Грошова компенсація за невикористану відпустку

Згідно з частиною третьою статті 2 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) право на відпустки забезпечується:

• гарантованим наданням відпустки визначеної тривалості із збереженням на її період місця роботи (посади), заробітної плати (допомоги) у випадках, передбачених цим Законом;
• забороною заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених статтею 24 цього Закону.

Статтею 83 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) і статтею 24 Закону про відпустки визначено умови і порядок виплати грошової компенсації за невикористану відпустку. Зокрема, зазначеними статтями передбачено виплату грошової компенсації за невикористану відпустку в двох випадках:

1) працівникам при звільненні;

2) працівникам, які продовжують працювати на підприємстві і використали певну частину відпустки.

Зупинимося детально на кожному із зазначених випадків виплати грошової компенсації за невикористану відпустку (далі — грошова компенсація).

Виплата грошової компенсації за невикористану відпустку при звільненні працівника

Відповідно до статті 83 КЗпП і статті 24 Закону про відпустки у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні:

• щорічної відпустки;
• додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю (далі — інвалід) з дитинства підгрупи А I групи.

У разі звільнення керівних, педагогічних, наукових, науково-педагогічних працівників, спеціалістів навчальних закладів, які до звільнення пропрацювали не менш як 10 місяців, грошова компенсація виплачується за не використані ними дні щорічних відпусток з розрахунку повної їх тривалості.

Нагадаємо, що відповідно до статті 4 Закону про відпустки до щорічних відпусток належать:

• основна відпустка — надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору (ст. 6 Закону про відпустки);
• додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці — конкретна тривалість такої відпустки встановлюється колективним чи трудовим договором (залежно від результатів атестації робочих місць за умовами праці та часу зайнятості працівника в цих умовах) і не повинна перевищувати 35 календарних днів (ст. 7 Закону про відпустки);
• додаткова відпустка за особливий характер праці — конкретна тривалість такої відпустки встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах (ст. 8 Закону про відпустки);
• інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А I групи (далі — додаткова відпустка на дітей), належить до соціальних відпусток (ст. 4, 19 Закону про відпустки). Ця оплачувана відпустка надається щорічно тривалістю 10 календарних днів без урахування святкових і неробочих днів (ст. 73 КЗпП) таким особам:

– жінці, яка працює і має двох або більше дітей віком до 15 років, або дитину-інваліда, або яка усиновила дитину;

– матері інваліда з дитинства підгрупи А I групи;

– одинокій матері;

– батьку дитини або інваліда з дитинства підгрупи А I групи, який виховує дитину без матері (у тому числі у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);

– особі, яка взяла під опіку дитину або інваліда з дитинства підгрупи А I групи;

– одному із прийомних батьків;

– одному із батьків-вихователів.

За наявності декількох підстав для надання цієї соціальної відпустки її загальна тривалість не може перевищувати 17 календарних днів (ст. 182-1 КЗпП, ст. 19 Закону про відпустки).

Додаткова відпустка на дітей надається повної тривалості в будь-який час протягом календарного року незалежно від відпрацьованого часу на підприємстві (але відпрацьований час повинен бути в календарному році) і незалежно від дати народження дитини — до чи після цієї дати.

У разі якщо працівник з якихось причин не скористався своїм правом на щорічну відпустку або додаткову відпустку на дітей за кілька попередніх років, він має право використати їх, а в разі звільнення, незалежно від підстав, йому має бути виплачено грошову компенсацію за всі невикористані дні таких відпусток, оскільки чинним законодавством не передбачено терміну давності, після закінчення якого втрачається право на зазначені відпустки.

Виплата грошової компенсації здійснюється в останній день роботи працівника (день звільнення), оскільки відповідно до статей 47, 116 КЗпП власник або уповноважений ним орган (далі — роботодавець) зобов’язаний в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку і виплатити всі суми, що належать йому від підприємства (в т. ч. грошову компенсацію). Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми (в т. ч. грошова компенсація) мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Про нараховані суми, належні працівникові при звільненні, роботодавець повинен письмово повідомити працівника перед виплатою зазначених сум. За наявності спору про розмір сум, належних працівникові при звільненні (в т. ч. про розмір грошової компенсації), роботодавець повинен у вищевказаний строк виплатити не оспорювану працівником суму.

Звертаємо увагу, що для нарахування грошової компенсації при звільненні не мають значення особливості роботи (випробувальний строк, сезонні і тимчасові роботи, сумісники тощо), а також причина (підстава) звільнення працівника. Тому навіть якщо працівника звільняють за систематичне невиконання посадових обов’язків (п. 3 ст. 40 КЗпП), тривалий прогул без поважних причин (п. 4 ст. 40 КЗпП), появу на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп’яніння (п. 7 ст. 40 КЗпП), вчинення за місцем роботи розкрадання майна власника (п. 8 ст. 40 КЗпП), підприємство зобов’язане нарахувати йому грошову компенсацію за невикористані дні вищевказаних відпусток.

У разі звільнення працівника за порушення трудової дисципліни він не має права на отримання невикористаної відпустки з подальшим звільненням (ст. 3 Закону про відпустки). Але це обмеження не може розглядатися як відсутність права на отримання грошової компенсації за невикористану відпустку, тобто при звільненні працівника за порушення трудової дисципліни йому повинна бути виплачена грошова компенсація на загальних підставах.

