Річний перерахунок податку на доходи фізичних осіб

Порядок сплати податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) визначено розділом IV Податкового кодексу України (далі — ПКУ). Підпунктом «а» пункту 176.2 ПКУ визначено, що особи, які мають статус податкових агентів, зобов’язані своєчасно та повністю нараховувати, утримувати та сплачувати (перераховувати) до бюджету податок з доходу, що виплачується на користь платника податку та оподатковується до або під час такої виплати за її рахунок.

Особою, відповідальною за нарахування, утримання та сплату (перерахування) до бюджету податку з доходів у вигляді заробітної плати, є роботодавець, який виплачує такі доходи на користь платника податку (п. 171.1 ПКУ).

Роботодавець як податковий агент при виплаті на користь платника податку (працівника) оподатковуваного доходу зобов’язаний утримувати ПДФО із суми такого доходу за його рахунок (пп. 168.1.1 ПКУ).

Оскільки іноді роботодавець нараховує і виплачує в одному місяці доходи, що припадають на поточний і майбутній місяці або на поточний і попередні місяці, виникає необхідність в коригуванні місячних доходів і сплаченого з них ПДФО, яке здійснюється під час проведення перерахунку.

Проведення перерахунку сум доходів, сум податкової соціальної пільги (далі — ПСП) і в цілому ПДФО передбачено пунктом 169.4 статті 169 ПКУ.

Випадки проведення перерахунку ПДФО

Роботодавець та/або податковий агент має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого ПДФО за будь-який період та в будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування, незалежно від того, чи має платник податку право на застосування ПСП (пп. 169.4.3 ПКУ).

Крім добровільного рішення здійснювати перерахунок (наприклад, щоквартально), ПКУ передбачено випадки, коли роботодавець зобов’язаний здійснити перерахунок.

Відповідно до підпункту 169.4.2 ПКУ роботодавець платника податку зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування ПСП, перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП:

а) за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;

б) під час проведення розрахунку за останній місяць застосування ПСП у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених підпунктом 169.2.3 ПКУ (тобто коли ПСП застосовувалася, але не повинна була застосовуватися);

в) під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем (тобто в місяці звільнення працівника).

Мета проведення і призначення перерахунку ПДФО

Метою проведення вищевказаних перерахунків є перевірка (уточнення) наявності у платника податків підстав (права) для отримання ПСП (в частині порівняння в кожному місяці розміру нарахованого доходу з граничним розміром доходу, що дає право на застосування ПСП) та перевірка правильності нарахування ПДФО (в частині визначення суми ПДФО до сплати в результаті застосування (незастосування) ПСП і в частині правильності застосування ставки ПДФО, встановленої в розмірі 18%, до нарахованого доходу в кожному місяці), і, як наслідок, — уточнення податкових зобов’язань з ПДФО за кожний окремий податковий період, що дорівнює місяцю.

Необхідність уточнення правильності нарахування ПДФО в кожному місяці звітного податкового року пояснюється тим, що відповідно до пункту 163.1 ПКУ об’єктом оподаткування платника податку (як резидента, так і нерезидента) є, зокрема, загальний місячний оподатковуваний дохід, який складається із суми оподатковуваних доходів, нарахованих (виплачених, наданих) протягом такого звітного податкового місяця.

При проведенні перерахунку сум доходів та наданих платнику податку ПСП, крім вищевикладених норм ПКУ, роботодавцю необхідно враховувати положення підпунктів 14.1.48 (визначає, що є заробітною платою), 164.2.1 (відносить заробітну плату до оподатковуваного доходу), 169.4.1 (встановлює граничний розмір доходу, до якого застосовується ПСП), 169.4.4 (визначає дії роботодавця після проведення перерахунку), пункту 167.1 (встановлює ставку ПДФО) ПКУ.

Порядок застосування ПСП до доходів працівників на сторінках журналу неодноразово розглядався¹, тому нагадаємо лише ті норми ПКУ, які важливі для проведення перерахунку ПСП.

Абзацом першим підпункту 169.4.1 ПКУ встановлено, що ПСП застосовується до доходу, нарахованого на користь платника податку протягом звітного податкового місяця як заробітна плата (інші прирівняні до неї відповідно до законодавства виплати, компенсації та винагороди), якщо його розмір не перевищує суми, що дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму, діючого для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 гривень.

