Отпускные: порядок налогообложения и отражения в отчетности

Работодатель является налоговым агентом и страхователем, поэтому при начислении выплат работникам должен выяснить, к какому виду дохода относится та или иная выплата, поскольку от этого зависит порядок ее налогообложения и отражения в учете предприятия.

При выплате отпускных важно знать, относится ли такой доход к фонду оплаты труда (далее — ФОТ), а также каков порядок налогообложения «переходных» отпускных.

Структура заработной платы (ФОТ) определена статьей 2 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95-ВР (далее — Закон об оплате труда) и детализирована в Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 № 5 (далее — Инструкция № 5).

Согласно статье 2 Закона об оплате труда к дополнительной заработной плате относятся, в частности, гарантийные и компенсационные выплаты, предусмотренные действующим законодательством.

Поскольку действующим законодательством — статьей 74 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ), статьями 21, 23 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) и другими нормативными актами предусмотрена оплата ежегодного отпуска, дополнительного отпуска в связи с обучением, творческого отпуска, отпуска в связи с усыновлением ребенка, отпуска для подготовки и участия в соревнованиях, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, отпуска при рождении ребенка, то оплата за время указанных отпусков как гарантийная выплата на основании статьи 2 Закона об оплате труда относится к дополнительной заработной плате.

В подпункте 2.2.12 раздела 2 «Фонд оплаты труда» Инструкции № 5 также указано, что как оплата за неотработанное время относятся к дополнительной заработной плате ФОТ, в частности:

• оплата, а также суммы денежных компенсаций в случае неиспользования ежегодных (основного и дополнительных) отпусков и дополнительных отпусков работникам, имеющим детей (далее — денежная компенсация), в размерах, предусмотренных законодательством;¹

  ¹ Подробно о видах оплачиваемых отпусков и начислении оплаты за время отпусков рассказано в статье «Отпускные: порядок начисления и выплаты» этого номера, а о выплате денежной компенсации за неиспользованные отпуска — в статье «Денежная компенсация за неиспользованный отпуск» журнала «Все о труде и зарплате» № 6/2020, стр. 76.

• оплата дополнительных отпусков (свыше продолжительности, предусмотренной законодательством), предоставленных в соответствии с коллективным договором;
• оплата дополнительных отпусков в связи с обучением² и творческих отпусков;

  ² О порядке предоставления и оплате отпусков в связи с обучением подробно рассказано в статье «Работники-студенты на предприятии: учебный отпуск, трудовые гарантии и налоговые льготы» журнала «Все о труде и зарплате» № 8/2020, стр. 58.

• оплата дополнительных отпусков, предоставляемых в соответствии с Законом Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 № 796-XII.³

  ³ О предоставлении отпусков гражданам, пострадавшим вследствие Чернобыльской катастрофы, детально рассказано в статье «Предоставление отпусков «чернобыльцам»» журнала «Все о труде и зарплате» № 10/2020, стр. 70.

Кроме того, оплачивается за счет денежных средств работодателя дополнительный отпуск, предоставляемый участникам боевых действий, пострадавшим участникам Революции Достоинства, лицам с инвалидностью вследствие войны, статус которых определен Законом Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.93 № 3551-XII (далее — Закон № 3551), лицам, реабилитированным в соответствии с Законом Украины «О реабилитации жертв репрессий коммунистического тоталитарного режима 1917 – 1991 годов», из числа подвергшихся репрессиям в форме (формах) лишения свободы (заключения) или ограничения свободы или принудительного безосновательного помещения здорового человека в психиатрическое учреждение по решению внесудебного или иного репрессивного органа, продолжительностью 14 календарных дней в год (ст. 77-2 КЗоТ, ст. 16-2 Закона об отпусках, п. 12 ст. 12, п. 17 ст. 13 Закона № 3551). Оплата за этот отпуск также относится к дополнительной заработной плате.¹

Таким образом, оплата за время пребывания в вышеперечисленных отпусках и денежная компенсация (далее вместе — отпускные) являются составляющей заработной платы (относятся к ФОТ), поэтому подлежат налогообложению в порядке, установленном для заработной платы.

Отпускные и налог на доходы физических лиц

В соответствии с подпунктом 164.2.1 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) доходы в виде заработной платы, начисленные (выплаченные) налогоплательщику в соответствии с условиями трудового договора (контракта), включаются в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода налогоплательщика.

