Начиная с отчетного периода — I квартал 2021 года, страхователи и налоговые агенты вместо Отчета о едином социальном взносе и Налогового расчета формы № 1ДФ подают объединенную отчетность — Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса. Одним из типов этого Налогового расчета является «Довідковий». В течение II квартала страхователи уже имели возможность его подавать средствами электронной связи в электронной форме и другими способами. В каких случаях подается Налоговый расчет с типом «Довідковий»? Каков порядок его заполнения?
Налоговый расчет с типом «Довідковий»: порядок заполнения и подачи
Приказом Министерства финансов Украины от 13.01.2015 г. № 4, в редакции приказа этого Министерства от 15.12.2020 г. № 773, утверждены:
— форма Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет);1
— Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Порядок № 4).2
1 Форма Налогового расчета опубликована в журнале «Все о труде и зарплате» № 1/2021, стр. 66. (Ред.)
2 Порядок № 4 опубликован в журнале «Все о труде и зарплате» № 1/2021, стр. 89. (Ред.)
В соответствии с пунктом 1 раздела III Порядка № 4 Налоговый расчет имеет 4 типа:
— «Звітний» — подается за отчетный период впервые (для этого типа проставляется отметка в реквизите 011). Этот тип остается действующим до принятия контролирующим органом следующего Налогового расчета за такой отчетный (налоговый) период (далее — отчетный период);
— «Звітний новий» — подается следующим за отчетный период до окончания предельного срока подачи с данными об уточнении в суммах начисленного НДФЛ, ВС, ЕСВ и/или реквизитах (для этого типа проставляется отметка в реквизите 012);3
— «Уточнюючий» — подается после окончания предельного срока подачи для соответствующего отчетного периода с данными об уточнении в суммах начисленного НДФЛ, ВС, ЕСВ и/или реквизитах (для этого типа проставляется отметка в реквизите 013);4
— «Довідковий».
3 Подробно о порядке заполнения и подачи Налогового расчета с типом «Звітний новий» рассказано в статье «Исправление ошибок в Налоговом расчете» журнала «Все о труде и зарплате» № 3/2021, стр. 78. (Ред.)
4 Подробно о порядке заполнения и подачи Налогового расчета с типом «Уточнюючий» рассказано в статье «Исправление ошибок в Налоговом расчете» журнала «Все о труде и зарплате» № 3/2021, стр. 78. (Ред.)
Налоговый расчет с типом «Довідковий» подается плательщиком единого социального взноса (далее — ЕСВ) в составе Налогового расчета с типом «Звітний», в приложениях которого имеется информация о назначении пенсии застрахованным лицам или материального обеспечения, страховых выплат.
Налоговый расчет (далее — Расчет) с типом «Звітний» как «Довідковий» (далее — тип «Довідковий»), кроме самого Расчета, имеют:
— приложение 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (далее — Д1);
— приложение 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далее — Д5);
— приложение 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (далее — Д6).
В случае подачи Расчета с типом «Довідковий» в заглавных частях Расчета, Д1, Д5, Д6 проставляются отметки одновременно в реквизитах (строках) 011 «Звітний» и 014 «Довідковий». При этом в Д1 в реквизите 035 и в Д5 в реквизите 036 проставляется отметка в соответствующей строке: «для призначення пенсії» или «для призначення інших соціальних виплат». В Д6 проставляется отметка в реквизите 034 «для призначення пенсії» в случае подачи этого приложения для назначения пенсии работнику, имеющему специальный стаж.
В заглавной части Расчета заполняются реквизиты с 01 по 066, а реквизиты с 07 по 110 не заполняются. При этом суммы в таблице Расчета не отражаются, поскольку эта таблица используется только для определения обязательств страхователя по уплате ЕСВ по всем застрахованным лицам за отчетный квартал в разрезе месяцев этого квартала.
Налоговый расчет с типом «Довідковий» подается, если в течение отчетного квартала (до его окончания) застрахованному лицу назначаются:
— пенсия (как с увольнением, так и без увольнения с работы);
— материальное обеспечение, выплачиваемое за счет Фонда социального страхования Украины, а именно пособие по временной нетрудоспособности (далее — «больничные») и пособие по беременности и родам (далее — «декретные»);
— страховая выплата, выплачиваемая за счет Фонда общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы, а именно пособие по безработице.
