Компенсация работникам расходов на проезд в командировке

Статьей 121 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) установлено, что работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.

Работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

Нормативно-правовыми актами, которые определяют порядок и размеры указанных командировочных выплат, являются:

— постановление Кабинета Министров Украины «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — Постановление № 98);

— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59).

Нормы Постановления № 98 и Инструкции № 59 распространяются только на государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств (далее — бюджетные учреждения; работники бюджетных учреждений). Если субъект хозяйствования, общественная или другая организация, которые не имеют статуса бюджетного учреждения, являются получателями бюджетных денежных средств, то при направлении работников в командировки, которые осуществляются за счет бюджетных денежных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, они должны соблюдать нормы Инструкции № 59.¹ На предприятия, которые не получают бюджетные денежные средства, нормы Постановления № 98 и Инструкции № 59 не распространяются.¹

Предприятия, которые не являются получателями бюджетных денежных средств (далее — хозрасчетные предприятия), самостоятельно устанавливают порядок и нормы возмещения расходов работников, направляемых в командировку. Такие предприятия могут в коллективном договоре, например в разделе «Командировки», или другом внутреннем (локальном) документе, например, Положении о командировках, которое может быть приложением к коллективному договору или утверждаться отдельным приказом руководителя предприятия (далее — Положение о командировках), определить порядок направления работников в командировку и выплаты компенсации командировочных расходов, в том числе на проезд. Положение о командировках может быть составлено на базе норм Постановления № 98 и Инструкции № 59, поскольку в этих нормативных документах урегулированы многие вопросы, которые могут возникнуть при командировках работников, в том числе порядок возмещения командированным работникам в определенных размерах расходов на проезд к месту командировки и обратно, а также по месту командировки. Если Положения о командировках на предприятии нет, то все аспекты служебной командировки, в том числе порядок компенсации расходов на проезд, определяются хозрасчетными предприятиями в приказе о командировке.

Пункт 170.9 Налогового кодекса Украины определяет, какие суммы денежных средств, полученных на командировку (в том числе на проезд в командировке) или под отчет, которые не возвращены в установленный срок, включаются в налогооблагаемый доход налогоплательщика (работника).

Рассмотрим подробно порядок возмещения работникам «проездных» расходов при командировках в пределах Украины и за границу, а также порядок налогообложения и отражения в учете предприятия выплачиваемой работникам «проездной» компенсации.

Компенсация расходов на проезд в составе аванса на командировку

Согласно пункту 5 Постановления № 98, пункту 4 раздела I «Общие положения» и пункту 11 раздела II «Порядок командировки в пределах Украины» работнику, пункту 5 раздела III «Порядок командировки за границу» Инструкции № 59 предприятие, направляющее работника в командировку, обеспечивает его денежными средствами как аванс для осуществления текущих расходов², которые включают и расходы на оплату проезда в командировке.

Поскольку законодательство не запрещает работнику предприятия выдавать денежные средства на командировку частями, то предприятие после издания приказа о командировке сначала может выдать работнику часть аванса для приобретения проездных билетов, а затем — перед убытием в командировку — оставшуюся часть аванса согласно утвержденной смете расходов.³

Прежде чем выплатить работнику аванс на командировку, работодатель должен рассчитать его сумму по отдельным командировочным расходам, подлежащим возмещению и включающимся в аванс. Сумма расходов на проезд работника в командировке предварительно определяется при составлении задания и сметы расходов на командировку. Командировочные расходы на проезд, которые включаются в аванс (стоимость проездных билетов, постельных принадлежностей в поездах, перевозки и хранения багажа, бронирования транспортных билетов и т. п.) можно определить точно или примерно, посетив сайты перевозчиков пассажиров или обратившись в их справочные службы по телефону.

Поскольку командировочные расходы, в том числе на проезд, возмещаются работнику только за период командировки, необходимо помнить, что в настоящее время законодательством не предусмотрено оформление командировочного удостоверения при направлении работника в командировку, поэтому продолжительность командировки определяется в приказе о командировке.

В соответствии с пунктом 7 раздела I Инструкции № 59 днем убытия в командировку считается день отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса и т. д.) с места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы работника. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем убытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0.00 и позднее — следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный работник, в срок командировки засчитывается время, которое необходимо для проезда к станции, пристани, аэропорту. Аналогично определяется день прибытия командированного работника к месту постоянной работы.

