Исправление ошибок при начислении страховых выплат

Правовые, финансовые и организационные основы общеобязательного государственного социального страхования, гарантии работающих граждан по их социальной защите в связи с временной утратой трудоспособности, беременностью и родами, от несчастного случая на производстве и профессионального заболевания, определяет Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV (далее — Закон № 1105).

Одним из видов социального страхования, указанных в пункте 1 части 1 статьи 1 Закона № 1105, является страхование в связи с временной утратой трудоспособности.

В соответствии со статьей 20 Закона № 1105 по социальному страхованию в связи с временной утратой трудоспособности предоставляются такие виды материального обеспечения и социальных услуг:

— пособие по временной нетрудоспособности, включая уход за больным ребенком (далее — «больничные»);¹

— пособие по беременности и родам (далее — «декретные»);²

— помощь на погребение (кроме погребения пенсионеров, безработных и лиц, умерших от несчастного случая на производстве);

— оплата лечения в реабилитационных отделениях санаторно-курортного учреждения после перенесенных заболеваний и травм.

Анализ допускаемых страхователями (работодателями) нарушений при предоставлении застрахованным лицам (работникам) вышеуказанных видов материального обеспечения и социальных услуг позволяет сделать вывод, что подавляющее их большинство вызвано ошибками в начислении «больничных» или «декретных» (далее — страховые выплаты), при этом в основном это связано с неправильным исчислением средней заработной платы для оплаты периода временной нетрудоспособности или отпуска в связи с беременностью и родами (далее — «декретный» отпуск). И лишь небольшая часть нарушений вызвана другими причинами, в частности, назначением страховой выплаты при отсутствии для этого оснований, например, при оплате листка нетрудоспособности, оформленного или выданного с нарушением установленного порядка.³

В данной статье рассмотрим ошибки, допускаемые при исчислении сумм страховых выплат, а также порядок их исправления. Но сначала напомним положения нормативных документов, которыми определен порядок предоставления страховых выплат за счет работодателя и Фонда социального страхования Украины (далее — Фонд).

Основания для начисления, источники финансирования
и порядок предоставления страховых выплат

Статьей 31 Закона № 1105 установлено, что основанием для назначения «больничных» и «декретных» является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности (далее — ЛН). В случае работы по совместительству, по трудовому договору (контракту) одновременно с осуществлением предпринимательской или иной деятельности основанием для назначения «больничных» и «декретных» является копия ЛН, удостоверенная подписью руководителя и печатью (при наличии) по основному месту работы.

Порядок и условия выдачи, продления и учета ЛН, осуществления контроля за правильностью их выдачи установлены Инструкцией о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом Министерства здравоохранения Украины от 13.11.2001 г. № 455.

В соответствии с частью 2 статьи 22 Закона № 1105 «больничные» выплачиваются Фондом застрахованным лицам, начиная с 6-го дня нетрудоспособности за весь период до восстановления трудоспособности или до установления медико-социальной экспертной комиссией инвалидности (установления другой группы, подтверждение ранее установленной группы инвалидности), независимо от увольнения, прекращения предпринимательской или иной деятельности застрахованного лица в период утраты трудоспособности в порядке и размерах, установленных законодательством.

Оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, осуществляется за счет денежных средств работодателя согласно Порядку оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, за счет денежных средств работодателя, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 26.06.2015 г. № 440 (далее — Порядок № 440).

Застрахованным лицам с инвалидностью (далее — инвалиды), работающим на предприятиях и в организациях обществ УТОГ и УТОС, «больничные» выплачиваются Фондом, начиная с первого дня нетрудоспособности за весь период до восстановления трудоспособности независимо от увольнения, прекращения предпринимательской или иной деятельности застрахованного лица в период утраты трудоспособности.

«Больничные» при уходе за больным ребенком в возрасте до 14 лет выплачиваются застрахованному лицу Фондом с первого дня за период, в течение которого ребенок по заключению врача нуждается в уходе, но не более чем за 14 календарных дней. «Больничные» при уходе за больным ребенком в возрасте до 14 лет, если он нуждается в стационарном лечении, выплачиваются Фондом застрахованному лицу с первого дня за все время его пребывания в стационаре вместе с больным ребенком (ч. 3 ст. 22 Закона № 1105).⁴

«Декретные» за весь период «декретного» отпуска (в полной сумме) предоставляются застрахованному лицу за счет средств Фонда (ст. 25, 26 Закона № 1105).⁵

Согласно части 3 статьи 30 Закона № 1105 решение о назначении материального обеспечения принимается комиссией (уполномоченным) по социальному страхованию, которая создается (избирается) на предприятии. Комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию осуществляет контроль за правильным начислением и своевременной выплатой материального обеспечения, принимает решение об отказе в его назначении, о прекращении выплаты материального обеспечения (полностью или частично), рассматривает основание и правильность выдачи ЛН и других документов, которые являются основанием для предоставления материального обеспечения. Комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию выполняет свои функции в соответствии с Положением о комиссии (уполномоченном) по страхованию в связи с временной утратой трудоспособности, утвержденным постановлением правления Фонда от 19.07.2018 г. № 13 (далее — Положение № 13).

Таким образом, при наступлении у застрахованного лица страхового случая он представляет предприятию ЛН, а комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию с учетом требований Положения № 13 принимает решение о назначении ему страховой выплаты.

Согласно части 1 статьи 32 Закона № 1105 документы для назначения «больничных» и «декретных» рассматриваются не позднее 10 дней со дня их поступления. Уведомление об отказе в назначении страховой выплаты с указанием причин отказа и порядка обжалования выдается или направляется заявителю не позднее 5 дней после вынесения соответствующего решения.

На основании решения комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию о назначении страховой выплаты страхователь (работодатель) начисляет суммы «больничных» и «декретных».^{4, 5}

Нормативным документом, определяющим механизм расчета средней заработной платы для определения суммы «больничных» и «декретных» является Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 26.09.2001 г. № 1266 (далее — Порядок № 1266).

Для предоставления застрахованному лицу (работнику) страховой выплаты за счет Фонда после исчисления ее суммы страхователю (работодателю) необходимо отразить эту сумму в заявлении-расчете, которое подается в рабочий орган Фонда в порядке, установленном статьей 34 Закона № 1105.

Согласно статье 34 Закона № 1105 финансирование страхователей (работодателей) для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам (работникам) осуществляется рабочими органами Фонда согласно Порядку финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной утратой трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет денежных средств Фонда социального страхования Украины, утвержденному постановлением правления Фонда от 19.07.2018 г. № 12 (далее — Порядок № 12).

Основанием для финансирования страхователей рабочими органами Фонда является заявление-расчет, содержащее информацию о начисленных застрахованным лицам суммах материального обеспечения по их видам. Форма заявления-расчета приведена в приложении 1 к Порядку № 12.

Для получения финансирования страхователь обращается в рабочий орган Фонда по своему местонахождению или месту жительства с заявлением-расчетом, подписанным руководителем, главным бухгалтером и удостоверенным печатью (при ее наличии).

Заявление-расчет оформляется страхователем на основании решения комиссии по соцстраху предприятия о назначении материального обеспечения и должно быть передано страхователем в рабочий орган Фонда не позднее 5 рабочих дней с даты принятия комиссией такого решения (п.п. 2, 4 Порядка № 12).