У разі якщо працівник був звільнений роботодавцем, і в день звільнення йому була виплачена грошова компенсація, але згодом за рішенням суду він був поновлений на роботі, то працівник не зобов’язаний повертати підприємству грошову компенсацію (вона не відраховується із заробітної плати, яка виплачується підприємством працівникові за час вимушеного прогулу за рішенням суду), оскільки законодавством (КЗпП, Законом про відпустки) не передбачено повернення працівником грошової компенсації в зазначеному випадку  (в цій ситуації «відпускний» стаж працівника починає обчислюватися з дати поновлення на роботі).

Перерахування грошової компенсації за невикористану відпустку
на інше підприємство при переведенні працівника

У разі переведення працівника на роботу на інше підприємство грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток за його бажанням повинна бути перерахована на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник (ст. 83 КЗпП, ст. 24 Закону про відпустки).

Звертаємо увагу, що у вищенаведеній нормі йдеться про перерахування на нове місце роботи грошової компенсації тільки за невикористану працівником щорічну відпустку, тому грошова компенсація за невикористану додаткову відпустку на дітей на нове місце працівника не перераховується, а виплачується при звільненні працівника.

Підприємство, з якого працівник звільняється, на підставі заяви працівника та наданих банківських реквізитів підприємства, на яке працівник переводиться, здійснює перерахування коштів за невикористану відпустку на рахунок нового підприємства працівника. При цьому бажано, щоб за новим місцем роботи працівник надав довідку з бухгалтерії колишнього роботодавця про суму нарахованої та перерахованої грошової компенсації, кількість днів невикористаної відпустки, робочий рік, за який не використано відпустку, а також суми єдиного соціального внеску, податку на доходи фізичних осіб і військового збору, сплачених з суми грошової компенсації.

У разі якщо працівник на попередньому місці роботи скористався своїм правом на щорічну відпустку або при звільненні йому була виплачена грошова компенсація, то стаж роботи, що дає право на щорічну відпустку, на новому місці роботи обчислюється з дня укладення трудового договору.

Якщо працівник, переведений на роботу на інше підприємство, повністю або частково не використав щорічні основну та додаткові відпустки і не одержав за них грошову компенсацію (оскільки вона була перерахована колишнім роботодавцем працівника новому роботодавцю), то до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки, зараховується час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи (ч. третя ст. 9 Закону про відпустки).

Працівник, який був переведений на інше підприємство з перерахуванням на рахунок такого підприємства грошової компенсації за невикористані ним дні щорічних відпусток, має право на використання щорічної відпустки повної тривалості до закінчення 6 місяців безперервної роботи на новому підприємстві (п. 8 ч. сьомої ст. 10 Закону про відпустки), а в разі звільнення на новому місці роботи — на отримання зазначеної грошової компенсаціі.¹⁰

Виплата грошової компенсації за невикористану відпустку працівнику, який не звільняється

Відповідно до частини четвертої статті 83 КЗпП і частини четвертої статті 24 Закону про відпустки за бажанням працівника частина щорічної відпустки може бути замінена грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданих працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні.

Звертаємо увагу, що у вищенаведеній нормі не конкретизується, про які саме додаткові відпустки йдеться, але текстове розділення «щорічної та додаткових відпусток» дозволяє зробити висновок, що в обов’язкові 24 календарні дні відпустки, які працівник зобов’язаний використати протягом робочого (календарного) року, включаються як щорічні (основна та додаткові) відпустки, так і додаткові відпустки, які не належать до щорічних. Хоча Мінсоцполітики та Держпраці в деяких своїх роз’ясненнях повідомили, що в обов’язкові 24 календарні дні відпустки включають лише дні щорічних (основної та додаткових) відпусток. Але вище процитовані норми статті 83 КЗпП і статті 24 Закону про відпустки говорять про інше, і до додаткових відпусток, про які йдеться в них, можуть бути віднесені, наприклад, додаткова відпустка на дітей (ст. 19 Закону про відпустки), додаткова відпустка окремим категоріям громадян (в т. ч. учасникам бойових дій, інвалідам внаслідок війни, реабілітованим особам) і постраждалим учасникам Революції Гідності (ст. 16-2 Закону про відпустки), інші додаткові відпустки, передбачені законодавством, колективним договором, угодою та трудовим договором (ч. друга ст. 4 Закону про відпустки).

До додаткових відпусток, передбачених законодавством, які можуть бути включені в обов’язкові 24 календарні дні відпустки, належить також додаткова відпустка особам, віднесеним до категорії 1 і 2 постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи (далі — «чорнобильці»), що надається згідно з пунктом 22 частини першої статті 20 та пунктом 1 частини першої статті 21 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII. Ця «чорнобильська» додаткова відпустка не належить до щорічних відпусток, оплачується не за рахунок підприємства, а за рахунок коштів державного бюджету органами соціального захисту населення.