Дата на транспортном билете (убытия транспортного средства с места постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой убытия работника в командировку согласно приказу о командировке. Дата на транспортном билете (прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке.

Если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке, с разрешения руководителя предприятия принимается во внимание задержка в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни в случае, если срок пребывания работника вне места его постоянной работы не будет превышать срока командировки, предусмотренного Постановлением № 98. За эти дни работнику не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (кроме расходов на проезд из места командировки к месту постоянной работы).

Компенсация командировочных расходов на проезд работникам бюджетных учреждений

Требования к проезду к месту командировки и обратно, а также особенности возмещения расходов на проезд при командировках в пределах Украины и за границу для работников бюджетных учреждений установлены пунктами 7, 9 Постановления № 98, пунктами 6, 7 раздела ІІ и пунктами 7, 9 раздела III Инструкции № 59.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 7 Постановления № 98, пунктом 6 раздела II и подпунктом «а» пункта 7 раздела III Инструкции № 59 работникам бюджетных учреждений при наличии подтверждающих документов возмещаются расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов, оплату аэропортных сборов, пользование постельными принадлежностями в поездах) к месту командировки и обратно, а также по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).

Согласно пункту 6 раздела II и пункту 9 раздела IІI Инструкции № 59 расходы на проезд (включая перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельными принадлежностями в поездах, и страховых платежей на транспорте.

При командировках в пределах Украины командированному работнику возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции (вокзалу), пристани, аэропорту, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к местонахождению в командировке. При наличии нескольких видов транспорта, связывающего место постоянной работы с местом командировки, администрация предприятия может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе вида транспорта. Командированному работнику возмещаются также расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) в соответствии с маршрутом, согласованным руководителем, и на арендованном транспорте по месту командировки согласно подтверждающим документам (п. 6 р. II Инструкции № 59).

По мнению Минфина, изложенному в письме от 17.08.2005 г. № 31-03173-07-18/17365, маршрут пользования городским транспортом во время командировки утверждает руководитель предприятия приказом во время направления работника в командировку (если такой маршрут заранее известен) или после возвращения работника из командировки и представления авансового отчета с подтверждающими документами.

Что касается возмещения расходов работника на проезд в маршрутном такси и такси, то Минфин в письме от 15.10.2003 г. № 31-03173-07-29/3801 и ГНАУ в письме от 12.07.2006 г. № 13098/7/15-0317 разъяснили, что, поскольку перевозка пассажиров в режиме маршрутного такси — это перевозка пассажиров на городском или пригородном автобусном маршруте общего пользования по расписанию движения, то расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также по месту командировки на маршрутном такси (автобусными маршрутами общего пользования) возмещаются в размере стоимости такого проезда на основании подтверждающих документов. Такси не является одним из видов автобусных маршрутов общего пользования, поэтому расходы на проезд в такси в командировке бюджетными учреждениями не возмещаются (могут быть возмещены только с разрешения руководителя предприятия).

При командировках за границу командированному работнику возмещаются расходы на проезд к вокзалу, аэропорту или пристани и с вокзала, аэропорта или пристани (если эти пункты расположены за пределами города) в местах отправления, назначения и пересадки, а также расходы на проезд по месту командировки транспортом общего пользования (рейсовые автобусы, метро, троллейбусы, трамваи и т. д., кроме такси) при условии, что работнику не предоставлялись бесплатно средства передвижения. В случае необходимости передвижения по территории государства командировки руководитель предприятия может определить командированному работнику вид транспорта, которым он может пользоваться (в ином случае работник самостоятельно решает вопрос о выборе вида транспорта). Расходы за пользование такси или аренду автотранспорта могут быть возмещены только с разрешения руководителя предприятия согласно подтверждающим документам (п. 9 р. IІI Инструкции № 59).

При командировке за границу на служебном автомобиле расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются с учетом установленных норм за 1 километр пробега согласно утвержденному маршруту, который должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия. Возмещаются также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами (п. 10 Постановления № 98, п. 12 р. IІI Инструкции № 59).