Заявление-расчет предоставляется страхователем в бумажном виде лично в рабочий орган Фонда или направляется в электронном виде с применением электронной цифровой подписи (п. 6 Порядка № 12).

Согласно части 1 статьи 34 Закона № 1105 и пункту 8 Порядка № 12 рабочий орган Фонда после поступления заявления-расчета осуществляет, в частности, проверку информации, приведенной в нем, правильность начисления выплат и при отсутствии замечаний в течение 10 рабочих дней осуществляет финансирование сумм, указанных в заявлении-расчете. Проверка заявления-расчета, предоставление рекомендаций по ее результатам, финансирование заявления-расчета или предоставление обоснованного отказа в его принятии осуществляется рабочими органами Фонда в течение 10 рабочих дней после поступления заявления-расчета.

Страхователь открывает в банке отдельный текущий счет для зачисления страховых денежных средств от Фонда. Страхователь, являющийся бюджетным учреждением, открывает отдельный счет для зачисления страховых денежных средств в соответствующем органе Государственной казначейской службы Украины. Денежные средства Фонда, поступающие на указанный счет, учитываются на отдельном субсчете. Страховые денежные средства, зачисленные на отдельный счет страхователя, могут быть использованы страхователем исключительно на предоставление материального обеспечения и социальных услуг застрахованным лицам (ч. 2 ст. 34 Закона № 1105).

После поступления суммы денежных средств, указанной в заявлении-расчете, на отдельный счет страхователя, последний обязан выплатить «больничные» и «декретные» работникам в ближайший после дня их назначения (получения) срок, установленный для выплаты заработной платы (ч. 2 ст. 32 Закона № 1105, п. 9 Порядка № 12).

Обращаем внимание, что в заявлении-расчете указывается полная начисленная сумма страховой выплаты с учетом обязательных удержаний из нее (в настоящее время это налог на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военный сбор). Фонд осуществляет финансирование начисленной суммы «больничных» с учетом обязательных удержаний (НДФЛ, военный сбор). После поступления от Фонда на отдельный счет суммы денежных средств, указанной в заявлении-расчете, страхователь обязан выплатить соответствующее материальное обеспечение в вышеуказанный срок, а часть полученных страховых денежных средств направляется на уплату НДФЛ и военного сбора, удерживаемых из материального обеспечения. При этом финансирование страхователями (работодателями) материального обеспечения застрахованным лицам за счет собственных денежных средств с последующим возмещением (погашением этих расходов) Фондом Законом № 1105, Налоговым кодексом Украины и другими нормативными актами не предусмотрено.⁶

В случае если сумма полученных страхователем от Фонда страховых денежных средств превышает фактические расходы на предоставление материального обеспечения, неиспользованные страховые денежные средства возвращаются в рабочий орган Фонда, который осуществил финансирование, в течение 3 рабочих дней и письмом направляется объяснение причин возврата (ч. 1 ст. 34 Закона № 1105, п. 12 Порядка № 12).

В течение месяца со дня проведения выплат за счет денежных средств Фонда страхователь направляет Фонду уведомление о проведении выплат по форме, приведенной в приложении 2 к Порядку № 12 (п. 10 Порядка № 12).

Виды и причины ошибок при начислении страховых выплат

В случае доначисления заработной платы за прошедший период, в частности в связи с выявлением ошибок, сумма такого доначисления включается в базу начисления единого социального взноса (далее — ЕСВ) месяца, в котором оно осуществлено (пп. 3 п. 3 р. IV Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 20.04.2015 г. № 449). При этом такое доначисление не влияет на сумму «больничных» и «декретных», выплаченных за прошедший период, поскольку при исчислении средней заработной платы для начисления указанных страховых выплат учитывается только заработная плата, с которой в расчетном периоде уплачены страховые взносы (ЕСВ).⁷

Также нельзя считать ошибкой в начислении «декретных» ситуацию, когда женщина по собственному желанию прерывает «декретный» отпуск и выходит на работу, в результате чего возникает необходимость в перерасчете и возврате страхователем «декретных», поскольку последние могут быть предоставлены только в случае, если работница по этому же месту работы не получает заработную плату.⁸

Ошибки, которые случаются при начислении страховой выплаты, условно можно разделить на два вида:

І — счетные ошибки — ошибки, допущенные в результате неправильно проведенных арифметических расчетов, как правило, из-за невнимательности лица, ответственного за начисление страховой выплаты;

ІІ — несчетные ошибки — ошибки, допущенные вследствие неправильного применения норм законодательства (Закона № 1105, Порядка № 1266 и т. д.), неточностей в учетных документах предприятия (табеле учета рабочего времени, зарплатных ведомостях), неправильного заполнения ЛН и т. п.

Законодательством не установлено, что является счетной ошибкой. Но Пленум Верховного Суда Украины в подпункте 1 пункта 24 постановления «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13 (далее — Постановление ВСУ № 13) разъяснил, что к счетным ошибкам относятся неправильности в исчислениях, двукратное начисление заработной платы за один и тот же период и т. д. Не могут считаться ими не связанные с исчислениями ошибки в применении закона и других нормативно-правовых актов.

Таким образом, счетной ошибкой может быть, в частности:

1. Ошибка в арифметических (математических) действиях (сложении, вычитании, умножении, делении), например, когда неправильно исчислена сумма «больничных» («декретных») из-за ошибки при умножении среднедневной заработной платы на количество календарных дней, подлежащих оплате, или когда неправильно исчислена среднедневная заработная плата из-за ошибки при делении суммарной заработной платы в расчетном периоде на количество календарных дней в расчетном периоде.

2. Ошибка (механическая) при заполнении заявления-расчета, например, когда неправильно введено число (указана цифра) — размер начисленной страховой выплаты работнику (хотя в других внутренних документах сумма страховой выплаты определена и указана верно).

3. Ошибка (механическая) при введении исходных данных в компьютерную программу, которая исчисляет итоговую сумму страховой выплаты, например, неправильно введено число — размер начисленной в расчетном периоде заработной платы (оклада, часовой ставки, премии, доплаты, надбавки), количество календарных дней в расчетном периоде.

4. Ошибка в результате сбоя в работе бухгалтерской компьютерной программы или когда такая программа неправильно работает (исчисляет суммы, округляет числа), что привело к завышению (занижению) итоговой суммы страховой выплаты, хотя все данные в программу вводятся правильно.

К несчетным ошибкам, в частности, относятся:

1. Неправильное применение норм законодательства (в частности норм Порядка № 1266) при определении:

• расчетного периода (например, из расчетного периода не был исключен месяц, в котором работник не работал по причине болезни весь такой месяц);
• суммарной заработной платы в расчетном периоде (например, при исчислении средней заработной платы для начисления «больничных» и «декретных» в расчет не были включены оплата простоя и отпускные, но были включены «больничные»);
• среднедневной заработной платы (например, при начислении «больничных» и «декретных» из количества дней расчетного периода исключались праздничные и нерабочие дни (как это делается при расчете суммы отпускных), или среднедневная заработная плата была исчислена путем деления суммарной заработной платы в расчетном периоде на количество рабочих, а не календарных дней в расчетном периоде, или при начислениии «больничных» не учтен страховой стаж работника, если он составляет менее 8 лет);
• суммы страховой выплаты (например, при определении суммы «больничных» за счет Фонда, подлежащей отражению в заявлении-расчете, учитывались дни болезни, начиная с 6-го рабочего, а не календарного дня болезни, или общая сумма «больничных» за счет Фонда была определена как произведение среднедневной заработной платы на количество рабочих, а не календарных дней болезни, в результате чего была занижена сумма «больничных», подлежащая выплате работнику).

