Набрав чинності наказ Мінфіну, яким затверджено нову форму авансового звіту

13 липня 2023 року набрав чинності наказ Міністерства фінансів України «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року № 841» від 09.05.2023 № 239 (далі — Наказ № 239). Цим документом внесено зміни до наказу Міністерства фінансів України «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 № 841 (далі — Наказ № 841).

Зміни обумовлено викладенням у новій редакції з 1 квітня 2023 року пункту 170.9 статті 170 Податкового кодексу України (далі — ПКУ), про що ми докладно повідомляли як на сайті, так і на сторінках журналу (див. статтю «Нововведення в порядку оподаткування та звітування щодо коштів, виданих на відрядження або під звіт» у ВПЗ № 3/2023).

Після внесення змін Наказом № 239 до Наказу № 841 останнім тепер затверджено:

— форму Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт);

— Порядок складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Порядок № 841).

Отже, в назві Звіту та Порядку № 841 додано текст «/ електронних грошей».

Форма Звіту, яку викладено в новій редакції, містить такі нововведення:

1. На лицьовому боці зверху зліва з’явився рядок, де потрібно відображати «повне найменування юридичної особи чи прізвище, імя та по батькові (за наявності) самозайнятої особи». Тобто тепер Звіт застосовують всі податкові агенти — як юридичні особи, так і самозайняті особи (фізичні особи – роботодавці).

Нижче зазначається податковий номер (код ЄДРПОУ платника податку або реєстраційний (обліковий) номер платника податків, який присвоюється контролюючими органами, або реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі — РНОКПП) – фізичної особи) або серія (за наявності) та номер паспорта платника податків (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті). Одночасно для податкового агента зникли реквізити «Відділ», «Посада», «Цех», «Професія».

2. Для того, хто звітує, з’явився рядок з назвою «Фізична особа – платник податків (підзвітна особа)», де зазначаються прізвище, імя, по батькові (за наявності) та РНОКПП (або серія (за наявності) та номер паспорта — для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП) підзвітної особи.

3. Зправа зверху в розділі «Звіт затверджено в сумі» свій підпис з датою заповнення тепер проставляє «Керівник (уповноважена особа) / самозайнята особа» (раніше було — «Керівник»).

4. Зправа вже немає розділу «Звіт перевірено», де раніше зазначалася сума і дата, що засвідчувалися підписом бухгалтера.

5. В підтабличній частині текст «платіжним дорученням» замінено текстом «платіжна інструкція».

6. З правого краю форма Звіту вже не містить корінця «РОЗПИСКА». Отже, тепер не потрібно надавати підзвітній особі корінець на підтвердження факту прийняття Звіту.

7. Оскільки Звіт тепер подається і при використанні електронних грошей, наданих під звіт, в нижній частині в розділі, де зазначається сума податку, тепер міститься такий текст:

«При неповерненні суми надміру витрачених коштів / електронних грошей протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк повернення:

Сума податку ____ (грн, коп.) = неповернута сума³ ____ (грн, коп.) х ставка податку⁴ ___ : 100».

8. Всю інформацію на лицьовому боці Звіту тепер засвідчує своїм підписом головний бухгалтер (особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку) / самозайнята особа із зазначенням прізвища, імені, по батькові (за наявності). Під текстом «З розрахунком ознайомлений:» тепер фізична особа– платник податків (підзвітна особа) проставляє свій підпис із зазначенням прізвища, імені, по батькові (за наявності).

9. На зворотному боці форми Звіту в таблиці трохи змінилася назва третьої графи. Тепер в ній зазначається «Кому, за що і на підставі якого документа понесено витрати» (раніше було — «Кому, за що і на підставі якого документа заплачено»). В підтабличній частині свій підпис та дату заповнення проставляє «Фізична особа — платник податків (підзвітна особа)».

Таким чином, починаючи з 13 липня 2023 року підзвітні особи мають подавати Звіт за новою формою. Якщо з вказаної дати Звіт подано за старою формою, то радимо його анулювати та подати Звіт за новою формою.

Що стосується Порядку № 841, то його викладено в новій редакції, яка враховує норми пункту 170.9 ПКУ, що діють з 01.04.2023.

Так, у пункті 1 Порядку № 841 зазначено, що Звіт подається з підстав, визначених підпунктом 170.9.4 ПКУ. У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій фізична особа – платник податку (підзвітна особа) (далі — платник податку) застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, Звіт не складається і не подається.

Згідно з пунктом 2 Порядку № 841 Звіт складається і подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

1) завершує таке відрядження;

2) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.

Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, зазначені в абзаці першому цього пункту, продовжуються на один календарний місяць.

Відповідно до пункту 3 Порядку № 841 реквізити документів, які підтверджують понесені платником податку суми фактичних витрат коштів / електронних грошей на відрядження або для виконання окремих цивільно-правових дій, зазначаються у таблиці на зворотному боці Звіту.

За наявності надміру витрачених коштів / електронних грошей така сума повертається платником податку в касу або зараховується на рахунок особи, що їх видала, в банку / небанківському надавачу платіжних послуг до або при поданні Звіту, а для випадків, коли Звіт не подається, — до граничного строку, зазначеного у пункті 2 цього Порядку.

Якщо платник податку не повертає суми надміру витрачених коштів / електронних грошей протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, зазначений у пункті 2 цього Порядку, то така сума, розрахована з урахуванням пункту 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) за ставкою, зазначеною у пункті 167.1 ПКУ, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми ПДФО.

Згідно з пунктом 4 Порядку № 841 (він майже повністю повторює пункт 5 попередньої редакції Порядку № 841) у разі коли платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти / електронні гроші, сума ПДФО утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу при проведенні остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина ПДФО включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року. Якщо повне утримання такої суми ПДФО є неможливим внаслідок смерті чи визнання платника податку судом безвісно відсутнім або оголошення судом померлим, така сума утримується при нарахуванні доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.

Відповідно до пункту 5 Порядку № 841 платник податку, який складає та подає Звіт, заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі _________ грн, коп. касовий ордер / платіжна інструкція», кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, розрахунку суми утриманого податку за неповернуті суми надміру витрачених коштів / електронних грошей на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, яка надала такі кошти / електронні гроші. Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (уповноважена особа) / самозайнята особа.

Особи (керівник (уповноважена особа) / самозайнята особа, головний бухгалтер / особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку), які засвідчують правильність складання / подання Звіту, здійснюють підписання Звіту шляхом накладання власноручного підпису або електронного підпису з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».

Таким чином, тепер підзвітній особі можна подати Звіт як в паперовій формі з накладенням власноручного підпису, так і в електронній формі з накладанням електронного підпису. Аналогічно свій підпис (власноручний або електронний) ставить особа, яка засвідчує правильність складання/подання Звіту.

Зауважимо, що облікова політика є компетенцією суб’єкта господарювання, тому його керівник в локальному документі може встановити, що Звіт подається працівником завжди, коли йому видаються кошти під звіт, а також коли він використав особистий платіжний інструмент для придбання товарів (оплати послуг) для потреб роботодавця.