Отражение в форме № 1ДФ перерасчета отпускных, выплаченных в месяце І квартала, но полностью приходящихся на месяц ІІ квартала, если работник отозван из отпуска

Надія Василівна ФIЛIПОВСЬКИХ, начальник відділу адміністрування податку на доходи фізичних осіб Управління адміністрування податку на доходи фізичних осіб та податків самозайнятих осіб Департаменту адміністрування податків Державної податкової служби України

Работнику был предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 24 к. д. с 1 по 24 апреля (II квартал). Отпускные за этот отпуск были начислены и выплачены в конце марта (I квартал) в сумме 7440 грн. (310 грн. х 24 к. д.), поэтому вся их сумма была отражена в форме № 1ДФ за I квартал в составе заработной платы. Но работника с 15 апреля отозвали из отпуска, поэтому из заработной платы работника за апрель были отчислены отпускные за неиспользованные 10 к. д. отпуска с 15 по 24 апреля в сумме 3100 грн. (310 грн. х 10 к. д.). Каким образом такое отчисление отпускных отражается в форме № 1ДФ?

Статьей 2 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) установлено, что право на отпуска обеспечивается гарантированным предоставлением отпуска определенной продолжительности с сохранением на его период места работы (должности), заработной платы (помощи) в случаях, предусмотренных этим Законом.

Согласно подпункту 164.2.1 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) доходы в виде заработной платы, начисленные (выплаченные) плательщику налога в соответствии с условиями трудового договора (контракта), включаются в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика налога, то есть облагаются налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военным сбором (далее — ВС).

Подпунктом 14.1.48 НКУ установлено, что заработная плата — основная и дополнительная заработная плата, прочие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма.

В соответствии со статьей 2 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР дополнительная заработная плата включает доплаты, надбавки, гарантийные и компенсационные выплаты, предусмотренные действующим законодательством; премии, связанные с выполнением производственных задач и функций.

Согласно подпункту 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5, оплата всех видов отпусков (далее — отпускные) включается в фонд дополнительной заработной платы.

Таким образом, отпускные, которые являются гарантийной и компенсационной выплатой, предусмотренной действующим законодательством (Законом об отпусках), являются заработной платой в составе дополнительной заработной платы.

Согласно Справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного из них налога, утвержденному приказом Министерства финансов Украины от 13.01.2015 г. № 4, сумма отпускных отражается в Налоговом расчете ф. № 1ДФ в составе заработной платы с признаком дохода «101» (отдельный признак дохода для отпускных не установлен).

Если плательщик налога получает доходы в виде заработной платы за период ее сохранения согласно законодательству, в том числе за время отпуска, то с целью определения предельной суммы дохода, дающей право на получение налоговой социальной льготы, и в других случаях их налогообложения, такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления (пп. 169.4.1 НКУ).

В случаях, когда осуществляются начисления (в том числе начисление отпускных) за будущие периоды, суммы таких начислений отражаются в Налоговом расчете ф. № 1ДФ за тот период (квартал), в котором были проведены начисления и выплаты.

Учитывая содержание вопроса, если начисление и выплата отпускных, приходящихся на месяц ІІ квартала (апрель), были осуществлены в месяце І квартала (март), то отпускные всей суммой должны были отражаться в Налоговом расчете ф. № 1ДФ за I квартал, то есть в квартале, в котором осуществлены их начисление и выплата.

Если работника с 15 апреля отозвали из отпуска, вследствие чего отпускные за неиспользованные 10 к. д. отпуска в сумме 3100 грн. (310 грн. х 10 к. д.) были отчислены из заработной платы работника за апрель (II квартал), то представлять уточняющий Налоговый расчет ф. № 1ДФ за I квартал не нужно, но в Налоговом расчете ф. № 1ДФ за II квартал на сумму отчисленных отпускных в апреле (3100 грн.) необходимо уменьшить сумму начисленной (выплаченной) заработной платы работнику за ІІ квартал, а на суммы уплаченных с отчисленных отпускных НДФЛ (558 грн. = 3100 грн. х 18%) и ВС (46,50 грн. = 3100 грн. х 1,5%) необходимо уменьшить суммы НДФЛ и ВС, начисленных (перечисленных) на заработную плату за II квартал.