Об отражении в Налоговом расчете заработной платы, выплачиваемой несвоевременно
Предприятие в 2021 году выплатило работникам зарплату за январь вовремя (22 января и 5 февраля), зарплату за февраль — несвоевременно (31 марта), зарплату за март — несвоевременно (5 мая). Уплата НДФЛ и ВС с зарплаты за январь состоялась в момент ее выплаты (22 января и 5 февраля), с зарплаты за февраль — 30 марта, с зарплаты за март — в момент ее выплаты 5 мая. Каким образом зарплату работников за январь, февраль и март, а также уплаченные с нее НДФЛ и ВС отразить в приложении 4ДФ к Налоговому расчету?
Согласно статье 115 Кодекса законов о труде Украины и статье 24 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР заработная плата выплачивается работникам регулярно в рабочие дни в сроки, установленные коллективным договором или нормативным актом работодателя, но не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней, и не позднее 7 дней после окончания периода, за который осуществляется выплата.
В соответствии с подпунктом 168.1.5 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) налоговый агент, который начисляет (выплачивает, предоставляет) налогооблагаемый доход в пользу плательщика налога, обязан удерживать налог из суммы такого дохода за его счет, используя ставку налога, определенную в статье 167 этого Кодекса.
Налог уплачивается (перечисляется) в бюджет во время выплаты налогооблагаемого дохода единым платежным документом (пп. 168.1.2 НКУ).
Подпунктом 168.1.5 НКУ установлено, что если налогооблагаемый доход начисляется налоговым агентом, но не выплачивается (не предоставляется) плательщику налога, то налог, подлежащий удержанию с такого начисленного дохода, подлежит перечислению в бюджет налоговым агентом в сроки, установленные НКУ для месячного налогового периода (т. е. в течение 30 календарных дней, следующих за месяцем начисления доходов).
Таким образом, если работодатель начислил заработную плату, но в течение 30 календарных дней, следующих за месяцем начисления заработной платы, ее не выплатил, то он должен уплатить налог на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военный сбор (далее — ВС) с такой заработной платы в течение 30 календарных дней, следующих за месяцем ее начисления.
Форма Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Расчет) и Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Порядок № 4) утверждены приказом Министерства финансов Украины от 13.01.2015 г. № 4 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 15.12.2020 г. № 773).
В соответствии с подпунктом 2 пункта 4 раздела IV Порядка № 4 в разделе I приложения 4ДФ к Расчету «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далее — 4ДФ) в графе 3а «Сума нарахованого доходу» отражается (за отчетный период месяц) доход, начисленный физическому лицу согласно признаку дохода, указанному в разделе 1 «Справочник признаков доходов физических лиц» (для заработной платы признак дохода — 101). В случае начисления дохода его отражение в графе 3а является обязательным независимо от того, выплачены такие доходы или нет.
В графе 3 «Сума виплаченого доходу» отражается сумма фактически выплаченного дохода плательщику налога налоговым агентом.
В графе 4а «Сума нарахованого податку» отражается сумма НДФЛ, начисленного и удержанного с дохода, начисленного плательщику налога за отчетный период. В графе 4 «Сума перерахованого податку» отражается фактическая сумма перечисленного НДФЛ в бюджет в отчетном периоде.
В графе 5а «Сума нарахованого військового збору» отражается сумма ВС, начисленного и удержанного с дохода, начисленного плательщику налога. В графе 5 «Сума перерахованого військового збору» отражается фактическая сумма перечисленного ВС в бюджет.
Заработная плата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, должна быть отражена в 4ДФ за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который заработная плата была начислена. Например, в 4ДФ за январь отражается заработная плата, начисленная в январе и выплаченная в феврале, в 4ДФ за февраль — начисленная в феврале и выплаченная в марте, в 4ДФ за март — начисленная в марте и выплаченная в апреле.
Аналогично отражаются НДФЛ и ВС, перечисляемые в установленные сроки в бюджет в следующем месяце, в случае своевременной выплаты заработной платы.
Например, в случае своевременной выплаты заработной платы за месяц отчетного квартала и уплаты НДФЛ и ВС с такой заработной платы во время ее выплаты в 4ДФ за этот месяц в строке по работнику с признаком дохода 101 сумма начисленного дохода в графе 3а равна сумме выплаченного дохода в графе 3, сумма начисленного НДФЛ в графе 4а равна сумме перечисленного НДФЛ в графе 4, сумма начисленного ВС в графе 5а равна сумме перечисленного ВС в графе 5.
