Бухгалтер: від прийняття на роботу до звільнення

Усі підприємства, установи, заклади, організації (далі — підприємство) незалежно від форми власності та видів господарської діяльності зобов’язані вести бухгалтерський облік в порядку, встановленому законодавством. Порядок організації бухгалтерського обліку на підприємстві визначено Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV (далі — Закон № 996).

Хто організовує бухгалтерський облік на підприємстві

Відповідно до статті 8 Закону № 996 питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше 3 років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.

Керівник підприємства зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.

Таким чином, організувати і створити необхідні умови для ведення бухгалтерського обліку на підприємстві повинен власник підприємства або уповноважений ним орган (посадова особа).

Форми організації ведення бухгалтерського обліку на підприємстві

Відповідно до частини 4 статті 8 Закону № 996 для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає одну з наступних форм його організації:

• введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
• користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
• ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності;
• самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства (ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах).

Звертаємо увагу, що вищенаведений перелік є вичерпним, при цьому не передбачена така форма організації бухгалтерського обліку на підприємстві, як введення до штату підприємства посади головного бухгалтера без створення бухгалтерської служби. Тому якщо на підприємстві не створена бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером (у головного бухгалтера немає в підпорядкуванні бухгалтерів, касирів тощо), то вводити до штатного розпису посаду головного бухгалтера не можна. В цьому випадку для працівника, який один буде вести бухгалтерський облік на підприємстві, вводиться до штату посада бухгалтера.¹

Найбільш поширеною з вищенаведених форм організації ведення бухгалтерського обліку на підприємстві є створення бухгалтерської служби, тому розглянемо, хто може стояти на чолі цієї служби і хто може бути у нього в підпорядкуванні.

Посади (професії) працівників, які забезпечують
ведення бухгалтерського обліку на підприємстві

Назви посад, обіймаючи які працівники забезпечують ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, наведено в Національному класифікаторі ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (далі — Класифікатор професій). Згідно з цим Класифікатором до «бухгалтерських» посад належать:

1) Законодавці, вищі державні службовці, керівники, менеджери (управителі):

• керівники бухгалтерських підрозділів (код професії 1231):

– головний бухгалтер;

– завідувач цехової бухгалтерії;

– начальник централізованої бухгалтерії.

• керівні працівники митних органів (код 1229.8):

– заступник директора департаменту – головний бухгалтер (митні органи);

– начальник служби – головний бухгалтер (митні органи).

• менеджери (управителі) з бухгалтерського обліку (код 1475.2).

2) Професіонали: професіонали в галузі аудиту та бухгалтерського обліку (код 2411):

• наукові співробітники (аудит, бухгалтерський облік) (2411.1);
• аудитори та кваліфіковані бухгалтери (код 2411.2):

– бухгалтер (з дипломом магістра);

– бухгалтер-експерт;

– бухгалтер-ревізор;

• професіонали державної служби та місцевого самоврядування (код 2419.3):

– спеціаліст-бухгалтер.

3) Фахівці:

• бухгалтери та касири-експерти (код 3433):

– бухгалтер;

– асистент бухгалтера-експерта;

– касир-експерт.

4) Технічні службовці:

• реєстратори бухгалтерських даних (код 4121):

– офісний службовець (бухгалтерія);

– обліковець з реєстрації бухгалтерських даних.

Згідно з приміткою 1 додатка В «Похідні слова до професій (професійних назв робіт)» Класифікатора професій до професій (професійних назв робіт) можуть застосовуватися похідні слова за умови збереження галузевої та функціональної належності, кваліфікаційних вимог, виключення дублювання, збереження коду новоутвореної професії. До похідних слов, наведених в додатку В, належать, зокрема, «заступник», «провідний», «старший», «помічник», тому до штатного розпису можуть бути введені посади, наприклад «заступник головного бухгалтера» (код професії 1231), «провідний бухгалтер (з дипломом магістра)» (код 2411.2) або «старший бухгалтер (з дипломом магістра)» (код 2411.2), «помічник бухгалтера» (код 3433).

Крім того, назви професій можуть бути розширені за потребою користувача термінами та словами, які уточнюють місце роботи, виконувані роботи, сферу діяльності за умови дотримання лаконічності викладення, якщо інше не передбачено у Класифікаторі професій чи відповідних законодавчо-правових актах (примітка 2 додатка В).

Водночас подвійні назви професій (через дефіс або з приведенням уточнень в дужках), наприклад «бухгалтер-касир» або «бухгалтер (касир)», не передбачені Класифікатором професій і не можуть бути використані у штатних розписах підприємств.²

Таким чином, саме вищенаведені назви професій (з урахуванням їх доповнення дозволеними похідними словами) зазначаються у штатному розписі та трудових книжках працівників, які приймаються на роботу для забезпечення ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

Оскільки основними «дійовими особами» бухгалтерської служби підприємства є головний бухгалтер і бухгалтери, то розглянемо, які вимоги встановлено до цих категорій працівників.

Загальні вимоги до головних бухгалтерів і бухгалтерів

Загальним документом, який встановлює вимоги до головних бухгалтерів і бухгалтерів, є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності», затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 № 336 (далі — Довідник № 336). Цей Довідник є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності.

Згідно з розділом 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» Довідника № 336 особа, що претендує на посаду головного бухгалтера або начальника (завідувача) відділу (управління) бухгалтерського обліку (а також інші професії керівників підрозділів бухгалтерського обліку підприємств і організацій: начальник управління, начальник відділу (самостійного), начальник відділу (у складі управління), начальник бюро, начальник сектору, завідувач відділу (бюро), завідувач сектору у відділі (управлінні) бухгалтерського обліку), повинна мати:

1) Повну вищу освіту відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст);

2) Стаж бухгалтерської роботи за професіями керівників нижчого рівня: для магістра — не менше 2 років, спеціаліста — не менше 3 років.

Таким чином, головним бухгалтером може бути тільки особа, яка має повну вищу освіту, і не може бути прийнята, наприклад, на посаду головного бухгалтера сільської ради особа, яка не має повної вищої освіти (лист Міністерства фінансів України від 10.01.2012 № 31-04320-13-2-23/467).

Особи, які претендують як професіонали на інші «бухгалтерські» посади, крім вищевказаних, повинні відповідати наступним кваліфікаційним вимогам:

– провідний бухгалтер (з дипломом спеціаліста): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст); стаж роботи за професією бухгалтера I категорії — не менше 2 років;

– бухгалтер I категорії (з дипломом спеціаліста): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст); для магістра — без вимог до стажу роботи, для спеціаліста — стаж роботи за професією бухгалтера II категорії — не менше 2 років;

– бухгалтер II категорії (з дипломом спеціаліста): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст); стаж роботи за професією бухгалтера — не менше 1 року;

– бухгалтер (з дипломом спеціаліста): повна вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст) без вимог до стажу роботи.

Особи, які претендують як фахівці на «бухгалтерські» посади, повинні відповідати наступним кваліфікаційним вимогам:

– бухгалтер I категорії: базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст); стаж роботи за професією бухгалтера II категорії — не менше 1 року;

– бухгалтер II категорії: базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст) та стаж роботи за професією бухгалтера — не менше 1 року;

– бухгалтер: базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст); для бакалавра — без вимог до стажу роботи, для молодшого спеціаліста — стаж роботи на посаді технічного службовця у галузях фінансової діяльності, роботи з базами даних, статистики, бухгалтерського обліку — не менше 1 року.

Технічні службовці — конторський (офісний) службовець (бухгалтерія) та обліковець з реєстрації бухгалтерських даних повинні мати повну загальну середню освіту та професійно-технічну освіту або повну загальну середню освіту та професійну підготовку на виробництві без вимог до стажу роботи.

Що стосується необхідності виконання підприємствами вищенаведених вимог Довідника № 336 при призначенні працівників на «бухгалтерські» посади, то згідно з пунктом 11 Загальних положень Довідника № 336 особи, які не мають відповідної освіти або стажу роботи, встановлених кваліфікаційними вимогами, але мають достатній практичний досвід та успішно виконують у повному обсязі покладені на них завдання та обов’язки, як виняток, можуть бути залишені на займаній посаді або призначені на відповідні посади за рекомендацією атестаційної комісії (якщо інше не передбачено актами, що мають вищу юридичну силу).

Що стосується кваліфікаційних категорій, то вони підвищуються насамперед тим працівникам, які успішно виконують посадові завдання та обов’язки, творчо і сумлінно ставляться до службових доручень і вимог посадових інструкцій. Присвоєння і підвищення кваліфікаційних категорій працівникам здійснюють комісії з проведення кваліфікаційної атестації (п. 10 Загальних положень Довідника № 336).

Посилаючись на вищенаведену норму, Міністерство праці та соціальної політики України в листі від 29.05.2008 № 133/13/116-08 роз’яснило наступне. Для підвищення кваліфікаційної категорії працівнику (працівникам) головний бухгалтер (завідувач структурного підрозділу) звертається з клопотанням до керівника підприємства (установи). При позитивному вирішенні питання керівником підприємства (установи) видається наказ про підвищення категорії працівнику, і у разі наявності вакансії за отриманою категорією працівник може зайняти цю вакансію. Кваліфікаційна категорія також може бути підвищена за рекомендацією атестаційної комісії в ході проведення чергової або позачергової атестації. Порядок присвоєння кваліфікаційної категорії може регламентуватися положенням, яке приймається на підприємстві (в установі) як додаток до колективного договору або затверджується керівником за погодженням з профспілковим органом, у відповідності до якого можливе створення комісії для вирішення вищезазначених питань. Кваліфікаційна категорія працівнику встановлюється в межах кваліфікаційних вимог кваліфікаційної характеристики на займану посаду. Перед проходженням атестації працівникам бухгалтерії навчання не проводиться, якщо іншого не передбачено у внутрішніх документах підприємства (установи). Отримана кваліфікаційна категорія зберігається за працівником (працівниками) до отримання чергової категорії.

Вимоги до знань головних бухгалтерів і бухгалтерів

Довідник № 336 містить вимоги до знань, якими повинні володіти головні бухгалтери та бухгалтери.

