Оновлено порядок звітування по витратах у відрядженні працівників бюджетної сфери

29 серпня 2023 року набрала чинності постанова Кабінету Міністрів України «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 р. № 98» від 25.08.2023 № 913 (далі — Постанова № 913). Цим документом внесено зміни до постанови Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (далі — Постанова № 98).

Змінами визначено форму подання підтвердних документів щодо витрат у відрядженні та встановлено строки для звітування залежно від форми оплати витрат у відрядженні. Деякі зміни внесено до Постанови № 98 з метою приведення її норм у відповідність до норм пункту 170.9 статті 170 Податкового кодексу України (далі — ПКУ), про які ми докладно повідомляли (див. статтю «Нововведення в порядку оподаткування та звітування щодо коштів, виданих на відрядження або під звіт» в журналі «Все про працю і зарплату» № 3/2023, стор. 10).

Розглянемо основні зміни до Постанови № 98 в порядку їх хронологічного внесення.

В абзаці другому пункту 2 Постанови № 98 тепер зазначено, що витрати на найм житлового приміщення під час відрядження відшкодовуються за наявності підтвердних документів (раніше було  — за наявності оригіналів підтвердних документів).

Абзац четвертий пункту 5 Постанови № 98 тепер має наступну редакцію:

«Сума надміру витрачених коштів (залишок коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — звіт про використання коштів, виданих на відрядження) підлягає поверненню працівником на відповідний рахунок підприємства, установи, організації, що їх видали (у разі відрядження за кордон — у грошових одиницях, в яких було видано аванс), а особам, зазначеним в абзацах другому і третьому цього пункту, які отримали аванс готівкою, — до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації.».

Пункт 5 Постанови № 98 доповнено абзацами шостим – восьмим такого змісту:

«Звіт про використання коштів, виданих на відрядження, разом із підтвердними документами працівник зобов’язаний подати до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи. У зазначений строк також повертається сума надміру витрачених коштів.

У разі коли відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи.

У разі коли під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, керівник підприємства, установи чи організації за наявності поважних причин може продовжити строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, до 20 банківських днів.».

До абзацу першого пункту 7 Постанови № 98 внесено доповнення, внаслідок чого цим пунктом тепер передбачено, що відшкодування державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, здійснюється за наявності підтвердних документів, поданих у паперовій або електронній формі.

В абзаці дев’ятому підпункту 1 пункту 7 Постанови № 98 уточнено, що відшкодуванню підлягають витрати на оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я відрядженого працівника або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу) за наявності документального підтвердження (раніше було — за наявності оригіналу такого поліса з відміткою) про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування.

В абзаці першому пункту 8 Постанови № 98 уточнено, що державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження за кордон на строк до 60 календарних днів підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, відшкодовується вартість страхового поліса (за наявності документального підтвердження (раніше було — за наявності його оригіналу з відміткою) про сплату страхового платежу), за яким передбачено відшкодування витрат на відрядження.

Підсумовуючи нововведення, можна зробити наступні висновки:

1. З Постанови № 98 виключено норми щодо відшкодування витрат на відрядження лише на підставі оригіналів підтвердних документів та одночасно передбачено можливість подання підтвердних документів у паперовій та електронній формах.

2. Працівник зобовʼязаний подати авансовий звіт разом із підтвердними документами та повернути суми надміру витрачених (тобто виданих як аванс, але не використаних) коштів до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем прибуття з відрядження.

3. Якщо працівник отримав аванс на відрядження готівкою, він подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених (тобто виданих як аванс, але не використаних) коштів до закінчення 3-го банківського дня, що настає за днем прибуття з відрядження.

4. Якщо працівник під час відрядження застосував платіжні картки для проведення розрахунків, керівник підприємства за наявності поважних причин може продовжити строк подання авансового звіту до 20 банківських днів.

У зв’язку з вищевикладеним Мінфіну тепер потрібно внести зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59, для приведення її норм у відповідність до норм Постанови № 98 та пункту 170.9 ПКУ.