2. Неправильное ведение (заполнение) внутренней документации, что привело к предоставлению искаженной информации бухгалтеру, который на ее основании начислил страховую выплату (например, в табеле учета рабочего времени неправильно отражено отработанное работником время в расчетном периоде — не указан отпуск без сохранения заработной платы, что привело к неправильному исчислению среднедневной заработной платы).

3. Неправильное заполнение ЛН врачом или ответственным должностным лицом предприятия, что привело к неправильному определению, например, количества дней временной нетрудоспособности, подлежащих оплате.

При допущении вышеуказанных ошибок предоставление страховой выплаты работнику возможно как в меньшей, так и в большей сумме, чем положено, поэтому рассмотрим порядок их исправления.

Исправление ошибок при начислении страховых выплат за счет Фонда

Если страхователем (работодателем) выявлена ошибка в начислении страховой выплаты работнику, то ее необходимо исправить. При этом если выявлена двойная ошибка, но на одинаковую противоположную сумму — одному работнику выплачена излишняя сумма страховой выплаты, а второму — меньшая сумма страховой выплаты, чем положено, то все равно придется исправлять обе ошибки, поскольку страховые выплаты персонифицируются — в заявлении-расчете указывается информация по каждому работнику, которому начислена (будет предоставлена) страховая выплата.

Если ошибка в сумме начисленной и отраженной в заявлении-расчете страховой выплаты работнику выявлена страхователем до получения финансирования от Фонда (до поступления денежных средств на отдельный счет страхователя), то ему необходимо как можно скорее уведомить рабочий орган Фонда о допущенной в заявлении-расчете ошибке и подать новое заявление-расчет с указанием правильной суммы страховой выплаты в графе 4 «Сума (в гривнях з копійками)» общей таблицы и персонально по работнику в графах 15 «Всього» и 16 «У т. ч. за рахунок коштів Фонду» графы «Сума (в гривнях з копійками)» таблицы приложения 1.1 «I. Матеріальне забезпечення» по соответствующему виду материального обеспечения. Кроме того, необходимо заполнить все остальные графы таблиц как при первом заполнении заявления-расчета.

В этом случае рабочий орган Фонда сможет осуществить финасирование согласно новому (не содержащему ошибок) заявлению-расчету страхователя.

Хотя ни Порядок № 12, ни другие действующие нормативные документы этого не требуют, рекомендуем одновременно с подачей нового заявления-расчета подать Фонду письмо-уведомление на уменьшение (увеличение) финансирования по соответствующему листку нетрудоспособности с указанием наименования страхователя, данных застрахованного лица, по которому осуществляется корректировка, суммы, на которую уменьшается (увеличивается) сумма страховой выплаты, отраженная в ранее поданном заявлении-расчете, и указанием правильной суммы страховой выплаты, отраженной в новом заявлении-расчете.

Если финансирование по заявлению-расчету, содержащему ошибку, уже получено от Фонда, то аннулировать ранее поданное заявление-расчет, заполненное с ошибкой, невозможно (не предусмотрена уточняющая форма заявления-расчета). При этом действующие нормативные документы, в том числе Порядок № 12, не разъясняют, каким должен быть порядок действий страхователя по устранению такой ошибки. Но логика и разъяснения Фонда говорят о том, что если сумма страховой выплаты была занижена, то страхователь должен подать новое заявление-расчет с указанием доначисленной суммы. Если же сумма страховой выплаты была завышена, то страхователь должен уведомить Фонд о допущенной ошибке, направив ему письмо в произвольной форме.

Рассмотрим эту ситуацию подробно в зависимости от вида допущенной ошибки.

Исправление ошибки, приведшей к занижению суммы страховой выплаты

Если ошибка в начислении страховой выплаты вызвана неправильным определением среднедневной заработной платы, и такая ошибка привела к занижению суммы страховой выплаты (возникла недоплата), то необходимо осуществить перерасчет суммы страховой выплаты и доначислить работнику недостающую сумму.

Доначисленная страхователем по указанной причине сумма страховой выплаты по ранее профинансированному Фондом ЛН указывается в заявлении-расчете, которое необходимо подать Фонду. В таком заявлении-расчете указывается доначисленная сумма в графе 4 «Сума (в гривнях з копійками)» общей таблицы по соответствующему виду материального обеспечения и она же — в графах 15 «Всього» и 16 «У т. ч. за рахунок коштів Фонду» графы «Сума (в гривнях з копійками)» таблицы приложения 1.1 «I. Матеріальне забезпечення» персонально по работнику. При этом в графе 3 «Кількість днів …» общей таблицы и в графах 13 «Всього» и 14 «У т. ч. за рахунок коштів Фонду» графы «Кількість днів, що підлягають оплаті» таблицы приложения 1.1 «I. Матеріальне забезпечення» не указывается количество дней, подлежащих оплате (поскольку это количество не изменилось).

Кроме того, в таблице приложения 1.1 также заполняются данные о застрахованном лице (фамилия, имя, отчество — в графах 2 «Прізвище», 3 «Ім’я», 4 «По Батькові» и номер страхового свидетельства — в графе 5 «N страхового свідоцтва …»), характере правоотношений с застрахованным лицом (графа 6 «Основне місце роботи – 1; сумісництво – 2; ФОП – 3; ЦПХ – 4), данные ЛН (серия, номер, первичный или продолжение — в графах 7 «Серія», 8 «Номер», 9 «Первинний (1), Продовження (2)»), причина нетрудоспособности (графа 10), период нетрудоспособности (графы 11 и 12).⁹

Если ошибка в начислении суммы страховой выплаты вызвана неправильным определением количества подлежащих оплате дней временной нетрудоспособности, и такая ошибка привела к занижению суммы страховой выплаты (возникла недоплата), то также необходимо осуществить перерасчет суммы страховой выплаты и доначислить работнику недостающую сумму. Доначисленная страхователем по указанной причине сумма страховой выплаты по ранее профинансированному Фондом ЛН отражается в заявлении-расчете, которое подается Фонду. В таком заявлении-расчете в графе 3 «Кількість днів …» общей таблицы и в графах 13 «Всього» и 14 «У т. ч. за рахунок коштів Фонду» графы «Кількість днів, що підлягають оплаті» таблицы приложения 1.1 «I. Матеріальне забезпечення» указывается количество дней болезни («декретного» отпуска), за которые ранее ошибочно не начислялась страховая выплата, а теперь доначислена. При этом в указанных графах для «больничных» и «декретных» отражается количество календарных дней.

Кроме того, доначисленная сумма отражается в графе 4 «Сума (в гривнях з копійками)» общей таблицы по соответствующему виду материального обеспечения и она же — в графах 15 «Всього» и 16 «У т. ч. за рахунок коштів Фонду» графы «Сума (в гривнях з копійками)» таблицы приложения 1.1 «I. Матеріальне забезпечення» персонально по работнику. В таблице приложения 1.1 также заполняются данные о застрахованном лице (ФИО — в графах 2, 3, 4 и номер страхового свидетельства — в графе 5), характере правоотношений с застрахованным лицом (графа 6), данные ЛН (серия, номер, первичный или продолжение — в графах 7, 8, 9), причина нетрудоспособности (графа 10), период нетрудоспособности (графы 11 и 12).

