Обеспечение работников специальной, форменной и фирменной одеждой

Работники определенных профессий согласно законодательству об охране труда должны обеспечиваться специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты. Обязанность по такому обеспечению возложена на собственника или уполномоченного им органа (далее — работодатель).

Если сотрудники относятся к категориям лиц, которые обязаны находиться на работе в форменной одежде, то работодатели обязаны обеспечить их таким видом одежды.

В целях повышения корпоративной культуры некоторые предприятия предоставляют своим работникам фирменную одежду, которая, как правило, сделана в специальном стиле, содержащем либо изображение торгового знака (марки) этого предприятия, либо фирменные цвета предприятия.

Остановимся подробно на особенностях обеспечения работников каждым из вышеуказанных видов рабочей одежды.

Обеспечение работников специальной одеждой

В соответствии со статьей 163 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) и статьей 8 Закона Украины «Об охране труда» от 14.10.92 г. № 2694-XII (далее — Закон № 2694) на работах с вредными и опасными условиями труда, а также работах, связанных с загрязнением или неблагоприятными метеорологическими условиями, работникам выдаются бесплатно по установленным нормам специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты (далее вместе — спецодежда, СИЗ), а также моющие и обезвреживающие средства. Работники, привлекаемые к разовым работам, связанным с ликвидацией последствий аварий, стихийных бедствий и т. д., которые не предусмотрены трудовым договором, должны быть обеспечены указанными СИЗ. Работодатель обязан организовать комплектование и содержание СИЗ в соответствии с нормативными актами об охране труда.

Особенности обеспечения работников СИЗ определяют Минимальные требования безопасности и охраны здоровья при использовании работниками средств индивидуальной защиты на рабочем месте, которые утверждены приказом Министерства социальной политики Украины от 29.11.2018 г. № 1804 (далее — Требования № 1804).

Указанные Требования разработаны на основе Директивы Совета ЕЭС от 30.11.89 г. и устанавливают общие требования к СИЗ, которые используются работниками во время трудового процесса. Требования № 1804 распространяются на субъектов хозяйствования независимо от форм собственности и организационно-правовой формы, которые в своей деятельности используют СИЗ.

Согласно пункту 4 раздела І «Общие положения» Требований № 1804 СИЗ — это все средства, предназначенные для ношения и использования работником с целью индивидуальной защиты от одного или более рисков, которые могли бы представлять угрозу безопасности и здоровью на работе, а также любые приспособления, аксессуары или сменные компоненты, предназначенные для этой цели.

Дежурное средство индивидуальной защиты (дежурное СИЗ) — это специальная одежда, специальная обувь или другое СИЗ коллективного (безличностного) пользования, например рукавицы или калоши диэлектрические при электроустановках, тулуп или плащ непромокаемый на внешних постах, которое закреплено за определенными рабочими местами или выдается работникам только на время выполнения тех работ, для которых они предусмотрены, и передается одной сменой другой смене.

СИЗ следует использовать в случае невозможности избежать или в достаточной мере ограничить риски для жизни и здоровья работников техническими средствами коллективной защиты или мерами, методами или правилами организации работы. СИЗ используют исключительно по назначению согласно инструкциям по эксплуатации, которые должны быть понятными для работников (п.п. 5, 6 р. І Требований № 1804).

В соответствии с пунктом 1 раздела II «Общие обязанности работодателей» Требований № 1804 для обеспечения безопасности и защиты здоровья работников работодатель обязан обеспечить за свой счет приобретение, комплектование, выдачу и содержание (обеспечение работоспособности и надлежащего гигиенического состояния) СИЗ.

На работах с вредными и опасными условиями труда, а также работах, связанных с загрязнением или осуществляемых в неблагоприятных метеорологических условиях, работникам выдаются бесплатно специальная одежда, специальная обувь и другие СИЗ по установленным нормам, которые для работодателя являются обязательным минимумом бесплатной выдачи СИЗ, с определением защитных свойств СИЗ и сроков их использования (п. 3 р. II Требований № 1804).

Согласно пункту 4 раздела II Требований № 1804 работникам, профессии и должности (профессиональные названия работ) которых предусмотрены в Нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, утвержденных приказом Государственного комитета Украины по промышленной безопасности, охране труда и горному надзору от 16.04.2009 г. № 62, (далее — Нормы № 62), работникам общих (сквозных) профессий различных отраслей промышленности СИЗ выдаются независимо от вида экономической деятельности предприятия, за исключением случаев, когда эти профессии и должности (профессиональные названия работ) предусмотрены в соответствующих нормах с учетом специфических условий труда.

