Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Статьей 24 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) определено, что работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением работодателя, в котором, в частности, определяются его трудовые обязанности и права.

Согласно статье 21 КЗоТ трудовым договором является соглашение между работником и работодателем (работодателем – физическим лицом), по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, а работодатель (работодатель – физическое лицо) обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

В соответствии со статьей 31 КЗоТ работодатель не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

В то же время существует несколько видов дополнительной работы, которые могут выполнять работники с их согласия на одном предприятии, кроме выполнения своих трудовых (должностных) обязанностей по основной должности, определенных трудовым договором, в основное рабочее время.

Одним из видов дополнительной работы является выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Несмотря на активное применение предприятиями такого вида дополнительной работы, законодательство Украины практически не регламентирует его, в частности, не разъясняет, что представляет собой выполнение обязанностей временно отсутствующего работника и каковы особенности его введения на предприятии. Отечественное законодательство, в частности статья 105 КЗоТ, отдельные постановления Кабинета Министров Украины и приказы центральных органов исполнительной власти, устанавливает только порядок оплаты труда при введении указанного вида дополнительной работы в виде установления доплаты за выполнение такой работы.

В то же время согласно постановлению Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 № 1545-XII до принятия соответствующих актов законодательства Украины применяются акты законодательства СССР по вопросам, не урегулированным законодательством Украины, при условии, что они не противоречат Конституции и законам Украины.

Нормативными актами законодательства СССР, которые регулируют отдельные вопросы выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, являются:

• постановление Совета Министров СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.81 № 1145 (далее — Постановление № 1145);
• Инструкция по применению постановления Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 14.05.82 № 53-ВЛ, изданная Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам, Министерством финансов СССР, Всесоюзным центральным советом профессиональных союзов (далее — Инструкция № 53).

Что такое выполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Большинство норм Постановления № 1145 и Инструкции № 53, в том числе устанавливающих ограничения на введение дополнительных видов работ, противоречит нормам трудового законодательства Украины, поэтому эти два документа применяются только в части определения понятия «выполнение обязанностей временно отсутствующего работника» и в части указания на необходимость издания приказа о поручении работнику дополнительной работы в порядке выполнения обязанностей временно отсутствующего работника.¹

Согласно пункту 2 Постановления № 1145 выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы допускается на одном и том же предприятии, в учреждении, организации (далее — предприятия) с согласия работника в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены), если это экономически целесообразно и не ведет к ухудшению качества продукции, выполняемых работ, обслуживания населения.

Пунктом 1 Инструкции № 53 определено, что под выполнением обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы следует понимать замену работника, отсутствующего в связи с временной нетрудоспособностью, отпуском, командировкой и по другим причинам, когда в соответствии с действующим законодательством за ним сохраняется рабочее место (должность).²

Исходя из вышеизложенных норм, можно сделать вывод, что выполнение обязанностей временно отсутствующего работника имеет следующие особенности:

1. Оно возможно только на одном и том же предприятии.

2. Оно осуществляется только в период временного отсутствия работника, когда его должность не является вакантной.

3. Дополнительные обязанности выполняются работником без освобождения от выполнения основной работы.

4. Дополнительные обязанности выполняется в течение установленного рабочего времени по основной работе.

5. Возложение дополнительных обязанностей на работника возможно только с его согласия.

6. Выполнение дополнительных обязанностей должно быть экономически целесообразно.

7. Как дополнительная, так и основная работа должны выполняться качественно.

Следует учитывать, что иногда выполнение обязанностей по другой должности осуществляется с полным освобождением работника от выполнения должностных обязанностей по основной должности. Такой вид дополнительной работы называется временным заместительством и применяется, как правило, по более ответственной (руководящей) должности, являясь одним из способов проверки на практике потенциальных возможностей работников для включения их в резерв для выдвижения на должность руководителя.³

Введение выполнения обязанностей временно отсутствующего работника

Предприятия самостоятельно решают вопросы возложения на работников, в т. ч. руководителей всех уровней и их заместителей, наряду с их основной работой выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Категории (названия должностей) работников, на которых может быть возложено выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, предприятия могут установить в коллективном договоре.