Введение типа «Довідковий» объясняется тем, что отчетным периодом для подачи Расчета является квартал (а не месяц, как это было для Отчета о ЕСВ). Без этого типа в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр) сведения по застрахованным лицам о начисленных им доходах и об уплаченном с них ЕСВ в течение квартала вноситься не будут — это будет возможно только после подачи работодателями Расчета в течение 40 календарных дней после окончания отчетного квартала. Такая ситуация в большинстве случаев не позволяет достоверно определять страховой стаж работника по состоянию на день назначения пенсии, наступления страхового случая, наступления права на страховую выплату, поскольку в Реестре отсутствует информация об уплаченном ЕСВ за месяцы (дни), которые входят в отчетный период и предшествуют месяцу (дню) назначения пенсии, наступления страхового случая, наступления права на страховую выплату (особенно при наступлении таких событий во втором и третьем месяцах квартала). Соответственно это не позволяет полностью отражать страховой стаж в формах ОК-5, ОК-7, «Дані про трудовий та страховий стаж», которые выдаются застрахованным лицам или их страхователям (работодателям) Пенсионным фондом Украины. Для более оперативного внесения сведений по застрахованным лицам в Реестр введен тип «Довідковий» для Расчета, который должен подаваться в течение отчетного квартала (до его окончания), а именно не позднее последнего числа последнего месяца текущего квартала.
Таким образом, Расчет с типом «Довідковий» подается, если у работника во втором или третьем месяце квартала наступил страховой случай, за время которого предоставляется материальное обеспечение (выплачиваются «больничные» или «декретные»), или работник уволился и у него возникло право на получение страховой выплаты (пособия по безработице), или у работника возникло право на пенсию и он желает, чтобы ее назначили. В этих случаях в Д1 по работнику отражаются начисления за предыдущий месяц (предыдущие месяцы) текущего квартала, а в случаях назначения страховой выплаты, пенсии отражаются при необходимости начисления и за текущий месяц текущего квартала.
Кроме того, возможны случаи, когда работник принят на работу в начале первого месяца квартала и в этом же месяце он заболел (у него возникло право на получение материального обеспечения). Также работник в первом месяце квартала может уволиться, и в этом же месяце у него может возникнуть право на получение пособия по безработице или на назначение пенсии. В таких случаях работодатель подает Расчет с типом «Довідковий» в первом месяце квартала с отражением в соответствующих приложениях информации о принятии на работу, увольнении с работы работника, начисленных ему доходах, уплаченном ЕСВ в этом месяце по день, предшествующий наступлению страхового случая, или по день увольнения или по день, предшествующий дате подачи заявления о назначении пенсии.
Обращаем внимание, что если застрахованных лиц (работников), на которых можно подать Расчет с типом «Довідковий» одновременно на предприятии несколько, то на каждого работника подается отдельный такой Расчет. То есть нельзя отражать нескольких работников в одном Расчете с типом «Довідковий».
ПРИМЕР
Заполнение Налогового расчета с типом «Звітний» как «Довідковий»
Предприятие в установленные сроки подало Расчеты с типом «Звітний» за I и II кварталы 2021 года. Расчеты с типами «Звітний новий», «Уточнюючий», «Довідковий» за I и II кварталы предприятием не подавались.
В течение III квартала 2021 года на предприятии болели работник Акулов А. А. с 2 по 12 августа 2021 года и работник Бондарь Б. Б. с 6 по 17 сентября 2021 года, что подтверждено листками нетрудоспособности (далее — ЛН) соответственно в августе и сентябре. Также 10 сентября 2021 года исполняется 60 лет и увольняется в связи с выходом на пенсию работник Волков В. В., который имеет специальный стаж.
По этим трем работникам предприятие подает отдельно три Расчета с типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 года.
1. Расчет с типом «Довідковий» по работнику Акулову А. А.
