Службові поїздки працівників протягом робочого дня за рахунок роботодавця

За дорученням роботодавця службові поїздки працівників протягом робочого дня в межах одного населеного пункту можуть здійснюватися:

– на транспорті загального користування (автобус, в тому числі маршрутне таксі, трамвай, тролейбус, метро);

– на таксі (легковий автомобіль).

При виконанні службових поїздок на транспорті загального користування (крім маршрутного таксі) роботодавці придбавають для працівників проїзні квитки, а при службових поїздках на всіх видах транспорту працівникам можуть видаватися кошти під звіт або може виплачуватися грошова компенсація в розмірі витрачених працівником власних коштів на проїзд.

Розглянемо детально зазначені види забезпечення службових поїздок працівників за рахунок роботодавця.

Службові поїздки на громадському транспорті

Забезпечення працівників проїзними квитками

Для виконання службових поїздок в межах одного населеного пункту роботодавці для працівників придбавають проїзні (абонементні) квитки на проїзд як в одному, так і в декількох видах міського громадського транспорту: автобус, трамвай, тролейбус, метро.

Придбання проїзних квитків для працівників, які здійснюють протягом місяця велику кількість службових поїздок на громадському транспорті, вигідно підприємствам, оскільки вартість проїзних квитків менше сукупної вартості проїзду при окремих поїздках працівників.

Проїзні квитки для працівників придбаваються підприємством у відповідних організацій, що мають право на їх реалізацію, за готівкові кошти або за безготівковим розрахунком. У першому випадку проїзні квитки придбаваються для підприємства підзвітною особою за дорученням, у другому — шляхом перерахування коштів на рахунок продавця з подальшим отриманням проїзних квитків уповноваженою посадовою особою підприємства на підставі довіреності (при необхідності пред’являється копія платіжного доручення про оплату), при цьому продавець зобов’язаний виписати накладну із зазначенням кількості і видів наданих проїзних квитків.

Придбані проїзні квитки підприємство може видавати своїм працівникам:

– на весь період їхньої дії (декада, 15 днів, місяць, 3 місяці тощо);

– протягом робочого дня тільки для службових поїздок.

Відображення в обліку придбання проїзних квитків

У зв’язку з тим, що проїзні квитки не є коштами, а відносяться до грошових документів, їх видача і повернення не потребують оформлення видаткових та прибуткових касових ордерів. Проте вести облік їхнього руху на підприємстві необхідно, наприклад, шляхом ведення журналу обліку використання проїзних квитків.

У бухгалтерському обліку вартість придбаних проїзних квитків відображається на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Звертаємо увагу, що проїзні документи не є бланками суворої звітності.

Після закінчення терміну використання проїзних квитків їхня вартість на підставі акта списання відноситься на рахунок відповідного виду витрат залежно від того, які службові обов’язки виконували особи, які використовували проїзні квитки (загальновиробничі витрати, адміністративні витрати, витрати на збут, інші витрати операційної діяльності).

Оскільки кожне підприємство зацікавлене в мінімізації оподаткування, в т. ч. віднесенні витрат на придбання проїзних квитків до витрат в бухгалтерському (податковому) обліку, розглянемо, в яких випадках це можливо.

Аналіз норм П(С)БО 16 «Витрати» та Податкового кодексу України (далі — ПКУ) дозволяє зробити висновок, що віднести витрати на придбання проїзних квитків до витрат в бухгалтерському (податковому) обліку можна як у складі загальногосподарських витрат, так і у складі витрат на оплату праці працівників, яким надавалися проїзні квитки. Але в обох випадках підприємство повинно мати документи, що підтверджують господарський характер операцій із забезпечення працівників проїзними квитками.

Нагадаємо, що відповідно до підпункту 14.1.36 ПКУ господарська діяльність — це діяльність особи, що пов’язана з виробництвом (виготовленням) та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг, спрямована на отримання доходу і проводиться такою особою самостійно та/або через свої відокремлені підрозділи, а також через будь-яку особу, що діє на користь першої особи, зокрема за договорами комісії, доручення та агентськими договорами.