Заработная плата для целей раздела IV НКУ — это основная и дополнительная заработная плата, прочие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) налогоплательщику в связи с отношениями трудового найма согласно закону (пп. 14.1.48 НКУ).

Поскольку отпускные, как отмечено выше, являются дополнительной заработной платой, они облагаются налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) в составе заработной платы на основании подпункта 164.2.1 НКУ по ставке 18%.

Согласно подпункту 168.1.2 НКУ налоговые агенты, в том числе работодатели, должны уплачивать (перечислять) НДФЛ в бюджет во время выплаты налогооблагаемого дохода. Следовательно, НДФЛ должен быть уплачен (перечислен) в бюджет в день выплаты отпускных работнику (перечисления на его «зарплатный» счет в банке). При выплате работнику отпускных наличными из кассы предприятия НДФЛ уплачивается работодателем в течение трех банковских дней со дня, следующего за днем их выплаты (пп. 168.1.4 НКУ).

Если отпускные начислены работнику, но не выплачены, НДФЛ должен быть уплачен (перечислен) в бюджет не позднее 30 числа месяца, следующего за месяцем начисления такого дохода (пп. 168.1.5 НКУ).

Что касается уплаты НДФЛ при начислении «переходных» отпускных, то согласно подпункту 169.4.1 НКУ если налогоплательщик получает доходы в виде заработной платы за период ее сохранения в соответствии с законодательством, в т. ч. за время отпуска или пребывания на больничном, с целью определения предельной суммы дохода, дающей право на получение налоговой социальной льготы (далее — НСЛ), и в других случаях их налогообложения, такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления.

Таким образом, для определения дохода работника в конкретном месяце в целях обложения НДФЛ (в том числе для определения права работника на применение НСЛ) «переходные» отпускные необходимо относить к месяцам, на которые приходятся дни оплачиваемого отпуска. После такого распределения по месяцам в целях определения права на применение НСЛ необходимо сравнить отдельно доходы за каждый месяц с предельным размером дохода, дающим право на применение НСЛ.⁴

Поскольку НДФЛ уплачивается (перечисляется) в бюджет со всей суммы отпускных в день их выплаты работнику (в общем случае отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска — ст. 21 Закона об отпусках), то в месяце окончания «переходного» отпуска осуществляется расчет НДФЛ с учетом ранее уплаченного этого налога.

Если работникам-«чернобыльцам» предоставляется дополнительный «чернобыльский» отпуск, при этом работодатель начислил отпускные за такой отпуск и осуществил их выплату за счет собственных денежных средств (не дожидаясь поступления компенсации из госбюджета от органов соцзащиты), то НДФЛ подлежит уплате работодателем при выплате таких отпускных. Если работодатель начислил «чернобыльцу» отпускные за дополнительный «чернобыльский» отпуск, а их выплату осуществляет после поступления соответствующего финансирования из госбюджета, то НДФЛ подлежит уплате работодателем при выплате отпускных за счет бюджетных денежных средств независимо от того, когда осуществлено им начисление отпускных и когда он получил бюджетное финансирование.⁵

Что касается налогообложения денежной компенсации, перечисляемой на новое место работы работника в случае его перевода, то поскольку ее начисляет предприятие, с которого переводится (увольняется) работник, не использовавший дни отпуска, это же предприятие и должно как налоговый агент уплатить НДФЛ из суммы указанной денежной компенсации. Перечисление денежной компенсации на новое предприятие работника приравнивается к ее выплате этому работнику, поэтому предыдущий работодатель работника должен уплатить НДФЛ из суммы денежной компенсации в день ее перечисления новому работодателю работника.⁶

Если работодатель при окончательном расчете с работником в день увольнения не начислил и не выплатил надлежащую работнику денежную компенсацию за неиспользованный ежегодный отпуск (дополнительный отпуск работникам, имеющим детей), а сделал это после увольнения работника, то такая денежная компенсация, выплаченная уже не работнику, а физическому лицу, не состоящему в трудовых отношениях, облагается НДФЛ на основании подпункта 164.2.20 НКУ как прочие доходы, кроме указанных в статье 165 НКУ.

Отражение отпускных и НДФЛ в Налоговом расчете

Отпускные и начисленный на них НДФЛ отражаются в разделе І приложения 4ДФ Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет) в составе заработной платы с признаком дохода «101» (отдельный признак дохода для отпускных не установлен) в том месяце квартала, в котором они начислены (выплачены, уплачены).