Действующим законодательством не установлены какие-либо ограничения на выполнение такой дополнительной работы (для работников бюджетной сферы установлены ограничения, касающиеся только выплаты доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника). При этом норма пункта 15 Постановления № 1145, в которой приведен перечень категорий работников, которые не могут выполнять обязанности временно отсутствующего работника, в Украине не действует.⁴

Как правило, инициатором поручения сотруднику дополнительной работы в виде выполнения обязанностей временно отсутствующего работника является работодатель, поскольку именно он, в первую очередь, заинтересован в том, чтобы вся работа на предприятии выполнялась. Но работодателю в обязательном порядке, как отмечено выше, необходимо получить согласие работника на выполнение дополнительной работы. Подтверждением согласия работника на выполнение дополнительной работы является его подпись в документе работодателя о поручении дополнительной работы (в этом документе работник может указать «не возражаю» или «согласен»).

Если инициатором выполнения обязанностей временно отсутствующего работника является сотрудник, то он должен сообщить о готовности выполнять дополнительные трудовые обязанности в заявлении, поданном на имя руководителя предприятия.

Возложение на сотрудника выполнения обязанностей временно отсутствующего работника осуществляется путем издания приказа руководителя.⁵ В таком приказе указываются фамилия, имя и отчество отсутствующего работника, название его должности (по которой работающий сотрудник будет выполнять обязанности временно отсутствующего работника), продолжительность (даты начала и окончания) выполнения дополнительной работы и порядок ее оплаты. Если продолжительность выполнения обязанностей временно отсутствующего работника установить заранее невозможно, то моментом прекращения такого выполнения обязанностей можно определить конкретное событие (окончание периода временного отсутствия работника: окончание отпуска, болезни, командировки, выполнения государственных обязанностей и т. п.).

Заявление о готовности работника выполнять обязанности временно отсутствующего работника может иметь такой вид:

Приказ руководителя предприятия о поручении сотруднику выполнять обязанности временно отсутствующего работника может быть таким:

Обращаем внимание, что выполнение обязанностей временно отсутствующего работника предусматривает точное определение круга обязанностей, дополнительно возлагаемых на работающего сотрудника. Поскольку на предприятиях, как правило, для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием, разрабатывается должностная инструкция, то работник, которому поручается дополнительная работа, должен будет выполнять все трудовые обязанности, определенные такой должностной инструкцией для должности, которую занимает временно отсутствующий работник. Учитывая, что выполнение обязанностей временно отсутствующего работника должно осуществляться без освобождения от основной работы, во избежание ухудшения качества работ по обеим должностям перечень трудовых обязанностей, подлежащих выполнению работающим сотрудником по должности отсутствующего работника, может быть уменьшен. Полный перечень обязанностей по должности временно отсутствующего работника, которые обязан будет выполнять сотрудник, которому поручается дополнительная работа, можно привести в приложении к приказу о введении выполнения обязанностей временно отсутствующего работника. Кроме того, у работающего сотрудника должна быть соответствующая профессиональная подготовка для качественного выполнения дополнительной работы. Обязанности временно отсутствующего работника могут быть распределены между несколькими работниками.

Что касается возможности выполнения заместителем руководителя предприятия дополнительно обязанностей руководителя предприятия или заместителем главного бухгалтера дополнительно обязанностей главного бухгалтера в период их временного отсутствия (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и т. п.), то хотя запрета на такую дополнительную работу законодательство не содержит, заместители, как правило, выполняют эти обязанности на основании своих должностных инструкций, которыми предусмотрено выполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя.

Однако следует учитывать особенности подписания отчетности, представляемой юридическими лицами в различные государственные органы. Так, если на предприятии временно отсутствует главный бухгалтер, и его никто не заменяет, то отчетность подписывает только руководитель предприятия, несмотря на то, что в различных порядках, разъясняющих особенности составления отчетности, указано о необходимости ее подписания главным бухгалтером.

