Подаем уведомление о принятии работника на работу по новой форме

05 января 2022 года вступило в силу постановление Кабинета Министров Украины «О внесении изменений в постановления Кабинета Министров Украины от 17 июня 2015 г. № 413 и от 17 апреля 2019 г. № 328» от 28.12.2021 № 1392 (далее — Постановление № 1392), которым, в частности, внесены изменения в постановление Кабинета Министров Украины «О порядке уведомления Государственной налоговой службы и ее территориальных органов о принятии работника на работу» от 17.06.2015 № 413 (далее — Постановление № 413)¹. Изменения вызваны вступлением в силу с 14 августа 2021 года Закона Украины «О стимулировании развития цифровой экономики в Украине» от 15.07.2021 № 1667-IX (далее — Закон № 1667) и вступлением в силу с 01 сентября 2021 года нового ДСТУ 4163:2020.

Напомним, что Постановление № 413 действует еще с 03 июля 2015 года и было принято во исполнение части третьей (сейчас уже четвертой) статьи 24 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ), которой установлено, что работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа (далее — работодатель), и уведомления центрального органа исполнительной власти по вопросам обеспечения формирования и реализации государственной политики по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — Государственная налоговая служба Украины; ГНС) о принятии работника на работу в порядке, установленном Кабинетом Министров Украины.

Постановлением № 413 не утвержден отдельный порядок подачи и заполнения уведомления о принятии работника на работу (далее — Уведомление), но это Постановление имеет постановляющую часть, в которой определены основные аспекты подачи Уведомления, и приложение, в котором приведена форма Уведомления.

Новшества в порядке подачи Уведомления

Поскольку изменения в Постановление № 413 обусловлены, в первую очередь, вступлением в силу Закона № 1667, то обратимся к нормам статьи 1 этого документа, которой введено несколько новых терминов, важных для понимания процесса подачи Уведомления, а именно:

— гиг-контракт — гражданско-правовой договор, по которому гиг-специалист обязуется выполнять работы и/или предоставлять услуги в соответствии с задачами резидента Дия Сити как заказчика, а резидент Дия Сити обязуется оплачивать выполненные работы и/или предоставленные услуги и обеспечивать гиг-специалисту надлежащие условия выполнения работ и/или предоставления услуг, а также социальные гарантии, предусмотренные разделом V Закона № 1667;

— гиг-специалист — физическое лицо, которое по гиг-контракту является подрядчиком и/или исполнителем;

— специалист — работник или гиг-специалист резидента Дия Сити или физическое лицо (физическое лицо – предприниматель), привлеченное резидентом Дия Сити на основании другого гражданско-правового или хозяйственно-правового договора о выполнении работ (предоставлении услуг) в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных частью 4 статьи 5 Закона № 1667;

— резидент Дия Сити — юридическое лицо, которое в соответствии с Законом № 1667 приобрело статус резидента Дия Сити и согласно информации, содержащейся в реестре Дия Сити, находится в указанном статусе;

— реестр Дия Сити — реестр, который ведется в электронной форме и содержит информацию о юридических лицах, которые пребывают или пребывали в статусе резидента Дия Сити (этот реестр ведет Минцифры).

Согласно части первой статьи 23 Закона № 1667 до начала выполнения работ (предоставления услуг) гиг-специалистом резидент Дия Сити уведомляет о заключении гиг-контракта центральный орган исполнительной власти, реализующий государственную политику по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, в порядке, установленном Кабинетом Министров Украины.

В связи с этим Постановлением № 1392 название Постановления № 413 изменено на новое название «О порядке уведомления Государственной налоговой службы и ее территориальных органов о принятии работника на работу / заключении гиг-контракта», а вступительная часть Постановления № 413 дополнена нормой, согласно которой это Постановление принято в соответствии с частью третьей статьи 24 КЗоТ и частью первой статьи 23 Закона № 1667.