«Переходные» отпускные в приложении 4ДФ Налогового расчета отражаются всей суммой в том месяце квартала, в котором они начислены (выплачены). Например, если отпуск приходится на смежные месяцы — июнь и июль, то вся сумма «переходных» отпускных, начисленная и выплаченная в июне (третьем месяце ІІ квартала), в том числе за дни отпуска, приходящиеся на июль (первый месяц ІІІ квартала), должна быть отражена в приложении 4ДФ за июнь Налогового расчета за II квартал.⁷

Если же отпуск у работника начинается в первых числах июля (первый месяц ІІІ квартала), а отпускные за такой отпуск начислены и выплачены всей суммой в конце июня (третий месяц ІІ квартала), то вся сумма отпускных должна быть отражена работодателем в приложении 4ДФ за июнь Налогового расчета за II квартал.⁷

При перечислении денежной компенсации за не использованные дни ежегодных отпусков на новое предприятие работника (в случае его перевода) в Налоговом расчете сумма денежной компенсации в месяце ее начисления и перечисления отражается предыдущим работодателем работника как начисленная и выплаченная (графы 3а и 3), а сумма НДФЛ — как начисленная и уплаченная (графы 4а и 4). Новый работодатель в Налоговом расчете сумму денежной компенсации не отражает.

Отпускные и военный сбор

Согласно подпункту 1.2 пункта 16-1 подраздела 10 раздела ХХ НКУ объектом обложения военным сбором (далее — ВС) являются доходы, определенные статьей 163 НКУ.

Статья 163 НКУ определяет объекты налогообложения НДФЛ, к которым относится общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход, поэтому объектом обложения ВС являются те же доходы, которые являются объектом обложения НДФЛ.

Отпускные в составе заработной платы на основании подпункта 164.2.1 НКУ облагаются ВС.

В соответствии с подпунктом 1.4 пункта 16-1 подраздела 10 раздела XX НКУ начисление, удержание и уплата (перечисление) ВС в бюджет осуществляются в порядке, установленном статьей 168 НКУ, по ставке 1,5%.

Статья 168 НКУ определяет порядок уплаты НДФЛ, поэтому ВС с отпускных уплачивается в том же порядке и в те же сроки, что и НДФЛ.

Как и суммы НДФЛ, суммы ВС, начисленного на отпускные и перечисленного в бюджет, в строке с отпускными (в составе заработной платы) с признаком дохода «101» по работнику отражаются в графах 5а и 5 раздела І приложения 4ДФ Налогового расчета в месяце начисления (выплаты) отпускных и месяце начисления ВС на отпускные (месяце перечисления ВС в бюджет).

Отпускные и единый социальный взнос

База начисления, порядок и сроки уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — единый социальный взнос, ЕСВ) определены Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VІ (далее — Закон о ЕСВ).

Приказом Министерства финансов Украины от 20.04.2015 № 449 (в редакции приказа от 21.12.2020 № 790), утверждена Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — Инструкция № 449), детализирующая базу начисления и порядок уплаты ЕСВ.

Для работодателей базой начисления ЕСВ является сумма начисленной каждому застрахованному лицу заработной платы по видам выплат, которые включают основную и дополнительную заработную плату, прочие поощрительные и компенсационные выплаты, в т. ч. в натуральной форме, которые определяются согласно Закону об оплате труда (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ).

Определение видов выплат, которые относятся к основной, дополнительной заработной плате, прочим поощрительным и компенсационным выплатам, при начислении ЕСВ предусмотрено Инструкцией № 5 (пп. 2 п. 2 р. IV Инструкции № 449).

Поскольку, как отмечалось выше, согласно подпункту 2.2.12 Инструкции № 5 отпускные (как оплата за неотработанное время) относятся к заработной плате в составе дополнительной заработной платы, то они являются базой начисления ЕСВ. Работодатели начисляют ЕСВ на отпускные по ставке 22%. На отпускные работающих лиц с инвалидностью работодатели, в том числе физические лица – предприниматели, начисляют ЕСВ по ставке 8,41% (ч. 13 ст. 8 Закона о ЕСВ, пп. 5 п. 2 р. IІІ Инструкции № 449).