Поскольку согласно пунктам 48.5–48.6 Налогового кодекса Украины налоговая отчетность юридических лиц должна быть подписана руководителем или уполномоченным лицом, а также лицом, отвечающим за ведение бухгалтерского учета и представление отчетности, то в отсутствие руководителя юридического лица на рабочем месте по объективным причинам (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) налоговая отчетность (декларация, расчет) может быть подписана лицом, уполномоченным учредителями или учредительными документами предприятия исполнять обязанности руководителя на время его отсутствия при условии, что отсутствие руководителя подтверждено соответствующими документами (например, приказ об отпуске, командировке и т. п.).

В случае временного отсутствия руководителя предприятия или главного бухгалтера перед представлением налоговой отчетности в налоговый орган должна быть подана информация, определяющая лиц, которые выполняют их обязанности в этот период. Для этого в налоговый орган подается заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Зміни» или «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».⁶ Это заявление может быть подано в налоговый орган средствами электронной связи в электронной форме (п.п. 9.2, 9.3 р. IX Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 09.12.2011 № 1588, в редакции приказа от 22.04.2014 № 462).

Выполнение обязанностей временного отсутствующего заместителя руководителя предприятия может быть возложено на период его временного отсутствия (отпуск, командировка и т. п.) как на любого другого заместителя руководителя (руководителя структурного подразделения), так и на самого руководителя предприятия.

Если возникает необходимость в выполнении обязанностей временного отсутствующего работника, являющегося материально ответственным лицом, то такое выполнение обязанностей можно временно возложить приказом на другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. В частности, выполнение обязанностей временно отсутствующего кассира, находящегося в отпуске, можно возложить приказом руководителя на другого работника (например, бухгалтера), с которым заключается договор о полной материальной ответственности (п. 45 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 29.12.2017 № 148).⁷

Поскольку выполнение обязанностей временно отсутствующего работника осуществляется в течение рабочего времени, отведенного для выполнения основных обязанностей работника, часы (дни) такой дополнительной работы в табеле учета использования рабочего времени не отражаются (они включаются в общее отработанное работником время по основной работе).

Отмена выполнения обязанностей временно отсутствующего работника

В случае если по каким-то причинам работник, на которого возложено выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, не может или не желает в дальнейшем выполнять такие дополнительные обязанности, он может написать на имя руководителя предприятия заявление с просьбой освободить его от их выполнения.

Если же инициатором освобождения работника от выполнения обязанностей временно отсутствующего работника является работодатель, у которого для этого имеются уважительные причины, например некачественное выполнение работником дополнительных обязанностей или ухудшение качества работы по основной должности, то он вправе отменить дополнительные обязанности работника с момента выявления некачественного выполнения обязанностей или ухудшения качества работы.

В случае если у работодателя нет уважительных причин для освобождения работника от выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, но он планирует это сделать, то об этом в мирное время необходимо уведомить работника не позднее чем за два месяца, поскольку такое освобождение влечет изменение существенных условий труда — уменьшение оплаты труда из-за отмены доплаты за такую работу (ч. третья ст. 32 КЗоТ), а в период действия военного положения — не позднее чем до отмены выполнения обязанностей временно отсутствующего работника (ч. 2 ст. 3 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX).

Отмена выполнения обязанностей временно отсутствующего работника во всех вышеперечисленных случаях осуществляется на основании приказа руководителя предприятия.

Если же в приказе о поручении сотруднику выполнять обязанности временно отсутствующего работника был оговорен период выполнения такой дополнительной работы (например, до окончания у отсутствующего работника отпуска, командировки, болезни, выполнения государственных обязанностей и т. п.), то отмена для сотрудника выполнения обязанностей временно отсутствующего работника осуществляется без предварительного уведомления и издания дополнительного приказа.

Отражение выполнения обязанностей временно отсутствующего работника в трудовой книжке работника не предусмотрено.

Оплата труда при выполнении обязанностей временно отсутствующего работника

В соответствии со статьей 105 КЗоТ работникам, выполняющим на том же предприятии наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, осуществляется доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Указанная доплата вводится для стимулирования работников качественно выполнять дополнительные обязанности наряду со своей основной работой в пределах установленной нормы рабочего времени.

По договоренности между работником и работодателем с учетом норм действующего законодательства и условий коллективного договора указанная доплата может устанавливаться:

— в абсолютном размере;

— в процентах к часовой (дневной, месячной) тарифной ставке (окладу, должностному окладу) работника по основной профессии (должности, выполняемой работе);

— в процентах к часовой (дневной, месячной) тарифной ставке (окладу, должностному окладу) отсутствующего работника.

