Отражение в Отчете о ЕСВ исправления ошибки в виде указания заработной платы и «переходных» отпускных в одной строке в таблице 6, если в результате перерасчета появляется дополнительная база начисления ЕСВВідображення у Звіті з ЄСВ виправлення помилки у вигляді відображення заробітної плати і «перехідних» відпускних в одному рядку в таблиці 6, якщо внаслідок перерахунку виникає додаткова база нарахування ЄСВ

Согласно пункту 9 раздела IV Порядка № 435 суммы, начисленные за дни отпусков, вносятся в графу 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) (усього з початку звітного місяця)» с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений 10. Суммы, приходящиеся на дни отпуска в следующем месяце, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках за первой строкой с кодом типа начислений 10.

Учитывая содержание вопроса, если работнику предоставлялся ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня (далее — к. д.) с 17 февраля по 11 марта с выплатой отпускных за весь период отпуска в сумме 3840 грн. (160 грн. х 24 к. д.), из них за дни отпуска в феврале — 2080 грн. (160 грн. х 13 к. д.), за дни отпуска в марте — 1760 грн. (160 грн. х 11 к. д.), то такие отпускные и начисленный на них ЕСВ должны были отражаться в таблице 6 Отчета о ЕСВ за февраль в двух строках:

– в первой строке — отпускные в сумме 2080 грн. (160 грн. х 13 к. д.) за дни отпуска, приходящиеся на февраль, и начисленный на них ЕСВ в сумме 457,60 грн. (2080 грн. х 22%);

– во второй строке — отпускные в сумме 1760 грн. (160 грн. х 11 к. д.) за дни отпуска, приходящиеся на март, и начисленный на них ЕСВ в сумме 387,20 грн. (1760 грн. х 22%).

Поскольку вышеизложенное не было сделано, а вся сумма начисленных отпускных (3840 грн.) была отражена в одной строке с заработной платой за февраль (2400 грн.), то есть в таблице 6 Отчета о ЕСВ за февраль была отражена только заработная плата за февраль в сумме 6240 грн. (3840 + 2400), то необходимо исправить ошибку путем сторнирования заработной платы за февраль на общую сумму отпускных (3840 грн.) и распределения отпускных по месяцам с отражением их за февраль и март в отдельных строках.

В соответствии с пунктом 9 раздела IV Порядка № 435 в таблице 6 Отчета о ЕСВ внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (начисленного дохода) допускается только в случае отражения:

– сумм перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, пособия в связи с беременностью и родами, начисленных в предыдущих периодах;

– сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия в связи с беременностью и родами.

Учитывая вышеизложенное, после исправления ошибки, допущенной в феврале (сторнирования заработной платы и доначисления отпускных за февраль и март) общий начисленный доход за февраль включает:

– заработную плату за 10 отработанных дней с 1 по 16 февраля в сумме 2400 грн. (4800 грн. : 20 р. д. х 10 отраб. д.);

– отпускные за 13 к. д. отпуска с 17 по 29 февраля в сумме 2080 грн. (160 грн. х 13 к. д.).

Таким образом, после исправления ошибки (распределения отпускных по месяцам) общий начисленный доход за февраль составляет 4480 грн. (2400 + 2080), что меньше минимальной заработной платы (далее — МЗП) в этом месяце (4480 грн. < 4723 грн.). Следовательно, у работника в феврале теперь имеется дополнительная база начисления ЕСВ — сумма разности между МЗП и фактически начисленным доходом (далее — разность), которая составляет 243 грн. (4723 – 4480). До исправления ошибки такой разности не было.

В результате проведенного перерасчета за февраль ЕСВ за работника уплачивается с МЗП, а именно с заработной платы (2400 грн.), отпускных, приходящихся на февраль (2080 грн.), и дополнительной базы начисления ЕСВ (разности между МЗП и месячным доходом работника) — 243 грн. (4723 – 2400 – 2080).

Общая сумма ЕСВ к уплате за февраль составляет 1039,06 грн. (4723 грн. х 22%), но поскольку ЕСВ уже был уплачен с заработной платы за февраль и отпускных, приходящихся на февраль, при их выплате в феврале, то дополнительно необходимо уплатить ЕСВ только в сумме 53,46 грн. (243 грн. х 22%).