Работодатели должны уплатить ЕСВ с отпускных в день их выплаты работнику (перечисления на его «зарплатный» счет в банке). Если отпускные начислены, но не выплачены, ЕСВ уплачивается не позднее 20 числа (горными предприятиями — не позднее 28 числа) месяца, следующего за месяцем, в котором они начислены (ч. 8 ст. 9 Закона о ЕСВ).

При начислении «переходных» отпускных следует учитывать, что максимальная величина базы начисления ЕСВ, т. е. максимальная сумма дохода, с которой уплачивается ЕСВ, составляет 15 размеров минимальной заработной платы (п. 4 ч. 1 ст. 1, ч. 3 ст. 7 Закона о ЕСВ). Применение указанной максимальной величины при начислении ЕСВ на суммы оплаты ежегодного отпуска, период которого больше одного месяца, осуществляется отдельно за каждый месяц (пп. 2 п. 2 р. IV Инструкции № 449).

Следовательно, при начислении «переходных» отпускных их сумму необходимо распределить по месяцам, на которые приходятся дни отпуска, и определить, не превышает ли доход работника в каком-либо из месяцев, на которые приходится «переходной» отпуск, максимальную величину базы начисления ЕСВ, которая в 2022 году составляет: в январе – сентябре — 97 500 грн. (6500 грн. х 15), в октябре – декабре — 100 500 грн. (6700 грн. х 15). Если в результате такого распределения в одном из месяцев сумма дохода работника превысит указанную максимальную величину, то ЕСВ необходимо уплатить только с этой максимальной величины. Если после такого распределения сумма месячного дохода будет меньше минимальной заработной платы, то ЕСВ за этот месяц за работника уплачивается работодателем с минимальной заработной платы (ч. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ)⁸, т. е. в 2022 году уплачивается в январе – сентябре — в сумме 1430 грн. (6500 грн. х 22%), в октябре – декабре — 1474 грн. (6700 грн. х 22%). Уплата ЕСВ с разности между минимальной заработной платой и фактически начисленным доходом за месяц осуществляется не позднее 20 числа (горными предприятиями — не позднее 28 числа) следующего месяца.

С денежной компенсации, перечисляемой на новое место работы работника в случае его перевода на другое предприятие, ЕСВ уплачивает предприятие, с которого переводится (увольняется) работник. Поскольку перечисление денежной компенсации на новое предприятие работника приравнивается к ее выплате работнику, то предприятие, с которого увольняется (переводится) работник, должно уплатить ЕСВ с суммы денежной компенсации в день ее перечисления новому работодателю работника.⁹

По мнению ГНСУ¹⁰, с денежной компенсации, начисленной работнику после его увольнения, ЕСВ не уплачивается, поскольку предприятие уже не является страхователем по отношению к бывшему (уволенному) работнику. По нашему мнению, и в этой ситуации денежная компенсация продолжает оставаться заработной платой, поэтому рекомендуем все же уплачивать с нее ЕСВ.

Отражение отпускных и ЕСВ в Налоговом расчете

Форма Налогового расчета, а также Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Порядок № 4) утверждены приказом Министерства финансов Украины от 13.01.2015 № 4 (в редакции приказа от 15.12.2020 № 773).

В разделе І основной таблицы Налогового расчета (далее — таблица Расчета) не предусмотрены отдельные строки для отражения отпускных, поэтому они в таблице Расчета отражаются всей суммой в месяце их начисления (в графе, соответствующей этому месяцу) в составе заработной платы независимо от того, на какой месяц (месяцы) приходятся дни отпуска, за которые начислены отпускные.

Отпускные, начисленные за отпуск, полностью приходящийся на один месяц, отражаются в составе заработной платы за этот календарный месяц, а начисленный на отпускные ЕСВ отражается в составе ЕСВ, начисленного на заработную плату за этот месяц, в соответствующих строках и графах таблицы Расчета.

Отпускные в разделе І таблицы Расчета отражаются в составе заработной платы в строке 1.1 (с переносом в строку 1), а отпускные, на которые начисляется ЕСВ, отражаются в разрезе работодателей и категорий работников в строках 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 (с переносом в строку 2).

ЕСВ, который начисляется на отпускные в разрезе работодателей и категорий работников по ставкам 22%, 8,41%, 5,3%, 5,5%, отражается в строках соответственно 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 (с переносом в строку 3).

