Направление работников в командировку: оформление, выдача аванса, трудовые гарантии

Бухгалтеры и кадровики со стажем помнят, что в период с конца девяностых по март 2011 года в Украине действовали для предприятий, учреждений, организаций (далее — предприятия) всех форм собственности постановление Кабинета Министров Украины «О нормах возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 № 663 (далее — Постановление № 663), и Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины (далее — Минфин) от 13.03.98 № 59 (далее — Инструкция № 59).

Но в рамках кампании по дерегулированию хозяйственной деятельности хозрасчетных предприятий с 01.04.2011 Постановление № 663 было отменено постановлением Кабинета Министров Украины «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств» от 02.02.2011 № 98 (далее — Постановление № 98). Этот документ определяет «расходно-командировочные» аспекты, но только для лиц, которые указаны в его названии.

После этого во исполнение пункта 12 Постановления № 98 приказом Минфина от 17.03.2011 № 362 Инструкция № 59 была изложена в новой редакции с 11.04.2011. С этой даты ее действие распространяется только на государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств (далее — бюджетные учреждения; работники бюджетной сферы).

Если субъект хозяйствования, общественная или другая организация, не имеющая статуса бюджетного учреждения, являются получателями бюджетных денежных средств, то при направлении работников в командировки, которые осуществляются за счет бюджетных денежных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, они должны соблюдать нормы Инструкции № 59.¹

На предприятия, которые не являются получателями бюджетных денежных средств (далее — хозрасчетные предприятия), нормы Постановления № 98 и Инструкции № 59 не распространяются.^2,3

Нормативно-правового акта, регулирующего порядок командирования работников хозрасчетными предприятиями, на сегодняшний день не существует, поэтому такие предприятия могут самостоятельно разработать внутренний документ, определяющий порядок направления работников в командировку (далее — Положение о командировках). Такой документ, оформленный как приложение к коллективному договору или утвержденный отдельным приказом руководителя предприятия, согласованным с профсоюзной организацией предприятия (представителем трудового коллектива), может быть составлен на базе норм Постановления № 98 и Инструкции № 59 ², поскольку в этих двух документах урегулированы многие вопросы, которые могут возникнуть при командировках работников.

Что является служебной командировкой

Исходя из норм пункта 1 раздела І «Общие положения» Инструкции № 59, служебной командировкой (далее — командировка) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия (государственного органа) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь командировки с основной деятельностью предприятия).

В случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения предприятия находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором или контрактом (п. 2 р. I Инструкции № 59). То есть если работник заключил трудовой договор с головным предприятием, то поездка в филиал (структурное подразделение) этого предприятия, расположенный в другом населенном пункте, будет считаться командировкой. И наоборот, если работник заключил трудовой договор с филиалом, то поездка на головное предприятие в другой город также будет считаться командировкой.

Минфин в письме от 22.03.2013 № 31-07230-16-27/9358 (см. ВТЗ № 5/2013, стр. 121) сообщил, что если работник структурного подразделения, которое согласно трудовому договору (контракту) является местом его постоянной работы, для выполнения служебного поручения едет на другое предприятие или в другое структурное подразделение своего предприятия, расположенные в другом населенном пункте, такая поездка может быть оформлена как командировка. При этом должны быть соблюдены все требования направления в такую командировку — издан соответствующий приказ о командировке, выплачены суточные за время пребывания в командировке, компенсированы стоимость проезда к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством.

Вместе с тем, если в рамках выполнения своих непосредственных обязанностей работник выполняет работу, которая предусматривает постоянное осуществление поездок на подведомственной ему территории, то, по мнению Минфина, эти поездки не являются командировками, но такому работнику бюджетным учреждением могут возмещаться расходы на проезд. Учитывая изложенное, решение по оформлению поездки работника в качестве командировки принимается руководителем исходя из должностных обязанностей такого работника, цели поездки и т. п.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом/руководителем) (п. 2 р. I Инструкции № 59).

Кроме того, не является командировкой направление работника бюджетной сферы на профессиональное обучение, поскольку в этом случае гарантии и компенсации для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки и обучения другим профессиям с отрывом от производства, установлены постановлением Кабинета Министров Украины «О гарантиях и компенсациях для работников, направляемых для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства» от 28.06.97 № 695.⁴

Хозрасчетные предприятия статус поездки работника в другой населенный пункт для прохождения профессионального обучения определяют во внутреннем документе.

Кого и с какой целью можно направлять в командировку

Исходя из приведенного в Инструкции № 59 определения командировки, которое могут использовать и хозрасчетные предприятия⁵, в командировку могут быть направлены только работники предприятия (т. е. лица, с которыми заключен трудовой договор). В связи с этим направлять в командировку можно и совместителей.

Также в командировку можно направлять председателя или членов наблюдательного совета (совета директоров) акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, если уставом, положением о наблюдательном совете (совете директоров), другими распорядительными документами АО, ООО, ОДО предусмотрена такая возможность, и направление в командировку указанных лиц осуществляется для выполнения функций управления деятельностью хозобщества.⁶

Выполнением служебного поручения в командировке следует считать выполнение задания на командировку, которое работнику определяет руководитель предприятия. При этом необходимо учитывать, что работодатель не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, что следует из норм статьи 31 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ), в том числе не имеет права требовать от работника поездки в командировку для выполнения заданий, не связанных с выполнением работником своих должностных (трудовых) обязанностей, а также не связанных с основной деятельностью предприятия.

В то же время из норм статьи 21 КЗоТ, дающей определение трудовому договору, заключив который работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, и статьи 30 КЗоТ, согласно которой работник должен выполнять порученную ему работу лично, следует, что выполнение по распоряжению руководителя задания на командировку, обусловленного трудовым договором (в рамках трудовых функций), является обязанностью работника. Отказ без уважительных причин от выполнения таких обязанностей считается нарушением трудовой дисциплины, за которое на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание, предусмотренное статьей 147 КЗоТ (выговор, увольнение, другие дисциплинарные взыскания, предусмотренные законодательством, уставами и положениями о дисциплине).⁷

В то же время, исходя из норм части пятой статьи 153 КЗоТ, работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, сопряженной с явной опасностью для жизни, а также в условиях, не отвечающих нормам законодательства об охране труда. В случае командировки и выполнения работниками своих трудовых обязанностей на рабочих местах, где существует опасность для жизни (например, при командировках в прифронтовые населенные пункты), работодатель должен принять меры по организации и обеспечению охраны труда для своих работников (как минимум, ознакомить их с местонахождением бомбоубежищ или укрытий по месту командировки). Работник имеет право отказаться от порученной работы, в частности от командировки, опасной для его жизни или здоровья, если работодатель не в состоянии принять соответствующие меры по охране труда.⁸

Также КЗоТ установлены ограничения относительно направления в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещено направлять в командировку:

— беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 176 КЗоТ);

— женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей с инвалидностью, без их согласия (ст. 177 КЗоТ).

Кроме того, вышеуказанные гарантии, предусмотренные статьями 176 и 177 КЗоТ, распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери (в т. ч. в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), а также опекунов (попечителей), одного из приемных родителей, одного из родителей-воспитателей (ст. 186-1 КЗоТ).

Документальное оформление командировки

Направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением), в котором указываются цель выезда, задание (в случае необходимости), пункт назначения (город или города назначения, другие населенные пункты, наименование предприятия, куда командируется работник), срок (дата выезда в командировку и дата прибытия из командировки), источник финансового обеспечения расходов на командировку, а также в случае необходимости другие ключевые моменты (вид транспорта, информация о дополнительных ограничениях относительно сумм и целей использования денежных средств, выданных на командировку, в случае их установления руководителем и т. п.), после утверждения сметы расходов. В случае направления работника предприятия в командировку по приглашению подается его копия и при наличии программа мероприятий (п. 1 р. ІІ, п. 1 р. ІІІ Инструкции № 59).

