Дистанційна робота: особливості виконання

У зв’язку зі швидким розвитком інформаційно-комунікаційних технологій деякі види робіт можуть виконуватися працівниками не тільки на робочому місці або вдома¹, але й в будь-якому іншому місці. Тобто за наявності відповідного обладнання, програмного забезпечення та засобів зв’язку робота може виконуватися працівниками дистанційно.

В даний час різні аспекти дистанційної роботи регулюються статтею 60-2 «Дистанційна робота» та іншими статтями Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП). У питаннях охорони праці при дистанційній роботі потрібно керуватися також положеннями Закону України «Про охорону праці» від 14.10.92 № 2694-XII (далі — Закон про охорону праці).

Що таке дистанційна робота

Відповідно до частини першої статті 60-2 КЗпП дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

У разі запровадження дистанційної роботи працівник самостійно визначає робоче місце (ч. четверта ст. 60-2 КЗпП).

Таким чином, основна відмінність дистанційної роботи від надомної роботи¹ полягає в тому, що перша може виконуватися працівником в будь-якому місці (наприклад, на лавочці в парку або в літньому кафе або лежачи на пляжі), а друга виконується працівником за місцем його проживання або в інших визначених ним приміщеннях. Схожість дистанційної та надомної робіт полягає в тому, що вони повинні виконуватися поза робочими (виробничими) приміщеннями або територією роботодавця.

Можливість виконання дистанційної роботи в будь-якому самостійно визначеному місці пояснюється тим, що така робота може виконуватися на комп’ютері або будь-якому переносному гаджеті (ноутбуці, планшеті, смартфоні тощо), а результати роботи передаються з використанням інформаційно-комунікаційних технологій, тобто каналами електронного, мобільного та іншого зв’язку (через Інтернет, мобільний зв’язок, інші доступні канали зв’язку), використовуючи електронну пошту, Telegram, WatsApp, Viber, Facebook, Twitter та інші додатки.

Що стосується професій працівників, які можуть виконувати роботу дистанційно, то їх величезна кількість — від програмістів, дизайнерів, журналістів, перекладачів, редакторів, коректорів до бухгалтерів, кадровиків, економістів, фінансистів. Фактично це все ті працівники, які в своїй роботі використовують або можуть використовувати комп’ютер і переносні гаджети.

Звертаємо увагу, що за погодженням між працівником і роботодавцем виконання дистанційної роботи може поєднуватися з виконанням працівником роботи на робочому місці у приміщенні чи на території роботодавця. Особливості поєднання дистанційної роботи з роботою на робочому місці у приміщенні чи на території роботодавця встановлюються трудовим договором про дистанційну роботу (ч. шоста ст. 60-2 КЗпП).

Введення дистанційної роботи та оформлення трудових відносин

Дистанційна робота, про яку йдеться у статті 60-2 КЗпП, повинна виконуватися на умовах трудового договору. Її не слід плутати з так званим фрілансом (від англ. freelance), що означає віддалена робота (робота на відстані). Останню виконують відповідно фрілансери (від англ. freelancer), які є самозайнятими особами. Практика показує, що фрілансери (самозайняті особи) зазвичай виконують тимчасову (разову) роботу згідно з цивільно-правовими договорами, тобто вони не є штатними працівниками (з ними трудовий договір не укладається).

Ініціатором запровадження дистанційної роботи, що виконується за трудовим договором, може бути як працівник, так і роботодавець.

Якщо громадянин, який приймається на роботу, бажає виконувати дистанційну роботу, то про це він повинен вказати в заяві про прийняття на роботу. Відповідно, і в наказі про прийняття працівника на роботу необхідно вказати про те, що він буде виконувати дистанційну роботу.

Прийняття на роботу такого працівника здійснюється в загальновстановленому порядку: шляхом укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням) керівника підприємства, з направленням повідомлення органу ДПС про прийняття працівника на роботу (ст. 21, ч. четверта ст. 24 КЗпП).

У статті 24 КЗпП перераховано випадки, коли трудовий договір з працівником укладається в письмовій формі. Додержання письмової форми трудового договору є обов’язковим при укладенні трудового договору про дистанційну роботі (п. 6-1 ч. першої ст. 24 КЗпП).

