Роз’яснення Федерації професійних спілок України «Про дотримання національного стандарту ДСТУ при оформленні правил внутрішнього трудового розпорядку» від 06.03.2024
ФЕДЕРАЦІЯ ПРОФЕСІЙНИХ СПІЛОК УКРАЇНИ
РОЗ’ЯСНЕННЯ
від 06.03.2024
Про дотримання національного стандарту ДСТУ
при оформленні правил внутрішнього трудового розпорядку
Як оформлювати правила внутрішнього трудового розпорядку та чи необхідно їх оформлювати відповідно до ДСТУ?
Відповідно до статті 142 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) трудовий розпорядок на підприємствах, в установах, організаціях визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за поданням роботодавця і виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) на основі типових правил.
У деяких галузях економіки України для окремих категорій працівників діють статути і положення про дисципліну.
Отже, правила внутрішнього трудового розпорядку (далі — ПВТР) — це локальний нормативний акт, який забезпечує правове регулювання трудових відносин на підприємстві, організацію його діяльності, визначає взаємні права та обов’язки адміністрації та працівників. Сфера дії цього документа поширюється на всіх працівників підприємства незалежно від виду трудового договору, виконуваної роботи, посади та інших умов.
Тобто цей акт фактично є договірно-організаційним документом, за допомогою якого підприємство регламентує організацію праці і таким чином забезпечує дотримання працівниками трудової дисципліни.
ПВТР розробляє власник або уповноважений ним орган і виборний орган первинної профспілкової організації чи профспілковий представник. Якщо на підприємстві немає профспілкової організації, ПВТР розробляє роботодавець. За основу беруть типові правила, затверджені окремими міністерствами та відомствами.
Чинним законодавством не встановлена стала форма для ПВТР, тому його положення розробляються підприємством самостійно в довільній формі. При цьому їх зміст значною мірою залежить від специфіки роботи підприємства і особливостей режимів праці та відпочинку працівників.
В основу ПВТР на підприємстві, як правило, закладаються норми, закріплені у КЗпП щодо робочого часу (ст.ст. 52, 57, 58 КЗпП), відпочинку (ст. 66 КЗпП), трудової дисципліни (ст. 141, 147 КЗпП), заохочення за успіхи в роботі (ст. 143 КЗпП), обов’язку працівника дотримуватись вимог з охорони праці (ст. 159 КЗпП) тощо. Також підприємства мають враховувати типові (відомчі) правила, затверджені окремими міністерствами та відомствами.
На сьогодні до ПВТР включені питання дистанційної форми організації праці (ст. 60-2 КЗпП), гнучкого режиму роботи (ст. 60 КЗпП) тощо.
ПВТР, як правило, мають містити наступні основні розділи:
— загальні положення;
— порядок прийняття та звільнення працівників;
— основні обов’язки працівників;
— основні обов’язки роботодавця;
— основні права працівників;
— основні права роботодавця;
— робочий час і час відпочинку;
— заохочення за успіхи у роботі;
— відповідальність за порушення трудової дисципліни.
За потреби до ПВТР можна додати й інші розділи.
Затверджують ПВТР на зборах трудового колективу за поданням власника і виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) та оформлюють протоколом загальних зборів трудового колективу. Саме таку процедуру визначає стаття 142 КЗпП.
За потреби проект ПВТР візують заінтересовані посадові особи, зокрема заступник керівника, голова представницького органу трудового колективу або юрисконсульт. Підписує ПВТР керівник підрозділу, у якому складено документ і який відповідальний за його зміст (найчастіше — керівник кадрової служби).
У наказі про введення в дію ПВТР визначають строки та порядок ознайомлення працівників з ПВТР.
Відповідно до пункту 5 статті 29 КЗпП роботодавець має ознайомити працівника з ПВТР під підпис до початку його роботи на підприємстві за трудовим договором. Відсутність підпису про ознайомлення з ПВТР позбавляє роботодавця права вимагати від працівника виконувати ПВТР та накладати дисциплінарні стягнення на порушників.
Якщо у ПВТР потрібно внести зміни або доповнення, керівник підприємства насамперед має прийняти рішення про внесення змін. Далі документ узгоджують з виборним органом первинної профспілкової організації (або іншим представницьким органом трудового колективу) і виносять погоджений варіант змін на розгляд загальних зборів трудового колективу. Процедура затвердження ПВТР така сама, як і у випадку, коли їх розробляють з нуля.
В Україні згідно з наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 діють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
Звертаємо увагу, з 01.09.2021 р. набрав чинності Національний стандарт «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163:2020, затверджений наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144. ДСТУ 4163:2020 замінив свого попередника — ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затверджений наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 р. № 55.
Вищезазначені нормативно-правові акти та стандарти застосовують у діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.
Отже, при оформленні ПВТР необхідно дотримуватися ДСТУ та певних рекомендацій:
— ПВТР оформлюють на загальному бланку організації або на стандартних аркушах паперу формату А4;
— доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів. Це пов’язано з тим, що гриф затвердження має бути розташований вище реквізиту «Назва виду документа», тому що затверджується сам документ, а не лише його текст. На поздовжніх бланках зробити це практично неможливо через відсутність вільного місця для грифу затвердження у правому верхньому куті бланка;
— дату і реєстраційний індекс проставляють у день затвердження ПВТР;
— текст правил складається з розділів (1, 2, 3 тощо), які, в свою чергу, можуть поділятися на підрозділи, пункти та підпункти.
— якщо в ПВТР передбачені схеми, таблиці, форми, то їх оформлюють як додатки на окремих аркушах паперу, а у відповідних пунктах роблять посилання на ці додатки. Реквізит «Відмітка про наявність додатків» у цьому разі не оформлюють;
— кожний додаток до ПВТР повинен мати відмітку у верхньому правому куті першого аркуша додатка з посиланням на відповідний пункт (підпункт) тексту ПВТР;
— підписує ПВТР керівник структурного підрозділу, у якому було складено цей документ і який несе відповідальність за його зміст (найчастіше — керівник кадрової служби);
— проект ПВТР за потреби візують заінтересовані посадові чи службові особи організації (найчастіше — заступник керівника організації, керівник представницького органу трудового колективу, юрист).
Департамент правового захисту апарату ФПУ Оксана ЗАЙЦЕВА