Таким чином, основною умовою для отримання грошової компенсації за невикористану частину щорічної відпустки за відповідний робочий рік є використання працівником в обов’язковому порядку 24 календарних днів щорічної та додаткових відпусток за цей робочий (календарний) рік. І тільки після використання такої кількості календарних днів зазначених відпусток працівник може розраховувати на отримання грошової компенсації за інші невикористані дні щорічної відпустки за цей же робочий рік.

Наприклад, якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить 28 календарних днів, при цьому він використовував за робочий рік 24 календарні дні такої відпустки, то за 4 (28 – 24) невикористані календарні дні зазначеної відпустки він може отримати грошову компенсацію.

Якщо ж у працівника сумарна тривалість щорічної відпустки становить 31 календарний день (24 к. д. — щорічна основна відпустка і 7 к. д. — щорічна додаткова відпустка за роботу з ненормованим робочим днем), то при використанні працівником за відповідний робочий рік частини щорічної основної відпустки тривалістю 17 календарних днів та щорічної додаткової відпустки повної тривалості — 7 календарних днів (всього за робочий рік використано 24 (17 + 7) календарні дні щорічної відпустки), за ті, що залишилися, 7 (31 – 24) календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки він має право отримати грошову компенсацію.

Також слід пам’ятати, що працівнику може бути виплачена грошова компенсація за невикористані дні щорічної відпустки тільки у випадку, якщо він використав за робочий рік не менше 14 календарних днів щорічної основної відпустки, оскільки виходячи з норм статті 12 Закону про відпустки основна безперервна частина такої відпустки, яку працівник зобов’язаний використати у разі поділу відпустки на частини, повинна становити не менше ніж 14 календарних днів.

Наприклад, якщо сумарна тривалість щорічної відпустки працівника становить 42 календарні дні (24 к. д. — щорічна основна відпустка і 18 к. д. — щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці — робота в умовах підвищеного ризику для здоров’я), то при використанні працівником за відповідний робочий рік щорічної додаткової відпустки повної тривалості — 18 к. д. і частини щорічної основної відпустки тривалістю 6 календарних днів (всього за робочий рік використано 24 (18 + 6) календарні дні щорічної відпустки) працівнику не можна виплачувати грошову компенсацію за 18 (24 – 6 або 42 – 24) календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки. У даній ситуації працівникові необхідно надати ще не менше 14 календарних днів безперервної невикористаної щорічної основної відпустки і тільки після цього можна виплатити грошову компенсацію за ті, що залишилися невикористаними, дні щорічної основної відпустки, тобто максимум за 4 (24 – 6 – 14 або 42 – 18 – 6 – 14) календарні дні такої відпустки.

Звертаємо увагу на те, що хоча в обов’язкові для використання 24 календарні дні відпустки включаються дні як щорічних (основної та додаткових) відпусток, так і додаткових відпусток, грошова компенсація, якщо працівник не звільняється (продовжує працювати), виплачується йому тільки за частину щорічної відпустки. За невикористану додаткову відпустку на дітей грошова компенсація виплачується працівнику лише при звільненні.

Наприклад, якщо працівниця має право на 30 календарних днів щорічної основної відпустки і 10 календарних днів додаткової відпустки на дітей (тобто всього на 40 к. д. відпустки), при цьому вона вже використала 14 календарних днів щорічної основної відпустки і 10 календарних днів додаткової відпустки на дітей, тобто всього за робочий (календарний) рік використала 24 (14 + 10) календарні дні щорічної та додаткової відпусток, то їй можна виплатити грошову компенсацію за 16 (30 – 14 або 40 – 24) календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки.

Якщо працівниця має право на 28 календарних днів щорічної основної відпустки і 17 календарних днів додаткової відпустки на дітей, яка надається за двома підставами (тобто всього на 44 к. д. відпустки), при цьому вона використала 24 календарні дні щорічної основної відпустки і не використовувала за поточний календарний рік додаткову відпустку на дітей, то їй можна виплатити компенсацію лише за 4 (28 – 24) календарні дні невикористаної щорічної основної відпустки, а компенсацію за 17 календарних днів невикористаної додаткової відпустки на дітей можна виплатити тільки при звільненні працівниці.

Виплата грошової компенсації здійснюється роботодавцем на підставі заяви працівника, в якій він повинен вказати, за скільки календарних днів невикористаної щорічної відпустки він бажає отримати компенсацію. Така заява є підставою для видання керівником підприємства наказу про нарахування та виплату працівникові грошової компенсації.

На підставі заяви працівника в наказі про надання частини щорічної відпустки може бути зазначено про виплату грошової компенсації за дні цієї відпустки, що залишилися невикористаними.

Якщо працівник не подав роботодавцю заяву з проханням виплатити йому грошову компенсацію, то згідно зі статтею 79 КЗпП і статтею 12 Закону про відпустки невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Крім того, статтею 80 КЗпП встановлено, що забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль.

З вищенаведеної норми випливає, що якщо працівник за поточний робочий рік не використав частину щорічної (основної чи додаткової) відпустки, за яку йому була виплачена грошова компенсація, то вже в наступному робочому році щорічна відпустка (як основна, так і додаткова) має бути надана йому повної тривалості, і, відповідно, у працівника в наступному робочому році не повинно бути невикористаних днів щорічної відпустки, за які можна виплатити грошову компенсацію.