Обращаем внимание, что предприятие может бесплатно выдавать работникам определенные СИЗ и сверх установленных норм, если фактические условия труда таких работников (специфика производства, требования технологических процессов и т. п.) требуют их применения. Такое обеспечение должно быть предусмотрено коллективным договором (ч. четвертая ст. 8 Закона № 2694).

Порядок выдачи спецодежды работникам

Как отмечалось выше, спецодежда выдается работникам бесплатно.

Работодатель может выдавать работникам два комплекта спецодежды на два срока использования (ношения) в зависимости от условий труда и возможности обслуживания СИЗ (п. 6 р. ІІІ Требований № 1804).

Если выданная спецодежда стала непригодной до окончания установленного срока ношения не по вине работника, работодатель обязан заменить ее за свой счет (ч. вторая ст. 164 КЗоТ, ч. третья ст. 8 Закона № 2694, п. 7 р. ІІІ Требований № 1804).

Если существование более одного риска для жизни и здоровья работников определяет необходимость одновременного ношения ими более одного СИЗ, такие средства должны быть совместимыми и эффективными против существующего риска (рисков) (п. 5 р. ІІ Требований № 1804).

Работникам, которые совмещают профессии или работают по совместительству, кроме СИЗ, выдаваемых им по основной профессии, следует дополнительно выдать СИЗ для выполнения работ по профессии по совместительству или при совмещении с учетом сроков их годности (п. 10 р. ІІІ Требований № 1804).

Пунктом 8 раздела ІІ Требований № 1804 определено, что работодатель выдает СИЗ на срок ношения, который определяется с учетом уровня риска для жизни и здоровья работников, частоты нахождения работника под действием этого риска, характеристики рабочего места каждого работника и эффективности самого СИЗ, при этом срок ношения СИЗ по календарным дням исчисляется со дня их фактической выдачи и не должен превышать срок годности, определенный документами производителя (инструкциями по эксплуатации, паспортами и т. п.).

Согласно пункту 9 раздела ІІ Требований № 1804 СИЗ предназначено для личного (индивидуального) пользования. Если же одно СИЗ при определенных обстоятельствах должно использоваться несколькими работниками, работодатель перед каждым применением этого СИЗ принимает необходимые меры для предотвращения возникновения проблем для здоровья и личной гигиены пользователей, а именно:

— по восстановлению пригодности СИЗ (по процедурам относительно ремонта и замены компонентов СИЗ в соответствии с инструкциями по их эксплуатации);

— по обеспечению надлежащего гигиенического состояния (по процедурам относительно очистки (химочистки), стирки, обеспыливания, дегазации, дезактивации, дезинфекции и т. п. в соответствии с инструкциями по их эксплуатации).

Предельный срок использования таких СИЗ в зависимости от их изношенности устанавливается работодателем по согласованию с профсоюзной организацией предприятия (лицом, уполномоченным наемными работниками по вопросам охраны труда, если профсоюз на предприятии не создавался), что должно быть предусмотрено в коллективном договоре, и не может превышать сроков использования соответствующих СИЗ, выдаваемые исключительно в индивидуальное пользование.

Работодатель не должен допускать к работе работников без необходимых СИЗ, а также если СИЗ находятся в загрязненном, неисправном состоянии или с просроченными сроками периодических испытаний, проводимых в соответствии с инструкциями по их эксплуатации. Работники обязаны сообщать работодателю о любых недостатках использования СИЗ по назначению (п.п. 12, 13 р. ІІІ Требований № 1804).

Очистка (химочистка), стирка, обеспыливание, дегазация, дезактивация, дезинфекция, обезвреживание, ремонт СИЗ, замена их узлов, проверка эксплуатационных и защитных свойств СИЗ должны осуществляться работодателем в нерабочее время (в выходные дни) или во время междусменных перерывов. В случае невыполнения этого условия работодатель должен выдавать работнику несколько комплектов СИЗ, а установленный срок использования этих СИЗ соответственно увеличивается (п. 17 р. ІІІ Требований № 1804).

Обязательной химочистке подлежит вся утепленная спецодежда, а также спецодежда, обработанная защитной пропиткой, если иное не определено в инструкциях по их эксплуатации. Если работодатель не организовал своевременное химчистки или стирки спецодежды, он обязан выдать сменные СИЗ (п. 19 р. ІІІ Требований № 1804).

В случае инфекционного заболевания работника специальная одежда, специальная обувь и другие СИЗ, которыми он пользовался, и помещение, в котором они хранились, подлежат дезинфекции (п. 20 р. ІІІ Требований № 1804). То же самое рекомендуем сделать, если работник, использовавший СИЗ, заболел коронавирусом.

