Змінено строки зберігання документів, які стосуються фінансово-господарської діяльності

10 лютого 2024 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України «Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5» від 04.01.2024 № 40/5 (далі — Наказ № 40/5). Цим документом внесено зміни до наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Наказ № 578/5), у заголовку та пункті 1 якого слова «установ, підприємств та організацій» замінено словами «юридичних осіб». Отже, Наказ № 578/5 отримав назву «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів». Відповідно, пунктом 1 Наказу № 578/5 тепер затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів (далі — Перелік № 578/5).

Найбільш важливі зміни внесено Наказом № 40/5 до Переліку № 578/5. Нагадаємо, що згідно з абзацом першим пункту 1.4 Переліку № 578/5 цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі — архівне зберігання) або для знищення.

Наказом № 40/5 абзац другий пункту 1.4 Переліку № 578/5 викладено в новій редакції, згідно з якою строки зберігання документів, що зазначаються у цьому Переліку та регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, застосовуються фізичними особами – підприємцями, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин.

Отже, якщо раніше фізичні особи – підприємці (далі — ФОП) могли добровільно використовувати Перелік № 578/5, то тепер його використання є обов’язковим для ФОП.

Також пункт 1.4 Переліку № 578/5 доповнено абзацом третім такого змісту:

«Строк зберігання для документів та інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, для фізичних осіб – підприємців встановлюється відповідно до Податкового кодексу України та становить 3 роки.».

Пункт 2.10 Переліку № 578/5 доповнено абзацом третім такого змісту:

«Строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання — з передбаченого Податковим кодексом України граничного строку подання такої звітності.».

В таблиці Переліку № 578/5 змінилися строки зберігання низки конкретних документів, які стосуються фінансово-господарської діяльності. Зокрема, такий строк збільшено з 1 або 3 років до 5 років. При цьому для таких документів у графі 5 (в тому числі через викладення в новій редакції другого та третього речень абзацу другого пункту 2.11 Переліку № 578/5) через примітки 1 та 2 встановили застереження наступного характеру:

1. Документи, пов’язані зпредметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а уразі такого оскарження — протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення — протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації);

2. Документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 39-2 Податкового кодексу України, зберігаються не менше 7 років.

Наприклад, в таблиці Переліку № 578/5 збільшено строк зберігання документів з 3 років до 5 років із застосуванням вищенаведених приміток 1 і 2, зокрема, для таких позицій:

— 186 «Документи (заявки, акти, свідоцтва, довідки, відомості, звіти) про купівлю (продаж) іноземної валюти». На примітки 1 і 2 до цієї позиції є посилання в багатьох інших позиціях (мають текст «Див. примітки до статті 186»);

— 312 «Фінансова звітність з примітками до неї: в) квартальні»;

— 323 «Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів»;

— 332 «Договори про повну матеріальну відповідальність» (строк зберігання встановлено після звільнення матеріально відповідальної особи);

— 333 «Майнові довіреності, поручительства третьої особи»;

— 334 «Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт»;

— 336 «Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)»;

— 345 «Документи (протоколи інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо»;

— 352 «Книги, журнали, картки обліку: г) касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо);

— 757 «Договори, угоди про право користування житловою площею в будинках, що належать організації»;

— 1083 «Наряди на вантажно-розвантажувальні роботи»;

— 1086 «Дорожні листи й наряди на машини» та 1109 «Журнали (книги) обліку дорожніх листів»;

— 1245 «Документи (заяви, довідки, листи) про надання матеріальної допомоги працівникам».

Зауважимо, що до розділу 5 «Трудові відносини» (позиції 354–488) та розділу 6 «Робота з кадрами» (позиції 489–671) Переліку № 578/5 зміни не вносились.