Виходячи з наведеної норми, протягом усього 2023 року граничний розмір доходу, до якого застосовується ПСП, становить 3760 грн. (2684 грн. х 1,4).

Граничний розмір доходу, який дає право на отримання ПСП одному з батьків у випадку та у розмірі, передбачених підпунктом 169.1.2 та підпунктами «а» і «б» підпункту 169.1.3 ПКУ, визначається як добуток суми, визначеної в абзаці першому підпункту 169.4.1 ПКУ (у 2023 році — 3760 грн.), та відповідної кількості дітей (абз. другий пп. 169.4.1 ПКУ).

Звертаємо увагу на важливу норму абзацу третього підпункту 169.4.1 ПКУ, яка пояснює причини проведення перерахунку: якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або перебування платника податку на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання ПСП, та в інших випадках їх оподаткування, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування.

З наведеної норми випливає, що якщо відпустка або тимчасова непрацездатність припадають на два (або більше) суміжні місяці, то оплата за час такої відпустки (далі — відпускні) або оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця, та допомога по тимчасової непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів Пенсійного фонду України, (далі разом — «лікарняні») з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання ПСП, розподіляються по місяцях, на які припадають дні відпустки або тимчасової непрацездатності. Тобто відпускні та «лікарняні», нараховані відповідно за майбутні та минулі місяці (далі — «перехідні» виплати), повинні відображатися у складі оподатковуваного доходу того місяця, за який вони нараховані.

Внаслідок розподілу «перехідних» виплат по місяцях може виникнути ситуація, коли перерахований місячний дохід перевищить граничний розмір доходу, що дає право на застосування ПСП, або, навпаки, стане менше такого граничного розміру, що тягне за собою відповідно втрату права або, навпаки, отримання права на застосування ПСП до місячного доходу, наслідком чого є зміна податкових зобов’язань.

У той же час якщо у звітному році працівнику донараховувалися за попередні періоди окремі складові заробітної плати (суми індексації, премії, винагороди, доплати, надбавки та інші виплати), які не є збереженням заробітної плати, про яке йдеться в абзаці третьому підпункту 169.4.1 ПКУ (тобто які не є середньою заробітною платою), і які помилково не були нараховані в попередніх періодах, то такі донараховані виплати в повній сумі включаються до заробітної плати місяця, в якому здійснено донарахування (без їх віднесення до місяців, в яких вони помилково не нараховані, під час проведення перерахунку).²

Також до заробітної плати для цілей оподаткування прирівнюються дивіденди, нараховані платнику податку за акціями або іншими корпоративними правами, що мають статус привілейованих, або інший статус, що передбачає виплату фіксованого розміру дивідендів чи суми, що перевищує суму виплат, розраховану на будь-яку іншу акцію (корпоративне право), емітовану таким платником податку (пп. 170.5.3 ПКУ).

Що стосується ставки ПДФО, то з 1 січня 2016 року згідно з пунктом 167.1 ПКУ до доходу у вигляді заробітної плати застосовується тільки одна ставка в розмірі 18%.

Алгоритм проведення річного перерахунку ПДФО

Перерахунок суми доходів, нарахованих працівнику у вигляді заробітної плати, сум наданої ПСП і в цілому ПДФО за наслідками звітного податкового року необхідно здійснювати в останньому місяці звітного року — грудні з урахуванням вищевикладених вимог за наступним алгоритмом:

1. Уточнюються по кожному місяцю доходи, виплачені протягом звітного року, з урахуванням сум, які були нараховані безпосередньо за відповідні звітні місяці, тобто з урахуванням розподілу «перехідних» відпускних, «лікарняних» та інших «середньозарплатних» виплат (зокрема, середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу³), по місяцях, за які вони нараховані. Одночасно нараховані в місяцях доходи перевіряються на предмет наявності арифметичних та інших помилок. Уточнені місячні оподатковувані доходи розраховуються окремо як об’єкти оподаткування.

2. Розрахована по кожному місяцю сума оподатковуваного доходу порівнюється з граничною сумою доходу, що дає право платнику податку на застосування ПСП.

3. Проводиться кінцеве оподаткування розрахованого (уточненого) оподатковуваного доходу кожного місяця і визначається сума ПДФО до сплати по кожному місяцю окремо.

4. Визначається остаточна річна сума ПДФО, що складається з сум ПДФО, визначених за наслідками перерахунку кожного окремого місячного оподатковуваного доходу.