Кроме того, Постановлением № 1392 абзацы первый – четвертый постановляющей части Постановления № 413 заменены тремя абзацами следующего содержания:

 «Установить, что уведомление о принятии работника на работу / заключении гиг-контракта подается собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом (лицом) или физическим лицом (кроме уведомления о принятии на работу члена исполнительного органа хозяйственного общества, руководителя предприятия, учреждения, организации) и/или резидентом Дия Сити в территориальные органы Государственной налоговой службы по месту учета их как плательщика единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование по форме согласно приложению до начала работы работника по заключенному трудовому договору и/или до начала выполнения работ (предоставления услуг) гиг-специалистом резидента Дия Сити средствами электронной связи с использованием электронной подписи ответственных лиц, базирующейся на квалифицированном сертификате электронной подписи, в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота.

При отсутствии технической возможности подачи уведомления о принятии работника на работу / заключении гиг-контракта средствами электронной связи в электронной форме такое уведомление подается в форме документа на бумаге согласно приложению вместе с копией в электронной форме.

Информация, содержащаяся в уведомлении о принятии работника на работу / заключении гиг-контракта, вносится в реестр страхователей и реестр застрахованных лиц в соответствии с Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».».

Учитывая вышеизложенное, начиная с 05 января 2022 года работодатель, являющийся резидентом Дия Сити, должен направлять Уведомление в ГНС не только о принятии работника на работу, но и о заключении гиг-контракта с гиг-специалистом до начала выполнения работ (предоставления услуг).

Обращаем внимание, что Постановление № 413 уже не содержит норму, согласно которой Уведомление можно подавать в ГНС на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами. Теперь все работодатели должны подавать Уведомление исключительно средствами электронной связи и только при отсутствии технической возможности это сделать (например, не работает интернет), Уведомление можно подать в бумажной форме и приложить к ней копию в электронной форме на любом носителе (флешка, диск и т. п.).

После подачи Уведомления в ГНС информация о принятии работника на работу / заключении гиг-контракта вносится в реестр страхователей и реестр застрахованных лиц. Норма о внесении в указанные реестры информации о принятии работника на работу, содержащейся в Уведомлении, была и раньше в абзаце пятом постановляющей части Постановления № 413, но теперь в указанные реестры будет вноситься также информация из Уведомления о заключении гиг-контрактов резидентом Дия Сити с гиг-специалистами, являющимися застрахованными лицами (как и работники). Это очень важно, поскольку и в течение 2022 года страхователи должны подавать Налоговый расчет за отчетный квартал, а не за месяц, поэтому информация о принятии работников на работу / заключении гиг-контрактов из приложения Д5 к Налоговому расчету будет попадать в реестр застрахованных лиц только после окончания квартала. После технической реализации вышеприведенной нормы именно из Уведомления в реестр застрахованных лиц будет вноситься информация о начале трудовых отношений (начале действия гиг-контракта) у застрахованного лица, что упростит формирование листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности с последующим их направлением в личные кабинеты страхователей (работодателей) на портале Пенсионного фонда Украины.

Новшества в форме Уведомления

Постановлением № 1392 в новой редакции изложено приложение к Постановлению № 413 — форма Уведомления, получившее новое название «Уведомление о принятии работника на работу / заключении гиг-контракта».²

В новой форме Уведомления увеличено количество реквизитов, изменена нумерация и расширено название некоторых из них. Теперь Уведомление имеет верхнюю часть в виде таблицы, включающей три горизонтальных реквизита (строки):

1. Тип уведомления: начальное, отменяющее.

2. Код согласно ЕГРПОУ / регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (далее — РНУКПН) или серия (при наличии) и номер паспорта (последние указываются для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия РНУКПН и официально сообщили об этом соответствующему контролирующему органу и имеют отметку в паспорте).

3. Наименование / фамилия, имя, отчество (при наличии) страхователя.

Средняя часть Уведомления в виде таблицы теперь имеет восемь (раньше было — семь) вертикальных реквизитов (граф):

4. Порядковый номер.

5. Категория лица (в этом реквизите теперь указываются следующие категории лица: 1 – наемные работники по основному месту работы (раньше было – наемные работники с трудовой книжкой); 2 – работники по совместительству (раньше было – наемные работники без трудовой книжки); 3 – гиг-специалисты по гиг-контракту, 4 – работники на основании гражданско-правовых договоров).

6. Регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов или серия (при наличии) и номер паспорта (последние указываются для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия РНУКПН и официально сообщили об этом соответствующему контролирующему органу и имеют отметку в паспорте).

7. Уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре (при наличии) (этот номер, состоящий из 13 цифр, разделенных дефисом (8 цифр (дата, месяц, год рождения) + 5 цифр), указывается только для граждан, имеющих паспорт в виде ID-карты, поскольку на нем указывается такой уникальный номер).

8. Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица.

9. Номер приказа или распоряжения о принятии на работу / заключении гиг-контракта.

10. Дата издания приказа или распоряжения о принятии на работу / заключении гиг-контракта.

11. Дата начала работы / начала выполнения работ (предоставления услуг) гиг-специалистом.

В нижней части Уведомления (под таблицей) заполняются три реквизита:

12. Дата формирования уведомления у страхователя.

13. Руководитель (уполномоченное лицо) — указываются РНУКПН или серия (при наличии) и номер паспорта (последние указываются для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия РНУКПН и официально сообщили об этом соответствующему контролирующему органу и имеют отметку в паспорте), собственное имя и фамилия (имя имеет заглавную только первую букву, а фамилия — все заглавные буквы, что предусмотрено ГСТУ 4163:2020).

14. Главный бухгалтер (лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета) — указываются РНУКПН или серия (при наличии) и номер паспорта (последние указываются для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия РНУКПН и официально уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте), собственное имя и фамилия (имя имеет заглавную только первую букву, а фамилия — все заглавные буквы, что предусмотрено ГСТУ 4163:2020).

Таким образом, начиная с 05 января 2022 года, работодатель должен направлять Уведомление в ГНС по новой форме с заполнением всех вышеуказанных реквизитов (реквизит 7 заполняется только для граждан, имеющих паспорт в виде ID-карты, на которой указан уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре).

Обращаем внимание, что в перечне категорий лиц, указываемых в графе 5 «Категорія особи» и детализированных в сноске к этой графе, появились новые категории лиц «3 – гиг-специалисты по гиг-контракту» и «4 – работники на основании гражданско-правовых договоров».

С категорией лица 3 все понятно — она указывается по гиг-специалистам, с которыми резидент Дия Сити заключает гиг-контракт.

С категорией лица 4 ситуация непонятная, поскольку термин «работники на основании гражданско-правовых договоров» отсутствует в законодательстве, к тому же он абсурден. Напомним, что работниками считаются физические лица, работающие исключительно по трудовым договорам (ч. первая ст. 21, ч. четвертая ст. 24 КЗоТ). Физические лица, выполняющие работы или предоставляющие услуги на основании гражданско-правовых договоров (далее — ГПД), не являются работниками, а являются подрядчиками или исполнителями (статьи 837, 901 Гражданского кодекса Украины; далее — ГКУ). Безусловно, работники могут работать у одного работодателя по трудовому договору и одновременно как физические лица выполнять для него работы (предоставлять услуги) по ГПД. Однако ни в законодательстве (в частности, в КЗоТ, ГКУ), ни в постановляющей части Постановления № 413 нет нормы, что работодатели (заказчики) должны подавать Уведомление о заключении с работниками как с физическими лицами ГПД на выполнение работ (предоставление услуг). В постановляющей части Постановления № 413 указано, что Уведомление подается только «о принятии работника на работу / заключении гиг-контракта». Поэтому, считаем, что нет оснований подавать Уведомление о заключении с физическим лицом ГПД на выполнение работ (предоставление услуг), если такое физическое лицо не является гиг-специалистом или специалистом, с которыми резидент Дия Сити заключает ГПД.

Учитывая некорректность термина «работники на основании гражданско-правовых договоров», а также то, что изменения в Постановление № 413 вносились в основном из-за вступления в силу Закона № 1667, которым установлен особый порядок взаимоотношений сторон, считаем, что с категорией лица 4 в графе 5 «Категорія особи» Уведомления следует указывать специалиста, с которым резидент Дия Сити заключает ГПД на выполнение работ (предоставление услуг). Об этом сообщило также ГУ Гоструда в Одесской области. Дело в том, что статья 1 Закона № 1667 содержит термин «специалист» (см. выше), из которого следует, что резидент Дия Сити может привлекать специалистов (работников, гиг-специалистов, физических лиц, в том числе предпринимателей) на основании другого гражданско-правового или хозяйственно-правового договора о выполнении работ (предоставлении услуг).

