Електронні листки непрацездатності: порядок формування та оплати

Незважаючи на те що всі ми вже звикли до терміну «електронний листок непрацездатності», насправді саме такого терміну законодавство не містить. Водночас в пункті 16 частини 1 статті 1 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105), викладеного в новій редакції з 1 січня 2023 року¹, зазначено, що листок непрацездатності — сформований програмними засобами електронного реєстру листків непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером цього реєстру електронний документ, що є підставою для звільнення від роботи, призначення страхових виплат відповідно до законодавства про соціальне страхування.

Приблизно аналогічне визначення листку непрацездатності надано ще з 09.04.2021 у пункті 2 Порядку організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.04.2019 № 328, в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 31.03.2021 № 323 (далі — Порядок № 328).

Таким чином, електронним листком непрацездатності (далі — е-ЛН) слід вважати листок непрацездатності, визначення якого наведено у Законі № 1105 та Порядку № 328, тобто це електронний документ, сформований програмними засобами електронного реєстру листків непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність.

Відповідно до пункту 15 частини 1 статті 1 Закону № 1105 та пункту 3 Порядку № 328 медичний висновок про тимчасову непрацездатність — електронний документ, що формується на підставі медичних записів в електронній системі охорони здоров’я та містить висновок лікаря за результатами медичної експертизи з тимчасової втрати працездатності, що засвідчує тимчасову непрацездатність та є підставою для створення листка непрацездатності.

Згідно з пунктом 2 частини 1 статті 1 Закону № 1105 електронний реєстр листків непрацездатності (далі — ЕРЛН) — система накопичення, зберігання та використання інформації про видані, продовжені та обліковані листки непрацездатності, що створюється як складова частина реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Держателем та адміністратором ЕРЛН як складової частини реєстру застрахованих осіб (далі — РЗО) Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Держреєстр страхування) є Пенсійний фонд України (ч. 2 ст. 4 Закону № 1105, п. 4 Порядку № 328).

Також Пенсійний фонд України (далі — ПФУ) з 01.01.2023 замість Фонду соціального страхування України (далі — ФССУ) є уповноваженим органом управління в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та від нещасного випадку (ст. 4 Закону № 1105).

Крім Закону № 1105 та Порядку № 328, важливим документом для розуміння процесу формування е-ЛН є наказ Міністерства охорони здоров’я України «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки» від 01.06.2021 № 1066 (далі — Наказ № 1066), яким затверджено, зокрема:

– Порядок формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я (далі — Порядок № 1066);

– Інструкцію по роботі з медичними висновками про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я та листками непрацездатності на період дії перехідної моделі (далі — Інструкція № 1066).

Нижче розглянемо детально норми вищезазначених та інших документів, які стосуються порядку створення е-ЛН, направлення їх роботодавцям, дій останніх для здійснення страхових виплат працівникам, але спочатку нагадаємо, в яких випадках формуються е-ЛН та видаються паперові ЛН.

Видача електронних та паперових листків непрацездатності

Наказом № 1066 передбачено випадки, коли лікарі зобов’язані формувати медичні висновки про тимчасову непрацездатність (далі — медичні висновки) в Реєстрі медичних висновків (далі — РМВ), а також випадки, коли можуть видаватися паперові ЛН. Рішення про вид документу, який видається пацієнту для підтвердження факту його тимчасової непрацездатності, приймає лікар залежно від технічної можливості та вимог Міністерства охорони здоров’я України (далі — МОЗ).

Пунктом 5 Наказу № 1066 встановлено, що за умови наявності відповідної технічної можливості щодо функціонування медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я (далі — ЕСОЗ) для закладів охорони здоров’я та фізичних осіб-підприємців, які в установленому законом порядку одержали ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики та здійснюють експертизу з тимчасової втрати працездатності, (далі разом — заклади охорони здоров’я; ЗОЗ) формування медичних висновків у РМВ є обов’язковим із 01 вересня 2021 року для всіх ЗОЗ.

Водночас відповідно до пункту 8 Наказу № 1066 для всіх ЗОЗ, які розпочали формування медичних висновків у РМВ, з дати формування першого медичного висновку про тимчасову непрацездатність, а також із 01 жовтня 2021 року видача ЛН відповідно до вимог, визначених в Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженій наказом МОЗ від 13.11.2001 № 455 (далі — Інструкція № 455), Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженій наказом МОЗ, Міністерства праці та соціальної політики України (далі — Мінпраці), Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — ФСС з ТВП), Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (далі — ФСС від НВП) від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406 (далі — Інструкція № 532), Інструкції щодо заповнення форми первинної облікової документації № 036/о «Журнал реєстрації листків непрацездатності», затвердженій наказом МОЗ від 14.02.2012 № 110 (далі — Інструкція № 110), Порядку організації експертизи тимчасової втрати працездатності, затвердженому наказом МОЗ від 09.04.2008 № 189 (у редакції Наказу № 1066), тобто видача ЛН в паперовій формі, забороняється, окрім таких випадків:

1) продовження та закриття ЛН, що були видані особам до 01 жовтня 2021 року;

2) спливу строку, протягом якого лікуючий лікар може внести зміни до медичного висновку в РМВ. У такому випадку рішення про видачу ЛН приймає лікарсько-консультативна комісія (далі — ЛКК) ЗОЗ, а за її відсутності керівник ЗОЗ;

3) застрахованій особі протягом 2 місяців з дня народження дитини, зазначеного у свідоцтві про народження дитини, — на підставі цього свідоцтва та рішення суду про усиновлення дитини;

4) виникнення технічних проблем (помилок) щодо передачі даних між ЕРЛН та РМВ, які призводять до неможливості формування е-ЛН в ЕРЛН більше ніж протягом 7 днів з дати створення медичного висновку — до усунення таких проблем (помилок);

5) зупинення в умовах воєнного стану доступу користувачів ЕСОЗ до центральної бази даних ЕСОЗ;

6) порушення строків звернення пацієнта для продовження випадку тимчасової непрацездатності, якщо це порушення сталося внаслідок дії обставин непереборної сили у період дії воєнного, надзвичайного стану, а також за умови, що на дату звернення за медичною та/або реабілітаційною допомогою пацієнт залишається непрацездатним відповідно до результатів проведеної експертизи тимчасової непрацездатності та висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність зазначеного пацієнта. У такому випадку рішення про видачу ЛН як продовження раніше виданого з дати наступної за датою завершення періоду непрацездатності, засвідченого раніше виданим ЛН, приймає ЛКК ЗОЗ, а за її відсутності — керівник ЗОЗ.

Таким чином, у всіх вищенаведених випадках пацієнтам видається паперовий ЛН.² У бланку паперового ЛН, який видається у вищезазначених випадках як продовження е-ЛН, зазначається номер ЛН, який продовжується (абз. восьмий п. 8 Наказу № 1066).

ФССУ в роз’ясненні від 19.11.2021 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 109) повідомив, що за наявності технічних помилок, які призвели до неможливості формування е-ЛН та які не було усунуто упродовж 7 днів, а також за наявності помилки при створенні медичного висновку та спливу строку — 7 днів, протягом якого лікар мав можливість внести зміни, паперовий ЛН можуть видати як продовження е-ЛН. Такі лікарняні листки складають один страховий випадок та оплачуються за загальними правилами. При цьому в паперовому ЛН, виданому на продовження, обов’язково має бути зазначено номер е-ЛН, який продовжується.

Наказом № 1066 також визначено особливості видачі ЛН в період воєнного стану, який поки що діє до 19 лютого 2023 року, але його буде продовжено й надалі.

Так, відповідно до пункту 6 Наказу № 1066 на період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення або скасування у випадках, передбачених підпунктами 1 – 6 пункту 8 цього Наказу (див. вище), застосовуються вимоги, визначені в Інструкції № 455, Інструкції № 532, Інструкції № 110, Положенні про експертизу тимчасової непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 09.04.2008 № 189, наказу МОЗ «Про затвердження форм облікової документації щодо призначення державної допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами жінкам, які не застраховані в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування, та інструкцій щодо їх заповнення» від 18.03.2002 № 93, тобто застосовуються вимоги, визначені для видачі паперових ЛН (довідок тощо).

В цих випадках лікуючі лікарі ЗОЗ, які здійснюють експертизу з тимчасової непрацездатності, застосовують норми Інструкції № 1066 (п. 4 Інструкції № 1066). Зокрема, якщо ЛН відкривається в паперовій формі за одним випадком тимчасової непрацездатності, то його продовження до повного закриття незалежно від того, в якому ЗОЗ продовжує лікування пацієнт, відбувається виключно в паперовій формі, навіть якщо ЗОЗ протягом періоду непрацездатності особи, у якої є відкритий ЛН, перейшов на формування медичних висновків у РМВ. У разі якщо особі, у якої відкритий паперовий ЛН, лікар ЗОЗ встановлює факт тимчасової непрацездатності за новим випадком тимчасової непрацездатності, і в цей період у ЗОЗ наявна технічна можливість формування медичних висновків у РМВ, то лікуючий лікар ЗОЗ за новим випадком тимчасової непрацездатності формує медичний висновок у РМВ (п. 5 Інструкції № 1066).

Згідно з пунктом 8-1 Наказу № 1066 на період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення або скасування:

– у разі відсутності у ЗОЗ бланків ЛН та неможливості їх отримання дозволяється за рішенням керівника ЗОЗ видача ЛН, роздрукованих на білому аркуші паперу за формою, затвердженою наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС від НВП від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406. При цьому у рядку, де вказується серія бланка, зазначається ЄДРПОУ ЗОЗ, а де номер бланка — порядковий номер запису у Журналі реєстрації листків непрацездатності.

– ЛН, виданий відповідно до абзацу другого цього пункту (тобто роздрукований; — Авт.), вважається документом, що підтверджує факт тимчасової непрацездатності та прирівнюється до ЛН, виданого на бланку.

Таким чином, якщо в період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення у ЗОЗ (лікуючого лікаря) немає технічної можливості сформувати медичний висновок в РМВ або немає передачі даних між ЕРЛН та РМВ, внаслідок чого неможливе створення е-ЛН в ЕРЛН, то пацієнту видається паперовий ЛН. Якщо в цей період у ЗОЗ немає бланків паперових ЛН (неможливо їх отримати), то за рішенням керівника ЗОЗ дозволяється видача ЛН, роздрукованих на білому аркуші паперу за формою паперового ЛН, де в полі «Серія …» бланка зазначається код ЄДРПОУ ЗОЗ, а в полі «№ …» бланка — порядковий номер запису у Журналі реєстрації листків непрацездатності.