5. Річна сума ПДФО, розрахована в результаті перерахунку, порівнюється з сумою фактично утриманого (сплаченого) ПДФО протягом звітного податкового року, при цьому:

– у разі перевищення розрахованої річної суми ПДФО над сумою фактично утриманого ПДФО протягом звітного року має місце недоплата ПДФО. Сума такої недоплати стягується роботодавцем за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу грудня (після його оподаткування), а при недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців (січня, лютого, березня і т. д.) до повного погашення суми такої недоплати (абз. перший пп. 169.4.4 ПКУ);

– у разі перевищення суми фактично утриманого протягом звітного року ПДФО над річною сумою ПДФО, розрахованою в результаті перерахунку, має місце переплата ПДФО. На суму такої переплати зменшується сума ПДФО, що підлягає утриманню з оподатковуваного доходу грудня, а в разі її недостатності — зменшується сума ПДФО, що підлягає утриманню з оподатковуваного доходу наступних місяців (січня, лютого, березня і т. д.) до повного погашення суми такої переплати.⁴

Можливі випадки, коли проведений перерахунок не виявить недоплати або переплати ПДФО (результат буде «нульовий»). Це може бути, зокрема, в таких випадках:

– якщо працівникам у місяцях звітного року не нараховувались «перехідні» виплати або «середньозарплатні» виплати, що відносяться до інших місяців (тобто коли немає необхідності відносити будь-які виплати, нараховані в одному місяці, до інших місяців);

– якщо в усіх місяцях звітного року до заробітної плати всіх працівників підприємства не застосовувалася ПСП, а перерахунок щомісячних доходів не привів до виникнення права у працівників на отримання ПСП (тобто уточнена місячна заробітна плата всіх працівників у всіх місяцях перевищила граничний розмір доходу, що дає право на застосування ПСП);

– якщо роботодавець (податковий агент) регулярно протягом звітного року (до грудня) здійснював перерахунок доходів, ПСП і ПДФО, що дозволено підпунктом 169.4.3 ПКУ, та ним не були допущені арифметичні та інші помилки, що призвели до неправильної сплати ПДФО.⁵

Наразі (незважаючи на дію пункту 164.6 ПКУ) база оподаткування ПДФО по заробітній платі не зменшується на суму єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ), суму страхових внесків до недержавного пенсійного фонду, а утримуваний військовий збір (далі — ВЗ) не впливає на базу оподаткування ПДФО.⁶

Розглянемо на конкретних прикладах порядок проведення річного перерахунку.

ПРИКЛАД 1

Перерахунок ПДФО, після якого внаслідок розподілу перехідних «лікарняних»
по місяцях працівник втрачає право на ПСП в одному місяці

Працівниця, яка утримує трьох дітей віком до 18 років, один з яких є інвалідом, на підставі поданої заяви на застосування ПСП відповідно до підпункту 169.1.2 та підпункту «б» пп. 169.1.3 ПКУ у 2023 році має право на застосування ПСП у розмірі 1342 грн. в розрахунку на кожну дитину-неінваліда, а також в розмірі 2013 грн. на дитину-інваліда, тому загальний розмір ПСП у неї у 2023 році становить 4697 грн. (1342 грн. х 2 дітей + 2013 грн. х 1 дитину-інваліда).⁷

Граничний розмір доходу, що дає працівниці право на застосування ПСП у 2023 році, становить 11 280 грн. (3760 грн. х 3 дітей) на підставі абзацу другого пп. 169.4.1 ПКУ. Оклад працівниці в січні – червні становив 11 200 грн., в липні – жовтні — 11 800 грн., в листопаді – грудні — 12 000 грн. Графік роботи — 5-денний робочий тиждень з вихідними днями в суботу та неділю.

У місяцях 2023 року працівниці нараховувалась заробітна плата за відпрацьовані дні виходячи з окладу, а також в серпні за дні хвороби з 24 липня по 25 серпня (33 календарних дні) були нараховані «лікарняні» в сумі 12 210 грн. (370 грн. х 33 к. д.), з них:

2960 грн. (370 грн. х 8 к. д.) — «лікарняні» за 8 днів хвороби в липні;

9250 грн. (370 грн. х 25 к. д.) — «лікарняні» за 25 днів хвороби в серпні.