Дополнительная база начисления ЕСВ (разность между МЗП и фактически начисленным доходом) за февраль отражается в таблице 6 Отчета о ЕСВ за март.

В случаях доначисления ЕСВ по доходам (разности), начисленных в предыдущих отчетных месяцах застрахованному лицу, применяют код типа начислений 2, который отражается в реквизите 10 таблицы 6 Отчета о ЕСВ (п. 9 р. IV Порядка № 435).

Что касается дохода работника за март, то он включает:

– заработную плату за 13 отработанных дней с 13 по 31 марта в сумме 2971,43 грн. (4800 грн. : 21 р. д. х 13 отраб. д.), на которую начисляется ЕСВ в сумме 653,71 грн. (2971,43 грн. х 22%);

– отпускные в сумме 1760 грн. (160 грн. х 11 к. д.) за дни отпуска, приходящиеся на март, на которые начисляется ЕСВ в сумме 387,20 грн. (1760 грн. х 22%).

Следовательно, после исправления ошибки (распределения отпускных по месяцам) общий начисленный доход за март составляет 4731,43 грн. (2971,43 + 1760), что больше МЗП в этом месяце (4731,43 грн. > 4723 грн.), поэтому в марте у работника нет дополнительной базы начисления ЕСВ.

В таблице 6 Отчета о ЕСВ за март работник отражается в пяти строках, где указываются:

• в первой строке — начисленная заработная плата за март, в частности:

– в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквизитах 10, 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2020;

– в реквизите 15 — 31 (все календарные дни марта);

– в реквизитах 17 и 18 — 2971,43;

– в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 653,71 (2971,43 грн. х 22%);

– в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.

• во второй строке — начисленные отпускные, приходящиеся на март, в частности:

– в реквизите 9 — 1;

– в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 10;

– в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2020;

– в реквизитах 13, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквизитах 17 и 18 — 1760,00 (160 грн. х 11 к. д. отпуска);

– в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 387,20 (1760 грн. х 22%);

– в реквизите 22 — 1.

• в третьей строке — сторнированная заработная плата за февраль, в частности:

– в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквизитах 10, 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2020;

– в реквизите 15 — 29 (все календарные дни февраля);

– в реквизитах 17 и 18 — «–3840,00» (со знаком «минус» — сумма сторнированной заработной платы за февраль);

– в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — «–844,80» (со знаком «минус» — сумма сторнированного ЕСВ: 3840 грн. х 22%);

– в реквизите 22 — 1.

• в четвертой строке — начисленные отпускные, приходящиеся на февраль, в частности:

– в реквизите 9 — 1;

– в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 10;

– в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2020;

– в реквизитах 13, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквизитах 17 и 18 — 2080,00 (160 грн. х 13 к. д. отпуска);

– в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 457,60 (2080 грн. х 22%);

– в реквизите 22 — 1.

• в пятой строке — сумма разности между МЗП и фактически начисленным доходом за февраль, в частности:

– в реквизите 9 — 1;

– в реквизите 10 «Код типу нарахувань» — 2;

– в реквизите 11 — 02.2020;

– в реквизитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк;

– в реквизите 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 243,00 (4723 – 4480);

– в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 53,46 (243 грн. х 22%);

– в реквизите 22 — 1.

В таблице 1 Отчета о ЕСВ за март сумма начисленной работнику заработной платы за март и общая сумма отпускных за вычетом сторнированной заработной платы за февраль, то есть сумма 2971,43 грн. (2971,43 + 3840 – 3840), отражается в строке 1.1 с переносом в строку 1 и в строке 2.1 с переносом в строку 2, а ЕСВ, начисленный на этот доход, в сумме 653,71 грн. (2971,43 грн. х 22%) — в строке 3.1 с переносом в строку 3.