ФССУ в роз’ясненні від 06.04.2022 (див. ВПЗ № 5/2022, стор. 113) повідомив, що при роботі із роздрукованим бланком ЛН роботодавець виконує всі свої функції, передбачені для роботи із паперовими ЛН, при цьому заповнює зворотну сторону (яка може бути також роздрукована страхувальником самостійно у разі, якщо лікар видав лише лицьовий бік), оплачує перші 5 днів непрацездатності у разі необхідності. При формуванні заяви-розрахунку слід проставляти код ЄДРПОУ ЗОЗ та порядковий номер запису в Журналі реєстрації листків непрацездатності в колонку 8 «Номер» розділу І «Матеріальне забезпечення» заяви-розрахунку, ігноруючи колонку 7 «Серія» у такому форматі: ХХХХХХХХ-YYYY, де ХХХХХХХХ — код ЄДРПОУ ЗОЗ, а YYYY — порядковий номер запису в Журналі реєстрації листків непрацездатності.

Формування медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я

Згідно з пунктом 2 Порядку № 1066 формування медичних висновків в РМВ здійснюють лікуючі лікарі ЗОЗ та фізичних осіб – підприємців, які отримали ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики та здійснюють експертизу з тимчасової втрати працездатності (далі — суб’єкти господарювання).

Не мають права на формування медичних висновків у РМВ: лікарі центрів екстреної медичної допомоги та медицини катастроф, станцій переливання крові, закладів судово-медичної експертизи, бальнеологічних лікарень, грязелікарень, косметологічних і курортних поліклінік; лікуючі лікарі суб’єктів господарювання всіх форм власності при косметологічних втручаннях без медичних показань.

Володільцем відомостей РМВ в ЕСОЗ є МОЗ, а розпорядником РМВ є Національна служба здоров’я України (далі — НСЗУ).

Відповідно до пункту 5 Порядку № 1066 формування медичних висновків у РМВ ідентифікованим пацієнтам здійснюється лікуючим лікарем суб’єкта господарювання (далі — лікуючий лікар) при пред’явленні паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу непрацездатного, і не може бути платною послугою в суб’єктів господарювання незалежно від форми власності.

Формування медичних висновків у РМВ здійснюється лише у випадках наявності в Реєстрі пацієнтів відомостей про реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі — РНОКПП) або відмітки про відмову від прийняття РНОКПП для пацієнта та/або непрацездатної особи, які досягли 14 років.

Формування медичних висновків у РМВ неідентифікованим пацієнтам здійснюється без пред’явлення документа у разі госпіталізації пацієнта, який з причин, обумовлених станом його здоров’я, не може надати відомості про себе, або у якого відсутні документи, що посвідчують його особу. Такого пацієнта лікуючий лікар реєструє в Реєстрі пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я (далі — Реєстр пацієнтів) як неідентифіковану особу відповідно до Порядку ведення Реєстру пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я, затвердженого наказом МОЗ від 30.11.2020 № 2755. Для такого пацієнта формується медичний висновок на підставі медичних записів про неідентифікованого пацієнта. При виникненні можливості провести ідентифікацію раніше ідентифікованого пацієнта лікуючий лікар після проведення такої ідентифікації формує новий медичний висновок ідентифікованому пацієнту на підставі медичного запису про ідентифікованого пацієнта.

Обробка персональних даних у РМВ здійснюється з метою засвідчення лікуючим лікарем факту тимчасової втрати працездатності, встановлення строку непрацездатності, забезпечення передачі відомостей в ЕРЛН для формування е-ЛН в ЕРЛН та забезпечення функціонування ЕСОЗ (п. 6 Порядку № 1066).

Згідно з пунктом 3 Порядку № 1066 тимчасова непрацездатність особи відповідно до медичного висновку — це непрацездатність особи внаслідок захворювання, травми або інших причин (вагітність та пологи, карантин тощо), яка має тимчасовий зворотний характер під впливом лікування, реабілітації, інших заходів медичного характеру, та триває до відновлення працездатності або до закінчення причин, які унеможливлюють виконання роботи. Тимчасова непрацездатність обраховується в календарних днях.

Випадок тимчасової непрацездатності відповідно до медичних висновків — тимчасова непрацездатність, що підтверджується формуванням одного або сукупністю декількох медичних висновків, пов’язаних між собою через посилання на запис у РМВ про попередній медичний висновок в межах однієї категорії медичних висновків, та триває безперервно від початку визначеного захворювання, травми або інших причин з можливим продовженням в одного або послідовно в декількох суб’єктів господарювання до завершення дії останнього медичного висновку або до початку нового медичного висновку з відміткою про початок нового випадку тимчасової непрацездатності в межах такої ж категорії, що формується з приводу нового захворювання, травми або інших причин, які не пов’язані та не є наслідками попереднього.

Категорія медичного висновку — складова медичного висновку, що використовується з метою їхньої класифікації відповідно до встановленого захворювання, травми тощо, для визначення особливостей процесу формування таких медичних висновків, а також є підставою для визначення причини непрацездатності застрахованої особи в ЕРЛН.

Що стосується відомостей, які містяться в медичному висновку, то їх вичерпний перелік наведено в пункті 1 розділу ІІ Порядку № 1066. До таких відомостей належать, зокрема:

• номер запису в РМВ;
• посилання на запис про пацієнта та про тимчасово непрацездатну особу в Реєстрі пацієнтів в ЕСОЗ;
• посилання на запис про лікуючого лікаря у РМВ в ЕСОЗ, яким встановлено факт тимчасової непрацездатності та який сформував та підписав медичний висновок;
• дата та час формування і реєстрації медичного висновку в РМВ;
• строк дії медичного висновку (дата початку, дата завершення);
• вид медичного висновку («медичний висновок про тимчасову непрацездатність»);
• суть висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність відповідно до медичного висновку, що містить:

– категорію медичного висновку: «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Догляд за хворим членом сім’ї», «Догляд за дитиною у разі хвороби особи, яка доглядає за дитиною», «Карантин», «Обсервація, самоізоляція під час дії карантину з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2», «Переведення особи на легшу роботу», «Лікування в санаторно-курортному закладі», «Ортопедичне протезування», «Вагітність та пологи»;

– відмітку про наявність алкогольного та/або наркотичного сп’яніння як причини виникнення тимчасової непрацездатності (за необхідності);

– відмітку про зв’язок випадку тимчасової непрацездатності з професійною діяльністю пацієнта (за необхідності та може застосовуватися тільки для медичних висновків категорій «Захворювання або травма загального характеру», «Переведення особи на легшу роботу»);

– дату порушення режиму лікування та вид порушення режиму лікування: «відмова від огляду МСЕК», «відмова від госпіталізації», «невиконання рекомендацій лікаря», «самовільне залишення суб’єкта господарювання», «навмисне заподіяння шкоди своєму здоров’ю або симуляція хвороби» (за умови, що таке порушення встановлено лікуючим лікарем);

• відмітку про тимчасову непрацездатність, що виникла за кордоном (за необхідності);
• посилання на запис в РМВ про попередній медичний висновок у разі формування в РМВ нового медичного висновку;
• відмітку про початок нового випадку тимчасової непрацездатності.

Особливості формування медичного висновку залежно від його категорії (причини непрацездатності) визначено у пунктах 3–13 розділу ІІ Порядку № 1066, а строк дії медичного висновку залежно від його категорії (фактично максимальний період тимчасової непрацездатності), — у пунктах 4–13 розділу ІІІ Порядку № 1066.

Строк дії медичного висновку є періодом тимчасової непрацездатності (або періодом, на який непрацездатній особі рекомендовано переведення на легшу роботу) та визначається шляхом встановлення дати початку та дати завершення (п. 1 р. III Порядку № 1066).

Медичні висновки будь-якої категорії вносяться до РМВ на підставі медичних записів про медичний огляд, надання консультації або лікування та медичних записів при виписці пацієнта зі стаціонару в Реєстрі медичних записів, записів про направлення та рецептів в ЕСОЗ (далі — Реєстр медзаписів) за результатами проведеної експертизи тимчасової непрацездатності та висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність особи (п. 2 р. ІІ Порядку № 1066).

Формування медичних висновків здійснюється тільки після особистого огляду хворого лікуючим лікарем, про що робиться відповідний запис у Реєстрі медзаписів з обґрунтуванням тимчасової непрацездатності. Формування медичних висновків за категорією «Вагітність та пологи» жінкам, на період дії воєнного стану, може здійснюватися лікуючим лікарем, яким надаються медичні послуги із ведення вагітності в амбулаторних умовах, без особистого огляду таких жінок за результатами дистанційної взаємодії з ними (зокрема шляхом консультування, опитування, обміну інформацією) за допомогою технічних засобів електронних комунікацій, про що робиться відповідний запис у Реєстрі медзаписів (п. 1 р. ІV Порядку № 1066).

На період дії воєнного стану та протягом 3 місяців з дня його припинення або скасування медичний висновок зі встановленою відміткою про тимчасову непрацездатність, що виникла за кордоном, може формуватися лікарем на підставі медичних записів, які внесені таким лікарем відповідно до виданих за кордоном медичних документів (їх копій), що підтверджують тимчасову непрацездатність, за категоріями: «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Вагітність та пологи», «Ортопедичне протезування». Медичні документи або їх копії можуть бути надіслані поштою або надані лікарю за допомогою технічних засобів електронних комунікацій (електронна пошта, мобільні застосунки, соціальні мережі тощо). У виданих за кордоном медичних документах зазначається діагноз з використанням Міжнародної класифікації хвороб десятого перегляду (МКХ – 10). Необхідність перекладу на державну мову таких документів визначає лікар у випадках, коли неможливо сформувати медичний запис з використанням мови оригіналу медичного документа (п. 10 р. ІV Порядку № 1066).

Формування лікуючим лікарем медичних висновків у РМВ здійснюється у день особистого огляду хворого (у разі підтвердження факту його тимчасової непрацездатності), а також дозволяється:

– не пізніше наступного дня з дати встановлення лікуючим лікарем факту тимчасової непрацездатності особи, якщо медичне обслуговування здійснювалося не за місцем провадження господарської діяльності з медичної практики;

– не пізніше 5 днів з дати встановлення лікуючим лікарем факту тимчасової непрацездатності особи, у разі недоступності електронної медичної інформаційної системи або неможливості обміну даними між електронною медичною інформаційною системою та центральною базою даних ЕСОЗ через їхню технічну несправність, або у разі відсутності відповідної технічної можливості в ЕСОЗ. У таких випадках період тимчасової непрацездатності особи, що міститься в медичному висновку, що внесений до РМВ після усунення технічних несправностей, має відповідати періоду, який був визначений лікарем під час встановлення факту тимчасової непрацездатності особи (п. 7 р. ІV Порядку № 1066).

Таким чином, лікуючий лікар за наявності факту тимчасової втрати працездатності у пацієнта формує медичний висновок відповідної категорії у РМВ, відомості з якого передаються в ЕРЛН для створення в ньому е-ЛН.

Згідно з пунктом 6 Порядку ведення Реєстру медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, затвердженого наказом МОЗ від 18.09.2020 № 2136 (далі — Порядок ведення РМВ), медичні висновки, що вносяться до РМВ, підписуються кваліфікованим електронним підписом лікаря.