Відповідно до частини другої статті 60-2 КЗпП типова форма трудового договору про дистанційну роботу затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

На виконання вищенаведеної норми Міністерство розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України (далі — Мінекономіки) наказом від 05.05.2021 № 913-21 затвердило Типову форму трудового договору про дистанційну роботу (далі — Типова форма ТДДР), яку роботодавці повинні використовувати для оформлення трудових відносин з працівниками, яким встановлюється дистанційна робота.

Мінекономіки у своєму роз’ясненні від 30.08.2021 (див. ВПЗ № 9/2021, стор. 106) повідомило, що сторони трудових відносин при укладенні трудового договору про дистанційну роботу (далі — ТДДР) повинні використовувати саме Типову форму ТДДР і укладати ТДДР у письмовій формі. При цьому Типовою формою ТДДР передбачений випадок, коли такий трудовий договір укладається з працівником, який вже перебуває у трудових відносинах з роботодавцем.

Так, у Примітці до пункту 39-1 Типової форми ТДДР встановлено наступне: «Зазначається лише один з пунктів залежно від того, чи було здійснено прийняття на роботу працівника, який не перебуває у трудових відносинах з роботодавцем (пункт 39), або здійснено укладення трудового договору про дистанційну роботу з працівником, що вже перебуває у трудових відносинах з Роботодавцем на умовах іншого режиму роботи (пункт 39-1).». Пунктом 39-1 Типової форми ТДДР встановлено таке: «Цей Договір набирає чинності після його підписання Сторонами з _______ та укладається на заміну інших трудових договорів, що були раніше укладені між Сторонами».

Таким чином, якщо з працівником, який бажає укласти ТДДР, раніше вже було укладено трудовий договір (звичайний або, наприклад, про надомну роботу), то з таким працівником необхідно переукласти ТДДР, використавши Типову форму ТДДР (без звільнення та подальшого прийняття на роботу).

Типовою формою ТДДР передбачено можливість за згодою сторін встановити додаткові умови щодо прав та обов’язків працівника і роботодавця (пп. 10 п. 24, пп. 8 п. 25, пп. 6 п. 26, пп. 9 п. 27 Типової форми ТДДР), додаткові умови щодо оплати праці (п. 12 Типової форми ТДДР), додаткові характеристики виконуваної роботи (п. 7 Типової форми ТДДР), інші положення (п. 42 Типової форми ТДДР).

Враховуючи вищевикладене, на думку Мінекономіки, сторонам трудових відносин при укладенні ТДДР не заборонено вносити до нього зміни та доповнення, що не суперечать законодавству про працю. При цьому згідно зі статтею 9 КЗпП умови трудових договорів, які погіршують становище працівників порівняно з законодавством України про працю, є недійсними. Разом з тим, умови праці, які встановлюються у колективному договорі або нормативному акті роботодавця, не потрібно дублювати у ТДДР. За умови дотримання відповідно до законодавства процедури інформування працівника про умови оплати його праці у ТДДР може бути зазначено відповідне посилання на колективний договір або нормативний акт роботодавця без встановлення у ньому конкретних умов оплати праці.

Якщо виконувати дистанційну роботу бажає працівник, який вже працює на підприємстві, то про своє бажання він повинен повідомити в заяві на ім’я керівника підприємства. У разі згоди на виконання працівником такої роботи керівником видається наказ, в якому зазначається про переведення працівника на дистанційну роботу. Одночасно з працівником укладається ТДДР у письмовій формі.

Мінекономіки у листі від 04.05.2021 № 4712-06/26182-07 (див. ВПЗ № 6/2021, стор. 105) повідомило, що стаття 60-2 КЗпП допускає можливість переведення працівника на дистанційну роботу, але не містить обов’язку роботодавця переводити працівників на інший режим роботи з ініціативи працівника. Тому таке переведення може бути здійснено лише у разі згоди на це роботодавця.

Працівник може вимагати від роботодавця тимчасове, строком до 2 місяців, переведення на дистанційну роботу, якщо на робочому місці стосовно нього були вчинені дії, що містять ознаки дискримінації. При цьому роботодавець може відмовити працівнику в такому переведенні, якщо виконання дистанційної роботи не можливе, зважаючи на трудову функцію працівника, а також якщо працівник не навів фактів, які підтверджують, що дискримінація, сексуальне домагання чи інші форми насильства мали місце (ч. десята ст. 60-2 КЗпП).