Крім того, якщо в поточному робочому році, який триває, наприклад, з 25.01.2020 р. по 24.01.2021 р., працівнику надано з 8 по 31 липня 2020 року невикористану повну щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні за попередній робочий рік (який тривав з 25.01.2019 р. по 24.01.2020 р.), то працівникові не може бути виплачена грошова компенсація за 24 календарні дні щорічної основної відпустки за поточний робочий рік. Тобто грошова компенсація виплачується виходячи з кількості невикористаних днів щорічної відпустки за конкретний робочий рік.

Випадки, коли грошова компенсація за невикористану відпустку не виплачується

Згідно зі статтею 80 КЗпП забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом робочого року особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.

Особам до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається (ст. 83 КЗпП, ст. 24 Закону про відпустки).

Таким чином, грошова компенсація (крім випадків звільнення) не виплачується за:

– всі види відпусток працівникам віком до 18 років;

– щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами або з особливим характером праці працівникам, які мають право на такі відпустки (навіть якщо ці працівники використали за робочий рік щорічну основну відпустку тривалістю не менше 24 календарних днів).

Також грошова компенсація не виплачується за всі інші невикористані відпустки, які не є щорічними відпустками або додатковими відпустками на дітей, а також у разі, коли працівник перед звільненням вирішить використати всі належні йому дні щорічних відпусток.

Нагадаємо, що відповідно до статті 3 Закону про відпустки за бажанням працівника у разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Датою звільнення в цьому разі є останній день відпустки.

У разі звільнення працівника у зв’язку із закінченням строку трудового договору невикористана відпустка може за його бажанням надаватися й тоді, коли час відпустки повністю або частково перевищує строк трудового договору. У цьому випадку чинність трудового договору продовжується до закінчення відпустки.

У разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки на дітей виплачується спадкоємцям (ст. 24 Закону про відпустки).

Визначення стажу, що дає право на щорічну відпустку,
за яку виплачується грошова компенсація

Якщо грошову компенсацію необхідно виплатити при звільненні працівника, то перш ніж приступити до розрахунку її суми, потрібно визначити кількість календарних днів відпустки, на які працівник має право. У свою чергу, кількість днів відпустки залежить від стажу, що дає право на щорічну відпустку.

Періоди, які включаються до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки, визначені статтею 82 КЗпП і статтею 9 Закону про відпустки.

До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховуються, зокрема:

• час фактичної роботи (в тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка;
• час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (в тому числі час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу);
• час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню («лікарняні», «декретні»);
• час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному статтями 25 і 26 Закону про відпустки (тобто період перебування у відпустках без збереження заробітної плати);
  • інші періоди роботи, передбачені законодавством.

Звертаємо увагу, що відповідно до норм статей 82, 181 КЗпП та статті 9 Закону про відпустки до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, не включаються:

– час відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку;

– час відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до досягнення дитиною 6-річного віку, а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний) або якщо дитина, якій не встановлено інвалідність, хвора на тяжке перинатальне ураження нервової системи, тяжку вроджену ваду розвитку, рідкісне орфанне захворювання, онкологічне, онкогематологічне захворювання, дитячий церебральний параліч, тяжкий психічний розлад, гостре або хронічне захворювання нирок IV ступеня, — не більш як до досягнення дитиною 16-річного віку, а якщо дитині встановлено категорію «дитина з інвалідністю підгрупи А» або дитина, якій не встановлено інвалідність, отримала тяжку травму, потребує трансплантації органа, потребує паліативної допомоги — до досягнення дитиною 18-річного віку.

– час (календарні дні) невиходу на роботу з неповажних причин (прогул тощо).

Розрахунок кількості днів невикористаної відпустки

Кількість невикористаних днів щорічної відпустки, за які працівнику необхідно виплатити грошову компенсацію, залежить від тривалості щорічної відпустки працівника, встановленої внутрішнім документом підприємства (наприклад, колективним договором), і наявного у працівника стажу, що дає право на щорічну відпустку (пропорційно відпрацьованому часу працівником).

Загального нормативно-правового акта, який би визначав порядок розрахунку кількості невикористаних днів щорічної відпустки, на сьогоднішній день немає. Тому при підрахунку днів щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу доцільно скористатися механізмом нарахування оплати за дні відпустки, закладеним у Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. № 100 (далі — Порядок № 100), тобто прив’язку розрахунку днів відпустки необхідно робити до календарних днів робочого року, в якому працював працівник. При цьому за кожним видом відпусток, які підлягають компенсації при звільненні, розрахунок невикористаних днів здійснюється окремо.

ПРИКЛАД 1

Визначення кількості днів невикористаної відпустки,
якщо відпрацьовано кілька місяців в робочому році

Щорічна основна відпустка за посадою працівника становить 24 календарні дні. Поточний робочий рік, за який повинна надаватися щорічна основна відпустка повної тривалості, у працівника триває з 20.01.2020 р. по 19.01.2021 р. Однак працівник звільняється 17.07.2020 р. (останній день роботи), не відпрацювавши повний робочий рік.

