Виправлення помилок у Податковому розрахунку

Наказом Міністерства фінансів України (далі — Мінфін) від 13.01.2015 № 4 (далі — Наказ № 4), до якого з 6 лютого 2025 року внесено зміни наказом Мінфіну від 24.01.2025 № 39 (далі — Наказ № 39)¹, затверджено:

– форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок);

– Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Порядок № 4).

З 1 січня 2025 року відповідно до пункту 51.1 статті 51 та підпункту «б» пункту 176.2 статті 176 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) податкові агенти та платники єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ) зобов’язані подавати у строки, встановлені ПКУ для податкового місяця (раніше було — кварталу), Податковий розрахунок до контролюючого органу за основним місцем обліку.

Згідно з пунктом 1 розділу II Порядку № 4 (у редакції Наказу № 39) Податковий розрахунок подається протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) місяця (пп. 49.18.1 ПКУ). Звітним періодом є календарний місяць.

Отже, з 1 січня 2025 року звітним (податковим) періодом для подання Податкового розрахунку є місяць, а не квартал.¹

¹ Див. новину «Оновлено форму Податкового розрахунку і Порядок заповнення та подання Податкового розрахунку» в журналі «Все про працю і зарплату» № 2/2025, стор. 4.

Податковий розрахунок за новою формою (у редакції Наказу № 39) перший раз потрібно було подати за січень 2025 року не пізніше 20 лютого, а Податковий розрахунок за старою формою (у редакції наказу Мінфіну від 02.03.2023 № 113) останній раз потрібно було подати за звітний (податковий) період — IV квартал 2024 року не пізніше 10 лютого 2025 року (п. 3 Наказу № 39).

Податковий розрахунок за лютий 2025 року потрібно подати не пізніше 20 березня, за березень 2025 року — не пізніше 21 квітня 2023 року і так далі.

В Податковому розрахунку податковий агент (страхувальник) відображає нарахований у звітному місяці фізичним (застрахованим) особам дохід, а також нарахований на нього податок на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), військовий збір (далі — ВЗ) і ЄСВ.

Податковий розрахунок подається лише у разі нарахування сум доходів платнику податку – фізичній особі податковим агентом, платником ЄСВ протягом звітного періоду (пп. «б» пп. 176.2 ПКУ, п. 1 р. II Порядку № 4).

Податковий розрахунок (далі — Розрахунок) включає основну частину та 6 додатків. Основна частина Розрахунку включає заголовну частину, яка має реквізити від 01 до 108 (в них відображаються, зокрема, тип Розрахунку, інформація про податкового агента та платника ЄСВ, про види та кількість додатків, про середньооблікову та облікову кількість штатних працівників, кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату), і таблицю, що має 3 розділи, де відображаються загальні суми нарахованих доходу та ЄСВ. Роботодавці заповнюють в таблиці Розрахунку розділ І «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників».

Додатками до Розрахунку, які заповнюються роботодавцями, є:

– додаток 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (далі — Д1) — відображається страхувальником інформація про нараховані доходи та ЄСВ, а також інша інформація по кожній застрахованій особі за звітний місяць;

– додаток 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далі — 4ДФ) — відображається податковим агентом інформація про нараховані (виплачені) доходи, нараховані (перераховані) ПДФО та ВЗ по кожній фізичній особі за звітний місяць;

– додаток 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далі — Д5) — подається страхувальником за звітний місяць, якщо протягом такого місяця у застрахованої особи сталася одна з подій, зазначених в абзацах другому – дев’ятому пункту 5 розділу IV Порядку № 4 (зокрема, укладення або розірвання трудового договору, укладення або закінчення цивільно-правового договору на виконання робіт (надання послуг), переміщення або переведення на іншу посаду (роботу) у того самого роботодавця, призначення на нову посаду, початок або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, відпустки по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку);

– додаток 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до закону» (далі — Д6) — подається у випадку, якщо страхувальник нараховував дохід застрахованим особам, у яких згідно із спеціальним законодавством обчислюється спеціальний стаж для призначення пенсії, за звітний місяць.

Розрахунок, в тому числі додатки до нього, мають такі типи:

– «Звітний» — подається за звітний період перший раз (для цього типу проставляється відмітка в реквізиті 011). Цей тип, який прийняв контролюючий орган та який пройшов всі контролі, у тому числі під час завантаження до Реєстру страхувальників та до Реєстру застрахованих осіб, залишається чинним до прийняття контролюючим органом наступного Розрахунку за такий звітний (податковий) період (далі — звітний період);