Якщо ініціатором переведення працівника на дистанційну роботу є роботодавець, то, з огляду на те, що в цьому випадку відбувається зміна істотних умов праці (зокрема, змінюються місце і режим роботи, можлива зміна обсягу виконуваних робіт, системи та розмірів оплати праці), працівник повинен бути повідомлений про це не пізніше ніж за два місяці (ч. третя ст. 32 КЗпП).

Водночас згідно з частиною одинадцятою статті 60-2 КЗпП на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) роботодавця без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі. З таким наказом (розпорядженням) працівник ознайомлюється протягом 2 днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи. У такому разі норми частини третьої статті 32 КЗпП не застосовуються (тобто роботодавець не зобов’язаний повідомляти працівника не пізніше ніж за два місяці про запровадження дистанційної роботи).

Крім того, у період дії воєнного стану необхідно враховувати норми Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136). Так, згідно з частиною 2 статті 3 Закону № 2136 у період дії воєнного стану повідомлення працівника про зміну істотних умов праці, передбачених частиною третьою статті 32 КЗпП, здійснюється не пізніш як до запровадження таких умов. Частиною 1 статті 2 Закону № 2136 встановлено, що у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.

Таким чином, під час дії воєнного стану роботодавець про введення дистанційної роботи (про зміну істотних умов праці) повинен повідомити працівника не пізніше дня, що передує дню введення дистанційної роботи, при цьому ТДДР за згодою сторін може бути укладений як у письмовій, так і в усній формі.

Звертаємо увагу, що роботодавці самостійно визначають, кого з працівників можна прийняти або перевести на дистанційну роботу (залежно від функціональних обов’язків працівника, наявності у нього чи можливості його забезпечення відповідним обладнанням тощо). При цьому сумісники теж можуть виконувати дистанційну роботу.

Вагітні жінки, працівники, які мають дитину віком до трьох років або здійснюють догляд за дитиною відповідно до медичного висновку до досягнення нею шестирічного віку, працівники, які мають двох або більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю, батьки особи з інвалідністю з дитинства підгрупи A I групи, а також особи, які взяли під опіку дитину або особу з інвалідністю з дитинства підгрупи A I групи, можуть працювати на умовах дистанційної роботи, якщо це можливо, зважаючи на виконувану роботу, та роботодавець має для цього відповідні ресурси та засоби (ч. дванадцята ст. 60-2 КЗпП).

Укладення трудового договору про дистанційну роботу за наявності небезпечних і шкідливих виробничих (технологічних) факторів забороняється (ч. дванадцята ст. 60-2 КЗпП).

Робочий час при дистанційній роботі

Відповідно до частини п’ятої статті 60-2 КЗпП при дистанційній роботі працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, на нього не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку, якщо інше не визначено трудовим договором. При цьому загальна тривалість робочого часу не може перевищувати норм, передбачених статтями 50 (не більше 40 годин на тиждень) і 51 (не більше максимальної тривалості скороченого робочого тижня) КЗпП.

Таким чином, працівник, який виконує роботу дистанційно, може, але не зобов’язаний працювати в робочий час підприємства, визначений правилами внутрішнього трудового розпорядку. Тобто він може працювати в будь-який час (в тому числі рано вранці, ввечері, вночі, у вихідні та святкові дні). Однак все це можливе лише у разі, якщо інше не встановлено трудовим договором. Якщо останнім визначено, що на працівника, який виконує дистанційну роботу, поширюється режим роботи підприємства, то працівник зобов’язаний працювати в робочий час підприємства, визначений правилами внутрішнього трудового розпорядку. При цьому, враховуючи сучасні комп’ютерні технології (програми Skype, Zoom та інші), роботодавець може перевірити в режимі он-лайн місцезнаходження працівника (додержання ним режиму роботи), та що в даний момент він робить на комп’ютері, ноутбуці тощо (програма Team Viewer та інші).