Пунктом 9 Постановления № 98, пунктом 6 раздела II и пунктом 9 раздела IІI Инструкции № 59 установлено, что при командировках в пределах Украины и за границу работнику возмещаются с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов и не являются излишне израсходованными денежными средствами расходы на:

— проезд командированного работника в мягком вагоне, суднами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса;

— перевозку багажа свыше веса, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется командированный работник.

Руководители бюджетных учреждений самостоятельно решают вопрос о возмещении своих расходов на проезд в мягком вагоне, суднами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса, а также расходов на перевозку багажа сверх веса, стоимость перевозки которого включена в стоимость билета. Разрешения министрам и руководителям других центральных органов исполнительной власти на возмещение указанных расходов предоставляются Первым вице-премьер-министром, а также вице-премьер-министрами согласно распределению функциональных полномочий (п. 7 р. ІI, п. 9, 14 р. IІI Инструкции № 59).

При командировках за границу расходы работников на проезд железными дорогами в государствах Азии и Африки возмещаются по тарифам 1-го класса (п. 9 р. IІI Инструкции № 59).

Командированному работнику свыше установленных сумм компенсации расходов в связи с командировкой согласно подтверждающим документам в оригинале возмещаются также расходы на уплату налога на добавленную стоимость (далее — НДС) в стоимости приобретенных проездных документов, а при командировках в пределах Украины — еще в стоимости пользования в поездах постельными принадлежностями (п. 8 р. ІI, п. 10 р. IIІ Инструкции № 59).⁴

При осуществлении расходов на территории Украины подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далее — Закон о РРО) и Налоговым кодексом Украины (далее — НКУ), а также документы, определенные Инструкцией № 59. В случае командировки за границу подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость понесенных за границей расходов, оформляются согласно законодательству соответствующего государства (п. 14 р. І Инструкции № 59).

Напомним, что согласно пункту 4 статьи 9 Закона о РРО регистраторы расчетных операций не применяются при продаже проездных и перевозочных документов на железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов и на автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными типографским способом серией, номером, номинальной стоимостью.

Согласно пункту 12 раздела ІI и пункту 11 раздела IІI Инструкции № 59 командировочные расходы возмещаются только при наличии документов в оригинале, подтверждающих стоимость таких расходов, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе на чартерные рейсы.

В случае использования электронного авиабилета основанием для возмещения расходов на его приобретение является такой пакет документов:

— оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру);

— распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

— оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный в случае онлайн-регистрации на авиарейс.⁵

Согласно пункту 7 раздела IX «Регистрация пассажиров и оформление багажа» Правил воздушных перевозок и обслуживания пассажиров и багажа, утвержденных приказом Государственной авиационной службы Украины от 26.11.2018 г. № 1239, при регистрации пассажиру предоставляется посадочный талон (т. е. документ (бумажный или мобильный), подтверждающий право пассажира на посадку в воздушное судно и предоставляемый на основании регистрации пассажира на рейс), в котором указываются фамилия и имя пассажира, код ІАТА или код ІСАО авиаперевозчика, номер рейса, дата и время отправления, время начала и окончания посадки на борт воздушного судна, номер выхода на посадку и номер посадочного места (при наличии) на борту воздушного судна и прочая информация в соответствии с правилами авиаперевозчика.

В соответствии с пунктом 12 раздела ІI и пунктом 11 раздела IІI Инструкции № 59 в случае утраты, уничтожения или повреждения оригинала отрывной части посадочного талона пассажира командированному работнику с разрешения руководителя (или лица, с которым командировка была согласована) могут быть возмещены расходы на приобретение электронного авиабилета при условии предоставления оригинала справки авиаперевозчика, которой засвидетельствовано состояние заказа и статус электронного билета, приобретенного для отдельного пассажира, факт использования электронного билета полностью по определенному маршруту.

В случае если электронный авиабилет является частично использованным, к отчету также прилагается документ (письмо, акт, справка) о возврате авиабилета, составленный компанией-продавцом, в котором указываются фамилия и инициалы командированного работника, стоимость осуществленного перелета, сумма возвращенных денежных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета. Если же такой авиабилет (оформленный на бумажном бланке) является еще и нераздельным, то к отчету прилагается также копия авиабилета, заверенная главным бухгалтером предприятия или уполномоченным на это лицом.