Что касается необходимости дополнительного уведомления Фонда (например, письмом) об исправлении ошибки в виде занижения суммы страховой выплаты в предыдущих отчетных периодах, то ни Порядок № 12, ни другие действующие нормативные документы этого не требуют, поэтому такое уведомление делать не обязательно (обязательным такое уведомление было до отмены Отчета ф. Ф4-ФСС з ТВП), но желательно (во избежание недоразумений с Фондом по поводу окончательной суммы финансирования).

В письме-уведомлении указываются:

• наименование страхователя;
• регистрационный код страхователя в органе Фонда или его номер в Государственном реестре общеобязательного государственного социального страхования (для зарегистрированных после 01.01.2011 г.) и код ЕГРПОУ;
• содержание ошибки (со ссылкой на нормы соответствующих нормативных документов, в соответствии с которыми исправляются ошибки) с указанием причины доначисления суммы страховой выплаты;
• доначисленная сумма страховой выплаты;
• период, за который осуществлено доначисление, а именно реквизиты ранее поданного заявления-расчета (дата и номер заявления-расчета присваивается Фондом: если заявление-расчет оформлялось в бумажной форме и непосредственно подавалось в рабочий орган Фонда, то последний проставляет входящий номер и дату на бланке заявления-расчета, а если заявление-расчет подавалось в электронной форме, то номер и дата указываются в квитанции о принятом заявлении-расчете) или дата начисления материального обеспечения страхователем по страховым случаям, произошедшим до 01.01.2011 г.;
• данные о застрахованном лице, которому осуществлено доначисление сумм профинансированного материального обеспечения (фамилия, имя, отчество застрахованного лица, номер его страхового свидетельства (идентификационный номер) либо серия и/или номер паспорта);
• серия и номер ЛН, по которому доначислена сумма страховой выплаты;
• исправленное количество дней временной нетрудоспособности (при необходимости);
• дата составления уведомления.

Письменное уведомление составляется страхователем в двух экземплярах (один — для Фонда, второй — для страхователя), подписывается руководителем и главным бухгалтером или физическим лицом – предпринимателем, после чего направляется Фонду (образец уведомления см. ниже).

Образец письма об исправлении ошибки в виде недоплаты суммы
страховой выплаты после получения денежных средств от Фонда

Обращаем внимание, что в вышеуказанных случаях, когда имело место занижение суммы страховой выплаты и последующее доначисление ее застрахованому лицу, страхователь к ответственности в виде начисления финансовых санкций (штрафа, пени), а также его должностные лица, виновные в указанной ошибке, к административной ответственности не привлекаются.

В то же время страхователям необходимо помнить, что согласно пункту 2.4 Порядка проверки правильности использования страхователями страховых средств Фонда социального страхования Украины и применения финансовых санкций за нарушение установленного порядка их использования, утвержденного постановлением правления Фонда от 02.10.2020 г. № 23 (далее — Порядок № 23), должностные лица Фонда имеют право проводить камеральные и документальные (плановые или внеплановые; выездные либо не выездные) проверки достоверности сведений, представленных страхователями для получения страховых средств Фонда, соблюдения порядка использования страхователем выделенных ему страховых средств Фонда и приостанавливать выплаты из Фонда в случае выявления фактов предоставления страхователями в Фонд недостоверных сведений или нарушения ими порядка использования страховых средств Фонда.

Предметом камеральной проверки страхователя может быть, в частности, внесение исправлений в ранее поданные заявления-расчеты. По результатам камеральной проверки, которая проводится в помещении рабочего органа Фонда без какого-либо специального решения руководителя рабочего органа Фонда или направления на ее проведение, на основании данных информационно-аналитических систем Фонда, заявления-расчета и уведомления о выплате денежных средств застрахованным лицам, представленных страхователем Фонду, в случае установления нарушений составляется справка с указанием данных о неправомерном использовании средств Фонда, которая является основанием для проведения документальной внеплановой проверки или включения страхователя в план-график проведения документальных плановых проверок на следующий период (квартал) (п. 2.5 Порядка № 23).¹⁰

Исправление ошибки, приведшей к завышению суммы страховой выплаты

Если выявленная ошибка связана с излишним начислением страховой выплаты, то страхователю необходимо вернуть излишне полученные согласно заявлению-расчету денежные средства в течение 3 рабочих дней и письмом направить объяснение причин возврата денежных средств (ч. 1 ст. 34 Закона № 1105, п. 12 Порядка № 12).

Если страховые денежные средства возвращены страхователем на счет Фонда в установленный срок (т. е. в течение 3 рабочих дней), финансовые санкции к страхователю не применяются.

Согласно пункту 13 Порядка № 12 в случае выявления страхователем ошибок при начислении выплат за прошедшие периоды (за пределами действующего бюджетного года) излишне начисленные и выплаченные денежные средства возвращаются страхователем в рабочий орган исполнительной дирекции Фонда или его отделения и одновременно направляется обоснованное письменное объяснение о причинах возврата страховых денежных средств.

Что касается задолженности по страховым денежным средствам за текущий бюджетный год, то согласно подпункту 1.1 пункта 1 постановления правления Фонда социального страхования Украины «О некоторых вопросах учета задолженности страхователей по уплате страховых денежных средств в Фонд социального страхования Украины» от 12.12.2018 г. № 28¹¹ страхователи, имеющие задолженность по уплате страховых денежных средств на общеобязательное государственное социальное страхование в связи с временной утратой трудоспособности и/или на общеобязательное государственное социальное страхование от несчастного случая на производстве и профессионального заболевания, повлекших утрату трудоспособности, представляют в отделения рабочих органов исполнительной дирекции Фонда (далее — рабочие органы Фонда) по своему местонахождению (месту жительства) Отчет по задолженности страхователя по уплате страховых денежных средств в Фонд социального страхования Украины (далее — Отчет по задолженности) до полного погашения задолженности по форме, приведенной в приложении к этому постановлению.

Формой Отчета по задолженности предусмотрено, что он заполняется страхователями, имеющими задолженность по уплате страховых денежных средств в Фонд на отчетную дату, начиная с отчета за I квартал 2019 года, и подается до полного ее погашения рабочим органам Фонда ежеквартально до 10 апреля; 10 июля; 10 октября; 15 января. Отчет составляется нарастающим итогом с начала года (за I квартал, I полугодие, 9 месяцев, год).

Фонд в разъяснении от 23.04.2019 г. (см. ВТЗ № 4/2019, стр. 125) сообщил, что при выявлении страхователем (работодателем) излишне начисленных сумм материального обеспечения, которые были профинансированы Фондом, при условии возврата денежных средств и предоставления письменного объяснения, Отчет по задолженности не представляется.

