Забезпечення працівників спеціальним, форменим та фірмовим одягом

Працівники певних професій відповідно до законодавства про охорону праці повинні забезпечуватися спеціальним одягом, спеціальним взуттям та іншими засобами індивідуального захисту. Обов’язок по такому забезпеченню покладено на власника або уповноважений ним орган (далі — роботодавець).

Якщо працівники належать до категорій осіб, які зобов’язані перебувати на роботі в форменому одязі, то роботодавці зобов’язані забезпечити їх таким видом одягу.

З метою підвищення корпоративної культури деякі підприємства надають своїм працівникам фірмовий одяг, який зазвичай зроблений в спеціальному стилі, що містить або зображення торгового знаку (марки) цього підприємства, або фірмові кольори підприємства.

Зупинимося детально на особливостях забезпечення працівників кожним з вищевказаних видів робочого одягу.

Забезпечення працівників спеціальним одягом

Відповідно до статті 163 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) і статті 8 Закону України «Про охорону праці» від 14.10.92 р. № 2694-XII (далі — Закон № 2694) на роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці, а також роботах, пов’язаних із забрудненням або несприятливими метеорологічними умовами, працівникам видаються безоплатно за встановленими нормами спеціальний одяг, спеціальне взуття та інші засоби індивідуального захисту (далі разом — спецодяг, ЗІЗ), а також миючі та знешкоджувальні засоби. Працівники, які залучаються до разових робіт, пов’язаних з ліквідацією наслідків аварій, стихійного лиха тощо, що не передбачені трудовим договором, повинні бути забезпечені зазначеними ЗІЗ. Роботодавець зобов’язаний організувати комплектування та утримання ЗІЗ відповідно до нормативних актів про охорону праці та колективного договору.

Особливості забезпечення працівників ЗІЗ визначають Мінімальні вимоги безпеки і охорони здоров’я при використанні працівниками засобів індивідуального захисту на робочому місці, які затверджено наказом Міністерства соціальної політики України від 29.11.2018 р. № 1804 (далі — Вимоги № 1804).

Зазначені Вимоги розроблено на основі Директиви Ради ЄЕС від 30.11.89 р. Вони встановлюють загальні вимоги до ЗІЗ, що використовуються працівниками під час трудового процесу. Вимоги № 1804 поширюються на суб’єктів господарювання незалежно від форм власності та організаційно-правової форми, які у своїй діяльності використовують ЗІЗ.

Згідно з пунктом 4 розділу І «Загальні положення» Вимог № 1804 засоби індивідуального захисту (ЗІЗ) — це всі засоби, які призначені для носіння і використання працівником з метою індивідуального захисту від одного або більше ризиків, які могли б становити загрозу безпеці та здоров’ю на роботі, а також будь-які пристосування, аксесуари чи змінні компоненти, призначені для цієї мети.

Черговий засіб індивідуального захисту (черговий ЗІЗ) — це спеціальний одяг, спеціальне взуття чи інший ЗІЗ колективного (безособового) користування, як-от рукавиці чи калоші діелектричні при електроустановках, кожух або плащ непромокальний на зовнішніх постах, що закріплений за певними робочими місцями чи видається працівникам тільки на час виконання тих робіт, для яких вони передбачені, та передається однією зміною іншій зміні.

ЗІЗ слід використовувати у разі неможливості уникнути або в достатній мірі обмежити ризики для життя та здоров’я працівників технічними засобами колективного захисту або заходами, методами чи правилами організації роботи. ЗІЗ використовують виключно за призначенням згідно з інструкціями з експлуатації, які мають бути зрозумілими для працівників (п.п. 5, 6 р. І Вимог № 1804).

Відповідно до пункту 1 розділу II «Загальні обов’язки роботодавців» Вимог № 1804 для забезпечення безпеки та захисту здоров’я працівників роботодавець зобов’язаний забезпечити за свій рахунок придбання, комплектування, видачу та утримання (забезпечення працездатності та належного гігієнічного стану) ЗІЗ.

На роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці, а також роботах, що пов’язані із забрудненням або тих, що здійснюються у несприятливих метеорологічних умовах, працівникам видаються безоплатно спеціальний одяг, спеціальне взуття та інші ЗІЗ відповідно до встановлених норм, які для роботодавця є обов’язковим мінімумом безплатної видачі ЗІЗ, з визначенням захисних властивостей ЗІЗ та строків їх використання (п. 3 р. II Вимог № 1804).

Згідно з пунктом 4 розділу II Вимог № 1804 працівникам, професії та посади (професійні назви робіт) яких передбачені в Нормах безоплатної видачі спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту, затверджених наказом Державного комітету України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду від 16.04.2009 р. № 62 (далі — Норми № 62), працівникам загальних (наскрізних) професій різних галузей промисловості ЗІЗ видаються незалежно від виду економічної діяльності підприємства, за винятком випадків, коли ці професії та посади (професійні назви робіт) передбачені у відповідних Нормах безоплатної видачі ЗІЗ з урахуванням специфічних умов праці.