При командировке за границу в приказе (распоряжении) руководителя предприятия дополнительно указываются по пункту назначения — государство или государства, куда командируется работник, а по ключевым моментам — маршрут поездки при командировке на служебном автомобиле или при наличии пересадок на территории Украины и/или других иностранных государств с одного на другое транспортное средство во время пребывания в пути в соответствующее государство командировки и/или возвращения к месту постоянной работы, после утверждения технического задания (в случае необходимости) и сметы расходов. При наличии приглашения принимающей стороны подается его копия с переводом (п. 1 р. ІІІ Инструкции № 59).

Работник может быть направлен в командировку в любой населенный пункт Украины, а также за границу (в период военного положения из числа военнообязанных за границу может выехать только работник, который забронирован предприятием, что подтверждено выпиской из приказа Минэкономики), если такая командировка связана с основной деятельностью предприятия.

Документами, подтверждающими связь командировки с основной деятельностью предприятия, являются, в частности (но не исключительно): приглашение стороны, которая принимает и деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего работника в командировку; заключенный договор или контракт; другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения; документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью предприятия, командирующего работника (п. 1 р. І Инструкции № 59).

Теперь рассмотрим документы, которые обычно составляются при направлении работника в командировку.

1. Задание на командировку.

В зависимости от цели командировки работнику может ставиться задание на командировку. Если в командировке работнику предстоит выполнять определенные работы, то перечень (объем) таких работ может быть составлен в письменном виде непосредственным начальником работника или руководителем предприятия. Такое письменное задание на командировку (перечень работ) может быть оформлено как приложение к приказу о командировке и доведено до сведения работника под подпись. В этом случае работнику, как правило, вменяется в обязанность отчитаться о выполнении задания (работ) в командировке после возвращения из нее.

Если работник направлялся в командировку по приглашению другого предприятия для выполнения на нем определенной работы, то такое принимающее предприятие после завершения выполнения работы может составить и выдать работнику документ, удостоверенный печатью (при ее наличии) и подписью руководителя принимающего предприятия, с отражением в нем вида (объема) выполненной работником работы. Такой документ иногда может быть основанием для начисления работнику повышенной оплаты по месту постоянной работы.

Минфин в письме от 05.05.2011 № 31-07230-16-21/11582 (см. ВТЗ № 2/2011, стр. 118) сообщил, что если руководитель предприятия, направляя работника в командировку, определяет ему задание, то оно должно быть выполнено работником во время командировки.

Обращаем внимание, что при направлении работника в командировку хозрасчетные предприятия не обязаны, но могут составлять в письменном виде задание на командировку, а также смету командировочных расходов (для оптимизации и прогнозирования таких расходов).

Таким образом, если бюджетные учреждения и хозрасчетные предприятия считают необходимым составлять задание на командировку (для достижения цели командировки и контроля за выполнением работником трудовых обязанностей в командировке), то они могут готовить такой документ к каждой командировке. В задании на командировку указываются цель служебной поездки, виды (перечень) и/или объем подлежащих выполнению работ (порядок и условия выполнения задания), срок командировки (см. образец задания ниже).

Что касается видов, объема и времени выполнения работ, которые работник может (должен) выполнять в командировке, то действующим законодательством они не регламентируются, поэтому указанные вопросы должны быть согласованы между работодателем и работником (с их отражением в задании на командировку), а при необходимости — с принимающим предприятием, если оно направило приглашение (заявку) предприятию, командирующему работника.

Работникам бюджетных учреждений также необходимо учитывать, что согласно пункту 8 раздела І Инструкции № 59 на работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха после возвращения из командировки не предоставляются.

Аналогичные нормы могут предусмотреть и хозрасчетные предприятия в Положении о командировке.

2. Смета командировочных расходов.

В такой смете указываются основные расходы, которые разрешено осуществлять работнику во время командировки. Смета обычно включает сумму аванса (суточные, расходы на проживание и проезд во время командировки), которым предприятие обеспечивает работника перед его убытием в командировку, и сумму денежных средств, выдаваемых работнику под отчет на закупку в командировке товаров для нужд предприятия (если в этом есть необходимость).

Если в командировку направляется неруководящий работник, то смета командировочных расходов, как правило, составляется руководителем структурного подразделения, в котором работает направляемый в командировку работник, совместно с бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. Если в командировку направляется один из заместителей руководителя предприятия или руководитель структурного подразделения, то смета командировочных расходов, как правило, составляется и утверждается руководителем предприятия. Обычно смета расходов является приложением к приказу о командировке.

3. Приказ о командировке.

После составления задания на командировку и сметы расходов издается приказ о командировке (см. ниже).

Исходя из норм пункта 1 раздела ІІ Инструкции № 59 (см. выше), в таком приказе должны указываться, в частности:

— должность, фамилия, имя и отчество работника, направляемого в командировку;

— пункт назначения (в т. ч. наименование предприятия, куда командируется работник);

— срок и цель командировки.

В приказе о командировке можно также предусмотреть ограничение расходов на проезд, проживание в гостинице и т. п., а хозрасчетные предприятия — дополнительные командировочные расходы, например, на проезд в такси.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«ЭЛЕКТРОАВТОСЕРВИС»

<…>

ПРИКАЗ

11.01.2024                                              м. Полтава                                                № 1-к

О направлении в командировку

В целях изучения продукции потенциального поставщика и приобретения образцов продукции

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Направить МОРОЗОВА Виктора Константиновича, начальника отдела снабжения, в командировку в ООО «Электромотор», Львов, на срок 4 суток с 16 по 19 января 2024 года.

2. Предусмотреть следующие командировочные расходы:

— транспортные расходы возмещаются в пределах стоимости билетов на поезд в купейном вагоне;

— стоимость проживания не должна превышать 1200 гривен в сутки;

— суточные выплачиваются из расчета 700 гривен в сутки.

3. Главному бухгалтеру Новиковой И. М. выдать Морозову В. К. из кассы предприятия аванс на командировку согласно смете расходов (прилагается).

4. Морозову В. К. после возвращения из командировки представить авансовый отчет в порядке, установленном законодательством.

Приложение: смета командировочных расходов.

Директор              Панченко          Андрей ПАНЧЕНКО

С приказом ознакомлены:

Морозов           Виктор МОРОЗОВ

12.01.2024

Новикова          Ирина НОВИКОВА

12.01.2024

Приложение к приказу
от 11.01.2024  № 1-к

Смета командировочных расходов начальника отдела снабжения Морозова В. К.

Статьи расходов	Сумма, грн.
Суточные (4 суток х 700 грн.)	2800,00
Стоимость проезда к месту командировки и обратно (стоимость билетов на поезд в купейном вагоне)	2500,00
Стоимость проезда по месту командировки	1000,00
Стоимость проживания (1200 грн. х 3 суток)	3600,00
Всего	9900,00

Директор              Панченко          Андрей ПАНЧЕНКО

Со сметой ознакомлены:

Морозов          Виктор МОРОЗОВ

12.01.2024

Новикова         Ирина НОВИКОВА

12.01.2024

4. Командировочное удостоверение.

В настоящее время нормативно-правовыми актами не предусмотрено оформление командировочного удостоверения (приказ ГНАУ «Об утверждении формы удостоверения о командировке» от 28.07.97 № 260 отменен приказом Минфина от 21.06.2011 № 738). Поэтому в бюджетной сфере этот документ не оформляется, а хозрасчетные предприятия самостоятельно устанавливают, оформлять или нет командировочное удостоверение. Но как один из документов, подтверждающих нахождение работника по месту командировки, такой документ можно предусмотреть в Положении о командировках.

5. Журнал регистрации командировок.