У разі виявлення технічної неточності або недостовірної інформації у медичному висновку, зміни до такого медичного висновку вносяться не пізніше 7-го дня з дати його формування відповідно до пунктів 8 та 9 Порядку ведення РМВ (п. 9 р. ІV Порядку № 1066). Так, зміни до медичного висновку вносяться шляхом створення нового запису в РМВ з одночасним проставленням відмітки про відміну запису, до якого вносяться зміни. Початковий зміст інформації, що міститься у медичному висновку, зберігається у центральній базі даних та не підлягає зміні чи видаленню. У разі виявлення технічної неточності у медичному висновку особою, яка його внесла до РМВ, така особа повинна внести відповідні зміни до запису, а також повідомити про це пацієнта (його законного представника) телефоном, електронною поштою або іншим доступним способом зв’язку протягом 3 днів з дня внесення таких змін. У випадку, якщо пацієнт (його законний представник) або інша особа, яка має доступ до медичного висновку відповідно до наданих прав доступу, виявила технічну неточність або недостовірну інформацію у медичному висновку, пацієнт (його законний представник) або така особа мають право особисто, у тому числі засобами комунікацій, звернутись до особи, яка внесла такий запис до РМВ, щодо внесення до системи відповідних змін. Зазначена особа обов’язково повідомляє про це пацієнта (його законного представника) телефоном, електронною поштою або іншим доступним способом зв’язку протягом 3 днів з дня внесення таких змін. Зміни до інформації, що міститься в РМВ, за заявою пацієнта (його законного представника) також здійснюються НСЗУ.

Передача відомостей з Реєстру медичних висновків
до Електронного реєстру листків непрацездатності та порталу «Дія»

Механізм та особливості передачі відомостей з РМВ до інших державних електронних інформаційних ресурсів визначено в розділі V Порядку № 1066.

Згідно з цим розділом надання інформації з РМВ щодо сформованих медичних висновків здійснюється до:

– ЕРЛН з метою формування е-ЛН відповідно до Порядку № 328;

– Єдиного державного веб-порталу електронних послуг «Портал Дія» (далі — Портал «Дія») за запитом із метою перевірки інформації про сформований медичний висновок особами, для яких він сформований, а також пред’явлення інформації про такий медичний висновок з використанням Порталу «Дія» за місцем вимоги (наприклад працівниками за місцем роботи; — Авт.).

Відповідно до пункту 4 розділу V Порядку № 1066 до ЕРЛН щодо сформованого медичного висновку в РМВ передаються наступні дані:

1) з Реєстру пацієнтів — про тимчасово непрацездатну особу, посилання на запис про яку міститься в медичному висновку: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); дату народження; РНОКПП (за наявності); стать; унікальний ідентифікатор пацієнта в Реєстрі пацієнтів; реквізити документа, що посвідчує особу;

2) з Реєстру пацієнтів — про пацієнта, посилання на запис про якого міститься в медичному висновку: дату народження; унікальний ідентифікатор пацієнта в Реєстрі пацієнтів;

3) з Реєстру медичних працівників в електронній системі охорони здоров’я — про медичного працівника, посилання на запис про якого міститься в медичному висновку: посаду; прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); РНОКПП (за наявності); спеціальність за посадою;

4) з Реєстру суб’єктів господарювання у сфері охорони здоров’я в електронній системі охорони здоров’я (далі — Реєстр СГ) — про суб’єкта господарювання (ЗОЗ), посилання на запис про якого міститься в медичному висновку: найменування суб’єкта господарювання та код ЄДРПОУ юридичної особи або прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) фізичної особи – підприємця і РНОКПП або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта); контактні дані суб’єкта господарювання (за наявності);

5) з РМВ — про медичний висновок, в тому числі про медичний висновок, посилання на запис про який міститься як посилання на запис про попередній медичний висновок у медичному висновку: номер запису в РМВ; дату та час формування і реєстрації медичного висновку в РМВ; вид медичного висновку («медичний висновок про тимчасову непрацездатність»); категорію медичного висновку (причину непрацездатності); період дії медичного висновку (дата початку періоду дії, дата завершення періоду дії); відмітку про тимчасову непрацездатність, що виникла за кордоном (за наявності); відмітку про зв’язок медичного висновку із професійною діяльністю працівника (за наявності); дату порушення режиму лікування та вид порушення режиму лікування (за наявності); відмітку про наявність алкогольного та/або наркотичного сп’яніння як причини виникнення тимчасової непрацездатності (за наявності).

Згідно з пунктом 7 розділу V Порядку № 1066 інформація про медичний висновок особи, що надається за запитом через Портал «Дія», містить такі дані:

1) номер запису в РМВ;

2) тип медичного висновку;

3) категорію медичного висновку;

4) дату та час формування медичного висновку;

5) відомості про назву суб’єкта господарювання (ЗОЗ) з Реєстру СГ, посилання на запис про який зазначене в медичному висновку;

6) строк дії медичного висновку (дата початку, дата завершення).

Запит на отримання інформації про медичний висновок з РМВ повинен містити інформацію, достатню для пошуку в РМВ відповідного медичного висновку та однозначної ідентифікації системою особи, посилання на запис в Реєстрі пацієнтів про яку зазначені в такому медичному висновку (п. 8 р. V Порядку № 1066).

У разі внесення змін до медичного висновку відповідно до пунктів 8 та 9 Порядку ведення РМВ (див. вище) до ЕРЛН передається інформація щодо таких змін (п. 5 р. V Порядку № 1066).

Передача відомостей до ЕРЛН здійснюється автоматично одразу з моменту формування медичного висновку в РМВ, після встановлення відмітки про відміну медичного висновку, а в разі недоступності центральної бази даних ЕСОЗ, системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів, ЕРЛН — одразу з моменту усунення відповідних несправностей або за ініціацією лікаря щодо раніше сформованого та внесеного до РМВ медичного висновку. Медичні висновки, сформовані щодо неідентифікованої особи, до ЕРЛН автоматично не відправляються до моменту ідентифікації такого пацієнта (п. 6 р. V Порядку № 1066).

Відомості з ЕСОЗ надходять до ЕРЛН в режимі реального часу (он-лайн). У разі надходження до ЕРЛН повідомлення про реєстрацію тимчасової непрацездатності особи, яка не бере участі у загальнообов’язковому державному соціальному страхуванні або щодо якої відсутні відомості в РЗО Держреєстру страхування, автоматично формуються та надсилаються в режимі реального часу (он-лайн) відповідні повідомлення до ЕСОЗ, а отримані відомості не підлягають подальшій обробці (п. 11, 12 Порядку № 328).

До ЕРЛН поступають як вищенаведені відомості з різних Реєстрів ЕСОЗ, так і відомості з деяких інших джерел інформації.

Згідно з пунктом 8 Порядку № 328 ЕРЛН функціонує як система накопичення, зберігання та використання електронних даних, що надходять:

1) з ЕСОЗ — про медичні висновки, що внесені до РМВ, на підставі яких формуються е-ЛН;

2) з ФССУ, а з 01.01.2023 — з ПФУ про: результати перевірки обґрунтованості видачі та продовження ЛН застрахованим особам; суми допомоги, які виплачено на підставі ЛН; відмову в наданні застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності у випадках, визначених законодавством; зміни причини непрацездатності та їх підстави;

3) від страхувальників — про суму оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності та суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, які нараховано та виплачено на підставі ЛН; про відмову в оплаті перших 5 днів тимчасової непрацездатності та/або наданні застрахованій особі у випадках, передбачених законодавством; про наявність у застрахованої особи права на отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності в розмірі 100% середньої заробітної плати (п. 5 ч. 1 ст. 17 Закону № 1105); про наявність у членів сім’ї застрахованої особи, які потребують догляду, статусу постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідності;

4) від органів опіки та піклування — відомості про факт усиновлення дитини застрахованими особами протягом двох місяців з дня її народження, зазначеного у свідоцтві про народження;

5) від централізованого банку даних з проблем інвалідності — про встановлення медико-соціальною експертною комісією (далі — МСЕК) групи інвалідності (зміни групи інвалідності, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності), невстановлення групи інвалідності при повторному огляді.

Таким чином, до ЕРЛН поступають відомості з різних джерел інформації, в тому числі з Реєстрів ЕСОЗ, зокрема, про створений медичний висновок, що є підставою для формування е-ЛН.

Формування листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності

На підставі інформації, що поступає з різних джерел, зокрема з декількох Реєстрів ЕСОЗ, в ЕРЛН програмними засобами автоматично створюються записи про тимчасову непрацездатність.

Згідно з пунктом 10 Порядку № 328 запис про тимчасову непрацездатність в ЕРЛН містить відомості про:

1) тимчасово непрацездатну особу;

2) пацієнта (у разі непрацездатності особи, зумовленої необхідністю догляду: за хворою дитиною; за хворим членом сім’ї; за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною);

3) випадок тимчасової непрацездатності, зокрема:

– єдиний реєстраційний номер ЛН;

– причину непрацездатності;

– період тимчасової непрацездатності: період звільнення від роботи (з/по); період переведення на легшу, нижчеоплачувану роботу (з/по). Період тимчасової непрацездатності визначається строками, зазначеними у медичних висновках, які видано в межах одного випадку непрацездатності;

– порушення режиму лікування із зазначенням дати і виду порушення (за наявності);

– дату огляду та висновок МСЕК (за наявності);

4) особу, яка сформувала медичний висновок;

5) суб’єкта господарювання (найменування, код ЄДРПОУ ЗОЗ або прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності), РНОКПП фізичної особи – підприємця);

6) суму допомоги, що нарахована на підставі ЛН, в тому числі суму оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності, та відомості про їх виплату;

7) відмову в оплаті перших 5 днів тимчасової непрацездатності та наданні застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності;

8) порушення встановленого порядку видачі та продовження ЛН за результатами перевірки обґрунтованості його видачі та продовження;

9) особу, яка внесла відомості з документа про факт усиновлення дитини застрахованими особами протягом двох місяців з дня її народження, зазначеного у свідоцтві про народження.

Відповідно до пункту 2 розділу II Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234 (далі — Порядок № 1234; див. ВПЗ № 5/2021, стор. 94), е-ЛН формується в ЕРЛН на підставі інформації про медичний висновок (медичні висновки) у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в РЗО. Ідентифікованою вважається особа щодо якої інформація, яка надійшла з ЕСОЗ, співпадає з відомостями РЗО за критеріями:

– РНОКПП або серії (за наявності) та номеру паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) — 100% символів;

– прізвища, імені та по батькові (за наявності) особи — понад 90,0% символів.

Під час формування е-ЛН враховується інформація про основне місце роботи застрахованої особи, визначене за даними повідомлення про прийняття працівника на роботу.

Таким чином, на підставі інформації про сформований медичний висновок в РМВ шляхом автоматизованого обміну відомостями між інформаційними ресурсами НСЗУ та ПФУ в ЕРЛН формується е-ЛН у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в РЗО Держреєстру страхування (на підставі інформації про основне місце роботи застрахованої особи), а для незастрахованих осіб е-ЛН не формується.