Разность между МЗП и фактически начисленным доходом (заработная плата, отпускные) за февраль в сумме 243 грн. (4723 – 4480) отражается в строке 4.4 «Сума виплат, на яку донараховано єдиний внесок», а в следующей за ней строке «Зміст помилки» указываются месяц, в котором допущена ошибка, вид дохода и сумма, на которую доначислен ЕСВ (в нашем случае текст «збільшення ЄСВ через помилково визначену додаткову базу нарахування ЄСВ за лютий 2020 року в сумі 243 грн.»). ЕСВ, начисленный в марте по работнику на эту разность (дополнительную базу начисления ЕСВ), в сумме 53,46 грн. (243 грн. х 22%) указывается в строке 4.1.1 с переносом в строки 4.1 и 4.

Згідно з пунктом 9 розділу IV Порядку № 435 суми, нараховані за дні відпусток, вносяться до графи 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) (усього з початку звітного місяця)» із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10. Суми, що припадають на дні відпустки в наступних місяцях, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з кодом типу нарахувань 10.

Зважаючи на зміст запитання, якщо працівнику надавалась щорічна відпустка тривалістю 24 календарні дні (далі — к. д.) з 17 лютого по 11 березня 2020 року з виплатою відпускних за весь період відпустки в сумі 3840 грн. (160 грн. х 24 к. д.), з них за дні відпустки в лютому — 2080 грн. (160 грн. х 13 к. д.), за дні відпустки в березні — 1760 грн. (160 грн. х 11 к. д.), то такі відпускні і нарахований на них ЄСВ мали бути відображені в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за лютий в двох рядках:

– в першому рядку — відпускні в сумі 2080 грн. (160 грн. х 13 к. д.) за дні відпустки, що припадають на лютий, і нарахований на них ЄСВ в сумі 457,60 грн. (2080 грн. х 22%);

– в другому рядку — відпускні в сумі 1760 грн. (160 грн. х 11 к. д.) за дні відпустки, що припадають на березень, і нарахований на них ЄСВ в сумі 387,20 грн. (1760 грн. х 22%).

Оскільки вищезазначене не було зроблено, а вся сума нарахованих відпускних (3840 грн.) була відображена в одному рядку із заробітною платою за лютий (2400 грн.), тобто в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за лютий була відображена лише заробітна плата за лютий в сумі 6240 грн. (3840 + 2400), то потрібно виправити помилку шляхом сторнування заробітної плати за лютий на загальну суму відпускних (3840 грн.) і розподілення відпускних по місяцях з відображенням їх за лютий і березень в окремих рядках.

Відповідно до пункту 9 розділу IV Порядку № 435 в таблиці 6 Звіту з ЄСВ внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) допускається лише у разі відображення:

– сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах;

– сторнованих сум відпускних, допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.

Враховуючи вищенаведене, після виправлення помилки, допущеної в лютому (сторнування заробітної плати та донарахування відпускних за лютий і березень) загальний нарахований дохід за лютий включає:

– заробітну плату за 10 відпрацьованих днів з 1 по 16 лютого в сумі 2400 грн. (4800 грн. : 20 р. д. х 10 відпрац. д.);

– відпускні за 13 к. д. відпустки з 17 по 29 лютого в сумі 2080 грн. (160 грн. х 13 к. д.).

Таким чином, після виправлення помилки (розподілу відпускних по місяцях) загальний нарахований дохід за лютий становить 4480 грн. (2400 + 2080), що менше мінімальної заробітної плати (далі — МЗП) в цьому місяці (4480 грн. < 4723 грн.). Отже, у працівника в лютому тепер є додаткова база нарахування ЄСВ — сума різниці між МЗП та фактично нарахованим доходом (далі — різниця), яка становить 243 грн. (4723 – 4480). До виправлення помилки такої різниці не було.

Внаслідок проведеного перерахунку за лютий ЄСВ за працівника сплачується з МЗП, а саме із заробітної плати (2400 грн.), відпускних, які припадають на лютий (2080 грн.), і додаткової бази нарахування ЄСВ (різниці між МЗП і місячним доходом працівника) — 243 грн. (4723 – 2400 – 2080).

Загальна сума ЄСВ до сплати за лютий становить 1039,06 грн. (4723 грн. х 22%), але оскільки ЄСВ вже був сплачений із заробітної плати за лютий і суми відпускних, що припадає на лютий, при їх виплаті в лютому, то додатково потрібно сплатити ЄСВ лише в сумі 53,46 грн. (243 грн. х 22%).

Додаткова база нарахування ЄСВ (різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом) за лютий відображається в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за березень.