При сдельной системе оплаты труда размер доплаты может рассчитываться исходя из количества продукции, которую изготовил работник по соответствующей профессии, и сдельных расценок на нее.

Доплата на хозрасчетных предприятиях

Размер доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника хозрасчетные предприятия устанавливают самостоятельно в коллективном договоре с соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным, отраслевыми (межотраслевыми) и территориальными соглашениями. Если коллективный договор на предприятии не заключен, работодатель обязан согласовать размеры доплаты с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем), представляющим интересы большинства работников, а в случае его отсутствия — с другим уполномоченным на представительство органом (ст. 97, 105 КЗоТ, ст. 15 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95-ВР).⁸

Для предприятий, представители которых (как со стороны работодателей, так и со стороны профсоюзов или другого уполномоченного на представительство трудовым коллективом органом) участвовали в подписании Генерального соглашения о регулировании основных принципов и норм реализации социально-экономической политики и трудовых отношений в Украине на 2019–2021 годы от 14.05.2019 (далее — Генеральное соглашение), которое продолжает действовать и сейчас, обязательными являются размеры доплат работникам, установленные в приложении 3 к Генеральному соглашению.⁹ Этим приложением, в частности, установлено, что размер доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника составляет до 100% тарифной ставки (оклада, должностного оклада) отсутствующего работника.

Такой же размер указанной доплаты рекомендовано устанавливать:

• разделом 5 (таблица 5.1) Рекомендаций относительно определения заработной платы работающих в зависимости от личного взноса работника в конечные результаты работы предприятия, утвержденных приказом Министерства труда и социальной политики Украины (далее — Минтруда) от 31.03.99 № 44;
• разделом 6 (таблица 6.1) Методических рекомендаций относительно оплаты труда работников малых предприятий, утвержденных приказом Минтруда от 13.08.2004 № 186;

приложением Г Методических рекомендаций по организации материального стимулирования труда работников предприятий и организаций, утвержденных приказом Минтруда от 29.01.2003 № 23.

Для предприятий, представители которых (как со стороны работодателей, так и со стороны профсоюзов или другого уполномоченного на представительство трудовым коллективом органа) участвовали в подписании отраслевого (межотраслевого) или территориального соглашения, размер доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливается в соответствии с положениями таких соглашений. Анализ норм многих действующих отраслевых (межотраслевых) соглашений показывает, что установленный ими размер указанной доплаты соответствует размеру этой доплаты, приведенному в приложении 3 к Генеральному соглашению.

Если предприятие не находится в сфере действия Генерального соглашения или отраслевого (территориального) соглашения, которыми предусмотрена выплата доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в процентах от тарифной ставки (оклада, должностного оклада) отсутствующего работника, то указанную доплату предприятие может выплачивать работнику в процентах к должностному окладу по основной должности, с использованием для этого экономии заработной платы по должности, которую занимает отсутствующий работник. Такой порядок начисления указанной доплаты необходимо отразить в коллективном договоре (другом локальном документе) предприятия.

Таким образом, действующее законодательство предоставляет хозрасчетным предприятиям право самостоятельно решать вопрос установления размера доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Конкретный размер такой доплаты в зависимости от сложности, характера, объема выполняемой дополнительной работы, степени затрат основного рабочего времени указывается в приказе руководителя с учетом норм коллективного договора, Генерального и отраслевого (территориального) соглашений (если представители предприятия участвовали в их подписании).

Хозрасчетные предприятия также самостоятельно решают вопросы возложения на руководителей всех уровней и их заместителей наряду с основной работой дополнительных функций по выполнению обязанностей временно отсутствующих работников и установления им размера доплаты. Условия и размеры оплаты труда, в том числе виды и размеры всех доплат, руководителей (директоров, генеральных директоров, председателей правления) предприятий, основанных на государственной, коммунальной собственности определяются в контракте с соблюдением положений постановления Кабинета Министров Украины «Об условиях и размерах оплаты труда руководителей предприятий, основанных на государственной, коммунальной собственности, и объединений государственных предприятий» от 19.05.99 № 859.¹⁰

Работник, выполняющий обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, получает заработную плату по основной должности согласно условиям трудового договора (штатному расписанию) и доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, которая начисляется пропорционально отработанному времени.

