О заполнении и представлении Налогового расчета, если единственной работнице доходы в течение квартала не начислялись, но предоставлен отпуск по уходу за ребенком
На предприятии в декабре 2020 года уволены все работники (кроме одной работницы), а руководство предприятием осуществляет учредитель – физическое лицо. Единственной работнице с 5 ноября 2020 года по 10 марта 2021 года предоставлен «декретный» отпуск, а вся сумма начисленных (выплаченных) ей «декретных» была отражена в Отчете о ЕСВ за ноябрь 2020 года и Налоговом расчете ф. № 1ДФ за IV квартал 2020 года. Сразу после окончания «декретного» отпуска работнице с 11 марта 2021 года предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста. Работница в Налоговом расчете за I квартал 2021 года отражается в приложении Д1 за март с указанием периода трудовых отношений (31 к. д.) без начисленных сумм дохода, а также в приложении Д5 (окончание «декретного» отпуска и предоставление отпуска по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста). Необходимо ли предприятию подавать пустые приложения Д1 за январь и февраль и пустые приложения 4ДФ за январь, февраль и март 2021 года, если в течение I квартала предприятие доходы физическим (застрахованным) лицам не начисляло и не выплачивало?
Форма Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Расчет) и Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Порядок № 4) утверждены приказом Министерства финансов Украины от 13.01.2015 г. № 4 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 15.12.2020 г. № 773).
Согласно пункту 1 раздела II Порядка № 4 Расчет подается отдельно за каждый квартал (налоговый период) с разбивкой по месяцам отчетного квартала в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала. Расчет подается только в случае начисления сумм указанных доходов плательщику налога в течение отчетного периода.
Порядок заполнения приложения 1 к Расчету «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (далее — Д1) определен пунктом 1 раздела IV Порядка № 4.
Д1 предназначен для ежеквартального формирования плательщиками единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ) по каждому застрахованному лицу сведений о суммах начисленной ему заработной платы (дохода, денежного обеспечения) в разрезе месяцев отчетного квартала (абз. первый п. 1 р. IV Порядка № 4).
Если плательщик ЕСВ в отчетном квартале не использует труд физических лиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством, — Д1 за соответствующий квартал не подается (абз. второй п. 1 р. IV Порядка № 4).
В случае не заполнения той или иной строки Расчета и приложений к нему из-за отсутствия операции такая строка прочеркивается (абз. шестой п. 3 раздела II Порядка № 4).
Таким образом, Д1 не заполняется и не подается в составе Расчета только при условии отсутствия показателей для декларирования в Расчете в течение всего квартала.
Если показатели для декларирования в Расчете имеются хотя бы в одном из месяцев квартала, то Д1 подается за каждый месяц квартала, при этом в Д1 за месяц, в котором отсутствуют показатели для декларирования, должна быть одна пустая строка, где все показатели прочеркиваются (в случае подачи Расчета в электронном виде такая строка не заполняется).
Порядок заполнения приложения 4ДФ к Расчету «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далее — 4ДФ) определен пунктом 4 раздела IV Порядка № 4. Этим пунктом не предусмотрено отдельных норм о возможности неподачи 4ДФ при наличии обязанности по подаче Расчета.
Следовательно, при наличии оснований для подачи Расчета за отчетный квартал (в частности, при наличии оснований для подачи Д1 за один из месяцев квартала и/или при наличии оснований для подачи Д5 за квартал) 4ДФ подается независимо от наличия показателей для декларирования (независимо от наличия начисленных и/или выплаченных доходов физическим лицам, начисленных и/или перечисленных налога на доходы физических лиц и военного сбора в отчетном квартале) с обязательной разбивкой по месяцам отчетного квартала, при этом в 4ДФ за месяц, в котором отсутствуют показатели для декларирования, должна быть одна пустая строка, где все показатели прочеркиваются (в случае подачи Расчета в электронном виде такая строка не заполняется).
Подача Д1 и 4ДФ с пустыми строками за соответствующий месяц квартала является подтверждением того, что налоговый агент (страхователь) не начислял (не выплачивал) доход в пользу физических (застрахованных) лиц, не начислял (не перечислял) ЕСВ, налог на доходы физических лиц, военный сбор в этом месяце, и исключает возможную ситуацию, когда налоговый агент (страхователь) ошибочно не подал (забыл подать) Д1 и 4ДФ за соответствующий месяц квартала при наличии показателей для декларирования в таком месяце.
Учитывая содержание вопроса, поскольку предприятие должно отразить работницу, у которой в марте 2021 года закончился отпуск в связи с беременностью и родами и начался отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, в Д1 за март и Д5 Расчета за I квартал 2021 года, то в составе такого Расчета подаются также Д1 за январь и Д1 за февраль, 4ДФ за январь, 4ДФ за февраль и 4ДФ за март, в которых должна быть одна пустая строка, где все показатели прочеркиваются (в случае подачи Расчета в электронном виде такая строка не заполняется).
На предприятии в сентябре 2020 года уволены все работники (кроме одной работницы), а руководство предприятием осуществляет учредитель – физическое лицо. Единственная работница с 2018 года по 16 февраля 2021 года находилась в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста. Сразу после окончания этого отпуска работнице с 17 февраля 2021 года предоставлен отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста по медицинскому заключению. Работница в Налоговом расчете за I квартал 2021 года отражается в приложении Д5 (окончание одного и предоставление другого отпуска по уходу за ребенком). Необходимо ли предприятию подавать пустые приложения Д1 за январь, февраль и март и пустые приложения 4ДФ за январь, февраль и март 2021 года, если доходы в течение I квартала предприятие физическим (застрахованным) лицам не начисляло и не выплачивало?
Порядок заполнения Приложения 5 к Расчету «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далее — Д5) определен пунктом 5 раздела IV Порядка № 4, согласно которому Д5 к Расчету подается плательщиком ЕСВ, если в течение отчетного периода, в частности, лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста.
Следовательно, если в любом месяце отчетного квартала у работницы закончился отпуск по уходу за ребенком до 3 лет и ей предоставлен отпуск по уходу за ребенком до 6 лет согласно медицинскому заключению, то возникает обязанность подачи Д5 за такой квартал, и, соответственно, возникает обязанность подачи Расчета за квартал, на который приходится месяц предоставления указанного отпуска.
Как отмечалось в предыдущем ответе, Д1 не заполняется и не подается в составе Расчета только при условии отсутствия показателей для декларирования в Расчете в течение всего квартала.
Если показатели для декларирования имеются в Д5 за отчетный квартал, в результате чего возникает обязанность подачи Расчета за этот квартал, при этом отсутствуют показатели для декларирования в Д1 в течение всего квартала и отсутствуют показатели для декларирования в 4ДФ течение всего квартала, то все равно Д1 и 4ДФ подаются за каждый месяц квартала, в которых должна быть одна пустая строка, где все показатели прочеркиваются (в случае подачи Расчета в электронном виде такая строка не заполняется).