По этому работнику предприятие в августе подает Расчет с типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 года, который включает Д1 за июль.
В заглавной части Расчета проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», а в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер Расчета — 1 (за ІІІ квартал 2021 года Расчет еще не подавался). Также заполняются реквизиты 03, 031, 032, 033 (если Акулов А. А. — работник обособленного подразделения), 04, 05, а в реквизите 061 проставляются количество приложений — 1 (Д1 за июль) и количество листов этого приложения. В таблице Расчета суммы не указываются (таблица не заполняется).
В Д1 за июль в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 1, номер приложения в Расчете — 1. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 035 проставляется отметка в строке «для призначення інших соціальних виплат». В таблице Д1 по работнику Акулову А. А. отражаются начисленные ему доходы в июле (заработная плата, «больничные», вознаграждение по гражданско-правовому договору и т. д.) и начисленный на них ЕСВ.
После подачи Расчета с типом «Довідковий» информация с Д1 за июль по работнику Акулову А. А. попадает в Реестр, в результате чего весь июль (если сумма уплаченного ЕСВ за этот месяц не менее 1320 грн. (6000 грн. х 22%)) включается в страховой стаж работника, что отражается в формах ОК-7 и «Дані про трудовий та страховий стаж».
2. Расчет с типом «Довідковий» по работнику Бондарю Б. Б.
По этому работнику предприятие в сентябре подает Расчет с типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 года, который включает Д1 за июль и Д1 за август.
В заглавной части Расчета проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», а в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер Расчета — 2 (за ІІІ квартал 2021 года это уже второй Расчет после Расчета с типом «Довідковий» по работнику Акулову А. А.). Также заполняются реквизиты 03, 031, 032, 033 (если Бондарь Б. Б. — работник обособленного подразделения), 04, 05, а в реквизите 061 проставляются количество приложений — 2 (Д1 за июль и за август) и соответствующее количество листов этих приложений. В таблице Расчета суммы не указываются (таблица не заполняется).
В Д1 за июль в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 1, номер приложения в Расчете — 1. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 035 проставляется отметка в строке «для призначення інших соціальних виплат». В таблице Д1 по работнику Бондарю Б. Б. отражаются начисленные ему доходы в июле и начисленный на них ЕСВ.
В Д1 за август в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 2, номер приложения в Расчете — 2. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 035 проставляется отметка в строке «для призначення інших соціальних виплат». В таблице Д1 по работнику Бондарю Б. Б. отражаются начисленные ему доходы в августе и начисленный на них ЕСВ.
После подачи Расчета с типом «Довідковий» информация с Д1 за июль и август по работнику Бондарю Б. Б. попадает в Реестр, в результате чего весь июль и весь август (если сумма уплаченного ЕСВ за эти месяцы не менее 1320 грн.) включаются в страховой стаж этого работника, что отражается в формах ОК-7 и «Дані про трудовий та страховий стаж».
3. Расчет с типом «Довідковий» по работнику Волкову В. В.
По этому работнику предприятие в сентябре подает Расчет с типом «Довідковий» за ІІІ квартал 2021 года, который включает Д1 (за июль, за август, за сентябрь), Д5 и Д6 (за июль, за август, за сентябрь).
В заглавной части Расчета проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», а в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер Расчета — 3 (за ІІІ квартал 2021 года это уже третий Расчет после Расчетов с типом «Довідковий» по работникам Акулову А. А. и Бондарю Б. Б.). Также заполняются реквизиты 03, 031, 032, 033 (если Волков В. В. — работник обособленного подразделения), 04, 05. В реквизите 061 проставляются количество приложений — 3 (Д1 за июль, за август, за сентябрь) и количество листов этих приложений, в реквизите 065 проставляются количество приложений — 1 (Д5) и количество листов этого приложения, в реквизите 066 проставляются количество приложений — 3 (Д6 за июль, за август, за сентябрь) и количество листов этих приложений.
В Д1 за июль в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 1, номер приложения в Расчете — 1. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 035 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д1 по работнику Волкову В. В. отражаются начисленные ему доходы в июле и начисленный на них ЕСВ.
