Роз’яснення Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області «Аудит трудових книжок як підготовка до їхного оцифрування» від 01.02.2021

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ У ВІННИЦЬКІЙ ОБЛАСТІ

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 01.02.2021 р.

Аудит трудових книжок як підготовка до їхного оцифрування

(Витяг)

Продовжуємо підготовку до оцифрування трудових книжок. Сьогодні <…> розглянемо, на що звернути увагу при перевірці записів про роботу в розділі «Відомості про роботу».

До розділу «Відомості про роботу» вносяться:

• відомості про роботу, в тому числі і про роботу за сумісництвом;
• відомості про переведення на іншу роботу/посаду;
• відомості про присвоєння нового розряду/рангу тощо;
• відомості про звільнення.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Записи виконуються акуратно, будь-які закреслення чи виправлення в трудовій книжці робити заборонено.

Виявили під час аудиту трудові книжки з виправленнями чи закресленнями?

Виправте порушення перед тим, як сканувати.

Хто повинен виправити помилки?

Виправляє помилку роботодавець, який її припустився. Роботодавець за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний чи неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником, а в разі його відсутності — архівом.

Але якщо помилки припустились на вашому підприємстві, виправіть її правильно.

У разі необхідності внесення зміни або визнання недійсним запис, наприклад, про прийняття, переведення, звільнення чи підставу звільнення, потрібно після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 записати: «Запис за № … недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)», «Запис за № … недійсний. Переведений на таку-то посаду», «Запис за № … є недійсним, поновлений на попередній роботі», «Запис за № … є недійсним, звільнений за … (зазначаєте нове формулювання)». У графі 4 робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення.

В ході аудиту виявили відсутні записи про звільнення з попередніх місць роботи?

Якщо в трудовій книжці є «незакриті» записи про роботу раніше, це не заважає новому роботодавцю зробити запис про прийняття на роботу, але якщо передасте таку скан-копію до Пенсійного фонду, її не приймуть. Краще повідомте про неї працівнику та запропонуйте звернутися до колишнього роботодавця, щоб отримати довідку про роботу з датами прийняття, переведення та звільнення та реквізитами наказів, або до місцевого трудового архіву, якщо підприємство ліквідоване.