Внесено зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон працівників бюджетної сфери

07 листопада 2023 року набрав чинності наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 17.10.2023 № 560 (далі — Наказ № 560), яким внесено зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59). Зміни обумовлено приведенням норм Інструкції № 59 у відповідність до норм пункту 170.9 Податкового кодексу України (далі — ПКУ), про які докладно йдеться у статті «Нововведення в порядку оподаткування та звітування щодо коштів, виданих на відрядження або під звіт» журналу «Все про працю і зарплату» № 3/2023, стор. 10, та у відповідність до норм постанови Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (далі — Постанова № 98), про які ми також докладно повідомляли.

Нагадаємо, що норми Інструкції № 59 поширюються на державні органи, а також підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі разом — бюджетні установи). Всі інші підприємства, установи, організації, фізичні особи – підприємці можуть використовувати норми Інструкції № 59 як довідкові, а також можуть відобразити частину або більшість норм Інструкції № 59 в локальному документі про відрядження.

Розглянемо основні зміни, внесені Наказом № 560 до Інструкції № 59, у хронологічному порядку їх внесення.

1. До пункту 4 розділу І «Загальні положення» Інструкції № 59 внесено доповнення, внаслідок чого аванс на відрядження може видаватися готівкою тепер також державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження Офісом Президента України, Апаратом Верховної Ради України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, Міністерством економіки України у складі закордонних делегацій на чолі з Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем’єр-міністром України, віце-прем’єр-міністрами, міністрами та заступниками міністрів, а також у складі передових груп, що забезпечують підготовку закордонних візитів зазначених посадових осіб.

Нагадаємо, що раніше аванс міг видаватися готівкою лише працівникам, яких у відрядження направляють державні органи і військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

2. Пункт 14 розділу І Інструкції № 59 доповнено абзацами другим – четвертим такого змісту:

«У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжну картку чи її реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції.

Підтвердні документи можуть бути у паперовій та/або електронній формі.

Електронний документ, пред’явлений у візуальній формі відображення на папері, складений з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, вважається підтвердним документом.».

Одночасно за текстом Інструкції № 59 слова «оригінали підтвердних документів», «документи в оригіналі» у відповідному відмінку замінено на слова «підтвердні документи» у відповідному відмінку, а слово «оригінал» у всіх відмінках та числах виключено. Це обумовлено тим, що працівники під час перебування у відрядженні можуть здійснювати витрати за допомогою платіжної картки чи її реквізитів, що підтверджуються не паперовим оригіналом документа, а випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку. Також за текстом Інструкції № 59 слова «страхового поліса … за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу» замінено словами «страхового поліса та підтвердного документа про сплату страхового платежу».

3. Розділ І Інструкції № 59 доповнено пунктом 17 такого змісту:

«17. Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — звіт про використання коштів, виданих на відрядження), складається і подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» за формою Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року № 841, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 13 жовтня 2015 року за № 1248/27693 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 09 травня 2023 року № 239) разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат.

Для відшкодування добових витрат їх сума (вартість) не потребує документального підтвердження (відповідно до абзацу першого пункту 15 цього розділу), водночас необхідна наявність одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні у разі, якщо з не залежних від відрядженого працівника причин відсутні підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат.».

Таким чином, працівниками бюджетних установ Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий Звіт) подається в усіх без винятків випадках у паперовій або електронній формі. Тобто норми Інструкції № 59 у питанні випадків подання авансового Звіту відрізняються від норм ПКУ, підпунктом 170.9.4 якого встановлено, що авансовий Звіт подається лише у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

4. Що стосується нововведень Інструкції № 59 у разі відряджень по Україні, то в розділі II «Порядок відрядження в межах України» Інструкції № 59 пункт 4 доповнено новим абзацом другим такого змісту:

«Фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (проїзних документів, рахунків на проживання, довідки підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження, службової записки у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником, та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні).».

Також пункт 4 розділу II Інструкції № 59 доповнено новим абзацом шостим, яким встановлено таке:

«Відшкодування суми добових витрат здійснюється згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження, звітом про використання коштів, виданих на відрядження, та згідно з одним чи декількома документальними доказами, які підтверджують перебування працівника у відрядженні.».

Оновленим абзацом сьомим пункту 4 розділу II Інструкції № 59 визначено, що у разі відсутності зазначених в абзаці шостому цього пункту документів добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.

Таким чином, тепер для визначення кількості днів перебування працівника у відрядженні та виплати добових за ці дні одного наказу про відрядження недостатньо. Працівник повинен надати ще як мінімум один документальний доказ перебування у відрядженні.

5. У пункті 11 розділу II Інструкції № 59 абзаци другий і третій викладено в такій новій редакції:

«У разі якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи.

У разі якщо під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, за наявності поважних причин керівник може продовжити строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).».

Аналогічні норми наведено тепер і в абзацах другому і третьому пункту 17 розділу IІI «Порядок відрядження за кордон» Інструкції № 59.

Таким чином, скасовано норму, відповідно до якої строк подання авансового Звіту працівником, який під час відрядження застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, не перевищує 10 банківських днів.

Також, як і раніше, строки подання авансового Звіту, встановлені Інструкцією № 59, відрізняються від строків подання авансового Звіту, встановлених підпунктом 170.9.3 ПКУ (за нормами ПКУ ці строки довші).