У випадках донарахування ЄСВ по доходах (різниці), нарахованих в попередніх звітних місяцях застрахованій особі, застосовують код типу нарахувань 2, що відображається в реквізиті 10 таблиці 6 Звіту з ЄСВ (п. 9 р. IV Порядку № 435).

Що стосується доходу працівника за березень, то він включає:

– заробітну плату за 13 відпрацьованих днів з 13 по 31 березня в сумі 2971,43 грн. (4800 грн. : 21 р. д. х 13 відпрац. д.), на яку нараховується ЄСВ в сумі 653,71 грн. (2971,43 грн. х 22%);

– відпускні в сумі 1760 грн. (160 грн. х 11 к. д.) за дні відпустки, що припадають на березень, на які нараховується ЄСВ в сумі 387,20 грн. (1760 грн. х 22%).

Отже, після виправлення помилки (розподілу відпускних по місяцях) загальний нарахований дохід за березень становить 4731,43 грн. (2971,43 + 1760), що більше МЗП в цьому місяці (4731,43 грн. > 4723 грн.), тому в березні у працівника немає додаткової бази нарахування ЄСВ.

В таблиці 6 Звіту з ЄСВ за березень працівник відображається в п’ятьох рядках, де зазначаються:

• в першому рядку — нарахована заробітна плата за березень, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізитах 10, 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2020;

– в реквізиті 15 — 31 (всі календарні дні березня);

– в реквізитах 17 і 18 — 2971,43;

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 653,71 (2971,43 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.

• в другому рядку — нараховані відпускні, що припадають на березень, зокрема:

– в реквізиті 9 — 1;

– в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» — 10;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2020;

– в реквізитах 13, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквізитах 17 і 18 — 1760,00 (160 грн. х 11 к. д. відпустки);

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 387,20 (1760 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 — 1.

• в третьому рядку — сторнована заробітна плата за лютий, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізитах 10, 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2020;

– в реквізиті 15 — 29 (всі календарні дні лютого);

– в реквізитах 17 і 18 — «–3840,00» (зі знаком «мінус» — сума сторнованої заробітної плати за лютий);

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — «–844,80» (зі знаком «мінус» — сума сторнованого ЄСВ: 3840 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 — 1.

• в четвертому рядку — нараховані відпускні, що припадають на лютий, зокрема:

– в реквізиті 9 — 1;

– в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» — 10;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2020;

– в реквізитах 13, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквізитах 17 і 18 — 2080,00 (160 грн. х 13 к. д. відпустки);

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 457,60 (2080 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 — 1.

• у п’ятому рядку — сума різниці між МЗП та фактично нарахованим доходом за лютий, зокрема:

– в реквізиті 9 — 1;

– в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» — 2;

– в реквізиті 11 — 02.2020;

– в реквізитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк;

– в реквізиті 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 243,00 (4723 – 4480);

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 53,46 (243 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 — 1.

В таблиці 1 Звіту з ЄСВ за березень сума нарахованої працівнику заробітної плати за березень і загальна сума відпускних за вирахуванням сторнованої заробітної плати за лютий, тобто сума 2971,43 грн. (2971,43 + 3840 – 3840), відображається в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 та в рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2, а ЄСВ, нарахований на цю заробітну плату, в сумі 653,71 грн. (2971,43 грн. х 22%) — у рядку 3.1 з перенесенням до рядка 3.

Різниця між МЗП та фактично нарахованим доходом (заробітна плата, відпускні) за лютий в сумі 243 грн. (4723 – 4480) відображається в рядку 4.4 «Сума виплат, на яку донараховано єдиний внесок», а в наступному за ним рядку «Зміст помилки» зазначаються місяць, в якому допущено помилку, вид доходу та сума, на яку донараховано ЄСВ (в нашому випадку текст «збільшення ЄСВ через помилково визначену додаткову базу нарахування ЄСВ за лютий 2020 року в сумі 243 грн.»). ЄСВ, нарахований в березні по працівнику на цю різницю (додаткову базу нарахування ЄСВ), в сумі 53,46 грн. (243 грн. х 22%) зазначається у рядку 4.1.1 з перенесенням до рядків 4.1 та 4.