Визначимо кількість відпрацьованих працівником календарних днів (далі — к. д.) в поточному робочому році за період з 20.01.2020 р. по 17.07.2020 р. (день звільнення) включно без урахування святкових і неробочих днів (далі — святк. д.) в цей період:

12 к. д. (січень) + 29 к. д. (лютий) + 31 к. д. (березень) + 30 к. д. (квітень) + 31 к. д. (травень) + 30 к. д. (червень) + 17 к. д. (липень) – 6 святк. д. (8 березня, 19 квітня, 1 і 9 травня, 7 і 28 червня) = 174 к. д.

Для розрахунку тривалості (календарних днів) щорічної основної відпустки пропорційно відпрацьованому часу визначаємо кількість днів щорічної основної відпустки, що припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів в цілому за рік (липень 2019 року – червень 2020 року):

24 к. д. відпустки : (366 к. д. на рік – 11 святк. д.) = 0,0676 к. д.

Цей результат для визначення кількості днів щорічної основної відпустки, на які працівник має право, множимо на кількість календарних днів, відпрацьованих працівником у період з 20.01.2020 р. по 17.07.2020 р. без урахування святкових і неробочих днів:

0,0676 к. д. х 174 к. д. = 11,8 ≈ 12 к. д.

Таким чином, працівник за станом на день звільнення має право на 12 календарних днів щорічної основної відпустки, тому в день звільнення йому необхідно виплатити грошову компенсацію за ці невикористані дні щорічної відпустки.

ПРИКЛАД 2

Визначення кількості днів невикористаної відпустки,
якщо працівниця перебувала у «декретній» відпустці та відпустках для догляду за дитиною

Працівниця, яка прийнята на роботу 23.03.2015 р. і яка мала на той період двох дітей віком до 15 років (одній дитині було 7 років, другій дитині в квітні 2015 року виповнилося 15 років), звільняється 24.07.2020 р. за власним бажанням, перебуваючи у відпустці для догляду за (третьою) дитиною до досягнення нею 6-річного віку, без виходу на роботу. За період роботи на підприємстві щорічна основна відпустка і додаткова відпустка на дітей працівниці не надавалися. Тривалість щорічної основної відпустки за посадою працівниці — 30 календарних днів.

За час роботи на підприємстві (в період з 23.03.2015 р. по 24.07.2020 р. включно) у працівниці відбулися наступні події:

– з 23.03.2015 р. по 16.09.2015 р. — працювала у звичайному режимі;

– з 17.09.2015 р. по 20.01.2016 р. (126 календарних днів) — перебувала у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — «декретна» відпустка);

– з 21.01.2016 р. по 24.11.2018 р. — перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку;

– з 25.11.2018 р. по 24.07.2020 р. — перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку за медичним висновком.

Таким чином, в період з 23.03.2015 р. по 24.07.2020 р. працівниця фактично працювала тільки в період з 23.03.2015 р. по 16.09.2015 р.

До стажу, що дає право працівниці на щорічну основну відпустку, включаються періоди:

– з 23.03.2015 р. по 16.09.2015 р. (178 календарних днів, в т. ч. 7 святк. д.) — час фактичної роботи до надання «дитячих» відпусток;

– з 17.09.2015 р. по 20.01.2016 р. (126 календарних днів, в т. ч. 3 святк. д.) — час перебування у «декретній» відпустці.

Період з 21.01.2016 р. по 24.07.2020 р. (час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку і час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку за медичним висновком) не включається до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.

Отже, загальний стаж, що дає право працівниці на щорічну основну відпустку (за виключенням святкових і неробочих днів) становить:

(178 к. д. + 126 к. д.) – (7 святк. д. + 3 святк. д.) = 294 к. д.

Визначимо кількість днів щорічної основної відпустки, що припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів в цілому за рік (липень 2019 року – червень 2020 року):

30 к. д. відпустки : (366 к. д. – 11 святк. д.) = 0,0845 к. д.

Тривалість щорічної основної відпустки працівниці за станом на день звільнення (24.07.2020 р.) включно:

0,0845 к. д. х 294 к. д. = 24,8 ≈ 25 к. д.

Таким чином, за станом на день звільнення (24.07.2020 р.) працівниця має право на щорічну основну відпустку тривалістю 25 календарних днів, за яку їй необхідно виплатити грошову компенсацію в день звільнення.

Крім того, оскільки працівниця у 2015 році працювала, маючи двох дітей віком до 15 років, за цей календарний рік вона має право на додаткову відпустку на дітей тривалістю 10 календарних днів (підстава — жінка, яка працює і має двох дітей віком до 15 років), тому при звільненні їй повинна бути виплачена грошова компенсація ще й за 10 днів зазначеної соціальної відпустки. У 2016 – 2020 роках працівниця не працювала і права на таку відпустку за ці роки не має.

ПРИКЛАД 3

Визначення кількості днів невикористаної відпустки,
якщо відпрацьовано більше 2 років, а щорічна відпустка жодного разу не надавалася

Працівника прийнято на роботу 12.02.2018 р., а 21.08.2020 р. він звільняється. За весь цей час він жодного разу не був у щорічній основній відпустці. Тривалість цієї відпустки для посади працівника становить 28 календарних днів.

Періоди, за які працівник має право на повну щорічну основну відпустку:

– з 12.02.2018 р. по 11.02.2019 р. (перший робочий рік) — 28 к. д. відпустки;

– з 12.02.2019 р. по 11.02.2020 р. (другий робочий рік) — 28 к. д. відпустки.

Визначимо кількість відпрацьованих працівником календарних днів у третьому робочому році — періоді з 12.02.2020 р. по 21.08.2020 р. (день звільнення) включно без урахування святкових і неробочих днів:

18 к. д. (лютий) + 31 к. д. (березень) + 30 к. д. (квітень) + 31 к. д. (травень) + 30 к. д. (червень) + 31 к. д. (липень) + 21 к. д. (серпень) – 6 святк. д. (8 березня, 19 квітня, 1 і 9 травня, 7 і 28 червня) = 186 к. д.

Кількість днів щорічної основної відпустки, що припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів в цілому за рік (серпень 2019 року – липень 2020 року):

28 к. д. відпустки : (366 к. д. – 11 святк. д.) = 0,0789 к. д.

Кількість днів щорічної основної відпустки, на які працівник має право, за відпрацьований період з 12.02.2020 р. по 21.08.2020 р. без урахування святкових і неробочих днів:

0,0789 к. д. х 186 к. д. = 14,7 ≈ 15 к. д.

Загальна кількість невикористаних днів щорічної основної відпустки за весь період роботи на підприємстві (з 12.02.2018 р. по 21.08.2020 р.):

28 к. д. + 28 к. д. + 15 к. д. = 71 к. д.

Таким чином, підприємство при остаточному розрахунку з працівником повинно виплатити йому грошову компенсацію за 71 календарний день щорічної основної відпустки.

________________________________________________________________________

Розрахунок суми грошової компенсації за невикористану відпустку

Сума грошової компенсації визначається в тому ж порядку, що і сума відпускних, тобто обчислюється виходячи з розміру середньої заробітної плати відповідно до Порядку № 100.

Обчислення середньої заробітної плати для нарахування грошової компенсації за невикористані відпустки, незалежно від того, за який часовий період вони надаються (за поточний робочий (календарний) рік або за останні 5 років), провадиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати грошової компенсації (абз. перший п. 2 Порядку № 100).

Якщо працівник пропрацював на підприємстві менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи — з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому виплачується грошова компенсація (абз. другий п. 2 Порядку № 100).

Якщо з будь-яких поважних причин або відповідно до чинного законодавства працівник не працював і за ним не зберігалася заробітна плата або зберігалася частково, то такий період (календарні дні) виключається з розрахункового періоду (абз. шостий п. 2 Порядку № 100). Ця норма стосується, зокрема, випадків, коли працівникам надаються відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років і відпустки без збереження заробітної плати згідно зі статтями 25 і 26 Закону про відпустки.

Якщо працівник не мав заробітку не зі своєї вини в розрахунковому періоді (наприклад, перебував у відпустці для догляду за дитиною до 3 років або до 6 років відповідно до медичного висновку), розрахунок середньої заробітної плати провадиться виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (абз. третій п. 4 Порядку № 100).¹⁹

Виплати, що включаються до розрахунку середньої заробітної плати, визначені в пункті 3, а ті, що не включаються до розрахунку, — в пункті 4 Порядку № 100.

Для визначення середньоденної заробітної плати необхідно підсумувати всю заробітну плату працівника в розрахунковому періоді (останні 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати грошової компенсації, або менший фактично відпрацьований період з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому виплачується грошова компенсація), і розділити її на кількість календарних днів у розрахунковому періоді за винятком святкових і неробочих днів. Потім одержаний результат (середньоденну заробітну плату) необхідно помножити на кількість невикористаних днів відпустки, за які виплачується грошова компенсація (п. 7 Порядку № 100).

ПРИКЛАД 4

Виплата грошової компенсації за невикористану відпустку при звільненні працівника,
якщо ним відпрацьовано кілька місяців

Працівник, прийнятий на роботу 02.01.2020 р., звільняється 31.07.2020 р. У січні працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, тому січень включається до розрахункового періоду. Незважаючи на те, що липень відпрацьований працівником повністю, цей місяць до розрахункового періоду не включається (це місяць звільнення і нарахування грошової компенсації). Тривалість щорічної основної відпустки за посадою працівника за відпрацьований робочий рік становить 24 календарні дні. Працівник у червні використав 10 календарних днів щорічної основної відпустки. У розрахунковому періоді (січень – червень) для нарахування грошової компенсації працівник має дохід в сумі 42 738,15 грн., що бере участь у розрахунку середньої заробітної плати, включаючи суму відпускних за 10 календарних днів використаної щорічної відпустки у червні (абз. четвертий п. 3 Порядку № 100).

Спочатку визначимо тривалість відпустки працівника за відпрацьований період з 02.01.2020 р. по 31.07.2020 р. (день звільнення) включно.

Для розрахунку «відпускного» стажу обчислимо кількість календарних днів в цьому періоді, крім святкових і неробочих днів:

30 к. д. (січень) + 29 к. д. (лютий) + 31 к. д. (березень) + 30 к. д. (квітень) + 31 к. д. (травень) + 30 к. д. (червень) + 31 к. д. (липень) – 7 святк. д. (7 січня, 8 березня, 19 квітня, 1 і 9 травня, 7 і 28 червня) = 205 к. д.

Кількість днів щорічної відпустки, що припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів в цілому за рік (липень 2019 року – червень 2020 року):

24 к. д. відпустки : (366 к. д. – 11 святк. д.) = 0,0676 к. д.

Тривалість щорічної основної відпустки працівника за відпрацьований період з 02.01.2020 р. по 31.07.2020 р. включно:

0,0676 к. д. х 205 к. д. = 14 к. д.

Оскільки працівник вже використав 10 календарних днів щорічної основної відпустки, то він має право ще на 4 календарні дні такої відпустки (14 к. д. – 10 к. д.). Отже, при остаточному розрахунку з працівником підприємство повинно виплатити йому грошову компенсацію за 4 календарні дні невикористаної щорічної відпустки.

Кількість календарних (крім святкових та неробочих) днів у розрахунковому періоді:

31 к. д. (січень) + 29 к. д. (лютий) + 31 к. д. (березень) + 30 к. д. (квітень) + 31 к. д. (травень) + 30 к. д. (червень) – 8 святк. д. (1 і 7 січня, 8 березня, 19 квітня, 1 і 9 травня, 7 і 28 червня) = 174 к. д.

Середньоденна заробітна плата для нарахування грошової компенсації:

42 738,15 грн. : 174 к. д. = 245,62 грн.

Сума грошової компенсації за невикористану відпустку:

245,62 грн. х 4 к. д. = 982,48 грн.

ПРИКЛАД 5

Виплата грошової компенсації при звільненні працівника,
якщо ним відпрацьовано менше ніж календарний місяць

Працівника прийнято на роботу 04.06.2020 р., а вже 24.07.2020 р. він звільняється, не відпрацювавши повного календарного місяця. Посадовий оклад працівника — 5400 грн. Тривалість відпустки за посадою працівника — 26 календарних днів.

Кількість календарних днів у відпрацьованому періоді з 04.06.2020 р. по 24.07.2020 р. за винятком святкових і неробочих днів:

27 к. д. (червень) + 24 к. д. (липень) – 2 святк. д. (7 і 28 червня) = 49 к. д.

Кількість днів щорічної відпустки, що припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів в цілому за рік (липень 2019 року – червень 2020 року):

26 к. д. відпустки : (366 к. д. – 11 святк. д.) = 0,0732 к. д.

Тривалість щорічної основної відпустки працівника за відпрацьований період з 04.06.2020 р. по 24.07.2020 р.:

0,0732 к. д. х 49 к. д. = 3,6 ≈ 4 к. д.

Оскільки у працівника немає жодного повністю відпрацьованого календарного місяця (відсутній розрахунковий період), то середньоденна заробітна плата обчислюється виходячи з встановленого йому посадового окладу (абз. третій п. 4 Порядку № 100).

Середньоденна заробітна плата для нарахування грошової компенсації:

(5400 грн. х 12 міс.) : (366 к. д. – 11 святк. д.) = 182,54 грн.

Сума грошової компенсації:

182,54 грн. х 4 к. д. = 730,16 грн.

ПРИКЛАД 6

Виплата грошової компенсації за невикористану додаткову відпустку на дітей при звільненні працівниці

Працівниця, прийнята на роботу 18.04.2016 р., звільняється 30.06.2020 р. за власним бажанням. Перед звільненням їй надано всі невикористані дні щорічної відпустки. У працівниці двоє дітей віком до 15 років (перша дитина народилася у 2005 році, друга — у 2011 році), але жодного разу за час роботи на підприємстві вона не скористалася своїм правом на додаткову відпустку на дітей. Як жінка, яка працює і має двох дітей віком до 15 років, вона має право на таку відпустку з 2016 року по 2020 рік. Заробітна плата працівниці в розрахунковому періоді (червень 2019 року – травень 2020 року) становить 67 584,39 грн.

Визначимо, за скільки днів невикористаної додаткової відпустки на дітей працівниці необхідно виплатити грошову компенсацію при звільненні, а також обчислимо суму такої компенсації.

Тривалість додаткової відпустки на дітей у працівниці (жінки, яка має двох дітей віком до 15 років), у 2016 – 2020 роках становить по 10 календарних днів за кожен календарний рік, тому працівниці повинна бути виплачена грошова компенсація за 50 календарних днів (5 років х 10 к. д.) додаткової відпустки на дітей, які не були використані нею з 2016 по 2020 рік включно.

Середньоденна заробітна плата для нарахування грошової компенсації:

67 584,39 грн. : (366 к. д. – 11 святк. д.) = 190,38 грн.

Сума грошової компенсації:

190,38 грн. х 50 к. д. = 9519 грн.

ПРИКЛАД 7

Виплата грошової компенсації на підставі заяви працівника,
який не використав частину щорічної відпустки

За посадою працівника передбачена щорічна основна відпустка тривалістю 30 календарних днів. За поточний робочий рік (з 25.07.2019 р. по 24.07.2020 р.) працівник використав 24 календарні дні щорічної основної відпустки в період з 8 по 31 липня 2020 року (п’ятниця). Після відпустки 3 серпня 2020 року (понеділок) він вийшов на роботу і написав заяву з проханням виплатити йому грошову компенсацію за невикористані 6 (30 – 24) календарних днів щорічної основної відпустки, на підставі якої керівником підприємства 04.08.2020 р. видано наказ про нарахування працівникові в серпні зазначеної грошової компенсації.

У розрахунковому періоді (серпень 2019 року – липень 2020 року) працівник має сумарну заробітну плату в розмірі 95 376,82 грн., включаючи суму відпускних за 24 календарні дні використаної щорічної основної відпустки в липні за поточний робочий рік.

Середньоденна заробітна плата для нарахування грошової компенсації:

95 376,82 грн. : (366 к. д. – 11 святк. д.) = 268,67 грн.

Сума грошової компенсації:

268,67 грн. х 6 к. д. = 1612,02 грн.

___________________________________________________________________

Коригування при нарахуванні грошової компенсації

У випадках підвищення тарифних ставок і посадових окладів на підприємстві відповідно до актів законодавства, а також за рішеннями, передбаченими в колективних договорах (угодах), як у розрахунковому періоді, так і в періоді, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток, заробітна плата, включаючи премії та інші виплати, що враховуються при обчисленні середньої заробітної плати, за проміжок часу до підвищення коригуються на коефіцієнт їх підвищення (п. 10 Порядку № 100).

При застосуванні вищенаведеної норми слід враховувати, що грошова компенсація за невикористані відпустки є разовою виплатою, яка тільки розраховується із середньої заробітної плати, але не є збереженням середнього заробітку за певний період часу (на відміну від відпускних). Тому якщо підвищення посадового окладу (тарифної ставки) відбулося у працівника в місяці виплати грошової компенсації, немає підстав проводити коригування середньої заробітної плати на коефіцієнт підвищення посадового окладу (тарифної ставки) в такому місяці.

При нарахуванні грошової компенсації здійснюється тільки коригування заробітної плати в розрахунковому періоді, якщо в ньому відбулося підвищення посадових окладів (тарифних ставок) на підприємстві.²⁵

Оподаткування грошової компенсації за невикористану відпустку

Структура заробітної плати визначена статтею 2 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР (далі — Закон № 108) і деталізована в Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5 (далі — Інструкція № 5).

Згідно зі статтею 2 Закону № 108 до додаткової заробітної плати належать, зокрема, гарантійні і компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством.

Чинним законодавством, а саме статтею 83 КЗпП і статтею 24 Закону про відпустки, передбачена виплата грошової компенсації за невикористану відпустку у вищерозглянутих випадках. Отже, така компенсація є гарантійною виплатою, тому на підставі статті 2 Закону № 108 вона належить до додаткової заробітної плати.

У підпункті 2.2.12 Інструкції № 5 також зазначено, що суми грошових компенсацій у разі невикористання щорічних (основної та додаткових) відпусток та додаткових відпусток працівникам, які мають дітей, у розмірах, передбачених законодавством, як оплата за невідпрацьований час належать до додаткової заробітної плати фонду оплати праці (далі — ФОП).

Отже, з грошової компенсації за невикористану відпустку як складової заробітної плати (ФОП) в загальному порядку сплачуються єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ), податок на доходи фізичних осіб і військовий збір.

ЄСВ сплачується тільки з грошової компенсації, нарахованої роботодавцем працівнику під час роботи або при звільненні працівника (при його переведенні на інше підприємство) під час остаточного розрахунку. Якщо грошова компенсація нараховується і виплачується працівникові після його звільнення (після його смерті), то, на думку ДФСУ, ЄСВ на неї не нараховується, оскільки роботодавець вже не є страхувальником (платником ЄСВ) по відношенню до колишнього працівника (трудові відносини припинені), а грошова компенсація є платою за невідпрацьований час (після звільнення працівника ЄСВ може нараховуватися тільки на виплати, нараховані йому за відпрацьований час — абз. другий ч. 2 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VІ).

Грошова компенсація, що виплачується працівнику під час роботи, при звільненні або перераховується при переведенні працівника його новому роботодавцю, відображається у кварталі і в місяці її нарахування (виплати, перерахування) у складі заробітної плати як у Податковому розрахунку ф. № 1ДФ, так і в таблицях 1 і 6 Звіту з ЄСВ. Для відображення в таблиці 6 Звіту з ЄСВ грошової компенсації окремого коду застрахованої особи або окремого коду типу нарахувань не передбачено («відпускна» грошова компенсація — це не відпускні).

Врахування грошової компенсації при нарахуванні «середньозарплатних» виплат

Сума грошової компенсації за невикористану відпустку як одноразова виплата не враховується при обчисленні середньої заробітної плати у всіх випадках її збереження (для нарахування всіх «середньозарплатних» виплат, що обчислюються) згідно з Порядком № 100, в т. ч. при розрахунку відпускних (пп. «б» п. 4 Порядку № 100).

Оскільки грошова компенсація за невикористану відпустку відповідно до Інструкції № 5 належить до ФОП (заробітної плати) і з її суми сплачується ЄСВ, вона враховується при обчисленні середньої заробітної плати для нарахування страхових виплат (в т. ч. «лікарняних» і «декретних»), що розраховуються згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 р. № 1266.