С 11.09.2015 из Инструкции № 59 исключен пункт 4 раздела I «Общие положения» Инструкции № 59, которым было предусмотрено, что предприятие, которое командирует работника, осуществляет регистрацию лица, выбывающего в командировку, в специальном журнале по форме согласно приложению к этой Инструкции. Одновременно исключено и приложение к Инструкции № 59, в котором приведен Журнал регистрации командировок.

Таким образом, для бюджетных учреждений отменены регистрация лица, выбывающего в командировку, и специальный журнал, в котором осуществлялась такая регистрация. Но хозрасчетные предприятия при необходимости могут вести такой журнал, используя отмененную или свою форму.

Образец оформления журнала

ООО «ЭЛЕКТРОАВТОСЕРВИС»

ЖУРНАЛ
регистрации командировок

№ п/п	Фамилия, инициалы	Место работы и должность	Место командировки	Дата и номер приказа (распоряжения)	Дата убытия в командировку	Дата прибытия из командировки
1	2	3	4	5	6	7
…
15	Морозов В. К.	ООО «Электроавтосервис», начальник отдела снабжения	ООО «Электромотор» г. Львов	№ 1-к от 11.01.2024	16.01.2024	19.01.2024

5. Отчет о проделанной работе.

Законодательством не предусмотрено представление работником отчета о выполненной работе в командировке и не утверждена типовая форма такого отчета. Однако, как отмечалось выше, если по указанию работодателя работник обязан отчитаться о проделанной работе в командировке, то работник составляет указанный отчет (не путать с авансовым отчетом) по форме и в порядке, установленными работодателем.

Продолжительность командировки

Как отмечалось выше, в приказе (распоряжении) о командировке указывается срок командировки работника (п. 1 р. ІІ Инструкции № 59).

Для работников бюджетных учреждений согласно пункту 6 Постановления № 98 срок одной командировки определяется руководителем, но не может превышать в пределах Украины 30 календарных дней, за границу — 60 календарных дней, кроме отдельных случаев (см. таблицу ниже).

Максимальная продолжительность командировок работников бюджетной сферы

Категория работников (виды работ)	Продолжительность командировки
Для работников (общий случай) при командировках в пределах Украины	не может превышать 30 календарных дней
Для работников (общий случай) при командировках за границу	не может превышать 60 календарных дней
Работники, направляемые для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ	не должна превышать периода строительства объектов
Работники, направляемые за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам) для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-поисковых, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, осуществления шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, проведения гастрольных и других культурно-художественных мероприятий	не должна превышать одного года
Военнослужащие, направленные на обучение в системе переподготовки, усовершенствования, повышения квалификации кадров, на учебные и итогово-выпускные сборы слушателей заочных факультетов высших военных учебных заведений, и полицейские, направленные для повышения квалификации, переподготовки, специализации в заведения высшего образования со специфическими условиями обучения и заведения профессионального (профессионально-технического) образования, осуществляющие подготовку полицейских; при условии возмещения расходов принимающей стороной	не должна превышать 90 дней не должна превышать 18 месяцев
Работники авиационных компаний, которые направляются за границу для выполнения авиационных перевозок пассажиров и грузов в миротворческих миссиях ООН в соответствии с контрактами между авиационными компаниями Украины и ООН	не должна превышать 6 месяцев
Работники Государственной аудиторской службы, ее межрегиональных территориальных органов, которые направляются для проведения контрольных мероприятий	не должна превышать периода проведения таких мероприятий
Студенты, которые направляются на обучение в высшие учебные заведения (далее — вузы) или научные учреждения за границей, и аспиранты, адъюнкты, докторанты, научные (научно-педагогические) работники, которые направляются на стажировку (научную стажировку) в вузы или научные учреждения за границей	не должна превышать двух лет
Государственные служащие, направляемые для предотвращения или ликвидации последствий стихийного бедствия, эпидемий, эпизоотий, производственных аварий, а также устранения других обстоятельств, которые создали или могут создать угрозу жизни или условиям жизнедеятельности людей	не может превышать одного года
Государственные служащие в течение одного календарного года	не может превышать 60 календарных дней, кроме случаев, определенных законодательством
Работники государственных органов, а также предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих функции по обслуживанию государственных органов власти, в случае командировки, связанной с обеспечением деятельности государственных органов власти в особом режиме в условиях военного положения	не может превышать 180 дней
Временный перевод судей в другой суд того же уровня и специализации для осуществления правосудия — в период чрезвычайного или военного положения и в течение 30 дней со дня его прекращения или отмены срок командировки судьи как временный перевод в условиях чрезвычайного или военного положения	не может превышать одного года, а в случаях, установленных законом, общий срок командировки не может превышать двух лет может превышать вышеуказанный общий срок командировки
Военнослужащие, полицейские, лица рядового и начальствующего состава и работники, которые в особый период направляются в пределах Украины в районы военных (боевых) действий для участия в осуществлении мер по обеспечению национальной безопасности и обороны, отпору и сдерживанию вооруженной агрессии Российской Федерации (далее — РФ), обеспечению их осуществления, находясь непосредственно в районах и в период осуществления указанных мер, а также осуществления мер по обеспечению правопорядка на деоккупированных территориях и на государственной границе	не должна превышать периода проведения таких мероприятий
Военнослужащие, полицейские, лица рядового и начальствующего состава и работники, направляемые для лечения и реабилитации в связи с ранением (контузией, травмой или увечьем), полученным во время непосредственного участия в АТО и/или обеспечении ее проведения (осуществлении мероприятий, связанных с предотвращением, выявлением и прекращением террористической деятельности), осуществлении мер по обеспечению национальной безопасности и обороны, отпору и сдерживанию вооруженной агрессии РФ, обеспечению их осуществления, находясь непосредственно в районах и в период осуществления указанных мер, и лица, которые сопровождают таких военнослужащих, полицейских, лиц рядового и начальствующего состава, и работников	не должна превышать периода лечения и реабилитации
Должностные лица Государственной пограничной службы и Государственной налоговой службы, направляемые за границу для проведения контрольных мероприятий относительно грузов гуманитарной помощи, поступающих с территории РФ в район проведения АТО на территории Украины, осуществления мер по обеспечению национальной безопасности и обороны, отпору и сдерживанию вооруженной агрессии РФ в Донецкой и Луганской областях	не должна превышать периода проведения таких мероприятий
Военнослужащие, которые во время действия правового режима военного положения направляются за границу для участия в мероприятиях международного сотрудничества по национальной безопасности с целью наращивания способности сил обороны к выполнению задач по назначению и формированию боеспособных, подготовленных и всесторонне обеспеченных составляющих сил обороны	не должна превышать периода проведения таких мероприятий

Хозрасчетные предприятия максимальную продолжительность командировки могут установить в Положении о командировках.

Минимальный срок командировки составляет один календарный день.

Табелирование работников во время командировки

Государственная служба статистики Украины в письме от 12.01.2012 № 9/4-10/9 (см. ВТЗ № 7/2012, стр. 125) разъяснила, что рабочие дни пребывания работника в командировках могут отражаться в табеле учета рабочего времени типовой формы № П-5, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489, следующим образом: в первой строке указывается количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например 8, а во второй строке — условные обозначения нахождения в командировке «ВД» («07»). Обозначение в табеле выходных (праздничных) дней, приходящихся на период командировки, осуществляется в соответствии с Инструкцией № 59, Положением о командировках и порядком, установленным коллективным договором. При этом в составе общего количества отработанных за месяц дней/часов в графе «Отработано за месяц» отражаются только рабочие дни/часы, приходящиеся на период командировки, то есть без учета выходных и праздничных дней, которые пришлись на период командировки.

Минсоцполитики в письме от 26.04.2013 № 478/13/84-13 (см. ВТЗ № 8/2013, стр. 122) разъяснило, что рабочее время работника, направленного в командировку, учитывают на основании приказа руководителя — вместо рабочих дней (код («Р» или «01») работнику ставят отметку (код) «ВД» или «07», что подтверждает пребывание работника в командировке.