Что касается «переходных» отпускных, то вся их сумма (в том числе сумма отпускных, приходящихся на следующий месяц) в составе начисленной заработной платы отражается в соответствующих строках таблицы Расчета за тот месяц, в котором они начислены (в графе, соответствующей этому месяцу). Сумма ЕСВ, начисленного на «переходные» отпускные, отражается в составе ЕСВ, начисленного на сумму заработной платы (включающую всю сумму «переходных» отпускных) в соответствующих строках таблицы Расчета за тот месяц, в котором ЕСВ начислен (в графе, соответствующей этому месяцу).¹¹

В приложении 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» к Налоговому расчету (далее — Д1) суммы отпускных отражаются в отдельной строке — отдельно от сумм заработной платы и прочих доходов с указанием кода типа начислений 10 в графе 09 «Код типу нарахувань» (п. 1 р. IV Порядка № 4).

При заполнении Д1 за соответствующий месяц отчетного квартала начисленные в таком месяце «переходные» отпускные отражаются отдельно от заработной платы в отдельных строках по каждому месяцу, на который они приходятся, с указанием в реквизите 09 кода типа начислений 10. В реквизит 16 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» вносятся суммы, начисленные в календарном месяце за дни отпуска, с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце. Суммы, приходящиеся на дни отпуска в следующих месяцах, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных (следующих) строках с кодом типа начислений 10 (п. 1 р. IV Порядка № 4).

Например, если в июне 2022 года работнику за отработанный период с 1 по 19 июня начислена заработная плата, а с 20 июня по 13 июля ему предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня с начислением и выплатой отпускных за весь период этого отпуска перед его предоставлением, то в Д1 за июнь Налогового расчета за II квартал работник отражается в трех строках, при этом указываются:

• в первой строке — заработная плата за июнь;
• во второй строке — отпускные, приходящиеся на дни отпуска в июне (с 20 по 30 июня), с отражением, в частности, в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 06.2022;
• в третьей строке — отпускные, приходящиеся на дни отпуска в июле (с 1 по 13 июля), с отражением, в частности, в реквизите  09 «Код типу нарахувань» — 10, в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 07.2022.¹²

В графе 3 (июнь) таблицы Расчета Налогового расчета за II квартал заработная плата за июнь и вся сумма отпускных (за весь отпуск с 20 июня по 13 июля) отражаются в строке 1.1 (с переносом в строку 1) и в строке 2.1 (с переносом в строку 2), а начисленный на них ЕСВ отражается в строке 3.1 (с переносом в строку 3).

Если военное положение после 23 августа 2022 года не будет продлено или для отдельных категорий работников будет снято ограничение на продолжительность ежегодного основного отпуска в период военного положения — 24 календарных дня (соответствующий законопроект уже прошел I чтение и готовится к II чтению в парламенте), и работнику в сентябре 2022 года за период работы с 1 по 25 сентября будет начислена заработная плата, а с 26 сентября по 13 ноября 2022 года предоставлен ежегодный основной отпуск сразу за 2 рабочих года общей продолжительностью 48 календарных дней с начислением и выплатой отпускных за весь период этого отпуска перед его предоставлением, то в Д1 за сентябрь Налогового расчета за IІI квартал работник отражается в четырех строках, при этом указываются:

• в первой строке — заработная плата за сентябрь;
• во второй строке — отпускные, приходящиеся на дни отпуска в сентябре (с 26 по 30 сентября);
• в третьей строке — отпускные, приходящиеся на дни отпуска в октябре (с 1 по 31 октября);
• в четвертой строке — отпускные, приходящиеся на дни отпуска в ноябре (с 1 по 13 ноября).

В графе 3 (сентябрь) таблицы Расчета Налогового расчета за IІI квартал заработная плата за сентябрь и вся сумма отпускных (за весь отпуск с 26 сентября по 13 ноября) отражаются в строке 1.1 (с переносом в строку 1) и в строке 2.1 (с переносом в строку 2), а начисленный на них ЕСВ отражается в строке 3.1 (с переносом в строку 3).

Если в указанной ситуации прочий доход, кроме отпускных, за октябрь работнику не будет начисляться, то работник отражается в Д1 за октябрь Налогового расчета за IV квартал в одной строке, в которой указываются, в частности:

— в реквизитах 09, 12, 13, 15, 16, 17, 18, 19, 20 — прочерк;

— в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 10.2022;

— в реквизите 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 31;

— в реквизитах 21 – 24 — соответствующая информация.

