Отражение в Отчете о ЕСВ доначисления отпускных за прошлый месяц для исправления ошибки, в результате чего в таком месяце аннулируется дополнительная база начисления ЕСВ
Работнику предоставлялся отпуск с 19 по 28 февраля 2020 года (10 к. д.). Из-за ошибки отдела кадров бухгалтерия не начислила за этот отпуск отпускные, поскольку в приказе ошибочно было указано, что работнику предоставляется отпуск без сохранения заработной платы, хотя на самом деле это был ежегодный отпуск. Ошибка выявлена и исправлена в конце марта, в результате чего работнику в марте доначислены отпускные за дни отпуска с 19 по 28 февраля в сумме 2200 грн. (220 грн. х 10 к. д.). Первоначально за февраль доход работника включал только зарплату в сумме 3900 грн. (6500 грн. : 20 р. д. х 12 отраб. д.), поэтому ЕСВ был уплачен с минимальной заработной платы. В таблице 6 Отчета о ЕСВ за февраль, кроме зарплаты, была отражена дополнительная база начисления ЕСВ в сумме 823 грн. (4723 – 3900) и начисленный на нее ЕСВ в сумме 181,06 грн. (823 грн. х 22%). После доначисления отпускных за февраль дополнительной базы начисления ЕСВ в этом месяце у работника нет. Как исправление ошибки отразить в Отчете о ЕСВ за март, за который работнику начислена зарплата в размере оклада (6500 грн.)?
Если база начисления ЕСВ по основному месту работы не превышает размер минимальной заработной платы (далее — МЗП), установленной законом на месяц, за который получен доход, сумма ЕСВ рассчитывается как произведение МЗП, установленной законом на месяц, за который получен доход (прибыль), и ставки ЕСВ при условии пребывания в трудовых отношениях полный календарный месяц или отработки всех рабочих дней отчетного месяца, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством (ч. 5 ст. 8 Закона № 2464, п. 9 р. III Инструкции № 449).
Если начисление заработной платы осуществляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, суммы доначисленной заработной платы включаются в заработную плату того месяца, в котором были осуществлены такие доначисления (пп. 3 п. 3 р. IV Инструкции № 449, п. 9 р. IV Порядка № 435).
Согласно пункту 9 раздела IV Порядка № 435 суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в графу 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» таблицы 6 Отчета о ЕСВ с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений 10.
Для отражения суммы разности между размером минимальной заработной платы и фактически начисленной заработной платой (доходом) за отчетный месяц применяется код типа начислений 13, отражаемый в реквизите 10 таблицы 6 Отчета о ЕСВ.
Исходя из содержания вопроса, после выявления ошибки, допущенной в феврале, и доначисления в марте отпускных за дни отпуска с 19 по 28 февраля начисленный работнику доход за февраль включает:
— заработную плату за 12 отработанных дней с 1 по 18 февраля в сумме 3900 грн. (6500 грн. : 20 р. д. х 12 отраб. д.), с которой уплачивается ЕСВ в сумме 858 грн. (3900 грн. х 22%);
— отпускные за 10 к. д. отпуска с 19 по 28 февраля в сумме 2200 грн. (220 грн. х 10 к. д. отпуска), с которых уплачивается ЕСВ в сумме 484 грн. (2200 грн. х 22%).
Таким образом, после доначисления работнику отпускных в марте общий начисленный доход за февраль составляет 6100 грн. (3900 + 2200), что больше МЗП в этом месяце (6100 грн. > 4723 грн.), поэтому в феврале у работника уже нет дополнительной базы начисления ЕСВ — суммы разности между МЗП и фактически начисленным доходом (далее — разность). До исправления ошибки и доначисления отпускных такая разность была и составляла 823 грн. (4723 – 3900), а начисленный на нее ЕСВ составил 181,06 грн. (823 грн. х 22%).
С доначисленных отпускных за февраль при их выплате фактически ЕСВ необходимо уплатить в сумме 302,94 грн. (484 – 181,06).