Пунктом 2 розділу II Порядку № 1234 також встановлено, що е-ЛН може мати в ЕРЛН такі статуси:

– закритий;

– готовий до сплати (виданий);

– помилково сформований;

– недійсний;

– оплачений.

У разі отримання інформації про внесення змін до медичного висновку (зокрема при встановленні відмітки про відміну запису, до якого вносяться зміни), переданої відповідно до пункту 5 розділу V Порядку № 1066 (див. вище), сформований на підставі такого медичного висновку е-ЛН та зміни у записах ЕРЛН, що відбулися на підставі такого медичного висновку, вважаються помилково сформованими. Отримана інформація є підставою формування в ЕРЛН нових записів щодо поновлення дії записів, які були змінені на підставі такого медичного висновку.

Згідно з пунктом 3 розділу II Порядку № 1234 дати відкриття та закриття е-ЛН відповідають датам початку строку дії та закінчення строку дії медичного висновку, на підставі якого сформований цей е-ЛН. ЛН вважається виданим через 7 днів після дати закриття ЛН та набуває статусу «готовий до сплати (виданий)».

Відповідно до пункту 1 розділу IІI Порядку № 1234 е-ЛН з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» вважається виданим через 7 днів з дати відкриття е-ЛН.

ФССУ в своїх роз’ясненнях³ повідомив, що е-ЛН створюється одразу зі статусом «закритий» та містить дату відкриття (початок непрацездатності) і дату закриття (планова дата одужання або наступного огляду). Потім е-ЛН змінює свій статус з «закритого» на «готовий до сплати» у день видачі — тобто через 7 днів після дати закриття для нарахування «лікарняних» і через 7 днів після дати відкриття — для нарахування «декретних». Однак через технічні збої е-ЛН може не змінити свій статус попри вичерпання строків. У такому випадку потрібно орієнтуватись на дати — якщо після дати закриття, зазначеної в е-ЛН, пройшло 7 днів, на 8-й день з е-ЛН уже можна починати працювати і призначати за ним допомогу, навіть якщо його статус залишився «закритим». Лікар має можливість внести зміни до е-ЛН упродовж 7 днів від моменту створення, тож інформація, наявна в е-ЛН на 8-й день, є остаточною — роботодавець може розпочати призначення допомоги як за свій рахунок, так і за рахунок ФССУ (з 01.01.2023 — за рахунок ПФУ; — Авт).

ФССУ в роз’ясненні від 05.10.2021 (див. ВПЗ № 7/2021, стор. 116) повідомив, що при створенні медичного висновку, на підставі якого формується е-ЛН, можуть бути допущені помилки, технічні неточності, вказана недостовірна інформація. У такому випадку лікар упродовж 7 днів з дня формування може внести до нього зміни — для цього створюється окремий коректний медичний висновок, за яким створюється новий е-ЛН. А той е-ЛН, який сформувався за першим, помилковим медичним висновком, змінить свій статус на «помилково сформований». З цією нормою пов’язана дата, з якої е-ЛН може бути використаний роботодавцем для призначення матеріального забезпечення — е-ЛН вважається виданим та є готовим до сплати через повні 7 днів після дати свого закриття. Наприклад, е-ЛН, створений 01.10.2021 строком на 10 днів, має дату закриття 10.10.2021 та буде вважатися виданим (стане готовим до сплати) з 18.10.2021.

Пунктом 3 розділу II Порядку № 1234 встановлено, що на підставі даних медичних висновків, що складають один випадок тимчасової непрацездатності, формуються е-ЛН в порядку черговості створення медичних висновків, кожен наступний із яких створюється як продовження першого та складають один страховий випадок.

Унікальний номер е-ЛН має таку структуру:

– номер випадку непрацездатності;

– порядковий номер е-ЛН;

– номер версії (позначається цифрою «1» при створенні нового е-ЛН та при створенні е-ЛН як продовження. Номер збільшується («2», «3» та далі за порядком) при внесенні кожної наступної зміни до е-ЛН на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність).

Стосовно структури унікального номера е-ЛН ФССУ в роз’ясненнях від 26.11.2021 та від 05.10.2021 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 115, та № 7/2021, стор. 116) повідомив таке.

Розмір унікального номеру е-ЛН спочатку складався з 12 знаків, а починаючи з жовтня 2021 року збільшився до 19, і продовжує рости. На сьогодні (станом на 26.11.2021; — Авт.) більшість номерів е-ЛН складаються з 19 знаків, враховуючи дефіси: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х, де ХХХХХХ — номер випадку непрацездатності; ХХХХХХХХХХ — порядковий номер ЛН; Х — номер версії. Однак кількість знаків не є сталою. Поступово номер е-ЛН збільшується через зростання числа страхових випадків. Уже є е-ЛН, номер яких складається з 20 знаків, оскільки номер випадку непрацездатності (страхового випадку) став семизначний (наприклад: 1811618-2003620458-1). Унікальний номер е-ЛН ніколи не повторюється. Він відрізняється від номеру медичного висновку, на підставі якого формується е-ЛН. Раніше номер е-ЛН складався з двох частин: 10 знаків порядкового номеру та номер версії після дефісу. Однак у жовтні 2021 року для зручності страхувальників до структури унікального номеру додали ще одну частину — номер випадку непрацездатності. Це зробили, аби різні е-ЛН, які складають один страховий випадок, було легше ідентифікувати, тобто це дає можливість зрозуміти, є е-ЛН первинним чи продовженням.

Тож наразі унікальний номер е-ЛН включає такі три складові:

– номер випадку непрацездатності — цей номер співпадатиме для всіх е-ЛН, сформованих у межах одного страхового випадку. Він допомагає визначити, є е-ЛН первинним чи продовженням;

– порядковий номер е-ЛН — основна частина номеру е-ЛН, яка відрізняється в кожному е-ЛН;

– номер версії — позначається цифрою «1» при створенні нового е-ЛН та при створенні е-ЛН як продовження. Номер збільшується за порядком («2», «3» та далі) при внесенні кожної зміни до е-ЛН на підставі медичного висновку, наприклад, якщо е-ЛН закриють раніше передбаченого строку у зв’язку з одужанням, або скоротять строк його дії через початок іншого страхового випадку. Номер версії не пов’язаний із тим, чи є е-ЛН продовженням.

Кожна з трьох складових номеру е-ЛН є його невід’ємною частиною, тож при призначенні страхової виплати та оформленні заяви-розрахунку унікальний номер е-ЛН потрібно вказувати повністю.

ФССУ в роз’ясненні від 06.10.2021 (див. ВПЗ № 7/2021, стор. 119) повідомив, що якщо особа одужала раніше, ніж зазначено в е-ЛН, створеному зі статусом «закритий», що містить дату відкриття (початок непрацездатності) і дату закриття (планова дата одужання або наступного огляду), це має засвідчити лікар — під час візиту він підтвердить працездатність і створить новий медичний висновок, який скоротить дію е-ЛН. Якщо особа не одужає у термін, визначений в первинному е-ЛН, лікар створить наступний медичний висновок — на його підставі сформується окремий е-ЛН, який продовжить тимчасову непрацездатність. Про це працівник має повідомити роботодавця. Таких е-ЛН може бути декілька в межах одного страхового випадку (усі вони матимуть тотожну першу частину номеру е-ЛН до знаку дефісу). За кожним із них матеріальне забезпечення призначається окремо — це дозволяє пришвидшити отримання працівником «лікарняних», адже для їхнього нарахування не потрібно чекати одужання. Це зручно для працівника, але створює додаткове навантаження на роботодавців, які замість одного ЛН, наприклад, на 20 днів, мають розглянути і розрахувати два е-ЛН, кожен по 10 днів, хоча страховий випадок у працівника один.

Стосовно скорочення періодів тимчасової непрацездатності за наявності накладення один на одного різних страхових випадків ФССУ в своїх роз’ясненнях⁴ повідомив таке.

Період непрацездатності працівника визначається в медичному висновку та відображається в е-ЛН. Однак якщо до ЕСОЗ надходить інший медичний висновок, і періоди непрацездатності перетинаються, то тривалість першого е-ЛН може бути скорочена (наприклад, коли під час загальної хвороби працівника занедужує його дитина і створюється ще один е-ЛН, але вже по догляду за хворою дитиною).

Є три найчастіші причини скорочення:

1) коли новий медичний висновок створено в межах одного випадку непрацездатності;

2) коли новий медичний висновок не пов’язаний із попереднім, але засвідчує непрацездатність в межах тієї ж категорії;

3) коли новий медичний висновок засвідчує початок іншого страхового випадку з іншої категорії причин непрацездатності.

У першому випадку на підставі нового медичного висновку створюється продовжений е-ЛН. Якщо періоди перетинаються, первинний е-ЛН переривається на даті, що передує створенню наступного е-ЛН. Таким чином, період непрацездатності з однієї причини оформлюється декількома е-ЛН.

Другий випадок тотожний першому, однак замість створення продовженого ЛН сформується первинний ЛН з іншого страхового випадку. Так відбудеться, наприклад, в разі отримання травми у період лікування застуди (загальні захворювання та травми складають одну категорію). Однак якщо під час перебування на ЛН, наприклад по самоізоляції від COVID-19, працівнику відкриють ЛН у зв’язку з хворобою, то такий ЛН скоротить попередній ЛН.

Правила скорочення періодів тимчасової непрацездатності у листках непрацездатності (далі — Правила скорочення) наведено у додатку до Порядку № 1234.⁵

Правила скорочення охоплюють всі можливі випадки перетинання причин непрацездатності і визначають їх пріоритет. При цьому е-ЛН скорочуються автоматично. Тож, якщо період непрацездатності в новоствореному е-ЛН повністю або частково перетинається із періодом в попередньому е-ЛН іншої категорії, він скоротить його, якщо має більший пріоритет відповідно до Правил скорочення. Однак якщо категорія нового е-ЛН не скорочує категорію попереднього відповідно до Правил скорочення, то новий е-ЛН створиться зі статусом «недійсний» та не буде відображений в особистих кабінетах працівника і роботодавця на веб-порталі електронних послуг ПФУ. Якщо строк дії такого недійсного е-ЛН виявиться тривалішим, ніж період непрацездатності попереднього е-ЛН, то сформується новий е-ЛН на ту кількість днів, що виходять за межі періоду непрацездатності в раніше створеному е-ЛН.

Відповідно до Правил скорочення найбільший пріоритет серед причин непрацездатності мають вагітність і пологи. Виданий з цієї причини е-ЛН не може бути скорочений жодним іншим е-ЛН, а сам перериває будь-який попередній е-ЛН. Період непрацездатності, визначений в е-ЛН по захворюванню або травмі загального характеру, перерветься після початку дії е-ЛН, виданого в разі вагітності та пологів, протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства. ЛН по самоізоляції від COVID-19 переривається в разі створення е-ЛН по вагітності та пологах, загальному захворюванню, необхідності догляду за хворими дітьми і родичами тощо.