ПРИМЕР 1

Начисление заработной платы при выполнении обязанностей временно отсутствующего работника, призванного на военную службу во время мобилизации

На хозрасчетном предприятии, которое не участвовало в подписании Генерального (отраслевого, территориального) соглашения и на котором нет коллективного договора, работник Алексеев А. А. занимает штатную должность старшего экономиста с должностным окладом 9500 грн. Работник Борисов Б. Б., занимающий должность экономиста с окладом 8800 грн., с марта 2022 года призван на военную службу во время мобилизации. На время отсутствия экономиста Борисова Б. Б. приказом руководителя предприятия на старшего экономиста Алексеева А. А. без освобождения от основной работы возложено выполнение обязанностей временно отсутствующего работника с доплатой в размере 70% должностного оклада отсутствующего работника. В ноябре старший экономист Алексеев А. А. отработал все установленные графиком работы предприятия рабочие дни.

За работу в ноябре старшему экономисту Алексееву А. А. должны быть начислены:

— заработная плата в размере оклада по его штатной должности — 9500 грн.;

— доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере:

8800 грн. х 70% = 6160 грн.

Общая заработная плата старшего экономиста Алексеева А. А. за ноябрь:

9500 + 6160 = 15 660 грн.

ПРИМЕР 2

Начисление заработной платы при выполнении обязанностей временно отсутствующего работника, находящегося в ежегодном отпуске часть месяца

На хозрасчетном предприятии, работающем с 5-дневной 40-часовой рабочей неделей и выходными днями в субботу и воскресенье, которое находится в сфере действия Генерального и отраслевого соглашений, работница Власова В. В. занимает должность бухгалтера с окладом 9000 грн. Работница Галкина Г. Г., занимающая должность кассира с окладом 8500 грн., находилась в ежегодном отпуске 24 календарных дня с 1 по 24 ноября 2023 года. На время отсутствия кассира Галкиной Г. Г. приказом руководителя предприятия на бухгалтера Власову В. В. без освобождения от основной работы было возложено выполнение обязанностей временно отсутствующего работника с доплатой в размере 50% должностного оклада отсутствующего работника (кассира) согласно нормам коллективного договора, Генерального и отраслевого соглашений.

Бухгалтер Власова В. В. выполняла обязанности временно отсутствующего работника в течение 18 рабочих дней (далее — отраб. д.). В ноябре 2023 года по графику работы предприятия — 22 рабочих дня (далее — р. д.).

За работу в ноябре бухгалтеру Власовой В. В. должны быть начислены:

— заработная плата в размере оклада по ее штатной должности — 9000 грн.;

— доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере:

8500 грн. : 22 р. д. х 18 отраб. д. х 50% = 3477,27 грн.

Общая заработная плата бухгалтера Власовой В. В. за ноябрь:

9000 + 3477,27 = 12 477,27 грн.

ПРИМЕР 3

Начисление заработной платы при выполнении обязанностей временно отсутствующего работника из-за болезни, если доплата установлена в процентах от оклада по основной должности

На хозрасчетном предприятии, работающем с 5-дневной 40-часовой рабочей неделей и выходными днями в субботу и воскресенье, которое не участвовало в подписании Генерального (отраслевого, территориального) соглашения, работница Демина Д. Д. занимает штатную должность референта с окладом 8300 грн.

Работница Егорова Е. Е., занимающая должность секретаря с окладом 7500 грн., болела в период с 6 по 17 ноября, на который приходится 10 рабочих дней.

На время отсутствия секретаря Егоровой Е. Е. приказом руководителя предприятия на референта Демину Д. Д. без освобождения от основной работы было возложено выполнение обязанностей временно отсутствующего работника с доплатой в размере 30% должностного оклада по основной должности (референта) согласно нормам коллективного договора предприятия.

В ноябре референт Демина Д. Д. отработала все установленные графиком работы предприятия рабочие дни — всего 22 рабочих дня.