При использовании электронного проездного/перевозочного документа на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (без посадочного талона и документа об оплате); в случае перевозки багажа — распечатанный на бумажном носителе перевозочный документ; в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных вещей, резервированию мест) — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги. В случае возврата электронного проездного/перевозочного документа на поезд к отчету прилагается распечатанный на бумажном носителе документ на возврат. Информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно проверить на официальном сайте Государственной администрации железнодорожного транспорта Украины (сайте «Укрзалізниці»).

Требования к формам бланков проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте определены Порядком оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденным приказом Министерства инфраструктуры Украины и Министерства доходов и сборов Украины от 30.05.2013 г. № 331/137 (далее — Порядок № 331/137).

Согласно пункту 1.4 Порядка № 331/137 посадочный документ — это визуальная форма электронного проездного документа или его части на бумажном или электронном носителе информации (мобильный телефон, смартфон, планшет, компактный персональный компьютер, чип-карта и т. д.), которая содержит уникальный код и уникальный номер электронного проездного документа, информация с которого считывается соответствующим устройством или заносится в соответствующую ведомость по установленной форме.

Проездной документ — это расчетный документ установленной формы, оформленный на соответствующем бланке проездного документа или сформированный в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка № 331/137 и действующего законодательства, который удостоверяет заключение договора между железной дорогой и пассажиром на проезд и выдается пассажиру после оплаты им стоимости этой услуги.

Перевозочный документ — расчетный документ установленной формы, оформленный на соответствующем бланке перевозочного документа или сформированный в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка № 331/137 и действующего законодательства, который удостоверяет заключение договора между железной дорогой и пассажиром (грузовладельцем) на перевозку груза, грузобагажа, багажа и выдается пассажиру (отправителю, получателю багажа, грузобагажа, груза) после оплаты им стоимости этой услуги.

Пунктом 5.6 Порядка № 331/137 установлено, что посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами (транспортными билетами).⁶

В зависимости от формы оплаты работником за электронный билет расчетным документом является, в частности, при оплате с помощью банковской платежной карточки (корпоративной или личной платежной карточки работника) квитанция платежного терминала об оплате стоимости билетов с применением платежной карточки или выписка с соответствующего счета, удостоверенная подписью и печатью (при наличии) банковского учреждения.⁷

Согласно пункту 12 раздела ІI и пункту 11 раздела IІI Инструкции № 59 в случае осуществления Интернет-заказа проездных документов на автобусные пассажирские перевозки основанием для возмещения расходов на приобретение электронного билета является распечатанный на бумажном носителе проездной документ.

В случае возврата проездного документа на автобусные пассажирские перевозки к отчету прилагаются распечатанные на бумажном носителе документы на возврат или письмо (акт, справка) о возврате проездного документа, составленное компанией-продавцом, в котором указываются сумма возвращенных денежных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с его возвратом.

Расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия только в случае, если для этого были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. д.), при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов.

Транспортные расходы, понесенные в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами, работнику не возмещаются.

Руководитель предприятия может устанавливать дополнительные ограничения по суммам и целям использования денежных средств, предоставленных работнику для компенсации транспортных расходов на командировку (в том числе на оплату стоимости услуг по осуществлению Интернет-заказа и приобретению электронных проездных документов на транспортные средства). Такие ограничения устанавливаются в приказе о командировке (п. 5 р. I Инструкции № 59).

Расходы на проезд за время пребывания в командировке, подлежащие возмещению командированному работнику, возмещаются также сопровождающему (не более чем одному) командированного работника в случае, если он имеет инвалидность I группы вследствие нарушения опорно-двигательного аппарата и зрения (п. 7 Постановления № 98, п. 13 р. ІІ, п. 7 р. ІІI Инструкции № 59).

Компенсация командировочных расходов на проезд работникам хозрасчетных предприятий

Большинство вышеизложенных норм Постановления № 98 и Инструкции № 59 касательно возмещения транспортных расходов командированным работникам хозрасчетные предприятия могут применять, отразив их в Положении о командировках.

В нем можно установить, что транспортные расходы, понесенные работниками в связи с командировками, возмещаются им только при наличии оригиналов документов, подтверждающих такие расходы. Но в этом случае расходы работников на проезд в метро в командировке при приобретении жетонов можно компенсировать только за счет прибыли предприятия, поскольку будут отсутствовать документы, подтверждающие их приобретение.

