Роз’яснення Східного міжрегіонального управління ДПС по роботі з великими платниками податків «Щодо термінів повернення працівником коштів, виданих на відрядження або під звіт, якщо відрядження не відбулось» від 27.06.2023

Головна Архів номерів

Журнал Все про працю і зарплату № 8/2023

Журнал Все про працю і зарплату № 8/2023

Нормативні документи та роз’яснення державних органів

СХІДНЕ МІЖРЕГІОНАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ДПС ПО РОБОТІ З ВЕЛИКИМИ ПЛАТНИКАМИ ПОДАТКІВ

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 27.06.2023

Щодо термінів повернення працівником коштів, виданих на відрядження
або під звіт, якщо відрядження не відбулось

В який термін працівник має повернути кошти, видані на відрядження або під звіт, за умови, що відрядження не відбулось?

Згідно з пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI (далі — ПКУ) звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» із змінами та доповненнями та від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги»із змінами та доповненнями) за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Відповідно до пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Крім того, основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 із змінами та доповненнями (далі — Інструкція № 59). При цьому інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.

Згідно з п. 11 розд. II Інструкції № 59 якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).

При цьому нормами законодавства не передбачено додаткових строків для повернення коштів, отриманих як аванс на відрядження, у випадках, якщо відрядження не відбулось з поважних причин (в тому числі у разі хвороби працівника).

Тобто, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).

_____________________________________________________________________________

КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ: До вищенаведеного додамо, що оскільки норми Інструкції № 59 поширюються лише на працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, то всі інші підприємства мають в Положенні про відрядження встановити порядок відрядження працівників, в тому числі строк повернення працівниками коштів, якщо вони отримали аванс на відрядження і не виїхали. Цей строк може відповідати строку, зазначеному в абзаці п’ятому пункту 11 розділу II Інструкції № 59 (протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки), а може бути й іншим (наприклад, становити п’ять або десять банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки).

Якщо у госпрозрахункового підприємства немає Положення про відрядження, то є ризик того, що податківці при перевірці такого підприємства будуть застосовувати норми Інструкції № 59 у питанні строків повернення коштів працівником, який отримав аванс на відрядження і не виїхав, з метою визначення наявності у працівника оподатковуваного доходу, оскільки інших нормативно-правових актів, які регулюють зазначене питання, наразі немає (див. нижче роз’яснення Головного управління ДПС у Житомирській області від 08.09.2023).