Если разность, которая является дополнительной базой начисления ЕСВ, была ошибочно (излишне) определена страхователем по работнику за предыдущий месяц (февраль), ошибка выявлена в текущем месяце (марте) и в этом же месяце исправляется, то Порядком № 435 не предусмотрено отражение в реквизите 19 таблицы 6 Отчета о ЕСВ за текущий месяц (март) с отрицательным значением ошибочно определенной разности (дополнительной базы начисления ЕСВ) за предыдущий месяц (февраль). Также код типа начисления 13 в таких случаях не применяется (он применяется только за текущий месяц и при начислении (сторнировании) пособия по временной нетрудоспособности и пособия в связи с беременностью и родами за предыдущий месяц — п. 9 р. IV Порядка № 435).
Вместе с тем, в случае уменьшения суммы ЕСВ по доходам (разности), начисленных в предыдущих отчетных месяцах застрахованному лицу, применяют код типа начислений 3, который отражается в реквизите 10 таблицы 6 Отчета о ЕСВ (п. 9 р. IV Порядка № 435).
Что касается дохода работника только за март, то за отработанные дни в этом месяце ему начислена заработная плата в размере оклада — 6500 грн., на которую начисляется ЕСВ в сумме 1430 грн. (6500 грн. х 22%).
Если ошибка, допущенная в феврале, выявлена и исправляется в марте, то такое исправление отражается в Отчете о ЕСВ за март.
В таблице 6 Отчета о ЕСВ за март работник отражается в трех строках, где указываются:
• в первой строке — начисленная заработная плата за март, в частности:
— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;
— в реквизитах 10, 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк;
— в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2020;
— в реквизите 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 31 (все календарные дни марта);
— в реквизитах 17 и 18 — 6500,00;
— в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 1430,00 (6500 грн. х 22%);
— в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.
• во второй строке — начисленные отпускные за февраль, в частности:
— в реквизите 9 — 1;
— в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 10;
— в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2020;
— в реквизитах 13, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк;
— в реквизитах 17 и 18 — 2200,00 (220 грн. х 10 к. д. отпуска);
— в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 484,00 (2200 грн. х 22%);
— в реквизите 22 — 1.
• в третьей строке — сумма разности между МЗП и фактически начисленным доходом за февраль, которая аннулируется, в частности:
— в реквизите 9 — 1;
— в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 3;
— в реквизите 11 — 02.2020;
— в реквизитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк;
— в реквизите 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 823,00 (сума разности, которая аннулируется: 4723 – 3900);
— в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 181,06 (сумма ЕСВ, которая аннулируется: 823 грн. х 22%);
— в реквизите 22 — 1.
В таблице 1 Отчета о ЕСВ за март сумма начисленной работнику заработной платы за март и сумма начисленных отпускных за февраль, то есть общая сумма 8700 грн. (6500 + 2200), отражается в строке 1.1 с переносом в строку 1 и в строке 2.1 с переносом в строку 2, а ЕСВ, начисленный на эту сумму заработной платы и отпускных, в сумме 1914 грн. (8700 грн. х 22%) отражается в строке 3.1 с переносом в строку 3.
Разность между МЗП и фактически начисленным доходом за февраль в сумме 823 грн. (4723 – 3900), которая аннулируется, отражается в строке 5.4 «Сума виплат, на яку зайво нараховано єдиний внесок», а в следующей за ней строке «Зміст помилки» указываются месяц, в котором допущена ошибка, вид дохода и сумма, на которую излишне начислен ЕСВ (в нашем случае текст «зменшення ЄСВ через помилково визначену додаткову базу нарахування ЄСВ за лютий 2020 року в сумі 823 грн.»). ЕСВ, начисленный в феврале на эту разность (дополнительную базу начисления ЕСВ), в сумме 181,06 грн. (823 грн. х 22%), который аннулируется, указывается в строке 5.1.1 с переносом в строки 5.1 и 5.