В Д1 за август в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 2, номер приложения в Расчете — 2. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 035 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д1 по работнику Волкову В. В. отражаются начисленные ему доходы в августе и начисленный на них ЕСВ.
В Д1 за сентябрь в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 3, номер приложения в Расчете — 3. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 035 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д1 по работнику Волкову В. В. отражаются начисленные ему доходы в сентябре по день увольнения (по 10 сентября) и начисленный на них ЕСВ, а в реквизите 14 указывается 10 — количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в сентябре.
В Д5 за ІІІ квартал 2021 года в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер приложения в Расчете — 1. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 036 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д5 по работнику Волкову В. В. заполняются реквизиты 04, 05, 07, 08, 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, при этом дата увольнения отражается в графе «дата закінчення» реквизита 10 «Період трудових … відносин …» — 10.09.2021, а в реквизите 17 «Підстава для припинення трудових … відносин» — ст. 38 КЗоТ (увольнение по инициативе работника в связи с выходом на пенсию).
В Д6 за июль в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 1, номер приложения в Расчете — 1. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 034 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д6 по работнику Волкову В. В. заполняется соответствующая информация в строках 04–15 для включения июля в специальный стаж для назначения пенсии.
В Д6 за август в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 2, номер приложения в Расчете — 2. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 034 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д6 по работнику Волкову В. В. заполняется соответствующая информация в строках 04–15 для включения августа в специальный стаж для назначения пенсии.
В Д6 за сентябрь в заглавной части проставляются отметки в реквизитах 011 «Звітний» и 014 «Довідковий», в строке 02 указываются: год — 2021, квартал — 3, номер месяца в квартале — 3, номер приложения в Расчете — 3. Также заполняются реквизиты 03, 031, а в реквизите 034 проставляется отметка в строке «для призначення пенсії». В таблице Д6 по работнику Волкову В. В. заполняется соответствующая информация в строках 04–15 для включения части сентября в специальный стаж для назначения пенсии, при этом в реквизите 10 указывается 10 (число сентября — день увольнения с занимаемой должности).
После подачи Расчета с типом «Довідковий» информация с Д1 за июль, август и сентябрь, Д5, Д6 за июль, август и сентябрь по работнику Волкову В. В. попадает в Реестр, в результате чего весь июль и весь август (если сумма уплаченного ЕСВ за эти месяцы не менее 1320 грн.), а также часть сентября (пропорционально уплаченному ЕСВ за этот месяц) включаются в страховой (специальный) стаж работника с целью назначения пенсии, что отражается в форме ОК-5.
_____________________________________________________________________________
Независимо от того, какие сведения по застрахованным лицам были отражены в Расчетах с типом «Довідковий», поданных работодателем в течение квартала, эти же сведения повторно отражаются (дублируются) по указанным застрахованным лицам в Расчете с типом «Звітний», который подается за такой квартал после его окончания.
Например, учитывая условия вышеприведенного примера, если работодатель в течение III квартала 2021 года подал три Расчета с типом «Довідковий» (по трем застрахованным лицам), то при подаче Расчета с типом «Звітний» за ІІІ квартал 2021 года в заглавной части в строке 02 в поле «номер Розрахунку» проставляется 4 (за ІІІ квартал 2021 года это уже четвертый Расчет после трех Расчетов с типом «Довідковий» по работникам Акулову А. А., Бондарю Б. Б. и Волкову В. В.).
Если в Расчете с типом «Довідковий» были допущены ошибки, то они исправляются путем отражения правильной информации в Расчете с типом «Звітний».
В заключение, отметим, что Порядок № 4 не устанавливает предельных сроков для подачи Расчета с типом «Довідковий», а также законодательством не предусмотрена ответственность работодателей и их должностных лиц за неподачу Расчета с типом «Довідковий», если имелись основания для его подачи. Но в целях защиты прав застрахованных лиц на своевременное и в полном объеме получение материального обеспечения, страховых выплат, назначения пенсии советуем работодателям не медлить с подачей Расчета с типом «Довідковий».