Если в вышеуказанной ситуации сумма отпускных, которая приходится на октябрь (т. е. база начисления ЕСВ в октябре) составит например 6600 грн., что меньше минимальной заработной платы этого месяца — 6700 грн., то работник отражается в Д1 за октябрь Налогового расчета за IV квартал в одной строке, в которой указываются, в частности:

— в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 13;

— в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 10.2022;

— в реквизитах 12, 13, 15, 16, 17, 19 — прочерк;

— в реквизите 14 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 31;

— в реквизите 18 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 100,00 (6700 – 6600; разность между минимальной заработной платой и фактически начисленным доходом за октябрь — отпускными, приходящимися на октябрь);

— в реквизите 20 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць …» — 22,00 (100 грн. х 22%; сумма ЕСВ, начисленного на разность между минимальной заработной платой и фактически начисленным доходом за октябрь);

— в реквизитах 21 – 24 — соответствующая информация.

В графе 1 (октябрь) таблицы Расчета Налогового расчета за IV квартал дополнительная база начисления ЕСВ в октябре (разность между минимальной заработной платой и фактически начисленным доходом за октябрь) в сумме 100 грн. отражается в строке 2.5 (с переносом в строку 2), а начисленный на нее ЕСВ в сумме 22 грн. — в строке 3.5 (с переносом в строку 3).

Если работнику предоставляется ежегодный отпуск в начале следующего месяца, например с 1 по 24 июля 2022 года, при этом отпускные за весь период такого отпуска начислены и выплачены 27 июня 2022 года (за 3 дня до начала отпуска), то вся сумма отпускных должна быть отражена в Д1 за июнь Налогового расчета за IІ квартал в отдельной строке с указанием в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 10, а в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 07.2022 (июль — месяц, на который приходятся дни отпуска, за которые начислены отпускные).

В соответствии с пунктом 1 раздела IV Порядка № 4 в Д1 внесение отрицательных значений (со знаком «минус») сумм начисленной заработной платы (дохода) допускается в случае отражения, в частности:

— сумм перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском;

— сторнированных сумм отпускных.

Если работник был отозван из отпуска или часть отпуска из-за болезни была перенесена на более поздний период или работник увольняется, использовав незаработанные дни отпуска, вследствие чего излишне выплаченные отпускные отчисляются из заработной платы текущего месяца, то корректирование (сторнирование) отпускных и начисленного на отпускные ЕСВ также следует провести в текущем месяце и отразить в Д1 за этот месяц.

Например, если отпускные были начислены в июне за дни «переходного» отпуска, приходящегося на июнь и июль, после чего были отражены в Д1 за июнь Налогового расчета за IІ квартал, а затем в июле работник был отозван из отпуска и отчисление излишне выплаченных отпускных за июль в сумме 1000 грн. осуществляется из заработной платы за июль, то в Д1 за июль Налогового расчета за IIІ квартал в первой строке указывается начисленная работнику заработная плата за июль, во второй строке для исправления данных по отпускным за июль, ранее отраженным в Д1 за июнь, указываются, в частности:

— в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 10;

— в реквизите 10 — 07.2022 (месяц, в котором корректируется сумма отпускных в связи с отзывом работника из отпуска);

— в реквизитах 16 и 17 — –1000,00 (со знаком «минус» сумма излишне выплаченных отпускных за июль, подлежащая отчислению из заработной платы);

— в реквизите 20 — –220,00 (со знаком «минус» сумма ЕСВ, начисленного на излишне выплаченные отпускные за июль).

Аналогично — со знаком «минус» в реквизитах 16 и 17 Д1 отражаются суммы излишне выплаченных работнику отпускных, которые отчисляются из заработной платы (сторнируются) в месяце увольнения работника, с указанием в реквизите 09 кода типа начислений 10, в реквизите 20 — со знаком «минус» суммы ЕСВ, начисленного на излишне выплаченные отпускные.

