Составление графика отпусков

В соответствии со статьей 79 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) и статьей 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые утверждаются собственником или уполномоченным им органом (далее — работодатель) по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом (далее — профсоюз предприятия), и доводится до сведения всех работников. При составлении графиков учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха.

Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и работодателем, который обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока. Работодатель обязан вести учет отпусков, предоставляемых работникам.

Законодательство Украины не устанавливает предельный срок утверждения графика отпусков на календарный год. В то же постановлением Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 г. № 1545-ХII определено, что до принятия соответствующих актов законодательства Украины применяются акты законодательства СССР по вопросам, не урегулированным законодательством Украины, при условии, что они не противоречат Конституции и законам Украины. Следовательно, в Украине продолжают действовать Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 г. № 213, пунктом 20 которых предусмотрено, что график отпусков составляется на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года.

Таким образом, на 2019 год предприятия должны были составить график отпусков не позднее 5 января 2019 года, а на 2020 год график отпусков необходимо будет составить не позднее 5 января 2020 года. Хотя обычно график отпусков составляется предприятиями перед началом нового календарного года.

Какие виды отпусков отражаются в графике отпусков

КЗоТ и Законом об отпусках предусмотрено составление графика только для ежегодных отпусков, к которым в соответствии со статьей 4 Закона об отпусках относятся:

• основной отпуск;

• дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда;

• дополнительный отпуск за особый характер труда;

• другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством.

Что касается включения в график других видов отпусков (не относящихся к ежегодным), в частности дополнительных отпусков участникам боевых действий, «чернобыльцам», то законодательством это не регламентировано. Хотя Минсоцполитики рекомендует включать оплачиваемый социальный отпуск на детей в график отпусков отдельной строкой. Все прочие виды отпусков могут включаться в график отпусков по самостоятельному решению предприятия.

Что указывается в графике отпусков

Форма графика отпусков нормативными актами не утверждена, поэтому предприятия могут самостоятельно ее разработать, включив в нее все необходимые данные, утвердить и использовать в дальнейшем.

Поскольку график отпусков составляется прежде всего для того, чтобы в процессе реализации права работников на отпуска не страдал рабочий процесс (чтобы исключить нахождение в отпуске одновременно нескольких или большинства работников одного структурного подразделения предприятия), в графике отпусков указываются дата предоставления и продолжительность ежегодных (основного и дополнительных) отпусков всех работников.

Особенности составления графика отпусков

В процессе составления графика отпусков (особенно по новым работникам) необходимо помнить, что ежегодный отпуск предоставляется за отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора (ст. 75 КЗоТ, ст. 6 Закона об отпусках). При этом право работника на ежегодные основной и дополнительные отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания 6 месяцев непрерывной работы на данном предприятии. В случае предоставления работнику указанных отпусков до окончания 6-месячного срока непрерывной работы их продолжительность определяется пропорционально отработанному времени, за исключением отдельных случаев, определенных частью седьмой статьи 10 Закона об отпусках. Ежегодные отпуска за второй и последующие годы работы могут быть предоставлены работнику в любое время соответствующего рабочего года (ст. 79 КЗоТ, ст. 10 Закона об отпусках).

Кроме вышеизложенных условий, для получения права на ежегодный отпуск работник должен иметь стаж, дающий право на такой отпуск. Особенно это касается лиц, которые длительное время находились в отпусках по уходу за ребенком, период нахождения в которых не включается в «отпускной» стаж (п. 3, 4 части первой ст. 9 Закона об отпусках).

При составлении графика отпусков следует также учитывать, что отдельным категориям работников, указанным в части тринадцатой статьи 10 Закона об отпусках и других нормативно-правовых актах, ежегодные отпуска должны предоставляться в удобное для них время или в определенные периоды, в т. ч. по их желанию. Это, в частности, касается лиц в возрасте до 18 лет, лиц с инвалидностью, женщин перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него, женщин, имеющих двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью, одиноких матерей (отцов), жен (мужей) военнослужащих и т. д.

Кроме того, необходимо помнить, что по просьбе работника ежегодный отпуск может быть разделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 календарных дней (ст. 79 КЗоТ, ст. 12 Закона об отпусках). При этом такая непрерывная часть отпуска не обязательно должна быть первой его частью. Например, работнику, у которого продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 24 календарных дня, с согласия работодателя может быть предоставлено сначала 4, потом 6, и, наконец, 14 календарных дней ежегодного основного отпуска.