Нарахована заробітна плата в липні – серпні у працівниці становила:

– за 15 відпрацьованих днів у липні — 8428,57 грн. (11 800 грн. : 21 р. д. х 15 відпрац. д.);

– за 4 відпрацьованих дні у серпні — 2052,17 грн. (11 800 грн. : 23 р. д. х 4 відпрац. д.).

Загальна сума «лікарняних» була нарахована працівниці в серпні, тому нарахований дохід у неї в липні – серпні склав:

– в липні — 8428,57 грн. (зарплата);

– в серпні: 2052,17 грн. (зарплата) + 12 210 грн. («лікарняні») = 14 262,17 грн.

Оскільки в липні працівниці за відпрацьовані дні було нараховано тільки зарплату виходячи з окладу, яка не перевищила граничний розмір доходу, що дає працівниці право на застосування ПСП (8428,57 грн. < 11 280 грн.), при визначенні бази оподаткування ПДФО в цьому місяці сума зарплати була зменшена на ПСП, яка дорівнює 4697 грн.

Також в січні – червні 2023 року зарплата працівниці не перевищувала граничний розмір доходу, що дає їй право на застосування ПСП (11 200 грн. < 11 280 грн.), тому в цих місяцях до зарплати працівниці застосовувалась ПСП в розмірі 4697 грн.

У вересні – грудні 2023 року через збільшення окладу зарплата працівниці перевищувала граничний розмір доходу, що дає їй право на застосування ПСП (11 800 грн. > 11 280 грн. і 12 000 грн. > 11 280 грн.), тому в цих місяцях до зарплати працівниці ПСП не застосовувалась.

Таким чином, протягом 2023 року працівниці було нараховано та з її доходу було утримано:

грн.

* (11 200 грн. – 4697 грн.) х 18% = 1170,54 грн.

** (8428,57 грн. – 4697 грн.) х 18% = 671,68 грн.

Оскільки «лікарняні» з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на застосування ПСП, згідно з підпунктом 169.4.1 ПКУ відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування, розподілимо перехідні «лікарняні» по місяцях, за які вони нараховані (липень і серпень), і визначимо дохід працівниці в таких місяцях:

– дохід липня: 8428,57 грн. (зарплата) + 2960 грн. («лікарняні») = 11 388,57 грн.;

– дохід серпня: 2052,17 грн. (зарплата) + 9250 грн. («лікарняні») = 11 302,17 грн.

В результаті розподілу перехідних «лікарняних» по місяцях, за які вони нараховані, маємо ситуацію, коли дохід працівниці в липні і серпні перевищує граничний розмір доходу, що дає право на застосування ПСП (11 388,57 грн. > 11 280 грн. та 11 302,17 грн. > 11 280 грн.), при цьому в липні працівниця вже не має права на застосування ПСП.

Проведемо перерахунок ПДФО:

грн.

Внаслідок проведених перерахунків розрахована річна сума ПДФО виявилася більше суми фактично сплаченого ПДФО, тому по працівниці має місце недоплата цього податку в сумі 845,46 грн. (19 675,57 – 18 830,11). Сума такої недоплати стягується роботодавцем за рахунок суми оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за останній місяць календарного року — грудень 2023 року, тобто із заробітної плати працівниці за цей місяць. Отже, в грудні 2023 року із заробітної плати працівниці необхідно утримати ПДФО в розмірі 3005,46 грн. (2160 + 845,46), і, відповідно, «на руки» їй в цьому місяці необхідно виплатити 8814,54 грн. (12 000 – 3005,46 – 180).

Фактично суми виплат і утримань протягом 2023 року будуть такими:

грн.

____________________________________________________________________________

ПРИКЛАД 2

Перерахунок ПДФО, після якого внаслідок розподілу перехідних відпускних
по місяцях працівник отримує право на ПСП у двох місяцях

Працівник підприємства, який є учасником бойових дій («афганець»), на підставі пп. «е» пп. 169.1.3 ПКУ має право на отримання ПСП в підвищеному розмірі — 150% звичайної ПСП, яка становить 2013 грн., при місячному доході, що не перевищує 3760 грн. Оклад за повною посадою працівника у 2023 році дорівнював 7400 грн., але працівник працює на 0,5 посади (5-денний робочий тиждень з вихідними днями в суботу та неділю, тривалість робочого дня — 4 години). У місяцях 2023 року працівнику нараховувалась заробітна плата за відпрацьовані дні виходячи з 0,5 окладу в розмірі 3700 грн. (7400 грн. х 0,5).