Для того щоб вартість придбаних підприємством проїзних квитків для працівників можна було віднести до витрат, необхідно мати докази того, що забезпечення працівників проїзними квитками пов’язане з господарською діяльністю підприємства, при цьому господарські операції мають бути підтверджені первинними документами.

Конкретного переліку документів, які б підтверджували використання проїзних документів у господарській діяльності підприємства, ні П(С)БО 16 «Витрати», ні ПКУ не містять, тому підприємства повинні самостійно визначити такі документи, забезпечити їх ведення, зберігання та облік.

Враховуючи позицію головного податкового органу¹, а також для запобігання конфліктів з податковими інспекціями на місцях рекомендуємо підприємствам для включення вартості проїзних квитків до витрат мати такі документи, що підтверджують їх придбання і використання в господарській діяльності підприємства:

– наказ керівника підприємства про придбання проїзних квитків із зазначенням мети та умов їх використання, а також списку осіб (із зазначенням посад), які будуть ними користуватися;

– платіжне доручення (інший розрахунковий документ), що підтверджує факт оплати та вартість проїзних документів;

– накладну;

– маршрутний лист (завдання працівнику на поїздку);

– журнал обліку використання проїзних квитків;

– звіт про поїздку з додаванням до нього первинних документів (для виплати компенсації вартості проїзду).

Наказ про придбання проїзних квитків може видаватися як перед початком кожного місяця, в якому планується виконання працівниками службових поїздок, так і один раз на початку року, тобто загальний на весь рік (зразок наказу див. нижче).

Форма маршрутного листа нормативними документами не встановлена, тому вона може бути розроблена підприємством самостійно, але маршрутний лист кожного працівника повинен затверджуватися уповноваженою особою (зразок маршрутного листа див. нижче).

З метою обліку проїзних квитків, контролю за їх видачою та поверненням рекомендуємо вести журнал обліку використання проїзних квитків, в якому відображається інформація про час видачі та повернення проїзних квитків, працівників, яким вони видаються, мету та місце поїздки. Журнал ведеться спеціально уповноваженою особою, а форму журналу підприємства можуть розробити самостійно (зразок журналу див. нижче).

Дані журналу будуть свідчити про те, що проїзні квитки видаються працівникам тільки для виконання службових поїздок та в робочий час, а не для використання в особистих цілях. Підтвердженням того, що використання проїзних квитків пов’язане з господарською діяльністю підприємства, є, серед іншого, їх видача працівникам, робота яких передбачає періодичні або постійні службові поїздки. Такими працівниками, зокрема, можуть бути:

– експедитори, до трудових обов’язків яких входить доставка покупцям товарів підприємства або купівля (придбання) товарів у постачальників;

– кур’єри, що доставляють документи і кореспонденцію;

– агенти, що займаються пошуком клієнтів (покупців, постачальників, партнерів);

– керівники структурних підрозділів, які ведуть переговори або укладають договори з контрагентами;

– бухгалтери, до обов’язків яких входить подання звітності до державних органів (податкові органи, органи статистики та інші) і відвідування банку для здійснення платежів, здачі або отримання готівки;

– кадровики, до обов’язків яких може входити подання звітності до деяких державних органів (центр зайнятості та інші).

Забезпечення роботодавцем працівників проїзними квитками в рамках господарської діяльності необхідно передбачити в колективному договорі підприємства (якщо такий є) або в трудових договорах (контрактах) з працівниками.

Як зазначалося вище, витрати на придбання проїзних квитків в бухгалтерському обліку можуть бути включені до складу витрат на оплату праці залежно від категорій працівників.

Структура витрат на оплату праці (заробітної плати) визначена Законом України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР (далі — Закон про оплату праці) та Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5 (далі — Інструкція № 5).