В случаях выполнения работы сотрудниками за пределами предприятия, учреждения, организации и в командировке, где по условиям работы вышеуказанный порядок хранения СИЗ не может быть применен (на лесозаготовках, геологоразведочных работах и т. п.), СИЗ могут оставаться в нерабочее время у работников, что должно быть оговорено в коллективном договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка предприятия (п. 23 р. ІІІ Требований № 1804).

Порядок учета и возврата работниками спецодежды

Работодатель обязан организовать на предприятии надлежащий учет и контроль за выдачей в установленные сроки СИЗ работникам (п. 8 р. ІІІ Требований № 1804).

Выдача работникам и возврат ими СИЗ должны учитываться в личной карточке учета спецодежды, спецобуви и других СИЗ, форма которой приведена в приложении 1 к Требованиям № 1804. Сроки использования СИЗ по календарным дням исчисляются со дня их фактической выдачи по нормам и не должны превышать их сроков годности (п. 9 р. ІІІ Требований № 1804).

В соответствии с пунктом 6 раздела ІІІ Требований № 1804 приобретенные СИЗ являются собственностью предприятия, учитываются как инвентарь и подлежат обязательному возврату работниками в случаях:

— увольнения с предприятия;

— перевода на том же предприятии на другую работу или другое рабочее место;

— изменения вида работ;

— введения новых технологий;

— введения новых или замены имеющихся орудий труда;

— когда использование выданных СИЗ не является необходимым;

— окончания сроков использования СИЗ (при получении вместо них новых СИЗ).

Спецодежда и спецобувь, возвращенные работниками до окончания сроков их годности, но еще пригодные для применения, должны быть очищены, отремонтированы и использованы по назначению, а не пригодные для использования — списаны в установленном законодательством порядке.

Компенсация работнику стоимости приобретенной им спецодежды

Согласно статье 164 КЗоТ, статье 8 Закона № 2694 и пункту 7 раздела ІІІ Требований № 1804 выдача вместо специальной одежды и специальной обуви материалов для их изготовления или денежных сумм для их приобретения не разрешается. Работодатель должен компенсировать работнику расходы на приобретение спецодежды и других средств индивидуальной защиты на условиях, предусмотренных коллективным договором, если установленный нормами срок выдачи этих средств нарушен и работник был вынужден приобрести их за собственные денежные средства.

В указанном случае работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных собственных денежных средствах и приложить документы, подтверждающие стоимость приобретенной им спецодежды (кассовый чек, товарный чек, квитанция). Если документы, подтверждающие цену приобретенной работником спецодежды, отсутствуют, то компенсация расходов осуществляется по розничным ценам производителя или поставщика. Стоимость спецодежды уточняется бухгалтерией предприятия. Если расходы превышают розничные цены, компенсация разности может быть выплачена, если это оговорено в коллективном договоре.

Компенсация проводится на основании заявления работника, в котором указываются причина отсутствия документов, подтверждающих стоимость спецодежды (например, приобретение на рынке), наименование и стоимость спецодежды.

Возмещение работником стоимости утраченной спецодежды

Статьей 133 КЗоТ предусмотрена ограниченная материальная ответственность работника за порчу или уничтожение по небрежности, в частности спецодежды, выданной предприятием, в размере причиненного по его вине ущерба, но не более своего среднего месячного заработка.

Следовательно, если работник испортил или уничтожил по небрежности спецодежду, выданную ему работодателем в установленных случаях, он должен возместить фактически причиненный ущерб предприятию — внести в кассу (на счет) предприятия денежные средства в размере стоимости спецодежды с учетом ее износа или предоставить работодателю такую же спецодежду, приобретя ее за собственные денежные средства. При этом если размер ущерба превышает средний месячный заработок работника, то последний самостоятельно возвращает предприятию сумму среднемесячного заработка, внеся ее в кассу (на счет) предприятия, или же работодатель издает соответствующий приказ и отчисляет из заработной платы работника его средний месячный заработок.

Приказ о таком отчислении должен быть издан работодателем не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращен к исполнению не ранее 7 дней со дня уведомления об этом работника. Если работник не согласен с отчислением или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается комиссией по трудовым спорам или в суде (ст. 136 КЗоТ).

Работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию, если такой ущерб причинен умышленными уничтожением или порчей спецодежды, выданной предприятием работнику в пользование (п. 5 ст. 134 КЗоТ). Возмещение ущерба в этом случае осуществляется путем обращения работодателя в суд (ч. третья ст. 136 КЗоТ).