Також е-ЛН скоротиться, якщо застрахованій особі встановлять групу інвалідності.

Надання інформації з Електронного реєстру листків непрацездатності
страхувальникам та застрахованим особам

Відповідно до пункту 7 Порядку № 328 ведення ЕРЛН передбачає, зокрема, оброблення інформації про ЛН, формування єдиного реєстраційного номера ЛН, пошук відомостей в ЕРЛН, формування повідомлень застрахованим особам та страхувальникам, надання відомостей з ЕРЛН застрахованим особам та страхувальникам, функціонування порталу послуг для забезпечення доступу до інформації, що обробляється в ЕРЛН, отримання відомостей з ЕРЛН.

Для того щоб отримувати інформацію з ЕРЛН страхувальнику обо громадянину (застрахованій особі) потрібно зареєструватися на веб-порталі «Портал електронних послуг» ПФУ з метою створення особистого кабінету.

На веб-порталі «Портал електронних послуг» ПФУ (далі — портал послуг ПФУ) є опція «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності», в якій наведено наступну інформацію.

Громадяни – користувачі веб-порталу мають змогу, не виходячи з дому, отримати інформацію про себе з ЕРЛН. Страхувальники – користувачі веб-порталу мають змогу, не виходячи з офісу, отримати інформацію з ЕРЛН по застрахованих особах (далі — ЗО), які працюють у страхувальника за трудовою книжкою, та сформувати та роздрукувати заяву-розрахунок. Сервіс надається для користувачів, які увійшли на веб-портал за ЕЦП (КЕП).

Громадянину надається інформація по його ЛН (пункт меню особистого кабінету громадянина «Мої листки непрацездатності») з таким переліком атрибутів: номер; дата відкриття; дата закриття; причина непрацездатності.

Страхувальнику первинно надається можливість визначення параметрів пошуку переліку ЛН та за результатами пошуку надається інформація по ЛН ЗО, які працюють у страхувальника за трудовою книжкою (пункт меню особистого кабінету страхувальника «Листки непрацездатності»), з таким переліком атрибутів: номер; дата відкриття; дата закриття; РНОКПП ЗО; ПІБ ЗО.

Управління ВД ФССУ у м. Києві в роз’ясненні від 21.07.2021 (див. ВПЗ № 5/2021, стор. 101) повідомило, що після реєстрації в електронному кабінеті страхувальника для роботодавця у розділі «Страхувальникам» відкриваються можливості, зокрема, для отримання даних з ЕРЛН. При переході за кнопкою «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності» в розділі «Страхувальникам» в особистому кабінеті роботодавця відкривається можливість електронної форми перегляду усіх записів про тимчасову непрацездатність працівників роботодавця, що зареєстровані в ЕРЛН на підставі медичних висновків.

Це узгоджується з пунктом 15 Порядку № 328, згідно з яким інформація з ЕРЛН, що містить відомості про РНОКПП, період і причину непрацездатності, надається тільки особі, якої зазначені відомості стосуються, її страхувальнику — за період перебування особи у трудових відносинах із ним відповідно через електронні кабінети застрахованої особи та страхувальника на порталі послуг ПФУ, а також особі, яка засвідчила тимчасову непрацездатність, — через ЕСОЗ.

Пошук відомостей в ЕРЛН здійснюється за прізвищем, власним іменем, по батькові (за наявності) та датою народження застрахованої особи, її РНОКПП за принципом повного збігу всіх зазначених ідентифікаторів пошуку та/або кожного окремого із зазначених ідентифікаторів пошуку (п. 17 Порядку № 328).

На практиці для отримання інформації по сформованому е-ЛН працівника в особистому кабінеті страхувальника в розділі «Визначте параметри пошуку листків непрацездатності» є наступні поля для заповнення (ідентифікатори пошуку): «Номер ЛН», «Номер випадка непрацездатності», «Прізвище непрацездатної особи», «Ім’я непрацездатної особи», «РНОКПП», «Номер паспорту», «Статус ЛН», «Дата початку ЛН З», «Дата початку ЛН ПО», «Дата закічення ЛН З», «Дата закічення ЛН ПО», «Включення до заяви-розрахунку».

Таким чином, застрахована особа самостійно або її страхувальник (роботодавець) можуть через електронні кабінети відповідно застрахованої особи та страхувальника на порталі послуг ПФУ отримати відомості про період і причину непрацездатності застрахованої особи. Пошук таких відомостей в ЕРЛН здійснюється за прізвищем, іменем та РНОКПП застрахованої особи та іншими вищезазначеними ідентифікаторами пошуку.

Відомості з ЕРЛН формуються тільки за допомогою програмних засобів його ведення з обов’язковим присвоєнням індексного номера, фіксацією дати і часу їх формування у вигляді витягу. Інформація з ЕРЛН містить актуальні на дату і час її формування відомості, що обробляються, або відомості про відсутність інформації за визначеними ідентифікаторами пошуку (п. 18 Порядку № 328).

Для отримання по е-ЛН витягу з ЕРЛН ФССУ у своєму роз’ясненні визначив такий алгоритм дій:

– авторизуйтесь у власному кабінеті на вебпорталі ПФУ за допомогою ЕЦП або BankID;

– у власному кабінеті перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ»;

– виберіть пункт «Запит на отримання електронного документу»;

– далі оберіть тип запиту «Витяг з ЕРЛН»;

– введіть дані (заповніть обов’язкові поля «Податковий номер», «Прізвище», «Ім’я», «Телефон», а інші необов’язкові поля заповнюються за бажанням або за потреби) та натисніть «Відправити до ПФУ».

– у розділі «Звернення» ви знайдете інформацію про стан виконання вашого запиту та зможете завантажити його у форматі PDF.

Якщо застрахована особа та її страхувальник (роботодавець) не мають можливості (наприклад, через відсутність інтернет) або не бажають через електронні кабінети на порталі послуг ПФУ отримувати в електронному вигляді відомості (витяг) з ЕРЛН про період і причину непрацездатності застрахованої особи, статус ЛН, то існує альтернативний «паперовий» варіант.

Згідно з пунктом 16 Порядку № 328 інформація з ЕРЛН надається територіальними органами ПФУ в паперовій формі як витяг з ЕРЛН за усним зверненням:

– застрахованій особі — особисто з пред’явленням документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, або документа, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус, та документа, що підтверджує РНОКПП, або свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування чи пенсійного посвідчення;

– представнику застрахованої особи чи страхувальника — з пред’явленням документів, що посвідчують особу та повноваження представника діяти від імені особи, яку він представляє.

Форму витягу з ЕРЛН затверджено постановою правління ПФУ від 02.05.2022 № 4-1.

У формі витягу з ЕРЛН зазначаються, зокрема:

– дані про застраховану особу (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дата народження, стать, РНОКПП (за наявності));

– інформація про ЛН, а саме номер, дати реєстрації, відкриття та закриття ЛН, статус, категорія медичного висновку, номер випадку непрацездатності, відмітка про закордон, відмітка про зв’язок медичного висновку із професійною діяльністю, ознака алкогольного/наркотичного сп’яніння;

– відомості про порушення режиму лікування (зокрема, дата та вид порушення режиму лікування);

– відомості про страхувальника (код ЄДРПОУ/РНОКПП; прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та/або найменування страхувальника; ознака основного місця роботи (так/ні); номер випадку непрацездатності);

– відомості про медичний заклад, фізичну особу – підприємця, що має ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики, яким сформовано медичний висновок про тимчасову непрацездатність, або орган опіки і піклування, яким внесено відомості про усиновлення (номер випадку непрацездатності, номер ЛН, номер медичного висновку, код ЄДРПОУ/РНОКПП, найменування медичного закладу та/або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності)).

ФССУ в роз’ясненні від 28.05.2022 (див. ВПЗ № 3/2022, стор. 125) повідомив, що якщо роботодавець не має можливості подати заяву-розрахунок, то працівник може звернутись до будь-якого зручного відділення ФССУ (з 01.01.2023 — до територіального органу ПФУ; — Авт.) для отримання виплат напряму на підставі витягу його е-ЛН. Витяг з ЕРЛН формується у кабінеті на вебпорталі ПФУ та не потребує візиту до сервісних центрів. Однак якщо потрібна паперова версія — сервісні центри ПФУ її нададуть. Також витяги е-ЛН своїх працівників можуть зробити роботодавці. Працівнику можна завантажити витяг у форматі PDF та передати роботодавцю для опрацювання і нарахування допомоги.

ФССУ в листі-роз’ясненні від 27.07.2021 № 03/С-619з-798 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 117) повідомив, що у випадку не відображення е-ЛН в електронних кабінетах страхувальників застрахована особа має можливість підтвердити факт своєї тимчасової непрацездатності витягом з ЕРЛН, виданого територіальними органами ПФУ в паперовій формі, для кожного роботодавця окремо.

Отже, у разі неможливості (небажання) скористатися електронними сервісами ПФУ застрахована особа, яка бажає отримати страхову виплату за період тимчасової непрацездатності, або її представник (за дорученням) можуть звернутися безпосередньо до органу ПФУ за своїм місцем проживання (перебування) і отримати в нього витяг з ЕРЛН в паперовій формі, який потрібно надати роботодавцю для нарахування страхової виплати. Якщо страхувальник (роботодавець) замість застрахованої особи (працівника) вирішить отримати паперовий витяг з ЕРЛН, що підтверджує тимчасову непрацездатність застрахованої особи, для нарахування їй «лікарняних» або «декретних», то уповноважена особа такого страхувальника має звернутися безпосередньо до органу ПФУ, в якому страхувальник перебуває на обліку як платник єдиного соціального внеску.

Крім отримання інформація з ЕРЛН через електронний кабінет, інформація з ЕРЛН може надаватися застрахованим особам в електронній формі через термінали доступу, в тому числі автоматизовані, суб’єктів, підключених до інформаційних сервісів на порталі послуг ПФУ відповідно до укладених з ПФУ договорів у порядку, встановленому законодавством (наприклад, через Портал «Дія»). Передавання інформації через зовнішніх користувачів масових прикладних сервісів порталу послуг ПФУ, до яких можуть належати банки, національний оператор поштового зв’язку, страхувальники, інші підприємства, установи та організації (за згодою застрахованих осіб або у випадках та у порядку, встановлених законодавством у сфері захисту персональних даних), здійснюється згідно з вимогами законодавства у сфері захисту інформації (п. 16 Порядку № 328).

Що стосується ситуацій, коли медичний висновок не сформовано або медичний висновок сформовано, однак е-ЛН не створено чи не відображається в кабінеті застрахованої особи і страхувальника, то алгоритм дій застрахованої особи та страхувальника в цих випадках наведено в роз’ясненні ПФУ від 24.12.2021 (див. ВПЗ № 9/2021, стор. 119), роз’ясненні ГУ ПФУ в Луганській області від 30.08.2021 (див. ВПЗ № 6/2021, стор. 114) та в роз’ясненні ФССУ від 06.10.2021 (див. ВПЗ № 7/2021, стор. 119).