Что касается гиг-контракта, который является ГПД (см. выше) и должен иметь номер и дату, то при его заключении приказ работодателем (резидентом Дия Сити) не издается. Считаем, что номер и дату заключения гиг-контракта необходимо отражать соответственно в реквизитах 9 и 10 по аналогии с указанием в этих реквизитах номера и даты приказа о принятии на работу.

Касаясь вопроса об ответственности, напомним, что за неподачу (несвоевременную подачу) уведомления о принятии работника на работу как за нарушение прочих требований законодательства о труде на работодателя может быть наложен штраф в размере минимальной заработной платы за каждое такое нарушение (абз. девятый ч. второй ст. 265 КЗоТ).

Обращаем внимание, что согласно части третьей статьи 3 КЗоТ действие этого Кодекса и законодательства о труде не распространяется на отношения между гиг-специалистами и резидентами Дия Сити, определенные Законом № 1667.

Согласно части седьмой статьи 235 КЗоТ при отсутствии подтверждений, что резидент Дия Сити ввел физическое лицо в заблуждение по поводу правовой природы гиг-контракта, совершенного с ним в соответствии с Законом № 1667, его заключение и/или выполнение не может считаться вступлением в трудовые отношения и/или выполнением работы без заключения трудового договора (контракта).

Кроме того, частью одиннадцатой статьи 265 КЗоТ установлено, что не считается фактическим допуском к работе без оформления трудового договора (контракта) и не влечет ответственность в виде штрафа, предусмотренного КЗоТ, заключение гиг-контракта в порядке и на условиях, предусмотренных Законом № 1667.

Таким образом, вышеуказанный штраф, предусмотренный абзацем девятым части второй статьи 265 КЗоТ (в размере минимальной заработной платы), не налагается на работодателя – резидента Дия Сити за неподачу (несвоевременную подачу) Уведомления о заключении гиг-контракта с гиг-специалистом. Кроме того, законодательством не предусмотрены штрафные санкции за неподачу Уведомления в случае заключения с физическим лицом ГПД на выполнение работ (предоставление услуг).

Должностные лица, виновные в неподаче (несвоевременной подаче) Уведомления о принятии работника на работу, привлекаются к административной ответственности в виде штрафа в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях).

Что касается остальных (в частности, временных) аспектов подачи Уведомления, то о них подробно рассказано в статье одного из предыдущих номеров журнала.³

В случае выявления ошибок в уже поданном Уведомлении (в частности, в виде неправильного указания данных работника в графах 5, 6, 7 и 8, реквизитов приказа (распоряжения) о принятии на работу / заключении гиг-контракта в графах 9 и 10, дате начала работы / выполнения работ (предоставления услуг) гиг-специалистом в графе 11) для их исправления необходимо подать в ГНС два Уведомления: первое — с типом «отменяющее», в котором повторяются ошибочные данные; второе — с типом «начальное», в котором указываются правильные данные. При этом если в первоначальном Уведомлении приводилась информация по нескольким работникам, принятым на работу, а ошибки были допущены только по одному из них, то в Уведомлениях с типами «отменяющее» и «начальное» указывается информация (ошибочные и правильные данные) только по этому (одному) работнику (по всем остальным работникам информация не повторяется).⁴

Если с работником был заключен трудовой договор, издан приказ о его принятии на работу, по нему направлено Уведомление в ГНС, но в согласованную дату работник на работу не вышел, а затем сообщил, что он на предприятии работать не будет, в результате чего аннулируется его принятие на работу с изданием приказа об отмене приказа о принятии этого работника на работу, то для аннулирования информации, указанной в ранее поданном Уведомлении, необходимо подать в ГНС Уведомление с типом «отменяющее», в котором повторяется ранее поданная информация.⁴

Сроки подачи Уведомления с типом «отменяющее» законодательством не установлены, а штраф за подачу такого Уведомления не предусмотрен.⁴