Додаток № 1
до наказу № 3

Перелік посадових осіб підприємства, що забезпечуються проїзними квитками

МАРШРУТНИЙ ЛИСТ № 7
за січень 2020 року
агента торгового Борисова М. Л.

Склав: агент торговий        Борисов         Борисов М. Л.

Перевірив: касир                      Сабова           Сабова І. В.

ЖУРНАЛ
ОБЛІКУ ВИКОРИСТАННЯ ПРОЇЗНИХ КВИТКІВ

_____________________________________________________________________________

Згідно зі статтею 2 Закону про оплату праці однією із складових заробітної плати є інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які включають, зокрема, компенсаційні та інші грошові і матеріальні виплати, які не передбачені актами чинного законодавства або які провадяться понад встановлені зазначеними актами норми.

В Інструкції № 5 визначено виплати, які належать і не належать до фонду оплати праці (далі — ФОП).

Підпунктом 2.3.4 Інструкції № 5 встановлено, що вартість проїзних квитків, які персонально розподіляються між працівниками, належить до інших заохочувальних та компенсаційних виплат ФОП.

Водночас в пункті 3.20 Інструкції № 5 зазначено, що вартість придбаних підприємством проїзних квитків, які персонально не розподіляються між працівниками, а видаються їм у міру потреби для виконання виробничих завдань (у зв’язку зі специфікою роботи), не включається до ФОП.

Таким чином, щоб вартість проїзних квитків можна було розглядати як заробітну плату працівників (виплату, що належить до ФОП), необхідно виконати дві наступні умови:

– норму про забезпечення працівників проїзними квитками для службових поїздок відобразити в розділі «Оплата праці» колективного договору або трудових договорів (в Положенні про оплату праці, затвердженому наказом керівника підприємства);

– персонально розподілити проїзні квитки між працівниками (видача проїзного квитка в цьому випадку обов’язково повинна бути відображена в журналі обліку використання проїзних квитків із зазначенням П.І.Б. працівника, який отримав проїзний квиток, часу його видачі та повернення відповідальній особі).

«Проїзною» заробітною платою працівника в разі персонального розподілу проїзних квитків буде вартість проїзного квитка, виданого працівнику.

Якщо забезпечення проїзними квитками працівників не передбачено внутрішніми документами підприємства (колективним або трудовими договорами), але вони придбаваються підприємством і видаються в постійне користування працівникам, або ж відсутні перераховані вище документи, що підтверджують використання працівниками проїзних документів у господарській діяльності підприємства, то такі витрати підприємства є фінансуванням особистих потреб фізичних осіб, тому не рекомендуємо включати їх до витрат у бухгалтерському (податковому) обліку.

Що стосується податку на додану вартість (далі — ПДВ) при придбанні проїзних квитків, то згідно з підпунктом 197.1.8 ПКУ звільняються від оподаткування ПДВ операції з постачання послуг з перевезення пасажирів міським пасажирським транспортом (крім таксі), тарифи на які регулюються в установленому законом порядку.

Отже, до вартості проїзного квитка, проданого транспортними організаціями, ПДВ не включається, відповідно, немає і податкового кредиту.

Компенсація працівникам вартості проїзду

Бувають випадки, коли працівники для виконання службових поїздок за власні кошти придбавають проїзні (абонементні) квитки або разові квитки (талони) на проїзд в громадському транспорті², а потім надають їх своєму роботодавцю разом із заявою-проханням про виплату їм грошової компенсації в розмірі вартості таких квитків.

У цьому випадку (як і в ситуації з проїзними квитками) документами, що підтверджують зв’язок поїздки працівників з господарською діяльністю підприємства, є наказ керівника підприємства і маршрутний лист працівника. Для того щоб підприємство могло компенсувати «проїзні» витрати своїм працівникам і включити їх до витрат в бухгалтерському (податковому) обліку, працівникам необхідно подати авансовий звіт і додати до нього проїзні квитки або використані разові квитки на проїзд (крім проїзду на метро, коли використовуються разові жетони).

Відповідно до підпункту 2.3.4 Інструкції № 5 відшкодування працівникам вартості проїзду транспортом загального користування належить до інших заохочувальних та компенсаційних виплат ФОП.

Що стосується запитання, у складі яких видів витрат можна включити компенсацію вартості проїзних квитків до витрат у бухгалтерському (податковому) обліку, то відповідь на нього залежить від норм внутрішніх документів підприємства. Якщо така компенсація надається у зв’язку з тим, що працівники здійснюють поїздки, виконуючи свої посадові (трудові) обов’язки, і внутрішніми документами визначено, що виплата компенсації — це витрати підприємства в рамках його господарської діяльності, то сума компенсації включається до витрат певного виду за категоріями працівників як загальногосподарські витрати. Якщо ж виплата «проїзної» компенсації передбачена в розділі «Оплата праці» колективного (трудового) договору або в Положенні про оплату праці, то сума компенсації є заробітною платою і включається до витрат у складі витрат на оплату праці за категоріями працівників.

Також повинна включатися до витрат і компенсація витрат на проїзд, відображена в розділі «Соціальне забезпечення» колективного або трудового договорів. Хоча податкові органи можуть наполягати на тому, що в цьому випадку має місце фінансування особистих потреб працівників, не пов’язане з господарською діяльністю підприємства, і вимагати виключення вартості такого забезпечення з витрат.

Вважаємо, що «негосподарське» фінансування особистих потреб працівників буде мати місце лише у випадку, якщо підприємство буде здійснювати виплату компенсації витрат на проїзд без належного підтвердження здійснення таких витрат (при відсутності авансового звіту і оригіналів проїзних квитків) і без документального оформлення їх зв’язку з господарською діяльністю підприємства (за відсутності відповідних норм у внутрішніх документах підприємства і колективному (трудовому) договорі, відсутності маршрутних листів тощо).

ПДФО і військовий збір при забезпеченні працівників проїзними квитками

Залежно від документального оформлення на підприємстві видачі працівникам проїзних квитків, їхня вартість може як обкладатися податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) і військовим збором (далі — ВЗ), так і не обкладатися ними.

Згідно з підпунктом «а» пп. 164.2.17 ПКУ до складу оподатковуваного доходу платника податку (працівника) включається дохід, отриманий як додаткове благо у вигляді вартості використання житла, інших об’єктів матеріального або нематеріального майна, що належать роботодавцю, наданих платнику податку (працівнику) в безоплатне користування, або компенсації вартості такого використання, крім випадків, коли таке надання зумовлено виконанням платником податку (працівником) трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи передбачено нормами колективного договору або відповідно до закону в установлених ними межах.

Тривалий час, а саме з 1997 року по 12.04.2016 р., на підставі наведеної норми не обкладалося ПДФО та ВЗ відшкодування окремим категоріям працівників бюджетних установ і організацій витрат на проїзд в пасажирському транспорті у зв’язку з виконанням ними службових обов’язків, яке передбачалося постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.97 р. № 922. Однак з 13.04.2016 р. цю постанову було скасовано постановою Кабінету Міністрів України від 23.03.2016 р. № 287, тому в даний час зазначене відшкодування не надається.

З огляду на норму підпункту «а» пп. 164.2.17 ПКУ, можна зробити такий висновок: якщо специфіка роботи підприємства вимагає для виконання службових обов’язків переміщення працівників від одного об’єкта до іншого, що підтверджується відповідними документами (фактичними маршрутами такого переміщення працівників, платіжними документами, авансовими звітами), а умовами трудового договору (контракту) та/або колективного договору передбачено, що роботодавець за свій рахунок придбаває проїзні квитки на проїзд в міському пасажирському транспорті, які персонально не розподіляються між працівниками, а видаються їм у міру потреби для виконання виробничих завдань (у зв’язку зі специфікою роботи), то вартість таких проїзних квитків (компенсація їхньої вартості) не обкладається ПДФО і ВЗ.

Що стосується всіх інших випадків надання проїзних квитків працівникам або виплати їм компенсації витрат на проїзд за рішенням роботодавця, то дохід працівника у вигляді вартості наданих проїзних квитків (компенсації) вважається додатковим благом, яке підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ.³

Це, зокрема, стосується випадків, коли:

– внутрішніми документами підприємства, трудовим договором, колективним договором або законодавством не передбачено забезпечення працівників проїзними документами і виплату їм компенсації витрат на проїзд;

– підприємство компенсує працівникам вартість проїзду у випадках, коли це не пов’язано з виконанням ними трудової функції (наприклад, під час прямування до місця роботи і з роботи додому) або не підтверджено документально (наприклад, при проїзді на метро, коли придбаний жетон використано, і немає документа, що підтверджує його придбання);

– підприємство персонально розподіляє між працівниками проїзні квитки на проїзд в міському пасажирському транспорті, які можуть використовуватися як в службових, так і в особистих цілях, в тому числі видаються працівникам на весь період використання проїзного документа без щоденного повернення їх підприємству.

Якщо у вищевказаних випадках працівникові надаються проїзні квитки, то на підставі пункту 164.5 ПКУ вартість таких квитків, як дохід, нарахований у негрошовій формі, в цілях оподаткування ПДФО збільшується на «натуральний» коефіцієнт.⁴

Звертаємо увагу, що вищенаведена норма підпункту «а» пп. 164.2.17 ПКУ не обумовлює ситуацію, за якою надані роботодавцем працівникові проїзні квитки або компенсація витрат на проїзд можуть бути заробітною платою працівника. Проте якщо колективним (трудовим) договором у розділі «Оплата праці» будуть передбачені забезпечення працівників проїзними квитками і виплата їм компенсації за проїзд в службових цілях, то таке забезпечення буде звичайною заробітною платою, яка в загальному порядку підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ.

Якщо зазначені забезпечення і компенсація не будуть передбачені колективним (трудовим) договором, але будуть надаватися роботодавцем працівникам, в т. ч. персонально, то вони в цілях оподаткування ПДФО і ВЗ будуть відноситися не до заробітної плати (пп. 164.2.1 ПКУ), а до додаткового блага (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ).

Якщо роботодавець виплачує працівнику компенсацію вартості проїзду (заробітна плата або додаткове благо), то сума, яку працівник отримає «на руки», буде менше фактично понесених витрат на проїзд, оскільки із суми такої компенсації роботодавець повинен утримати ПДФО і ВЗ, які складають сумарно 19,5% (18% + 1,5%) суми нарахованої компенсації. Цей нюанс необхідно заздалегідь обговорювати з працівниками, щоб з їхнього боку не було претензій до роботодавця щодо одержуваної «на руки» суми компенсації.

Згідно з підпунктом 168.1.4 ПКУ якщо оподатковуваний дохід надається у негрошовій формі чи виплачується готівкою з каси податкового агента, ПДФО і ВЗ сплачуються (перераховуються) до бюджету протягом 3 банківських днів з дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання).

Отже, у разі видачі працівникам персональних проїзних квитків і виплати компенсації витрат на проїзд готівкою з каси підприємства останнім днем сплати ПДФО і ВЗ повинен бути третій день після дня видачі проїзних квитків і виплати компенсації.

У розділі І Податкового розрахунку ф. № 1ДФ дохід працівника у вигляді вартості проїзних квитків (компенсації витрат на проїзд), який є заробітною платою, відображається за ознакою доходу «101», а додаткове благо — за ознакою доходу «126».⁴

Єдиний соціальний внесок і проїзні квитки працівникам

Згідно з пунктом 1 частини 1 статті 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI (далі — Закон № 2464) базою для нарахування єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ) є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону про оплату праці.

Відповідно до підпункту 5 пункту 3 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 р. № 449 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 04.05.2018 р. № 469), визначення видів виплат, що належать до основної, додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні ЄСВ передбачено Інструкцією № 5.

Таким чином, виходячи з норм Інструкції № 5 можна зробити наступні висновки:

• витрати, пов’язані з наданням безкоштовного проїзду працівникам залізничного, авіаційного, морського, річкового, автомобільного транспорту та міського електротранспорту, що згідно з підпунктом 2.2.10 Інструкції № 5 належать до ФОП у складі додаткової заробітної плати, є базою нарахування ЄСВ;⁵

• вартість проїзних квитків, які персонально розподіляються між працівниками, та відшкодування працівникам вартості проїзду транспортом загального користування, що згідно з підпунктом 2.3.4 Інструкції № 5 належать до ФОП у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат, є базою нарахування ЄСВ;⁶

• вартість придбаних підприємством проїзних квитків, які персонально не розподіляються між працівниками, а видаються їм у міру потреби для виконання виробничих завдань (у зв’язку зі специфікою роботи), що не належить до ФОП на підставі пункту 3.20 Інструкції № 5 і зазначена в пункті 6 розділу ІІ Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 р. № 1170, не є базою нарахування ЕСВ.⁶

З «проїзної» заробітної плати ЄСВ сплачується в день видачі проїзного квитка (незалежно від того, на який період придбаний проїзний квиток), а з компенсації витрат на проїзд — в день виплати такої компенсації (абзац другий ч. 8 ст. 9 Закону № 2464).

ПРИКЛАД 1

Придбання підприємством для працівників проїзних квитків,
які використовуються в господарській діяльності

Підприємство, маючи в штаті 70 осіб, щомісяця придбаває 5 проїзних квитків «М-Т-Тр-А» по 1000 грн. кожний для використання в господарській діяльності.

У бухгалтерському обліку придбання проїзних квитків в лютому 2020 року відображається наступним чином:

ПРИКЛАД 2

Вартість проїзного квитка — додаткове благо працівника

У лютому 2020 року підприємство придбало та видало працівнику проїзний квиток «А-Тр-Т» на цей місяць вартістю 700 грн. Видача проїзного квитка не передбачена колективним договором і трудовим договором з працівником, тому є його додатковим благом. Оскільки дохід надано у негрошовій формі, база оподаткування ПДФО збільшується на «натуральний» коефіцієнт.

Вартість проїзного квитка згідно з підпунктом 2.3.4 Інструкції № 5 включається до ФОП, тому є базою нарахування ЄСВ.

У бухгалтерському обліку операції придбання і видачі проїзного квитка працівнику відображаються таким чином:

ПРИКЛАД 3

Виплата працівнику компенсації вартості проїзного квитка

Працівник в лютому 2020 року придбав для службових поїздок проїзний квиток «А» на проїзд в автобусі в цьому місяці вартістю 300 грн. В кінці місяця він надав його підприємству, яке нарахувало працівнику компенсацію, передбачену колективним (трудовим) договором у розділі «Соціальне забезпечення», в розмірі вартості проїзного квитка. Сума компенсації згідно з підпунктом 2.3.4 Інструкції № 5 включається до ФОП, тому є базою нарахування ЄСВ.

У бухгалтерському обліку підприємства операція виплати компенсації працівнику відображається таким чином:

_____________________________________________________________________________

Службові поїздки на маршрутному таксі

Все вищевикладене стосувалося проїзду працівників на транспорті загального користування, а саме на автобусах, тролейбусах, трамваях, а також на метро. Але в даний час перевезення пасажирів здійснюється величезною кількістю маршрутних таксі (так званих «маршруток»), послугами яких при здійсненні службових поїздок при переміщенні по місту користуються працівники. Чи є «маршрутки» транспортом загального користування?

Відповідно до статті 35 Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III (далі — Закон про автотранспорт) послуги пасажирського автомобільного транспорту поділяють на послуги з перевезення пасажирів автобусами, на таксі та легковими автомобілями на замовлення. Послуги з перевезення пасажирів на автобусному маршруті загального користування може здійснюватися у режимах: звичайному, експресному, маршрутного таксі.

Статтею 1 Закону про автотранспорт встановлено, що перевезення пасажирів у режимі маршрутного таксі — це перевезення пасажирів на міському чи приміському автобусному маршруті загального користування за розкладом руху.

Міністерство фінансів України в листі від 11.02.2009 р. № 31-18010-206-25/3586, пославшись на вищенаведені норми Закону про автотранспорт, роз’яснило, що за наявності підтверджуючих документів витрати на проїзд автобусом, що здійснює перевезення пасажирів в режимі маршрутного таксі, відшкодовуються працівникам (бюджетних установ і організацій), які користуються таким автобусом у зв’язку з виконанням ними службових обов’язків.

Таким чином, перевезення пасажирів на маршрутному таксі є перевезенням пасажирів на автобусному маршруті загального користування, тому підприємство за наявності документів, що підтверджують службовий характер поїздки, авансового звіту працівника, разових квитків має право відшкодовувати працівникам вартість такого проїзду і при відповідному документальному оформленні (наказ, маршрутний лист тощо) відносити її до витрат⁷. Оподаткування компенсації проїзду на маршрутному таксі здійснюється у вищерозглянутому порядку.

Службові поїздки на таксі

Згідно зі статтею 1 Закону про автотранспорт таксі — це легковий автомобіль, призначений для надання послуг з перевезення пасажирів та їхнього багажу в індивідуальному порядку.

На практиці бувають випадки (наприклад, зараз під час карантину), коли тільки проїзд на таксі може допомогти працівнику, а, отже, і підприємству, вирішити окремі питання, пов’язані з його господарською діяльністю (наприклад, вчасно подати податкову та іншу звітність, сплатити податки в банку, якщо це останній день подання звітності або сплати податків).

П(С)БО 16 «Витрати» та ПКУ не забороняють відносити до витрат витрати на проїзд на таксі працівників підприємства, якщо така поїздка здійснюється в межах господарської діяльності підприємства.

Тому, вважаємо, що підприємство має право на включення до витрат вартості проїзду на таксі за наявності таких документів:

– наказу керівника підприємства, що містить умови (підстави виробничого характеру) користування таксі працівниками окремих посад (наприклад, бухгалтером, який подає звітність і відвідує банк для здійснення платежів або отримання готівкових коштів), обґрунтованість таких поїздок, перелік осіб, які мають право користуватися послугами таксі;

– завдання працівнику на поїздку, звіту про поїздку із зазначенням її часу і мети (маршрутного листа);

– первинного документа, що підтверджує оплату поїздки на таксі (чек таксометра або квитанція водія таксі), і авансового звіту працівника;

– порядку замовлення таксі та контролю за виробничим використанням послуг таксі уповноваженою особою.

Також підприємство може укласти з транспортною організацією договір про надання послуг з перевезення пасажирів легковими автомобілями на замовлення з оплатою таких послуг підприємством на підставі наданого рахунку перевізником. Останній разом з актом наданих послуг з перевезення надає маршрути перевезень (вони будуть підтверджувати службовий характер поїздок працівників та їхній зв’язок з господарською діяльністю підприємства).

Сума компенсації витрат на проїзд на таксі, що виплачується підприємством працівнику, є додатковим благом, яке підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ на підставі підпункту «г» пп. 164.2.17 ПКУ (суми грошового відшкодування будь-яких витрат платника податку).⁸ Така компенсація згідно з підпунктом 2.3.4 Інструкції № 5 включається до ФОП, тому є базою нарахування ЄСВ.