Налогообложение стоимости спецодежды

НДФЛ, военный сбор и стоимость СИЗ

В соответствии с подпунктом 165.1.9 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика не включаются стоимость специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, которыми работодатель обеспечивает налогоплательщика в соответствии с Законом № 2694, специальной (форменной) одежды и обуви, предоставляемых работодателем во временное пользование налогоплательщику, который состоит с ним в трудовых отношениях. Порядок обеспечения, перечень и предельные сроки использования специальной (в том числе форменной) одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты устанавливаются Кабинетом Министров Украины и/или отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной (форменной) одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

В настоящее время действует Перечень мер и средств по охране труда, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 27.06.2003 г. № 994 (далее — Перечень № 994). В пункте 5 этого Перечня указано обеспечение работников специальной одеждой, обувью и средствами индивидуальной защиты в соответствии с нормами, установленными законодательством об охране труда и коллективным договором или соглашением (включая обеспечение моющими средствами и средствами, нейтрализующими опасное воздействие на организм или кожу вредных веществ, в связи с выполнением работ, которые не исключают возможности загрязнения этими веществами).

Перечень № 994 конкретных норм по обеспечению работников СИЗ не содержит, а имеет только отсылочное положение к «нормам, установленным законодательством об охране труда». Поэтому в данном вопросе необходимо руководствоваться отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также нормами, установленными коллективным договором и соглашениями.

Отраслевых норм существует несколько десятков, при этом многие из них изданы еще в «союзные» времена (но продолжают действовать в Украине), а другие утверждены приказами Государственного комитета Украины по промышленной безопасности, охране труда и горному надзору (например, приказом Госгорпромнадзора от 16.04.2009 г. № 62 утверждены вышеупоминавшиеся Нормы № 62). В настоящее время отраслевые нормы бесплатной выдачи работникам спецодежды, спецобуви и других СИЗ утверждаются Государственной службой Украины по вопросам труда.

Таким образом, стоимость СИЗ, выданных работникам во временное пользование в случаях, предусмотренных законодательством (отраслевыми нормами), коллективным договором и соглашениями, в том числе сумма компенсации работнику, если СИЗ приобретались им за счет собственных денежных средств, не облагается налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военным сбором (далее — ВС). Стоимость предоставленных работникам СИЗ (сумму компенсации стоимости СИЗ) предприятие отражает как их доход в Налоговом расчете ф. № 1ДФ с указанием в разделе І признака дохода «136».¹

Если работник не возвращает работодателю спецодежду в установленных случаях (см. выше п. 6 раздела ІІІ Требований № 1804) стоимость невозвращенной спецодежды становится дополнительным благом работника и облагается НДФЛ и ВС на основании подпункта «е» пп. 164.2.17 НКУ (стоимость бесплатно полученных товаров, определенной по правилам обычной цены). При этом если дополнительные блага предоставляются в неденежной форме, база налогообложения НДФЛ исчисляется по правилам, определенным пунктом 164.5 НКУ, т. е. с применением «натурального» коэффициента.

Следовательно, со стоимости невозвращенной работником при увольнении спецодежды, увеличенной на «натуральный» коэффициент в целях обложения НДФЛ, уплачиваются НДФЛ и ВС, которые удерживаются из выплачиваемого работнику при увольнении налогооблагаемого дохода, а при его недостаточности непогашенная часть НДФЛ и ВС включается в состав налогового обязательства налогоплательщика по результатам отчетного налогового года и уплачивается им самим (пп. 169.4.4 НКУ).

Выплаченный работнику доход в виде дополнительного блага отражается в Налоговом расчете ф. № 1ДФ, при этом в разделе І указывается признак дохода «126».²

Если работник при увольнении компенсирует работодателю стоимость невозвращенной спецодежды, то она не включается в состав его налогооблагаемого дохода.²

Единый социальный взнос и стоимость СИЗ

В соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 7 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI базой начисления единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ) является сумма начисленной каждому застрахованному лицу заработной платы по видам выплат, включающим основную и дополнительную заработную плату, прочие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, определяемые в соответствии с Законом Украины «Об оплате труда», сумма вознаграждения физическим лицам за выполнение работ (предоставление услуг) по ГПД, суммы оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности, осуществляемой за счет работодателя, пособия по временной нетрудоспособности, пособия в связи с беременностью и родами; помощи, надбавки или компенсации в соответствии с законодательством.

Согласно подпункту 5 пункта 3 раздела IV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 20.04.2015 г. № 449, определение видов выплат, которые относятся к основной, дополнительной заработной плате, прочим поощрительным и компенсационным выплатам, при начислении ЕСВ предусмотрено Инструкцией по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5 (далее — Инструкция № 5).

В соответствии с пунктом 3.19 Инструкции № 5 стоимость выданных согласно действующим нормам спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, моющих и обезвреживающих средств или возмещение расходов работникам за приобретение ими спецодежды и других средств индивидуальной защиты в случае невыдачи их администрацией не включается в фонд оплаты труда. Эта же стоимость и возмещение указаны в пункте 5 раздела II Перечня видов выплат, осуществляемых за счет денежных средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.12.2010 г. № 1170.

