Оновлено порядок звітування по коштах, виданих на відрядження або під звіт

1 квітня 2023 року набрав чинності Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг» від 12.01.2023 № 2888-IX, яким, зокрема, в новій редакції викладено пункт 170.9 статті 170 Податкового кодексу України (далі — ПКУ).

Основні нововведення пункту 170.9 статті 170 ПКУ полягають в наступному:

1. Пункт 170.9 ПКУ тепер має назву «Оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк».

2. Структурно пункт 170.9 ПКУ доповнено новим підпунктом 170.9.2, а колишні підпункти 170.9.2 та 170.9.3 стали відповідно підпунктами 170.9.3 та 170.9.4 ПКУ. Враховуючи цю новацію в підпункті 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ тепер зазначено, що податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.3 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму, а саме:

а) на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з цим підпунктом.

б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, — у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

3. Новим абзацом другим, яким доповнено підпункт «а» пп. 170.9.1 ПКУ, встановлено, що фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Таким чином, лише наказу про відрядження тепер недостатньо для підтвердження факту перебування працівника у відрядженні, тому він має надати хоча б один документальний доказ перебування у відрядженні.

4. Колишній абзац другий підпункту «а» пп. 170.9.1 ПКУ тепер розбито на два абзаци — третій і четвертий.

В абзаці третьому підпункту «а» пп. 170.9.1 ПКУ встановлено, що зазначені в абзаці другому цього підпункту витрати не є об’єктом оподаткування цим податком (тобто податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) та воєнним збором (далі — ВЗ); — Ред.) лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

Згідно з абзацом четвертим підпункту «а» пп. 170.9.1 ПКУ до підтвердних документів належать:

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції, у тому числі електронні квитки (виключено норму про наявність посадкового талона до електронних квитків; — Ред.);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Всі інші норми підпункту «а» пп. 170.9.1 ПКУ залишилися без змін, при цьому колишні абзаци третій – одинадцятий стали відповідно абзацами п’ятим – тринадцятим.

5. До підпункту «б» пп. 170.9.1 ПКУ (ним встановлено особливості оподаткування сум, виданих під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, коли оподатковується сума, яка перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій) внесено лише одну зміну — текст «кошти» замінено текстом «кошти / електронні гроші» у відповідному відмінку. Ця зміна актуальна для платників податків, які використовують електронні гроші після відкриття електронних гаманців в емітентах електронних грошей, про що докладно йдеться в оновленій статті 69 ПКУ.

6. Новим підпунктом 170.9.2 ПКУ встановлено, що у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями зрахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

7. Згідно з оновленим підпунктом 170.9.3 ПКУ документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 цього пункту, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.

У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.

8. Відповідно до оновленого підпункту 170.9.4 ПКУ Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені підпунктом 170.9.3 цього пункту, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги») за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 цього пункту, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), не складається і не подається.

Таким чином, з 01.04.2023 значно збільшилися строки надання підтвердних документів або звітування по витрачених коштах, виданих на відрядження або під звіт, та встановлено лише дві умови, за наявності яких потрібно подавати авансовий звіт.

Так, якщо раніше авансовий звіт потрібно було подавати завжди у разі отримання коштів на відрядження або під звіт, у тому числі в разі використання корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, то тепер авансовий звіт у паперовій або електронній формі подається підзвітною особою лише у випадках якщо:

а) у неї є оподатковуваний дохід, визначений відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку сум ПДФО та ВЗ;

б) вона використала отриману готівку понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Крім того, якщо раніше авансовий звіт потрібно було подати до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому підзвітна особа завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт (у разі отримання під час відрядження готівки із застосуванням платіжних карток — до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження, а у разі застосування платіжних карток для проведення розрахунків у безготівковій формі — протягом 10 банківських днів і за наявності поважних причин з дозволу роботодавця — протягом 20 банківських днів), то тепер авансовий звіт підзвітна особа має подати до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому вона повернулась з відрядження або завершила виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.

Наприклад, якщо працівник отримав на відрядження готівку під звіт (в тому числі знімав готівку із застосуванням платіжних інструментів), повернувся з відрядження 21 квітня 2023 року, при цьому сума витраченої готівки перевищує суму добових витрат за весь час відрядження, то працівник повинен подати авансовий звіт не пізніше 31 травня 2023 року. Якщо сума витраченої працівником готівки не перевищує суму добових витрат за весь час відрядження, то авансовий звіт не подається, але працівник не пізніше 31 травня 2023 року повинен надати документи, що підтверджують суму витрат у відрядженні.

Якщо працівник готівку під звіт на відрядження не отримував, всі розрахунки під час відрядження здійснював за допомогою корпоративного або особистого платіжного інструменту, повернувся з відрядження у суботу 29 квітня 2023 року, але списання банком коштів з корпоративного або особистого рахунку за понесеними витратами у відрядженні здійснено в понеділок 1 травня (тобто пізніше дати завершення відрядження), то працівник повинен надати документи, що підтверджують суму витрат у відрядженні, не пізніше 30 червня 2023 року. При цьому якщо у працівника немає оподатковуваного доходу за витратами у відрядженні, то авансовий звіт не подається. Якщо в цій ситуації у працівника є оподатковуваний дохід за витратами у відрядженні, то авансовий звіт подається не пізніше 30 червня 2023 року.