Звертаємо увагу, що підприємство може безоплатно видавати працівникам певні ЗІЗ і понад установлені норми, якщо фактичні умови праці таких працівників (специфіка виробництва, вимоги технологічних процесів тощо) вимагають їх застосування. Таке забезпечення повинне бути передбачено колективним договором (ч. четверта ст. 8 Закону № 2694).

Порядок видачі спецодягу працівникам

Як зазначалося вище, спецодяг видається працівникам безоплатно.

Роботодавець може видавати працівникам два комплекти спецодягу на два строки використання (носіння) залежно від умов праці та можливості обслуговування ЗІЗ (п. 6 р. ІІІ «Інші положення» Вимог № 1804).

Якщо виданий спецодяг (ЗІЗ) став непридатним до закінчення встановленого строку носіння (передчасно зносився) не з вини працівника, роботодавець зобов’язаний замінити його за свій рахунок (ч. друга ст. 164 КЗпП, ч. третя ст. 8 Закону № 2694, п. 7 р. ІІІ Вимог № 1804).

Якщо існування більше одного ризику для життя та здоров’я працівників визначає необхідність одночасного носіння ними більше одного ЗІЗ, такі засоби мають бути сумісними та ефективними проти існуючого ризику (ризиків) (п. 5 р. ІІ Вимог № 1804).

Працівникам, які суміщають професії або працюють за сумісництвом, крім ЗІЗ, що видаються їм за основною професією, слід додатково видати ЗІЗ для виконання робіт за професією за сумісництвом або при суміщенні з урахуванням строків їх придатності (п. 10 р. ІІІ Вимог № 1804).

Пунктом 8 розділу ІІ Вимог № 1804визначено, що роботодавець видає ЗІЗ на строк носіння, який визначається з урахуванням рівня ризику для життя та здоров’я працівників, частоти знаходження працівника під дією цього ризику, характеристики робочого місця кожного працівника та ефективності самого ЗІЗ, при цьому строк носіння ЗІЗ за календарними днями обчислюється з дня їх фактичної видачі та не має перевищувати строк придатності, визначений документами виробника (інструкціями з експлуатації, паспортами тощо).

Згідно з пунктом 9 розділу ІІ Вимог № 1804 ЗІЗ призначений для особистого (індивідуального) користування. Якщо один ЗІЗ за певних обставин має використовуватися кількома працівниками, роботодавець перед кожним застосуванням цього ЗІЗ вживає заходів, необхідних для запобігання виникненню проблем для здоров’я та особистої гігієни користувачів, а саме:

– з відновлення придатності ЗІЗ (за процедурами щодо ремонту та заміни компонентів ЗІЗ відповідно до інструкцій з їх експлуатації);

– із забезпечення належного гігієнічного стану (за процедурами щодо очищення (хімочищення), прання, обезпилювання, дегазації, дезактивації, дезінфекції тощо відповідно до інструкцій з їх експлуатації).

Граничний строк використання таких ЗІЗ залежно від їх зношеності встановлюється роботодавцем за погодженням з профспілковою організацією підприємства (особою, уповноваженою найманими працівниками з питань охорони праці, якщо профспілка на підприємстві не створювалася), що має бути передбачено у колективному договорі, та не може перевищувати строків використання відповідних ЗІЗ, що видаються виключно в індивідуальне користування.

Роботодавець не повинен допускати до роботи працівників без необхідних ЗІЗ, а також якщо ЗІЗ знаходяться в забрудненому, несправному стані або з простроченими строками періодичних випробувань, що проводяться відповідно до інструкцій з їх експлуатації. Працівники зобов’язані повідомляти роботодавця про будь-які недоліки використання ЗІЗ за призначенням (п.п. 12, 13 р. ІІІ Вимог № 1804).

Очищення (хімочищення), прання, обезпилювання, дегазація, дезактивація, дезінфекція, знешкодження, ремонт ЗІЗ, заміна їх вузлів, перевіряння експлуатаційних і захисних властивостей ЗІЗ мають здійснюватись роботодавцем в неробочий час (у вихідні дні) або під час міжзмінних перерв. У разі невиконання цієї умови роботодавець повинен видавати працівникові декілька комплектів ЗІЗ, а встановлений строк використання цих ЗІЗ відповідно збільшується (п. 17 р. ІІІ Вимог № 1804).

Обов’язковому хімочищенню підлягає весь утеплений спецодяг, а також спецодяг, оброблений захисним просоченням, якщо інше не визначено в інструкціях з їх експлуатації. Якщо роботодавець не організував своєчасне хімочищення або прання спецодягу, він зобов’язаний видати змінні ЗІЗ (п. 19 р. ІІІ Вимог № 1804).