Следовательно, на стоимость выданных работнику во временное пользование СИЗ (сумму компенсации работнику стоимости СИЗ) ЕСВ не начисляется, а на стоимость невозвращенных им СИЗ при увольнении ЕСВ начисляется (пп. 2.2.11 Инструкции № 5).

Бухгалтерский и налоговый учет спецодежды

Операции по приобретению, передаче в эксплуатацию, выбытию (списанию) спецодежды, спецобуви и прочих средств индивидуальной защиты (СИЗ) оформляются с применением Типовых форм первичных учетных документов по учету малоценных и быстроизнашиваемых предметов, утвержденных приказом Министерства статистики Украины от 22.05.96 г. № 145:

Карточка учета малоценных и быстроизнашиваемых предметов (далее — МБП; типовая форма № МШ-2) — применяется для учета СИЗ, выданных для длительного пользования работнику или бригадиру (для бригады) под подпись из раздаточной кладовой цеха;

Акт выбытия малоценных и быстроизнашиваемых предметов (типовая форма № МШ-4) — применяется для оформления утери (порчи) СИЗ. Составляется в одном экземпляре мастером и начальником цеха (участка) на одного или нескольких работников. При порче и утере СИЗ по вине работника акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в цехе (на участке), а второй направляется в расчетную часть бухгалтерии для отчисления в установленном порядке с работника стоимости СИЗ. При предъявлении работником акта выбытия ему вместо непригодного или утраченного СИЗ выдается пригодное и записывается в карточку учета МБП (форма № МБ-2). Акты выбытия потом прикладываются к актам списания (формы № МШ-5 и МШ-8);

Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и защитных средств (типовая форма № МШ-6) — применяется для учета спецодежды, спецобуви и защитных средств, которые выдаются работникам предприятия в индивидуальное пользование по установленным нормам. В случае утери полученных предметов спецодежды, спецобуви и защитных средств в личной карточке типовой формы № МШ-6 в строке утерянного предмета в разделе «Возвращено» делается запись: «Акт выбытия № ____ » и проставляется дата. При автоматизированной обработке данных по учету МБП личная карточка не ведется.

Дежурные спецодежда, спецобувь и защитные средства коллективного использования, которые выдаются работникам только на время выполнения определенных работ, должны храниться в кладовых и выдаваться под ответственность мастеров и других работников, перечень которых утверждается руководителем предприятия. Дежурные спецодежда, спецобувь и защитные средства записываются на отдельные карточки с отметкой «Дежурная».

Ведомость учета выдачи (возврата) спецодежды, спецобуви и защитных устройств (типовая форма № МШ-7) — применяется для учета выдачи спецодежды, спецобуви и защитных средств работникам предприятий в  индивидуальное пользование по установленным нормам. По этой форме осуществляется также учет принятых от работников спецодежды, спецобуви на стирку, дезинфекцию, ремонт и на летнее хранение. Форма заполняется отдельно на выдачу и возврат кладовщиком цеха;

Акт на списание малоценных и быстроизнашиваемых предметов (типовая форма № МШ-8) — применяется для оформления списания морально устаревших, изношенных и непригодных для дальнейшего использования спецодежды, спецобуви и прочих СИЗ по окончании срока использования (ношения) и сдачи их в кладовую для утилизации. Акт составляется комиссией в одном экземпляре. После сдачи списанных предметов в кладовую для утилизации акт с подписью кладовщика сдается в бухгалтерию. На разные виды СИЗ акты на списание составляются отдельно.

Бухгалтерский учет операций со спецодеждой зависит от срока ее эксплуатации.

Если срок полезного использования спецодежды не более 1 года, то такая спецодежда относится к МБП в составе запасов (п. 6 НП(С)БУ 9 «Запасы») и учитывается на счете 22 «Малоценные и быстроизнашиваемые предметы». Стоимость спецодежды, переданной в эксплуатацию, списывается с баланса с последующей организацией оперативного количественного учета по местам ее эксплуатации и по подотчетным лицам в течение срока ее фактического использования (п. 23 НП(С)БУ 9). В случае если спецодежда, пригодная к эксплуатации, возвращается на склад, она оприходуется по дебету счета 22 «Малоценные и быстроизнашиваемые предметы» и кредиту субсчета 716 «Возмещение ранее списанных активов» по стоимости, равной первичной, за вычетом суммы износа.

Если срок полезного использования спецодежды более 1 года, то такая спецодежда учитывается как объект основных средств (п. 4 НП(С)БУ 7 «Основные средства»). В зависимости от стоимостного предела, установленного в приказе об учетной политике, она учитывается либо на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы» (МНМА), либо — в случае если ее стоимость больше стоимостного предела, установленного для МНМА, — на субсчете 109 «Прочие основные средства».