Если работнику в одном из предыдущих месяцев (например, в декабре 2021 года) ошибочно была начислена заработная плата вместо отпускных, и ошибка выявлена в текущем месяце (например, в июне 2022 года), то сторнировать сумму заработной платы за предыдущий месяц и доначислять отпускные за предыдущий месяц (декабрь 2021 года) необходимо в текущем месяце (июне 2022 года), при этом в Д1 за такой месяц (июнь 2022 года) информация по работнику отражается в трех строках:

• в первой строке — сумма заработной платы за текущий месяц (июнь 2022 года);
• во второй строке — сторнированная сумма заработной платы (со знаком «минус») за предыдущий месяц (декабрь 2021 года);
• в третьей строке — сумма отпускных, начисленная за предыдущий месяц (декабрь 2021 года), с указанием, в частности:

— в реквизите 09 «Код типу нарахувань» — 10;

— в реквизите 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 12.2021 (месяц, за который доначислены отпускные в июне 2022 года);

— в реквизитах 16 и 17 — сумма доначисленных отпускных за предыдущий месяц (декабрь 2021 года);

— в реквизите 20 — сумма ЕСВ, начисленного в текущем месяце (июне 2022 года) на доначисленные отпускные за предыдущий месяц (декабрь 2021 года).

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск, которая выплачивается продолжающему работать работнику или при увольнении работника либо перечисляется при переводе работника на другое предприятие его новому работодателю, отражается в месяце ее начисления в составе заработной платы как в Д1, так и в таблице Расчета.¹³ Отражение денежной компенсации в Д1 в отдельной строке с кодом типа начислений 10 Порядком № 4 не предусмотрено.

Если работник на момент увольнения использовал дни ежегодного отпуска, которые он еще не заработал в текущем рабочем году, и из его заработной платы при увольнении отчисляется излишне выплаченная сумма отпускных за такие незаработанные дни отпуска, что предусмотрено пунктом 2 части второй статьи 127 КЗоТ и статьей 12 Закона об отпусках, при этом в результате сторнирования такой излишне выплаченной суммы отпускных в месяце использования указанных дней отпуска фактически начисленный доход (база начисления ЕСВ) за этот месяц оказывается меньше минимальной заработной платы, то разность между минимальной заработной платой и фактически начисленным доходом в таком (предыдущем) месяце отражается в реквизите 18 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» Д1 за текущий месяц (месяц увольнения) с указанием в реквизите 09 кода типа начислений не 13, а 14 (п. 1 р. IV Порядка № 4). При этом сторнированная сумма отпускных отражается в соответствующем месяце со знаком «минус» (п. 1 р. IV Порядка № 4). Такая сторнированная сумма отпускных отражается в Д1 с кодом типа начислений 10, т. е. с тем же кодом типа начислений, который указывался по таким отпускным в месяце их начисления. В таблице Расчета сумма сторнированных (излишне выплаченных) отпускных, отчисляемая из заработной платы работника, начисленной за отработанный период в месяце увольнения, уменьшает общую сумму начисленной заработной платы за такой месяц.¹⁴

Отражение отпускных в учете

В бухгалтерском учете отпускные отражаются с учетом созданного обеспечения (резерва) отпусков, который корректируется на каждую дату баланса. Субъекты малого предпринимательства имеют право не создавать резерв отпусков, а сразу включать начисленные отпускные в расходы.

Расходы, связанные с созданием обеспечения оплаты отпусков, отражаются по кредиту субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков» в корреспонденции с дебетом счетов 23 «Производство», 84 «Прочие операционные расходы», 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 94 «Прочие расходы операционной деятельности», т. е. в зависимости от категории работников, которым начисляются отпускные.

Использование резерва отражается по дебету субсчета 471 и кредиту субсчетов 661 «Расчеты по заработной плате», 651 «По расчетам по общеобязательному государственному социальному страхованию», т. е. сумма фактически начисленных отпускных включается не в расходы, а уменьшает созданный резерв отпусков.

Использовать резерв отпусков можно только в пределах начисленной суммы (дебетового остатка по субсчету 471 быть не должно). Если созданного резерва отпусков недостаточно, дополнительные расходы по начислению отпускных и начислению на них ЕСВ относятся к операционным расходам того периода, в котором они возникли.¹⁵ Общая сумма «переходных» отпускных в учете отражается в месяце их начисления.

В налоговом учете отпускные отражаются в том же порядке, что и в бухгалтерском учете (пп. 134.1.1 НКУ). Корректирование финансового результата на сумму созданного резерва отпусков статьей 139 НКУ не предусмотрено, поэтому расходы на создание такого резерва плательщиками налога на прибыль учитываются при определении объекта налогообложения.