У разі інфекційного захворювання працівника спеціальний одяг, спеціальне взуття та інші ЗІЗ, якими він користувався, та приміщення, в якому вони зберігались, підлягають дезінфекції (п. 20 р. ІІІ Вимог № 1804). Те ж саме рекомендуємо зробити, якщо працівник, який використовував ЗІЗ, захворів коронавірусом.

Прийняті на зберігання теплий спеціальний одяг і спеціальне взуття, що були в ужитку, слід продезінфікувати, ретельно очистити від забруднень і пилу, висушити і відремонтувати. Під час зберігання їх необхідно періодично оглядати (п. 22 р. ІІІ Вимог № 1804).

У випадках виконання роботи працівниками за межами підприємства, установи, організації та у відрядженні, де за умовами роботи вищевказаний порядок зберігання ЗІЗ не може бути застосований (на лісозаготівлях, геологорозвідувальних роботах тощо), ЗІЗ можуть залишатися в неробочий час у працівників, що має бути обумовлено в колективному договорі або в правилах внутрішнього трудового розпорядку підприємства (п. 23 р. ІІІ Вимог № 1804).

Порядок обліку та повернення працівниками спецодягу

Роботодавець зобов’язаний організувати на підприємстві належний облік і контроль за видачею у встановлені строки ЗІЗ працівникам (п. 8 р. ІІІ Вимог № 1804).

Видача працівникам і повернення ними ЗІЗ має обліковуватися в особистій картці обліку спеціального одягу, спеціального взуття та інших ЗІЗ, форма якої наведена у додатку 1 до Вимог № 1804. Строки використання ЗІЗ за календарними днями обчислюються з дня їх фактичної видачі за нормами безоплатної видачі ЗІЗ та не мають перевищувати їх строків придатності (п. 9 р. ІІІ Вимог № 1804).

Відповідно до пункту 6 розділу ІІІ Вимог № 1804 придбані ЗІЗ є власністю роботодавця, обліковуються як інвентар і підлягають обов’язковому поверненню працівниками у випадках:

– звільнення з підприємства;

– переведення на тому самому підприємстві на іншу роботу або інше робоче місце;

– зміни виду робіт;

– введення нових технологій;

– введення нових або заміни наявних знарядь праці;

– коли використання виданих ЗІЗ не є необхідним;

– закінчення строків використання ЗІЗ (при одержанні замість них нових ЗІЗ).

Спецодяг та спецвзуття, повернені працівниками до закінчення строків їх придатності, але ще придатні для застосування, повинні бути очищені, відремонтовані та використані за призначенням, а не придатні для використання — списані в установленому законодавством порядку.

Компенсація працівнику вартості придбаного ним спецодягу

Згідно зі статтею 164 КЗпП, статтею 8 Закону № 2694 та пунктом 7 розділу ІІІ Вимог № 1804 видача замість спеціального одягу і спеціального взуття матеріалів для їх виготовлення або грошових сум для їх придбання не дозволяється. Роботодавець повинен компенсувати працівникові всі витрати на придбання спецодягу та інших засобів індивідуального захисту на умовах, передбачених колективним договором, якщо встановлений нормами строк видачі цих засобів порушено і працівник був змушений придбати їх за власні кошти.

У зазначеному випадку працівник зобов’язаний подати до бухгалтерії авансовий звіт про витрачені ним власні кошти і додати документи, що підтверджують вартість придбаного ним спецодягу (касовий чек, товарний чек, квитанція). Якщо документи, що підтверджують вартість придбаного працівником спецодягу, відсутні, то компенсація витрат здійснюється за роздрібними цінами виробника або постачальника. Вартість спецодягу уточнюється бухгалтерією підприємства. Якщо витрати перевищують роздрібні ціни, компенсація різниці може бути виплачена, якщо це обумовлено в колективному договорі.

Компенсація проводиться на підставі заяви працівника, в якій зазначаються причина відсутності документів, що підтверджують вартість спецодягу (наприклад, придбання на ринку), найменування та вартість спецодягу.

Відшкодування працівником вартості втраченого спецодягу

Статтею 133 КЗпП передбачена обмежена матеріальна відповідальність працівника за зіпсуття або знищення через недбалість, зокрема спецодягу, виданого підприємством, у розмірі заподіяної з його вини шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку.

Отже, якщо працівник зіпсував або знищив через недбалість спецодяг, виданий йому роботодавцем у встановлених випадках, він повинен відшкодувати фактично заподіяну з його вини шкоду роботодавцю — внести до каси (на рахунок) підприємства кошти в розмірі вартості спецодягу з урахуванням його зносу або надати роботодавцю такий самий спецодяг, придбавши його за власні кошти. В цьому випадку якщо розмір заподіяної роботодавцю шкоди перевищує середній місячний заробіток працівника, то останній самостійно повертає підприємству суму середньомісячного заробітку шляхом внесення її до каси (на рахунок) підприємства, або ж роботодавець видає відповідний наказ і відраховує із заробітної плати працівника його середній місячний заробіток.

Наказ про таке відрахування має бути виданий роботодавцем не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяної працівником шкоди і звернено до виконання не раніше 7 днів з дня повідомлення про це працівникові. Якщо працівник не згоден з відрахуванням або його розміром, трудовий спір за його заявою розглядається комісією по трудових спорах або в суді (ст. 136 КЗпП).

Працівники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини підприємству, коли такої шкоди завдано умисними знищенням або зіпсуттям спецодягу, виданого підприємством працівникові в користування (п. 5 ст. 134 КЗпП). Відшкодування шкоди в цьому випадку провадиться шляхом подання роботодавцем позову до суду (ч. третя ст. 136 КЗпП).

Оподаткування вартості спецодягу

ПДФО, військовий збір і вартість ЗІЗ

Відповідно до підпункту 165.1.9 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються вартість спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту, якими роботодавець забезпечує платника податку відповідно до Закону № 2694, спеціального (форменого) одягу та взуття, що надаються роботодавцем у тимчасове користування платнику податку, який перебуває з ним у трудових відносинах. Порядок забезпечення, перелік та граничні строки використання спеціального (у тому числі форменого) одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту встановлюються Кабінетом Міністрів України та/або галузевими нормами безоплатної видачі працівникам спеціального (форменого) одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту.

В даний час діє Перелік заходів та засобів з охорони праці, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 27.06.2003 р. № 994 (далі — Перелік № 994). У пункті 5 цього Переліку зазначено забезпечення працівників спеціальним одягом, взуттям та засобами індивідуального захисту відповідно до норм, установлених законодавством про охорону праці та колективним договором або угодою (включаючи забезпечення мийними засобами та засобами, що нейтралізують небезпечну дію на організм або шкіру шкідливих речовин, у зв’язку з виконанням робіт, які не виключають можливості забруднення цими речовинами).

Перелік № 994 конкретних положень щодо забезпечення працівників ЗІЗ не містить, а має тільки відсилання до «норм, установлених законодавством про охорону праці». Тому в даному питанні необхідно керуватися галузевими нормами безоплатної видачі працівникам спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту, а також нормами, встановленими колективним договором та угодами.

Галузевих норм наразі існує кілька десятків, при цьому деякі з них видані ще в «союзні» часи (але продовжують діяти в Україні), а інші затверджені наказами Державного комітету України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду (наприклад, наказом Держгірпромнагляду від 16.04.2009 р. № 62 затверджено вишезгадані Норми № 62). В даний час галузеві норми безоплатної видачі працівникам спецодягу, спецвзуття та інших ЗІЗ затверджуються Державною службою України з питань праці.

Таким чином, вартість ЗІЗ, виданих працівникам у тимчасове користування у випадках, передбачених законодавством (галузевими нормами), колективним договором та угодами, в тому числі сума компенсації працівникові, якщо ЗІЗ купувалися ним вимушено за рахунок власних коштів, не обкладається податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) і військовим збором (далі — ВЗ). Вартість наданих працівнику ЗІЗ (суму компенсації вартості ЗІЗ) підприємство відображає як його дохід в Податковому розрахунку ф. № 1ДФ із зазначенням в розділі І ознаки доходу «136».¹

Якщо працівник не повертає роботодавцю спецодяг у встановлених випадках (зокрема, при звільненні з підприємства, — див. вище п. 6 розділу ІІІ Вимог № 1804), вартість неповерненого спецодягу стає додатковим благом працівника і обкладається ПДФО і ВЗ на підставі підпункту «е» пп. 164.2.17 ПКУ (вартість безоплатно отриманих товарів, визначеної за правилами звичайної ціни). При цьому якщо додаткові блага надаються у негрошовій формі, база оподаткування ПДФО обчислюється за правилами, визначеними пунктом 164.5 ПКУ, тобто із застосуванням «натурального» коефіцієнта.

Отже, з вартості неповерненого працівником при звільненні спецодягу (з метою обкладення ПДФО — вартості, збільшеної на «натуральний» коефіцієнт) сплачуються ПДФО і ВЗ, що утримуються з оподатковуваного доходу, який виплачується працівнику при звільненні, а у разі його недостатності непогашена частина ПДФО і ВЗ включається до складу податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного податкового року та сплачується самим платником (пп. 169.4.4 ПКУ).

Виплачений працівнику дохід у вигляді додаткового блага відображається в Податковому розрахунку ф. № 1ДФ, при цьому в розділі І зазначається ознака доходу «126».²

Якщо працівник при звільненні відшкодовує роботодавцю вартість неповерненого спецодягу, то вона не включається до складу його оподатковуваного доходу.²

Єдиний соціальний внесок і вартість ЗІЗ

Відповідно до пункту 1 частини 1 статті 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI базою нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ) для роботодавців є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України «Про оплату праці», сума винагороди фізичним особам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами, суми оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця, допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами; допомоги, надбавки або компенсації відповідно до законодавства.

Згідно з підпунктом 5 пункту 3 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 р. № 449, визначення видів виплат, що належать до основної, додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні ЄСВ передбачено Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5 (далі — Інструкція № 5).

Відповідно до пункту 3.19 Інструкції № 5 вартість виданих згідно з діючими нормами спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мийних та знешкоджувальних засобів або відшкодування витрат працівникам за придбання ними спецодягу та інших засобів індивідуального захисту в разі невидачі їх адміністрацією не включається до фонду оплати праці (далі — ФОП). Ці ж вартість і відшкодування вказані в пункті 5 розділу II Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 р. № 1170.

Отже, на вартість виданих працівникові у тимчасове користування ЗІЗ (суму компенсації працівникові вартості ЗІЗ) ЄСВ не нараховується, а на вартість неповернених ним ЗІЗ при звільненні ЄСВ нараховується.

Бухгалтерський і податковий облік спецодягу

Операції з придбання, передачі в експлуатацію, вибуття (списання) спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту (ЗІЗ) оформляються із застосуванням Типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів, затверджених наказом Міністерства статистики України від 22.05.96 р. № 145:

Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (далі — МШП; типова форма № МШ-2) — застосовується для обліку ЗІЗ, виданих для тривалого користування робітнику чи бригадиру (для бригади) під підпис із роздавальної кладової цеху;

Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (типова форма № МШ-4) — застосовується для оформлення втрати (зіпсуття) ЗІЗ. Складається в одному примірнику майстром і начальником цеху (дільниці) на одного або декількох робітників. При псуванні та втраті ЗІЗ з вини робітника акт складається у двох примірниках. Один примірник залишається в цеху (на дільниці), а другий направляється у розрахункову частину бухгалтерії для відрахування в установленому порядку з робітника вартості зіпсованого чи втраченого ЗІЗ. При пред’явленні робітником акту вибуття йому замість непридатного чи втраченого ЗІЗ видається придатний і записується до картки обліку МШП (форма № МШ-2). Акти вибуття потім прикладаються до актів списання (форми № МШ-5 і МШ-8);

Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів (типова форма № МШ-6) — застосовується для обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, які видаються працівникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами. У разі втрати отриманих предметів спецодягу, спецвзуття або запобіжних засобів в особовій картці типової форми № МШ-6 в рядку загубленого предмета в розділі «Повернено» робиться запис: «Акт вибуття № ____» і проставляється дата. При автоматизованій обробці даних з обліку МШП особова картка не ведеться.

Чергові спецодяг, спецвзуття та запобіжні засоби колективного використання, видані працівникам тільки на час виконання певних робіт, повинні знаходитися у коморах і видаватися під відповідальність майстрів та інших працівників, перелік яких затверджується керівником підприємства. Чергові спецодяг, спецвзуття та запобіжні засоби записуються на окремі картки з поміткою «Чергова».

Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв (типова форма № МШ-7) — застосовується для обліку видачі спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів робітникам підприємств в індивідуальне користування за встановленими нормами. За цією формою ведеться також облік прийнятих від робітників спецодягу, спецвзуття на прання, дезінфекцію, ремонт та на літнє зберігання. Форма заповнюється окремо на видачу і на повернення комірником цеху (відділу, дільниці);

Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (типова форма № МШ-8) — застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання спецодягу, спецвзуття та інших ЗІЗ після закінчення строку використання (носіння) і здачі їх у комору для утилю. Акт складається комісією в одному примірнику. Після здачі списаних предметів до комори для утилю акт з підписом комірника здається до бухгалтерії. На різні види ЗІЗ акти на списання складаються окремо.

Бухгалтерський облік операцій зі спецодягом залежить від строку його експлуатації.

Якщо строк корисного використання спецодягу не більше 1 року, то такий спецодяг належить до МШП у складі запасів (п. 6 НП(С)БО 9 «Запаси») і обліковується на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети». Вартість спецодягу, переданого в експлуатацію, списується з балансу з подальшою організацією оперативного кількісного обліку такого спецодягу за місцями його експлуатації і за підзвітними особами протягом строку його фактичного використання (п. 23 НП(С)БО 9). У разі якщо спецодяг, придатний до експлуатації, повертається на склад, він обліковується за дебетом рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» та кредитом субрахунку 716 «Відшкодування раніше списаних активів» за вартістю, яка дорівнює первинній, за вирахуванням суми зносу.

Якщо строк корисного використання спецодягу більше 1 року, то такий спецодяг обліковується як об’єкт основних засобів (п. 4 НП(С)БО 7 «Основні засоби»). Залежно від вартісної межі, встановленої в наказі про облікову політику, він обліковується або на субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» (МНМА), або — в разі, якщо його вартість більше вартісної межі, встановленої для МНМА, — на субрахунку 109 «Інші основні засоби».

З місяця, наступного за місяцем передачі спецодягу в експлуатацію, його вартість амортизується (п. 29 НП(С)БО 7). На вартість спецодягу, що належить до МНМА і обліковується на субрахунку 112, амортизація нараховується в розмірі 100% його вартості в першому місяці використання або в розмірі 50% його вартості в перший місяць використання та решта 50% вартості в місяці списання спецодягу з балансу. Вартість спецодягу, який обліковується на субрахунку 109, підлягає амортизації виробничим або прямолінійним методом (п. 27 НП(С)БО 7). Методи амортизації необоротних матеріальних активів також повинні бути відображені в наказі про облікову політику підприємства.

Що стосується податкового обліку операцій із забезпечення працівників спецодягом (ЗІЗ), то, нагадаємо, що податковий облік ведеться за правилами, встановленими для бухгалтерського обліку, з коригуванням фінансового результату до оподаткування на податкові різниці (пп. 134.1.1 ПКУ).

Так, згідно з пунктом 138.2 ПКУ фінансовий результат до оподаткування зменшується, зокрема, на суму розрахованої амортизації основних засобів відповідно до пункту 138.3 ПКУ. Розрахунок амортизації основних засобів здійснюється відповідно до НП(С)БО або МСФЗ з урахуванням обмежень, встановлених підпунктом 14.1.138 ПКУ (основні засоби — це матеріальні активи вартістю вище 6000 грн. і строком корисного використання більше одного року), підпунктами 138.3.2 – 138.3.4 ПКУ. При цьому застосовуються методи нарахування амортизації, передбачені НП(С)БО, крім «виробничого» методу (пп. 138.3.1 ПКУ).

Для МНМА (11 група основних засобів) мінімально допустимий строк корисного використання та вартісна межа ПКУ не встановлені, тому вони визначаються в наказі про облікову політику підприємства.

Що стосується ПДВ, то при видачі ЗІЗ працівникам поставка товару не відбувається (ЗІЗ залишаються власністю роботодавця), тому немає і об’єкта для нарахування ПДВ. Якщо працівник при звільненні не повертає ЗІЗ, то має місце поставка товару (перехід права власності на ЗІЗ до працівника), тому на залишкову вартість ЗІЗ нараховується ПДВ.³

ПРИКЛАД 1

Відображення в обліку операцій зі спецодягом,
який належить до малоцінних і швидкозношуваних предметів

ПРИКЛАД 2

Відображення в обліку операцій зі спецодягом,
який по вартісній оцінці належить до МНМА

ПРИКЛАД 3

Відображення в обліку операцій зі спецодягом,
який по вартісній оцінці належить до основних засобів

ПРИКЛАД 4

Відображення в обліку операції по виплаті компенсації вартості спецодягу працівнику,
який самостійно придбав спецодяг

Працівник — котлочистильник цеху повітроподілу, виробництва холоду та стисненого повітря підприємства, що займається тепловодогазопостачанням, за власні кошти придбав на ринку спецодяг — куртку утеплену, оскільки в установлений строк вона йому не була видана роботодавцем, хоча передбачена Нормами № 62.

Працівник подав до бухгалтерії авансовий звіт разом з товарним чеком, згідно з яким вартість куртки становить 1000 грн. Строк носіння — 12 місяців.

Уточнена роздрібна ціна куртки у підприємства-виробника становить 1200 грн., в тому числі ПДВ — 200 грн.

Працівникуі компенсується вартість придбаного спецодягу на підставі поданого товарного чека.

В бухгалтерському обліку зазначені операції відображаються наступним чином:

Забезпечення працівників форменим одягом

Формений одяг — це одяг, що видається працівникам певних категорій, професій та посад, і має, як правило, єдиний стиль. Формений одяг використовується для позначення приналежності працівників до певних державних органів (зокрема, працівники податкової, митної служби, прокуратури, судів, поліцейські, військовослужбовці, особи начальницького і рядового складу органів внутрішніх справ та інші) або галузі народного господарства (працівники залізничного, авіаційного, морського транспорту та інші), для яких передбачено носіння форменого одягу відповідно до законодавства.

Порядок використання форменого одягу (норми видачі, перелік посад працівників, які мають право (зобов’язані) його носити, строки носіння і перелік форменого одягу) встановлюється нормативними документами (постановами Кабінету Міністрів України, наказами центральних органів виконавчої влади), вимоги яких поширюються як на державні, так і недержавні організації галузі.

Видача форменого одягу працівникам може бути передбачена санітарними вимогами. Так, працівники суб’єктів господарської діяльності незалежно від форм власності, які здійснюють на території України роздрібний продаж продовольчих товарів, повинні бути одягнені у формений чи інший одяг, що відповідає санітарним вимогам (п. 9 Правил роздрібної торгівлі продовольчими товарами, затверджених наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 11.07.2003 р. № 185).

Працівники дрібнороздрібної торговельної мережі під час виконання своїх обов’язків повинні бути охайно одягнені в формений чи санітарний одяг і головні убори (п. 11 Правил роботи дрібнороздрібної торговельної мережі, затверджених наказом Міністерства зовнішніх економічних зв’язків і торгівлі України (далі — МЗЕЗ) від 08.07.96 р. № 369).

Адміністрація суб’єкта господарювання у сфері роздрібної та оптової торгівлі, а також ресторанного господарства на торговельному об’єкті, в якому здійснюється продаж продовольчих товарів, зобов’язана забезпечити кожного працівника одягом, що відповідає санітарним нормам. Для зберігання верхнього одягу та особистих речей працівників обладнується окреме приміщення (п. 32 Порядку провадження торговельної діяльності та правил торговельного обслуговування на ринку споживчих товарів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 15.06.2006 р. № 833).

Також можуть носити формений одяг працівники підприємств у сфері роздрібної торгівлі непродовольчими товарами (п. 8 Правил роздрібної торгівлі непродовольчими товарами, затверджених наказом Міністерства економіки України від 19.04.2007 р. № 104).

Обов’язкове забезпечення форменим одягом, диференційованим за службами, обслуговуючого персоналу готелів встановлено підпунктом 1 пункту 134 таблиці 1 ДСТУ 4269:2003 «Послуги туристичні. Класифікація готелів».

МЗЕЗ в пунктах 3.1 та 4.2 Характеристик підприємств громадського харчування за типами та класами, викладених в листі від 09.09.98 р. № 15-03/29-577а, зазначило, що відповідно до вимог до ресторанів класу «люкс», барів класу «перший» обслуговуючий персонал повинен бути одягнений у формений одяг і взуття єдиного зразка. Формений одяг швейцара, гардеробника, метрдотеля, офіціанта і бармена повинен забезпечувати стильову єдність ресторану.

Таким чином, формений одяг може бути:

– обов’язковим для носіння працівниками в професійній діяльності (в робочий час), якщо це встановлено законодавством;

– рекомендованим до використання підприємствами окремих галузей відповідно до роз’яснень уповноважених державних органів.

Видача форменого одягу в першому випадку здійснюється відповідно до встановлених законодавством норм (згідно з номенклатурним переліком, встановленим для певних посад (професій), нормативними строками використання тощо). На виконання вимог нормативних документів конкретні порядок, норми видачі, строки і правила носіння форменого одягу працівниками окремого підприємства можна відобразити в колективному договорі (додатку до нього). В ньому слід визначити складові комплекту форменого одягу, його колір, обов’язкові предмети, а також варіанти заміни необов’язкових предметів.

У другому випадку всі аспекти забезпечення працівників форменим одягом встановлюються підприємствами самостійно, тому бажано їх відобразити в колективному договорі. Це узгоджується з нормами статті 13 КЗпП і статті 7 Закону України «Про колективні договори і угоди» від 01.07.93 р. № 3356-XII, якими передбачено встановлення в колективному договорі взаємних зобов’язань сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, зокрема умов і охорони праці. Також в зазначених статтях встановлено, що колективний договір може передбачати додаткові порівняно з чинним законодавством і угодами гарантії, соціально-побутові пільги.

Якщо колективний договір на підприємстві не укладено, порядок забезпечення працівників форменим одягом можна відобразити в спеціальному положенні, затвердженому наказом керівника підприємства, а також у трудових договорах з працівниками.

Оподаткування вартості форменого одягу

Відповідно до підпункту 165.1.9 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включається вартість спеціального (форменого) одягу та взуття, що надаються роботодавцем у тимчасове користування платнику податку, який перебуває з ним у трудових відносинах. Порядок забезпечення, перелік та граничні строки використання спеціального (у тому числі форменого) одягу встановлюються Кабінетом Міністрів України та/або галузевими нормами безоплатної видачі працівникам спеціального (форменого) одягу.

Таким чином, формений одяг (взуття) в питаннях оподаткування прирівняно в правах зі спеціальним одягом, тому, як і у випадку з ЗІЗ, якщо існують галузеві норми безоплатної видачі працівникам форменого одягу (взуття), то вартість виданого згідно з зазначеними нормами форменого одягу (взуття, обмундирування) не підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ.