С месяца, следующего за месяцем передачи спецодежды в эксплуатацию, ее стоимость амортизируется (п. 29 НП(С)БУ 7). На стоимость спецодежды, относящейся к МНМА (учитывается на субсчете 112), амортизация начисляется в размере 100% ее стоимости в первом месяце использования или в размере 50% ее стоимости в первый месяц использования и оставшиеся 50% стоимости в месяце списания спецодежды с баланса. Стоимость спецодежды, учитываемой на субсчете 109, подлежит амортизации производственным или прямолинейным методом (п. 27 НП(С)БУ 7). Методы амортизации должны быть отражены в приказе об учетной политике предприятия.

Что касается налогового учета операций по обеспечению работников спецодеждой (СИЗ), то, напомним, что налоговый учет ведется по правилам, установленным для бухгалтерского учета, с корректировкой финансового результата до налогообложения на налоговые разницы (пп. 134.1.1 НКУ).

Так, согласно пункту 138.2 НКУ финансовый результат до налогообложения уменьшается, в частности, на сумму рассчитанной амортизации основных средств в соответствии с пунктом 138.3 НКУ. Расчет амортизации основных средств осуществляется в соответствии с НП(С)БУ или МСФО с учетом ограничений, установленных подпунктом 14.1.138 НКУ (основные средства — это материальные активы стоимостью выше 6000 грн. и сроком полезного использования более одного года), подпунктами 138.3.2 – 138.3.4 НКУ. При этом применяются методы начисления амортизации, предусмотренные НП(С)БУ, кроме «производственного» метода (пп. 138.3.1 НКУ).

Для МНМА (11 группа основных средств) минимально допустимый срок полезного использования и стоимостной предел НКУ не установлены, поэтому они определяются в приказе об учетной политике.

Что касается НДС, то при выдаче СИЗ работникам поставка товара не происходит (СИЗ остаются собственностью работодателя), поэтому нет и объекта для начисления НДС. Если работник при увольнении не возвращает СИЗ, то имеет место поставка товара (переход права собственности на СИЗ к работнику), поэтому на остаточную стоимость СИЗ начисляется НДС.³

ПРИМЕР 1

Отражение в учете операций со спецодеждой,
относящейся к малоценным и быстроизнашиваемым предметам

ПРИМЕР 2

Отражение в учете операций со спецодеждой, которая по стоимостной оценке относится к МНМА

ПРИМЕР 3

Отражение в учете операций со спецодеждой,
которая по стоимостной оценке относится к основным средствам

ПРИМЕР 4

Отражение в учете операции по выплате компенсации стоимости спецодежды работнику,
который самостоятельно приобрел спецодежду

Работник — котлочистильщик цеха воздухоразделения, производства холода и сжатого воздуха предприятия, занимающегося тепловодогазопоставкой, за собственные деньги приобрел на рынке спецодежду — куртку утепленную, поскольку в установленный срок она ему не была выдана работодателем, хотя предусмотрена Нормами № 62.

Работник представил в бухгалтерию авансовый отчет вместе с товарным чеком, согласно которому стоимость куртки составляет 1000 грн. Срок ношения — 12 месяцев.

Уточненная розничная цена куртки у предприятия-производителя составляет 1200 грн., в том числе НДС — 200 грн.

Работнику компенсируется стоимость приобретенной спецодежды на основании представленного товарного чека.

Обеспечение работников форменной одеждой

Форменная одежда — это одежда, которая выдается работникам определенных категорий, профессий и должностей, и имеет, как правило, единый стиль. Форменная одежда используется для обозначения принадлежности работников к определенным государственным органам (работники налоговой, таможенной службы, прокуратуры, судов, полицейские, военнослужащие, лица начальствующего и рядового состава органов внутренних дел и т. д.) или отрасли народного хозяйства (работники железнодорожного, авиационного транспорта и т. д.), для которых предусмотрено ношение форменной одежды в соответствии с законодательством.

Порядок использования форменной одежды (нормы выдачи, перечень должностей работников, которые имеют право (обязаны) ее носить, сроки ношения и перечень форменной одежды) устанавливается нормативными документами (постановлениями Кабинета Министров Украины, приказами центральных органов исполнительной власти), требования которых распространяются как на государственные, так и негосударственные организации отрасли.

Выдача форменной одежды работникам может быть предусмотрена санитарными требованиями. Так, работники субъекта хозяйственной деятельности независимо от форм собственности, осуществляющие на территории Украины розничную продажу продовольственных товаров, должны быть одеты в форменную или другую одежду, соответствующую санитарным требованиям (п. 9 Правил розничной торговли продовольственными товарами, утвержденных приказом Министерства экономики и по вопросам европейской интеграции Украины от 11.07.2003 г. № 185).

