ІПК ДПСУ «Щодо оподаткування витрат на відрядження та підзвітних коштів» від 24.04.2023 № 9882/6/99-00-24-03-06

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 24.04.2023  № 9882/6/99-00-24-03-06

Щодо оподаткування витрат на відрядження та підзвітних коштів

(Витяг)

Державна податкова служба України розглянула звернення ГО «Всеукраїнський бухгалтерський клуб» <…> щодо оподаткування витрат на відрядження та підзвітних коштів і в межах компетенції повідомляє.

Законом України від 12 січня 2023 року № 2888-IХ «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг» (далі — Закон № 2888), який набрав чинності 01.04.2023, внесено зміни до Податкового кодексу України (далі — Кодекс), зокрема, п. 170.9 ст. 170 Кодексу викладено в новій редакції.¹

<…>

Згідно з пп. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 Кодексу об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, до якого не включаються, зокрема кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ст. 170 Кодексу (пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).

Пунктом 170.9 ст. 170 Кодексу визначено оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Зазначені в абзаці другому пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

<…>

Слід зауважити, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони що відряджає.

Крім того, відповідно до пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

<…>

3. Чи поширюються строки подання документів і повернення коштів, передбачені пп. 170.9.3 ПК, на операції зняття готівки за допомогою платіжних інструментів (корпоративної або особистої картки)?

4. Чи можливі готівкові розрахунки підзвітної особи без виникнення оподатковуваного доходу, з огляду на нову редакцію п. 170.9 ПК, де згадано лише безготівкові розрахунки з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити?

5. Якщо підзвітна особа здійснювала готівкові розрахунки, то в які строки, з огляду на п. 170.9 ПК, слід подавати підтвердні документи та повертати кошти?

6. Що таке «використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів)», про яке йдеться в пп. «б» пп. 170.9.4 ПК? Чи виникає оподатковуваний дохід у разі використання готівки на неоподатковувані витрати, крім добових? Адже від цього залежить, чи подавати звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт. А за відсутності оподатковуваного доходу такий звіт не складається і не подається.

Відповідно до пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.

При цьому звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, платником податку у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги») за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається (пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 Кодексу).

Таким чином, строки подання документів і повернення коштів, передбачені пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, застосовуються для проведення розрахунків із застосуванням платіжних інструментів у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат за умови дотримання пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 Кодексу.

Слід зауважити, що п. 170.9 ст. 170 Кодексу визначено оподаткування суми надміру витрачених грошей як із застосуванням платіжних інструментів у безготівковій формі, так і готівкових коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт.

При цьому визначення «використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів)» слід розуміти як витрачання працівником під час відрядження готівкових коштів у розмірі, який перевищує розмір добових, що не включається до оподатковуваного доходу працівника.

Директор Департаменту оподаткування фізичних осіб                            Тетяна МІГАС

_____________________________________________________________________________

КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ: З вищенаведеного роз’яснення ДПСУ випливає, що строки подання авансового звіту в разі проведення готівкових розрахунків у відрядженні є ті ж самі, що і при проведенні безготівкових розрахунків, тобто визначені пп. 170.9.3 ПКУ. При цьому якщо підзвітна особа за допомогою платіжних карток знімала готівку в межах суми добових та за відсутності оподатковуваного доходу, то авансовий звіт не подається, якщо знімала готівку понад неоподатковувану суму добових — подається.