6. В абзаці першому пункту 12 розділу II Інструкції № 59 уточнено, що витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів або документів, що підтверджують здійснення платіжної операції з їх придбання у готівковій чи безготівковій формі за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси; рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо.

В абзаці другому пункту 12 розділу II Інструкції № 59 тепер зазначено, що у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: розрахунковий документ або документ, що підтверджує здійснення платіжної операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжна інструкція, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка банку-емітента платіжної картки, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція); відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

Також пункт 12 розділу II Інструкції № 59 доповнено абзацами тринадцятим – п’ятнадцятим такого змісту:

«За наявності непередбачуваних до відрядження обставин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження, відміна авіарейсу, вимушена зміна маршруту поїздки тощо) та неможливості з не залежних від відрядженого працівника причин повернути квиток на літак або інший транспортний засіб витрати, понесені працівником на оплату вартості квитка, можуть бути відшкодовані за рішенням керівника (на підставі підтверджених відомостей та за наявності підтвердних документів).

Керівники підприємств особисто вирішують питання відшкодування своїх витрат, понесених на оплату вартості такого квитка (відповідно до абзацу тринадцятого цього пункту), за наявності підтвердних документів та підтверджених відомостей.

Міністри та керівники інших центральних органів виконавчої влади приймають рішення щодо відшкодування своїх витрат, визначених в абзаці тринадцятому цього пункту, без звернення за відповідним дозволом до Першого віце-прем’єр-міністра або віце-прем’єр-міністра у разі, якщо відрядження здійснювалося за рахунок міністерства або іншого центрального органу виконавчої влади.».

Аналогічні норми наведено тепер і в абзацах одинадцятому – тринадцятому пункту 11 розділу IІI «Порядок відрядження за кордон» Інструкції № 59.

Таким чином, керівникам підприємств дозволено відшкодовувати працівникам і собі витрати, понесені у відрядженні на оплату вартості квитка, внаслідок непередбачуваних до відрядження обставин (відміна відрядження, відкликання з відрядження, відміна авіарейсу, вимушена зміна маршруту поїздки тощо) та неможливості повернути квиток на транспортний засіб.

7. Що стосується нововведень Інструкції № 59 в разі відряджень за кордон, то в абзаці першому пункту 1 розділу IІI Інструкції № 59 уточнено, що відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства (у разі відрядження державного службовця – відповідно до наказу керівника державної служби), у якому зазначаються, зокрема, у разі потреби інші ключові моменти (вид транспорту, маршрут поїздки у разі відрядження на службовому автомобілі або за наявності пересадок на території України та/або інших іноземних держав з одного на інший транспортний засіб під час перебування в дорозі до відповідної держави відрядження та/або повернення до місця постійної роботи, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх встановлення керівником тощо), після затвердження технічного завдання (у разі потреби) і кошторису витрат.

В абзаці чотирнадцятому пункту 7 розділу IІI Інструкції № 59 тепер зазначено, що витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів або документів, що підтверджують здійснення платіжної операції з їх придбання у готівковій чи безготівковій формі за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси; рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо.

В абзаці третьому пункту 11 розділу IІI Інструкції № 59 уточнено, що у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: розрахунковий документ або документ, що підтверджує здійснення платіжної операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжна інструкція, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка банку-емітента платіжної картки, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція); відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

8. В підпункті «б» підпункту 16.1 розділу IІI Інструкції № 59 тепер встановлено, зокрема, що відшкодування суми добових витрат здійснюється згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження, звітом про використання коштів, виданих на відрядження, та згідно з одним чи декількома документальними доказами, які підтверджують перебування працівника у відрядженні. Уразі відсутності зазначених документів добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.

9. Підпункт «а» підпункту 16.2 розділу IІI Інструкції № 59 викладено в новій редакції, внаслідок чого тепер ним встановлено, що добові витрати за час перебування у відрядженні за кордон відшкодовуються в межах затверджених сум:

«а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, — за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника (за відсутності пересадок на інший транспортний засіб або зупинок у готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України або інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи).

Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця постійної роботи, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав, добові витрати за час проїзду їхньою територією відшкодовуються у сумах, встановлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, або згідно з відмітками прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави).

У разі перетину протягом доби кордону декількох іноземних держав (які не є державою відрядження) добові витрати відшкодовуються у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав.

За день вибуття з України у відрядження за кордон за відсутності пересадки на інший транспортний засіб або зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України добові витрати відшкодовуються за нормами першої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).

День прибуття в Україну (перетину кордону) — за нормами останньої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).

За день перетину кордону держави відрядження (незалежно від наявності протягом доби пересадок та/або зупинок на території інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи) добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника».

Таким чином, Інструкцією № 59 тепер чітко визначено, яким чином розраховується сума добових витрат при направленні працівника у відрядженні за кордон, в тому числі якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця постійної роботи, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав.

10. В розділі IІI Інструкції № 59 виключено пункт 21, яким було встановлено таке:

«Надбавку до сум добових витрат в іноземній валюті, що підлягає виплаті окремим категоріям працівників, розраховують відповідно до розмірів, затверджених у додатку 2 до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, і сум добових витрат, що підлягають відшкодуванню залежно від держави відрядження та кількості разів харчування на добу (визначених у пункті 2 постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98)».

Виключення вищенаведеної норми обумовлено тим, що додаток 2 «Розміри надбавок до затверджених сум добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників» був виключений з Постанови № 98 ще з 1 січня 2022 року.