Якщо ж таких норм немає, але підприємство забезпечує своїх працівників форменим одягом (взуттям), то вартість отриманого працівником від роботодавця форменого одягу (взуття) є додатковим благом, яке підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ, при цьому база оподаткування ПДФО збільшується на «натуральний» коефіцієнт. Якщо ж документально оформити (в колективному договорі, трудових договорах), що формений одяг залишається у власності підприємства, а працівникам надається тільки на час виконання трудових обов’язків — зумовлено виконанням ними трудової функції, то оподатковуваного доходу у працівників не буде (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ).

При псуванні, знищенні, неповерненні при звільненні працівником форменого одягу порядок обкладення ПДФО і ВЗ його вартості аналогічний порядку, встановленому для ЗІЗ.⁴

Що стосується ЄСВ, то тут не все так весело, як зі спецодягом.

Згідно з підпунктом 2.2.11 Інструкції № 5 вартість безкоштовно наданих працівникам форменого одягу, обмундирування, що може використовуватися поза робочим місцем та залишається в особистому постійному користуванні, або сума знижки у разі продажу форменого одягу за зниженими цінами, включаються до фонду додаткової заробітної плати ФОП.

Оскільки, як згадувалося вище, визначення видів виплат, що належать до основної, додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні ЄСВ передбачено Інструкцією № 5, то на вартість форменого одягу, обмундирування, які можуть використовуватися поза робочим місцем та залишаються в особистому постійному користуванні працівників (на суму знижки у разі продажу форменого одягу за зниженими цінами), як на складову заробітної плати (ФОП), нараховується ЄСВ.⁵

Відповідно, не обкладається ЄСВ вартість таких форменого одягу та обмундирування, які не можуть використовуватися поза робочим місцем і не залишаються в особистому постійному користуванні працівників, а видаються їм за потреби на період виконання професійних (трудових) обов’язків.

У бухгалтерському (податковому) обліку підприємства витрати на забезпечення працівників форменим одягом відображаються в тому ж порядку, що і витрати на спецодяг (ЗІЗ).

Сума ПДВ, сплачена у складі вартості форменого одягу, що видається працівникам у тимчасове користування в межах встановлених норм, включається до податкового кредиту, але не є об’єктом оподаткування ПДВ. Якщо формений одяг переходить у власність працівника під час його роботи або при звільненні, то відбувається поставка товару, тому на вартість такого одягу нараховується ПДВ.

Забезпечення працівників фірмовим одягом

Фірмовий одяг — це одяг, елементи якого створюють стиль підприємства або формують його імідж. На ньому, як правило, є логотип або товарний знак (торгова марка) підприємства, іноді вона має корпоративні кольори. Вважається, що забезпечення працівників фірмовим одягом сприяє підвищенню корпоративного духу, розкриттю творчого потенціалу працівників і підвищенню продуктивності їхньої праці.

На відміну від спеціального і форменого одягу, нормативна база щодо забезпечення працівників фірмовим одягом (зокрема типові галузеві норми) відсутня. Про фірмовий одяг згадується тільки в деяких документах і рекомендаційних листах. Так, загальними положеннями Рекомендацій щодо організації роботи фірмового магазину, затверджених наказом Міністерства економіки України від 18.01.2001 р. № 12, встановлено, що стильовий образ фірмового магазину, в т. ч. елементи одягу співробітників, повинен створюватися з використанням стилеутворюючих компонентів образу відповідного підприємства-виробника.

Таким чином, працівники мережі фірмових магазинів (інших об’єктів торгівлі) можуть мати однаковий фірмовий одяг.

Враховуючи вищевикладене, підприємства при забезпеченні працівників фірмовим одягом можуть керуватися або положеннями галузевих типових норм щодо забезпечення працівників форменим одягом, або повинні відобразити питання зазначеного забезпечення в колективному (трудовому) договорі або в наказі по підприємству, а саме вказати: категорії працівників, які мають право на носіння фірмового одягу (або зобов’язані носити фірмовий одяг), перелік (види), вартість, норми видачі та строки носіння фірмового одягу.

Що стосується оподаткування вартості фірмового одягу ПДФО і ВЗ, то якщо на підприємстві документально оформити, що надання працівникам такого одягу можливе тільки на час виконання трудових обов’язків (зумовлено виконанням ними трудової функції), то оподатковуваного доходу у працівників не буде (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ). Якщо ж такого документального обґрунтування не буде, або фірмовий одяг буде надаватися працівнику в постійне (особисте) користування, то вартість цього одягу буде додатковим благом працівника, яке підлягатиме оподаткуванню ПДФО і ВЗ, при цьому база оподаткування ПДФО збільшується на «натуральний» коефіцієнт.

Оскільки Інструкція № 5 прямих норм про включення вартості фірмового одягу до ФОП не містить, то немає підстав обкладати вартість такого одягу ЄСВ.

У бухгалтерському (податковому) обліку підприємства витрати на забезпечення працівників фірмовим одягом відображаються в тому ж порядку, що і витрати на забезпечення працівників форменим та спеціальним одягом. Те ж саме стосується і нарахування ПДВ.