Роз’яснення Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області «Відправлення роботодавцем скан-копії паперової трудової книжки працівника до Пенсійного фонду України» від 16.11.2023
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ У КИЇВСЬКІЙ ОБЛАСТІ
РОЗ’ЯСНЕННЯ
від 16.11.2023
Відправлення роботодавцем скан-копії паперової трудової книжки
працівника до Пенсійного фонду України
10.06.2021 набрав чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-ІХ.
Роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність найманих працівників в електронному форматі, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інше.
Відомості про трудову діяльність може вносити як працівник, так і роботодавець. Згідно з вимогами скан-копії трудової книжки мають бути кольоровими, чіткими та відображати всі реквізити документа. Заповнені сторінки мають бути в хронологічному порядку. Сканування необхідно здійснювати у форматі pdf або jpg. Розмір одного файлу не повинен перевищувати 1 мб. Обмеження щодо кількості файлів не встановлено.1
1 Такі вимоги містить Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 12.03.2021 № 11-1. (Ред.)
Щоб подати скан-копії паперової трудової книжки та інших документів про стаж страхувальнику необхідно здійснити наступні кроки:
1. Увійти до особистого кабінету страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України за посиланням www.portal.pfu.gov.ua за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
2. У розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника»;
3. Заповнити форму звернення (РНОКПП та ПІБ особи) — натиснути кнопку «Пошук»;
4. Натиснути «Додати файл», обрати тип файлу та завантажити кольорову скан-копію трудової книжки;
5. Підписати звернення за допомогою КЕП. Для цього обрати файл ключа та ввести пароль;
6. Натиснути кнопку «Підписати та відправити до ПФУ»;
7. Результати оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України наданих скан-копій документів страхувальник може переглянути в закладці «Відомості про трудові відносини», вказавши в меню пошуку РНОКПП працівника чи період надсилання трудової книжки.