Отпуска без сохранения заработной платы: порядок предоставления и трудовые гарантии

Виды отпусков, которые могут предоставляться работникам, определены статьей 4 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках). В пункте 5 части первой статьи 4 Закона об отпусках указаны отпуска без сохранения заработной платы.

Статьей 84 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) и статьями 25, 26 Закона об отпусках предусмотрено предоставление работникам двух видов отпусков без сохранения заработной платы:

1) Отпуска, предоставляемые работникам по их желанию в обязательном порядке;

2) Отпуска, предоставляемые по согласию сторон (работодателя и работника).

Кроме того, некоторыми другими законами Украины предусмотрено предоставление отпусков без сохранения заработной платы.

Рассмотрим подробно особенности предоставления работникам неоплачиваемых отпусков различных видов.

Отпуск без сохранения заработной платы,
предоставляемый работникам в обязательном порядке

В части первой статьи 25 Закона об отпусках определены случаи (основания), когда работнику по его желанию предоставляется в обязательном порядке отпуск без сохранения заработной платы, категории работников, имеющих право на такой отпуск, а также установлена продолжительность указанного отпуска для различных случаев и категорий работников (см. таблицу ниже).

Таблица

Категории работников, которым по желанию предоставляются отпуска
без сохранения заработной платы в обязательном порядке

* Лицами, имеющими особые заслуги перед Родиной, считаются лица, награжденные орденом Героев Небесной Сотни, Герои Советского Союза, полные кавалеры ордена Славы, лица, награжденные четырьмя и более медалями «За отвагу», а также Герои Социалистического Труда, удостоенные этого звания за труд в период Второй мировой войны (ст. 11 Закона № 3551).

** Лицами, имеющими особые трудовые заслуги перед Родиной, считаются Герои Социалистического Труда, Герои Украины и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 8 Закона Украины «Об основных принципах социальной защиты ветеранов труда и других граждан преклонного возраста в Украине» от 16.12.93 г. № 3721-XII).

Поскольку работник может относиться либо одновременно, либо в разные периоды одного календарного года к разным категориям лиц, имеющих право на предоставление по желанию отпуска без сохранения заработной платы в обязательном порядке, то в каждом из случаев, указанных в части первой статьи 25 Закона об отпусках и других законах, работник имеет право на такой отпуск.

Если работник имеет право на получение отпуска без сохранения заработной платы по нескольким основаниям, предусмотренным статьей 25 Закона об отпусках и другими законами, то, использовав отпуск по одному основанию, он может использовать в течение календарного года отпуска по другим основаниям.

Например, если на предприятии работает пенсионер по возрасту, который является одновременно инвалидом II группы и участником войны, он имеет право на использование в одном календарном году следующих отпусков без сохранения заработной платы:

— продолжительностью до 30 календарных дней ежегодно как пенсионер;

— продолжительностью до 60 календарных дней ежегодно как инвалид II группы;

— продолжительностью до 14 календарных дней ежегодно как участник войны.

С согласия работодателя все три указанных отпуска могут быть использованы работником один за другим (подряд).

Отпуск без сохранения заработной платы может быть использован только в пределах срока, установленного законом. Отпуск без сохранения заработной платы, который согласно статье 25 Закона об отпусках предоставляется определенным категориям работников ежегодно, не может быть перенесен на следующий календарный год. В то же время отпуска, предоставляемые согласно статье 25 Закона об отпусках, работники могут использовать частями.

Например, инвалид III группы, имеющий право в соответствии с пунктом 6 части первой статьи 25 Закона об отпусках на отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 30 календарных дней ежегодно, может использовать в течение календарного года сначала 20 календарных дней такого отпуска, а потом 10 календарных дней этого отпуска.

Отпуск без сохранения заработной платы по согласию сторон

Частями второй и четвертой статьи 84 КЗоТ и статьей 26 Закона об отпусках предусмотрено предоставление отпуска без сохранения заработной платы по согласию сторон.

Так, согласно части второй статьи 84 КЗоТ и части первой статьи 26 Закона об отпусках по семейным обстоятельствам и по другим причинам работнику может предоставляться отпуск без сохранения заработной платы на срок, обусловленный соглашением между работником и собственником или уполномоченным им органом, но не более 15 календарных дней в год.

Из приведенной нормы можно сделать вывод, что для получения указанного неоплачиваемого отпуска одного желания работника мало. Обязательным условием предоставления этого отпуска является соглашение сторон. Работник в заявлении на имя работодателя о предоставлении такого отпуска должен указать семейные обстоятельства или другие причины, повлекшие необходимость использования этого отпуска. Перечень причин для предоставления рассматриваемого отпуска законодательством не установлен, поскольку их важность зависит от конкретных обстоятельств, которые могут сложиться в жизни работника. Поэтому принятие решения о предоставлении или непредоставлении работнику по указанной им в заявлении причине отпуска без сохранения заработной платы, предусмотренного частью второй статьи 84 КЗоТ и частью первой статьи 26 Закона об отпусках, относится исключительно к компетенции работодателя.