Если страхователь самостоятельно выявил ошибку при начислении выплат за прошедшие периоды (за пределами действующего бюджетного года), в результате которой сумма пособия, предоставляемого за счет денежных средств Фонда, была завышена, страхователю необходимо:

1) вернуть указанные денежные средства на счет рабочего органа Фонда по своему местонахождению (месту жительства);

2) письменно уведомить рабочий орган Фонда письмом, в котором:

— указать сумму возвращенных денежных средств, дату их возврата и копию платежного документа с отметкой банковского учреждения о его исполнении, а также указать, за какой период возвращаются денежные средства (реквизиты заявления-расчета или дату начисления материального обеспечения страхователем по страховым случаям, произошедшим до 01.01.2011 г.);

— в случае осуществления финансирования расходов на основании заявления-расчета указать данные о застрахованных лицах, по которым осуществлено уменьшение сумм профинансированного материального обеспечения (а именно: фамилию, имя, отчество застрахованного лица, номер его страхового свидетельства (идентификационный номер) либо серию и/или номер паспорта), серию и номер ЛН, в случае необходимости исправленное количество дней временной нетрудоспособности и сумму материального обеспечения;

— указать причины уменьшения суммы материального обеспечения (причины, которые привели к неправильному расчету суммы материального обеспечения).

В то же время, если сумма неправомерно использованных страховых денежных средств на выплату материального обеспечения, подлежащих возмещению страхователем в Фонд, была выявлена по результатам проверки страхователя и не возвращена до окончания отчетного периода, страхователь обязан представить в рабочий орган Фонда Отчет по задолженности (в этом случае сумма задолженности страхователя отражается в графе 7 «суми неприйнятих до зарахування витрат за соціальним страхуванням» таблицы 1 указанного Отчета).

В случае погашения всей суммы задолженности по уплате страховых денежных средств до окончания отчетного периода (последний календарный день последнего месяца квартала), Отчет по задолженности в рабочий орган Фонда не представляется.

Подытоживая вышеизложенное, можно сделать вывод, что для исправления ошибки при расчете «больничных» («декретных»), которая привела к завышению суммы материального обеспечения, выплаченного за счет Фонда, страхователю необходимо:

1. Провести перерасчет суммы «больничных» («декретных»);

2. Вернуть сумму излишне выплаченных «больничных» («декретных») на счет органа Фонда в кратчайший срок (в данном случае рекомендуем работодателям вернуть Фонду указанную сумму за счет собственных денежных средств, а потом решить вопрос о возврате работодателю работником излишне полученных им денежных средств с учетом норм статьи 127 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ)¹², а в случае несогласия работника работодатель может обратиться в суд, поскольку согласно части 4 статьи 32 Закона № 1105 излишне выплаченные суммы материального обеспечения в результате злоупотреблений со стороны застрахованного лица взыскиваются с него в судебном порядке);

3. Уведомить письмом о факте и содержании ошибки, возврате страховых денежных средств рабочий орган Фонда по месту учета.¹³

В письме-уведомлении, направляемом страхователем Фонду, кроме вышеупомянутых сведений, о которых сообщил Фонд в разъяснении от 23.04.2019 г., необходимо также указать:

• наименование страхователя;
• регистрационный код страхователя в органе Фонда или его номер в Государственном реестре общеобязательного государственного социального страхования (для зарегистрированных после 01.01.2011 г.) и код ЕГРПОУ;
• содержание ошибки (со ссылкой на нормы соответствующих нормативных документов, в соответствии с которыми исправляются ошибки);
• сумму откорректированных начислений по страховой выплате;
• дату составления уведомления.

Письменное уведомление составляется в двух экземплярах (один — для Фонда, второй — для страхователя), подписывается руководителем и главным бухгалтером или физическим лицом – предпринимателем, после чего направляется Фонду (образец уведомления см. ниже).

Образец письма об исправлении ошибки в виде переплаты суммы
страховой выплаты после получения денежных средств от Фонда

Фонд в письме от 27.06.2019 г. № 1322-11-4 (см. ВТЗ № 8/2019, стр. 123) касательно механизма исправления страхователем ошибок при начислении страховых выплат, допущенных в прошедших периодах, разъяснил, что в соответствии с пунктом 4.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88, ошибки в учетных регистрах за прошедший отчетный период исправляются способом сторно. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки. Справка должна содержать причину ошибки, ссылку на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка, и подписывается работником, составившим справку, а после ее проверки — главным бухгалтером.

Также Фонд в вышеуказанном письме (а ранее и ФСС по ВУТ в письме от 22.01.2015 г. № 5.2-32-133 — см. ВТЗ № 4/2015, стр. 122) отметил, что в случае самостоятельного выявления страхователем ошибки при начислении пособия по временной нетрудоспособности (по беременности и родам) за прошедший период и возврата в полном объеме в Фонд излишне начисленных и выплаченных денежных средств до начала проверки страхователя, при наличии соответствующей бухгалтерской справки и обоснованного письменного объяснения о причинах возврата страховых денежных средств, финансовые санкции за нарушение порядка использования страховых денежных средств к страхователю не применяются.

В случае невозврата излишне выплаченных сумм материального обеспечения, выплаченного за счет денежных средств Фонда, наступает ответственность страхователя за нарушение установленного порядка использования страховых денежных средств, определенная статьей 15 Закона № 1105.

Ответственность работодателя за нарушение порядка
использования страховых денежных средств

В соответствии с частью 5 статьи 15 Закона № 1105 работодатель несет ответственность за:

1) нарушение порядка использования денежных средств Фонда, несвоевременный или неполный их возврат;

2) несвоевременное представление или непредставление сведений, установленных Законом № 1105;

3) представление недостоверных сведений об использовании денежных средств Фонда;

4) ущерб, причиненный застрахованным лицам или Фонду в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей, определенных Законом № 1105.

Ответственность за вышеуказанные нарушения (причиненный ущерб) наступает, если они выявлены во время проведения проверки страхователя органами Фонда.

Согласно пункту 2.23 Порядка № 23 при документальных проверках страхователей проверяются, в частности:

— принятие мер по устранению нарушений, выявленных предыдущими проверками;

— состояние задолженности по денежным средствам Фонда;

— полнота и своевременность выплаты и возврата страховых денежных средств страхователями;

— правомерность назначения и выплаты материального обеспечения застрахованным лицам;

— правильность исчисления среднедневной заработной платы, с которой рассчитываются суммы материального обеспечения застрахованным лицам;

— правомерность заявления-расчета и использования страховых денежных средств, поступивших от органов Фонда;

— работа комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию предприятия;

— правильность составления отчетности по денежным средствам Фонда и своевременность ее предоставления (в частности, уведомлений о выплате денежных средств застрахованным лицам).

По результатам проведенной проверки составляется акт, который должен содержать описание выявленных в ходе проверки фактов нарушений порядка использования страховых денежных средств Фонда (п. 3.1, приложение 4 Порядка № 23).

В соответствии с частью 6 статьи 15 Закона № 1105 в случае нарушения порядка использования страховых денежных средств работодатели возмещают Фонду в полном объеме неправомерно израсходованную сумму страховых денежных средств и/или стоимость предоставленных социальных услуг и уплачивают штраф в размере 50% такой суммы.

За несвоевременный возврат или возврат не в полном объеме страховых денежных средств на страхователей и других получателей денежных средств Фонда налагается штраф в размере 10% несвоевременно возвращенных или возвращенных не в полном объеме страховых денежных средств.

Одновременно на суммы несвоевременно возвращенных или возвращенных не в полном объеме страховых денежных средств и штрафных санкций начисляется пеня в размере 0,1% указанных сумм денежных средств, рассчитанная за каждый день просрочки платежа.