За работу в ноябре референту Деминой Д. Д. должны быть начислены:

— заработная плата в размере оклада по ее штатной должности — 8300 грн.;

— доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере:

8300 грн. : 22 р. д. х 10 отраб. д. х 30% = 1131,82 грн.

Общая заработная плата референта Деминой Д. Д. за ноябрь:

8300 + 1131,82 = 9431,82 грн.

ПРИМЕР 4

Начисление заработной платы при выполнении обязанностей временно отсутствующего работника, находящегося на курсах повышения квалификации, если работникам установлена сдельная система оплаты труда

На хозрасчетном предприятии работник Карпов К. К. работает токарем со сдельной расценкой 70 грн. за изготовленную деталь. Его коллега Леонов Л. Л., которому за изготовление детали другого вида установлена сдельная расценка в размере 60 грн., в период с 6 по 24 ноября находился на курсах повышения квалификации.

На время временного отсутствия токаря Леонова Л. Л. приказом руководителя предприятия на токаря Карпова К. К. без освобождения от основной работы было возложено выполнение обязанностей временно отсутствующего работника с доплатой в размере сдельной расценки за каждую изготовленную деталь.

В ноябре токарь Карпов К. К. изготовил 150 деталей по основной должности и 65 деталей за коллегу Леонова Л. Л.

За работу в ноябре токарю Карпову К. К. должны быть начислены:

— заработная плата по основной должности в размере:

150 дет. х 70 грн. = 10 500 грн.;

— доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере:

65 дет. х 60 грн. = 3900 грн.

Общая заработная плата токаря Карпова К. К. за ноябрь:

10 500 + 3900 = 14 400 грн.

_______________________________________________________________________

Если обязанности временно отсутствующего работника распределяются между несколькими сотрудниками, то в приказе о поручении дополнительной работы указываются не только указанные сотрудники, но и конкретные обязанности, которые должен выполнять каждый из них по должности временно отсутствующего работника, а также размер доплаты каждому сотруднику за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в соответствии с нормами коллективного договора.

ПРИМЕР 5

Начисление заработной платы двоим работникам, которым поручается выполнение обязанностей временно отсутствующего работника

На хозрасчетном предприятии, работающем с 5-дневной 40-часовой рабочей неделей и выходными днями в субботу и воскресенье, которое участвовало в подписании Генерального и отраслевого соглашений, коллективным договором предусмотрено выполнение обязанностей временно отсутствующего работника с доплатой в размере до 100% должностного оклада отсутствующего работника.

На предприятии работнице Мишиной М. М., занимающей должность юрисконсульта с должностным окладом 10 000 грн., с 31.10.2023 предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами продолжительностью 126 календарных дней. На время отсутствия юрисконсульта Мишиной М. М. приказом руководителя предприятия выполнение ее обязанностей с 01.11.2023 возложено на двоих работников:

— ведущего юрисконсульта Носова Н. Н. без освобождения от основной работы с доплатой за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере 60% должностного оклада отсутствующего работника, поскольку на него возложено выполнение большей части обязанностей по должности юрисконсульта;

— начальника юридического отдела Петренко П. П. без освобождения от основной работы с доплатой за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере 40% должностного оклада отсутствующего работника, поскольку на него возложено выполнение меньшей части обязанностей по должности юрисконсульта.

Должностной оклад ведущего юрисконсульта Носова Н. Н. — 12 000 грн., должностной оклад начальника юридического отдела Петренко П. П. — 15 000 грн.

В ноябре ведущий юрисконсульт Носов Н. Н. и начальник юридического отдела Петренко П. П. отработали все 22 рабочих дня, установленных графиком работы предприятия на этот месяц, в том числе выполнили весь объем работ по должности временно отсутствующего работника — юрисконсульта Мишиной М. М.

За работу в ноябре ведущему юрисконсульту Носову Н. Н. должны быть начислены:

— заработная плата в размере оклада по его штатной должности — 12 000 грн.;

— доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере:

10 000 грн. х 60% = 6000 грн.

Общая заработная плата ведущего юрисконсульта Носова Н. Н. за ноябрь:

12 000 + 6000 = 18 000 грн.

За работу в ноябре начальнику юридического отдела Петренко П. П. должны быть начислены:

— заработная плата в размере оклада по его штатной должности — 15 000 грн.;

— доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере:

10 000 грн. х 40% = 4000 грн.

Общая заработная плата начальника юридического отдела Петренко П. П. за ноябрь:

15 000 + 4000 = 19 000 грн.

__________________________________________________________________________

Доплата в бюджетных учреждениях

Для бюджетных учреждений, заведений и организаций (далее — бюджетные учреждения) законодательством установлены определенные ограничения в вопросе оплаты выполнения обязанностей временно отсутствующих работников.

Так, согласно подпункту «а» пп. 3 п. 3 постановления Кабинета Министров Украины «Об оплате труда работников на основе Единой тарифной сетки разрядов и коэффициентов по оплате труда работников учреждений, заведений и организаций отдельных отраслей бюджетной сферы» от 30.08.2002 № 1298 (далее — Постановление № 1298) работникам бюджетных учреждений доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников выплачивается в размере до 50% должностного оклада (тарифной ставки).

Обращаем внимание, что при начислении доплаты работникам бюджетных учреждений за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника размер такой доплаты должен определяться в процентах от должностного оклада (тарифной ставки) по основной должности, а не по должности временно отсутствующего работника.¹¹

Так, в соответствии с подпунктом 3.1.1 Условий оплаты труда работников заведений здравоохранения и учреждений социальной защиты населения, утвержденных приказом Минтруда, Министерства здравоохранения Украины от 05.10.2005 № 308/519, профессионалам, специалистам, техническим служащим и рабочим, которые выполняют в том же заведении, учреждении наряду со своей основной работой дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, осуществляется доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере до 50% должностного оклада по основной должности. Конкретный размер этой доплаты устанавливается руководителем заведения, учреждения в зависимости от квалификации работника, сложности и объема выполняемых работ.

Доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников могут устанавливаться нескольким работникам в размере до 50% должностного оклада по основной должности в пределах экономии по должностному окладу (ставке заработной платы) отсутствующего работника.¹¹

Право устанавливать конкретный размер доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников в бюджетных учреждениях предоставлено руководителям местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, при которых созданы централизованные бухгалтерии, руководителям бюджетных учреждений в пределах фонда заработной платы, утвержденного в сметах доходов и расходов (пп. «а» п. 4 Постановления № 1298).

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников не устанавливается руководителям бюджетных учреждений, их заместителям, руководителям структурных подразделений этих учреждений и их заместителям (абз. пятый пп. «а» пп. 3 п. 3 Постановления № 1298).

Нормы, аналогичные вышеприведенным, содержит также подпункт «а» пп. 3 п. 4 приказа Министерства образования и науки Украины «Об упорядочении условий оплаты труда и утверждении схем тарифных разрядов работников учебных заведений, учреждений образования и научных учреждений» от 26.09.2005 № 557.

Что касается размера указанной доплаты для лиц государственных органов, на которых распространяется действие постановления Кабинета Министров Украины «Об упорядочении структуры и условий оплаты труда работников аппарата органов исполнительной власти, органов прокуратуры, судов и других органов» от 09.03.2006 № 268, то согласно подпункту «г» пп. 1 п. 2 этого документа специалистам и служащим (кроме заместителей руководителей органов исполнительной власти, прокуратуры, судов и других госорганов, руководителей структурных подразделений и их заместителей) выплачивается доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников тех же категорий персонала (в случае отсутствия вследствие временной нетрудоспособности, пребывания в отпуске без сохранения заработной платы, отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего (6-летнего) возраста) в размере до 50% должностного оклада по основной работе с использованием для этого до 50% должностного оклада отсутствующего работника.