Начало отпусков без сохранения заработной платы, предоставляемых по согласию сторон, зависит, как правило, от момента возникновения обстоятельств, которые заставляют работника обращаться к работодателю за предоставлением такого отпуска, а их продолжительность — от времени, необходимого для решения (устранения) семейных или других проблем. Поэтому работнику в течение календарного года может быть предоставлен как один такой отпуск с максимальной продолжительностью 15 календарных дней, так и несколько отпусков разной или одинаковой продолжительности, например, первый отпуск продолжительностью 1 календарный день, второй и третий отпуска — по 3 календарных дня и т. д. Однако в любом случае работодатель не имеет права предоставлять указанные отпуска совокупно в течение календарного года на срок более 15 календарных дней, поскольку это будет нарушением законодательства о труде.

Единственное исключение содержат новые нормы, которыми с 17 марта 2020 года дополнены статья 84 КЗоТ и статья 26 Закона об отпусках, что вызвано карантином, введенным правительством в связи с распространением коронавируса.

Так, в соответствии с частью четвертой статьи 84 КЗоТ и частью третьей статьи 26 Закона об отпусках в случае установления Кабинетом Министров Украины карантина в соответствии с Законом Украины «О защите населения от инфекционных болезней» срок пребывания в отпуске без сохранения заработной платы на период карантина не включается в общий срок, установленный соответственно частью второй статьи 84 КЗоТ и частью первой статьи 26 Закона об отпусках.

Таким образом, на весь период карантина, установленного постановлением Кабинета Министров Украины «О предотвращении распространения на территории Украины острой респираторной болезни COVID-19, вызванной коронавирусом SARS-CoV-2» от 11.03.2020 г. № 211, работнику может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, а после окончания такого отпуска у работника остается право на использование в этом же календарном году еще 15 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы, предусмотренного частью второй статьи 84 КЗоТ и частью первой статьи 26 Закона об отпусках.

Обращаем внимание, что все отпуска без сохранения заработной платы, предусмотренные статьей 84 КЗоТ, статьями 25 и 26 Закона об отпусках и другими законами (см. таблицу выше), предоставляются только по согласию сторон. Поэтому если работник не желает идти в отпуск без сохранения заработной платы (не подает заявление о предоставлении ему такого отпуска), работодатель не имеет права принуждать его к этому и по своей инициативе издавать приказ о предоставлении работнику указанного неоплачиваемого отпуска. Последнее является нарушением законодательства о труде, за которое на работодателя может быть наложен штраф в размере минимальной заработной платы, т. е. сейчас 4723 грн. (абз. девятый ч. второй ст. 265 КЗоТ), а на виновное должностное лицо — штраф в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан, т. е. от 510 до 1700 грн. (ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях). Такая же ответственность наступает и в случае другого нарушения — предоставления работнику неоплачиваемого отпуска, предусмотренного частью второй статьи 84 КЗоТ и частью первой статьи 26 Закона об отпусках, продолжительностью более 15 календарных дней в календарном году.

Также работодателям следует учитывать, что в коллективном договоре нельзя устанавливать работникам какие-либо виды отпусков без сохранения заработной платы или предусматривать продолжительность таких отпусков бо́льшей продолжительности, чем установлено статьями 25 и 26 Закона об отпусках, статьей 84 КЗоТ и другими законами.¹

Отпуск без сохранения заработной платы для экономии бюджетных денежных средств

До настоящего момента не отменен, поэтому продолжает действовать пункт 9 раздела III «Заключительные положения» Закона Украины «О внесении изменений и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Украины» от 28.12.2014 г. № 76-VIII, которым руководителям органов исполнительной власти и других государственных органов с целью обеспечения рационального использования бюджетных денежных средств поручено принять меры, в частности, по предоставлению работникам указанных государственных органов отпусков без сохранения заработной платы.

Руководителям указанных государственных органов предоставлено право без согласия и предупреждения работников предоставлять отпуска без сохранения заработной платы на определенный этими руководителями срок.

Также установлено, что при осуществлении государственными органами этих мероприятий положения статьи 26 Закона об отпусках и статьи 84 КЗоТ в части ограничения срока отпуска без сохранения заработной платы не применяются.

Трудовые гарантии работников, находящихся в отпусках без сохранения заработной платы

При предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, определенных статьями 25 и 26 Закона об отпусках и другими законами, установлены следующие гарантии:

• за работником на время предоставления указанных отпусков сохраняется место работы (должность) (ч. третья ст. 2 Закона об отпусках);
• время нахождения в таких отпусках (за исключением отпуска без сохранения заработной платы по уходу за ребенком, указанного в пункте 3 части первой статьи 25 Закона об отпусках — см. таблицу выше) засчитывается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск (п. 4 ч. первой ст. 9 Закона об отпусках);
• отзыв работников из отпусков без сохранения заработной платы законодательством не предусмотрен.²

В то же время, в отличие от ежегодных отпусков, отпуск без сохранения заработной платы не продлевается на праздничные (нерабочие) дни и дни болезни, которые приходятся на период такого отпуска.