Частиною дев’ятою статті 60-2 КЗпП встановлено, що працівнику, який виконує дистанційну роботу, гарантується період вільного часу для відпочинку (період відключення), під час якого працівник може переривати будь-який інформаційно-телекомунікаційний зв’язок з роботодавцем, і це не вважається порушенням умов трудового договору або трудової дисципліни. Період вільного часу для відпочинку (період відключення) визначається у трудовому договорі про дистанційну роботу.

Типова форма ТДДР має розділ V «Тривалість робочого часу і часу відпочинку», що включає пункти 13–19. В пункті 14 вказаного розділу передбачено відображення норм щодо регулювання робочого часу працівника, де за потреби зазначається можливість установити час початку та закінчення роботи, перерви для відпочинку і харчування, гнучкого графіка роботи, поширення на працівника правил внутрішнього трудового розпорядку. Також в пункті 16 Типової форми ТДДР, який містить вищенаведену норму частини дев’ятої статті 60-2 КЗпП, за потреби зазначаються часові інтервали протягом доби та/або тижня, під час яких працівник може переривати будь-який інформаційно-телекомунікаційний зв’язок з роботодавцем (період відключення).

В пункті 17 Типової форми ТДДР відображається тривалість в календарних днях щорічної відпустки працівника, а в пункті 18 Типової форми ТДДР — види та тривалість інших видів відпусток, що надаються працівнику згідно із законодавством, колективним договором, угодою та ТДДР.

Що стосується табелювання працівника при дистанційній роботі, то якщо такий працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, в табелі обліку робочого часу (далі — табель) відпрацьований ним час протягом робочого дня не відображається, оскільки такий час роботодавцем не контролюється (в такому випадку продуктивність праці «дистанційного» працівника визначається лише обсягом виконаної ним роботи).

Якщо в трудовому договорі про дистанційну роботі зазначено, що на працівника поширюється режим роботи підприємства, то в табелі по працівнику за літерним кодом «Р» або числовим кодом «01» відображається фактично відпрацьований працівником час, але він повинен бути точно визначений роботодавцем (існують спеціальні програми для контролю часу роботи на комп’ютері, ноутбуці тощо).

Забезпечення працівника обладнанням і охорона праці

Відповідно до частини сьомої статті 60-2 КЗпП порядок і строки забезпечення працівників, які виконують роботу дистанційно, необхідними для виконання ними своїх обов’язків обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами, порядок і строки подання такими працівниками звітів про виконану роботу, розмір, порядок і строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих ними обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів, порядок відшкодування інших пов’язаних з виконанням дистанційної роботи витрат визначаються трудовим договором про дистанційну роботу.

Типова форма ТДДР має розділ VІ «Матеріально-технічне забезпечення», що включає пункти 20–21. В пункті 20 вказаного розділу зазначається, яким чином (в якому порядку та в які строки) здійснюється забезпечення працівника необхідними для виконання ним своїх обов’язків обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами. В пункті 21 вказаного розділу відображається інформація щодо надання працівнику компенсації за використання обладнання, що не є власністю роботодавця, та інших відшкодувань, пов’язаних з виконанням дистанційної роботи за ТДДР. Якщо це необхідно, то вказуються розмір, порядок і строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих ними обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів, порядок відшкодування інших пов’язаних з виконанням дистанційної роботи витрат.

У разі відсутності у трудовому договорі положення про забезпечення працівників необхідними для виконання ними своїх обов’язків обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами таке забезпечення покладається на роботодавця, який організовує встановлення та технічне обслуговування відповідних засобів, а також оплачує витрати, пов’язані з цим (ч. восьма ст. 60-2 КЗпП).

Рекомендуємо роботодавцям в ТДДР максимально деталізувати порядок виконання дистанційної роботи, зокрема, визначити права та обов’язки сторін, порядок забезпечення роботодавцем працівника необхідним обладнанням і програмно-технічними засобами, порядок передачі працівником результатів роботи і порядок оплати праці.

Відповідно до частини третьої статті 29 КЗпП при укладенні ТДДР роботодавець повинен поінформувати працівника про трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), права та обов’язки, правила внутрішнього трудового розпорядку та положення колективного договору (в разі його укладення), а також надати рекомендації працівникові щодо роботи з обладнанням та засобами, які роботодавець надає працівнику для виконання певного обсягу робіт. Інформування може здійснюватися у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися додаткові умови безпеки праці.