Порядок проходження електронного листка непрацездатності у страхувальника

З 1 січня 2023 року згідно з частиною 1 статті 23 Закону № 1105 підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є сформований ЛН на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, встановлення опіки над дитиною.

Рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами. Страхувальник або уповноважені ним особи розглядають підставу і правильність видачі документів, які є підставою для надання страхових виплат (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105).

Згідно з пунктом 2 розділу II Порядку № 1234 сформований ЛН надсилається страхувальникам, з якими застрахована особа перебуває у трудових відносинах (за основним місцем роботи та за сумісництвом) через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

ФССУ в декількох своїх роз’ясненнях⁶ зазначив, що е-ЛН повинен бути відображений в електронних кабінетах усіх страхувальників, з якими застрахована особа перебувала у трудових відносинах на момент настання страхового випадку, тобто і в електронному кабінеті роботодавця за сумісництвом. При цьому у випадку формування для застрахованої особи е-ЛН надавати за місцем роботи за сумісництвом копію ЛН, засвідчену підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи, не потрібно.

Таким чином, після того, як в ЕРЛН сформувався е-ЛН, останній надсилається всім страхувальникам (роботодавцям) застрахованої особи (працівника) — за основним місцем роботи та за сумісництвом через кабінет страхувальника на веб-порталі «Портал електронних послуг» ПФУ.

ФССУ в роз’ясненні від 10.02.2022 (див. ВПЗ № 1/2022, стор. 120) повідомив, що особливістю е-ЛН сумісників є те, що в електронному кабінеті роботодавця за сумісництвом відображається не е-ЛН безпосередньо, а його цифрова копія. Вона відрізняється від оригіналу е-ЛН порядковим номером копії, який додається до унікального номеру е-ЛН після знаку крапки: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Якщо у працівника декілька роботодавців за сумісництвом, цифра після крапки буде зростати за порядком (.2 і далі). Зазначена цифра є технічною інформацією про те, що це копія е-ЛН, а застрахована особа працює в роботодавця за сумісництвом. Номер копії е-ЛН не є складовою частиною унікального номеру е-ЛН, тому при формуванні заяви-розрахунку для працівників за сумісництвом необхідно вказувати номер їхнього ЛН до знаку крапки. Внесення до заяви-розрахунку номеру е-ЛН сумісника із врахуванням номеру його копії (крапка та цифра після неї) призведе до помилки — таку заяву буде автоматично відхилено.

Практика відображення е-ЛН в електронних кабінетах страхувальників, з якими застрахована особа перебувала у трудових відносинах на момент настання страхового випадку, показує, що насправді не все працює так, як має бути (часто е-ЛН сумісників не відображається в особистих кабінетах їхніх роботодавців), але ПФУ поступово вдосконалює роботу своїх сервісів.

Стосовно порядку проходження у страхувальника (роботодавця) е-ЛН і його оплати ФССУ надав декілька роз’яснень⁷, з яких можна зробити наступні висновки.

Сформований е-ЛН у день створення стає доступним для перегляду в особистих кабінетах страхувальника та застрахованої особи на порталі послуг ПФУ, але до дати закінчення періоду його дії (до дати закриття) не є підставою для нарахування «лікарняних». Він одразу має статус «закритий», а після завершення терміну тимчасової непрацездатності працівника його статус зміниться на «готовий до сплати». З цього моменту е-ЛН стає підставою для надання матеріального забезпечення. Сформований е-ЛН з причиною непрацездатності «вагітність і пологи» передається страхувальнику як підстава для нарахування «декретних» у день його створення.

Якщо лікар повідомив працівника, що по ньому сформовано медичний висновок в РМВ, на підставі якого в ЕРЛН автоматично створено е-ЛН, то працівнику не потрібно роздруковувати е-ЛН і надавати роботодавцю будь-які паперові підтвердження тимчасової непрацездатності (тобто е-ЛН не потребує дублювання на бланку і наділений повним переліком функцій паперового ЛН). Працівнику достатньо лише повідомити роботодавця у будь-який доступний спосіб комунікації (наприклад, телефоном) про факт формування лікуючим лікарем медичного висновку про тимчасову непрацездатність такого працівника.

У випадку, коли громадянину, для якого сформовано медичний висновок, необхідно пред’явити інформацію про наявність такого медичного висновку (наприклад, роботодавцю), така інформація може надаватися (перевірятися) за місцем вимоги (зокрема, за місцем роботи) з використанням Портала «Дія» (п. 12 Наказу № 1066).

З моменту формування е-ЛН і працівник, і роботодавець матимуть інформацію щодо відкритого е-ЛН в особистих кабінетах працівника і роботодавця на порталі послуг ПФУ.

Також про створення е-ЛН застраховану особу повідомить ПФУ за допомогою SMS — у повідомленні буде вказано номер е-ЛН і період його дії. Однак таке SMS надійде лише застрахованій особі, яка попередньо зареєструвалася на порталі послуг ПФУ та у налаштуваннях надала згоду на дистанційне інформування.

Як зазначалося вище, інформацію по своїх ЛН (номер, дата відкриття, дата закриття, причина непрацездатності) працівник може отримати у пункті меню особистого кабінету громадянина «Мої листки непрацездатності», а роботодавець первинно має у пункті меню особистого кабінету страхувальника «Листки непрацездатності» визначити параметри пошуку е-ЛН і за результатами пошуку отримати інформацію про е-ЛН працівника (номер; дата відкриття; дата закриття; РНОКПП ЗО; ПІБ ЗО).

Для призначення страхової виплати працівнику відповідні служби (відділ кадрів, бухгалтерія тощо) або уповноважена роботодавцем (страхувальником) особа можуть е-ЛН роздрукувати або залишити в електронному вигляді (за рішенням роботодавця).

Роботодавець за основним місцем роботи, а також усі роботодавці за сумісництвом побачать е-ЛН в своїх кабінетах страхувальників з дня його відкриття, але призначати за ним страхову виплату можна тільки після завершення визначеного у ньому періоду непрацездатності та спливу строку, в який лікарі можуть внести зміни (7 днів після створення медичного висновку).

Коли е-ЛН змінить свій статус на «готовий до сплати», роботодавець має право розпочати процедуру призначення за ним страхової виплати. Після закриття е-ЛН стає підставою для призначення «лікарняних», а в разі вагітності та пологів — одразу після відкриття е-ЛН.

Як зазначалося вище, е-ЛН має статус «закритий» з дня свого створення і змінює його на «готовий до сплати» у день видачі — тобто через 7 днів після дати закриття для нарахування «лікарняних» і через 7 днів після дати відкриття — для нарахування «декретних». Якщо статус е-ЛН через технічні збої не змінено на «готовий до сплати» попри вичерпання строків (залишився статус «закритий»), то потрібно орієнтуватись на дати — якщо після дати закриття, зазначеної в е-ЛН, пройшло 7 днів, на 8-й день за е-ЛН можна розпочати процедуру призначення страхової виплати.

Документи для призначення «лікарняних» розглядаються не пізніше 10 робочих днів з дня їх надходження, а для призначення «декретних» — не пізніше 3 робочих днів з дня їх надходження (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).

Строки призначення страхової виплати обчислюються починаючи з дати видачі е-ЛН, якою вважається 8-й день після дати закриття е-ЛН для нарахування «лікарняних», і 8-й день з дати відкриття е-ЛН — для нарахування «декретних». Тож 10 робочих днів на призначення «лікарняних» починають рахуватись з дати видачі е-ЛН — з 8-го дня після дати його закриття, а 3 робочих дні на призначення «декретних» починають рахуватись з дати видачі е-ЛН — з 8-го дня після дати його відкриття (див. роз’яснення ФССУ від 19.11.2021 та лист ФССУ від 11.10.2021 № 2369-11-1 у ВПЗ № 8/2021, стор. 109, та № 8/2021, стор. 116).

Як ми вже повідомляли⁸, з 01.01.2023 Закон № 1105 не містить згадки про комісію (уповноваженого) із соціального страхування підприємства, установи, організації. Отже, найближчим часом має буде скасовано Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затверджене постановою правління ФССУ від 19.07.2018 № 13 (далі — Положення № 13).

Водночас частиною 3 статті 22 Закону № 1105 встановлено, що рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами.

Отже, роботодавець наказом має затвердити локальний документ, в якому буде визначено порядок роботи уповноваженої особи або уповноважених осіб для призначення страхових виплат застрахованим особам. Такий локальний документ може бути розроблений на підставі норм Положення № 13, а уповноважені особи можуть бути об’єднані в комісію, яка є аналогом колишньої комісії із соціального страхування підприємства. Своє рішення про призначення страхової виплати уповноважені особи можут оформлювати протоколом, актом тощо, а страхувальник — наказом, розпорядженням, рішенням тощо.⁹ Крім визначення уповноважених осіб для призначення страхових виплат, страхувальнику потрібно також визначити особу, яка буде відслідковувати наявність е-ЛН в особистому кабінеті страхувальника на порталі послуг ПФУ.

На підставі прийнятого рішення страхувальником (уповноваженими ним особами) про призначення страхової виплати бухгалтерія нараховує таку страхову виплату працівнику і подає заяву-розрахунок до ПФУ.

Подання заяви-розрахунку до Пенсійного фонду

Відповідно до частини 1 статті 26 Закону № 1105 підставою для фінансування страхувальників територіальними органами ПФУ є оформлена за встановленим зразком заява-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами.

Звертаємо увагу, що заява-розрахунок подається до ПФУ лише тоді, коли період тимчасової непрацездатності працівника має бути оплачений за рахунок коштів ПФУ. Якщо період тимчасової непрацездатності працівника має бути оплачений повністю за рахунок роботодавця (наприклад, перші 5 днів тимчасової непрацездатності працівника, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, та перші 17 днів тимчасової непрацездатності працівника, пов’язаної з нещасним випадком на виробництві), то заява-розрахунок до ПФУ не подається (немає що фінансувати за рахунок ПФУ).

Подавати заяву-розрахунку до ПФУ страхувальник має право і в разі нарахування страхової виплати зовнішнім сумісникам (після надання ними довідки про розмір середньої заробітної плати з основного місця роботи, щоб не допустити завищення суми страхової виплати за сумісництвом).

Наразі, а саме до затвердження відповідного нормативно-правового акта ПФУ, продовжує діяти форма заяви-розрахунку, наведена у додатку 1 до Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затвердженого постановою правління ФССУ від 19.07.2018 № 12 (далі — Порядок № 12). Пунктом 6 цього Порядку встановлено, що заява-розрахунок надається страхувальником в паперовому вигляді особисто до робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення, або надсилається в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису.

Згідно з пунктом 2 Порядку № 12 на підставі рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства про призначення матеріального забезпечення страхувальник нараховує суми матеріального забезпечення та оформлює заяву-розрахунок, яка повинна бути передана до робочих органів виконавчої дирекції Фонду не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття комісією такого рішення.

По аналогії з вищевикладеним з 01.01.2023 на підставі рішення страхувальника або уповноважених ним осіб про призначення страхової виплати страхувальник нараховує суму такої виплати та оформлює заяву-розрахунок, яка повинна бути передана до територіального органу ПФУ не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття такого рішення.

Отже, загальний строк від дня надходження ЛН (тобто від дня отримання паперового ЛН від працівника або від дня видачі е-ЛН, відображеного в особистому кабінеті страхувальника) до дати подання заяви-розрахунку по «лікарняних» становить не більше 15 (10 + 5) робочих днів, по «декретних» — не більше 8 (3 + 5) робочих днів.

Що стосується відповідальності за порушення роботодавцем строку призначення матеріального забезпечення застрахованим особам, а також неподання у 5-денний термін заяви-розрахунку, то ФССУ в листі від 11.10.2021 № 2369-11-1 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 116) зазначив, що ні Законом № 1105, ні Порядком № 12 така відповідальність не передбачена.

Нагадаємо, що до 01.01.2023 не можна було подати заяву-розрахунок через відповідний інтерфейс на порталі послуг ПФУ (він не мав функціональної реалізації), але можна було подати заяву-розрахунок онлайн до ФССУ за допомогою клієнтського спеціалізованого програмного забезпечення. Однак з 01.01.2023 вже не можна подати заяву-розрахунок в електронному вигляді до ФССУ.

Водночас з 01.01.2023 частиною 2 статті 23 Закону № 1105 встановлено, що визначення розміру допомоги по тимчасовій непрацездатності, в тому числі на пільгових умовах, здійснюється шляхом автоматизованого обміну наявними даними між інформаційно-комунікаційними системами органів державної влади, підприємств, установ та організацій або на підставі копії відповідних посвідчень чи інших документів, які підтверджують право на пільгу.

Спочатку здавалося, що на підставі вищенаведеної норми Закону № 1105 ПФУ буде самостійно (автоматично виходячи з даних, які є в РЗО та інших базах даних) визначати розмір «лікарняних» після отримання від страхувальника заяви-розрахунку. Але в середині січня 2023 року ПФУ додав в особистих кабінетах страхувальників на порталі послуг ПФУ функцію подання заяв-розрахунків в електронному вигляді, тому фактично вся інформація для визначення розміру «лікарняних» буде братися із заяви-розрахунку, хоча страховий стаж застрахованих осіб, як і раніше, буде перевірятися ПФУ за даними РЗО.

Тепер при вході в особистий кабінет страхувальника на порталі послуг ПФУ з’являється повідомлення, в якому зазначено, зокрема, таке:

«Для отримання фінансування щодо надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві страхувальнику, як і раніше, необхідно подати заяву-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами.

Така заява-розрахунок починаючи з 01 січня 2023 року подається через відповідний інтерфейс в особистому електронному кабінеті страхувальника на Веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Засоби особистого кабінету в пункту меню «Заяви-розрахунки» дають можливість пошуку та перегляду заяв-розрахунків згідно визначених критеріїв — період реєстрації листків непрацездатності, тип заяви-розрахунку (за електронними листками непрацездатності); здійснення формування (редагування) та відправки заяви-розрахунку до Пенсійного фонду України. Під час формування заяви-розрахунку використовується інформація з електронного листка непрацездатності та Реєстру застрахованих осіб.

Максимальна кількість листків непрацездатності в одній заяві-розрахунку становить 200 штук (метою обмеження є поліпшення якості обслуговування та пришвидшення автоматизованого опрацювання заяв-розрахунків).

В той же час до заяви-розрахунку можна додавати коментарі, пояснення та, за необхідності, скановані копії документів, які можуть бути корисними при прийнятті рішення щодо фінансування.».

Таким чином, тепер в особистому кабінеті страхувальника в розділі «Заяви-розрахунки» можна не тільки знайти вже створену (подану) заяву-розрахунок через опцію «Визначте параметри пошуку заяв-розрахунків» (має ідентифікатори пошуку «Номер», «Дата формування з__  по __», «Номер ЛН», «РНОКПП», «Статус заяви-розрахунку»), але й створити нову заяву-розрахунок через опцію (кнопку) «Створити нову» і направити її до ПФУ. Там же розміщено Інструкцію щодо формування заяви-розрахунку (далі — Інструкція), в якій докладно (покроково) викладено порядок формування та подання заяв-розрахунків до ПФУ.

Згідно з Інструкцією для створення нової заяви-розрахунку призначено кнопку «Створити нову», по якій користувачу надається екранна форма, призначена для заповнення основних атрибутів заяви-розрахунку. До таких атрибутів, що є обов’язковими для заповнення (позначені зірочкою), належать:

– номер заяви-розрахунку — визначається автоматично при збереженні заяви-розрахунку та не надається на ручне заповнення;

– код за ЄДРПОУ страхувальника — автоматично заповнюється за даними страхувальника без права редагування;

– найменування страхувальника — автоматично заповнюється за даними страхувальника з можливістю редагування;

– регіон місця знаходження страхувальника — вибір з довідника регіонів;

– місцезнаходження (місце проживання для фізичних осіб) страхувальника;

– дата формування — автоматичне заповнення поточної дати без права редагування;

– тип ЗР — вибір за допомогою випадаючого списку: ЕРЛН; паперові листки непрацездатності;

– тип додатку ЗР — вибір за допомогою випадаючого списку (Додаток 1; Додаток 2);

– статус заяви — при створенні – «Редагується»; далі змінюється автоматично згідно з етапом та результатом опрацювання заяви-розрахунку;

– ПІБ керівника страхувальника, ПІБ головного бухгалтера страхувальника, ПІБ відповідальної особи страхувальника, телефон страхувальника — автоматичне заповнення за даними останньої сформованої заяви-розрахунку; ручне редагування текстового поля;

– розрахунковий рахунок/IBAN страхувальника — автоматичне заповнення за даними останньої сформованої заяви-розрахунку; ручне редагування текстового поля (перші 2 символи «UA» та цифри);

– код МФО банку страхувальника — автоматично заповнюється за даними IBAN без права редагування;

– найменування банку страхувальника — автоматичне заповнення за даними останньої сформованої заяви-розрахунку; ручне редагування текстового поля;

– дата початку періоду, за який включати ЛН (З), та дата закінчення періоду, за який включати ЛН (ПО) — ручне введення дати або використання «календаря» (необов’язкові поля).

Після заповнення основних атрибутів заяви-розрахунки потрібно натиснути кнопку «Продовжити за даними ЕРЛН», після чого відкривається наступна екранна форма, в якій відображаються два додатки:

• Додаток 1 — Додаток про тимчасову непрацездатність (в цей додаток включаються всі ЛН, по яких визначено причину непрацездатності, крім пунктів 2 та 4 довідника причин непрацездатності, та які не входять в попередні заяви-розрахунки);
• Додаток 2 — Додаток про тимчасову непрацездатність внаслідок нещасного випадку або профзахворювання (в цей додаток включаються ЛН, по яких визначено причину непрацездатності за пунктами 2 та 4 довідника причин непрацездатності, та які не входять в попередні заяви-розрахунки).

Обидва додатки заповнюються згідно з умовами створення заяви-розрахунку і мають форму таблиць з даними ЛН з графами (полями): «номер ЛН», «дата відкриття»; «дата закриття»; «РНОКПП ЗО»; «ПІБ ЗО».

Для спрощення заповнення можна скористатися кнопкою «Завантажити дані з файлу», по якій страхувальнику надається можливість завантаження до Додатку 1 файлу визначеної структури згідно з Додатком А. Над кнопкою «Завантажити дані з файлу» наведено текст «Надано можливість завантажувати інформацію в електронному вигляді про заяви-розрахунки в json-форматі», де «json-форматі» — посилання на відкриття структури файлу для завантаження даних. Опис структури файлу для завантаження наведено в цьому документі в Додатку А.

Для Додатку 1 відображаються:

– місце роботи — автоматичне заповнення за даними РЗО при реєстрації ЛН;

– дані ЛН (первинний або продовження);

– причина непрацездатності;

– кількість днів, що підлягають оплаті (всього);

– кількість днів, що підлягають оплаті (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

– сума (в гривнях з копійками) (всього);

– сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

– в тому числі за пільгою постраждалим на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду (всього);

– в тому числі за пільгою постраждалим на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

– номер посвідчення (ЧАЕС);

– дата направлення на МСЕК (за наявності);

– страховий стаж (в повних місяцях) (загальний) — автоматичне заповнення за даними РЗО при реєстрації ЛН;

– страховий стаж (в повних місяцях) (за останні 12 місяців) — автоматичне заповнення за даними РЗО при реєстрації ЛН.

Для Додатку 2 відображаються:

– місце роботи — автоматичне заповнення за даними РЗО при реєстрації ЛН;

– номер та дата акту про нещасний випадок або профзахворювання (серія та номер);

– витрати Фонду (днів);

– витрати Фонду (сума в гривнях з копійками).

В кожний додаток автоматично включаються ЛН, які задовольняють параметрам створення заяви-розрахунки по ЛН на встановлені особи, які ще не включено в існуючі заяви-розрахунки.

При створенні заяви-розрахунку за результатами завантаження даних з файлу згідно зі структурою всі дані з ЕРЛН визначаються автоматично за номером ЛН (для спрощення передбачено автоматичне завантаження ЛН). Опрацювання заяви-розрахунку однаково по додатках 1 та 2.

Додатки 1 та 2 містять наступні однакові обов’язкові для заповнення поля (позначені зірочкою), для яких передбачено автоматичне заповнення за даними ЛН:

– заголовок форми — номер ЛН, ПІБ особи, РНОКПП особи;

– причина непрацездатності;

– період непрацездатності (З);

– період непрацездатності (ПО).

Додаток 1 також містить наступні обов’язкові для заповнення поля (позначені зірочкою), що передбачають ручне введення чисел (крім першого):

– дані ЛН (первинний або продовження) — вибір за допомогою випадаючого списку (первинний; продовження);

– кількість днів, що підлягають оплаті (всього);

– кількість днів, що підлягають оплаті (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

– сума (в гривнях з копійками) (всього);

– сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду);

– в тому числі за пільгою постраждалим на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду (всього);

– в тому числі за пільгою постраждалим на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду (у т. ч. за рахунок коштів Фонду).

Додаток 1 також містить наступні необов’язкові для заповнення поля, що передбачають ручне введення інформації:

– номер посвідчення (ЧАЕС);

– дата направлення на МСЕК (за наявності) — можливе використання «календаря» поля.

Після заповнення всіх вищезазначених полей Додатка 1 для продовження призначено кнопку «Продовжити», по якій перевіряється обов’язковість та коректність введених за ЛН даних. За наявності помилок надаються повідомлення про наявні помилки та рядок додатку не зберігається.

