При направленні працівників у відрядження, крім виплати добових і компенсації витрат на проїзд у відрядженні, про які розказано в попередніх номерах журналу і статті цього номера, законодавством передбачено відшкодування працівникам витрат на проживання у відрядженні. Яким чином і при дотриманні яких умов працівникам компенсуються витрати по найму житлового приміщення при відрядженнях в межах України та за кордон? Які види витрат включаються до витрат на проживання? В яких випадках дохід працівника у вигляді відшкодування витрат на проживання у відрядженні підлягає оподаткуванню?
Компенсація працівникам витрат на проживання у відрядженні
Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку із службовими відрядженнями. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні1, вартість проїзду до місця призначення і назад2 та витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.
1 Про порядок виплати добових працівникам при відрядженнях докладно йдеться у статті «Направлення працівників у відрядження: оформлення, видача авансу, трудові гарантії» журналу «Все про працю і зарплату» № 2/2020, стор. 50.
2 Детально про відшкодування працівникам витрат на проїзд у відрядженні йдеться у статтях «Компенсація працівникам витрат на проїзд у відрядженні» та «Відрядження на автомобілі: особливості та компенсації» відповідно в журналі «Все про працю і зарплату» № 4/2020, стор. 86, та в цьому номері.
Нормативними актами, що визначають порядок проведення виплат на відрядження державним службовцям, а також іншим особам, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (далі — бюджетні установи; працівники бюджетних установ), а також працівникам суб’єктів господарювання, громадських або інших організацій, що не мають статусу бюджетної установи, але одержують бюджетні кошти, що використовуються в рамках бюджетної програми при направленні працівників у відрядження, є:
– Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).
На підприємства, які не є одержувачами бюджетних коштів, норми Постанови № 98 та Інструкції № 59 не поширюються3, тому такі підприємства (далі — госпрозрахункові підприємства) самостійно встановлюють порядок і норми відшкодування витрат на відрядження працівників, які направлені відрядження.
3 Див. лист Держфінінспекції від 25.12.2013 р. № 02-14/1548 в журналі «Все про працю і зарплату» № 4/2014, стор. 125, лист Мін’юсту від 13.02.2012 р. № 54-0-2-12/7.2, листи Мінфіну від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433, від 03.06.2011 р. № 31-07230-16-25/13720.
Госпрозрахункові підприємства можуть в колективному договорі, наприклад в розділі «Відрядження», або в іншому внутрішньому (локальному) документі, наприклад, Положенні про відрядження, яке зазвичай є додатком до колективного договору або затверджується окремим наказом керівника підприємства (далі — Положення про відрядження), визначити порядок направлення працівників у відрядження та виплати компенсації витрат на відрядження, в тому числі на проживання.
Положення про відрядження може бути складено на базі норм Постанови № 98 та Інструкції № 59, оскільки в цих нормативних документах врегульовано багато питань, які можуть виникнути при відрядженнях працівників, в тому числі порядок відшкодування витрат на проживання. Якщо Положення про відрядження на підприємстві немає, то всі аспекти службового відрядження, в тому числі порядок компенсації витрат на проживання, визначаються госпрозрахунковими підприємствами в наказі про відрядження.
Крім того, підприємствам необхідно враховувати норми Податкового кодексу України (далі — ПКУ), в пункті 170.9 якого визначено порядок оподаткування доходів у вигляді компенсації витрат на відрядження, в тому числі на проживання.
Компенсація витрат на проживання у складі авансу на відрядження
Згідно з пунктом 5 Постанови № 98, пунктом 4 розділу I «Загальні положення» і пунктом 11 розділу II «Порядок відрядження в межах України» Інструкції № 59 працівнику, який направляється у відрядження, в обов’язковому порядку виплачується грошовий аванс4, який включає, зокрема, витрати на наймання житлового приміщення у відрядженні.
4. Детально про порядок видачі авансу на відрядження йдеться у статті «Направлення працівників у відрядження: оформлення, видача авансу, трудові гарантії» журналу «Все про працю і зарплату» № 2/2020, стор. 50.
Підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, для здійснення поточних витрат під час відрядження забезпечує його коштами (авансом) у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 5 Постанови № 98, п. 5 р. III «Порядок відрядження за кордон» Інструкції № 59).
Аванс відрядженому працівнику, в тому числі для покриття витрат на проживання, перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або на рахунок підприємства, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток. Аванс може видаватися готівкою працівникам, яких у відрядження направляють державні органи і військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної і оперативно-розшукової діяльності (п. 5 Постанови № 98, п. 4 р. I Інструкції № 59).
