Разъяснение Главного управления Пенсионного фонда Украины в Винницкой области «Аудит трудовых книжек как подготовка к их оцифровке» от 01.02.2021Роз’яснення Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області «Аудит трудових книжок як підготовка до їхного оцифрування» від 01.02.2021

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА УКРАИНЫ В ВИННИЦКОЙ ОБЛАСТИ

РАЗЪЯСНЕНИЕ

от 01.02.2021

Аудит трудовых книжек как подготовка к их оцифровке

(Извлечение)

Продолжаем подготовку к оцифровке трудовых книжек. <…> рассмотрим, на что обратить внимание при проверке записей о работе в разделе «Сведения о работе».

В раздел «Сведения о работе» вносятся:

• сведения о работе, в том числе и о работе по совместительству;

• сведения о переводе на другую работу/должность;

• сведения о присвоении нового разряда/ранга и т. п.;

• сведения об увольнении.

Взыскания в трудовую книжку не заносятся.

Записи выполняются аккуратно, любые зачеркивания или исправления в трудовой книжке делать запрещено.

Выявили во время аудита трудовые книжки с исправлениями или зачеркиваниями?

Исправьте нарушения перед тем, как сканировать.

Кто должен исправить ошибки?

Исправляет ошибку работодатель, который ее допустил. Работодатель по новому месту работы обязан предоставить работнику в этом необходимую помощь.

Если предприятие, которое сделало неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующая запись делается правопреемником, а в случае его отсутствия — архивом.

Но если ошибку допустили на вашем предприятии, исправьте ее правильно.

В случае необходимости внесения изменения или признания недействительной записи, например, о принятии, переводе, увольнении или основании увольнения, необходимо после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 записать: «Запись под № … недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)», «Запись под № … недействительна. Переведен на такую-то должность», «Запись под № … недействительна, восстановлен на предыдущей работе», «Запись под № … недействительна, уволен за … (указываете новую формулировку)». В графе 4 делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причин увольнения.

В ходе аудита выявили отсутствующие записи об увольнении с предыдущих мест работы?

Если в трудовой книжке имеются «незакрытые» записи о работе раньше, это не мешает новому работодателю сделать запись о принятии на работу, но если передадите такую скан-копию в Пенсионный фонд, ее не примут. Лучше сообщите о ней работнику и предложите обратиться к бывшему работодателю, чтобы получить справку о работе с датами принятия, перевода и увольнения и реквизитами приказов, или в местный трудовой архив, если предприятие ликвидировано.

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ У ВІННИЦЬКІЙ ОБЛАСТІ

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 01.02.2021 р.

Аудит трудових книжок як підготовка до їхного оцифрування

(Витяг)

Продовжуємо підготовку до оцифрування трудових книжок. Сьогодні <…> розглянемо, на що звернути увагу при перевірці записів про роботу в розділі «Відомості про роботу».

До розділу «Відомості про роботу» вносяться:

• відомості про роботу, в тому числі і про роботу за сумісництвом;
• відомості про переведення на іншу роботу/посаду;
• відомості про присвоєння нового розряду/рангу тощо;
• відомості про звільнення.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Записи виконуються акуратно, будь-які закреслення чи виправлення в трудовій книжці робити заборонено.

Виявили під час аудиту трудові книжки з виправленнями чи закресленнями?

Виправте порушення перед тим, як сканувати.

Хто повинен виправити помилки?

Виправляє помилку роботодавець, який її припустився. Роботодавець за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний чи неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником, а в разі його відсутності — архівом.

Але якщо помилки припустились на вашому підприємстві, виправіть її правильно.

У разі необхідності внесення зміни або визнання недійсним запис, наприклад, про прийняття, переведення, звільнення чи підставу звільнення, потрібно після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 записати: «Запис за № … недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)», «Запис за № … недійсний. Переведений на таку-то посаду», «Запис за № … є недійсним, поновлений на попередній роботі», «Запис за № … є недійсним, звільнений за … (зазначаєте нове формулювання)». У графі 4 робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення.

В ході аудиту виявили відсутні записи про звільнення з попередніх місць роботи?

Якщо в трудовій книжці є «незакриті» записи про роботу раніше, це не заважає новому роботодавцю зробити запис про прийняття на роботу, але якщо передасте таку скан-копію до Пенсійного фонду, її не приймуть. Краще повідомте про неї працівнику та запропонуйте звернутися до колишнього роботодавця, щоб отримати довідку про роботу з датами прийняття, переведення та звільнення та реквізитами наказів, або до місцевого трудового архіву, якщо підприємство ліквідоване.