Протягом 2023 року працівнику надавалися оплачувана відпустка як учаснику бойових дій на підставі статті 16-2 Закону України «Про відпустки» (далі — «бойова» відпустка) і щорічна основна відпустка, за які нараховувалися відпускні:

– в травні — за 14 календарних днів «бойової» відпустки, що надавалася з 25 травня по 7 червня, в сумі 1680 грн. (120 грн. х 14 к. д.), з них 840 грн. (120 грн. х 7 к. д.) за 7 днів відпустки, що припадають на травень, і 840 грн. (120 грн. х 7 к. д.) за 7 днів відпустки, що припадають на червень;

– в липні — за 24 календарних дні щорічної основної відпустки, яка надавалася з 17 липня по 9 серпня, в сумі 2928 грн. (122 грн. х 24 к. д.), з них 1830 грн. (122 грн. х 15 к. д.) — за 15 днів відпустки, що припадають на липень, і 1098 грн. (122 грн. х 9 к. д.) — за 9 днів відпустки, що припадають на серпень.

Нарахована заробітна плата у травні – серпні у працівника становила:

– за 18 відпрацьованих днів у травні — 2895,65 грн. (3700 грн. : 23 р. д. х 18 відпрац. д.);

– за 17 відпрацьованих днів у червні — 2859,09 грн. (3700 грн. : 22 р. д. х 17 відпрац. д.);

– за 10 відпрацьованих днів у липні — 1761,90 грн. (3700 грн. : 21 р. д. х 10 відпрац. д.);

– за 16 відпрацьованих днів у серпні — 2573,91 грн. (3700 грн. : 23 р. д. х 16 відпрац. д.).

«Перехідні» відпускні за «бойову» та щорічну відпустки нараховувалися працівнику відповідно у травні та липні, тому сукупний нарахований дохід працівника в цих місяцях склав:

– у травні: 2895,65 грн. (зарплата) + 1680 грн. (відпускні) = 4575,65 грн.;

– у липні: 1761,90 грн. (зарплата) + 2928 грн. (відпускні) = 4689,90 грн.

Сукупний нарахований дохід працівника у травні та липні перевищив граничний розмір доходу, що дає право на застосування ПСП (4575,65 грн. > 3760 грн. і 4689,90 грн. > 3760 грн.), тому в зазначених місяцях до заробітної плати працівника ПСП не застосовувалась.

У всіх інших місяцях 2023 року нарахована працівнику заробітна плата (3700 грн.) була менше граничного розміру доходу, що дає право на застосування ПСП (3760 грн.), тому ПСП застосовувалась.

Таким чином, у 2023 році працівнику було нараховано та з його доходу було утримано:

грн.

* (3700 грн. – 2013 грн.) х 18% = 303,66 грн.

** (2859,09 грн. – 2013 грн.) х 18% = 152,30 грн.

*** (2573,91 грн. – 2013 грн.) х 18% = 100,96 грн.

Оскільки згідно з підпунктом 169.4.1 ПКУ з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання ПСП, «перехідні» відпускні відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування, розподілимо їх по місяцях, за які вони нараховані (травень, червень, липень, серпень), і визначимо дохід працівника в таких місяцях:

– дохід травня: 2895,65 грн. (зарплата) + 840 грн. (відпускні) = 3735,65 грн.;

– дохід червня: 2859,09 грн. (зарплата) + 840 грн. (відпускні) = 3699,09 грн.;

– дохід липня: 1761,90 грн. (зарплата) + 1830 грн. (відпускні) = 3591,90 грн.;

– дохід серпня: 2573,91 грн. (зарплата) + 1098 грн. (відпускні) = 3671,91 грн.

В результаті розподілу «перехідних» відпускних по місяцях, за які вони нараховані, отримали ситуацію, коли дохід працівника у травні, червні, липні та серпні не перевищує граничний розмір доходу, що дає право на застосування ПСП, тому працівник у травні та липні вже має право на ПСП (3735,65 грн. < 3760 грн. і 3591,90 грн. < 3760 грн.).

Проведемо перерахунок ПДФО:

грн.

* (3735,65 грн. – 2013 грн.) х 18% = 310,08 грн.

** (3699,09 грн. – 2013 грн.) х 18% = 303,50 грн.

*** (3591,90 грн. – 2013 грн.) х 18% = 284,20 грн.

**** (3671,91 грн. – 2013 грн.) х 18% = 298,60 грн.

Внаслідок проведених перерахунків розрахована сума ПДФО стала менше суми фактично сплаченого ПДФО, тому має місце переплата ПДФО в розмірі 724,68 грн. (4350,34 – 3625,66). На суму переплати роботодавець може зменшити суму утримуваного ПДФО із заробітної плати працівника за грудень 2023 року. Фактично із зарплати працівника за грудень можна не утримувати ПДФО, оскільки його сума менше переплати ПДФО (303,66 грн. < 724,68 грн.), і, відповідно, виплатити в цьому місяці працівникові «на руки» 3644,50 грн. (3700 – 0,00 – 55,50). За рахунок суми переплати ПДФО, яка залишається, — 421,02 грн. (724,68 – 303,66), можна зменшити суму ПДФО, що підлягає утриманню з оподатковуваного доходу працівника в наступних місяцях (січні, лютому 2024 року).

Фактично суми виплат і утримань протягом 2023 року будуть такими:

грн.

_____________________________________________________________________________

Документальне оформлення річного перерахунку ПДФО
і відображення його результатів у Податковому розрахунку

Чинне законодавство не встановлює спеціальної форми документа, яким слід оформити здійснення річного перерахунку ПДФО. Тому роботодавець може оформити його в довільній формі у вигляді бухгалтерської довідки з поясненням причин коригування ПДФО.

Донарахування ПДФО за результатами річного перерахунку слід відобразити в бухгалтерському (податковому) обліку в місяці, в якому такі перерахунки здійснено — грудні звітного (податкового) року. В бухгалтерському обліку донарахування ПДФО при виявленні його недоплати відображають проводкою Д-т 661  К-т 641, а переплата ПДФО відображається аналогічною проводкою методом «сторно».

Результати перерахунку сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, сум наданих ПСП і в цілому ПДФО за наслідками 2023 року відображаються у додатку 4ДФ Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску за ІV квартал 2023 року, форму якого затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4.

Оскільки Податковий розрахунок подається протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу, то за IV квартал 2023 року роботодавці зобов’язані його подати не пізніше 9 лютого 2024 року.

В розділі I додатка 4ДФ за грудень Податкового розрахунку за IV квартал 2023 року зазначаються, зокрема:

– у рядках 3а «Сума нарахованого доходу» і 3 «Сума виплаченого доходу» — відповідно суми нарахованого і виплаченого доходу в грудні;

– у рядках 4а «Сума нарахованого податку» і 4 «Сума перерахованого податку» — суми ПДФО з урахуванням суми недоплати/переплати ПДФО (тобто відображається відкоригована внаслідок проведеного річного перерахунку сума ПДФО).⁸

У разі проведення роботодавцем річного перерахунку і відображення його результатів у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за IV квартал 2023 року подавати уточнюючі Податкові розрахунки за попередні квартали поточного року (в яких за результатами перерахунку коригувалась сума ПДФО) не потрібно.⁹

ПРИКЛАД 3

Розрахунок податкових зобов’язань платника податку після річного перерахунку
та їх відображення у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за IV квартал 2023 року

До зарплати працівника, який має трьох дітей віком до 18 років, в більшості місяців 2023 року застосовувалася ПСП в сумі 4026 грн. (1342 грн. х 3 дітей) на підставі підпункту 169.1.2 ПКУ. В кожному місяці IV кварталу 2023 року до зарплати працівника, що становить 10 500 грн., застосовувалася зазначена ПСП, оскільки не перевищено граничний розмір доходу, що дає право на ПСП, який дорівнює 11 280 грн. (3760 грн. х 3 дітей).

Сума ПДФО, що підлягає утриманню із зарплати за грудень (останній місяць IV кварталу) 2023 року:

(10 500 грн. – 4026 грн.) х 18% = 1165,32 грн.

Припустимо, що внаслідок проведеного перерахунку за 2023 рік у працівника виявлена недоплата ПДФО в розмірі 574,83 грн. Цю суму недоплати ПДФО необхідно утримати із заробітної плати працівника за грудень 2023 року.

Загальна сума ПДФО, що підлягає утриманню із заробітної плати працівника в грудні 2023 року:

1165,32 + 574,83 = 1740,15 грн.

В розділі I додатка 4ДФ за грудень Податкового розрахунку за IV квартал 2023 року зазначаються, зокрема:

– в рядках 3а «Сума нарахованого доходу» і 3 «Сума виплаченого доходу» — сума нарахованої і виплаченої заробітної плати за ознакою доходу «101» — 10 500 грн.;

– в рядках 4а «Сума нарахованого податку» і 4 «Сума перерахованого податку» — сума фактично нарахованого та утриманого із заробітної плати ПДФО — 1740,15 грн.

(Витяг)

_____________________________________________________________________________

Відповідальність за непроведення річного перерахунку
і невідображення його результатів у звітності

У разі непроведення перерахунку ПДФО за наслідками звітного податкового року (якщо в такому перерахунку була необхідність) та/або невідображення його результатів у Податковому розрахунку за IV квартал, податкові агенти можуть бути притягнуті до відповідальності у вигляді штрафних (фінансових) санкцій (штрафів).

Якщо внаслідок проведеного річного перерахунку виникає недоплата ПДФО, а податковий агент (роботодавець) не стягує її (не утримує ПДФО) з оподатковуваного доходу платника податку за останній місяць звітного року (грудень), то до податкового агента (роботодавця) може бути застосований штраф, встановлений статтею 125-1 ПКУ.

Відповідно до пункту 125-1.1 статті 125-1 ПКУ ненарахування та/або неутримання, та/або несплата (неперерахування), та/або нарахування, сплата (перерахування) не в повному обсязі податків платником податків, у тому числі податковим агентом, до або під час виплати доходу на користь нерезидента або іншого платника податків, а також нерезидентом, на якого покладено обов’язок сплачувати податок у порядку, встановленому розділом III ПКУ, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 10% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Ті самі дії, вчинені умисно, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 25% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету (пп. 125-1.2 ПКУ).

Діяння, передбачені пунктом 125-1.2 ПКУ, вчинені повторно протягом 1095 календарних днів, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 50% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету (пп. 125-1.3 ПКУ).

Згідно з пунктом 125-1.4 ПКУ діяння, передбачені пунктом 125-1.2 ПКУ, вчинені протягом 1095 днів втретє та більше, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 75% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Відповідальність за погашення суми податкового зобов’язання або податкового боргу, що виникає внаслідок вчинення таких дій, та обов’язок щодо погашення такого податкового боргу, у тому числі пені, покладається на податкового агента. При цьому платник податку – отримувач таких доходів звільняється від обов’язку погашення такої суми податкових зобов’язань або податкового боргу, крім випадків, встановлених розділом IV ПКУ (тобто крім випадків, коли платник податків – отримувач доходів зобов’язаний подати річну декларацію про доходи, зокрема, якщо внаслідок проведення остаточного розрахунку з таким платником податків при його звільненні виникає сума недоплати ПДФО, що перевищує суму оподатковуваного доходу платника податку за останній звітний період (місяць звільнення), і непогашена частина такої недоплати сплачується ним самостійно наслідками звітного податкового року — абз. другий пп. 169.4.4 ПКУ).

Податковий агент звільняється від вищезазначеної відповідальності (штрафи не застосовуються), якщо ненарахування, неутримання та/або неперерахування ПДФО самостійно виявляється податковим агентом при проведенні перерахунку цього податку, передбаченого пунктом 169.4 ПКУ, і виправляється в наступних податкових періодах протягом податкового (звітного) року згідно з нормами ПКУ.

Таким чином, якщо порушення в нарахуванні (утриманні, сплаті) ПДФО, які виправляються під час перерахунку, не будуть виправлені до кінця податкового (звітного) року, тобто фактично не будуть виправлені під час проведення річного перерахунку, і виявлена недоплата ПДФО не буде утримана із суми оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за останній місяць звітного податкового року (грудень), то на податкового агента накладаються вищевказані штрафи.

Що стосується відповідальності податкових агентів за невідображення результатів річного перерахунку в Податковому розрахунку (зокрема, за невідображення в ньому виявленої при перерахунку недоплати ПДФО), то згідно з пунктом 119.1 ПКУ неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не у повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками Податкового розрахунку, якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податків та/або до зміни платника податку, — тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 грн.

Вищезазначені штрафи не застосовуються у випадках, якщо недостовірні відомості або помилки в Податковому розрахунку виникли у зв’язку з виконанням податковим агентом вимог пункту 169.4 ПКУ (тобто у зв’язку з проведенням перерахунку) та були виправлені відповідно до вимог статті 50 ПКУ.

Таким чином, якщо недостовірні відомості або помилки в Податковому розрахунку, які можуть бути виправлені при проведенні перерахунку, не будуть виправлені до кінця податкового (звітного) року, тобто не будуть виправлені в Податковому розрахунку за IV квартал, то на податкового агента накладаються штрафи, передбачені пунктом 119.1 ПКУ.

Крім перерахованих вище штрафів, статтею 129 ПКУ передбачено нарахування пені у разі непогашення грошового зобов’язання. При нарахуванні суми грошового зобов’язання, визначеного платником податків або податковим агентом, внаслідок самостійного виявлення помилок відповідно до статті 50 ПКУ, нарахування пені починається після спливу 90 календарних днів, наступних за останнім днем граничного строку сплати грошового зобов’язання. На суми такого грошового зобов’язання (включаючи суму штрафних санкцій за їх наявності та без урахування суми пені) пеня нараховується за кожний календарний день прострочення у його сплаті, починаючи з 91 календарного дня, що настає за останнім днем граничного строку сплати податкового зобов’язання, включаючи день погашення, із розрахунку 100% річних облікової ставки Національного банку України, діючої на кожний такий день (пп. 129.1.3, п. 129.4 ПКУ).

При нарахуванні контролюючим органом грошового зобов’язання, визначеного за результатами перевірки, пеня нараховується, починаючи з першого робочого дня, наступного за останнім днем граничного строку сплати платником податків такого податкового зобов’язання, визначеного в податковому повідомленні-рішенні (далі — ППР) згідно із ПКУ. В цьому випадку пеня нараховується за кожний календарний день прострочення сплати грошового зобов’язання, включаючи день погашення, з розрахунку 120% річних облікової ставки НБУ, діючої на кожний такий день (пп. 129.1.1, п. 129.4 ПКУ).

Закінчується нарахування пені в день зарахування коштів на відповідний рахунок органу, що здійснює казначейське обслуговування бюджетних коштів, на відповідний рахунок платника податків, та/або в інших випадках погашення податкового боргу та/або грошових зобов’язань (пп. 129.3.1 ПКУ).

Що стосується відповідальності в період дії воєнного стану, то тимчасово, на період з 1 серпня 2023 року до припинення або скасування воєнного стану на території України, у разі самостійного виправлення платником податків з дотриманням порядку, вимог та обмежень, визначених статтею 50 ПКУ, помилок, що призвели до заниження податкового зобов’язання, такий платник звільняється від нарахування та сплати штрафних санкцій, передбачених пунктом 50.1 статті 50 ПКУ, та пені (п. 69.38 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

Тимчасово, на період з 1 серпня 2023 року до припинення або скасування воєнного стану на території України, у разі сплати платником податків протягом 30 календарних днів з дня, наступного за днем отримання ППР, суми податкового зобов’язання, нарахованого за результатами документальних перевірок, які були відновлені або розпочаті з 1 серпня 2023 року та завершені до дня припинення або скасування воєнного стану на території України, штрафні (фінансові) санкції (штрафи), нараховані на суму такого податкового зобов’язання, вважаються скасованими, а пеня не нараховується. Сума грошового зобов’язання, визначеного у ППР, вважається неузгодженою до моменту повної сплати податкового зобов’язання, визначеного в такому ППР, але не пізніше ніж протягом 30 календарних днів з дня, наступного за днем отримання платником податків такого ППР. Сума податкового зобов’язання, сплаченого у зазначеному порядку, не підлягає оскарженню (п. 69.37 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

Крім відповідальності податкових агентів (роботодавців), статтею 163-4 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачена адміністративна відповідальність посадових осіб роботодавця. Відповідно до зазначеної статті неутримання або неперерахування до бюджету сум ПДФО при виплаті фізичній особі доходів, перерахування ПДФО за рахунок коштів підприємств (крім випадків, коли таке перерахування дозволено законодавством), неповідомлення або несвоєчасне повідомлення державним податковим інспекціям за встановленою формою відомостей про доходи громадян тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на посадових осіб підприємств і громадян – СПД в розмірі від 2 до 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі — нмдг), тобто від 34 до 51 грн. Ті ж дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те ж порушення, тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств і громадян – СПД в розмірі від 3 до 5 нмдг, тобто від 51 до 85 грн.¹⁰