Своевременно не уплаченные финансовые санкции и административные штрафы взыскиваются со страхователя в доход Фонда в порядке, установленном законом (ч. 7 ст. 15 Закона № 1105).

Право применять финансовые санкции и налагать административные штрафы от имени Фонда имеют директор исполнительной дирекции Фонда и его заместители, руководители рабочих органов Фонда и их заместители (ч. 8 ст. 15 Закона № 1105).

Таким образом, в случае установления факта невозврата страхователем денежных средств Фонда, излишне начисленных и выплаченных застрахованному лицу, страхователь возмещает Фонду неправомерно израсходованную сумму страховых денежных средств и уплачивает штраф в размере 50% такой суммы.

Возврат страховых денежных средств и уплата финансовых санкций осуществляются на основании решения рабочего органа Фонда (формы решений приведены в приложениях 6 и 7 к Порядку № 23).

В соответствии с пунктом 4.3 Порядка № 23 в случае несвоевременного возврата или возврата не в полном объеме страховых денежных средств Фонду согласно принятому рабочим органом Фонда решению о возврате страховых денежных средств Фонду и применении финансовых санкций, начисленных в соответствии с абзацем первым части 6 статьи 15 Закона № 1105, или согласно результатам документальной проверки, которой задокументирован факт возврата страховых денежных средств Фонду в срок более 3 дней, на страхователя налагается штраф и начисляется пеня в соответствии с абзацами вторым и третьим части 6 статьи 15 Закона № 1105.

Основанием для принятия решения о применении финансовых санкций является справка, составляемая должностным лицом Фонда с учетом данных платежных документов о перечислении денежных средств, выписок банка о поступлении денежных средств на счет рабочего органа Фонда, или акт проверки, которым задокументирован факт возврата страховых средств Фонду в срок более 3 дней. Форма справки утверждается приказом исполнительной дирекции Фонда.

Решение о применении финансовых санкций принимается в течение 10 рабочих дней со дня, следующего за днем окончания срока, установленного для исполнения решения о возврате денежных средств Фонду и применении финансовых санкций.

Первый экземпляр этого решения вручается руководителю или уполномоченному лицу страхователя под подпись или направляется заказным письмом с уведомлением о вручении в течение 3 рабочих дней со дня, следующего за днем принятия такого решения. Второй экземпляр решения хранится в рабочем органе Фонда.

Страхователь обязан уплатить определенную в решении о применении финансовых санкций сумму денежных средств в течение 10 рабочих дней, следующих за днем получения такого решения (п. 4.4 Порядка № 23).

Обращаем внимание, что срок давности в случае взыскания штрафных санкций, предусмотренных Законом № 1105, а также других видов задолженности перед Фондом не применяется. Споры, возникающие из правоотношений по этому Закону, в том числе о наложении штрафов, решаются в судебном порядке (ст. 17 Закона № 1105).

Кроме привлечения к финансовой ответственности страхователя (работодателя), его должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности за допущение «страховых» ошибок.

Так, согласно статье 165-5 Кодекса Украины об административных правонарушениях нарушение должностными лицами предприятий, учреждений, организаций, физическими лицами, использующими наемный труд, порядка использования денежных средств общеобязательного государственного социального страхования, несвоевременный или неполный их возврат, несвоевременное представление или непредставление установленной отчетности, представление недостоверной отчетности по использованию страховых денежных средств влекут наложение штрафа от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 до 255 грн.). Те же действия, совершенные лицом, на которое в течение года было наложено административное взыскание за одно из указанных правонарушений, влекут наложение штрафа от 10 до 20 нмдг (от 170 до 340 грн.).

Вышеуказанная ответственность страхователей (работодателей) и их должностных лиц наступает по результатам проверок страхователей органами Фонда, которые могут быть проведены, в частности, в случае несвоевременного уведомления страхователями рабочего органа Фонда о проведенной выплате работникам «больничных» и «декретных», поскольку согласно подпункту 6 пункта 2.9 Порядка № 23 и пункту 11 Порядка № 12 в случае неполучения информации от страхователя о выплате застрахованным лицам в течение 3 месяцев со дня совершения финансирования рабочие органы Фонда осуществляют внеплановую проверку использования страхователем денежных средств Фонда.

Исправление ошибок при начислении «больничных» за счет работодателя

Как отмечалось выше, оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности осуществляется за счет денежных средств работодателя (далее — «больничные» за счет работодателя) согласно Порядку № 440.

В соответствии с пунктом 2 этого Порядка оплата дней временной нетрудоспособности застрахованному лицу (т. е. выплата «больничных» за счет работодателя) осуществляется в форме материального обеспечения, которое полностью или частично компенсирует потерю заработной платы (дохода).

Учитывая фактически «зарплатный» статус «больничных», выплачиваемых за счет работодателя, порядок исправления ошибок в их начислении осуществляется в том же порядке, что и исправление ошибок в начислении заработной платы, о котором детально рассказано в статье предыдущего номера журнала.¹⁴ Ошибки, которые могут допускаться при начислении «больничных» за счет работодателя, аналогичны тем, которые допускаются при начислении страховых выплат за счет Фонда.

Исправление занижения «больничных»

В случае занижения начисленной (выплаченной) работнику суммы «больничных» за счет работодателя необходимо осуществить ее перерасчет и доплатить работнику недостающую сумму «больничных». Такие доначисление и выплата осуществляются бухгалтерией на основании приказа руководителя предприятия, в котором необходимо указать причину такого доначисления, сумму, подлежащую доначислению, и срок ее выплаты работнику. Обычно доначисленная работнику сумма «больничных» выплачивается одновременно с ближайшей выплатой заработной платы, но может быть выплачена и в день ее доначисления.

Исправление завышения «больничных»

В случае завышения начисленной (выплаченной) работнику суммы «больничных» за счет работодателя в результате допущенной ошибки необходимо осуществить ее перерасчет и в случаях, предусмотренных законодательством, произвести отчисление излишне выплаченной суммы «больничных» из заработной платы работника. Такое отчисление возможно только при соблюдении определенных условий на основании приказа руководителя предприятия.

Прежде чем издавать указанный приказ, работодатель должен уведомить работника (желательно в письменной форме) о допущенной ошибке в начислении ему «больничных», излишне выплаченной сумме «больничных» и попросить его вернуть предприятию указанную сумму в добровольном порядке. Работник, получив от работодателя указанное уведомление, может самостоятельно вернуть предприятию излишне полученные денежные средства путем их внесения в кассу предприятия или перечисления на его расчетный счет.

Если после получения от работодателя уведомления об излишне выплаченной сумме «больничных» работник добровольно не возвращает предприятию излишне полученные им денежные средства, для их возврата работодатель может провести отчисления из заработной платы работника, выполнив ряд норм, установленных КЗоТ (далее — КЗоТ).

Согласно статье 127 КЗоТ отчисления из заработной платы могут осуществляться только в случаях, предусмотренных законодательством Украины.

Отчисления из заработной платы работников для покрытия их задолженности предприятию, где они работают, могут осуществляться по приказу (распоряжению) работодателя, в частности, для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок, если работник не оспаривает основания и размер отчислений. В этом случае работодатель имеет право издать приказ (распоряжение) об отчислении не позднее одного месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы (п. 1 ч. второй ст. 127 КЗоТ).