Гарантии работников, направляемых в командировку

Законодательством для работников, направляемых в командировку, установлены следующие гарантии:

• за работником, направленным в командировку, сохраняется в течение всего времени командировки место работы (должность), в том числе и за время пребывания в дороге (ч. третья ст. 121 КЗоТ, п. 13 р. I Инструкции № 59);
• работникам, направляемым в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке; стоимость проезда к месту назначения и обратно; расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством (ч. вторая ст. 121 КЗоТ);
• оплата труда за выполненную работу работникам, направленным в командировку, осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка (ч. четвертая ст. 121 КЗоТ). То есть работнику дневной или среднедневной заработок (в зависимости от того, что больше) выплачивается за все рабочие дни командировки по графику, установленному по месту постоянной работы. Государственному служащему заработная плата за весь период командировки выплачивается в соответствии с Законом Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 № 889-VIII, частью пятой статьи 42 которого определено, что за госслужащим на весь период командировки сохраняется его должность и заработная плата (т. е. госслужащему за все время пребывания в командировке выплачивается не средний заработок, а обычная заработная плата). На время командировки лица, работающего по совместительству, оплата труда осуществляется предприятием, которое его командировало. В случае направления работника в командировку одновременно с основной работы и работы по совместительству оплата труда осуществляется предприятиями, которые направляли работника в командировку, а затраты для возмещения расходов распределяются между этими предприятиями по соглашению между ними (п. 13 р. I Инструкции № 59). Заработная плата перечисляется командированному работнику на его текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карточек, или переводится по почте по просьбе работника за счет командировавшего его предприятия (п. 3 р. ІI Инструкции № 59). Для выплаты заработной платы нельзя использовать корпоративную платежную карточку предприятия;
• если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством (п. 9 р. I Инструкции № 59). Норма о том, что работник направляется в командировку специально для работы в указанные дни, должна быть отражена в приказе о командировке. Компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии со статьей 107 КЗоТ (в двойном размере).⁹ При этом дни убытия или возвращения из командировки, которые совпадают с выходными, праздничными или нерабочими днями, не считаются такими, в которые работник специально командирован для работы в эти дни, поэтому и указанная компенсация за работу в эти дни не выплачивается;¹⁰

  ⁹ См. письмо Минэкономики от 21.08.2020 № 3511-06/51797-07, письма Минсоцполитики от 07.11.2013 № 998/13/155-13 и от 26.04.2013 № 478/13/84-13 в журнале «Все о труде и зарплате» соответственно № 9/2020, стр. 103, № 2/2014, стр. 127, и № 8/2013, стр. 122.

  ¹⁰ См. также письмо Минтруда 19.06.2008 № 154/13/116-08.

• если работник убывает в командировку в выходной день, то ему после возвращения из командировки предоставляется другой день отдыха (п. 10 р. I Инструкции № 59). То есть предоставление работнику другого дня отдыха в этом случае является обязанностью работодателя¹⁰, но такой день отдыха оплате не подлежит;

  ¹⁰ См. также письмо Минтруда 19.06.2008 № 154/13/116-08.

• если приказом о командировке предусмотрено возвращение работника из командировки в выходной день, то работнику может предоставляться другой день отдыха в соответствии с законодательством в сфере регулирования трудовых отношений (п. 11 р. I Инструкции № 59). То есть вопрос предоставления другого дня отдыха должен быть урегулирован внутренним документом предприятия (коллективным договором, Положением о командировке, приказом о командировке)¹⁰, но в любом случае такой день отдыха оплате не подлежит;

  ¹⁰ См. также письмо Минтруда 19.06.2008 № 154/13/116-08.

• вопрос выхода работника на работу в день убытия в командировку и в день прибытия из командировки регулируется правилами внутреннего трудового распорядка предприятия (п. 12 р. I Инструкции № 59);
• предприятия, направляющие работников в командировку за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам), обеспечивают надлежащие социально-бытовые условия, медицинское обслуживание, страхование и необходимую правовую защиту граждан Украины, которые направляются за ее пределы для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-изыскательских, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, осуществления шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, проведения гастрольных и других культурных мероприятий (абз. третий и четвертый п. 6 Постановления № 98).

Вышеприведенные гарантии, которые предусмотрены для работников бюджетных учреждений Инструкцией № 59, могут отразить в Положении о командировке и хозрасчетные предприятия. При этом такие гарантии хозрасчетные предприятия могут как уменьшить (но с соблюдением гарантий, предусмотренных КЗоТ), так и увеличить. Например, Положением о командировке может быть предусмотрена оплата в одинарном размере за убытие в командировку (прибытие из командировки) в выходной день.

Что касается досрочного возвращения работника из командировки, то, как разъяснил Минфин в письме от 19.03.2014 № 31-07230-16-29/5660 (см. ВТЗ № 5/2015, стр. 125), если работник самостоятельно вернулся из командировки раньше срока, определенного приказом о командировке, то он должен подать руководителю докладную записку с указанием причин такого досрочного возвращения и отчитаться за выполненное в командировке поручение (задание), по результатам чего руководитель может принять решение о сокращении срока командировки с оформлением соответствующего приказа.

Относительно возможности отзыва работника из командировки Минфин в письме от 14.05.2015 № 31-08030-16-10/15972 (см. ВТЗ № 8/2016, стр. 112) сообщил, что действующее законодательство не регулирует вопросы определения случаев, при которых возможен отзыв работника из командировки. Такое решение принимается руководителем предприятия в каждом конкретном случае исходя из производственной необходимости (в частности, в случае досрочного выполнения работником поручения по месту командировки, нецелесообразности дальнейшего выполнения поручения, для которого работник направлен в командировку, и т. д.). В случае принятия руководителем предприятия решения об отзыве работника из командировки должен быть издан соответствующий приказ.

Выдача аванса при направлении работника в командировку

Одной из гарантий командированных работников является предоставление им работодателем денежного аванса для компенсации командировочных расходов, указанных в статье 121 КЗоТ.

Что касается бюджетных учреждений, то согласно пункту 5 Постановления № 98 и пункту 4 раздела I Инструкции № 59 предприятие, которое командирует работника, обеспечивает его денежными средствами как аванс для осуществления текущих расходов во время командировки. Аванс перечисляется на текущий счет работника, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карточек, или на счет предприятия, направляющего работника в командировку, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративных платежных карточек.

Аванс может выдаваться наличными:

— государственным служащим, а также другим лицам, которые направляются в командировку Офисом Президента Украины, Аппаратом Верховной Рады Украины, Секретариатом Кабинета Министров Украины, Министерством экономики Украины в составе иностранных делегаций во главе с Президентом Украины, Председателем Верховной Рады Украины, Премьер-министром Украины , вице-премьер-министрами, министрами и заместителями министров, а также в составе передовых групп, обеспечивающих подготовку заграничных визитов указанных должностных лиц;

— работникам, которых в командировку направляют государственные органы и военные формирования, созданные ими в установленном порядке учреждения и организации, на которые законодательством возложены задачи и полномочия по разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.

Пунктом 11 раздела II «Порядок командировки в пределах Украины» Инструкции № 59 установлено, что командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные расходы.

В соответствии с пунктом 5 Постановления № 98 и пунктом 5 раздела ІІІ «Порядок командировки за границу» Инструкции № 59 предприятие, направляющее работника в командировку за границу, обеспечивает его денежными средствами в виде аванса для осуществления текущих расходов в валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США/евро или в гривневом эквиваленте по официальному курсу Национального банка Украины (далее — НБУ), установленному на день представления уполномоченному банку расчета расходов на командировку.

Что касается обеспечения авансом работников, направляемых в командировку хозрасчетными предприятиями, то согласно части второй статьи 121 КЗоТ «работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством».