Работники мелкорозничной торговой сети при выполнении своих обязанностей должны быть опрятно одеты в форменную или санитарную одежду и головные уборы (п. 11 Правил работы мелкорозничной торговой сети, утвержденных приказом Министерства внешних экономических связей и торговли Украины (далее — МВЭС) от 08.07.96 г. № 369).

Администрация субъекта хозяйствования в сфере розничной и оптовой торговли, а также ресторанного хозяйства на торговом объекте, в котором осуществляется продажа продовольственных товаров, обязана обеспечить каждого работника одеждой, соответствующей санитарным нормам (п. 32 Порядка осуществления торговой деятельности и правил торгового обслуживания на рынке потребительских товаров, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 15.06.2006 г. № 833).

Также могут носить форменную одежду работники предприятий в сфере розничной торговли непродовольственными товарами (п. 8 Правил розничной торговли непродовольственными товарами, утвержденных приказом Министерства экономики Украины от 19.04.2007 г. № 104).

Обязательное обеспечение форменной одеждой, дифференцированной по службам, обслуживающего персонала гостиниц установлено подпунктом 1 пункта 134 таблицы 1 ГСТУ 4269:2003 «Услуги туристические. Классификация гостиниц».

МВЭС в пунктах 3.1 и 4.2 Характеристик предприятий общественного питания по типам и классам, изложенных в письме от 09.09.98 г. № 15-03/29-577а, указало, что в соответствии с требованиями к ресторанам класса «люкс», барам класса «первый» обслуживающий персонал должен быть одет в форменную одежду и обувь единого образца. Форменная одежда швейцара, гардеробщика, метрдотеля, официанта и бармена должна обеспечивать стилевое единство ресторана.

Таким образом, форменная одежда может быть:

— обязательной для ношения сотрудниками в профессиональной деятельности (в рабочее время), если это установлено законодательством;

— рекомендованной к использованию предприятиями отдельных отраслей согласно разъяснениям уполномоченных государственных органов.

Выдача форменной одежды в первом случае осуществляется в соответствии с установленными законодательством нормами (согласно номенклатурному перечню, установленному для определенных должностей (профессий), нормативным срокам использования и т. д.). Выполняя требования нормативных документов, конкретные порядок, нормы выдачи, сроки и правила ношения форменной одежды работниками отдельного предприятия можно отразить в коллективном договоре (приложении к нему). В нем следует определить составляющие комплекта форменной одежды, ее цвет, обязательные предметы, а также варианты замены необязательных предметов.

Во втором случае все аспекты обеспечения работников форменной одеждой устанавливаются предприятиями самостоятельно, поэтому желательно их отразить в коллективном договоре. Это согласуется с нормами статьи 13 КЗоТ и статьи 7 Закона Украины «О коллективных договорах и соглашениях» от 01.07.93 г. № 3356-XII, которыми предусмотрено установление в коллективном договоре взаимных обязательств сторон относительно регулирования производственных, трудовых, социально-экономических отношений, в частности условий и охраны труда. Также в указанных статьях определено, что коллективный договор может предусматривать дополнительные по сравнению с действующим законодательством и соглашениями гарантии, социально-бытовые льготы.

Если коллективный договор на предприятии не заключен, порядок обеспечения работников форменной одеждой можно отразить в специальном положении, утвержденном приказом руководителя предприятия, а также в трудовых договорах с работниками.

Налогообложение стоимости форменной одежды

В соответствии с подпунктом 165.1.9 НКУ в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика не включается стоимость специальной (форменной) одежды и обуви, предоставляемых работодателем во временное пользование налогоплательщику, который находится с ним в трудовых отношениях. Порядок обеспечения, перечень и предельные сроки использования специальной (в том числе форменной) одежды устанавливаются Кабинетом Министров Украины и/или отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной (форменной) одежды.

Таким образом, форменная одежда в вопросах налогообложения приравнена в правах со специальной, поэтому, как и в случае с СИЗ, если существуют отраслевые нормы бесплатной выдачи работникам форменной одежды (обуви), то стоимость выданной согласно указанным нормам форменной одежды (обуви, обмундирования) не подлежит обложению НДФЛ и ВС.

Если же таких норм нет, но предприятие обеспечивает своих работников форменной одеждой (обувью), то стоимость полученной работником от работодателя форменной одежды (обуви) является дополнительным благом, которое подлежит обложению НДФЛ и ВС, при этом база обложения НДФЛ увеличивается на «натуральный» коэффициент. Если же документально оформить (в коллективном договоре, трудовых договорах), что форменная одежда остается в собственности предприятия, а работникам предоставляется только на время выполнения трудовых обязанностей — обусловлено выполнением ими трудовой функции, то налогооблагаемого дохода у работников не будет (пп. «а» пп. 164.2.17 НКУ).