Таким образом, если работник не оспаривает отчисление, то документальным основанием для осуществления отчисления из его заработной платы является приказ (распоряжение) работодателя, который должен быть издан своевременно и обязательно доведен до сведения работника (под подпись).

Например, если в результате допущенной счетной ошибки работнику были начислены в большем размере «больничные» в августе 2020 года, которые были выплачены 7 сентября 2020 года, то приказ руководителя об отчислении ошибочно выплаченной суммы должен быть издан не позднее 7 октября 2020 года.

Согласие работника на отчисление из его заработной платы излишне выплаченных сумм «больничных» может быть подтверждено его письменным заявлением или подписью на уведомлении работодателя либо приказе руководителя под текстом «С приказом ознакомлен и не возражаю».

Обращаем внимание, если работодатель в течение одного месяца со дня выплаты излишней суммы «больничных» не издал приказ (распоряжение) об отчислении, то такое отчисление в дальнейшем проблематично, поскольку ни статья 127 КЗоТ, ни другие нормы этого документа не содержат каких-либо причин (случаев), при наличии которых работодатель может издать приказ (распоряжение) об отчислении позднее одного месяца со дня выплаты работнику излишне начисленной суммы из-за счетной ошибки.¹⁵ В таком случае излишне полученные суммы заработной платы остаются у работника, и вернуть их предприятию он может только в добровольном порядке или по решению суда.

Что касается обращения работодателя в суд для возврата неправильно начисленной и выплаченной работнику суммы «больничных», если работник ее оспаривает, то в пункте 24 Постановления ВСУ № 13 указано, что требования относительно возврата работником излишне выплаченных вследствие счетных ошибок сумм рассматриваются судами в случае, если работодатель не имеет возможности провести отчисления из заработной платы в связи с тем, что работник оспаривает основания и размер последнего, или истек месячный срок для издания соответствующего приказа (распоряжения), или по другим причинам.

Обращаем внимание, что отчисление излишне начисленной суммы «больничных» (заработной платы) работнику вследствие несчетных ошибок законодательством не предусмотрено, поэтому вернуть такие суммы работник может только в добровольном порядке. Это следует, например, из статьи 1215 Гражданского кодекса Украины, согласно которой не подлежит возврату безосновательно приобретенная заработная плата и платежи, которые приравниваются к ней, пособия и другие денежные суммы, предоставленные физическому лицу как средство к существованию, если их выплата осуществлена физическим или юридическим лицом добровольно, при отсутствии счетной ошибки с ее стороны и недобросовестности со стороны приобретателя.

Если предприятие все же отчислит излишне выплаченные суммы из-за несчетной ошибки без согласия работника, последний может обратиться в суд и оспорить неправомерные действия предприятия.

Если излишне начисленные и выплаченные суммы «больничных» не отчисляются из дохода работника (например, истек срок издания приказа или допущена несчетная ошибка), то руководитель предприятия должен принять решение о том, каким образом они должны быть возмещены предприятию:

• за счет лиц, допустивших ошибку, путем их привлечения к материальной ответственности за ущерб, причиненный ими предприятию;¹⁶

или

• за счет предприятия, если виновные лица не установлены (например, в случае, когда ошибка допущена из-за сбоя в работе бухгалтерской программы) либо такое решение принято лично руководителем предприятия.

Налогообложение и отражение в отчетности
исправления ошибок в начислении страховых выплат

Единый социальный взнос

При доначислении работнику «больничных» и «декретных» необходимо начислить, а при выплате — уплатить с них в общем порядке ЕСВ.

Доначисленные «больничные» и «декретные» должны быть отражены в Отчете о ЕСВ (ф. № Д4) за тот отчетный период (месяц), в котором осуществлено доначисление. Но в таблице 6 этого Отчета в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» указывается месяц, за который доначисляются «больничные» и «декретные» (т. е. месяц, в котором была временная нетрудоспособность, за дни которой доначисляется страховая выплата).

Например, если в октябре 2020 года предприятие обнаружило, что в апреле 2020 года оно ошибочно начислило работнику меньшую сумму «больничных» и, исправляя эту ошибку, доначислило «больничные» в октябре 2020 года, то такие доначисленные «больничные» отражаются в Отчете о ЕСВ за октябрь 2020 года. Сумма доначисленных «больничных» отражается в этом Отчете о ЕСВ в таблице 1 в соответствующих строках («больничные» в зависимости от источника выплаты и категорий плательщиков ЕСВ — в строках 1.3, 1.4, 2.1 – 2.4; «декретные» в зависимости от категорий плательщиков ЕСВ — в строках 1.5, 2.1 – 2.4) и таблице 6 в реквизитах 17 и 18. При этом в таблице 6 в реквизите 11 указывается 04.2020 — месяц (апрель 2020 года), в котором была болезнь (временная нетрудоспособность), за дни которой доначисляются «больничные» («декретные») с указанием в реквизите 9 кода категории застрахованного лица (для «больничных» в зависимости от категорий плательщиков ЕСВ — 29, 36, 37 и 39; для «декретных» в зависимости от категорий плательщиков ЕСВ — 42, 43, 44, 45, 50).

Соответственно, сумма ЕСВ, начисленная на такие доначисленные «больничные» в октябре 2020 года, отражается в соответствующих строках (3.1 – 3.4) таблицы 1 Отчета о ЕСВ за октябрь 2020 года, а в таблице 6 этого Отчета — в реквизите 21. При этом дни временной нетрудоспособности, за которые доначисляются  «больничные», отражаются в реквизите 13, а дни «декретного» отпуска, за которые доначисляются «декретные», — в реквизите 16.

В случае выявления излишне начисленной (выплаченной) суммы «больничных» за счет работодателя, как и в случае выявления излишне начисленной суммы заработной платы, в месяце исправления ошибки оформляется бухгалтерская справка, в которой указывается, в каком месяце и по какой причине была выплачена работнику излишняя сумма.

Корректировка ЕСВ во время исправления ошибки при излишнем начислении (выплате) «больничных» («декретных»), когда осуществляется возврат работником или отчисление излишне выплаченных сумм, выполняется путем уменьшения базы начисления ЕСВ и уменьшения начисленного ЕСВ в текущем месяце, при этом исправление ошибки отражается в Отчете о ЕСВ за месяц, в котором осуществляется исправление ошибки — возврат работником или отчисление излишне выплаченных сумм. В этом случае в таблице 6 Отчета о ЕСВ сторнированные в определенном месяце суммы «больничных» («декретных») и суммы начисленного на них (удержанного из них до 01.01.2016 г.) ЕСВ отражаются с отрицательным значением (со знаком «–»).¹⁷

Если в результате перерасчета сумм страховых выплат плательщик имеет излишне уплаченные суммы ЕСВ, то они засчитываются в счет будущих платежей ЕСВ или возвращаются плательщикам ЕСВ согласно нормам Порядка зачисления в счет будущих платежей единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование или возврата излишне и/или ошибочно уплаченных денежных средств, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 16.01.2016 г. № 6.

Налог на доходы физических лиц и военный сбор

При доначислении работнику «больничных» необходимо начислить, а при выплате — удержать в общем порядке НДФЛ и военный сбор (с «декретных» НДФЛ и военный сбор не уплачиваются на основании пп. 165.1.1 Налогового кодекса Украины).¹⁸

Доначисленные «больничные» и начисленные на них НДФЛ и военный сбор («декретные» без начисленных НДФЛ и военного сбора) должны быть отражены в Налоговом расчете ф. № 1ДФ в том отчетном (налоговом) периоде (квартале), в котором осуществлено доначисление.