Обращаем внимание, что вышеупомянутыми законодательными нормами предусмотрена возможность деления ежегодного отпуска на части, а не обязанность работодателя разделить его на части, как того желает работник. Поскольку окончательное решение о предоставлении работнику отпуска принимает работодатель, с целью недопущения потерь рабочего времени, учитывая производственные обстоятельства, он может и не согласиться разделить отпуск так, как того желает работник, также работодатель может предложить свои условия деления ежегодного отпуска или не делить его вообще. Во избежание проблем в отношениях с работниками работодатель имеет право регламентировать возможность деления ежегодного отпуска на части в правилах внутреннего трудового распорядка (коллективном договоре), установив порядок такого деления в разделе «Рабочее время и время отдыха».

Если в графике отпусков отражаются прочие виды отпусков, например, дополнительный отпуск «чернобыльцам» продолжительностью 14 рабочих (16 календарных) дней, предусмотренный пунктом 22 статьи 20 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XII (далее — «чернобыльский» отпуск), или социальный дополнительный отпуск работникам, имеющим детей, предусмотренный статьей 19 Закона об отпусках (далее — социальный отпуск родителям), то в отличие от ежегодного отпуска, деление указанных и прочих видов отпусков на части законодательством (КЗоТ, Законом об отпусках) не предусмотрено. Поэтому, в частности, социальный отпуск родителям, продолжительность которого составляет 10 календарных дней (при наличии только одного основания для его предоставления), не подлежит делению на части и предоставляется полной продолжительностью. Однако если работница имеет право на указанный социальный отпуск по двум и более основаниям общей продолжительностью 17 календарных дней, она может использовать указанный отпуск частями, например, сначала по одному основанию продолжительностью 10 календарных дней, а через некоторое время по другому основанию продолжительностью 7 календарных дней.⁵

На этапе планирования дат начала отпусков следует учитывать, что законодательством не предусмотрены условия о предоставлении неиспользованной части ежегодного отпуска со дня недели, следующего за днем окончания предыдущей использованной его части. Однако если на предприятии многие работники желают использовать дни отпуска (кроме его основной непрерывной части) только в рабочие дни и не желают использовать дни отпуска в выходные дни, работодатель с целью недопущения не приемлемой для него в производственном плане ситуации может инициировать установление соответствующих ограничений по периодам предоставления отпусков, отразив их в правилах внутреннего трудового распорядка (коллективном договоре). В то же время законодательство не запрещает предоставлять работнику по его желанию ежегодный отпуск частями в выходные дни (например, по два дня в субботу и воскресенье), при условии, что основная непрерывная часть отпуска будет составлять не менее 14 календарных дней.

При составлении графика отпусков, особенно по работникам, которые любят использовать ежегодный отпуск за рабочий год не полностью, а частично или частями, необходимо помнить и об ограничении, установленном частью пятой статьи 11 Закона об отпусках, согласно которой запрещается непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение 2 лет подряд, а также непредоставление их в течение рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Кроме того, при планировании предоставления отпусков важно не забыть норму статьи 79 КЗоТ и статьи 12 Закона об отпусках, согласно которой неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Например, если работник, который был принят на работу 21.05.2018 г., за рабочий год с 21.05.2018 г. по 20.05.2019 г. использовал только часть ежегодного отпуска, то неиспользованная часть этого отпуска за указанный рабочий год должна быть предоставлена работнику не позднее 20.05.2020 г. (не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он не использовал часть отпуска).

После согласования дат и продолжительности отпусков с работниками график отпусков согласовывается с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем, уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом), после чего утверждается приказом (распоряжением) руководителя предприятия. В случае отсутствия на предприятии профсоюзной организации или уполномоченного на представительство трудовым коллективом органа график отпусков утверждается приказом (распоряжением) работодателя. Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников (желательно под подпись).

В течение года, на который составлен график отпусков, при необходимости корректирования дат предоставления или продолжительности отпусков, а также в случае принятия на работу новых работников, которым в течение календарного года будет предоставляться ежегодный отпуск (прочие отпуска, отражаемые в графике отпусков), приказом (распоряжением) руководителя предприятия в график отпусков вносятся соответствующие изменения, которые, как и сам график, подлежат согласованию в вышерассмотренном порядке.

Что касается срока хранения графика отпусков за предыдущий год (годы), то он определен в Перечне типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. № 578/5. Пунктом 515 этого Перечня установлено, что срок хранения документов (графиков, заявлений, сведений) о предоставлении и использовании ежегодных, творческих, социальных отпусков и отпусков без сохранения заработной платы составляет один год.

Таким образом, график отпусков хранится в течение одного года после окончания года, на который он составлен. Поэтому график отпусков на 2019 год необходимо хранить до окончания 2020 года.

Обращаем внимание, что составление графика отпусков является обязанностью работодателя (независимо от количества работников), за невыполнение которой предусмотрена ответственность работодателя в виде штрафа в размере минимальной заработной платы (абз. восьмой ч. второй ст. 265 КЗоТ) и административная ответственность его должностных лиц в виде штрафа в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях).