Компенсация работникам расходов на проживание в командировке

В соответствии со статьей 121 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. Работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

Нормативными актами, определяющими порядок проведения командировочных выплат государственным служащим, а также другим лицам, направляющимся в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств (далее — бюджетные учреждения; работники бюджетных учреждений), а также работникам субъектов хозяйствования, общественных или других организаций, не имеющих статуса бюджетного учреждения, но получающих бюджетные денежные средства, использующиеся в рамках бюджетной программы при направлении работников в командировки, являются:

– постановление Кабинета Министров Украины «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных денежных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — Постановление № 98);

– Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59).

На предприятия, которые не являются получателями бюджетных денежных средств, нормы Постановления № 98 и Инструкции № 59 не распространяются, поэтому такие предприятия (далее — хозрасчетные предприятия) самостоятельно устанавливают порядок и нормы возмещения расходов работников, направленных в командировку. Такие предприятия могут в коллективном договоре, например в разделе «Командировки», или другом внутреннем (локальном) документе, например, Положении о командировках, которое может бытьприложением к коллективному договору или утверждаться отдельным приказом руководителя предприятия (далее — Положение о командировках), определить порядок направления работников в командировку и выплаты компенсации командировочных расходов, в том числе на проживание.

Положение о командировках может быть составлено на базе норм Постановления № 98 и Инструкции № 59, поскольку в этих нормативных документах урегулированы многие вопросы, которые могут возникнуть при командировках работников, в том числе порядок возмещения командированным работникам в определенных размерах расходов на проживание. Если Положения о командировках напредприятии нет, то все аспекты служебной командировки, в том числе порядок компенсации расходов на проживание, определяются хозрасчетными предприятиями в приказе о командировке.

Кроме того, предприятиям необходимо учитывать нормы Налогового кодекса Украины (далее — НКУ), в пункте 170.9 которого определены доходы в виде компенсации командировочных расходов, в том числе на проживание, подлежащие налогообложению.

Компенсация расходов на проживание в составе аванса на командировку

Согласно пункту 5 Постановления № 98, пункту 4 раздела I «Общие положения» и пункту 11 раздела II «Порядок командировки в пределах Украины», работнику, направляемому в командировку, в обязательном порядке выплачивается денежный аванс, который включает, в частности, расходы на наем жилого помещения в командировке.

Предприятие, направляющее работника в командировку за границу, обеспечивает его денежными средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом) в национальной валюте государства, в которое направляется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 Постановления № 98, п. 5 р. III «Порядок командировки за границу» Инструкции № 59).

Аванс командированному работнику, в том числе для покрытия расходов на проживание, может выдаваться наличностью или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек (п. 5 Постановления № 98, п. 4 р. I Инструкции № 59).

Прежде чем выплатить работнику аванс на командировку, работодатель должен рассчитать его сумму по отдельным командировочным расходам, подлежащим возмещению и включающимся в аванс. Сумма расходов на проживание работника в командировке предварительно определяется при составлении задания и сметы расходов на командировку.

Продолжительность командировки определяется в приказе о командировке, а документами, подтверждающимипребывание работника в месте командировке и позволяющими определить ее фактическую продолжительность, являются первичные документы (транспортные билеты, счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, и т. п.). Если таких документов нет, то все «решает» приказ о командировке.

Возмещение бюджетными учреждениями расходов работников на проживание в командировке 

Командировки в пределах Украины

В соответствии с пунктом 2, подпунктом 1 пункта 7 Постановления № 98 и пунктом 5 раздела II Инструкции № 59 работникам бюджетных учреждений при командировке в пределах Украины при наличии подтверждающих документов возмещаются расходы на:

• оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях;
• на бытовые услуги, которые включены в счета на оплату стоимости проживания в местах проживания (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), но не более 10% сумм суточных расходов за все дни проживания;
• бронирование места в гостиницах (мотелях) в размере не более 50% стоимости такого места за одни сутки.

В приложении 1 к Постановлению № 98 установлено, что предельная сумма расходов на наем жилого помещения за сутки при командировках в пределах Украины составляет 600 грн. 

Указанная предельная сумма расходов на наем жилого помещения установлена из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания (в т. ч. за время вынужденной остановки в пути) с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов на пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и других расходов, кроме расходов на бытовые услуги, которые возмещаются в размере, установленном пунктом 7 Постановления № 98, и расходов на уплату налога на добавленную стоимость (далее — НДС) (п. 1 примечания приложения 1 к Постановлению № 98, п. 5 р. II Инструкции № 59).

Министерство финансов Украины (далее — Минфин) в письме от 03.02.2012 г. № 31-07230-2-6/534 разъяснило, что к категории «другие расходы» относятся прочие услуги,предоставленные гостиницей при проживании командированного работника, которые не вошли в вышеприведенный перечень услуг, и которые могут быть возмещены (не запрещены к возмещению) в соответствии с действующим законодательством Украины. Поэтому в случае включения в счета за проживание в жилом помещении во время пребывания работника в командировке в пределах Украины и за границей расходов на оплату стоимости пользования кондиционером, такие расходы (в пределах граничнных сумм расходов на наем жилого помещения) подлежат возмещению командированному работнику.

Согласно пункту 5 раздела II Инструкции № 59 расходы, превышающие предельные суммы расходов на наем жилого помещения, возмещаются с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. Указанные расходы не являются излишне израсходованными средствами.

Возмещение расходов на служебные телефонные переговоры проводится в размерах по согласованию с руководителем.

Руководители бюджетных учреждений самостоятельно решают вопрос о возмещении своих расходов на наем жилых помещений, которые превышают предельные нормы, установленные Постановлением № 98 (п. 7 р. ІI Инструкции № 59).

Командированному работнику возмещаются также расходы на уплату НДС в составе платы за наем жилого помещения в командировке согласно подтверждающим документам в оригинале (п. 8 р. ІI Инструкции № 59).

Расходы на проживание в командировке возмещаются только при наличии документов в оригинале, подтверждающих стоимость таких расходов, а именно счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, в том числе бронированию мест в местах проживания (п. 12 р. ІI Инструкции № 59).

Руководитель предприятия в приказе о командировке (как в пределах Украины, так и за границу) может устанавливать дополнительные ограничения по суммам и целям использования денежных средств, предоставленных работнику для компенсации расходов на наем жилого помещения, на бытовые услуги (п. 5 р. I Инструкции № 59).

Если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке, с разрешения руководителя предприятия принимается во внимание задержка в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни в случае, если срок пребывания работника вне места его постоянной работы не будет превышать срока командировки, предусмотренного Постановлением № 98. За эти дни работнику не возмещаются расходы на наем жилого помещения (абз. третий, четвертый п. 7 р. I Инструкции № 59).

Командированному работнику бюджетного учреждения расходы на проживание в гостинице могут быть возмещены в размере, соответствующем стоимости одного места в гостиничном номере. Работнику не могут быть возмещены расходы на оплату двух мест в двухместном номере гостиницы. Этот нюанс разъяснил Минфин в письмах от 30.03.2007 г. № 31-18030-07-7/6449 и от 19.12.2005 г. № 31-18030-07-13/27437.

Если группу работников одного предприятия, которая находится в командировке, размещают в одном номере гостиницы (например, трехместном) и выписывают один счет на всех, то для определения расходов на проживание по каждому командированному работнику общую сумму стоимости проживания необходимо разделить на количество работников и каждому из них оплатить проживание в гостинице за одно место. Оригинал документа о проживании в гостинице прилагают к авансовому отчету одного из работников, к авансовым отчетам других работников прилагают копии этого документа, на которых указывают место хранения оригинала. При этом в счете гостиницы должны быть указаны фамилии, имена, отчества всех работников, проживавших в одном номере гостиницы в командировке (письмо Минфина от 31.08.2007 г. № 31-26030-13-16/17569).

В случае оплаты директором предприятия стоимости проживания в гостинице нескольких командированных работников путем применения закрепленной за директором этого предприятия корпоративной платежной карточкой (т. е. за счет и в пределах денежных средств, выданных под отчет), к авансовому отчету необходимо приложить оригиналы квитанций (счетов) гостиницы, в которых должны быть указаны фамилии всех работников, за проживание которых осуществлена оплата, сроки проживания в гостинице указанных лиц, стоимость снятых ими номеров и виды включенных в квитанции (счета) расходов. При этом выданный на имя директора предприятия оригинал квитанции (счета) на оплату проживания в гостинице всех работников предприятия на полную (общую) сумму без указания вышеперечисленных реквизитов не может быть принят к авансовому отчету (письма Минфина от 08.01.2014 г. № 31-07250-06-29/19 и от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020).

Если работник, находящийся в командировке, имеет возможность и должен (об этом указано в приказе о командировке) ежедневно возвращаться к месту жительства, но самостоятельно решит это не делать, а воспользоваться услугами гостиницы, то расходы на проживание в гостинице ему не возмещаются (письмо Минфина от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504).

За время задержки в местопребывании в командировке без уважительных причин расходы на наем жилого помещения работнику не возмещаются. При задержке в командировке по уважительным причинам работнику после возвращения из командировки на основании его докладной записки, оформленной соответствующим приказом руководителя, при наличии подтверждающих документов в оригинале могут быть возмещены расходы на наем жилого помещения (п. 10 р. ІI Инструкции № 59).

Командировки за границу

Согласно подпункту 1 пункта 7 Постановления № 98 и пункту 7 раздела ІІI Инструкции № 59 за время пребывания в командировке за границей работнику возмещаются расходы на:

• оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях в пределах утвержденных Постановлением № 98 граничных сумм расходов на наем жилого помещения, установленных с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов за пользование телефоном, холодильником, телевизором и других расходов (кроме расходов на бытовые услуги и расходов на уплату НДС);
• бытовые услуги, которые включены в счета на оплату стоимости проживания в местах проживания (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), но не более 10% сумм суточных расходов для государства, в которое направляется работник, определенных в приложении 1 к Постановлению № 98, за все дни проживания;
• на бронирование мест в гостиницах (мотелях) в размерах не более 50% стоимости места за сутки.

В приложении 1 к Постановлению № 98 приведены предельные суммы расходов на наем жилого помещения за сутки в зависимости от страны командировки. В частности установлено, что предельная сумма расходов на наем жилого помещения за сутки составляет не более:

69 дол. США — при командировке в Беларусь, Армению, Азербайджан, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан, Киргизстан;

74 дол. США — в Эстонию, Тайвань;

79 дол. США — в Грузию, Монголию;

80 дол. США — в Болгарию, Ирак;

88 дол. США — в Венгрию;

90 дол. США — в Португалию, Хорватию, Боснию и Герцеговину, Ямайку;

95 дол. США — в Молдову, Словакию, Македонию, Йорданию;

100 дол. США — в Литву, Казахстан, Черногорию, Албанию, Чили, Конго, Намибию;

101 дол. США — в Швецию;

105 дол. США — в Австрию;

110 дол. США — в Румынию, Словению;

120 дол. США — в Латвию, Польшу, Турцию, Египет, Монако;

121 дол. США — в Германию, Гонконг;

125 дол. США — в Сербию;

130 дол. США — в Канаду, Нидерланды, Перу;

133 дол. США — в Грецию;

135 дол. США — в Чехию, Испанию;

140 дол. США — в Китай, Кипр, ЮАР;

150 дол. США — в Россию, Австралию, Сингапур, Кубу, Кувейт;

160 дол. США — в Норвегию, Ирландию, Исландию;

170 дол. США — во Францию, Данию, Финляндию;

171 дол. США — в Израиль;

200 дол. США — в Италию, Бельгию, Ливию;

208 дол. США — в Швейцарию;

240 дол. США — в США, Великобританию;

250 дол. США — в Японию, Нигерию.

Вышеприведенные предельные суммы расходов на наем жилого помещения за сутки установлены с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов на пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные переговоры), холодильником, телевизором и других расходов (кроме расходов на бытовые услуги, которые возмещаются в размере, установленном пунктом 7 Постановления № 98, и расходов на уплату НДС) (п. 1 примечания приложения 1 к Постановлению № 98).

С разрешения руководителя командированному работнику могут быть возмещены фактические расходы, превышающие предельные суммы возмещения расходов на наем жилого помещения и на служебные телефонные переговоры. Указанные расходы не являются излишне израсходованными денежными средствами. Руководители предприятий (кроме министров и руководителей других центральных органов исполнительной власти) лично решают вопрос о возмещении своих расходов на наем жилых помещений, превышающих предельные суммы, утвержденные Постановлением № 98 (п. 13 р. ІІI Инструкции № 59).

Разрешения министрам и руководителям других центральных органов исполнительной власти на возмещение расходов на наем жилых помещений, превышающих предельные суммы, установленные Постановлением № 98, предоставляются Первым вице-премьер-министром, а также вице-премьер-министрами согласно распределению функциональных полномочий (п. 14 р. ІІI Инструкции № 59).

Обращаем внимание, что командировочные расходы на проживание возмещаются только при наличии документов в оригинале, удостоверяющих стоимость этих расходов, а именно счетов, полученных из отелей (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, в том числе бронированию мест в местах проживания (п. 2 Постановления № 98, п. 7 р. ІІI Инструкции № 59).

Если командированный, находясь в пути в иностранное государство или возвращаясь из соответствующего государства, остановился в гостинице (мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины, то возмещение расходов на командировку (в т. ч. на проживание) за период проезда территорией Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины (пп. «б» п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59).

Расходы на питание, стоимость которого определена и включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях, оплачиваются командированным работником за счет суточных (п. 2 Постановления № 98, пп. «д»п. 16.2 р. ІІI Инструкции № 59).

Возмещение хозрасчетными предприятиями расходов работников на проживание в командировке

Вышеизложенные нормы Постановления № 98 и Инструкции № 59 о возмещении расходов на проживание работников в командировке могут применять и хозрасчетные предприятия, отразив некоторые или большинство из них в Положении о командировках. Кроме того, такие предприятия могут ограничить или же расширить по сравнению с вышеизложенными нормами перечень подлежащих возмещению расходов на проживание или увеличить предельный размер подлежащих возмещению расходов.

Например, хозрасчетные предприятия могут установить, что работникам компенсируются расходы на:

• оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях в размере 150% от утвержденных Постановлением № 98 граничных сумм расходов на наем жилого помещения или в размере фактически осуществленных расходов на проживание;
• бытовые услуги, которые включены в счета на оплату стоимости проживания в местах проживания, в фактически понесенном размере, но не более 20% (или более процентов) сумм суточных расходов для государства, в которое направляется работник, определенных в приложении 1 к Постановлению № 98, за все дни проживания;
• бронирование мест в гостиницах (мотелях) в размере не более 70% стоимости места за сутки или вообще без ограничения суммы (в размере фактических расходов на указанное бронирование).

Желательно, чтобы Положение о командировках содержало норму о том, что возмещение работникам расходов на проживание в командировке осуществляется только при наличии документов в оригинале, удостоверяющих стоимость этих расходов. Это необходимо не только для того, чтобы знать фактические понесенные работником расходы, но и для того, чтобы включить их в расходы в учете и избежать налогообложения суммы возмещения таких расходов.

Расчет с работником по расходам на проживание после возвращения из командировки

После возвращения из командировки работник до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, обязан представить отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), форма которого утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (в редакции приказа от 10.03.2016 г. № 350). Сумма излишне израсходованных денежных средств (сумма неизрасходованных денежных средств, полученных в виде аванса на командировку) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия (пп. 170.9.2 НКУ, п. 5 Постановления № 98, п. 11 р. ІI Инструкции № 59). Вместе с авансовым отчетом представляются оригиналы документов, подтверждающих сумму командировочных расходов (в т. ч. на наем жилья).

Если фактическая подтвержденная документально сумма таких расходов превышает сумму, выданную в составе аванса, то бюджетное учреждение выплачивает работнику дополнительные денежные средства до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем авансового отчета (п. 11 р. ІI Инструкции № 59). Если для окончательного расчета за командировку, которая осуществлялась за границу, работнику бюджетного учреждения необходимо выплатить дополнительные денежные средства, их выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день погашения задолженности. Выплата указанных денежных средств должна осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем авансового отчета (п. 19 р. ІІІ Инструкции № 59).

Что касается хозрасчетных предприятий, то они самостоятельно решают вопрос о сроке выплаты денежных средств в виде компенсации работникам израсходованных ими собственных денежных средств в командировке на проезд.

Учет и налогообложение

На основании подпункта 134.1.1 НКУ все командировочные расходы, включаемые в расходы в бухгалтерском учете, автоматически включаются и в «налоговые» расходы. При этом раздел ІІІ «Налог на прибыль предприятий» НКУ не содержит разниц для командировочных расходов.

Согласно пунктам 15.1, 18, 19, 26 П(С)БУ 16 «Расходы», утвержденного приказом Минфина от 31.12.99 г. № 318, расходы на оплату служебных командировок, в том числе на проживание в командировке,  включаются в расходы по категориям работников, если такие расходы подтверждены документально и связаны с хозяйственной деятельностью предприятия.

Отнесение к расходам в учете расходов, понесенных командированным работником за время задержки в командировке, в частности на проживание, возможно только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов, и при наличии приказа руководителя предприятия о продлении срока командировки в связи с производственной необходимостью (письма ГНАУ от 27.04.2011 г. № 11953/7/15-0317 и от 08.12.2005 г. № 9146/н/15-0314).

Если в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях) включена стоимость питания или бытовых услуг (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), то хозрасчетные предприятия имеют право включить в состав расходов стоимость услуг по проживанию с учетом стоимости услуг на питание или бытовые услуги при условии документального подтверждения указанных расходов. При этом для работников хозрасчетных предприятий уменьшение суточных расходов, учитываемых в учете в составе расходов, на стоимость питания или бытовых услуг, включенную в счет на проживание, не предусмотрено (письмо Минфина от 19.12.2013 г. № 31-07230-16-10/36949, письмо ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415).

Доход в виде возмещения подтвержденных документально расходов на наем жилого помещения (в том числе которое предоставлялось физическим лицом – предпринимателем), не облагается налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военным сбором (далее — ВС) на основании норм подпункта 165.1.11 и пункта 170.9 НКУ. Исключение — возмещение работнику бюджетного учреждения стоимости более одного места в гостиничном номере. В этом случае стоимость второго места, как дополнительное благо, облагается НДФЛ и ВС.

Если оплата стоимости проживания во время командировки осуществляется одним работником за нескольких работников от имени и за счет работодателя с использованием корпоративной платежной карточки, то сумма понесенных расходов не считается дополнительным благом работников, поскольку во время командировки ими выполняются обязанности трудового найма.

Не облагаемый НДФЛ и ВС «командировочно-жилищный» доход работника в Налоговом расчете ф. № 1ДФ не отражается.

Если работник, вернувшись из командировки, не представит документы, подтверждающие расходы на наем жилого помещения в командировке, и не вернет суммы, выплаченные ему в составе аванса для компенсации расходов на наем жилого помещения, то такой доход подлежит обложению НДФЛ и ВС (пп. «г» пп. 164.2.17 НКУ), при этом база начисления НДФЛ увеличивается на «натуральный» коэффициент (п. 164.5 НКУ). На такой налогооблагаемый доход необходимо начислить НДФЛ и ВС в день утверждения авансового отчета и перечислить их в бюджет не позднее 3 банковских дней со дня, следующего за днем начисления дохода (пп. 168.1.4 НКУ).

В разделе І Налогового расчета ф. № 1ДФ указанный налогооблагаемый доход работника отражается с признаком дохода «118».

Стоимость найма жилого помещения в командировке согласно пункту 3.15 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5, не включается вфонд оплаты труда. Кроме того, расходы на наем жилья в командировке указаны в пункте 6 раздела І Перечня видов выплат, которые осуществляются за счет денежных средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.12.2010 г. № 1170. Следовательно, сумма компенсации «жилищных» расходов не является базой начисления единого социального взноса.