Письмо Министерства социальной политики Украины «О ведении кадровой документации и составлении штатного расписания работодателем — физическим лицом – предпринимателем» от 21.05.2019 г. № 34/0/23-19/133

МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ УКРАИНЫ

ПИСЬМО

от 21.05.2019 г. № 34/0/23-19/133

О ведении кадровой документации и составлении штатного расписания
работодателем — физическим лицом – предпринимателем

(Извлечение)

Юридическим департаментом Минсоцполитики рассмотрено Ваше обращение от 05.05.2019 и в пределах компетенции сообщается.

Согласно статье 2 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) работники реализуют право на труд путем заключения трудового договора о работе на предприятии, в учреждении, организации или с физическим лицом.

Понятие «физическое лицо – предприниматель» в совокупности тоже охватывается понятием «физическое лицо», поскольку гражданин, желающий реализовать свое конституционное право на предпринимательскую деятельность, после прохождения соответствующих регистрационных и других предусмотренных законодательством процедур только приобретает новый признак — «предприниматель», не утрачивая при этом статус физического лица.

Согласно части первой статьи 21 КЗоТ трудовой договор является соглашением между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом или физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган или физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Поскольку физическое лицо – предприниматель в понимании норм КЗоТ выступает работодателем, то он должен вести кадровую документацию.

В частности, по нашему мнению, физическое лицо – предприниматель должно оформлять локальные акты, заключать трудовые договоры в письменной форме, вести трудовые книжки работников и может вести книгу регистрации локальных актов, разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка, вести табели учета использования рабочего времени и т. п.

Действующим законодательством о труде не предусмотрена обязательность физического лица – предпринимателя иметь штатное расписание.

Принятие на должность, не предусмотренную штатным расписанием, возможно на основании договора гражданско-правового характера. При выполнении работ, оказании услуг на основании трудового договора должны быть соблюдены требования трудового законодательства, а при заключении гражданско-правового договора на выполнение определенной работы или оказание определенных услуг следует руководствоваться гражданским законодательством.

Лицо, выполняющее работу на основании гражданско-правового договора, в отличие от работника, не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, он сам организует свою работу и выполняет ее на свой риск. Законодательство о труде на такие отношения не распространяется.

Приказом Государственного комитета статистики Украины от 28.09.2005 г. № 286 <…> утверждена Инструкция по статистике количества работников (далее — Инструкция).

Пунктом 1.1 раздела 1 «Общие положения» Инструкции установлено, что действие Инструкции распространяется на всех юридических лиц, их филиалы, представительства и другие обособленные подразделения, а также на физических лиц – предпринимателей, которые используют наемный труд.

Одновременно сообщаем, что письма Министерства не являются нормативно-правовыми актами, по своей природе они носят информационный, рекомендательный и необязательный характер.

Директор Юридического департамента                                                   Е. Тулина

_____________________________________________________________________________

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ: Вышеприведенное письмо является свидетельством того, что позиция Минсоцполитики изменилась в вопросе обязательности ведения штатного расписания физическим лицом — предпринимателем (далее — ФЛП). Ранее в письме от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06 Минсоцполитики относительно ведения ФЛП кадровой документации и штатного расписания сообщило, в частности, следующее:

«Законодательством о труде прямо не предусмотрена обязанность предпринимателя вести указанную в обращении кадровую документацию при применении наемного труда.

Вместе с тем, согласно ст. 29 КЗоТ до начала работы по заключенному трудовому договору собственник или уполномоченный им орган обязан, в частности, ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором.

<…>

Пунктом 1.6 р. I «Общие положения» Инструкции (по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. № 286; — Авт.) установлено, что к первичной учетной документации для определения количественного состава работников, в частности, относятся приказ (распоряжение) о принятии на работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора, личная карточка, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы.

Для достижения цели утвержденной Инструкции вышеуказанная первичная учетная документация должна вестись, в том числе и предпринимателем, поскольку исходя из содержания абзаца второго п. 1.1 р. I «Общие положения» Инструкции действие Инструкции распространяется, в том числе, и на такую категорию работодателей.

Составление штатного расписания является необходимым в работе с персоналом. На основании штатного расписания принимаются решения, в частности о принятии, переводе работников на другую работу, установлении должностного оклада, тарифной ставки (оклада) конкретному работнику.

Наличие штатного расписания является гарантией обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда.

Подытоживая изложенное, а также с целью недопущения нарушения законодательства о труде, во избежание случайных ошибок в работе с персоналом и, как следствие, возможного возникновения трудовых споров, предпринимателю необходимо вести кадровую документацию при применении наемного труда. <…>».

Таким образом, в вышепроцитированном письме от 2016 года Минсоцполитики настаивало на обязательности ведения ФЛП кадровой документации и штатного расписания, а в комментируемом письме от 2019 года Минсоцполитики соглашается с тем, что действующим законодательством о труде не предусмотрена обязательность для ФЛП иметь штатное расписание (это, объясняется, в частности, тем, что посколькуФЛП не имеет организационной структуры). Следовательно, отсутствие у ФЛП штатного расписания не может считаться нарушением законодательства о труде. В то же время наличие такого документа упорядочивает кадровые вопросы, поскольку на основании штатного расписания принимаются решения, в частности, о принятии работников на работу (об их переводе) на определенную должность.