Для целей отражения в 4ДФ заработной платой, выплачиваемой в установленные сроки, считается заработная плата, выплачиваемая в течение 30 календарных дней, следующих за месяцем ее начисления, по аналогии с предельным сроком уплаты НДФЛ и ВС с начисленного, но не выплаченного налогооблагаемого дохода.
Например, если заработная плата за месяц отчетного квартала выплачена в течение 30 календарных дней, следующих за месяцем ее начисления, и с такой заработной платы во время ее выплаты уплачен НДФЛ и ВС, то в строке по работнику с признаком дохода 101 сумма начисленного дохода в графе 3а равна сумме выплаченного дохода в графе 3, сумма начисленного НДФЛ в графе 4а равна сумме перечисленного НДФЛ в графе 4, сумма начисленного ВС в графе 5а равна сумме перечисленного ВС в графе 5.
Если заработная плата за месяц отчетного квартала выплачивается несвоевременно, а именно позднее 30 календарных дней, следующих за месяцем ее начисления, то в графе 3 4ДФ за этот месяц сумма выплаченной заработной платы не отражается, а будет отражена в графе 3 4ДФ за месяц, в котором фактически будет осуществлена выплата такой заработной платы.
Аналогично отражаются НДФЛ и ВС, перечисляемые в бюджет позднее 30 календарных дней, следующих за месяцем начисления заработной платы, в случае ее несвоевременной выплаты. То есть в случае невыплаты заработной платы в течение 30 календарных дней, следующих за месяцем ее начисления, и неуплаты НДФЛ и ВС с такой заработной платы в течение 30 календарных дней, следующих за месяцем ее начисления (позднее срока, установленного пп. 168.1.5 НКУ), такие НДФЛ и ВС отражаются в графах соответственно 4 и 5 4ДФ за месяц, в котором они фактически будут перечислены в бюджет.
Учитывая содержание вопроса, если заработная плата за январь была выплачена вовремя — 22 января и 5 февраля (не позднее 7 февраля) и в момент ее выплаты с нее были уплачены НДФЛ и ВС, то в 4ДФ за январь с признаком дохода 101 отражаются: в графах 3а и 3 — сумма начисленной и выплаченной заработной платы за январь, в графах 4а и 4 — сумма начисленного и перечисленного НДФЛ с заработной платы за январь, в графах 5а и 5 — сумма начисленного и перечисленного ВС с заработной платы за январь.
Если заработная плата за февраль была выплачена несвоевременно — 31 марта (позднее 30 календарных дней, следующих за месяцем ее начисления), а НДФЛ и ВС уплачены с нее вовремя — 30 марта (в течение 30 календарных дней, следующих за месяцем начисления заработной платы), то в 4ДФ за февраль с признаком дохода 101 отражаются: в графе 3а — сумма начисленной заработной платы за февраль, в графе 3 — прочерк (сумма заработной платы за февраль выплачена несвоевременно — позднее 30 марта), в графах 4а и 4 — сумма начисленного и перечисленного НДФЛ с заработной платы за февраль, в графах 5а и 5 — сумма начисленного и перечисленного ВС с заработной платы за февраль.
В 4ДФ за март с признаком дохода 101 в графе 3 отражается сумма выплаченной заработной платы за февраль.
Если заработная плата за март была выплачена несвоевременно — 5 мая (позднее 30 календарных дней, следующих за месяцем ее начисления), НДФЛ и ВС уплачены с нее несвоевременно — 5 мая (позднее 30 календарных дней, следующих за месяцем начисления заработной платы, что является нарушением пп. 168.1.5 НКУ), то в 4ДФ за март с признаком дохода 101 отражаются: в графе 3а — сумма начисленной заработной платы за март, в графе 4а — сумма начисленного НДФЛ на заработную плату за март, в графе 5а — сумма начисленного ВС на заработную плату за март, в графах 3, 4 и 5 не отражаются сумма выплаченной заработной платы за март (она выплачена несвоевременно — 5 мая) и суммы перечисленных НДФЛ и ВС с заработной платы за март (НДФЛ и ВС уплачены несвоевременно — 5 мая).
В 4ДФ за май Расчета за ІІ квартал с признаком дохода 101 отражаются, в частности: в графе 3 — сумма выплаченной 5 мая заработной платы за март, в графе 4 — сумма перечисленного 5 мая НДФЛ с заработной платы за март, в графе 5 — сумма перечисленного 5 мая ВС с заработной платы за март.