В то же время хозрасчетные предприятия в Положении о командировках могут предусмотреть компенсацию работникам тех расходов, которые не компенсируются работникам бюджетных учреждений при их пребывании в командировках, например, расходы работника на проезд на такси, по пользованию услугами платного зала ожидания (комнаты отдыха) авто- или железнодорожного вокзала⁸, расходы, понесенные работником на оплату пользования услугами камеры хранения. Работникам бюджетных учреждений компенсируются только расходы, подтвержденные багажными квитанциями, а квитанции камеры хранения не являются багажными квитанциями (письмо Минфина от 17.08.2005 г. № 31-03173-07-18/17365).

В целях компенсации расходов на приобретение проездных документов фамилия работника, указанная в проездном билете, должна совпадать с фамилией направленного в командировку работника согласно приказу о командировке, т. е. работник при получении проездного документа должен проверить правильность указанных в нем сведений, в т. ч. свои фамилию и имя, иначе у предприятия не будет оснований для компенсации ему расходов на приобретение проездного документа (письмо Минфина от 21.10.2013 г. № 31-07230-16-10/30556)⁹.

Расчет с работником по расходам на проезд после возвращения из командировки

Предприятие, командирующее работника, обязано ознакомить его со сметой расходов (или со справкой-расчетом на выданный/перечисленный на соответствующий счет аванс, составленной в произвольной форме), а также с требованиями нормативно-правовых актов относительно отчетности об использовании денежных средств, выданных на командировку (п. 6 р. I Инструкции № 59).

После возвращения из командировки работник до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, обязан представить отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), форма которого утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (далее — Приказ № 841). Сумма излишне израсходованных денежных средств (остаток денежных средств свыше суммы, израсходованной согласно авансовому отчету) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия (пп. 170.9.2 НКУ, п. 5 Постановления № 98, п. 11 р. ІI, п. 17 р. ІІІ Инструкции № 59). Вместе с авансовым отчетом представляются оригиналы документов, подтверждающих сумму транспортных расходов.

Если фактическая стоимость расходов на проезд в командировке, подтвержденная документально и указанная в авансовом отчете, больше суммы, выданной на проезд в составе аванса, то бюджетное учреждение выплачивает работнику дополнительные денежные средства (доплачивает разность). Для работников бюджетных учреждений их выплата должна осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем авансового отчета (п. 11 р. ІI Инструкции № 59). Если для окончательного расчета за командировку, которая осуществлялась за границу, работнику бюджетного учреждения необходимо выплатить дополнительные денежные средства, их выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривны к иностранным валютам, установленному НБУ на день утверждения руководителем авансового отчета. Выплата указанных денежных средств должна осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем авансового отчета (п. 19 р. ІІІ Инструкции № 59).¹⁰

Таким образом, в настоящее время Инструкция № 59 четко определяет срок (3 банковских дня после утверждения авансового отчета), в течение которого бюджетное учреждение должно компенсировать (выплатить) работнику израсходованные им собственные денежные средства на проезд в командировке.

Хозрасчетные предприятия самостоятельно (в коллективном договоре или Положении о командировках) устанавливают предельный срок выплаты денежных средств в виде компенсации работникам израсходованных ими собственных денежных средств на проезд в командировке.

Учет и налогообложение компенсации расходов на проезд в командировке

Раздел ІІІ «Налог на прибыль предприятий» НКУ не содержит разниц по командировочным расходам (в т. ч. на проезд), поэтому в настоящее время все командировочные расходы, включаемые в расходы в бухгалтерском учете, автоматически включаются и в «налоговые» расходы (пп. 134.1.1 НКУ).

Согласно пунктам 15.1, 18, 19, 26 П(С)БУ 16 «Расходы», утвержденного приказом Минфина от 31.12.99 г. № 318, расходы на оплату командировок включаются в расходы по категориям работников.

Каких-нибудь ограничений по включению в бухгалтерском учете в расходы командировочных расходов, в том числе на проезд, П(С)БУ 16 не содержит, поэтому главное условие — такие расходы должны быть подтверждены документально и связаны с хозяйственной деятельностью предприятия.

Что касается уплаты налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военного сбора (далее — ВС), то в соответствии с подпунктом 165.1.11 НКУ не включаются в налогооблагаемый доход денежные средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет и рассчитанные согласно пункту 170.9 НКУ.