Перш ніж виплатити працівникові аванс на відрядження, роботодавець повинен розрахувати його суму за окремими витратами на відрядження, що підлягають відшкодуванню і включається в аванс. Сума витрат на проживання працівника у відрядженні попередньо визначається при складанні завдання і кошторису витрат на відрядження.
Тривалість відрядження визначається в наказі про відрядження, а документами, що підтверджують перебування працівника у місці відрядження і дозволяють визначити його фактичну тривалість, є первинні документи (транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, тощо). Якщо таких документів немає, то все «вирішує» наказ про відрядження.
Відшкодування бюджетними установами витрат працівників на проживання у відрядженні
Відрядження в межах України
Відповідно до пункту 2, підпункту 1 пункту 7 Постанови № 98 і пункту 5 розділу II Інструкції № 59 працівникам бюджетних установ при відрядженні в межах України за наявності оригіналів підтвердних документів відшкодовуються витрати на:
- оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях з розрахунку вартості одного місця;
- побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10% сум добових витрат за всі дні проживання;
- бронювання місця у готелях (мотелях) у розмірі не більш як 50% вартості такого місця за одну добу.
У додатку 1 до Постанови № 98 встановлено, що гранична сума витрат на наймання житлового приміщення за добу при відрядженнях в межах України становить 600 грн.
Зазначена гранична сума витрат на найм житлового приміщення встановлена з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання (в т. ч. за час вимушеної зупинки в дорозі) з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат, крім витрат на побутові послуги, які відшкодовуються у розмірі, встановленому пунктом 7 Постанови № 98, та витрат на оплату податку на додану вартість (далі — ПДВ) (п. 1 примітки додатка 1 до Постанови № 98, п. 5 р. II Інструкції № 59).
Міністерство фінансів України (далі — Мінфін) в листі від 03.02.2012 р. № 31-07230-2-6/534 роз’яснило, що до категорії «інші витрати» належать інші надані готелем послуги під час проживання відрядженого працівника, що не увійшли до вищенаведеного переліку послуг і які можуть бути відшкодовані (не заборонені до відшкодування) відповідно до чинного законодавства України. Тому в разі включення до рахунків за проживання у житловому приміщенні під час перебування працівника у відрядженні в межах України та за кордоном витрат на оплату вартості користування кондиціонером такі витрати (в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення) підлягають відшкодуванню відрядженому працівнику.
Відповідно до пункту 5 розділу II Інструкції № 59 витрати, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення, відшкодовуються з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами (сума відшкодування таких витрат не підлягатиме оподаткуванню; — Авт.).
Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах за погодженням з керівником.
Керівники бюджетних установ особисто вирішують питання відшкодування своїх витрат на найм житлових приміщень, що перевищують граничні суми, затверджені Постановою № 98 (п. 7 р. ІI Інструкції № 59).
Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на оплату ПДВ у складі плати за найм житлового приміщення у відрядженні згідно з підтвердними документами в оригіналі (п. 8 р. ІI Інструкції № 59).
Витрати на проживання у відрядженні відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання (п. 12 р. ІІ Інструкції № 59).
Керівник підприємства в наказі про відрядження (як в межах України, так і за кордон) може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих працівнику на відрядження для компенсації витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги (п. 5 р. I Інструкції № 59).
Якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника підприємства береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні у разі, якщо строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не перевищуватиме строку відрядження, передбаченого Постановою № 98. За ці дні працівникові не відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (абз. третій, четвертий п. 7 р. I Інструкції № 59).
Відрядженому працівнику бюджетної установи витрати на проживання у готелі можуть бути відшкодовані у розмірі, що відповідає вартості одного місця у готельному номері незалежно від того, за яку кількість місць у готелі він поніс витрати. Працівникові не можуть бути відшкодовані витрати на оплату двох місць у двомісному номері у готелі. Такий висновок зробив Мінфін у листах від 30.03.2007 р. № 31-18030-07-7/6449 та від 19.12.2005 р. № 31-18030-07-13/27437.
Якщо групу працівників одного підприємства, яка перебуває у відрядженні, розміщують в одному (наприклад, тримісному) номері готелю і виписують один рахунок на всіх, то для визначення витрат на проживання по кожному працівнику загальну суму вартості проживання необхідно розділити на кількість працівників і кожному з них оплатити проживання у готелі за одне місце. Оригінал документа про проживання в готелі додають до авансового звіту одного з працівників, до авансових звітів інших працівників додають копії цього документа, на яких вказують місце зберігання оригіналу. При цьому в рахунку готелю повинні бути вказані прізвища всіх працівників, які проживали в одному номері готелю у відрядженні (лист Мінфіну від 31.08.2007 р. № 31-26030-13-16/17569).
У разі оплати директором підприємства вартості проживання в готелі кількох відряджених працівників шляхом застосування однієї (закріпленої за директором) корпоративної платіжної картки (тобто за рахунок і в межах коштів, виданих під звіт) до авансового звіту необхідно додати оригінали квитанцій (рахунків) готелю, в яких повинні бути вказані прізвища всіх працівників, за проживання яких здійснено оплату, строки проживання у готелі зазначених осіб, вартість найманих ними номерів та види включених до квитанції (рахунку) витрат. При цьому виданий на ім’я директора підприємства оригінал квитанції (рахунку) на оплату проживання в готелі усіх працівників підприємства на повну (загальну) суму без визначення вказаних вище реквізитів не може бути прийнятий до авансового звіту (листи Мінфіну від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19 та від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020).
Якщо працівник, який перебуває у відрядженні, має можливість і повинен згідно з наказом про відрядження щоденно повертатися до місця проживання, але самостійно вирішить це не робити, а скористатися послугами готелю, то витрати на проживання в готелі йому не відшкодовуються (лист Мінфіну від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504).
За час затримки в місцеперебуванні у відрядженні без поважних причин витрати на найм житлового приміщення працівникові не відшкодовуються. При затримці у відрядженні з поважних причин працівникові після повернення з відрядження на підставі його доповідної записки, оформленої відповідним наказом керівника підприємства, за наявності підтверджуючих документів в оригіналі можуть бути відшкодовані витрати на найм житлового приміщення (п. 10 р. ІІ Інструкції № 59).
Відрядження за кордон
Відповідно до підпункту 1 пункту 7 Постанови № 98 та пункту 7 розділу ІІI Інструкції № 59 при відрядженні за кордон працівнику відшкодовуються витрати на:
- оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях в межах затверджених Постановою № 98 граничних сум витрат на найм житлового приміщення, встановлених з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном, холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги та витрат на оплату ПДВ);
- побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10% сум добових витрат для держави, до якої направляється працівник, визначених у додатку 1 до Постанови № 98, за всі дні проживання;
- бронювання місць у готелях (мотелях) у розмірах не більш як 50% вартості місця за добу.
У додатку 1 до Постанови № 98 наведені граничні суми витрат на найм житлового приміщення за добу залежно від країни відрядження. Зокрема встановлено, що гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу становить не більше:
69 дол. США — при відрядженні в Білорусь, Вірменію, Азербайджан, Таджикистан, Туркменістан, Узбекистан, Киргизстан;
74 дол. США — в Естонію, Тайвань;
79 дол. США — в Грузію, Монголію;
80 дол. США — в Болгарію, Ірак;
88 дол. США — в Угорщину;
90 дол. США — в Португалію, Хорватію, Боснію і Герцеговину, Ямайку;
95 дол. США — в Молдову, Словаччину, Македонію, Йорданов;
100 дол. США — в Литву, Казахстан, Чорногорію, Албанію, Чилі, Конго, Намібії;
101 дол. США — до Швеції;
105 дол. США — в Австрію;
110 дол. США — в Румунію, Словенію;
120 дол. США — в Латвію, Польщу, Туреччину, Єгипет, Монако;
121 дол. США — в Німеччину, Гонконг;
125 дол. США — в Сербію;
130 дол. США — в Канаду, Нідерланди, Перу;
133 дол. США — в Грецію;
135 дол. США — в Чехію, Іспанію;
140 дол. США — в Китай, Кіпр, ПАР;
150 дол. США — в Росію, Австралію, Сінгапур, Кубу, Кувейт;
160 дол. США — в Норвегію, Ірландію, Ісландію;
170 дол. США — до Франції, Данії, Фінляндії;
171 дол. США — в Ізраїль;
200 дол. США — в Італію, Бельгію, Лівію;
208 дол. США — до Швейцарії;
240 дол. США — в США, Великобританію;
250 дол. США — в Японію, Нігерію.
Вищенаведені граничні суми витрат на найм житлового приміщення за добу встановлені з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги, які відшкодовуються у розмірі , встановленому пунктом 7 Постанови № 98, та витрат на оплату ПДВ) (п. 1 примітки додатка 1 до Постанови № 98).
З дозволу керівника відрядженому працівникові можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні суми відшкодування витрат на найм житлового приміщення та на службові телефонні розмови. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами. Керівники бюджетних установ особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат на найм житлових приміщень, що перевищують граничні суми, затверджені Постановою № 98. Сума ПДВ, включена до рахунку на оплату вартості проживання у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, відшкодовується відрядженому працівнику за наявності оригіналів підтвердних документів щодо його оплати (п. 13 р. ІІI Інструкції № 59).
Звертаємо увагу, що витрати на відрядження на проживання відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання (п. 2 Постанови № 98, п. 7 р. ІІI Інструкції № 59).
Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до іноземної держави або повертаючись з відповідної держави, зупинився в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження (в т. ч. на проживання) за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України (пп. «б» п. 16.2 р. ІІI Інструкції № 59).
Витрати на харчування, вартість якого визначена і включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат (п. 2 Постанови № 98, пп. «д» п. 16.2 р. ІІI Інструкції № 59).
Відшкодування госпрозрахунковими підприємствами витрат
працівників на проживання у відрядженні
Вищевикладені норми Постанови № 98 та Інструкції № 59 про відшкодування витрат на проживання працівників у відрядженні можуть застосовувати і госпрозрахункові підприємства, відобразивши деякі або більшість з них в Положенні про відрядження. Крім того, такі підприємства можуть обмежити або розширити в порівнянні з вищевикладеними нормами перелік витрат на проживання, що підлягають відшкодуванню, або збільшити граничний розмір витрат, що підлягають відшкодуванню.
Наприклад, госпрозрахункові підприємства можуть встановити, що працівникам відшкодовуються витрати у відрядженні на:
- оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях в розмірі 120% (або більше відсотків) від затверджених Постановою № 98 граничних сум витрат на найм житлового приміщення або в розмірі фактично здійснених витрат на проживання;
- побутові послуги, які включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання, в фактично понесеному розмірі, але не більш як 20% (або більше відсотків) сум добових витрат для держави, до якої відряджається працівник, визначених у додатку 1 до Постанови № 98, за всі дні проживання;
- бронювання місць у готелях (мотелях) у розмірі не більш як 70% вартості місця за добу або взагалі без обмеження суми (у розмірі фактичних витрат на вказане бронювання).
Бажано, щоб Положення про відрядження містило норму про те, що відшкодування працівникам витрат на проживання у відрядженні здійснюється лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість таких витрат. Це необхідно не тільки для того, щоб знати фактично понесені працівником витрати, але і для того, щоб включити їх до витрат в обліку і уникнути оподаткування суми відшкодування таких витрат.
Розрахунок з працівником за витратами на проживання
після повернення з відрядження
Після повернення з відрядження працівник до закінчення п’ятого (при знятті готівки із застосуванням платіжних карток — до закінчення третього) банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, зобов’язаний подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт). Сума надміру витрачених коштів (сума невитрачених коштів, отриманих як аванс на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства (пп. 170.9.2 ПКУ, п. 5 Постанови № 98, п. 11 р. ІI Інструкції № 59). Разом з авансовим звітом подаються оригінали документів, що підтверджують суму витрат на відрядження (в т. ч. на найм житла).
Якщо підтверджена документально сума таких витрат перевищує суму, видану в складі авансу, то бюджетна установа виплачує працівникові додаткові кошти до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником авансового звіту (п. 11 р. ІІ Інструкції № 59).
Якщо для остаточного розрахунку за відрядження, яке здійснювалося за кордон, працівнику бюджетної установи необхідно виплатити додаткові кошти, їх виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день затвердження керівником авансового звіту. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником авансового звіту (п. 19 р. ІІІ Інструкції № 59).
Що стосується госпрозрахункових підприємств, то вони самостійно вирішують питання про строк виплати коштів у вигляді компенсації працівникам витрачених ними власних коштів у відрядженні, в тому числі на проживання.
Облік та оподаткування
На підставі підпункту 134.1.1 ПКУ усі витрати на відрядження, що включаються до витрат у бухгалтерському обліку, автоматично включаються і до «податкових» витрат. При цьому ПКУ не містить податкових різниць для витрат на відрядження.
Згідно з пунктами 15.1, 18, 19, 26 П(С)БО 16 «Витрати», затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.99 р. № 318, витрати на оплату службових відряджень, в тому числі на проживання у відрядженні, включаються до витрат за категоріями працівників, якщо такі витрати підтверджені документально і пов’язані з господарською діяльністю підприємства.
Віднесення до витрат в бухгалтерському (податковому) обліку витрат, понесених відрядженим працівником за час затримки у відрядженні, зокрема на проживання, можливе лише за наявності підтверджуючих документів, що засвідчують вартість цих витрат, та у разі наявності наказу керівника підприємства про продовження терміну відрядження у зв’язку із виробничою необхідністю (лист ДПАУ від 08.12.2005 р. № 9146/н/15-0314).
Якщо до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях) включена вартість харчування або побутових послуг (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), то госпрозрахункові підприємства мають право включити до складу витрат вартість послуг з проживання з урахуванням вартості послуг на харчування чи побутові послуги за умови документального підтвердження зазначених витрат. При цьому для працівників госпрозрахункових підприємств зменшення добових витрат, що враховуються в обліку в складі витрат, на вартість харчування або побутових послуг, включену до рахунку на проживання, не передбачено (лист Мінфіну від 19.12.2013 р. № 31-07230-16-10/36949, лист ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415).
Дохід у вигляді відшкодування підтверджених документально витрат на найм житлового приміщення (в тому числі яке надавалося фізичною особою – підприємцем), не обкладається податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) і військовим збором (далі — ВЗ) на підставі норм підпункту 165.1.11 і пункту 170.9 ПКУ.5 Виняток — відшкодування працівникові бюджетної установи вартості більше одного місця в готельному номері. В цьому випадку вартість другого місця як додаткове благо обкладається ПДФО і ВЗ.6
5 Див. лист Міндоходів від 14.05.2013 р. № 2502/6/99-99-17-03-03-15 в журналі «Все про працю і зарплату» № 11/2013, стор. 106, та лист ДФСУ від 24.03. 2017 р. № 5972/6/99-99-13-02-03-15, лист ДПАУ від 07.09.2011 р. № 10077/5/15-1216.
6 Див. лист ДФСУ від 28.11.2016 р. № 25705/6/99-99-13-02-03-15 та консультацію «Оподаткування ПДФО та військовим збором суми відшкодування працівнику витрат на проживання у двомісному номері готелю» Н. В. Філіповських, посадової особи ДФСУ, в журналі «Все про працю і зарплату» № 7/2017, стор. 88.
Якщо оплата вартості проживання під час відрядження здійснюється одним працівником за кількох працівників від імені та за рахунок роботодавця з використанням корпоративної платіжної картки, то сума понесених витрат не вважається додатковим благом працівників, оскільки під час відрядження ними виконуються обов’язки трудового найму.7
7 Див. ІПК ДФСУ від 30.11.2018 р. № 5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК в журналі «Все про працю і зарплату» № 2/2019, стор. 114.
Крім того, не обкладається ПДФО і ВЗ дохід працівника у вигляді компенсації витрат на найм житлового приміщення у відрядженні, які згідно з пунктом 5 розділу II Інструкції № 59 перевищують граничні суми витрат на найм житлового та відшкодовуються з дозволу керівника і не є надміру витраченими коштами (лист ДПАУ від 13.01.2009 р. № 165/6/17-0716).
Не оподатковувана ПДФО і ВЗ сума відшкодування працівнику витрат на проживання у відрядженні в Податковому розрахунку ф. № 1ДФ не відображається.
Якщо працівник після повернення з відрядження не надасть документи, що підтверджують витрати на найм житлового приміщення у відрядженні, і не поверне суми, виплачені йому в складі авансу для компенсації витрат на найм житлового приміщення, то такий дохід підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ), при цьому база нарахування ПДФО збільшується на «натуральний» коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ). На такий оподатковуваний дохід необхідно нарахувати ПДФО та ВЗ в день затвердження авансового звіту і перерахувати їх до бюджету не пізніше 3 банківських днів з дня, що настає за днем нарахування доходу (пп. 168.1.4 ПКУ).
У розділі І Податкового розрахунку ф. № 1ДФ вказаний оподатковуваний дохід працівника відображається за ознакою доходу «118».
Витрати на найм житла у відрядженні не включаються до фонду оплати праці (п. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5) та вказані в пункті 6 розділу І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 р. № 1170. Отже, сума компенсації «житлових» витрат не є базою нарахування єдиного соціального внеску.
Отже, сума компенсації «житлових» витрат у відрядженні не є базою нарахування єдиного соціального внеску.