Обращаем внимание, что в приведенной норме КЗоТ четко сказано, что денежные средства выплачиваются именно «работникам, которые направляются в командировку», а не работникам за время командировки или работникам, которые возвращаются из командировки (в целях компенсации понесенных ими за свой счет командировочных расходов). То есть аванс должен выплачиваться работнику, в том числе хозрасчетным предприятием, при направлении (т. е. перед убытием) в командировку, а не после прибытия из нее.

Минсоцполитики в письме от 07.11.2013 № 998/13/155-13 (см. ВТЗ № 2/2014, стр. 127), Минфин в письмах 23.07.2009 № 31-26030-13-25/20122 и от 05.03.2007 № 31-18030-07-29/4504 со ссылкой на статью 121 КЗоТ сообщили, что необеспечение командированного работника авансом является нарушением трудового законодательства и должностные лица предприятий, виновные в нарушении законодательства о труде, в соответствии с частью первой статьи 265 КЗоТ несут ответственность согласно действующему законодательству.

Также Минсоцполитики в вышеуказанном письме сообщило, что если работник не будет обеспечен авансом на командировку, виновных в этом должностных лиц предприятия могут привлечь к административной ответственности за нарушение законодательства о труде на основании статьи 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях (далее — КоАП) в виде наложения штрафа в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.). Напомним, что решение о наложении такого штрафа принимают районные, районные в городе, городские или межрайонные суды на основании протокола об административном правонарушении, который составляют инспекторы по труду в случае выявления нарушений трудового законодательства при проведении проверок (ст. 221, 255 КоАП).

Для работодателей абзацем десятым части второй статьи 265 КЗоТ предусмотрен штраф в размере минимальной заработной платы за нарушение прочих требований законодательства о труде, кроме предусмотренных абзацами вторым – девятым этой части. Этот штраф может наложить на работодателя Государственная служба Украины по вопросам труда в случае невыполнения им в установленный срок предписания, составленного по результатам проведенной проверки.

Обращаем внимание, что Министерство доходов и сборов Украины, которое не было уполномочено разъяснять нормы трудового законодательства, в письме от 03.07.2013 № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 (см. ВТЗ № 8/2013, стр. 117) сообщило, что обязанность выдать аванс перед направлением работников в командировку для небюджетных предприятий нормативные документы не устанавливают, а статьей 121 КЗоТ предусмотрена только обязанность предприятия возместить понесенные работником в командировке расходы.

По мнению редакции, это не так (норму статьи 121 КЗоТ и аргументацию см. выше), но во избежание недоразумений с работниками, рекомендуем хозрасчетным предприятиям закрепить обязанность выдавать аванс командированному работнику в Положении о командировке, а при его отсутствии такую обязанность устанавливать приказом о командировке. Не рекомендуем хозрасчетным предприятиям отказывать в авансе работникам не только из-за возможного штрафа, но и из-за того, что любая командировка (поездка в другой населенный пункт) влечет расходы, на финансирование которых у работника собственных денежных средств может и не хватить, что может привести к невыполнению задания на командировку и недостижению цели командировки.

Таким образом, работнику как бюджетного учреждения, так и хозрасчетного предприятия, направляемому в командировку, в обязательном порядке выплачивается денежный аванс, который включает следующие командировочные расходы:

— суточные (расходы на питание и финансирование личных нужд работника);

— на оплату проезда (к месту командировки и обратно, по месту командировки);

— на наем жилого помещения (в т. ч. включенные в счет гостиницы расходы на бытовые услуги, пользование холодильником, телевизором и т. д.).

Что касается ситуации, когда командированному работнику был выдан аванс на командировку, однако для выполнения задания на командировку его не хватило, то, как разъяснил Минфин в письме от 04.12.2009 № 31-18030-07-10/33138, Инструкция № 59 не содержит положений о запрете выдачи работнику дополнительной суммы денежных средств на одну и ту же командировку в рамках установленных действующим законодательством предельных норм возмещения расходов на командировку, в том числе путем перечисления на платежную карточку работника.

Если работник в командировке понесет указанные расходы за счет собственных денежных средств, то после возвращения из командировки предприятие должно возместить ему соответствующие расходы согласно поданному авансовому отчету и подтверждающим документам.

Что касается порядка выплаты аванса, то НБУ в письме от 06.02.2007 № 11-113/454-1255 разъяснил, что Инструкция № 59 не запрещает предприятию выдавать работнику денежные средства (аванс) на командировку частями. То есть если предприятие из-за временного отсутствия денежных средств не может выдать работнику всю сумму аванса, то оно может выдавать (перечислять на соответствующий счет) аванс частями.

Например, сначала можно выдать работнику часть аванса для приобретения проездных билетов, а затем (перед убытием в командировку) — оставшуюся часть аванса согласно утвержденной смете расходов.

Кроме того, НБУ в вышеуказанном письме, а также в письме от 08.07.2004 № 11-113/2295-6866 сообщил, что конкретные сроки выдачи аванса законодательством не установлены. В то же время, по мнению НБУ, Минсоцполитики¹¹ и Минфина¹¹, аванс может быть выдан только после издания приказа о командировке. При этом у работника после получения аванса должно быть время (возможность) осуществить расходы, связанные с командировкой (например, приобрести проездные билеты).

Согласно пункту 6 раздела I Инструкции № 59 предприятие, которое командирует работника, обязано ознакомить его со сметой расходов (или со справкой-расчетом на выданный/перечисленный аванс, составленной в произвольной форме), а также с требованиями нормативно-правовых актов относительно отчетности об использовании денежных средств, выданных на командировку. Предприятие самостоятельно устанавливает порядок ознакомления работника, направляемого в командировку за границу, с его финансовыми обязательствами, которые регулируются Постановлением № 98 и Инструкцией № 59.

Если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть на счет (в кассу) предприятия полученные денежные средства. В случае невозврата работником остатка денежных средств в определенный срок соответствующая сумма взыскивается с него предприятием в установленном законодательством порядке (п. 11 р. II, п. 18 р. IIІ Инструкции № 59). Такое взыскание осуществляется согласно статье 127 КЗоТ.

Вышеизложенная норма касается работников бюджетных учреждений, а хозрасчетные предприятия должны самостоятельно в Положении о командировках установить предельный срок возврата работниками полученного аванса в случае невыезда в командировку (ее отмены).¹²

Не разрешается направлять в командировку и выдавать аванс работнику, который не отчитался об израсходованных денежных средствах в предыдущей командировке (п. 20 р. IIІ Инструкции № 59, п. 19 р. ІІ Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148).

Порядок выплаты и налогообложения суточных

Отдельным видом расходов, не требующих специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, понесенные в связи с командировкой). Суточные расходы (далее — суточные) возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта (п. 15 р. I Инструкции № 59).

Согласно пункту 4 раздела ІI, пунктам 16, 16.1 раздела ІІІ Инструкции № 59 суточные выплачиваются за каждый день пребывания работника в командировке, включая день убытия, прибытия, выходные, праздничные и нерабочие дни, а также время нахождения в пути. Определение количества дней командировки для выплаты суточных проводится с учетом дня убытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня. При командировке работника сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные возмещаются как за полные сутки.

Фактическое количество дней пребывания работника в командировке определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника в командировке (проездных документов, счетов на проживание, справки предприятия, куда командировался работник, о нахождении его по месту командировки, служебной записки в произвольной форме о выполнении работником служебного поручения вне места постоянной работы в командировке, согласованной непосредственным руководителем, и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке). Возмещение суммы суточных осуществляется в соответствии с приказом (распоряжением) о командировке, авансовым отчетом и согласно одному или нескольким документальным доказательствам, подтверждающим пребывание работника в командировке. В случае отсутствия вышеуказанных документов суточные командированному работнику не возмещаются. Сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам.

Для возмещения суточных необходимо наличие одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника в командировке в случае, если по не зависящим от командированного работника причинам отсутствуют подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость расходов, понесенных в связи с командировкой (п. 17 р. І Инструкции № 59).

Днем убытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы работника. При отправлении транспортного средства до 24-го часа включительно днем убытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часа и позднее — следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный работник, в срок командировки засчитывается время, необходимое для проезда к станции, пристани, аэропорту. Аналогично определяется день прибытия командированного работника к месту постоянной работы (п. 7 р. I Инструкции № 59).

Например, если поезд, на котором работник следует к месту командировки, отправляется с железнодорожного вокзала согласно расписанию в воскресенье в 23.55 или если поезд, на котором работник возвращается из командировки к месту постоянной работы, прибывает на железнодорожный вокзал в субботу в 00.10, то такие воскресенье и суббота являются днями командировки, за которые работнику выплачиваются суточные.

Дата на транспортном билете (убытия транспортного средства с места постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой убытия работника в командировку согласно приказу о командировке. Дата на транспортном билете (прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке (п. 7 р. I Инструкции № 59).

Если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке, с разрешения руководителя предприятия принимается во внимание задержка в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни в случае, если срок пребывания работника вне места его постоянной работы не превышает срок командировки, предусмотренный Постановлением № 98. За эти дни работнику не возмещаются суточные, расходы на наем жилого помещения и другие расходы, кроме расходов на проезд из места командировки к месту постоянной работы (п. 7 р. I Инструкции № 59). То есть если у работника командировка заканчивается, например, в пятницу, но он остался в месте командировки на выходные дни и вернулся к месту постоянной работы в воскресенье, то за субботу и воскресенье ему не возмещаются суточные, расходы на наем жилья и другие расходы, но возмещаются расходы на проезд из места командировки к месту постоянной работы.

Вышеизложенная норма касается работников бюджетных учреждений. Если работник хозрасчетного предприятия согласно датам на проездных документах выехал к месту командировки раньше первого дня командировки, указанного в приказе о командировке, или вернулся из места командировки к месту постоянной работы позднее последнего дня командировки, указанного в приказе о командировке, если это было согласовано с работодателем и последний на основании докладной записки работника, поданной им после возвращения из командировки, издал приказ об изменении сроков командировки, то суточные и компенсация прочих командировочных расходов выплачиваются работнику за все дни командировки, предусмотренные обновленным приказом о командировке.¹³

В случае временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленнном порядке (электронным или бумажным листком нетрудоспособности), командированному работнику выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства, но на срок не более 2 месяцев. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки, но за эти дни командированному работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (п. 9 р. ІI Инструкции № 59).

Согласно пункту 16.1 раздела ІІІ Инструкции № 59 при командировках за границу работников бюджетных учреждений фактическое время пребывания работника в командировке, кроме вышерассмотренных документов, определяется:

а) в случае командировки из Украины в иностранные государства — согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника в командировке (соответствующих первичных документов и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке — отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и т. п.);

б) в случае отсутствия указанных в подпункте «а» соответствующих подтверждающих документов и авансового отчета суточные командированному работнику не возмещаются.

Хотя вышеизложенные требования к определению дней командировки, за которые работнику должны быть выплачены суточные, установлены Инструкцией № 59 для бюджетных учреждений, аналогичные нормы могут отразить в Положении о командировке и хозрасчетные предприятия.

Размеры суточных работникам бюджетных учреждений

Размер суточных для работников бюджетной сферы при командировках в пределах Украины и за границу установлен в приложении 1 к Постановлению № 98. Так, для указанных работников размер суточных при командировках в пределах Украины составляет 300 грн., а при командировках за границу для каждой страны установлен свой размер суточных, исчисляемый в эквиваленте к доллару США (далее — дол.).

Например, при командировке в Молдову, Грузию, Армению, Азербайджан, Казахстан, Туркменистан, Узбекистан, Таджикистан, Киргизстан размер суточных составляет 40 дол., в Эстонию, Латвию, Литву, Чехию, Словакию, Венгрию — 54 дол., Румынию, Сербию, Хорватию, Ирландию — 59 дол., Польшу, Кипр, ОАЭ, Индию, Бразилию — 61 дол., Испанию, Турцию, Исландию — 62 дол., Португалию — 64 дол., Нидерланды — 66 дол., Израиль — 69 дол., Швейцарию, Швецию, Грецию и Данию — 70 дол., Канаду — 72 дол., Германию, Австрию, Францию, Бельгию, Великобританию, Италию, США, Японию, Китай — 80 дол.

Работникам, которых бюджетные учреждения направляют в командировку за границу, суточные выплачивают в валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США/евро, или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день подачи уполномоченному банку расчета расходов на командировку, т. е. на день выдачи аванса (п. 5 Постановления № 98, п. 2 примечаний приложения 1 к Постановлению № 98).

Что касается официального курса гривны к иностранным валютам, то он определяется НБУ и начинает действовать со следующего рабочего дня после дня установления. Информация об установленном официальном курсе гривны к иностранным валютам обнародуется на веб-странице НБУ не позднее 15.30 в день его установления. Официальный курс гривны к иностранным валютам, установленный на последний рабочий день недели или на предпраздничный день, действуют в течение следующих выходных или праздничных дней, а курс, установленный в последний рабочий день недели или в предпраздничный день, начинает действовать в первый рабочий день следующей недели или в первый послепраздничный рабочий день (п.п. 10, 13 Положения об установлении официального курса гривны к иностранным валютам и расчете справочного значения курса гривны к доллару США и учетной цены банковских металлов, утвержденного постановлением Правления НБУ от 10.12.2019 № 148).

Таким образом, в течение всего календарного дня (календарных суток) применяется курс НБУ, который установлен на 0 часов соответствующих суток. Если НБУ в определенный банковский день изменил курс валют, то при определении налоговых обязательств новый курс начинает применяться с 0 часов следующего банковского дня. Это следует также из норм статьи 39-1 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ).

Если при выдаче (перечислении) аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, возможно применение арифметического правила округления до полной единицы (п. 5 р. ІІI Инструкции № 59).

При необходимости в авансировании работника денежными средствами в национальной валюте государства, в которое направляется работник, пересчет предельной суммы суточных, установленной в долларах США, в валюту государства командировки осуществляется по кросс-курсу, рассчитанному по установленному иностранным банком валютному (обменному) курсу национальной валюты государства пребывания к валюте государства командировки и доллара США на день подачи уполномоченному банку расчета расходов на командировку (п. 16.3 р. ІІI Инструкции № 59).

Согласно пункту 16.2 раздела ІІI Инструкции № 59 суточные за время пребывания в командировке за границей возмещаются в пределах утвержденных сумм:

а) за каждый день пребывания в командировке, включая день выбытия и прибытия, — по нормам, установленным для государства, в которое командирован работник (при отсутствии пересадок на другое транспортное средство (далее — ТС) или остановок в гостинице, мотеле, другом жилом помещении (далее вместе — гостинница) на территории Украины или других иностранных государств во время пребывания в пути в государство командировки или возвращения к месту постоянной работы).

Если командированный, находясь в пути в государство командировки или возвращаясь к месту постоянной работы, имеет пересадку на другое ТС или остановку в гостинице на территории других иностранных государств, суточные за время проезда по их территории возмещаются в суммах, установленных для соответствующих государств, со дня пересечения границы соответствующего иностранного государства (согласно дате, определенной в транспортных билетах, счетах за проживание в гостинице, или согласно отметкам пограничных служб о пересечении границы соответствующего иностранного государства).

В случае пересечения в течение суток границы нескольких иностранных государств (не являющихся государством командировки) суточные возмещаются в размере среднего арифметического от сумм, установленных для этих государств.

За день убытия из Украины в командировку за границу при отсутствии пересадки на другое ТС или остановки в гостинице на территории Украины суточные возмещаются по нормам первого иностранного государства, в котором осуществляется пересадка (остановка). За день прибытия в Украину (пересечения границы) — по нормам последнего иностранного государства, в котором осуществляется пересадка (остановка).

За день пересечения границы государства командировки (независимо от наличия в течение суток пересадок и/или остановок на территории других иностранных государств во время пребывания в пути в государство командировки или возвращения к месту постоянной работы) суточные возмещаются по нормам, установленным для государства, в которое командирован работник.

б) если командированный, находясь в дороге в иностранные государства, или возвращаясь из соответствующего государства, имеет пересадку на другое ТС или остановку в гостинице на территории Украины, то возмещение расходов (в том числе выплата суточных) за период проезда по территории Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для командировок в пределах Украины. При этом суточные со дня последней пересадки на другое ТС (со дня выбытия из гостиницы) на территории Украины во время следования в командировку за границу и до дня первой пересадки на другое ТС (до дня остановки в гостинице) на территории Украины (включительно) во время возвращения в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу. Если день убытия в командировку или день прибытия командированного работника к месту постоянной работы совпадает с днем указанной пересадки (остановки), суточные за соответствующие день убытия или день прибытия возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу. В случае отсутствия такой пересадки (остановки) суточные возмещаются за каждый день командировки, включая день убытия и прибытия, по нормам, установленным для командировок за границу.

в) в случае осуществления командировок в несколько государств в течение суток — в размере среднего арифметического от сумм, установленных для этих государств;

г) при направлении в командировку в два или более государств — в суммах, установленных для соответствующих государств, со дня пересечения границы соответствующего государства. В случае командировки в два или более государств, пересечение границ которых осуществляется без отметок в загранпаспорте, начиная со второго государства, суточные возмещаются в сумме, утвержденной для соответствующего государства со дня прибытия в данное государство согласно дате, определенной в транспортных билетах или счетах за проживание в гостинице. При отсутствии транспортных билетов и счетов за проживание в гостинице суточные возмещаются по нормам государства командировки согласно приказу (распоряжению) руководителя предприятия. В день возвращения в Украину (пересечения границы) суточные возмещаются по нормам последнего государства командировки.

Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или в проездные документы, оплачиваются командированным работникам за счет суточных (п. 2 Постановления № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «д» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59).

В случае, когда работники, командированные за границу, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием принимающей стороной или если стоимость питания включается в счета на наем жилого помещения, проездных документов без определения конкретной суммы или когда работники, командированные в пределах Украины для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, которые касаются основной деятельности предприятия, командирующего работников, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием организаторами таких мероприятий, суточные расходы возмещаются в размерах, которые определяются в процентах сумм суточных расходов для соответствующего государства согласно приложению 1 к Постановлению № 98, в частности 80% — при одноразовом, 55% — двухразовом, 35% — трехразовом питании (п. 2 Постановления № 98, п. 5 р. ІІ, пп. «ґ» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59). То есть размер суточных определяется в процентах в зависимости от количества питания, предоставленного принимающей стороной.

Работникам предприятий, которые находятся за границей длительный срок и получают заработную плату в иностранной валюте, в случае командировки в пределах государства пребывания суточные возмещаются в размере 80% сумм суточных, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98 для соответствующего государства. В случае командировки в пределах государства пребывания сроком на одни сутки суточные возмещаются в размере 40% сумм суточных, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98 для соответствующего государства. В случае выезда по делам командировки указанного работника из государства пребывания в другие государства суточные возмещаются по нормам, установленным для государства командировки (п. 2 Постановления № 98, пп. «д» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59).

В случае, когда работники дипломатической службы, направленные в долгосрочную командировку, или работники, выполняющие функции по обслуживанию, из числа лиц, имеющих разрешение на постоянное проживание и/или трудоустройство в государстве размещения иностранного дипломатического учреждения Украины, или иностранцы, назначенные по контрактам на должности иностранного дипломатического учреждения Украины, направляются в командировку, то возмещение суточных, указанных в приложении 1 к Постановлению № 98, для соответствующего государства не осуществляется (абз. пятый п. 2 Постановления № 98).

Суточные на хозрасчетных предприятиях

Для хозрасчетных предприятий конкретный размер суточных (в том числе минимальный и максимальный) при командировках в пределах Украины и за границу законодательством не установлен. Поэтому такие предприятия размер суточных устанавливают самостоятельно в коллективном договоре или в Положении о командировках или в приказе о командировке. Минимальный размер суточных должен обеспечивать оплату, как минимум, трехразового питания и прочих личных нужд человека в течение суток.

Обращаем внимание, хозрасчетные предприятия имеют право выплачивать аванс на командировку за границу, в том числе суточные, как в иностранной валюте (в валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах/евро), так и в гривне (работник может ее обменять самостоятельно на иностранную валюту).

Исходя из размера суточных, установленных на календарный день (для бюджетных учреждений — Постановлением № 98, для хозрасчетных предприятий — локальным документом), предприятие должно определить суммарный размер суточных за все время командировки работника и выплатить их в составе аванса на командировку.

Хозрасчетные предприятия могут выплачивать работникам аванс на командировку, в том числе суточные, как наличными, так и в безналичной форме путем перечисления денежных средств на текущий счет работника, операции по которому могут осуществляться с использованием личной платежной карточки, или на счет предприятия, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративной платежной карточки.

Налогообложение суточных

В соответствии с подпунктом 165.1.11 НКУ не включаются в месячный (годовой) налогооблагаемый доход денежные средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет и рассчитанные согласно пункту 170.9 НКУ, а также суммы компенсационных выплат в иностранной валюте, выплачиваемые в соответствии с законом работникам дипломатической службы, направленным в долгосрочную командировку.

Согласно подпункту «а» пп. 170.9.1 пункта 170.9 НКУ налоговым агентом налогоплательщика при налогообложении суммы, выданной налогоплательщику под отчет и не возвращенной им в течение установленного подпунктом 170.9.3 этого пункта срока, является лицо, выдавшее такую сумму, а именно на командировку — в сумме, превышающей сумму расходов налогоплательщика на такую командировку, рассчитанной согласно этому подпункту.

В налогооблагаемый доход не включаются (т. е. не облагаются НДФЛ и военным сбором) расходы на командировку, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других личных нужд физического лица (суточные), понесенные в связи с такой командировкой в пределах территории Украины, но не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (т. е. в 2024 году — не более 710 грн. (7100 грн. х 0,1) в день), а для командировок за границу — не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривны к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

Следовательно, если суточные выплачены работнику в большем размере, чем предусмотрено подпунктом 170.9.1 пункта 170.9 НКУ, то есть в расчете за каждый день командировки в размере более 0,1 минимальной заработной платы при командировке в пределах Украины (т. е. в 2024 году в размере более 710 грн.) и при командировке за границу — более 80 евро, то сумма превышения суточных над указанными предельными нормами (далее — сверхнормативные суточные) для целей налогообложения считается излишне израсходованными денежными средствами и включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика (работника) на основании подпункта 164.2.11 НКУ. При этом объект налогообложения сверхнормативных суточных при командировках за границу в части превышения 80 евро за каждый календарный день такой командировки определяется по официальному курсу гривны к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день¹⁴ (см. пример 1 ниже).

В случае направления работника в командировку в страны, где национальной валютой является не евро, а иная валюта, с выплатой аванса в валюте страны командировки (т. е. в иной валюте, чем евро), необходимо осуществлять пересчет предельной суммы суточных, установленной в евро подпунктом 170.9.1 НКУ, в валюту страны командировки по кросс-курсу, рассчитанному по установленному НБУ официальному курсу гривны к национальной валюте страны командировки и к евро на каждый день командировки (см. пример 2 ниже).

Также следует учитывать, что на основании пункта 164.5 НКУ база налогообложения НДФЛ для денежных средств, излишне израсходованных налогоплательщиком (работником) на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки (в том числе для сверхнормативных суточных), увеличивается на «натуральный» коэффициент, который для ставки НДФЛ в размере 18% составляет 1,21951.¹⁵

База обложения военным сбором для сверхнормативных суточных на «натуральный» коэффициент не увеличивается.

Сумма суточных, выплаченная в пределах установленных норм, в приложении 4ДФ Налогового расчета не отражается, а сумма суточных в виде превышения установленных норм, увеличенная на «натуральный» коэффициент, отражается в строках 3а и 3 раздела I приложения 4ДФ Налогового расчета с признаком дохода «118».¹⁶

Касательно налогообложения суточных в пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 НКУ установлено, что сумма суточных определяется в случае командировки:

— в пределах Украины и страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

— в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

При отсутствии указанных подтверждающих документов сумма суточных включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика.

В бюджетной сфере авансовый отчет подается работником во всех случаях вместе с подтверждающими расходы документами для принятия решения о возмещении стоимости расходов. После возвращения из командировки работник обязан до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать авансовый отчет и вернуть излишне израсходованные денежные средства (остаток денежных средств сверх суммы, израсходованной согласно авансовому отчету). Работник, получивший аванс на командировку наличными, подает авансовый отчет и возвращает излишне израсходованные денежные средства до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы. Если во время командировки работник применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, при наличии уважительных причин руководитель может продлить срок подачи авансового отчета до 20 банковских дней до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами (п. 17 р. I, п. 11 р. II, п. 17 р. III Инструкции № 59).

На хозрасчетных предприятиях, исходя из положений подпунктов 170.9.3 и 170.9.4 пункта 170.9 НКУ, авансовый отчет подается и сумма излишне израсходованных денежных средств/электронных денег возвращается до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает командировку. Если во время командировки работник применил для проведения расчетов платежную карточку (включая корпоративную (бизнесовую) или личную) либо ее реквизиты, а списание денежных средств/электронных денег по понесенным расходам осуществляется банком позднее даты, когда работник завершает такую командировку, указанный срок продлевается на один календарный месяц.

Если во время командировки работник применил платежную карточку (включая корпоративную (бизнесовую) или личную) либо ее реквизиты для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличных в пределах суммы суточных и при отсутствии налогооблагаемого дохода, авансовый отчет не составляется и не подается.

Таким образом, работодатель как налоговый агент должен уплатить НДФЛ и военный сбор с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных (при их наличии) в день выплаты такого дохода работнику (пп. 168.1.2 НКУ), а именно в последний день предельного срока подачи работником (утверждения работодателем) авансового отчета и возврата работником излишне израсходованных денежных средств.

Суточные в полной сумме (независимо от размера) не включаются в фонд оплаты труда и не облагаются единым социальным взносом (п. 3.15 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5, п. 6 р. І Перечня видов выплат, которые осуществляются за счет денежных средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.12.2010 № 1170).

ПРИМЕР 1

Налогообложение НДФЛ и военным сбором сверхнормативных суточных,
выплаченных в евро, при командировке работника за границу

Работнику, который на 5 календарных дней с 18 по 22 декабря 2023 года был направлен в командировку за границу — в Германию (национальной валютой страны является евро), выплачены суточные за каждый календарный день такой командировки в размере 100 евро (всего 500 евро).

В этой ситуации работнику за каждый календарный день командировки суточные выплачены выше предельной нормы (80 евро), установленной подпунктом 170.9.1 пункта 170.9 НКУ, в размере 20 евро (100 евро – 80 евро).

Следовательно, с учетом официальных курсов гривны к евро, установленных НБУ на календарные дни 18, 19, 20, 21 и 22 декабря 2023 года, в налогооблагаемый доход работника включаются:

— сумма превышения нормативных суточных за 18 декабря: 20 евро х 40,5122 (курс гривны к евро на 18 декабря) = 810,24 грн.;

— сумма превышения нормативных суточных за 19 декабря: 20 евро х 40,5918 (курс гривны к евро на 19 декабря) = 811,84 грн.;

— сумма превышения нормативных суточных за 20 декабря: 20 евро х 40,9219 (курс гривны к евро на 20 декабря) = 818,44 грн.;

— сумма превышения нормативных суточных за 21 декабря: 20 евро х 41,0664 (курс гривны к евро на 21 декабря) = 821,33 грн.;

— сумма превышения нормативных суточных за 22 декабря: 20 евро х 41,2846 (курс гривны к евро на 22 декабря) = 825,69 грн.

Общая сумма налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных, выплаченных работнику при командировке за границу с 18 по 22 декабря 2023 года:

810,24 + 811,84 + 818,44 + 821,33 + 825,69 = 4087,54 грн.

База налогообложения НДФЛ по сверхнормативным суточным (исчисляется с применением «натурального» коэффициента согласно пункту 164.5 НКУ):

4087,54 грн. х 1,21951 = 4984,80 грн.

Сумма НДФЛ, подлежащая уплате с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных:

4984,80 грн. х 18% = 897,26 грн.

Сумма военного сбора, подлежащая уплате с налогооблагаемого дохода в виде сверхнормативных суточных:

4087,54 грн. х 1,5% = 61,31 грн.

В разделе I приложения 4ДФ за декабрь Налогового расчета за IV квартал 2023 года по работнику в графах 3а и 3 отражается соответственно начисленная и выплаченная сумма дохода — 4984,80 грн., а в графах 4а и 4 соответственно начисленная и перечисленная сумма НДФЛ — 897,26 грн., в графах 5а и 5 соответственно начисленная и перечисленная сумма военного сбора — 61,31 грн., в графе 6 указывается признак дохода «118».

В приложении Д1 за декабрь и основной (общей) таблице Налогового расчета за IV квартал 2023 года сумма суточных не отражается, поскольку суточные не являются базой начисления ЕСВ.

ПРИМЕР 2

Определение предельной суммы суточных, выплачиваемых в долларах США при командировке в США,
которая не облагается НДФЛ и военным сбором

Работник направлен в командировку в США на 5 календарных дней с 25 по 29 декабря 2023 года. Национальной валютой страны командировки является доллар США (далее — доллар).

Исчислим предельные суммы не облагаемых НДФЛ и военным сбором суточных в долларах, учитывая установленные НБУ официальные курсы гривны к евро и доллару на календарные дни командировки с 25 по 29 декабря 2023 года по кросс-курсу:

• на 25 декабря:

— в гривнах: 80 евро х 41,3753 (курс гривны к евро) = 3310,02 грн.;

— в долларах: 3310,02 грн. : 37,5525 (курс гривны к доллару) = 88,14 доллара;

• на 26 декабря:

— в гривнах: 80 евро х 41,3611 (курс гривны к евро) = 3308,89 грн.;

— в долларах: 3308,89 грн. : 37,5225 (курс гривны к доллару) = 88,18 доллара;

• на 27 декабря:

— в гривнах: 80 евро х 41,1538 (курс гривны к евро) = 3292,30 грн.;

— в долларах: 3292,30 грн. : 37,3684 (курс гривны к доллару) = 88,10 доллара;

• на 28 декабря:

— в гривнах: 80 евро х 41,6334 (курс гривны к евро) = 3330,67 грн.;

— в долларах: 3330,67 грн. : 37,6194 (курс гривны к доллару) = 88,54 доллара;

• на 29 декабря:

— в гривнах: 80 евро х 42,2079 (курс гривны к евро) = 3376,63 грн.;

— в долларах: 3376,63 грн. : 37,9824 (курс гривны к доллару) = 88,90 доллара.

Таким образом, для избежания обложения НДФЛ и военным сбором суточные должны быть выплачены работнику, который командирован в США, в долларах в размере, не превышающем вышеуказанных сумм, что суммарно за 5 календарных дней командировки составляет:

88,14 + 88,18 + 88,10 + 88,54 + 88,90 = 441,86 доллара

_________________________________________________________________________