Додаток 2, крім вищезазначених полей, для яких передбачено автоматичне заповнення за даними ЛН, містить такі обов’язкові для заповнення поля, що передбачають ручне введення інформації:

– витрати Фонду (днів);

– витрати Фонду (сума в гривнях з копійками);

– дата акту про нещасний випадок або профзахворювання (серія та номер) — можливе використання «календаря»;

– номер акту про нещасний випадок або профзахворювання (серія та номер).

Фактично в додатках 1 і 2 заповнюються майже ті самі дані, які зазначаються у формі заяви-розрахунку, наведеній у додатку до Порядку № 12.

Після введення всіх необхідних даних до заяви-розрахунку, в тому числі до додатків 1 і 2, для збереження заяви-розрахунку призначено кнопку «Зберегти». Після цього статус заяви-розрахунку встановлюється в «Редагується»; в такому статусі надано можливість подальшого редагування заяви-розрахунку. Для видалення заяви призначено кнопку «Видалити». Видалення надається лише для заяв у статусі «Редагується».

Після збереження заяви-розрахунку для формування її друкованого образу призначено кнопку «Сформувати заяву-розрахунок». Після натискання на неї та відкриття сформованої заяви-розрахунку в новому вікні потрібно перевірити документ. За потреби для повернення на редагування призначено кнопку «Повернутися на редагування».

Якщо сформована заява-розрахунок не потребує редагування, то для продовження процесу її відправки до ПФУ призначено кнопку «Підписати та відправити в ПФУ», по якій користувачу надається інтерфейс для вибору КЕП та введення паролю доступу до КЕП (залежно від типу носія, за яким користувач був авторизований на веб-порталі). Якщо дані КЕП введено без помилок та вони співпадають з даними, за якими користувач авторизувався на веб-порталі, заява-розрахунок підписується КЕП користувача та автоматично зберігається в реєстрі заявок-розрахунків ЕРЛН.

Для завантаження та подальшого друку заяви-розрахунку (за бажанням користувача) призначено кнопку «Завантажити».

Також передбачено можливість з екранної форми вивантажити заяву-розрахунок в Excel за допомогою кнопки «Вивантажити в Ексель».

Наприкінці Інструкції наведено додаток А «Структура файлу для завантаження даних листків непрацездатності в заяву-розрахунок». Як зазначено вище, за умови додержання структури файлу страхувальнику надано можливість завантажувати інформацію в електронному вигляді про заяви-розрахунки в json-форматі. В пункті 1 додатку А наведено загальні вимоги до файлу завантаження:

– обмежень по назві файлу немає;

– для завантаження потрібний файл в форматі json, структура та опис тегів якого наведено в пункті 2 «Структура файлу завантаження» додатка А;

– дані повинні бути в кодуванні тільки UTF-8;

– формат дати — YYYY-MM-DD;

– приклад заповнення файлу наведено в пункті 4 додатка А.

Теоретично, щоб не заповнювати деякі поля заяви-розрахунку та її додатків 1 і 2 вручну (для прискорення процесу і недопущення помилок), страхувальники, які ведуть бухгалтерський облік за допомогою комп’ютерної програми, що дозволяє формувати заяви-розрахунки, після необхідного її налаштування (за допомогою програмістів) можуть інкорпорувати дані з неї до форми заяви-розрахунку в особистому кабінеті страхувальника на порталі послуг ПФУ. Сподіваємося, що програмне забезпечення на порталі послуг ПФУ надасть таку можливість страхувальникам, що значно полегшить роботу бухгалтерам.

Зауважимо, що наразі через портал послуг ПФУ ще не можна подати заяву-розрахунок для отримання допомоги на поховання.

При заповненні заяви-розрахунку потрібно враховувати також один нюанс, про який ФССУ повідомив в роз’ясненнях від 10.02.2022 та від 22.12.2021 (див. ВПЗ № 8/2021, стор. 109, та № 9/2021, стор. 118). Інформація про пацієнта завантажується з Реєстру пацієнтів у медичний висновок автоматично і співпадає з даними, зазначеними у декларації із сімейним лікарем. Тож ідентифікаційні дані застрахованої особи в е-ЛН будуть тотожні саме даним, зазначеним у Реєстрі пацієнтів. Якщо ці дані не співпадуть із даними у РЗО — е-ЛН може не створитись або створитись із помилкою в ПІБ. Саме тому працівникам важливо завчасно перевірити правильність внесення написання свого ПІБ у декларації із сімейним лікарем та оперативно повідомляти лікаря і роботодавця про всі зміни. Однак якщо помилка все ж сталася, і е-ЛН містить несуттєві відмінності у написанні ПІБ із даними у РЗО (наприклад, Наталя і Наталія, Євгенівна замість Євгеніївна, пропущенні букви тощо), роботодавці можуть подати заяву-розрахунок попри неточності. Водночас важливо, щоб при оформленні заяви-розрахунку за такими е-ЛН роботодавець вказав правильні ідентифікаційні дані свого працівника, зазначені в РЗО. Якщо помилка в ПІБ, наявна в е-ЛН, буде продубльована також і в заяві-розрахунку, це призведе до невідповідностей в автоматизованому процесі верифікації. Наразі фахівці вже працюють над тим, аби в е-ЛН пріоритетно відображались ті дані застрахованої особи, які наявні в РЗО, а не в Реєстрі пацієнтів — це допоможе уникнути більшості помилок невідповідності ПІБ.

Що стосується подання заяв-розрахунків в паперовій формі до ПФУ, то виходячи з вищепроцитованої норми пункту 6 Порядку № 12 наразі це можливо (у всякому разі доки не буде скасовано Порядку № 12 і затверджено ПФУ новий аналогічний Порядок).

ФССУ в роз’ясненні від 03.01.2023 (див. стор. 99 цього номеру) повідомив, що починаючи з 01 січня 2023 року, органом, який відповідає за прийняття заяв-розрахунків і фінансування «лікарняних» і «декретних», є ПФУ. Тож усі заяви-розрахунки незалежно від виду допомог, які вони містять, відтепер необхідно подавати до ПФУ. Заяви-розрахунки, які містять у собі ЛН, сформовані до 01 січня 2023 року, також подаються до ПФУ. Подати заяву-розрахунок страхувальники можуть двома способами:

– в електронному вигляді через особистий кабінет страхувальника на порталі послуг ПФУ;

– на паперових носіях до будь-якого сервісного центру ПФУ.

ФССУ в своїх роз’ясненнях¹⁰ повідомив, що на відміну від паперового ЛН, в е-ЛН відсутня серія та відрізняються причини непрацездатності. Випадки тимчасової непрацездатності, оформлені паперовим ЛН та е-ЛН, є різними страховими випадками, незалежно від черговості їх отримання працівником, тому роботодавець відокремлює їх під час призначення матеріального забезпечення. Оскільки е-ЛН не мають серії (мають лише єдиний реєстраційний номер) та видаються за оновленими кодами причин непрацездатності¹¹, заяви-розрахунки за е-ЛН подаються роботодавцями окремо від заяв-розрахунків, сформованих за паперовими ЛН (тобто за паперовими ЛН і е-ЛН мають бути подані дві окремі заяви-розрахунки). Це правило діє і у випадку, якщо е-ЛН і паперовий ЛН оформлені за одним страховим випадком (наприклад, по загальному захворюванню спочатку був оформлений е-ЛН, а потім по цьому ж захворюванню як продовження видано паперовий ЛН).

Після подання заяви-розрахунку в електронному та/або паперовому вигляді страхувальник чекає фінансування від ПФУ для надання страхових виплат працівникам.

Відповідно до частини 1 статті 26 Закону № 1105 територіальні органи ПФУ здійснюють фінансування страхувальників протягом 3 робочих днів після надходження заяви-розрахунку, в тому числі в електронній формі.

Після отримання коштів від ПФУ на свій окремий рахунок страхувальники, як і раніше, мають виплатити «лікарняні» і «декретні» застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту) або на інших підставах, передбачених законом, у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати (п. 1 ч. 2 ст. 24 Закону № 1105).

Звертаємо увагу, що згідно з пунктом 10 Порядку № 12 протягом місяця з дня проведення страхової виплати за рахунок коштів Фонду страхувальник надсилає Фонду повідомлення про проведення виплат за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку № 12 (далі — Повідомлення), в якому відображаються, зокрема, сума і дата здійснення страхової виплати застрахованій особі за рахунок коштів Фонду. Повідомлення може бути надіслано в електронному вигляді або листом з повідомленням про вручення або надано безпосередньо до робочого органу Фонду.

Водночас дотепер на порталі послуг ПФУ не передбачено можливості подання страхувальниками в електронному вигляді Повідомлення до ПФУ (в особистому кабінеті страхувальника немає такого функціоналу). Тому наразі (до реалізації вказаної процедури на порталі послуг ПФУ) у разі отримання фінансування від ПФУ страхувальники можуть подати Повідомлення лише в паперовому вигляді шляхом направлення листа з повідомленням про вручення або безпосереднього відвідування територіального органу ПФУ.

ФССУ на своєму сайті надав відповідь на запитання: куди з 01 січня 2023 року роботодавцям подавати Повідомлення і чи потрібно це робити?

ФССУ зазначив, що Повідомлення про виплату працівникам коштів, отриманих від фондів (як ФССУ, так і ПФУ), необхідно продовжувати подавати. Форма такого Повідомлення та строки його подання наразі не змінились — вони наведені у Порядку № 12, який продовжує діяти до прийняття ПФУ відповідного власного Порядку. Подавати Повідомлення необхідно до того фонду, від якого надійшли кошти.

На жаль, у зв’язку з технічними причинами, пов’язаними із припиненням ФССУ, подати Повідомлення наразі можливо лише у паперовому вигляді. Роботодавці можуть звернутись безпосередньо до відділення або надіслати документ рекомендованим листом.

Що стосується ситуації, коли роботодавець через війну взагалі не може подати заяву-розрахунок, то ФССУ в своїх роз’ясненнях¹² повідомив таке: якщо роботодавець через бойові дії не має можливості опрацювати ЛН свого працівника та оформити заяву-розрахунок (наприклад, якщо знищено матеріально-технічну базу підприємства тощо), застрахована особа може отримати «лікарняні» або «декретні» напряму від Фонду. Для цього їй необхідно звернутись до будь-якого зручного відділення Фонду — за місцем тимчасового перебування внаслідок евакуації, за місцем реєстрації тощо. Для призначення матеріального забезпечення застраховані особи повинні мати при собі паперовий ЛН або е-ЛН. Також варто підготувати копії першої–четвертої, одинадцятої–шістнадцятої сторінок паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, та копію РНОКПП. Довідка про взяття на облік як внутрішньо переміщеної особи в цьому випадку не вимагається.

Сподіваємося, що з 01.01.2023 позиція ПФУ є аналогічною, і застраховані особи в цій ситуації можуть звернутися до будь-якого найближчого територіального органу ПФУ, але подавати йому роздруківку е-ЛН не потрібно.