Відображення у Звіті з ЄСВ донарахування відпускних за минулий місяць для виправлення помилки, внаслідок чого в такому місяці анулюється додаткова база нарахування ЄСВ

Валентина Петрівна БОРШОВСЬКА, заступник директора департаменту інформаційно-аналітичних систем і електронних реєстрів Пенсійного фонду України

Працівнику надавалася відпустка з 19 по 28 лютого 2020 року (10 к. д.). Через помилку відділу кадрів бухгалтерія не нарахувала за цю відпустку відпускні, оскільки в наказі помилково було зазначено, що надається відпустка без збереження заробітної плати, хоча насправді це була щорічна відпустка. Помилку виявлено та виправлено в кінці березня, внаслідок чого працівнику в березні донараховано відпускні за дні відпустки з 19 по 28 лютого в сумі 2200 грн. (220 грн. х 10 к. д.). Первісно за лютий дохід працівника включав лише зарплату в сумі 3900 грн. (6500 грн. : 20 р. д. х 12 відпрац. д.), тому ЄСВ було сплачено з мінімальної заробітної плати. У таблиці 6 Звіту з ЄСВ за лютий, крім зарплати, було відображено додаткову базу нарахування ЄСВ в сумі 823 грн. (4723 – 3900) і нарахований на неї ЄСВ в сумі 181,06 грн. (823 грн. х 22%). Після донарахування відпускних за лютий додаткової бази нарахування ЄСВ в цьому місяці у працівника немає. Як виправлення помилки відобразити у Звіті з ЄСВ за березень, за який працівнику нараховано зарплату в розмірі окладу (6500 грн.)?

Якщо база нарахування ЄСВ за основним місцем роботи не перевищує розміру мінімальної заробітної плати (далі — МЗП), встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума ЄСВ розраховується як добуток МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки ЄСВ за умови перебування у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацювання всіх робочих днів звітного місяця, які передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності згідно із законодавством (ч. 5 ст. 8 Закону № 2464, п. 9 р. III Інструкції № 449).

Якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати того місяця, в якому були здійснені такі донарахування (пп. 3 п. 3 р. IV Інструкції № 449, п. 9 р. IV Порядку № 435).

Згідно з пунктом 9 розділу IV Порядку № 435 суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносяться до графи 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» таблиці 6 Звіту з ЄСВ із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10.

Для відображення суми різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою (доходом) за звітний місяць застосовується код типу нарахувань 13, що відображається в реквізиті 10 таблиці 6 Звіту з ЄСВ.

Зважаючи на зміст запитання, після виявлення помилки, допущеної в лютому, і донарахування в березні відпускних за дні відпустки з 19 по 28 лютого нарахований працівнику дохід за лютий включає:

– заробітну плату за 12 відпрацьованих днів з 1 по 18 лютого в сумі 3900 грн. (6500 грн. : 20 р. д. х 12 відпрац. д.), з якої сплачується ЄСВ в сумі 858 грн. (3900 грн. х 22%);

– відпускні за 10 к. д. відпустки з 19 по 28 лютого в сумі 2200 грн. (220 грн. х 10 к. д. відпустки), з якої сплачується ЄСВ в сумі 484 грн. (2200 грн. х 22%).

Таким чином, після донарахування працівнику відпускних у березні загальний нарахований дохід за лютий становить 6100 грн. (3900 + 2200), що більше МЗП в цьому місяці (6100 грн. > 4723 грн.), тому у працівника в лютому вже немає додаткової бази нарахування ЄСВ — суми різниці між МЗП та фактично нарахованим доходом (далі — різниця). До виправлення помилки і донарахування відпускних така різниця була і становила 823 грн. (4723 – 3900), а нарахований на неї ЄСВ становив 181,06 грн. (823 грн. х 22%).

З донарахованих відпускних за лютий при їх виплаті фактично ЄСВ потрібно сплатити в сумі 302,94 грн. (484 – 181,06).

Якщо різниця, що є додатковою базою нарахування ЄСВ, була помилково (надміру) визначена страхувальником по працівнику за попередній місяць (лютий), помилка виявлена в поточному місяці (березні) і в цьому ж місяці виправляється, то Порядком № 435 не передбачено відображення в реквізиті 19 таблиці 6 Звіту з ЄСВ за поточний місяць (березень) з від’ємним значенням помилково визначеної різниці (додаткової бази нарахування ЄСВ) за попередній місяць (лютий). Також код типу нарахування 13 в таких випадках не застосовується (він застосовується тільки за поточний місяць та при нарахуванні (сторнуванні) допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами за попередній місяць — п. 9 р. IV Порядку № 435).

Разом з тим, у випадках зменшення суми ЄСВ по доходах (різниці), нарахованих в попередніх звітних місяцях застрахованій особі, застосовують код типу нарахувань 3, що відображається в реквізиті 10 таблиці 6 Звіту з ЄСВ (п. 9 р. IV Порядку № 435).

Що стосується доходу працівника тільки за березень, то за відпрацьовані дні в цьому місяці йому нарахована заробітна плата в розмірі окладу — 6500 грн., на яку нараховується ЄСВ в сумі 1430 грн. (6500 грн. х 22%).

Якщо помилка, допущена в лютому, виявлена і виправляється в березні, то таке виправлення відображається у Звіті з ЄСВ за березень.

В таблиці 6 Звіту з ЄСВ за березень працівник відображається в трьох рядках, де зазначаються:

в першому рядку — нарахована заробітна плата за березень, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізитах 10, 13, 14, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2020;

– в реквізиті 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 31 (всі календарні дні березня);

– в реквізитах 17 і 18 — 6500,00;

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 1430,00 (6500 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.

в другому рядку — нараховані відпускні за лютий, зокрема:

– в реквізиті 9 — 1;

– в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» — 10;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2020;

– в реквізитах 13, 14, 15, 16, 19, 20 — прочерк;

– в реквізитах 17 і 18 — 2200,00 (220 грн. х 10 к. д. відпустки);

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 484,00 (2200 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 — 1.

в третьому рядку — сума різниці між МЗП та фактично нарахованим доходом за лютий, яка анулюється, зокрема:

– в реквізиті 9 — 1;

– в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» — 3;

– в реквізиті 11 — 02.2020;

– в реквізитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк;

– в реквізиті 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 823,00 (сума різниці, яка анулюється: 4723 – 3900);

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 181,06 (сума ЄСВ, що анулюється: 823 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 — 1.

В таблиці 1 Звіту з ЄСВ за березень сума нарахованої працівнику заробітної плати за березень і сума нарахованих відпускних за лютий, тобто загальна сума 8700 грн. (6500 + 2200), відображається в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 та в рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2, а ЄСВ, нарахований на цю загальну суму заробітної плати і відпускних, в сумі 1914 грн. (8700 грн. х 22%) відображається в рядку 3.1 з перенесенням до рядка 3.

Різниця між МЗП та фактично нарахованим доходом за лютий в сумі 823 грн. (4723 – 3900), яка анулюється, відображається в рядку 5.4 «Сума виплат, на яку зайво нараховано єдиний внесок», а в наступному за ним рядку «Зміст помилки» зазначаються місяць, в якому допущено помилку, вид доходу та сума, на яку зайво нараховано ЄСВ (в нашому випадку текст «зменшення ЄСВ через помилково визначену додаткову базу нарахування ЄСВ за лютий 2020 року в сумі 823 грн.»). ЄСВ, нарахований в лютому на цю різницю (додаткову базу нарахування ЄСВ), в сумі 181,06 грн. (823 грн. х 22%), що анулюється, зазначається в рядку 5.1.1 з перенесенням до рядків 5.1 та 5.