В соответствии с подпунктом 170.9.1 пункта 170.9 НКУ не является доходом налогоплательщика – физического лица, состоящего в трудовых отношениях со своим работодателем или являющегося членом руководящих органов предприятия, сумма возмещенных ему в установленном законодательством порядке расходов на командировку в пределах фактических расходов, в частности, на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).

Указанные расходы не являются объектом обложения НДФЛ и ВС только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об оплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов.

Любые расходы не включаются в налогооблагаемый доход налогоплательщика при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны.

Следовательно, доход работника в виде возмещения расходов на проезд в командировке, подтвержденных документально, не облагается НДФЛ и ВС на основании норм подпункта 165.1.11 и пункта 170.9 НКУ.¹¹

В Налоговом расчете ф. № 1ДФ не облагаемый НДФЛ «командировочно-проездной» доход работника не отражается.

Если работник после возвращения из командировки не представит документы, подтверждающие расходы на проезд в ней, то суммы, выплаченные ему в составе аванса для компенсации расходов на проезд, подлежат обложению НДФЛ и ВС на основании подпункта 164.2.11 НКУ. При этом база налогообложения НДФЛ увеличивается на «натуральный» коэффициент (п. 164.5 НКУ).

В разделе I Налогового расчета ф. № 1ДФ указанный налогооблагаемый доход работника, увеличенный  на «натуральный» коэффициент, отражается с признаком дохода «118».

Налогооблагаемый доход, НДФЛ и ВС начисляются в день утверждения авансового отчета. НДФЛ и ВС уплачиваются не позднее 3 банковских дней со дня, следующего за днем начисления дохода (пп. 168.1.4 НКУ).

Если работник задержался в командировке на выходные дни, при этом дата прибытия из командировки, указанная в проездном документе, не совпадает с последним днем командировки, указанным в приказе о командировке, то стоимость такого проездного документа возмещается работнику (абзацы третий, четвертый п. 7 р. I Инструкции № 59), при этом сумма возмещения не является налогооблагаемым доходом и в Налоговом расчете ф. № 1ДФ не отражается.¹²

Если работник хозрасчетного предприятия согласно датам на проездных документах выехал к месту командировки раньше первого дня командировки, указанного в приказе о командировке или вернулся из места командировки к месту постоянной работы позднее последнего дня командировки, указанного в приказе о командировке, если это было согласовано с работодателем и последний на основании докладной записки работника, поданной им после возвращения из командировки, издал приказ об изменении сроков командировки, то компенсация работнику расходов на проезд не считается дополнительным благом и не подлежит обложению НДФЛ и ВС.¹³

Если бюджетное учреждение по решению руководителя возместило работнику расходы на проезд в такси в командировке, то, учитывая, что эти расходы не подлежат обязательному возмещению бюджетными учреждениями, сумма таких возмещенных расходов считается дополнительным благом работника и на основании подпункта «г» пп. 164.2.17 НКУ облагается НДФЛ и ВС с отражением в разделе I Налогового расчета ф. № 1ДФ с признаком дохода «126».¹⁴ Если у хозрасчетного предприятия компенсация расходов на проезд в такси в командировке предусмотрена внутренним документом (Положением о командировках), то сумма такой компенсации не облагается НДФЛ и ВС.¹⁵

Если работник при следовании к месту командировки (обратно) выкупил двухместное купе вагона «СВ» (ехал в нем один), при этом проезд оформлялся одним (общим на два места) проездным документом, то компенсация такого проезда не облагается НДФЛ и ВС.¹⁶

Если работнику сразу после командировки был предоставлен отпуск, который он проводил по месту командировки или в другом месте, то компенсация оплаты проезда с места отдыха (отпуска) к месту постоянной работы облагается НДФЛ и ВС как дополнительное благо (пп. «г» пп. 164.2.17 НКУ).¹⁷

Что касается уплаты единого социального взноса (далее — ЕСВ), то расходы на командировку, в частности стоимость проезда, не включаются в фонд оплаты труда (п. 3.15 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5) и указаны в пункте 6 раздела І Перечня видов выплат, которые осуществляются за счет денежных средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.12.2010 г. № 1170. Следовательно, такие расходы не являются базой начисления ЕСВ.¹⁸