащая сведения о РНУКПН, дате его рождения, предоставляется только лицу, которого такие сведения касаются, или другим лицам (в частности, работодателю) исключительно с согласия работника, предоставленному через электронный кабинет застрахованного лица на веб-портале ПФУ (п. 10 Порядка № 1084).

Персонифицированные сведения, включенные в персональную электронную учетную карточку застрахованного лица, хранятся в ПФУ в течение всей жизни лица, а после его смерти — в течение 75 лет (п. 4 Порядка № 1084, ч. 3 ст. 20 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI; далее — Закон № 2464).

Перспективное законодательство об отмене ведения бумажных трудовых книжек

2 сентября 2020 года Верховная Рада Украины приняла в первом чтении Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» (далее — Законопроект № 3623), которым предусмотрено внесение изменений в ряд законодательных актов, в частности в Кодекс законов о труде Украины (далее — КЗоТ), направленных на введение учета трудовой деятельности работника в электронной форме.

Так, статью 48 «Трудовые книжки» КЗоТ, которая сейчас содержит нормы об обязательности ведения трудовых книжек всех работников, работающих у работодателя свыше 5 дней, предлагается изложить в такой новой редакции:

«Статья 48. Учет трудовой деятельности работника

Учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

Собственник или уполномоченный им орган по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении.»

В части второй статьи 24 КЗоТ будет указано следующее:

«При заключении трудового договора гражданин обязан предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, а в случаях, предусмотренных законодательством — также документ об образовании (специальности, квалификации), о состоянии здоровья и другие документы.»

Одновременно из части первой статьи 47 КЗоТ исключается норма об обязанности работодателя выдать работнику в день увольнения надлежаще оформленную трудовую книжку, а вместо частей первой и второй указанной статьи будет одна (первая) часть, которую планируется изложить в следующей редакции:

«Собственник или уполномоченный им орган обязан в день увольнения выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении, а также провести с ним расчет в сроки, указанные в статье 116 этого Кодекса.»

Кроме того, из части второй статьи 144 КЗоТ исключается норма о занесении поощрений в трудовые книжки работников.

Также в части пятой статьи 235 КЗоТ планируется указать, что в случае задержки выдачи копии приказа (распоряжения) об увольнении (сейчас — трудовой книжки) по вине собственника или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

Часть 3 статьи 9 Основ законодательства Украины об общеобязательном государственном социальном страховании, часть 2 статьи 21 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» и часть 2 статьи 21 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании на случай безработицы» предлагается изложить в следующей редакции:

«Страховой стаж исчисляется по данным, содержащимся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, в том числе данным о трудовой деятельности работников, внесенных в соответствии с Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование», а за периоды, за которые не внесены данные в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, — в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством, действовавшим ранее».

В пункте 12 части 1 статьи 1 Закона № 2464 сейчас указано, что «основное место работы — место работы, где работник работает на основании заключенного трудового договора, где находится (оформлена) его трудовая книжка, в которую вносится соответствующая запись о работе». В новой редакции этого пункта предлагается установить, что «основное место работы — место работы, где работник работает на основании заключенного трудового договора и определено им как основное согласно поданному заявлению (до отзыва) и сведениям, которые учитываются в реестре застрахованных лиц Государственного реестра на его основании».

Аналогично в Законе Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» предлагается часть 2 статьи 16 дополнить новым пунктом 31, согласно которому застрахованное лицо обязано уведомлять страхователя, у которого лицо работает по основному месту работы, об определении лицом такого места работы как основного согласно поданному им заявлению (до его отзыва).

Пункт 4 части 2 статьи 6 Закона № 2464 планируется дополнить нормой, согласно которой плательщик единого взноса обязан подавать отчетность, в том числе об основном месте работы работника, в налоговый орган по основному месту учета плательщика единого взноса.

Напомним, что действующая форма Отчета о ЕСВ содержит таблицу 5, где в реквизите 8 «Категорія особи» для работников с трудовой книжкой указывается категория 1, а для работников без трудовой книжки — категория 2. Также в реквизите 22 таблицы 6 Отчета о ЕСВ при отражении начисленного дохода застрахованному лицу указывается признак наличия трудовой книжки: 1 – да, 0 – нет.

Часть 3 статьи 20 Закона № 2464 предлагается изложить в новой редакции, которая будет содержать исчерпывающий перечень сведений, которые включаются в персональную электронную учетную карточку каждого застрахованного лица, в т. ч. о его трудовой деятельности.

Если Законопроект № 3623 станет Законом Украины, то он вступит в силу через 3 месяца со дня его опубликования. Разделом II «Заключительные и переходные положения» Законопроекта № 3623 установлено, что включение ПФУ в Реестр отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников осуществляется в течение 5 лет со дня вступления в силу этого Закона на основании сведений, представленных страхователем или застрахованным лицом в порядке и сроки, установленные ПФУ. После завершения этих работ имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись.

Таким образом, планируется 5-летний переходный период использования как бумажного, так и электронного варианта трудовой книжки. После этого работодатели должны выдать «на руки» работникам их бумажные трудовые книжки лично под подпись.