При порче, уничтожении, невозвращении при увольнении работником форменной одежды порядок обложения НДФЛ и ВС ее стоимости аналогичен порядку, установленному для СИЗ.⁴

Что касается ЕСВ, то здесь не все так радужно, как со спецодеждой.

Согласно подпункту 2.2.11 Инструкции № 5 стоимость бесплатно предоставленных работникам форменной одежды, обмундирования, которые могут использоваться вне рабочего места и остаются в личном постоянном пользовании, или сумма скидки в случае продажи форменной одежды по сниженным ценам, включаются в фонд дополнительной заработной платы ФОТ.

Поскольку, как упоминалось выше, определение видов выплат, которые относятся к заработной плате, при начислении ЕСВ предусмотрено Инструкцией № 5, то на стоимость форменной одежды, обмундирования, которые могут использоваться вне рабочего места и остаются в личном постоянном пользовании работников (на сумму скидки в случае продажи форменной одежды по сниженным ценам), как на составляющую заработной платы (ФОТ), начисляется ЕСВ.⁵

Соответственно, не облагается ЕСВ стоимость таких форменной одежды и обмундирования, которые не могут использоваться вне рабочего места и не остаются в личном постоянном пользовании работников, а выдаются им по мере необходимости на период выполнения профессиональных (трудовых) обязанностей.

В бухгалтерском (налоговом) учете предприятия расходы на обеспечение работников форменной одеждой отражаются в том же порядке, что и расходы на спецодежду (СИЗ).

Сумма НДС, уплаченная в составе стоимости форменной одежды, которая выдается работникам во временное пользование в пределах установленных норм, включается в налоговый кредит, но не является объектом обложения НДС. Если форменная одежда переходит в собственность работника во время его работы или при увольнении, то происходит поставка товара, поэтому на ее стоимость начисляется НДС.

Если форменная одежда переходит в собственность работника во время его работы или при увольнении, то происходит поставка товара, поэтому на ее стоимость начисляется НДС.

Обеспечение работников фирменной одеждой

Фирменная одежда — это одежда, элементы которой создают стиль предприятия или формируют его имидж. На ней, как правило, имеется логотип или товарный знак (торговая марка) предприятия, иногда она имеет корпоративные цвета. Обеспечение работников фирменной одеждой способствует повышению корпоративного духа, раскрытию творческого потенциала работников и повышению продуктивности их труда.

В отличие от специальной и форменной одежды, нормативная база по обеспечению работников фирменной одеждой (в частности типовые отраслевые нормы) отсутствует. О фирменной одежде упоминается только в некоторых документах и рекомендательных письмах. Так, общими положениями Рекомендаций по организации работы фирменного магазина, утвержденных приказом Министерства экономики Украины от 18.01.2001 г. № 12, установлено, что стилевой образ фирменного магазина, в т. ч. элементы одежды сотрудников, должен создаваться с использованием стилеобразующих компонентов образа соответствующего предприятия-производителя.

Таким образом, работники сети фирменных магазинов (других объектов торговли) могут иметь одинаковую фирменную одежду.

Учитывая вышеизложенное, предприятия при обеспечении работников фирменной одеждой могут руководствоваться либо положениями отраслевых типовых норм по обеспечению работников форменной одеждой, либо должны отразить вопросы указанного обеспечения в коллективном (трудовом) договоре или в приказе по предприятию, а именно указать: категории работников, имеющих право на ношение фирменной одежды (или обязанных носить фирменную одежду), перечень (виды), стоимость, нормы выдачи и сроки ношения фирменной одежды.

Что касается обложения стоимости фирменной одежды НДФЛ и ВС, то если на предприятии документально оформить, что предоставление работникам такой одежды возможно только на время выполнения трудовых обязанностей (обусловлено выполнением ими трудовой функции), то налогооблагаемого дохода у работников не будет (пп. «а» пп. 164.2.17 НКУ). Если же такого документального обоснования не будет или фирменная одежда будет предоставляться работнику в постоянное (личное) пользование, стоимость этой одежды будет дополнительным благом работника, которое подлежит обложению НДФЛ и ВС, при этом база налогообложения НДФЛ увеличивается на «натуральный» коэффициент.

Поскольку Инструкция № 5 прямых норм о включении стоимости фирменной одежды в ФОТ не содержит, то нет оснований облагать ее стоимость ЕСВ.

В бухгалтерском (налоговом) учете предприятия расходы на обеспечение работников фирменной одеждой отражаются в том же порядке, что и расходы на обеспечение работников форменной и специальной одеждой. То же самое и с НДС.