При начислении работникам, которым предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы, «среднезарплатных» выплат, рассчитываемых согласно Порядку исчисления средней заработной платы, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 08.02.95 г. № 100, следует помнить об абзаце шестом пункта 2 этого Порядка, согласно которому время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по каким-либо другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялась заработная плата или сохранялась частично, исключается из расчетного периода. Эта норма касается и случаев, когда работнику предоставлялись отпуска без сохранения заработной платы согласно статьям 25 и 26 Закона об отпусках и другим законам.

Следовательно, при начислении отпускных время пребывания работника в отпуске без сохранения заработной платы согласно статьям 25 и 26 Закона об отпусках и другим законам, исключается из расчетного периода. В этом случае среднедневная заработная плата для оплаты времени отпусков исчисляется путем деления суммарного заработка за последние перед предоставлением отпуска 12 месяцев или за меньший фактически отработанный период на соответствующее количество календарных дней года или меньшего фактически отработанного периода, уменьшенное на количество праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством (статья 73 КЗоТ), и на количество календарных дней пребывания работника в отпуске без сохранения заработной платы.³

Также обращаем внимание на то, что за период пребывания работника в отпуске без сохранения заработной платы ему не выплачиваются пособие по временной нетрудоспособности за счет Фонда и оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности за счет работодателя (п. 6 ч. 1 ст. 23 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV, п. 4 Порядка оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве за счет денежных средств работодателя, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 26.06.2015 г. № 440).

При начислении работникам, которым предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы, страховых выплат («больничных», «декретных»), рассчитываемых согласно Порядку исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 26.09.2001 г. № 1266, следует помнить о норме пункта 3 этого Порядка, согласно которой из  расчетного периода исключаются календарные дни, не отработанные по уважительным причинам, к которым относятся, в частности, отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и шестилетнего возраста по медицинскому заключению, отпуск без сохранения заработной платы. Месяцы расчетного периода (с первого до первого числа), в которых застрахованное лицо не работало по уважительным причинам, исключаются из расчетного периода.

Следовательно, при начислении страховых выплат («больничных», «декретных») время пребывания работника в отпуске без сохранения заработной платы согласно статьям 25 и 26 Закона об отпусках и другим законам, исключается из расчетного периода.

Что касается страхового стажа, то если работник весь месяц находился в отпуске без сохранения заработной платы и ему в таком месяце не начислялся доход, который является базой начисления единого социального взноса (далее — ЕСВ), то работодатель за такой месяц за работника ЕСВ не уплачивает⁴, а месяц пребывания в отпуске без сохранения заработной платы не включается в страховой стаж. Если же работник весь месяц находился в отпуске без сохранения заработной платы, но ему за этот месяц начислен доход, который является базой начисления ЕСВ, и работодатель за такой месяц уплатил ЕСВ за работника не меньше чем с минимальной заработной платы, то весь такой месяц включается в страховой стаж.

Документальное оформление предоставления отпусков без сохранения заработной платы

Для получения отпуска без сохранения заработной платы работник должен подать заявление на имя руководителя с указанием причины (основания) для предоставления отпуска, даты начала и продолжительности отпуска (образец  заявления см. ниже).

Кроме заявления, для получения отпуска, предоставляемого в соответствии со статьей 25 Закона об отпусках, работник должен предоставить работодателю документ, подтверждающий его право на получение обязательного отпуска (пенсионное удостоверение, удостоверение участника войны, удостоверение инвалида, справка медицинского учреждения и т. д.). Если отпуск предоставляется согласно статье 26 Закона об отпусках, то дополнительные документы работником не предоставляются.

Предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия с указанием оснований предоставления, продолжительности, дат начала и окончания такого отпуска (см. ниже).

В случае если на предприятии сразу несколько работников подали заявления о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, то работодатель может издать один приказ о предоставлении им всем отпусков, указав в нем информацию об отпуске для каждого работника (образец такого приказа см. ниже).

В табеле учета использования рабочего времени типовой формы № П-5 отражаются:

— под кодом «НБ» («13») — отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п. 12, 13, 17 части первой ст. 25 Закона об отпусках);

— под кодом «ДБ» («14») — дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 (кроме п. 3, 12, 13, 17 части первой) Закона об отпусках);

— под кодом «ДД» («17») — отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (п. 3 части первой ст. 25 Закона об отпусках);

— под кодом «НА» («18») — отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках);

— под кодом «БЗ» («19») — прочие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ).