В предыдущей статье подробно рассмотрены различные аспекты работы бухгалтеров, за исключением двух — норм труда и оптимальной численности бухгалтеров на предприятии. Эти вопросы актуальны не только в отношении бухгалтеров, но и в отношении работников многих других профессий. Однозначного и универсального подхода, позволяющего определить оптимальную структуру и необходимую численность персонала предприятия, не существует, но можно описать характерные действия для расчета такой численности. Какими нормативными документами следует руководствоваться для определения оптимальной численности персонала? Как устанавливаются и что включают нормы труда? Как правильно рассчитать максимальный объем работ для бухгалтера? Как определяется максимальная численность работников бухгалтерии?
Оптимальная численность работников и нормирование труда на предприятии
В соответствии со статьей 64 Хозяйственного кодекса Украины предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание. Предприятие может состоять из производственных структурных подразделений (производств, цехов, отделений, участков, бригад, бюро, лабораторий и т. д.), а также функциональных структурных подразделений аппарата управления (управлений, отделов, бюро, служб и т. д.). Функции, права и обязанности структурных подразделений предприятия определяются положениями о них, которые утверждаются в порядке, определенном уставом предприятия или другими учредительными документами.
Численность работников структурных подразделений на предприятиях, в организациях, учреждениях (далее — предприятие) и нормы труда на предприятиях устанавливаются на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных норм труда. Обеспечение разработки и утверждения межотраслевых норм труда сейчас возложено на Министерство развития экономики, торговли и сельского хозяйства Украины, отраслевых норм труда — на отраслевые министерства, другие центральные органы исполнительной власти, а местных — на предприятия, организации, учреждения, если нет межотраслевых и отраслевых норм труда или когда организация выполнения работ существенно отличается от предусмотренных в межотраслевых и отраслевых нормах. В свое время научной организацией Министерства труда и социальной политики Украины (далее — Минтруда) были изданы сборники межотраслевых норм труда, определяющие трудоемкость работ и численность работников бухгалтерского учета, юридических, кадровых служб и т. д.
Общего нормативного документа, устанавливающего единый порядок (механизм, подходы) определения оптимальной (максимальной, минимальной) численности работников и нормы труда, не существует, но есть несколько нормативных документов, которые могут помочь предприятиям определить указанные численность и нормы. К ним, в частности, относятся:
— Методика расчета численности отдельных категорий работников на основе норм труда, утвержденная приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222 (далее — Методика № 222);
— Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минтруда от 26.09.2003 г. № 269 (далее — Нормативы № 269);
— Межотраслевые нормы времени и численности работников на работы, выполняемые экономистами по финансовой работе, утвержденные приказом Минтруда от 07.12.2006 г. № 459, и Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые экономистами по труду, утвержденные приказом Минтруда от 18.09.2006 г. № 342;
— Нормы численности основного персонала архивных отделов райгосадминистраций, архивных отделов городских советов, трудовых архивов, архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и коммунальных предприятий, учреждений и организаций, а также предприятий, учреждений и организаций, основанных на частной форме собственности, объединений граждан, религиозных организаций, утвержденные приказом Государственного комитета архивов Украины от 09.03.2006 г. № 30;
— Рекомендации по нормированию труда в отраслях народного хозяйства, одобренные постановлением коллегии Министерства труда Украины от 19.04.95 г. № 2 (далее — Рекомендации № 2);
Обычно нормативы численности работников и нормы труда для конкретных предприятий и категорий персонала разрабатывают научно-исследовательские институты или специализированные организации, но их услуги платные, поэтому в открытых источниках информации указанные нормативы (нормы) практически не размещаются.
Многие указанные нормативы (нормы) были разработаны еще в бывшем СССР для предприятий отдельных отраслей народного хозяйства (например, «Типовые межотраслевые нормативы численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных объединений (комбинатов) и предприятий», разработанные московским НИИ труда в 1979 году), поэтому их можно использовать как справочный материал при разработке предприятием собственных нормативов численности персонала и норм труда с учетом специфики своей хозяйственной деятельности.
Расчет численности работников на основе выполнения норм труда
Для расчета оптимальной численности работников основных профессий рекомендуем использовать нормы Методики № 222, которая определяет порядок расчета необходимой и штатной численности работников.
