Отражение в форме № 1ДФ возвращения уволенным работником излишне выплаченной ему заработной платы во время работы на предприятии с погашением недоплаты по НДФЛ
Во время проведения окончательного расчета с работником при его увольнении 12 июня 2020 года суммы начисленной ему заработной платы в месяце увольнения (июне) оказалось недостаточно для погашения его задолженности предприятию и налогового обязательства по НДФЛ (из-за неправомерного применения НСЛ к заработной плате работника в некоторых месяцах возникла недоплата НДФЛ и имела место излишняя выплата работнику заработной платы «на руки»). После увольнения, а именно 17 августа 2020 года, бывший работник внес в кассу предприятия сумму излишне полученной им заработной платы, благодаря чему недоплата НДФЛ была погашена. Каким образом в форме № 1ДФ отражаются результаты проведенного окончательного расчета с работником при увольнении и внесение им уже после увольнения в кассу предприятия суммы излишне полученной заработной платы с целью погашения его задолженности предприятию и налогового обязательства по НДФЛ?
Порядок проведения перерасчета сумм доходов и предоставленных налоговых социальных льгот установлен пунктом 169.4 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ).
В соответствии с подпунктом «в» подпункта 169.4.2 НКУ работодатель налогоплательщика обязан осуществить, в том числе по месту применения налоговой социальной льготы (далее — НСЛ), перерасчет суммы доходов, начисленных такому налогоплательщику (работнику) в виде заработной платы, а также суммы предоставленной НСЛ во время проведения окончательного расчета с налогоплательщиком, который прекращает трудовые отношения с таким работодателем.
Согласно подпункту 169.4.4 НКУ если в результате проведения окончательного расчета с налогоплательщиком, который прекращает трудовые отношения с работодателем, возникает сумма недоплаты налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), которая превышает сумму налогооблагаемого дохода налогоплательщика за последний отчетный период, то непогашенная часть такой недоплаты НДФЛ включается в состав налогового обязательства налогоплательщика по результатам отчетного налогового года и уплачивается самим плательщиком.
Результаты проведенного перерасчета доходов и ПСП при окончательном расчете с работником при увольнении (в частности, суммы начисленного и выплаченного работнику дохода, суммы начисленного и перечисленного НДФЛ) отражаются работодателем в Налоговом расчете ф. № 1ДФ.
Если после увольнения работник возвращает сумму излишне начисленного и выплаченного ему налогооблагаемого дохода (заработной платы), которая была отражена налоговым агентом в Налоговом расчете ф. № 1ДФ за предыдущий квартал, то налоговый агент указывает возвращенную сумму с отрицательным значением (со знаком «минус») в составе Налогового расчета ф. № 1ДФ за любой следующий квартал, в течение которого произошел возврат денежных средств.
Таким образом, предприятие в разделе I Налогового расчета ф. № 1ДФ за ІІ квартал по уволенному работнику должно было отразить в графах 3а «Сума нарахованого доходу» и 3 «Сума виплаченого доходу» суммы фактически начисленной и выплаченной ему заработной платы (в том числе излишне начисленной и выплаченной) в этом квартале, в графе 4а «Сума нарахованого податку» — сумму фактически начисленного НДФЛ, в графе 4 «Сума перерахованого податку» — сумму фактически перечисленного НДФЛ, которая свидетельствует о наличии недоплаты по НДФЛ.
Если бывший работник 17 августа 2020 года вернул предприятию сумму заработной платы, которая излишне была начислена и выплачена ему во время работы на предприятии, и благодаря этому предприятие погасило недоплату НДФЛ по бывшему работнику, то такую возвращенную сумму заработной платы предприятие отражает с признаком дохода «101» в разделе I Налогового расчета ф. № 1ДФ за ІІІ квартал с отрицательным значением (со знаком «минус») в графах 3а «Сума нарахованого доходу» и 3 «Сума виплаченого доходу», а погашенную сумму недоплаты по НДФЛ — с положительным значением в графе 4 «Сума перерахованого податку».
В этом случае погашенная сумма недоплаты НДФЛ не включается в состав налогового обязательства налогоплательщика (бывшего работника) по результатам отчетного налогового года.