Відповідно до статті 153 КЗпП та статті 13 Закону про охорону праці при укладенні трудового договору про дистанційну роботу на роботодавця покладається обов’язок систематичного проведення інструктажу (навчання) працівника з питань охорони праці та протипожежної безпеки в межах використання таким працівником обладнання та засобів, рекомендованих або наданих роботодавцем.

Такий інструктаж (навчання) може проводитися дистанційно, з використанням сучасних інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема шляхом відеозв’язку. У такому разі підтвердженням проведення інструктажу (навчання) вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

При виконанні роботи за трудовим договором про дистанційну роботу працівник несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на своєму робочому місці, а роботодавець несе відповідальність за безпечність і належний технічний стан обладнання та засобів виробництва, що передаються працівнику для виконання дистанційної роботи (ч. четверта ст. 60-2, ч. одинадцята ст. 153 КЗпП, ч. третя ст. 14 Закону про охорону праці).

Матеріальна відповідальність працівника

У разі, коли роботодавець надає працівнику, який виконує роботу дистанційно, необхідні для виконання ним своїх обов’язків обладнання та інші засоби (наприклад, ноутбук, принтер, сканер тощо), з працівником може бути укладено договір про повну матеріальну відповідальність.

Так, згідно зі статтею 135-1 КЗпП з працівником, який досяг 18-річного віку та виконує роботу за ТДДР і користується обладнанням та засобами роботодавця, наданими йому для виконання роботи, підприємство може укласти письмовий договір про повну матеріальну відповідальність.²

Пунктом 10 частини першої статті 134 КЗпП встановлено, що працівники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини підприємству, у випадках, коли шкоди завдано недостачею, знищенням або пошкодженням обладнання та засобів, наданих у користування працівнику для виконання роботи за ТДДР. У разі звільнення працівника та неповернення наданих йому в користування обладнання та засобів з нього може бути стягнута балансова вартість такого обладнання у порядку, визначеному КЗпП (зокрема, статтею 136 КЗпП).

Документообіг між працівником і роботодавцем

Відповідно до частини третьої статті 29 КЗпП ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису. У  трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника з необхідною інформацією.

На практиці вищевикладена норма буде застосовуватися приблизно так: працівнику всі необхідні документи направляються в електронному вигляді (наприклад, у вигляді їхніх фотографій, сканованих копій, тобто файлів у форматі jpg (jpeg), pdf або Word, Excel тощо) по електронній пошті (інших каналах зв’язку). Після ознайомлення з ними працівник за потреби готує свої документи, які в такому ж вигляді і по тим же каналам зв’язку надсилає роботодавцю.

Для надання електронному документу правомочності (юридичної сили) та ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV).

Оплата праці та трудові гарантії працівника

У статті 60-2 КЗпП відсутні будь-які норми, що визначають порядок оплати праці та трудові гарантії працівників, які виконують дистанційну роботу.

Водночас Типова форма ТДДР має розділ ІV «Умови оплати праці», що включає пункти 9–12. У пункті 9 передбачено відображення розміру винагороди (заробітної плати) за виконання роботи, передбаченої ТДДР. У примітці до цього пункту вказано, що тут може зазначатися розмір винагороди залежно від обраної системи або форми оплати праці шляхом установлення оплати за годину, день, місяць роботи або за системою відрядних розцінок тощо. У пункті 10 відображаються структура та складові заробітної плати (наприклад стимулюючі виплати, премії, додаткова винагорода за своєчасне або дострокове виконання роботи тощо). У пункті 11 відображаються строки і порядок виплати заробітної плати з урахуванням норм статті 115 КЗпП. В пункті 12 відображаються інші умови оплати праці (за наявності).

Таким чином, усі аспекти оплати праці повинні бути відображені в розділі ІV ТДДР. При цьому виплата працівнику заробітної плати здійснюється з дотриманням мінімальних державних гарантій в оплаті праці в терміни, встановлені для виплати заробітної плати на підприємстві.

Що стосується інших трудових гарантій працівника, який працює за ТДДР, то вони такі ж як і у всіх інших працівників і не можуть бути нижчими за гарантії, передбачені законодавством, угодами (генеральною, галузевою, територіальною) та колективним договором.