О начислении ЕСВ и отражении в Отчете о ЕСВ исправления ошибки в виде излишне начисленных «больничных»
Работник, оклад которого составляет 5000 грн., в октябре 2019 года болел в период с 1 по 22 октября, за что ему были начислены «больничные» в сумме 3616,36 грн. (164,38 грн. х 22 к. д.). Кроме того, в период с 23 по 31 октября он отработал 7 рабочих дней, поэтому ему начислена зарплата за октябрь в сумме 1590,91 грн. (5000 грн. : 22 р. д. х 7 отраб. д.). Эти начисления работнику были отражены в Отчете о ЕСВ за октябрь. Однако в конце ноября предприятие выявило ошибку в начислении «больничных» в октябре (при их исчислении не было учтено, что страховой стаж работника составляет 7 лет, поэтому для расчета берется 70% средней заработной платы). Правильно исчисленная сумма «больничных» работника за октябрь составляет 2531,54 грн. (115,07 грн. х 22 к. д.), поэтому предприятие в ноябре сторнирует «больничные» на сумму 1084,82 грн. (3616,36 – 2531,54). В результате перерасчета «больничных» база начисления ЕСВ за октябрь у работника составляет 4122,45 грн. (1590,91 + 2531,54), что меньше минимальной заработной платы (4173 грн.). Каким образом такой перерасчет «больничных» отражается в Отчете о ЕСВ за ноябрь, если работнику за ноябрь начислена заработная плата в размере оклада (5000 грн.)?
Согласно пункту 9 раздела IV Порядка формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 14.04.2015 г. № 435 (далее — Порядок № 435), в таблице 6 Отчета о ЕСВ внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (начисленного дохода) допускается, в частности, в случае отражения сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности (далее — «больничные») и пособия в связи с беременностью и родами.
За дни, за которые работнику «больничные» начислены в большем размере, чем положено, «больничные» являются излишне начисленными. Поэтому в месяце, когда исправляется ошибка, необходимо провести перерасчет и исключить сумму излишне начисленных «больничных» из персонифицированных данных за месяц, в котором они были начислены. В данном случае допускается внесение отрицательных сумм «больничных» в таблицу 6 Отчета о ЕСВ.
Учитывая содержание вопроса, если «больничные» были ошибочно (излишне) начислены за октябрь 2019 года, а корректировка (в сторону уменьшения) «больничных» проводится в ноябре 2019 года, то в этом месяце для исправления ошибки начисленный доход ноября необходимо уменьшить на сумму излишне начисленных «больничных» в октябре.
Также следует помнить, что если в результате проведения перерасчета база начисления ЕСВ за месяц по основному месту работы становится меньше размера минимальной заработной платы, сумма ЕСВ рассчитывается как произведение размера минимальной заработной платы, установленной законом на месяц, за который получен доход, и установленной ставки ЕСВ при условии пребывания в трудовых отношениях полный календарный месяц или отработки всех рабочих дней отчетного месяца (ч. 5 ст. 8 Закона № 2464, п. 8 р. III Инструкции № 449).
Следовательно, если в результате проведения перерасчета «больничных» база начисления ЕСВ (заработная плата, «больничные») в октябре 2019 года становится меньше минимальной заработной платы, сумма ЕСВ рассчитывается как произведение размера минимальной заработной платы (4173 грн.) и ставки ЕСВ (22%).
Учитывая содержание вопроса, если в результате проведения перерасчета «больничных» база начисления ЕСВ (заработная плата, «больничные») в октябре 2019 года составляет 4122,45 грн. (1590,91 + 2531,54), что меньше минимальной заработной платы (4122,45 грн. < 4173 грн.), то ЕСВ за октябрь необходимо уплатить с минимальной заработной платы — в сумме 918,06 грн. (4173 грн. х 22%). При этом в октябре сумма разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата, «больничные») составляет 50,55 грн. (4173 – 4122,45). На эту разность в октябре начисляется ЕСВ в сумме 11,12 грн. (50,55 грн. х 22%).
Если ошибка в начислении «больничных» за октябрь выявлена и исправляется в ноябре 2019 года, то такое исправление отражается в Отчете о ЕСВ за ноябрь 2019 года.
В таблице 6 Отчета о ЕСВ за ноябрь работник отражается в трех строках, в которых указываются:
- в первой строке — начисленная заработная плата за ноябрь, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1; в реквизитах 10, 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 11.2019; в реквизите 15 — 30; в реквизитах 17 и 18 — 5000,00; в реквизите 21 — 1100,00 (сумма ЕСВ: 5000 грн. х 22%);
- во второй строке — сторнированные «больничные» за октябрь, в частности: в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 29; в реквизитах 10, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 10.2019; в реквизите 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 22 (с 1 по 22 октября); в реквизитах 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк; в реквизитах 17 и 18 — «–1084,82» (сумма «больничных» со знаком «минус»); в реквизите 21 — «–238,66» (со знаком «минус» сумма ЕСВ: 1084,82 грн. х 22%);
- в третьей строке — сумма разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата, «больничные») за октябрь, в частности: в реквизите 9 — 29; в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 13 ; в реквизите 11 — 10.2019; в реквизитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк; в реквизите 19 — 50,55 (4173 — 4122,45); в реквизите 21 — 11,12 (50,55 грн. х 22%).
В таблице 1 Отчета о ЕСВ за ноябрь сумма начисленной работнику заработной платы за ноябрь (5000 грн.) отражается в строке 1.1 с переносом в строку 1 и в строке 2.1 с переносом в строку 2, а сумма начисленного на эту заработную плату ЕСВ (1100 грн.) — в строке 3.1 с переносом в строку 3.
Сумма сторнированных «больничных» за октябрь за первые 5 дней временной нетрудоспособности, оплачиваемых за счет работодателя, которая составляет 246,55 грн. ((164,38 грн. – 115,07 грн.) х 5 к. д. болезни), уменьшает сумму в строке 1.3 (при ее наличии), а сумма сторнированных «больничных» за октябрь, начиная с 6-го дня временной нетрудоспособности, оплачиваемых за счет ФССУ, которая составляет 838,27 грн. ((164,38 грн. – 115,07 грн.) х 17 к. д. болезни), уменьшает сумму в строке 1.4 (при ее наличии). Общая сумма сторнированных «больничных» за октябрь, составляющая 1084,82 грн. (3616,36 – 2531,54), уменьшает сумму в строке 2.1, а сумма сторнированного ЕСВ, равная 238,66 грн. (1084,82 грн. х 22%), уменьшает сумму в строке 3.1.
Сумма разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом (заработная плата, «больничные») за октябрь, равная 50,55 грн. (4173 – 4122,45), отражается в строке 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» с переносом в строку 2, а сумма начисленного на эту разность ЕСВ, составляющая 11,12 грн. (50,55 грн. х 22%), — в строке 3.5 с переносом в строку 3.
Учитывая, что первоначальная сумма дохода, начисленного за октябрь, составила 5207,27 грн. (3616,36 грн. («больничные») + 1590,91 грн. (зарплата)), а сумма уплаченного с него ЕСВ — 1145,60 грн. (5207,27 грн. х 22%), то у предприятия после проведения перерасчета «больничных» имеется переплата ЕСВ за октябрь в сумме 227,54 грн. (1145,60 – 918,06), которая засчитывается в счет уплаты ЕСВ в следующих месяцах.