Так, головний бухгалтер (керівник бухгалтерської служби або керівник підрозділу бухгалтерського обліку підприємств, установ і організацій) повинен знати: закони України; укази Президента України, постанови, розпорядження, рішення Кабінету Міністрів України, Національного банку України, Державної податкової служби України (ДФСУ, ДПАУ, Міндоходов) з питань правових основ регулювання господарської діяльності підприємства, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку (далі — НП(С)БО) та інші нормативно-правові акти Міністерства фінансів України щодо порядку ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, а також методичні документи міністерства та інших центральних органів виконавчої влади щодо галузевих особливостей застосування НП(С)БО; основи технології виробництва продукції, порядок оформлення операцій і організацію документообігу за розділами обліку, форми та порядок розрахунків, порядок приймання, зарахування на баланс, зберігання і витрат коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей, правила проведення інвентаризацій активів та зобов’язань; економіку, організацію виробництва, праці та управління; податкову справу, основи цивільного права; трудове, фінансове, господарське законодавство.

Бухгалтер (з дипломом спеціаліста) і бухгалтер повинні знати: нормативні, методичні та інші керівні матеріали з організації та ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності; облікову політику, систему регістрів бухгалтерського обліку (для бухгалтера — ще порядок і способи реєстрації інформації), правила документообігу і технологію оброблення облікової інформації на підприємстві; план рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій; систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю.

Звертаємо увагу, що Довідник № 336 не встановлює, ким і яким чином проводиться перевірка наявності вищевказаних знань у головних бухгалтерів і бухгалтерів під час прийняття на роботу або в процесі роботи. Тривалий час прийняття на роботу головного бухгалтера до бюджетної установи і перевірка його знань здійснювалися згідно з Порядком погодження призначення на посаду та звільнення з посади головного бухгалтера бюджетної установи, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 21.02.2011 № 214. Але з 03.04.2015 цей документ скасовано.

Водночас продовжує діяти Порядок проведення оцінки виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 01.12.2011 № 1537. Його норми визначають організаційні засади проведення Державною казначейською службою України (далі — Казначейство) та її територіальними органами оцінки виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень. Для організації проведення оцінки кожним органом Казначейства створюється комісія з оцінки виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень, яку очолює керівник органу Казначейства або його заступник. Оцінці підлягає діяльність головного бухгалтера, який працює на займаній посаді не менше року, а також який внаслідок організаційних змін обіймає посаду менше року, якщо його посадові обов’язки не змінилися. Діяльність головного бухгалтера, який перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю, пологами і доглядом за дитиною, оцінюється не раніше ніж через рік після виходу на роботу. Діяльність головного бухгалтера, призначеного на посаду на визначений термін, та вагітної жінки може оцінюватись за їх власним бажанням. Оцінка проводиться один раз на рік до 1 травня шляхом проведення внутрішнього та зовнішнього оцінювання діяльності головного бухгалтера. Зовнішнє оцінювання діяльності головного бухгалтера здійснюється органом Казначейства, який обслуговує бюджетну установу. Для отримання результатів зовнішнього оцінювання Комісія Казначейства визначає та затверджує перелік питань, за якими буде здійснюватись зовнішнє оцінювання. Перелік питань формується з огляду на повноваження головного бухгалтера та завдання бухгалтерської служби, визначені Типовим положенням про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26.01.2011 № 59 (далі — Типове положення № 59).

На госпрозрахункових підприємствах перевірка знань особи, яка претендує на посаду головного бухгалтера, належить до компетенції керівника підприємства (власника). Перевірка знань осіб, які претендують на посаду бухгалтера, здійснюється, як правило, головним бухгалтером, оскільки саме у нього такі особи будуть працювати в підпорядкуванні.

Відповідно до статті 11 Закону України «Про професійний розвиток працівників» від 12.01.2012 р. № 4312-VI (далі — Закон № 4312) роботодавці можуть проводити атестацію працівників. Категорії працівників, які підлягають атестації, та періодичність її проведення визначаються колективним договором (за його відсутності — роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації). Атестація працівників проводиться не частіше ніж один раз на 3 роки. Атестація проводиться за рішенням роботодавця, яким затверджуються положення про проведення атестації, склад атестаційної комісії, графік проведення атестації. Інформація про проведення атестації доводиться до відома працівників не пізніше ніж за 2 місяці до її проведення.

Атестаційна комісія приймає рішення про відповідність або невідповідність працівника займаній посаді (ч. 1 ст. 13 Закону № 4312).

Крім того, якщо роботодавець зацікавлений у підвищенні професійних знань вже працюючих у нього бухгалтерів, то він може організувати їх професійне навчання (ст. 6 Закону № 4312).³

Отримані в результаті професійного (формального чи неформального) навчання знання дозволять бухгалтерам уникати помилок при веденні бухгалтерського (податкового) обліку, а роботодавцю — бути впевненим в тому, що з веденням такого обліку буде все гаразд.

Обов’язки головного бухгалтера

В даний час нормативно-правовими актами, що встановлюють обов’язки головних бухгалтерів і бухгалтерів, є Закон № 996, Довідник № 336, Типове положення № 59, а також низка галузевих нормативних актів. Як правило, нормативні акти, що встановлюють обов’язки головного бухгалтера (бухгалтера) на підприємствах різних галузей, прийняті відповідно до Довідника № 336 і дублюють його норми.

Відповідно до частини 7 статті 8 Закону № 996 головний бухгалтер або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства (далі — головбух), має такі обов’язки:

• забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку (далі — бухоблік), складання і подання у встановлені строки фінансової звітності;
• організовує контроль за відображенням на рахунках бухобліку всіх господарських операцій;
• бере участь в оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;
• забезпечує перевірку стану бухобліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства;
• подає в установленому порядку та у випадках, передбачених Законом України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдженню зброї масового знищення», інформацію центральному органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдженню зброї масового знищення.

Довідником № 336 посаду головного бухгалтера віднесено до посад керівників, а завдання і обов’язки головбуха деталізовано в порівнянні з наведеними у Законі № 996.

Згідно з пунктом 2 «Головний бухгалтер» підрозділу «Керівники» Кваліфікаційних характеристик розділу 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» Довідника № 336 до завдань та обов’язків головбуха належать:

• забезпечення ведення бухобліку з дотриманням єдиних методологічних засад, встановлених Законом № 996, з урахуванням особливостей діяльності підприємства і технології оброблення облікових даних;
• організація роботи бухгалтерської служби, контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
• вимагати від підрозділів, служб та працівників забезпечення неухильного дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів;
• вжиття всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну;
• забезпечення складання на основі даних бухгалтерського обліку фінансової звітності підприємства, її підписання та подання в установлені строки користувачам;
• здійснення заходів щодо надання повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства;
• участь у підготовці та поданні інших видів періодичної звітності, які передбачають підпис головного бухгалтера, до органів вищого рівня у відповідності до нормативних актів, затверджених форм та інструкцій;
• за погодженням з власником (керівником) підприємства забезпечення перерахування податків та зборів (обов’язкових платежів), передбачених законодавством, проведення розрахунків з іншими кредиторами відповідно до договірних зобов’язань;
• здійснення контролю за веденням касових операцій, раціональним та ефективним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів;
• участь у проведенні інвентаризаційної роботи на підприємстві, оформленні матеріалів, пов’язаних із нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;
• забезпечення перевірки стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах;
• керівництво працівниками бухгалтерської служби підприємства та розподіл між ними посадових завдань та обов’язків, ознайомлення цих працівників із нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, а також із змінами в чинному законодавстві.

Крім перерахованих вище прямих обов’язків, до обов’язків головбуха входить організація роботи з підготовки пропозицій для власника (керівника) підприємства щодо:

• визначення облікової політики підприємства, внесення змін до обраної облікової політики, вибору форми бухгалтерського обліку з урахуванням діяльності підприємства і технології оброблення облікових даних;
• розроблення систем і форм внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правил документообігу, додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку, звітності та контролю господарських операцій;
• визначення прав працівників на підписання первинних та зведених облікових документів;
• вибору оптимальної структури бухгалтерської служби та чисельності її працівників, підвищення професійного рівня бухгалтерів, забезпечення їх довідковими матеріалами;
• поліпшення системи інформаційного забезпечення управління та шляхів проходження обробленої інформації до виконавців;
• впровадження автоматизованої системи оброблення даних бухобліку з урахуванням особливостей діяльності підприємства чи удосконалення діючої;
• забезпечення збереження майна, раціонального та ефективного використання матеріалів, трудових та фінансових ресурсів, залучення кредитів та їх погашення;
• виділення на окремий баланс філій, представництв, відділень та інших відокремлених підрозділів підприємства та включення їх показників до фінансової звітності підприємства.

Звертаємо увагу, що Довідник № 336 служить основою для розроблення посадових інструкцій, які закріплюють обов’язки, права і відповідальність працівників (п. 4 Загальних положень Довідника № 336). Конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими інструкціями, які розробляють і затверджують роботодавці, враховуючи конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників та особливості штатного розпису підприємства (п. 6 Загальних положень Довідника № 336).

Таким чином, всі вищенаведені обов’язки з урахуванням особливостей, пов’язаних з певним видом діяльності підприємства, можна зазначити в посадовій інструкції головбуха або відобразити в трудовому договорі з працівником, який приймається на посаду головбуха. Також в зазначених документах повинні бути відображені повноваження, права та відповідальність головбуха, а також порядок взаємодії бухгалтерії з іншими службами підприємства.

Хоча перераховані вище обов’язки головбуха не включають ведення податкового обліку на підприємстві (головбух повинен тільки за погодженням з власником (керівником) забезпечити перерахування податків і зборів), практика показує, що до посадових обов’язків головного бухгалтера включається і ведення податкового обліку, хоча жодний чинний нормативний акт такої прямої норми не містить. Водночас підпунктом 48.5.1 та пунктом 48.6 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) визначено, що якщо податкова декларація подається податковими агентами – юридичними особами, то вона повинна бути підписана керівником платника податків (податкового агента) або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу (ДПСУ).

Таким чином, з вищенаведених норм ПКУ випливає, що головбух зобов’язаний підписувати податкову звітність, а підписувати її та не брати участь в її заповненні (фактично не брати участь у веденні податкового обліку) практично неможливо.

Для головбухів бюджетних установ обов’язки встановлено також у пункті 13 Типового положення № 59. Фактично вони повторюють вищевикладені обов’язки головбуха, а також включають, зокрема, погодження проектів договорів (контрактів), у тому числі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, забезпечуючи дотримання вимог законодавства щодо цільового використання бюджетних коштів та збереження майна, здійснення у межах своїх повноважень заходів щодо відшкодування винними особами збитків від нестач, розтрат, крадіжок.

Обов’язки бухгалтера

Обов’язки і завдання бухгалтерів визначені тільки Довідником № 336.

Обов’язки бухгалтера (з дипломом спеціаліста)

Згідно з пунктом 2 підрозділу «Професіонали» Кваліфікаційних характеристик розділу 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» Довідника № 336 до обов’язків бухгалтера (з дипломом спеціаліста) належать:

• самостійне і в повному обсязі ведення обліку необоротних активів, запасів, коштів, розрахунків та інших активів, власного капіталу та зобов’язань, доходів та витрат за прийнятою на підприємстві формою бухгалтерського обліку з додержанням єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку та з урахуванням особливостей діяльності підприємства і технології оброблення даних;
• забезпечення повного та достовірного відображення інформації, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, на рахунках бухобліку;
• за погодженням з власником (керівником) підприємства та керівником підрозділу бухгалтерського обліку подання до банківської установи документів для перерахування коштів згідно з визначеними податками і платежами, а також для розрахунків з іншими кредиторами відповідно до договірних зобов’язань;
• участь у проведенні інвентаризації активів і зобов’язань, оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства, у перевірках стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства;
• підготовка даних для включення їх до фінансової звітності, складання окремих її форм, а також форм іншої періодичної звітності, яка ґрунтується на даних бухобліку;
• забезпечення підготовки оброблених документів, регістрів і звітності для зберігання їх протягом встановленого терміну;
• постійне ознайомлення та вивчення нових нормативно-методичних і довідкових документів з питань організації та ведення бухобліку і внесення пропозиції щодо їх впровадження на підприємстві;
• участь у підготовці пропозицій щодо:

– внесення змін до обраної облікової політики, удосконалення внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правил документообігу;

– розроблення додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку, звітності та контролю господарських операцій;

– забезпечення збереження майна, раціонального та ефективного використання матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, залучення кредитів та їх погашення, регулювання діяльності підприємства та інших питань, пов’язаних з інформацією про фінансове становище підприємства та результати його діяльності.

Обов’язки бухгалтера

Згідно з пунктом 7 підрозділу «Фахівці» Кваліфікаційних характеристик розділу 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» Довідника № 336 до обов’язків бухгалтера I категорії, бухгалтера II категорії, бухгалтера належать:

• самостійне складання або прийняття до обліку первинних документів, систематизація інформації, відображеної в цих документах, підготовка проміжних розрахунків для обліку господарських операцій та подання їх на розгляд;
• нарахування заробітної плати, виконання інших розрахунків з працівниками, громадянами та юридичними особами відповідно до чинного законодавства;
• участь у проведенні інвентаризації активів та зобов’язань;
• ведення аналітичного обліку в розрізі об’єктів позабалансового обліку;
• здійснення накопичення та узагальнення інформації у потрібному розрізі (деталізації) про:

– наявність та рух грошових коштів та грошових документів у касі підприємства, а також грошових коштів, що знаходяться на поточних рахунках у національній валюті, інших рахунках в банку в іноземній валюті, а також грошових коштів у дорозі;

– одержання та погашення заборгованості за довгостроковими та короткостроковими позиками;

– розрахунки з постачальниками та підрядниками, покупцями і замовниками, різними дебіторами і кредиторами;

– видані та отримані короткострокові чи довгострокові векселі, довгострокові і поточні зобов’язання;

– наявність та рух основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів, знос необоротних активів, а також капітальні і фінансові інвестиції;

– наявність та рух виробничих запасів;

– витрати на виробництво;

– доходи від операційної, інвестиційної та фінансової діяльності підприємства;

– власний капітал та забезпечення зобов’язань.

Перераховані вище обов’язки бухгалтера є загальними. На кожному підприємстві залежно від структури бухгалтерської служби та поставлених перед нею завдань встановлюються конкретні обов’язки для кожного працівника бухгалтерії, як правило, після їх погодження з головним бухгалтером. Ці обов’язки «закріплюються» в посадовій інструкції бухгалтера та трудовому договорі з ним. До посадової інструкції бухгалтера можуть бути включені додаткові обов’язки, але вони не повинні обмежувати права і трудові гарантії працівника, встановлені трудовим законодавством.

Додаткові обов’язки головбуха і бухгалтера

Іноді керівники підприємств зобов’язують (просять) головбухів (бухгалтерів) виконувати також «небухгалтерські» обов’язки, наприклад, розробляти фінансові плани, вести ділові переговори, займатися маркетингом, рекламою, вести кадрове діловодство, виконувати обов’язки юриста, секретаря, касира тощо. Зазначені обов’язки не належать до вищерозглянутих прямих обов’язків головбухів (бухгалтерів), але можуть бути покладені на головного бухгалтера (бухгалтера) як на найманого працівника відповідно до умов трудового договору.

Нагадаємо, що згідно зі статтею 21 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену трудовим договором, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату. До початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний поінформувати працівника про його права і обов’язки (ст. 29 КЗпП).

При цьому працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто і не має права передоручати її виконання іншій особі, за винятком випадків, передбачених законодавством (ст. 30 КЗпП). Роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП).

Таким чином, якщо до обов’язків головбуха (бухгалтера) як найманого працівника відповідно до трудового договору входять «небухгалтерські» обов’язки, то працівник зобов’язаний їх виконувати. Якщо ж «небухгалтерські» обов’язки не передбачені трудовим договором, то головбух (бухгалтер) має право відмовитися від їх виконання. Тому рекомендуємо бухгалтерам при прийнятті на роботу ретельно вивчати свої обов’язки, зазначені в розділі «Обов’язки працівника» трудового договору, а роботодавцям — не порушувати законодавство про працю.

Що стосується виконання бухгалтером додаткових обов’язків касира, то відповідно до пункту 45 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148, на підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов’язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов’язків касира. Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов’язків покладається письмовим розпорядженням керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Таким чином, у разі потреби тимчасової заміни касира або відсутності посади касира в штатному розписі підприємства виконання його обов’язків може покладатися за письмовим наказом керівника підприємства на бухгалтера з укладенням договору про повну матеріальну відповідальність.

Що стосується можливості головбуха виконувати свої посадові обов’язки під час перебування у щорічній відпустці без укладення цивільно-правового договору, то Мінсоцполітики в листі від 17.10.2016 № 376/06/186-16 (див. ВТЗ № 1/2017, стор. 125) роз’яснило наступне. Головний бухгалтер підприємства є посадовою особою, яка перебуває з підприємством у трудових відносинах, які регулюються нормами трудового законодавства України. У період відпустки головний бухгалтер не може виконувати посадові обов’язки, оскільки відпустка є формою відпочинку, що гарантується усім працівникам (ст. 45 Конституції України). У період відпустки працівник не може бути притягнений до відповідальності за неналежне виконання своїх обов’язків, тому його повноваження на цей період повинні бути припинені. Неможливість виконання працівником своїх обов’язків під час відпустки можна обґрунтувати також тією обставиною, що статтею 79 КЗпП передбачена можливість відкликання працівника з відпустки у встановленому порядку. Також законодавством передбачена можливість суміщення посад та виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Для виконання функцій головного бухгалтера на час його відпустки може бути призначений виконувач обов’язків головного бухгалтера, який користується усіма повноваженнями головного бухгалтера, у тому числі правом підпису документів.

Порядок прийняття на роботу головного бухгалтера

Якщо на підприємстві є вакантною посада головного бухгалтера або за відсутності бухгалтерської служби на підприємстві вакантна посада єдиного бухгалтера (далі — головбух), і керівник підприємства знайшов гідну кандидатуру на таку посаду, то здійснюється прийняття на роботу головного бухгалтера, якщо він відповідає кваліфікаційним вимогам до такої посади.

Прийняття на роботу головного бухгалтера здійснюється у загальновстановленому порядку: з ним укладається трудовий договір (в усній або письмовій формі), при цьому він зобов’язаний подати паспорт (інший документ, що засвідчує особу), трудову книжку (у разі її наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування), документ про освіту.

Головбух, як і будь-який інший працівник, не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та направлення повідомлення ДПСУ про прийняття працівника на роботу (ч. четверта ст. 24 КЗпП).⁴

Для головбуха вигідніше укладати трудовий договір у письмовій формі, щоб чітко зафіксувати свої права і обов’язки. В цьому випадку якщо керівник підприємства в подальшому спробує покласти на головного бухгалтера додаткові обов’язки, що не належать до «бухгалтерських» і не визначені в трудовому договорі (наприклад, обов’язки кадровика, секретаря, юриста тощо), головбух вправі від них відмовитися, оскільки, як зазначалося вище, роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП). У такій ситуації за виконання додаткової роботи, не передбаченої трудовим договором, головбух вправі вимагати додаткової оплати (наприклад, доплати за суміщення посад, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника).

Якщо головбух не належить до переліку осіб, яким випробування при прийнятті на роботу не встановлюється (ч. третя ст. 26 КЗпП), то йому може бути встановлено випробування на термін не більше 3 місяців, а в окремих випадках, за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації, — не більше 6 місяців (ст. 27 КЗпП).⁵ Але для головбуха найбільш оптимальним строком випробування є строк, що не перевищує одного місяця, оскільки не виключена ситуація, що досвідчений головбух за 3 місяці (6 місяців) повністю відновить раніше запущений бухгалтерський облік на підприємстві, а «недбайливий» роботодавець звільнить його в кінці випробувального строку як такого, що не пройшов випробування, щоб в подальшому заощадити на оплаті праці такого кваліфікованого фахівця, знайшовши замість нього менш досвідченого головбуха, але який погодився на набагато меншу оплату праці. Щоб уникнути зазначеної ситуації головбуху необхідно узгодити з роботодавцем в письмовій формі всі умови (критерії), при недотриманні яких випробування вважається не пройденим (або всі умови (критерії), при виконанні яких випробування вважається успішно пройденим).

Необхідність прийняття справ новим головним бухгалтером

Головною особливістю прийняття на роботу головного бухгалтера є те, що при вступі на посаду йому необхідно прийняти бухгалтерську документацію (далі — справи). Від успішного проведення цієї процедури залежить не тільки якісна робота нового головбуха на своїй посаді в подальшому, але й гарантія його непритягнення до відповідальності за порушення, допущені у веденні бухгалтерського обліку на підприємстві до його прийняття на роботу.

Згідно з пунктом 12 Типового положення № 59 в бюджетній установі прийняття (передача) справ головбухом у разі призначення на посаду або звільнення з посади здійснюється після проведення внутрішньої перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності, за результатами якої оформляється відповідний акт. Копія такого акта надсилається вищій бюджетній установі, якій підпорядковується ця бюджетна установа. Прийняття (передача) справ головбухом може здійснюватися за участю представника вищої бюджетної установи, якій підпорядкована ця бюджетна установа.

Що стосується зміни головбуха на госпрозрахунковому підприємстві, то оскільки перебування на одній посаді двох працівників (головбухів) одночасно неможливе, зазвичай новий головбух на такому підприємстві приймається на роботу через деякий час після звільнення попереднього головбуха, яким була здійснена передача справ директору або іншому працівнику підприємства (наприклад, заступнику головного бухгалтера). Однак бувають випадки, коли попередній головбух звільнився без передачі справ або давно, після чого бухгалтерський облік на підприємстві практично не вівся або вівся частково, тому на нового головбуха керівником підприємства, як правило, покладається обов’язок поновити бухгалтерський облік за попередні періоди (іноді за кілька років).

З огляду на вищевикладене, новий головбух госпрозрахункового підприємства при прийнятті справ має право вимагати складання акта приймання-передачі справ. Рекомендуємо новим головбухам такий акт складати обов’язково (навіть якщо керівник підприємства проти цього), щоб уникнути притягнення до адміністративної (а іноді й до кримінальної) відповідальності. Крім того, завдяки складанню акта приймання-передачі справ новий головбух буде точно знати, яка бухгалтерська документація на підприємстві відсутня, і яка звітність в попередніх періодах підприємством не подавалася. Особливо важливо володіти цією інформацією в разі, коли новий головбух приймається на роботу в середині календарного року, оскільки деякі види звітності складаються наростаючим підсумком (наприклад, декларація з податку на прибуток). Тому в інтересах нового головбуха перевірити бухгалтерську документацію за попередні періоди (обов’язково з початку звітного податкового року).

ДФСУ в листі від 21.11.2016 № 20011/5/99-99-10-01-16 і ДПАУ в листі від 18.09.2009 № 11305/5/23-4018/462 повідомили, що відповідно до статті 3 Закону № 996 бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку. Завдання та обов’язки головного бухгалтера визначені Законом № 996 та Довідником № 336. Законом № 996 не передбачена норма про приймання-передачу справ у разі звільнення та призначення головного бухгалтера. Тобто підприємство самостійно приймає рішення, чи потрібні йому такі процедури як передача справ у разі звільнення одного і призначення іншого головного бухгалтера, перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності і хто її повинен проводити (власними силами, аудитор тощо). Разом з тим, для уникнення випадків покладання вини на працюючого головного бухгалтера йому необхідно перевірити бухгалтерську документацію, яка залишилася після звільненого попередника та яка буде підставою для складання податкової звітності в період виконання ним посадових обов’язків.

Таким чином, незважаючи на те що ані в КЗпП, ані в Законі № 996, ані в інших нормативно-правових актах не йдеться про обов’язок нового головбуха госпрозрахункового підприємства прийняти справи, проведення такої процедури необхідно, перш за все, новому головбуху, щоб уникнути його притягнення до адміністративної (кримінальної) відповідальності за порушення, допущені попередником.

Нагадаємо, що згідно зі статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КпАП) відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, неподання фінансової звітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей тягнуть за собою накладення штрафу від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі — нмдг), тобто від 136 до 255 грн. Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне із зазначених правопорушень, тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 20 нмдг, тобто від 170 до 340 грн. Ці штрафи накладаються уповноваженими посадовими особами органів державного фінансового контролю (ст. 234-1 КпАП).

Відповідно до статті 163-1 КпАП відсутність податкового обліку, порушення керівниками та іншими посадовими особами підприємств, установ, організацій встановленого законом порядку ведення податкового обліку тягне за собою накладення штрафу в розмірі від 5 до 10 нмдг, тобто від 85 до 170 грн. Зазначені дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за таке ж порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі від 10 до 15 нмдг, тобто від 170 до 255 грн. Всі зазначені дії не вважаються порушенням встановленого порядку ведення податкового обліку, якщо платник податків досяг податкового компромісу відповідно до підрозділу 9-2 розділу XX «Перехідні положення» ПКУ. Справи про накладення штрафів, передбачених статтею 163-1 КпАП, розглядають судді районних, районних у місті, міських чи міськрайонних судів (ст. 221 КпАП) на підставі протоколів, складених посадовими особами органів ДПСУ (п. 1 ч. першої ст. 255 КпАП).

Згідно зі статтею 38 КпАП адміністративне стягнення може бути накладено не пізніш як через 2 місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніш як через 2 місяці з дня його виявлення. Якщо справи про адміністративні правопорушення підвідомчі суду (судді), адміністративне стягнення може бути накладено не пізніш як через 3 місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніш як через 3 місяці з дня його виявлення (крім справ про адміністративні правопорушення, зазначені у частинах третій – шостій цієї статті).

Отже, якщо до прийняття на роботу нового головбуха на підприємстві були допущені нетриваючі «бухгалтерські» адміністративні правопорушення, зазначені в статтях 164-2 та 163-1 КпАП, то новий головбух не може бути притягнений до адміністративної відповідальності за такі правопорушення, але до неї може бути притягнений його попередник, якщо буде встановлено його вину. Це узгоджується з нормами частини 8 статті 9 Закону № 996 та пункту 2.13 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88 (далі — Положення № 88), згідно з якими відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Якщо ж на момент прийняття на роботу нового головбуха на підприємстві мають місце триваючі «бухгалтерські» адміністративні правопорушення, зазначені у статтях 164-2 та 163-1 КпАП, але новий головбух їх не усуває, і вони виявляються контролюючим органом під час перевірки, то новий головбух може бути притягнений до адміністративної відповідальності, передбаченої зазначеними статтями КпАП, не пізніше 2 місяців (якщо справа підвідомча суду — не пізніше 3 місяців) з дня виявлення таких правопорушень. Тобто вищевказані адміністративні штрафи можуть бути накладені на нового головбуха, якщо буде встановлено, що адміністративні правопорушення, про які йдеться у статтях 164-2 та 163-1 КпАП, вчинені саме цим (новим) головбухом, а не тільки його попередником. Це узгоджується з нормою статті 14 КпАП, згідно з якою посадові особи притягуються до адміністративної відповідальності за адміністративні правопорушення, пов’язані з недодержанням установлених правил, забезпечення виконання яких входить до їх службових обов’язків.

ДПАУ в листі від 17.04.2002 № 3125/5/26-2119, аналізуючи винесене судом рішення про притягнення до кримінальної відповідальності попереднього головного бухгалтера, з вини якого державне підприємство не сплатило до бюджету великі суми податків, зазначила, що новий головний бухгалтер цього ж підприємства в силу свого посадового становища зобов’язаний був перевірити бухгалтерську документацію, яка при вступі його на посаду залишалася після попереднього головного бухгалтера, проте цього не зробив. Відносно нового головного бухгалтера кримінальну справу за статтею 212 Кримінального кодексу України (далі — КК) (тобто умисне ухилення від сплати податків, зборів, обов’язкових платежів, вчинене службовою особою, яка зобов’язана їх сплачувати, якщо це діяння призвело до ненадходження до бюджету та фондів коштів у значних, великих, особливо великих розмірах) припинено у зв’язку з тим, що в його діях немає умисного ухилення від сплати податків, проте проглядається склад злочину, передбаченого статтею 367 КК — службова недбалість (тобто невиконання або неналежне виконання службовою особою своїх службових обов’язків через несумлінне ставлення до них, що завдало істотної шкоди охоронюваним законом правам, свободам та інтересам окремих громадян, державним чи громадським інтересам або інтересам окремих юридичних осіб).

Нагадаємо, що згідно зі статтею 367 КК службова недбалість карається штрафом від 2000 до 4000 нмдг (тобто від 34 000 до 68 000 грн) або виправними роботами на строк до 2 років, або обмеженням волі на строк до 3 років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3 років. Те саме діяння, якщо воно спричинило тяжкі наслідки, карається позбавленням волі на строк від 2 до 5 років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3 років та зі штрафом від 250 до 750 нмдг (тобто від 4250 до 12 750 грн.) або без такого.

Таким чином, на думку ДПАУ, несумлінне прийняття справ головбухом, внаслідок чого заподіяно істотну шкоду державним інтересам, може бути кваліфіковано як службова недбалість із притягненням головбуха до кримінальної відповідальності за статтею 367 КК.

На щастя, встановити вину посадової особи може лише суд у межах кримінального провадження, а не ДПАУ (зараз ДПСУ). Крім того, як випливає зі статті 367 КК, службова недбалість може бути допущена тільки при невиконанні або неналежному виконанні службовою особою своїх службових обов’язків, тобто під час роботи (виконання своїх безпосередніх обов’язків) на посаді головного бухгалтера, а не в момент приймання-передачі справ, коли порушення вже здійснено (злочин скоєно) попередником або керівником підприємства (якщо він вів бухоблік на підприємстві). Завдання нового головбуха — прийняти справи в тому вигляді, в якому вони є (з подальшим усуненням порушень, які тривають), а не проводити перевірку діяльності попередника і вимагати від нього або від керівника підприємства усунення недоліків.

Порядок прийняття справ новим головним бухгалтером

При прийнятті на роботу нового головбуха приймання-передача справ здійснюється ним від керівника підприємства або заступника головного бухгалтера або іншої уповноваженої особи. Якщо до прийняття на роботу головбуха бухгалтерський облік на підприємстві вівся аудиторською фірмою, то головбух приймає справи у її представника.

Якщо новий головбух вимагає документального оформлення приймання-передачі справ із складанням відповідного акта і керівник підприємства не проти такої процедури, то останній повинен видати наказ про приймання-передачу справ. Таким наказом може бути передбачено створення з цією метою спеціальної комісії.

У наказі зазначаються:

1. Прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії (новий головбух; особа, яка передає справи, або сам керівник підприємства; представник адміністрації та/або інші посадові особи підприємства).

2. Спосіб і порядок проведення перевірки стану бухгалтерського обліку на підприємстві (бухгалтерською службою підприємства, аудиторською фірмою, контрольно-ревізійним відділом вищої організації тощо).

3. Період, за який буде перевірятися стан бухгалтерського обліку на підприємстві (зазвичай не перевищує 3 роки, з огляду на граничний термін визначення податкових зобов’язань контролюючими (податковими) органами, встановлений пунктом 102.1 ПКУ (1095 днів), і загальний строк позовної давності, встановлений статтею 257 Цивільного кодексу України).

4. Період, протягом якого буде здійснюватися передача справ.

У процесі приймання-передачі справ перевіряються (вивчаються):

– стан бухгалтерського обліку;

– стан звітності;

– зберігання та оформлення документів;

– номенклатура справ;

– акти попередніх перевірок.

Після завершення перевірки і передачі справ складається акт приймання-передачі справ. Оскільки його форма законодавством не встановлена, такий акт складається в довільній формі.

Обов’язковими реквізитами акта приймання-передачі справ є:

– дата і місце складання;

– найменування та код ЄДРПОУ підприємства;

– П.І.Б. того, хто передає, і головбуха, який приймає справи;

– перелік документів, які перевірені та передаються;

– інформація про відсутні документи (якщо вони є).

Передачі по акту підлягають документи бухгалтерського обліку, первинні документи, фінансова та податкова звітність тощо. В акті наводиться перелік переданих документів із зазначенням найменування та кількості справ, року складання. Якщо документів дуже багато, то до акта можуть бути оформлені додатки з повним переліком документів, які передаються.

Якщо при прийнятті документів у головбуха особливих зауважень до них немає, акт приймання-передачі справ підписується без зауважень. Якщо ж в процесі приймання-передачі справ виявлено відсутність будь-яких документів або їх невідповідність вимогам чинного законодавства, то про це обов’язково зазначається в акті. Така інформація в акті може допомогти новому головбуху уникнути притягнення до вищерозглянутої адміністративної (кримінальної) відповідальності за порушення, допущені на підприємстві до його прийняття на роботу.

Акт приймання-передачі справ складається у двох (іноді — у трьох) примірниках, підписується особою, яка передає справи, головбухом, який приймає справи (за наявності комісії — її членами), і затверджується керівником підприємства. Перший примірник акта залишається у особи, що передала справи (про особливості передачі справ головбухом при звільненні йдеться нижче), другий примірник надається головбуху, що прийняв справи, і зберігається в бухгалтерії. Третій екземпляр може надаватися аудиторській фірмі або контрольно-ревізійному відділу вищої організації, якщо вони проводили перевірку стану бухгалтерського обліку та звітності на підприємстві під час приймання-передачі справ.

З дати прийняття справ, зазначеної в акті приймання-передачі справ, новий головбух приступає безпосередньо до виконання своїх посадових обов’язків і несе повну відповідальність за ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

Звертаємо увагу, що під час приймання-передачі справ при зміні (прийнятті на роботу або звільненні) головбуха не потрібно проводити інвентаризацію активів і зобов’язань підприємства, оскільки це не передбачено Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 № 879. У пункті 7 розділу І цього Положення зазначено, що проведення інвентаризації є обов’язковим у разі зміни матеріально відповідальних осіб. Але головбух не належить до осіб, з якими укладається договір про повну матеріальну відповідальність, якщо, звичайно, на головбуха водночас не покладаються обов’язки зі зберігання товарно-матеріальних цінностей підприємства або обов’язки касира.⁶

Крім того, якщо в процесі приймання-передачі справ виявлено пропажу або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності, то згідно з пунктом 6.10 Положення № 88 керівник підприємства (установи) письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства (установи). Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство (установа), а також територіальним органам ДПСУ, ДМСУ — підприємствами та місцевому фінансовому органу — установами в 10-денний строк.

Повідомлення державних органів про прийняття на роботу головного бухгалтера

При прийнятті на роботу головного бухгалтера, як і будь-якого іншого працівника, перед допуском його до роботи роботодавець повинен надіслати органу ДПСУ повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту» від 17.06.2015 № 413. Направлення цього повідомлення передбачено трудовим законодавством, а саме частиною четвертою статті 24 КЗпП.

Крім того, оскільки головбух є особою, відповідальною за ведення бухгалтерського (податкового) обліку на підприємстві, в тому числі підписує різну податкову звітність, повідомлення органу ДПСУ про прийняття на роботу нового головбуха передбачено і нормами податкового законодавства.

Згідно з пунктом 66.4 ПКУ платники податків – юридичні особи та їх відокремлені підрозділи зобов’язані подати контролюючому органу (тобто органу ДПСУ) відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, її відокремлених підрозділів, у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків, шляхом подачі заяви у порядку, визначеному Міністерством фінансів України.

Відповідно до пункту 9.3 розділу IX Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, у редакції наказу від 22.04.2014 № 462 (далі — Порядок № 1588), платники податків – юридичні особи та відокремлені підрозділи юридичних осіб зобов’язані подати відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, відокремлених підрозділів юридичної особи, до контролюючого органу у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків шляхом подачі заяви за формою № 1-ОПП із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». У разі надходження від державних реєстраторів відомостей про внесення змін до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі — ЄДР) щодо платників податків, а також надходження від платників податків заяви за формою № 1-ОПП з позначками «Зміни», «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» контролюючі органи вносять відповідні зміни до Єдиного банку даних юридичних осіб та фіксують зазначені зміни в журналі за формою № 2-ОПП.

Платники податків, які уклали з відповідним контролюючим органом договір про визнання електронних документів, можуть подати заяву за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів щодо електронного документообігу та електронних довірчих послуг.

Таким чином, протягом 10 днів після дати прийняття на роботу головбуха (дати призначення його відповідальним за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку на підприємстві) керівник підприємства (або уповноважена ним особа) повинен подати до органу ДПСУ за місцем обліку в паперовому вигляді або направити в електронному вигляді заяву за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку», в якій в розділі «Адресні дані платника податків» в реквізиті (полі) 10 необхідно вказати дані нового головбуха: прізвище, ім’я, по батькові, ідентифікаційний номер (при відмові від нього — серію та номер паспорта), дату призначення на посаду, телефони (службовий, домашній, додаткові), факс.

Пунктом 9.3 розділу IX Порядку № 1588 встановлено, що відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, також оновлюються контролюючими органами у Єдиному банку даних юридичних осіб на підставі реєстраційної заяви платника податку на додану вартість (про реєстрацію, перереєстрацію або внесення змін), якщо така реєстраційна заява була подана в один із способів, визначених пунктом 183.7 ПКУ, та задоволена контролюючим органом. У цьому разі платник податків звільняється від подання до контролюючого органу заяви за формою № 1-ОПП у зв’язку із зміною відомостей стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи.

Нагадаємо, що відповідно до пункту 183.7 ПКУ заява про реєстрацію особи як платника ПДВ подається до контролюючого (податкового) органу засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Суб’єкти господарювання (в тому числі новостворені) можуть заявити про своє бажання добровільно зареєструватися як платник ПДВ під час державної реєстрації створення юридичної особи. Відповідна заява або відомості передаються держреєстратором до контролюючих органів у порядку, встановленому Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 № 755-IV (далі — Закон № 755). У реєстраційній заяві юрособи зазначаються підстави для реєстрації цієї юрособи як платника ПДВ.

Враховуючи вищевикладене, по юрособах, відомості про яких включаються до ЄДР, інформація про зміну головбуха оновлюється на підставі поданої заяви за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» і уточнених документів або заяви платника ПДВ (про реєстрацію, перереєстрацію або внесення змін). По юрособах, відомості про яких не включаються до ЄДР, інформація про зміну головбуха оновлюється на підставі заяви за формою № 1-ОПП та уточнених документів.

За неподання органу ДПСУ інформації про нового головбуха ПКУ передбачена відповідальність для юрособи. Так, згідно з пунктом 117.1 ПКУ неподання відомостей стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського обліку та/або складення податкової звітності, відповідно до вимог, встановлених ПКУ, тягне за собою накладення штрафу на юросіб, відокремлені підрозділи юрособи в розмірі 1020 грн. У разі неусунення такого порушення або за ті самі дії, вчинені повторно протягом року особою, до якої було застосовано штраф за таке порушення, на юросіб, відокремлені підрозділи юрособи накладається штраф у розмірі 2040 грн.

Що стосується подання держреєстратору даних про нового головбуха юрособи для внесення їх до ЄДР, то Закон № 755 цього не вимагає (в ЄДР не обов’язково повинна міститися інформація про головбухів юросіб). Але якщо юрособа (її засновники або керівник) бажає внести дані про головбуха до ЄДР, оскільки такий головбух наділяється правом здійснювати певні дії від імені юрособи, в тому числі підписувати договори, подавати документи для держреєстрації тощо, то юрособа подає держреєстратору реєстраційну картку з наступною інформацією про головбуха: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, ідентифікаційний номер (при відмові від нього — серія та номер паспорта), дані про наявність обмежень щодо представництва юрособи (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону № 755). Ця інформація про головбуха юрособи вноситься держреєстратором до ЄДР. Надалі в разі звільнення такого головбуха юрособі необхідно буде повідомити про це держреєстратора, подавши реєстраційну картку для внесення змін до відомостей про юрособу в ЄДР.

Підписання головним бухгалтером звітності
в електронній формі та банківських документів

Згідно з пунктом 2 розділу II Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 (далі — Порядок № 557), автор створює електронні документи із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП) та печатки (за наявності), керуючись цим Порядком. Cтворення електронного документа завершується накладанням на нього КЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису та печатки (за наявності) підписувача (підписувачів).

Отже, якщо підприємство подає податкову звітність засобами електронного зв’язку в електронній формі, що передбачено підпунктом «в» пункту 49.3 ПКУ, то для її підписання особистим КЕП новий головбух повинен отримати особистий ключ і відповідний йому кваліфікований сертифікат електронного підпису (КЕП) в порядку, встановленому Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII. Для цього керівник підприємства повинен звернутися до надавача електронних довірчих послуг, з яким підприємство співпрацює в питанні отримання КЕП, і подати йому необхідний пакет документів.

Після отримання головбухом КЕП (ключа і сертифіката) керівник підприємства від імені юрособи повинен проінформувати податковий орган про надання права підпису електронних документів (в тому числі податкової звітності) новому головбуху.

Згідно з пунктами 3 і 4 розділу IІI Порядку № 557 для надання права підпису електронних документів іншій особі, якій делеговано право підпису (новому головбуху), керівник підприємства повідомляє про таку особу контролюючий (податковий) орган, на обліку в якому перебуває підприємство, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі — повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку. До повідомлення вноситься інформація про підписувача (нового головбуха), якому надається право підпису електронних документів. На сформоване повідомлення першим накладається КЕП особи, включеної до повідомлення (нового головбуха), після нього — КЕП керівника і останньою — печатка (за наявності).

Все вищевикладене необхідно зробити якомога швидше, щоб новий головбух встиг не тільки сформувати, а й своєчасно подати звітність (податкову, фінансову, статистичну та іншу), підписану ним за допомогою особистого КЕП.

Також керівнику підприємства необхідно подати до банку (банків), де відкрито рахунок (рахунки) підприємства, заяву з інформацією про надання головбуху права другого підпису, картку із зразками підписів керівника (за потреби) і головбуха, заяву і сертифікат відкритого ключа КЕП клієнта в системі «Інтернет-Банкінг», а також інші документи, передбачені договором банківського рахунку, щоб новий головбух міг використовувати кошти з рахунку (рахунків) підприємства (зокрема, оформляти платіжні доручення для здійснення платежів в системі «Інтернет-Банкінг», знімати готівку в банку на підставі поданої заяви на зняття готівки або за чековою книжкою тощо).

Дії нового головного бухгалтера після прийняття справ

Як зазначалося вище, після прийняття справ головбух починає виконувати свої безпосередні обов’язки. Оскільки головбух є керівником структурного підрозділу — бухгалтерської служби (далі — бухгалтерія), то за наявності в ній декількох працівників він повинен ознайомитися з функціональними обов’язками кожного з них.

Якщо на етапі прийняття справ головбух виявив недоліки в роботі бухгалтерії з об’єктивних причин (наприклад, через недостатню кількість працівників), то можна ставити перед керівником підприємства питання про збільшення чисельності працівників бухгалтерії. Якщо недоліки є наслідком нераціонального розподілу обов’язків серед працівників бухгалтерії, то головбух самостійно може їх перерозподілити.

Головбух вже в перші дні після прийняття справ і вступу на посаду повинен знати про:

– всі види податків, зборів, внесків, обов’язкових платежів, що сплачуються підприємством (щоб уже в перший місяць роботи не забути їх нарахувати та сплатити);

– результати перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства контролюючими органами (щоб оперативно усунути недоліки, зазначені в актах перевірок, уникнувши накладення штрафів на підприємство);

– стан розрахунків з бюджетами, Пенсійним фондом України, контрагентами, кредиторами і працівниками підприємства (щоб оперативно погасити заборгованість перед ними (за її наявності) та уникнути накладення штрафних або фінансових санкцій);

– кількість та види рахунків в банках, наявність банківських рахунків за кордоном;

– стан (розміри) активів і зобов’язань, результати їхньої інвентаризації;

– стан зберігання первинних та облікових документів;

– види укладених господарських договорів з контрагентами (купівлі-продажу, оренди, підряду, комісії, доручення тощо).

Якщо під час приймання-передачі справ були виявлені порушення в поданні звітності (наприклад, вона не подавалася за деякі періоди) або виявлено відсутність первинних документів (наприклад, актів виконаних робіт за окремими операціями), то головбуху необхідно якомога швидше усунути ці недоліки (подати звітність, скласти або отримати від контрагентів первинні документи). Особливо це важливо для головбуха при усуненні адміністративних правопорушень, які відповідно до КпАП вважаються триваючими (див. вище).

Якщо під час приймання-передачі справ були виявлені порушення у вигляді несплати податків (зборів, обов’язкових платежів) та ЄСВ, то головбух повинен погодити порядок усунення таких порушень з керівником підприємства. Якщо останній «дає добро» на погашення всієї податкової заборгованості та своєчасну сплату податкових зобов’язань за поточні періоди, то це ідеальний варіант. Якщо на підприємстві фінансові труднощі, то завдання головбуха — домогтися від керівника підприємства, як мінімум, своєчасної сплати поточних податкових зобов’язань. Якщо і на таку сплату керівник не згоден, то необхідно домогтися від нього письмового підтвердження заборони на сплату всіх або частини поточних податкових зобов’язань. Для цього головбуху необхідно подати заяву на ім’я керівника підприємства з проханням дозволити сплату всіх поточних податкових зобов’язань, а також дозволити погасити наявну податкову заборгованість із зазначенням її суми. Відмова у письмовій формі в здійсненні поточних податкових платежів або погашенні податкової заборгованості буде доказом того, що порушення допущено з вини керівника підприємства, а не головбуха. В іншому випадку не тільки керівник підприємства, але й головбух може бути притягнений за несплату податкових зобов’язань до адміністративної відповідальності, передбаченої статтями 163-2 (несплата податків, зборів, обов’язкових платежів), 163-4 (несплата ПДФО), 165-1 (несплата ЄСВ) КпАП, а також до кримінальної відповідальності, передбаченої статтями 212 та 212-1 КК, за умисне ухилення від сплати податків, зборів, обов’язкових платежів та ЄСВ, якщо ці діяння призвели до фактичного ненадходження до бюджетів, державних цільових фондів, фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування коштів у значних (великих, особливо великих) розмірах.

Оскільки одним з основних бухгалтерських документів на підприємстві є наказ про облікову політику, то головбух повинен з ним детально ознайомитися і перевірити, як він виконується. Якщо, на думку головбуха, наказ про облікову політику складено некомпетентно (в ньому є не все, що повинно бути), або окремі його норми суперечать нормам законодавства, необхідно ініціювати внесення змін до цього документа.

З метою якісного виконання своїх обов’язків головбух повинен отримати від уповноважених осіб підприємства необхідну (достатню) інформацію про види діяльності підприємства, організаційну структуру, наявність відокремлених підрозділів, штатну чисельність працівників, наявність власних та орендованих приміщень (виробничих, складських, офісних тощо).

Крім того, головбуху необхідно ознайомитися з оригіналами або копіями установчих документів (з метою визначення повноважень органів управління підприємства і відповідних посадових осіб), реєстраційними документами (виписками, витягами з різних державних реєстрів, довідками про взяття на облік в податковому органі, органі Пенсійного фонду України, органі статистики тощо), дозвільними документами (ліцензіями, патентами, сертифікатами тощо).

Особливості звільнення головного бухгалтера

Зазвичай при звільненні з відповідальної роботи незалежно від займаної посади працівник за наявності наступника передає йому справи, пояснює специфіку та «підводні камені» його ділянки роботи, ділиться досвідом, отриманим за період роботи на цьому підприємстві, дає рекомендації щодо виконання посадових (трудових) обов’язків за своєю посадою (професією) в майбутньому.

У разі звільнення головбуха передача справ також є бажаною, оскільки від цієї події іноді залежить прибутковість господарської діяльності підприємства в майбутньому, оскільки неякісна передача справ може привести до помилок в бухгалтерському та податковому обліку, неправильному визначенні податкових зобов’язань, що загрожує накладенням на підприємство фінансових (штрафних) санкцій контролюючими органами за результатами перевірок, а це є своєрідним аналогом нанесення підприємству матеріальної шкоди.

Як зазначалося вище, порядок передачі справ при звільненні одного та прийнятті на роботу іншого головбуха (далі — зміна головбуха) законодавством, зокрема Законом № 996, не регламентується.

Бухгалтери зі стажем пам’ятають, що в «радянські» часи діяло Положення про головних бухгалтерів, затверджене постановою Ради Міністрів СРСР від 24.01.1980 № 59 (далі — Положення № 59). Пунктом 6 зазначеного Положення було встановлено, що прийняття і здавання справ при призначенні та звільненні головбуха оформляються актом після перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності. В необхідних випадках прийняття і здавання справ головбухом здійснюються за участю представника вищого органу.

Потім порядок передачі справ при зміні головбуха регулювався Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 03.04.93 № 250 (далі — Положення № 250). Пунктом 26 цього Положення було визначено, що при звільненні головбуха проводиться передача справ призначеному головбуху (а при відсутності такого — працівникові, призначеному наказом керівника підприємства), під час якої перевіряється стан бухгалтерського обліку та достовірність звітних даних, складається відповідний акт, що затверджується керівником підприємства.

Однак наразі Положення № 59 в Україні не діє, а Положення № 250 було скасовано ще у 2000 році постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку подання фінансової звітності» від 28.02.2000 № 419.⁷

Як зазначалося вище, в даний час питання обов’язковості передачі справ при звільненні головбуха на нормативному рівні врегульовано тільки стосовно бюджетних установ пунктом 12 Типового положення № 59, згідно з яким прийняття (передача) справ головбухом у разі призначення на посаду або звільнення з посади здійснюється після проведення внутрішньої перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності, за результатами якої оформляється відповідний акт. Копія такого акта надсилається вищій бюджетній установі, якій підпорядковується ця бюджетна установа. Прийняття (передача) справ головбухом може здійснюватися за участю представника вищої бюджетної установи, якій підпорядкована ця бюджетна установа.⁸

Госпрозрахункові підприємства на базі норм Положень № 59 і № 250, які не суперечать законодавству України, і норм Типового положення № 59 можуть затвердити внутрішній документ (наприклад, Положення про роботу бухгалтерської служби на підприємстві), що визначає, зокрема, порядок передачі справ при зміні головбуха на підприємстві. У цьому внутрішньому документі можна відобразити форму організації ведення бухгалтерського обліку на підприємстві (див. вище).⁹

Головбух, як і будь-який інший працівник, може звільнитися або бути звільненим на підставах, передбачених КЗпП. Найчастіше головбухи звільняються за власним бажанням, рідше — за згодою сторін і зовсім рідко — з ініціативи роботодавця.

Якщо головбух вирішив звільнитися за власним бажанням — згідно зі статтею 38 КЗпП, то він повинен подати відповідну заяву керівнику підприємства не пізніше ніж за два тижні (14 календарних днів) до дати звільнення.

Зазначені два тижні до дня звільнення необхідні перш за все роботодавцю, щоб він міг знайти заміну працівнику (головбуху), який звільняється.¹⁰ Крім того, в цей період якраз і може відбутися передача справ головбухом, який звільняється.

Оскільки в штатному розписі підприємства не може бути дві посади головного бухгалтера і не можна мати одночасно двох працівників (головних бухгалтерів) на одній штатній посаді¹¹ (за винятком випадків, коли один працівник тимчасово відсутній, а другий прийнятий на його посаду тимчасово — за строковим трудовим договором), передача справ головбухом, який звільняється, новому головбуху відбувається рідко — зазвичай тільки в разі, якщо майбутній новий головбух вже є працівником бухгалтерської служби цього підприємства (наприклад, є заступником головного бухгалтера або «рядовим» бухгалтером).

Передача справ головбухом, який звільняється, здійснюється одній з наступних осіб:

– керівнику підприємства, оскільки саме він відповідає за організацію бухгалтерського обліку на підприємстві (ч. 3 ст. 8 Закону № 996)¹¹, за відсутності на підприємстві бухгалтерської служби або компетентної особи, якій можна було б доручити прийняття справ від головбуха;

– заступнику головного бухгалтера (якщо є така посада в бухгалтерській службі підприємства і на ній працює співробітник);

– уповноваженій особі (наприклад, одному з бухгалтерів, якщо відсутня посада заступника головного бухгалтера або ця посада вакантна).

Зазвичай роботодавець перед звільненням головбуха вимагає, щоб останній «закрив» звітний період. Як правило, від головбуха вимагається підготувати, заповнити та подати фінансову і податкову звітність відповідно до органу статистики та податкового органу за звітний квартал, а також підготувати для передачі всю первинну документацію за звітний період.

Крім того, майже кожний роботодавець вимагає від головбуха, який звільняється, передати справи наступнику (уповноваженій особі) і роз’яснити йому «обліково-звітні» нюанси, характерні для даного підприємства.

Вищевикладені вимоги роботодавців нерідко перешкоджають головбуху оперативно змінити місце роботи (особливо це неприємно тоді, коли на новому місці роботи запропоновано умови праці значно кращі, але до роботи необхідно приступити негайно, інакше візьмуть іншого головбуха).

Стосовно вищевикладених вимог роботодавця, відзначимо, що якщо головбух подав заяву про звільнення за власним бажанням (за статтею 38 КЗпП) за два тижні (14 календарних днів), то роботодавець зобов’язаний його звільнити в зазначений термін.¹² При цьому навіть відмова головбуха здійснити передачу справ не може бути обставиною, яка дає право роботодавцю не звільняти його з роботи.

Мінпраці роз’яснило¹³, що не можуть бути причиною для затримки звільнення головного бухгалтера такі причини як відсутність кандидатури нового головного бухгалтера або необхідність здавання звітності за відповідний період роботи.

Як зазначалося вище, чинна нормативно-правова база України не передбачає передачу справ головбухом наступнику, але таку вимогу роботодавець може відобразити в Положенні про роботу бухгалтерської служби на підприємстві та/або посадовій інструкції головного бухгалтера та/або в укладеному з ним трудовому договорі. Невиконання вимоги про передачу справ (з усуненням головбухом виявлених недоліків і порушень в його роботі) може бути розцінено роботодавцем як невиконання головбухом своїх посадових обов’язків. При цьому до дня звільнення, зазначеного в заяві, головбух може притягуватися до дисциплінарної відповідальності та на нього можуть бути накладені дисциплінарні стягнення аж до звільнення з роботи.

У пункті 12 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 № 9, що містить рекомендації судам при розгляді трудових спорів, зазначено, що подача працівником заяви про звільнення з метою уникнути відповідальності за винні дії не позбавляє роботодавця права звільнити його за винні дії з підстав, передбачених законом, до закінчення встановленого статтею 38 КЗпП двотижневого строку, а також застосувати до працівника протягом цього строку в установленому порядку інше дисциплінарне стягнення.

Найбільш жорстким наслідком невиконання головбухом обґрунтованих вимог роботодавця (наприклад, про усунення недоліків в роботі з ведення бухгалтерського обліку) може бути звільнення головбуха не за власним бажанням (за статтею 38 КЗпП), а за одноразове грубе порушення трудових обов’язків (за пунктом 1 статті 41 КЗпП)¹⁴ або за систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного стягнення (за пунктом 3 статті 40 КЗпП).¹⁵ Такий розвиток подій (звільнення головного бухгалтера з ініціативи роботодавця) може зіпсувати головбуху репутацію, якщо причина звільнення буде відображена в його трудовій книжці (наприклад, якщо вона на день звільнення зберігалася у роботодавця).

Звертаємо увагу, що головбух може звільнитися за власним бажанням і без відпрацювання двох тижнів, якщо у нього є поважні причини для цього (переїзд на нове місце проживання; переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість; вступ до навчального закладу; неможливість проживання у даній місцевості, підтверджена медичним висновком; вагітність; догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною з інвалідністю; догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку або особою з інвалідністю I групи; вихід на пенсію; прийняття на роботу за конкурсом, інші поважні причини). За наявності зазначених поважних причин роботодавець повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник (ч. перша ст. 38 КЗпП).

Крім того, головбух має право у визначений ним строк розірвати трудовий договір (в тому числі строковий) за власним бажанням, якщо роботодавець не виконує законодавство про працю, умови колективного чи трудового договору (ч. третя ст. 38, ч. перша ст. 39 КЗпП).

Отже, за наявності вищевказаних підстав для звільнення за власним бажанням передача справ головбухом може не відбутися через «терміновий» характер звільнення (головбуху просто може не вистачити часу для передачі справ при звільненні з поважних причин) або небажання головбуха виконувати вимоги роботодавця – порушника.

На практиці бувають випадки, коли керівник підприємства неправомірно не підписує заяву головбуха про звільнення за власним бажанням через два тижні та не видає наказ про звільнення головбуха в установлений строк, пояснюючи це тим, що спочатку головбуху необхідно скласти і подати квартальну звітність, передати наступнику справи тощо.

Якщо головбуху заздалегідь відомо, що його заява про звільнення не буде підписана керівником підприємства до здавання квартальної звітності та передачі справ, то в цьому випадку головбух може оформити заяву про звільнення у двох примірниках і подати до відділу кадрів (секретарю) під підпис про прийняття заяви з проставленням вхідного номера, дати і підпису працівника відділу кадрів (секретаря) на примірнику працівника. А якщо це неможливо, то заяву про звільнення можна направити підприємству поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення з описом вкладення (в описі необхідно вказати, що в конверт вкладено заяву про звільнення за власним бажанням).

Якщо заяву про звільнення за власним бажанням (за статтею 38 КЗпП) подано головбухом особисто і зареєстровано відділом кадрів (секретарем), то перебіг двотижневого строку для видання наказу про звільнення починається з дати подання і реєстрації відділом кадрів (секретарем) такої заяви.

Якщо заяву про звільнення направлено головбухом поштою, то перебіг двотижневого строку для видання наказу про звільнення починається з дати, зазначеної в корінці повідомлення, що свідчить про отримання листа підприємством.

Після закінчення двох тижнів, виходячи з норм статей 38, 47 і 116 КЗпП, керівник підприємства зобов’язаний видати наказ про звільнення працівника за власним бажанням, видати йому копію наказу про звільнення і здійснити з ним остаточний розрахунок (виплатити всі належні йому від підприємства суми) в день звільнення.

Якщо після закінчення двох тижнів з дня подачі (отримання) заяви роботодавець не видав наказ про звільнення головбуха, то має місце порушення законодавства про працю роботодавцем, що формально дає право головбуху не виходити на роботу (вважати себе звільненим). Якщо в такій ситуації трудова книжка головбуха зберігається у роботодавця, але головбух не хоче приходити на підприємство, щоб уникнути спілкування з роботодавцем – порушником, головбух може направити підприємству поштою рекомендованим листом заяву з проханням направити йому трудову книжку поштою на відповідну адресу (п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58).

Якщо після вищенаведених дій роботодавець все одно не видає наказ про звільнення працівника (головбуха) і не видає йому копію такого наказу, то він ризикує бути притягнутим до відповідальності, передбаченої частиною п’ятою статті 235 КЗпП: у разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.¹⁶

Як варіант, головбух може подати заяву про звільнення за власним бажанням безпосередньо перед використанням щорічної відпустки. У цьому випадку відповідно до статті 3 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР датою звільнення є останній день відпустки. Це можливо, оскільки стаття 38 КЗпП не містить умови, що двотижневий строк перед датою звільнення повинен бути обов’язково працівником відпрацьований. Тобто зазначеною статтею передбачений лише обов’язковий строк попередження про звільнення за власним бажанням¹⁷, а протягом такого двотижневого строку працівник може перебувати у відпустці, бути тимчасово непрацездатним тощо.

Якщо внутрішніми документами госпрозрахункового підприємства не передбачено, але керівник такого підприємства все одно наполягає на передачі справ і здаванні квартальної звітності головбухом, який звільняється, то останній може повідомити керівника (засновників) підприємства про намір направити заяву (інформацію) до контролюючих органів (наприклад, до органів Держпраці, ДПСУ, ПФУ) про порушення на підприємстві норм трудового, податкового, страхового законодавства, які стали відомі головбуху під час роботи. У цьому випадку керівник підприємства може швидко дати «задній хід», або засновники можуть «натиснути» на найманого керівника підприємства, щоб він відпустив головбуха «з миром». Існують й інші способи «боротьби» з керівником – порушником, які залежать від конкретної ситуації. Але краще з роботи йти «красиво» (без конфліктів).

Якщо ж головбух звільняється за згодою сторін (за пунктом 1 статті 36 КЗпП), то, як правило, сторони трудового договору всі питання розставання вирішують «полюбовно», в тому числі питання передачі справ головбухом, який звільняється.

У разі звільнення головбуха з ініціативи роботодавця (незалежно від підстав) передача справ зазвичай не відбувається (головбуха звільняють швидко) або відбувається неякісно (головбух при такому звільненні не зацікавлений повідомляти про недоліки або порушення в своїй роботі, які може виявити лише класний фахівець). У такій ситуації керівник підприємства, який вирішив позбутися головбуха, бере на себе всі ризики, пов’язані зі звільненням головбуха.

Звертаємо увагу, що головний бухгалтер як керівник структурного підрозділу (бухгалтерської служби) є посадовою особою підприємства (ч. 3 ст. 65 Господарського кодексу України). Тому він може бути звільнений з ініціативи роботодавця без пояснення причин за підставою — припинення повноважень посадових осіб (за пунктом 5 статті 41 КЗпП). Але при звільненні за цією підставою надається «парашут» — роботодавець повинен виплатити головбуху вихідну допомогу у розмірі не менше ніж 6-місячний середній заробіток (ст. 44 КЗпП).¹⁸

Передача справ при звільненні головного бухгалтера

Порядок передачі справ при зміні головбуха визначається підприємством самостійно, якщо інше не передбачено законодавством.¹⁹

Якщо передача справ при зміні головбуха не передбачена внутрішніми документами госпрозрахункового підприємства, але головбух, який звільняється, погоджується на передачу справ уповноваженій особі підприємства, то це свідчить про його відповідальний підхід до виконуваної роботи, що може підняти його репутацію, а в подальшому — дозволить вдало працевлаштуватися, оскільки керівники підприємств часто спілкуються між собою, в тому числі з питання прийняття на роботу того чи іншого головбуха.

Якщо головбух при звільненні передає справи уповноваженій особі, то така передача відбувається за певною процедурою, яка, як зазначалося вище, на госпрозрахунковому підприємстві може бути встановлена внутрішнім документом підприємства (наприклад, Положенням про роботу бухгалтерської служби на підприємстві), а для бюджетних установ визначена Типовим положенням № 59.

Необхідність передачі «бухгалтерських» справ пояснюється тим, що бухгалтерський облік на підприємстві повинен вестися безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації (ч. 1 ст. 8 Закону № 996).

Оскільки, як зазначалося вище, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник (ч. 3 ст. 8 Закону № 996), то саме керівник підприємства повинен бути зацікавлений в належній передачі справ головбухом, який звільняється. Тому саме керівник підприємства приймає рішення про необхідність та порядок передачі справ головбухом, який звільняється, особі, яка повинна їх прийняти.²⁰

Керівник підприємства повинен видати наказ про приймання-передачу справ (бухгалтерської документації) у зв’язку зі звільненням головбуха. Наказом може бути передбачено створення з цією метою спеціальної комісії.

У наказі зазначаються:

1. Прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії (головбух, який звільняється; особа, уповноважена керівником на прийняття справ, або сам керівник; представник адміністрації та/або інші посадові особи підприємства).

2. Спосіб і порядок проведення перевірки ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Якщо, на думку керівника, необхідно мати висновок аудиторської фірми про стан бухгалтерського обліку, фінансової та податкової звітності на підприємстві, то вказується про необхідність проведення аудиторської перевірки.

3. Період, протягом якого буде здійснюватися передача справ. При визначенні такого періоду слід враховувати, що при звільненні за власним бажанням без поважних причин максимальний строк між датою подання головбухом заяви про звільнення і датою його звільнення становить не більше двох тижнів.

На дату передачі справ, погоджену з головбухом, який звільняється, всі облікові операції за минулий період повинні бути завершені. Крім того, повинні бути здійснені всі бухгалтерські записи в періоді, за який відповідає головбух, який звільняється, укомплектовані в справи первинні документи, що є підставою для кожного здійсненого запису, сформований оборотний баланс, заповнені необхідні форми звітності.

Також повинні бути заповнені всі облікові книги та журнали: реєстрації цінних паперів, довіреностей, контрольно-касових апаратів (РРО), касова книга тощо.

Документи повинні бути підшиті в справи згідно з номенклатурою справ, розробленою на підприємстві.

Якщо необхідних журналів (книг) немає, то про це робиться відповідний запис в акті приймання-передачі справ, а журнал (книга) заводиться з дня прийняття справ.

Наступним кроком має бути прийняття звітів:

– фінансових (за кожний звітний рік і проміжних за квартали);

– податкових (залежно від видів податків, зборів, обов’язкових платежів);

– з єдиного соціального внеску (за періоди до 2021 року) тощо.

Всі екземпляри звітів, складених в паперовому вигляді, повинні бути підписані уповноваженими особами і мати позначки відповідних контролюючих органів.

Особливу увагу слід приділити вивченню актів перевірок і документів, які складалися після останньої перевірки контролюючими органами.

Далі потрібно прийняти регістри бухгалтерського обліку (головну книгу, оборотно-сальдові відомості, журнали-ордери, інші відомості). При цьому необхідно порівняти залишки, які обліковуються на рахунках обліку активів, зобов’язань і власного капіталу, з даними, наведеними у відповідних звітах. Всі регістри бухгалтерського обліку повинні бути підписані посадовими особами, які їх склали.

Якщо бухгалтерський облік ведеться із застосуванням відповідних комп’ютерних програм, необхідно переконатися, що дані, які містяться в електронному вигляді та відображені в паперових документах, є тотожними. Реєстри податкового обліку (книга обліку доходів і витрат суб’єкта малого підприємництва, реєстри податкових накладних, книги обліку продажу та придбання товарів, робіт, послуг) повинні бути належним чином оформлені та підписані уповноваженими посадовими особами. Первинні документи за поточний рік повинні бути згруповані за їх видами в хронологічному порядку і закріплені за відповідними працівниками бухгалтерії. Первинні облікові та звітні документи за минулі звітні роки повинні зберігатися в архіві підприємства.

Після проведення перевірки і передачі справ складається акт приймання-передачі справ в довільній формі.

Обов’язкові реквізити акта приймання-передачі справ при звільненні головбуха такі самі, як і обов’язкові реквізити аналогічного акта, що складається при прийнятті справ новим головбухом (див. вище). Перелік документів, що передаються по акту головбухом, який звільняється, такий самий, як і перелік документів, що приймаються по акту новим головбухом (див. вище). В акті наводиться повний перелік переданих документів із зазначенням найменування та кількості справ, року складання.

Якщо при прийнятті документів особливих зауважень до них немає, акт приймання-передачі справ підписується без будь-яких застережень. Якщо ж в процесі прийняття документів було виявлено їх невідповідність вимогам чинного законодавства, то про це обов’язково вказується в акті.

Як зазначалося вище, акт приймання-передачі справ складається в двох (іноді — трьох) примірниках, підписується особами, які передають і приймають справи (за наявності комісії — її членами) і затверджується керівником підприємства. Перший примірник акта залишається у бухгалтера, який передає справи (звільняється), другий примірник зберігається в бухгалтерії, третій примірник може надаватися аудиторській фірмі або контрольно-ревізійному відділу вищої організації, якщо вони проводили перевірку стану бухгалтерського обліку та звітності на підприємстві і брали участь в передачі справ.

Звертаємо увагу, що дата передачі справ за актом приймання-передачі не обов’язково повинна збігатися з датою звільнення головбуха. Останній може передати справи за кілька днів до дати звільнення, а в період після передачі справ до дня звільнення контролювати роботу свого наступника, якщо ним є заступник головного бухгалтера або бухгалтер підприємства. Однак в будь-якому випадку з дати передачі справ, зазначеної в акті приймання-передачі справ, головбух вже не несе відповідальність за ведення бухгалтерського обліку на підприємстві (за облік проведених господарських операцій).

Якщо бути об’єктивним, то проведення процедури приймання-передачі справ при зміні головбуха вигідно всім сторонам:

– керівник підприємства переконується в належному стані бухгалтерського обліку на підприємстві та достовірності звітних даних на момент передачі документів;

– головбух, який звільняється, після передачі справ отримує на руки один примірник акта приймання-передачі справ, який дає йому підстави надалі не турбуватися за можливе зникнення певних документів або несанкціоноване виправлення даних в реєстрах обліку або звітних документах за період його діяльності на даному підприємстві;

– наступник (особа, яка приймає справи) переконується в наявності необхідних документів, підписів на них уповноважених посадових осіб, відповідності даних в облікових і звітних документах, що є запорукою його успішної роботи на посаді головбуха (успішної передачі справ новому головбуху) в подальшому.

Після прийняття справ від головбуха, який звільняється, і наступного його звільнення такі справи керівник підприємства (заступник головного бухгалтера, уповноважена особа) передає прийнятому на роботу (призначеному) новому головбуху.

Оплата праці бухгалтерів

В бюджетних установах розміри оплати праці бухгалтерів залежать від розмірів посадових окладів, установлених для керівників, професіоналів, фахівців відповідної категорії. Посадові оклади головного бухгалтера та бухгалтерів визначаються залежно від встановленого тарифного розряду за Єдиною тарифною сіткою (ЄТС). Тарифний розряд працівника залежить від займаної посади, складності роботи, рівня кваліфікації, освіти, стажу роботи та умов праці.

Схемами тарифних розрядів (додатки 2, 3 до постанови Кабінету Міністрів України від 30.08.2002 № 1298) передбачено наступний діапазон тарифних розрядів за ЄТС:

• для головних бухгалтерів або єдиного бухгалтера бюджетної установи — 6–19;

• для бухгалтерів (з дипломом спеціаліста) — 7–10;

• для бухгалтерів — 6–9.

На госпрозрахункових підприємствах розміри посадових окладів головного бухгалтера та бухгалтерів залежать від фінансових можливостей підприємства і встановлюються у штатному розписі або колективному договорі.