Согласно подпункту 1 пункта 3 Условий оплаты труда работников государственных органов, которые выполняют функции по обслуживанию и работников Управления административных зданий Хозяйственно-финансового департамента Секретариата Кабинета Министров Украины, Управления административными зданиями Государственного управления делами, Управления административными зданиями Управления делами Аппарата Верховной Рады Украины, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 24.12.2019 № 1112 (далее — Условия), руководители государственной службы в государственном органе и руководители Управлений, на которые распространяется действие Условий (далее — Управления), в пределах утвержденного фонда оплаты труда устанавливают доплату за дополнительную нагрузку в связи с выполнением обязанностей временно отсутствующего работника (кроме обязанностей руководителя и заместителей руководителя самостоятельного структурного подразделения) в размере до 50% должностного оклада временно отсутствующего работника. Указанная доплата не устанавливается руководителям Управлений, их заместителям, руководителям структурных подразделений Управлений и их заместителям. В случае несвоевременного выполнения задач, ухудшения качества работы и нарушения трудовой дисциплины указанная доплата отменяется или ее размер уменьшается.

Налогообложение доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника

В соответствии с подпунктом 2.2.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 № 5, доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника относится к фонду дополнительной заработной платы фонда оплаты труда.

Следовательно, из суммы указанной доплаты как составляющей заработной платы удерживаются налог на доходы физических лиц и военный сбор, а также на сумму этой доплаты работодателем начисляется единый социальный взнос (далее — ЕСВ).

В бухгалтерском (налоговом) учете доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в фактически начисленном размере включается в расходы в составе расходов на оплату труда соответствующей категории работников.

Учет доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника при расчете средней заработной платы

Согласно абзацу первому пункта 3 Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 08.02.1995 № 100 (далее — Порядок № 100), при исчислении средней заработной платы учитываются все суммы начисленной заработной платы в соответствии с законодательством и условиями трудового договора, кроме определенных в пункте 4 этого Порядка.

В соответствии с подпунктом «а» пункта 4 Порядка № 100 при исчислении средней заработной платы не учитываются выплаты за выполнение отдельных поручений (разового характера), не входящих в обязанности работника (за исключением доплат за совмещение профессий и должностей, расширение зон обслуживания или выполнение дополнительных объемов работ и выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, а также разности в должностных окладах, которая выплачивается работникам, выполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являющимся штатными заместителями).

Таким образом, доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, а также разность в должностных окладах, которая выплачивается работникам, выполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являющимся штатными заместителями, учитывается при исчислении средней заработной платы для начисления выплат, рассчитываемых согласно Порядку № 100 (отпускные, средний заработок за дни командировки, выходное пособие, оплата за время выполнения государственных и общественных обязанностей, оплата вынужденного прогула и т. д.).

Что касается учета доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника при начислении страховых выплат («больничные», «декретные» и прочие), то поскольку с указанной доплаты как составляющей дополнительной заработной платы уплачивается ЕСВ, она на основании пункта 3 Порядка исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 26.09.2001 № 1266, учитывается при исчислении средней заработной платы для начисления страховых выплат.

Прочие выплаты работникам, выполняющим обязанности временно отсутствующего работника

В случае если сотрудник, выполняющий обязанности временно отсутствующего работника, привлекается к работе в ночное (вечернее) время, в выходные и праздничные (нерабочие) дни, к сверхурочной работе, то доплата в установленном размере за отработанные часы такой работы начисляется на оклад (тарифную ставку) по основной должности работника.

Обращаем внимание также на то, что по должности, обязанности по которой временно выполняются, ежегодный и другие отпуска, пособие по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам, компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие при увольнении не предоставляются.

Что касается индексации доходов работника, выполняющего обязанности временно отсутствующего работника, то если несмотря на приостановление действия на 2023 год Закона Украины «Об индексации денежных доходов населения» от 03.07.91 № 1282-XII работодатель по собственному решению продолжает начислять работникам индексацию, то следует учитывать, что согласно статье 2 этого Закона и пункту 2 Порядка проведения индексации денежных доходов населения, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 17.07.2003 № 1078, индексации подлежат денежные доходы граждан, не имеющие разового характера.

Следовательно, поскольку доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника является не постоянной, а временной (разовой) выплатой, сумма такой доплаты не подлежит индексации.¹² Соответственно, сумма увеличения доплаты не включается в общую сумму повышения дохода, которая сравнивается со сложившейся суммой индексации в месяце повышения дохода.¹³

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника включается в минимальную заработную плату.¹⁴