Відображення у Звіті з ЄСВ працівника, який весь місяць перебував у щорічній відпустці та відпустці без збереження заробітної плати, а його місячний дохід менше мінімальної заробітної плати

Порядком № 435 не передбачено відображення в таблиці 5 Звіту з ЄСВ щорічних відпусток і відпусток без збереження заробітної плати (крім відпустки по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку), які надаються відповідно до статей 25 і 26 Закону про відпустки та інших нормативно-правових актів.

Відповідно до пункту 9 розділу IV Порядку № 435 таблиця 6 Звіту з ЄСВ призначена для формування страхувальниками у розрізі кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у звітному місяці. Такі відомості формуються з урахуванням кодів категорій застрахованих осіб, визначених у додатку 2 до цього Порядку.

Суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносяться до графи 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» таблиці 6 Звіту з ЄСВ із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10. Суми, що припадають на дні відпустки в наступних місяцях, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з кодом типу нарахувань 10.

Зважаючи на зміст запитання, якщо працівнику надавалась щорічна відпустка тривалістю 24 календарні дні (далі — к. д.) в період з 24 лютого по 18 березня 2020 року з виплатою відпускних за весь період відпустки в сумі 4920 грн. (205 грн. х 24 к. д.), в тому числі за дні відпустки в лютому — 1230 грн. (205 грн. х 6 к. д.), за дні відпустки в березні — 3690 грн. (205 грн. х 18 к. д.), то такі відпускні всією сумою і нарахований на них ЄСВ мали бути відображені у Звіті з ЄСВ за лютий. При цьому в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за лютий відпускні з кодом типу нарахувань 10 мали бути відображені в двох рядках:

– в першому рядку — відпускні в сумі 1230 грн. (205 грн. х 6 к. д.) за дні відпустки, що припадають на лютий, і нарахований на них ЄСВ в сумі 270,60 грн. (1230 грн. х 22%);

– в другому рядку — відпускні в сумі 3690 грн. (205 грн. х 18 к. д.) за дні відпустки, що припадають на березень, і нарахований на них ЄСВ в сумі 811,80 грн. (3690 грн. х 22%).

Оскільки вся сума відпускних і нарахований на неї ЄСВ в розрізі місяців були відображені у Звіті з ЄСВ за лютий (місяць нарахування відпускних), то в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за березень відпускні, що припадають на березень, в сумі 3690 грн. і нарахований на них ЄСВ в сумі 811,80 грн. вже не відображаються.

Враховуючи, що одразу після закінчення щорічної відпустки працівнику з 19 березня по 2 квітня надано відпустку без збереження заробітної плати, то остання відображається в таблиці 6 Звіту за березень, оскільки ця таблиця має реквізит 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати», в якому відображається кількість календарних днів відпустки без збереження заробітної плати, передбаченої статтями 25 та 26 Закону про відпустки (крім відпустки по догляду за дитиною до 6 років), які припадають на звітний місяць.

Крім того, оскільки в березні у працівника база нарахування ЄСВ, що включає відпускні за щорічну відпустку, які припадають на березень, дорівнює 3690 грн., що менше мінімальної заробітної плати (далі — МЗП), то за березень підприємство за працівника має сплатити ЄСВ з МЗП (4723 грн.), а саме з відпускних, які припадають на березень (3690 грн.), і додаткової бази нарахування ЄСВ (різниці між МЗП і місячним доходом працівника) — 1033 грн. (4723 – 3690). Загальна сума ЄСВ до сплати за березень становить 1039,06 грн. (4723 грн. х 22%), але оскільки ЄСВ зі всієї суми відпускних (в т. ч. з тієї, що припадає на березень) був сплачений при їх виплаті в лютому, то додатково потрібно сплатити ЄСВ лише в сумі 227,26 грн. (1033 грн. х 22%) не пізніше 21 квітня (оскільки 20 квітня — вихідний день). Додаткова база нарахування ЄСВ (різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом) за березень відображається в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за березень.

Отже, в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за березень 2020 року працівник відображається в двох рядках:

• в першому рядку зазначається інформація про відпустку без збереження заробітної плати, яка припадає на березень, при цьому відображаються, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізитах 10, 13, 16, 17, 18, 19, 20, 21 — прочерк;

– в реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2020;

– в реквізиті 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» — 13 (з 19 по 31 березня);

– в реквізиті 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових … відносинах … протягом звітного місяця» — 31 (всі календарні дні березня);

– в реквізиті 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» — 1.

• в другому рядку зазначається додаткова база нарахування ЄСВ, при цьому відображаються, зокрема:

– в реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 1;

– в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» — 13;

– в реквізиті 11 — 03.2020;

– в реквізитах 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20 — прочерк;

– в реквізиті 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — 1033,00 (4723 – 3690);

– в реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 227,26 (1033 грн. х 22%);

– в реквізиті 22 — 1.

В таблиці 1 Звіту з ЄСВ за березень додаткова база нарахування ЄСВ (різниця між МЗП і фактично нарахованим доходом) за березень — 1033 грн. відображається в рядку 2.5 «Додаткова база нарахування єдиного внеску (22,0%)» з перенесенням до рядка 2, а сума нарахованого на цю різницю ЄСВ — 227,26 грн. відображається в рядку 3.5 з перенесенням до рядка 3.

В таблиці 1 Звіту з ЄСВ працівники, які весь місяць перебувають у щорічній відпустці та/або у відпустках (відпустці) без збереження заробітної плати, передбачених статтями 25 та 26 Закону про відпустки (крім відпустки по догляду за дитиною до 6 років), включаються в показники «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період» та «Облікова кількість штатних працівників», оскільки під час зазначених відпусток вони продовжують перебувати у трудових відносинах.