В разделе I Налогового расчета ф. № 1ДФ доначисленные «больничные» отражаются с признаком дохода «101», а доначисленные «декретные» — с признаком дохода «128».¹⁸

¹⁸ О налогообложении и отражении в отчетности «больничных» и «декретных» детально рассказано в статье ««Больничные» и «декретные»: налогообложение и отражение в отчетности» журнала «Все о труде и зарплате» № 10/2019, стр. 6.

Исправление ошибки при излишнем начислении (выплате) «больничных» («декретных») осуществляется в месяце осуществления отчисления (возврата работником) излишне выплаченных (полученных работником) сумм путем корректирования дохода и налоговых обязательств этого месяца. При проведении отчисления (возврате работником) излишне выплаченных (полученных работником) сумм они отражаются в Налоговом расчете ф. № 1ДФ в текущем квартале.¹⁹

Если в текущем квартале нет начисления заработной платы, «больничных» или других доходов, которые имеют признак дохода «101», и, соответственно, с этих доходов нет налоговых обязательств по НДФЛ (военному сбору), то отчисляемая (возвращаемая работником) сумма заработной платы (излишних «больничных») и сторнированная сумма НДФЛ (военного сбора) отражаются в разделе I (II) Налогового расчета ф. № 1ДФ со знаком «–», а возврат НДФЛ (военного сбора) осуществляется путем уменьшения сумм НДФЛ (военного сбора), удерживаемого с другого налогооблагаемого дохода, или путем уменьшения налоговых обязательств в следующих периодах.

ПРИМЕР

Отчисление из заработной платы работника в текущем месяце
излишне начисленных «больничных» в предыдущем месяце

В сентябре 2020 года предприятие начислило работнику за 12 календарных дней болезни (с 7 по 18 сентября) «больничные» в сумме 3000 грн. (12 к. д. х 250 грн.), из них за счет работодателя — 1250 грн. (5 к. д. х 250 грн.), за счет Фонда — 1750 грн. (7 к. д. х 250 грн.). Суммы «больничных» вместе с заработной платой были выплачены работнику 7 октября. Однако 26 октября была выявлена ошибка в сумме начисленных «больничных» (в расчете среднедневной заработной платы), в результате которой работнику переплатили «больничные» в сумме 240 грн., в т. ч. за счет работодателя — в сумме 100 грн., за счет Фонда — в сумме 140 грн., поскольку правильная сумма «больничных», исчисленная в результате перерасчета, составляет 2760 грн. (12 к. д. х 230 грн.), в т. ч. за счет работодателя — 1150 грн. (5 к. д. х 230 грн.), за счет Фонда — 1610 грн. (7 к. д. х 230 грн.). Работник согласился вернуть излишне выплаченную ему сумму «больничных», поэтому руководитель предприятия 27 октября издал приказ об отчислении указанной суммы (240 грн.) из заработной платы работника. Такое отчисление осуществляется из заработной платы за ІІ половину октября.

На общую сумму «больничных», начисленных в сентябре, были начислены:

• ЕСВ: 3000 грн. х 22% = 660 грн.

• НДФЛ: 3000 грн. х 18% = 540 грн.

• военный сбор: 3000 грн. х 1,5% = 45 грн.

Из суммы «больничных», начисленных в сентябре и профинансированных Фондом, были удержаны:

• НДФЛ: 1750 грн. х 18% = 315 грн.

• военный сбор: 1750 грн. х 1,5% = 26,25 грн.

Общая сумма «больничных», начисленных в сентябре, которую работник получил «на руки» (после удержания НДФЛ и военного сбора):

3000 – 540 – 45 = 2415 грн.

Сумма «больничных», начисленных в сентябре, которую работник получил «на руки» (после удержания НДФЛ и военного сбора) за счет Фонда:

1750 – 315 – 26,25 = 1408,75 грн.

На общую сумму «больничных» после перерасчета необходимо начислить:

• ЕСВ: 2760 грн. х 22% = 607,20 грн.

• НДФЛ: 2760 грн. х 18% = 496,80 грн.

• военный сбор: 2760 грн. х 1,5% = 41,40 грн.

Общая сумма «больничных» после перерасчета, которую работник должен получить «на руки» (после удержания НДФЛ и военного сбора):

2760 – 496,80 – 41,40 = 2221,80 грн.

Из перерассчитанной суммы «больничных», финансируемых за счет Фонда, необходимо удержать:

• НДФЛ: 1610 грн. х 18% = 289,80 грн.

• военный сбор: 1610 грн. х 1,5% = 24,15 грн.

Сумма «больничных» после перерасчета, которую работник должен получить «на руки» (после удержания НДФЛ и военного сбора) за счет Фонда:

1610 – 289,80 – 24,15 = 1296,05 грн.

Таким образом, предприятие со своего отдельного счета должно вернуть Фонду излишне (неправомерно) полученную сумму для выплаты «больничных» в размере:

(1750 – 315 – 26,25) – (1610 – 289,80 – 24,15) = 1408,75 – 1296,05 = 112,70 грн.

Если предприятие не возвращает указанную сумму, к нему, как страхователю, применяются штрафные санкции, предусмотренные статьей 15 Закона № 1105.

Сторнированная сумма по налоговым обязательствам с «больничных» составляет:

• по ЕСВ: 660 – 607,20 = 52,80 грн.

• по НДФЛ: 540 – 496,80 = 43,20 грн.

• по военного сбору: 45 – 41,40 = 3,60 грн.

В бухгалтерском учете предприятия операции начисления заработной платы и отчисления из заработной платы излишне начисленных (выплаченных) работнику «больничных» отражаются следующим образом:

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
		Д-т	К-т
1	Начислена работнику зарплата за ІІ половину октября	93	661	4000,00
2	Начислен ЕСВ на зарплату за ІІ половину октября: 4000 х 22%	93	651	880,00
3	Удержан НДФЛ из зарплаты за ІІ половину октября: 4000 х 18%	661	641/ндфл	720,00
4	Удержан военный сбор из зарплаты за ІІ половину октября: 4000 х 1,5%	661	642/вс	60,00
5	Отчислены из зарплаты работника согласно приказу руководителя излишне начисленные в сентябре «больничные»: — за счет Фонда — за счет работодателя	378* 949*	663* 663*	140,00 100,00
6	Откорректированы суммы излишне начисленных и удержанных (исправление ошибки методом «сторно»):
	начисленного ЕСВ на «больничные» сентября	949*	651	52,80
	удержанного НДФЛ из «больничных» сентября	663	641/ндфл	43,20
	удержанного военного сбора из «больничных» сентября	663	642/вс	3,60
7	Выплачена работнику зарплата за ІІ половину октября из кассы предприятия: 4000 – 720 – 60 – 140 – 100 + 43,20 + 3,60	661, 663	301	3026,80

* О таком порядке отражения в бухгалтерском учете расходов на выплату «больничных» сообщило Министерство финансов Украины в письмах от 27.09.2013 г. № 31-08410-07-27/28296 и от 21.12.2016 г. № 31-11410-07-25/36420 — см. журнал «Все о труде и зарплате» № 10/2013, стр. 122, и № 2/2017, стр. 114.