Согласно Общим положениям Методики № 222 под необходимой численностью работников понимается численность работников, которая позволяет эффективно и качественно выполнять конкретную работу при обеспечении условий научно обоснованных режимов труда и отдыха. Штатная численность работников рассчитывается на основе численности, установленной по нормативным материалам по труду, с учетом запланированного коэффициента невыхода работников за время отпуска, болезни, которые определяются по данным бухгалтерского учета.
Следовательно, численность работников предприятия (структурного подразделения) может считаться оптимальной, если работниками в полном объеме выполняются установленные нормы труда, структурными подразделениями в полном объеме выполняются производственные задания (планы), а предприятие в целом прибыльно ведет хозяйственную деятельность.
Для определения необходимой (штатной) численности работников и нормирования труда статьей 85 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ), пунктом 1.1 Методики № 222 и пунктом 1.3 Рекомендаций № 2 предусмотрено применение таких видов норм труда: норма времени, норма выработки (нагрузки), норма управляемости, норма обслуживания, норма времени обслуживания, норматив численности.
Норма времени — это размер затрат рабочего времени, установленный для выполнения единицы работы работником или группой работников (например, бригадой) соответствующей квалификации в определенных организационно-технических условиях.
Норма выработки (нагрузки) — это установленный объем работы (количество единиц продукции), который работник или группа работников соответствующей квалификации должны выполнить (изготовить, перевезти и т. д.) за единицу рабочего времени в определенных организационно-технических условиях.
Норма обслуживания — это установленное количество производственных объектов (единиц оборудования, рабочих мест, объектов и т. д.), которые работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслуживать в единицу рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Нормы обслуживания предназначаются для нормирования труда работников, занятых обслуживанием оборудования, производственной площади, рабочих мест и т. п.
Разновидностью норм обслуживания является норма управляемости (норма управления), которая определяет численность работников, которая находится в подчинении у одного руководителя.
Норма времени обслуживания — это величина затрат времени на обслуживание единицы объема работы.
Норматив численности — это установленная численность работников определенного профессионально-квалифицированного состава, необходимая для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объемов работ. По нормативам численности определяются также затраты труда по профессиям, специальностям, группам или видам работ, отдельным функциям, в целом по предприятию или цеху, его структурному подразделению. Разновидностью нормативов численности являются типовые штаты, установленные на основе норм времени, обслуживания и нагрузки.
Расчет численности отдельных категорий работников на основе норм труда (времени, выработки (нагрузки), времени обслуживания и норм обслуживания, нормативов численности) осуществляется с помощью специальных формул, которые, в частности, приведены в разделе 2 Методики № 222.
Так, согласно пункту 2.3 раздела 2 Методики № 222 численность рабочих на основе норм выработки определяется по формуле:
где V — плановый объем работ в принятых единицах измерения;
Нв — норма выработки в тех же единицах в час, смену;
Кв.н. — коэффициент выполнения норм выработки;
ФП — полезный фонд рабочего времени рабочего в год, ч.
ПРИМЕР 1
Расчет численности рабочих на основе норм выработки
На предприятии производственная программа по вырезанию заготовок (V) составляет 120 000 штук в год. Норма выработки рабочего (Нв) — 8 заготовок в час. Коэффициент выполнения норм выработки (Кв.н.) — 1,2. Полезный фонд рабочего времени одного рабочего в год (ФП) — 1978 часов.
Численность рабочих на основе норм выработки составляет:
_______________________________________________________________________
Нормы труда (времени, выработки (нагрузки), численности или обслуживания), используемые для расчета численности персонала, должны учитывать как оперативное время, так и подготовительно-заключительное время, время на обслуживание рабочего места, время на отдых и личные нужды работников, а в случае необходимости также время технологических перерывов.
Не проводя детальный анализ иногда довольно сложных методов определения вышеуказанных нормативов и необходимой численности работников (они подробно рассмотрены в Методике № 222), можем констатировать, что они исчисляются самим предприятием на основании самостоятельно избранных показателей, следовательно, могут корректироваться в зависимости от производственной необходимости.
Указанные нормативы предприятия исчисляют только для себя, при этом законодательство не предусматривает возможности их проверки со стороны контролирующих органов. Но в любом случае утвержденные нормы труда должны выполняться персоналом, а как осуществляется нормирование труда на предприятии, рассмотрим ниже.
Нормирование труда на предприятии
Нормирование труда регламентируется главой VI КЗоТ. Согласно статье 85 КЗоТ нормы труда устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда. В условиях коллективных форм организации и оплаты труда могут применяться также укрупненные и комплексные нормы. Нормы труда подлежат обязательной замене новыми по мере проведения аттестации и рационализации рабочих мест, внедрения новой техники, технологии и организационно-технических мероприятий, обеспечивающих рост производительности труда.
Достижение высокого уровня выработки продукции отдельным работником, бригадой за счет применения по собственной инициативе новых приемов труда и передового опыта, совершенствование своими силами рабочих мест не являются основанием для пересмотра норм.
Введение, замена и пересмотр норм труда осуществляется собственником или уполномоченным им органом (далее — работодатель) по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем). Работодатель должен разъяснить работникам причины пересмотра норм труда, а также условия, при которых должны применяться новые нормы. О введении новых и изменении действующих норм труда работодатель уведомляет работников не позднее чем за один месяц до введения (ст. 86 КЗоТ). Замена и пересмотр единых и типовых (межотраслевых, отраслевых, ведомственных) норм осуществляется органами, которые их утвердили (ст. 89 КЗоТ).
Нормы труда устанавливаются на неопределенный срок и действуют до момента их пересмотра в связи с изменением условий, на которые они были рассчитаны. Наряду с нормами, установленными на стабильные по организационно-техническим условиям работы, применяются временные и одноразовые нормы. Временные нормы устанавливаются на период освоения тех или иных работ при отсутствии утвержденных нормативных материалов для нормирования труда. Одноразовые нормы устанавливаются на отдельные работы, которые имеют единичный характер (внеплановые, аварийные) (ст. 87 КЗоТ).
Согласно статье 88 КЗоТ нормы выработки (нормы времени) и нормы обслуживания определяются исходя из нормальных условий труда, которыми считаются:
1) исправное состояние машин, станков и приспособлений;
2) надлежащее качество материалов и инструментов, необходимых для выполнения работы, и их своевременная подача;
3) своевременное снабжение производства электроэнергией, газом и другими источниками энергопитания;
4) своевременное обеспечение технической документацией;
5) здоровые и безопасные условия труда (соблюдение правил и норм по технике безопасности, необходимое освещение, отопление, вентиляция, устранение вредных последствий шума, излучений, вибрации и других факторов, негативно влияющих на здоровье рабочих, и т. д.).
Подробно о нормировании труда, включающем разработку и установление норм труда, идет речь также в Рекомендациях № 2. Согласно разделу 1 этих Рекомендаций нормирование труда является составной частью (функцией) управления производством и включает определение необходимых затрат труда (времени) на выполнение работ (изготовление единицы продукции) отдельными работниками (бригадами) и установление на этой основе норм труда. Необходимыми признаются затраты, соответствующие эффективному для конкретных условий производства использованию трудовых и материальных ресурсов в условиях соблюдения научно обоснованных режимов труда и отдыха.
Нормы труда устанавливаются на отдельную операцию (операционная норма) и взаимосвязанную группу операций, законченный комплекс работ (укрупненная, комплексная норма). Степень дифференциации норм определяется типом и масштабом производства, особенностями изготавливаемой продукции, формами организации труда. Укрупненные, комплексные нормы устанавливаются на планово-учетную (учетную) единицу продукции (работ), как правило, на конечное изделие (узел, бригадо-комплект, технически отделенный передел, объем сельскохозяйственных работ, этап или объект строительства). Они применяются, как правило, в условиях коллективных форм организации труда.
Нормы труда должны определяться нормативными материалами для нормирования труда, утвержденными в централизованном порядке. К нормативным материалам для нормирования труда относятся: нормативы (нормы) труда (нормы времени, численности, времени обслуживания, единые и типовые нормы времени, выработки, обслуживания), нормативы режимов работы оборудования.
Нормативы (нормы) труда — это расчетные значения (размер) затрат труда (времени) на выполнение отдельных элементов (комплексов) работ, обслуживание единицы оборудования, рабочего места, бригады, структурного подразделения и т. д., а также численность работников, необходимых для выполнения производственных, управленческих функций или объема работ, принятого за единицу измерения, в зависимости от конкретных организационно-технических условий и факторов производства.
Нормированное задание — это установленный объем работы, который работник или группа работников должны выполнить за рабочую смену, рабочий месяц (соответственно посменное и месячное нормированное задание) или другую единицу рабочего времени на почасово оплачиваемых работах.
Организация работы на предприятии по нормированию труда подробно рассмотрена в разделе 3 Рекомендаций № 2. В частности, установлено, что труд работников должен нормироваться по технически обоснованным нормам, т. е. нормам, которые установлены аналитическим методом нормирования и соответствуют достигнутому уровню техники и технологии, организации производства и труда. Администрация предприятия вводит межотраслевые и отраслевые нормы выработки, времени, обслуживания, нормативы численности, рекомендуемые соответствующим министерством, утверждает новые и пересматривает действующие нормы, а также нормированные задания для рабочих-почасовиков, систематически проводит анализ норм и нормативов по труду, создает условия для высокопроизводительной работы и роста производительности труда.
Отраслевые нормы и нормативы могут применяться только при отсутствии разработанных межотраслевых нормативных материалов на некоторые виды работ или когда они являются более прогрессивными по сравнению с межотраслевыми.
Если в производстве созданы лучшие организационно-технические условия для выполнения норм труда, чем это предусмотрено в межотраслевых и отраслевых нормативных материалах, должны устанавливаться более прогрессивные местные нормы, соответствующие этим условиям, которые рассчитываются на основе технических данных о производительности оборудования, результатов анализа затрат рабочего времени с учетом применения передовых приемов и методов труда. Нормы труда на изготовление новых изделий разрабатываются одновременно с технологическими процессами в соответствии с запроектированными организационно-техническими условиями производства данной продукции и установленной проектной трудоемкостью.
С целью обеспечения прогрессивности, равнонапряженности и повышения точности расчета норм труда, сокращения сроков и трудоемкости их установления используется ЭВМ (компьютер). Расчет норм, как правило, происходит в едином цикле с автоматизированным проектированием технологических процессов.
Для повышения заинтересованности работников в работе по прогрессивным нормам и снижения затрат труда администрация предприятия должна широко использовать предоставленные ей права по материальному стимулированию инициаторов внедрения или пересмотра технически обоснованных норм, за освоение новых норм труда, расширение зон обслуживания и увеличение объема выполняемых работ с меньшей численностью работников и т. д.
При освоении новых норм труда, установленных в связи с заменой действующих норм на основании проведения организационно-технических мероприятий, а также в связи с пересмотром устаревших норм, часть полученной в результате снижения трудоемкости продукции экономии фонда заработной платы может использоваться для дополнительной оплаты труда рабочих в течение 3 – 6 месяцев в период освоения ими новых норм, а также для премирования мастеров, нормировщиков, технологов и других работников производственных участков, которые принимали непосредственное участие в разработке и внедрении новых норм труда. Рабочим – инициаторам пересмотра норм может выплачиваться единовременное вознаграждение в размере, предусмотренном действующим положением о материальном стимулировании на предприятии.
Анализ объема выполняемой работы персоналом
Для определения оптимальной численности персонала на определенном этапе необходимо провести анализ плановой и фактически выполняемой работы персоналом предприятия. Если нормирование труда на предприятии осуществляется надлежащим образом, для работников установлены технически обоснованные нормы труда, производственные планы на предприятии не уменьшаются и работниками они выполняются, то, возможно, нет необходимости в корректировке численности персонала. Но если предприятие отказывается от осуществления определенных видов деятельности или по объективным причинам уменьшается количество производимой им продукции (например, из-за нехватки сырья или отсутствия сбыта продукции или периодического введения карантина с запретом осуществления отдельных видов деятельности), то, скорее всего, объем выполняемой работы и занятость персонала на предприятии уменьшается. В этом случае возникает необходимость в определении фактического объема выполняемой работниками работы и фактического времени занятости персонала. Для этого необходимо определить отрезок времени для проведения анализа данных, затем определить группы персонала в зависимости от производственной программы (если это крупное производственное предприятие), экспертным путем определить коэффициент зависимости каждой из категорий персонала от производственной программы, потом рассчитать численность сотрудников по группам, опираясь на изменения производственной программы и финансово-экономическое положение предприятия.
Для измерения загруженности работников можно применить такой метод исследования как фотография рабочего дня. Он идеально подходит для оценки занятости персонала, работающего на производстве. Содержание данного метода заключается в том, что каждое действие работника хронометрируется ответственным сотрудником и записывается. Этот процесс должен быть не однодневным, а длительным по времени, в частности, исследование может длиться одну-две недели и даже месяц в зависимости от того, насколько растянуты во времени разноплановые обязанности изучаемого работника, рабочее время которого изучается.
Другим способом измерения загруженности работников является автоматическое формирование отчетов, что достигается за счет программ, которые устанавливаются на компьютеры работников. Этот метод точнее фотографии рабочего дня и менее трудоемкий. Программы оценивают время фактического выполнения работы персоналом, вид и сложность выполняемой работы, затем оценивают достоверность получаемой информации, создают автоматические отчеты о работе сотрудников, фотографии рабочего дня, тайм-листы. Отчеты можно создавать открыто и скрыто от сотрудников, что влияет на объективность результатов.
Для определения численности офисного персонала существует метод экспертизы фактических трудозатрат, при котором количество необходимого персонала равна его загруженности, т. е. определяется существующим объемом работ. Для определения количества сотрудников необходимо знать фактическую загруженность персонала. Для получения ее точных результатов измерение должно проводиться в течение длительного времени. Показателем загруженности персонала является эффективная нагрузка, состоящая из доли продуктивной работы (это все выполняемые работником операции, связанные с достижением определенной цели или выполнением определенных трудовых функций), оценки эффективности использования рабочего времени при выполнении работы (эта оценка должна учитывать и качество выполнения работником своей работы), оценки достоверности информации о трудозатратах.
В зависимости от специфики работы сотрудников, в отношении которых проводится исследование, можно применить и другие методы, которые позволят с большей достоверностью определить загруженность работников.
На основании проведенного анализа загруженности работников с целью оптимизации рабочего процесса и предотвращения неэффективного использования рабочего времени руководитель предприятия может принять решение о сокращении численности работников определенного структурного подразделения.
Поскольку среди читателей нашего журнала много работников бухгалтерии, то далее рассмотрим порядок определения загруженности этой категории работников и механизм определения максимального количества работников указанного подразделения.
Объем работы и численность работников бухгалтерии
Объем работы бухгалтера и время для ее выполнения
Если руководитель начал вести разговоры о необходимости сокращения штата бухгалтерии, то главный бухгалтер (бухгалтер) прежде всего должен напомнить ему свои должностные обязанности1 и предоставить обоснованную информацию о количестве времени, необходимого для их выполнения. В последнем вопросе без математических расчетов не обойтись.
Объем выполняемой бухгалтером работы зависит от интенсивности его труда, механизации учета и других факторов. Время, в течение которого выполняются должностные обязанности бухгалтером, ограничено продолжительностью рабочего дня (недели, месяца, года). Зная норму продолжительности рабочего времени в месяц (квартал, полугодие, год) и срок составления бухгалтерских документов, можно определить максимальный объем работы, который каждый бухгалтер может (должен) выполнить за месяц (квартал, полугодие, год).
1 Об обязанностях бухгалтера подробно идет речь в статье «Бухгалтер: от принятия на работу до увольнения» этого номера.
Как известно, на выполнение каждой из обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, в частности на составление (заполнение, проверку) того или иного документа, бухгалтер должен потратить определенное количество времени. Поэтому весь процесс определения максимального объема работ начинается с хронометража рабочего времени. Проведя замеры с помощью секундомера, в специальную карту записывается, сколько времени работник тратит на то или иное действие (операцию). Например, включение и загрузка необходиміх программ компьютера — 2,5 минуты (далее — мин.), открытие сейфа и взятие из него документа — 30 секунд (далее — сек.), заполнение бланка документа на лицевой стороне — 3 мин., заполнение бланка документа на оборотной стороне — 2 мин. 30 сек. и т. д. После подсчета времени, которое бухгалтер тратит на выполнение каждого действия (операции), можно определить, сколько однотипных или разнотипных действий (операций) бухгалтер может выполнить в течение определенного времени (рабочий день, неделю, месяц и т. д.).
Предположим, что оформление приходного кассового ордера требует 5 мин., накладной на отгрузку продукции — 10 мин., составление Налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет) — 16 часов, баланса — 16 часов и т. п. Поскольку рабочее время ограничено, бухгалтер может оформить за один 8-часовой рабочий день непрерывной работы 96 приходных кассовых ордеров (8 час. х 60 мин. : 5 мин.) или 48 накладных (8 час. х 60 мин. : 10 мин.). За два рабочих дня (16 рабочих часов) бухгалтер может составить Налоговый расчет или баланс, имея при этом готовые исходные данные. Но следует учитывать, что в течение рабочего дня бухгалтеру необходимо удовлетворить личные нужды (сходить в туалет, попить кофе и т. д.), сделать физкультурную паузу и отдохнуть от компьютера2 и т. п. Соответственно, в течение рабочего дня уже будет оформлено меньше 96 приходных кассовых ордеров или 48 накладных, а за два рабочих дня не удастся составить Налоговый расчет или баланс.
2 О внутренних регламентированных перерывах для отдыха при работе на компьютере подробно рассказано в статье «Работа на компьютере: особенности выполнения и трудовые гарантии» этого номера.
В то же время «компьютеризация» учета (использование бухгалтерских компьютерных программ) помогает сократить время на выполнение определенных действий (операций). В частности, если бухгалтер выписывает приходные кассовые ордера или накладные с помощью компьютерной программы, то при тех же затратах времени на «перекуры» он может оформить за рабочий день 120 приходных кассовых ордеров или 60 накладных. То же самое касается составления и других документов.
В ходе процесса хронометража определяется время, необходимое работнику на выполнение каждой операции при нормальной интенсивности труда с учетом вынужденных перерывов (туалет, физкультурная пауза, кофе-пауза и т. д.). Затем определяется общее время, которое требуется бухгалтеру для выполнения определенного количества операций. На основании этой информации и нормы рабочего времени за месяц можно определить максимальный объем работ бухгалтера (нормы выработки) за месяц.
Такие подсчеты при желании могут быть выполнены на каждом предприятии, однако процесс этот трудоемкий. Вместе с тем, предприятию не обязательно все расчеты делать самостоятельно, поскольку многие расчеты уже сделаны на научном уровне исследовательскими институтами.
Нормирование труда, а также определение численности работников бухгалтерского учета регламентируется упомянутыми выше Нормативами № 269. Ими установлены нормы времени на выполнение работ по бухгалтерскому учету в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 г. № 291.
Нормы времени, содержащие виды выполняемых работ, предусмотренных документами (стандартами) по бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в разделе 1 (карты 1–11) Нормативной части Нормативов № 269. Нормы времени установлены на выполнение работ одним исполнителем, приведены в часах и оформлены как нормативные карты (один баланс, одна ведомость, одна позиция и т. д.). В частности, установлены нормы времени по:
— учету основных средств и нематериальных активов (карта 1);
— учету запасов (карта 2)
— учету расчетов по оплате труда (карта 3);
— учету денежных средств (карта 4);
— учету собственного капитала и обеспечения обязательств (карта 5);
— учету финансовых инвестиций и расчетов векселями (карта 6);
— учету дебиторской задолженности (карта 7);
— учету кредиторской задолженности (карта 8);
— учету расходов и доходов (карта 9);
— составлению финансовой отчетности (карта 10).
Нормы времени учитывают время на подготовительно-заключительные работы, обслуживание рабочего места, отдых, включая физкультурные паузы и личные нужды, и составляют 10% от оперативного времени.
Нормы времени на выполнение бухгалтерского учета определяются с учетом и других факторов путем применения следующих поправочных коэффициентов:
— Кк — коэффициент, учитывающий качество документации, с которой работает бухгалтер. Если документ качественный Кк1 = 1, если документ имеет недостатки (терминология документа не соответствует принятым стандартам, записи сделаны небрежно, непонятно или возможно неоднозначное прочтение, отсутствуют содержание, нумерация страниц и т. п.) Кк2 = 1,1.
— Кд.р. — коэффициент, который учитывает необходимость проверки расчетов при выполнении работ по бухучету и принимается равным 1,1.
Нормы времени рассчитаны на выполнение работы надлежащего качества. При этом исправление ошибок, допущенных исполнителем, осуществляется за счет основной нормы времени.
ПРИМЕР 2
Нормы времени на отражение в бухучете начисления зарплаты и отпускных
Определим норму времени на отражение в бухучете начисления работнику заработной платы за выполненные работы и начисления ему отпускных, если документ качественный (Кк1 = 1) и нет необходимости проверять расчеты при выполнении работ по бухучету (Кд.р. = 1).
Порядок учета расчетов по оплате труда изложен в пункте 1.3 раздела 1 Нормативной части Нормативов № 269. Исходя из данных карты 3 (лист 1, позиции 1 и 6), на отражение в бухучете начисления заработной платы за выполненные работы работнику (1 позиция) норма времени составляет 0,15 часа (далее — ч.), то есть 9 мин. (60 мин. х 0,15), а на отражение начисления отпускных работнику (1 позиция) — 0,10 ч., то есть 6 мин. (60 мин. х 0,10).
ПРИМЕР 3
Нормы времени на отражение в бухучете удержания НДФЛ, ВС и начисления ЕСВ
Определим норму времени на отражение в бухучете удержания налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), военного сбора (далее — ВС) и начисления единого социального взноса (далее — ЕСВ), если терминология документов не соответствует принятым стандартам (Кк2 = 1,1), а расчеты необходимо проверять (Кд.р. = 1,1).
Порядок учета удержания НДФЛ (ВС) и начисления ЕСВ изложен в пункте 1.3 раздела 1 Нормативной части Нормативов № 269. Исходя из данных карты 3 (лист 2, позиции 12 и 18), на отражение удержания НДФЛ и ВС норма времени составляет по 0,10 ч., то есть по 6 мин. (60 мин. х 0,10), на отражение начисления ЕСВ — 0,10 ч., то есть 6 мин. (60 мин. х 0,10).
Учитывая необходимость применения коэффициентов Кк и Кд.р., исчислим общую норму времени на отражение в бухучете удержания НДФЛ и ВС:
0,10 х 1,1 х 1,1 (НДФЛ) + 0,10 х 1,1 х 1,1 (ВС) = 0,242 ч. или 14,52 мин. (60 мин. х 0,242).
Общая норма времени на отражение в бухучете начисления ЕСВ составляет:
0,10 х 1,1 х 1,1 = 0,121 ч. или 7,26 мин. (60 мин. х 0,121).
__________________________________________________________________________
Аналогично рассчитываются нормы времени при выполнении других работ по бухучету. При этом максимальный объем работ бухгалтера в течение определенного периода зависит от того, какие нормы времени установлены на выполняемые работы, чтобы в сумме время выполнения работ равнялось этому определенному периоду времени.
Кроме того, следует учитывать и общее количество документов, которые необходимо составить бухгалтеру в течение определенного периода времени (день, месяц, год). Например, если бухгалтер ежедневно составляет только 3 приходных кассовых ордера, на что тратится только 15 мин., то остальное время он может использовать на составление других документов или выполнение дополнительных обязанностей, например, кассира.
Таким образом, доказать необходимость сохранения в бухгалтерии должности любого бухгалтера можно, предоставив руководителю предприятия подтвержденные математическими расчетами данные по объему его работы и времени, необходимого для ее выполнения.
Общая численность работников бухгалтерии
Зная, сколько всего операций необходимо отразить в бухгалтерском (налоговом) учете и сколько времени требуется на выполнение каждой из этих операций, можно определить не только максимальный объем работ бухгалтера, но и сколько бухгалтеров необходимо для выполнения всей бухгалтерской работы.
Исходя из плановых годовых объемов работы предприятия определяется общее количество операций по ним и документов в физических единицах (в штуках), которые необходимо составить бухгалтерии за год. Имея эти данные, можно определить общие затраты времени на составление всех необходимых документов в целом по предприятию. Путем распределения этого объема на норму рабочего времени на одного человека и определяется необходимое общее количество работников бухгалтерии.
Так, учитывая, что для оформления приходного или расходного кассового ордера необходимо 5 мин., а за год их требуется оформить, например, 25 000 штук, то на это необходимо потратить 2084 часа. Исходя из нормы рабочего времени в год, можно определить, сколько необходимо человек, чтобы оформить все кассовые ордера.
При 40-часовой рабочей неделе норма рабочего времени на 2021 год составляет 1994 часа. Учитывая это годовую норму, делим 2084 часа работы на 1994 часа в году и получаем 1,05. Это означает, что при 8-часовом рабочем дне и 5-дневной рабочей неделе 25 000 кассовых ордеров за год может оформить как минимум один человек, поэтому предприятию необходима должность кассира, поскольку именно кассир выписывает указанные ордера. Если за год необходимо оформить только 12 000 кассовых ордеров, то кассиром (на полставки) может работать другой, менее занятый работник (например, бухгалтер).
Понятно, что если количество работников бухгалтерии будет меньше необходимого, то кто-то не будет успевать выполнять всю свою работу, если больше — кто будет бездельничать.
Для того чтобы освободить предприятие от вышеприведенных сложных расчетов, требующих значительного времени, в разделе 2 (карта 12) Нормативной части Нормативов № 269 приведены нормативы численности работников бухгалтерского учета предприятий. Эти нормативы зависят от трудоемкости типового состава выполняемых работ и факторов, которые больше всего влияют на их величину (п. 11 Общей части Нормативов № 269).
Общая трудоемкость типового состава работ за год (То), выполняемых работниками бухучета, рассчитывается по формуле:
где: Т — трудоемкость по типовым видам работ по бухучету;
н — количество видов работ, которые выполняются.
Трудоемкость по типовым видам работ (Т) определяется по формуле:
где: В0 — расход времени на выполнение конкретного типового вида работы (карты 1–11)
Vi — объем конкретного типового вида работы, выполняемой за год.
Нормативная численность работников бухучета (лиц) определяется по формуле:
где: Ф — годовой фонд рабочего времени одного работника (ч.);
К — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников (отпуска, болезни и т. д.);
Кк.п.з. — коэффициент, учитывающий удельный вес работ по бухучету и отчетности, выполняемых на ПЭВМ (см. таблицу):
|
Удельный вес работ по бухучету и отчетности, выполняемых на ПЭВМ, % |
меньше 70 |
71–80 |
81–90 |
91–95 |
96–100 |
|
Поправочный коэффициент Кк.п.з. |
1,3 |
1,2 |
1,1 |
1,05 |
1,0 |
ПРИМЕР 4
Определение нормативной численности работников бухгалтерии
Общая трудоемкость типового состава работ за год То = 9200 человеко-часов (далее — чел.-час.), в том числе кассовые операции — 2000 чел.-час., расчеты по оплате труда — 2500 чел.-час., работы с дебиторами и кредиторами — 4500 чел.-час., операции с основными средствами — 200 чел.-час. В 2021 году годовой фонд рабочего времени одного работника (показатель Ф) составляет 1994 часа. Если учитывать, что обычно К = 1,15, а Кк.п.з. = 1,3, то численность работников бухучета составит:
Н = 9200 чел.-час. : 1994 ч. х 1,15 х 1,3 = 6,9 (человек)
Таким образом, для выполнения работ по бухучету необходимо иметь 7 человек.
_________________________________________________________________________
Расчет нормативной численности работников бухучета (Н, человек) в зависимости от общей численности работающих на предприятии и количества самостоятельных структурных подразделений определяется по формуле:
Н = К х Чхпр. х Nус.п.,
где: Чпр. — численность работающих на предприятии, человек;
Nс.п. — количество самостоятельных структурных подразделений на предприятии, ед.;
К — коэффициент регрессии линейного уравнения;
х, y — коэффициенты регрессии степенного уравнения.
Для сокращения времени на выполнение математических расчетов по приведенной формуле расчеты по нормативам численности приведены в картах. При этом они принимаются в соответствии с величинами факторов-аргументов. Если такие величины отличаются от приведенных в нормативных картах, то расчет численности осуществляется по формулам, приведенным в картах.
Общая нормативная численность (Но) работников бухучета определяется по формуле:
Но = Н х Кк.п.з.
ПРИМЕР 5
Определение общей нормативной численности работников бухгалтерии
Общая численность работающих на предприятии Чпр. = 150 человек. Количество самостоятельных структурных подразделений Nс.п. = 7 ед. Удельный вес работ по бухучету, выполняемых на ПЭВМ, — 75%, поэтому Кк.п.з. = 1,2. Определим общую нормативную численность (Но) работников бухучета на предприятии.
Согласно нормативной карте 12 (лист 1) для предприятия с численностью 150 человек и 7 самостоятельными структурными подразделениями (Nс.п.) нормативная численность работников бухучета (Н) составляет 3,8 человек. Учитывая, что Кк.п.з. = 1,2, определяем:
Но = 3,8 х 1,2 = 4,56 человек.
Таким образом, для ведения бухучета на предприятии необходимо иметь 5 работников.
_______________________________________________________________________
Таким образом, с помощью вышеприведенных расчетов главный бухгалтер может доказать руководителю, что необходимо сохранить существующий штат бухгалтерии. Однако если объем работ в бухгалтерии значительно сократился (например, из-за существенного уменьшения количества расчетов с контрагентами), то уговорить руководителя не увольнять работника бухгалтерии будет трудно. В этом случае стоит напомнить, что кризис — всегда явление временное, поэтому возможно уже через 3 месяца предприятию снова придется искать такого бухгалтера. Если уволенный бухгалтер уже трудоустроится на другое предприятие, то не исключено, что нового квалифицированного бухгалтера придется искать еще долго.