– «Звітний новий» — подається наступним за звітний період до закінчення граничного строку подання з даними про уточнення в сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄСВ та/або реквізитах (для цього типу проставляється відмітка в реквізиті 012). Цей тип подається у разі виявлення помилок у сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄСВ у Розрахунку або реквізитах у рядках додатків до Розрахунку та містить виключно коригування даних (тобто лише відомості, які коригуються: виключаються, вводяться, замінюються) на підставі інформації з попередньо поданих за такий звітний період Розрахунків з типом «Звітний» або «Звітний новий». Розрахунок з типом «Звітний новий» за один і той самий звітний період може подаватися декілька разів, в тому числі для коригування даних по одній і тій самій застрахованій (фізичній) особі;

– «Уточнюючий» — подається після закінчення граничного строку подання для відповідного звітного періоду з даними про уточнення в сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄСВ та/або реквізитах (для цього типу проставляється відмітка в реквізиті 013). Цей тип подається у разі виявлення помилок у сумах нарахованого ПДФО, ВЗ, ЄСВ у Розрахунку або реквізитах у рядках додатків до Розрахунку та містить виключно коригування даних (тобто лише відомості, які коригуються: виключаються, вводяться, замінюються) на підставі інформації з попередньо поданих за минулий звітний період Розрахунків. Розрахунок з типом «Уточнюючий» за один і той самий звітний період може подаватися декілька разів, у тому числі для коригування даних по одній і тій самій застрахованій (фізичній) особі (обмежень у кількості таких Розрахунків немає).

В рядку 02 основної частини Розрахунку та додатків до Розрахунку зазначається звітний період — календарний рік та місяць (цифрове значення від 1 до 12), за який подається Розрахунок. Також в рядку 02 основної частини Розрахунку та додатка 4ДФ зазначається номер Розрахунку (у хронологічному порядку незалежно від типу Розрахунку). Нумерація Розрахунків здійснюється в межах одного звітного періоду (місяця) та не продовжується в наступних звітних періодах.² Розрахунок з типом «Звітний» завжди має номер 1. Якщо після подання Розрахунку з типом «Звітний» за цей же звітний період подається Розрахунок з типом «Звітний новий», то він має номер 2. Якщо після подання Розрахунку з типом «Звітний новий» за цей же звітний період подається Розрахунок з типом «Уточнюючий», то він має номер 3. Якщо згодом за цей же звітний період подається ще один Розрахунок з типом «Уточнюючий», то він має номер 4.

Подання Податкового розрахунку за минулі періоди, за які звітність не подавалася

Відповідно до підпункту 9 пункту 10 розділу V Порядку № 4 якщо платником ЄСВ не подавався Розрахунок за попередній звітний період, такий платник податків зобов’язаний подати Розрахунок у поточному звітному періоді за формою, що діє на день подання такого Розрахунку.

Отже, якщо страхувальник або податковий агент (далі — роботодавець) з будь-яких причин не подав Податковий розрахунок за попередній звітний період 2021 – 2024 років, то він зобов’язаний подати Розрахунок з типом «Звітний» за вказаний попередній звітний період.

Якщо роботодавець з будь-яких причин не подав Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, надбавки, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — Звіт з ЄСВ) або Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (далі — Податковий розрахунок ф. № 1ДФ) за попередній звітний період — за місяць або квартал до 2021 року, то він зобов’язаний подати Розрахунок з типом «Звітний» за вказаний попередній звітний період.

Згідно з пунктом 2 розділу V Порядку № 4 для цілей коригування платником самостійно виявлених помилок за 2021 – 2024 роки слід вважати відповідними такі періоди:

I квартал:

1 місяць — січень (1); 2 місяць — лютий (2); 3 місяць — березень (3);

II квартал:

1 місяць — квітень (4); 2 місяць — травень (5); 3 місяць — червень (6);

III квартал:

1 місяць — липень (7); 2 місяць — серпень (8); 3 місяць — вересень (9);

IV квартал:

1 місяць — жовтень (10); 2 місяць — листопад (11); 3 місяць — грудень (12).

Для цілей коригування платником самостійно виявлених помилок за періоди до 2021 року слід вважати відповідними такі періоди:

– для податкових агентів:

I квартал: березень (3);

II квартал: червень (6);

III квартал: вересень (9);

IV квартал: грудень (12).

При цьому коригування здійснюється в порядку, визначеному пунктом 10 розділу V Порядку № 4 з типом «Уточнюючий» (про норми цього пункту докладно йдеться нижче);

– для платників єдиного внеску — відповідний місяць, за який здійснюється коригування.

Наприклад, якщо роботодавець не подав Податковий розрахунок за ІІ квартал 2024 року і виявив це в березні 2025 року, то він має подати три Розрахунки з типом «Звітний» з додатками Д1 і 4ДФ окремо за кожний місяць ІІ кварталу 2024 року, якщо в кожному місяці такого кварталу працівнику нараховувався (виплачувався) дохід та нараховувалися (перераховувалися) ЄСВ, ПДФО і ВЗ:

– в першому Розрахунку з типом «Звітний» в рядку 02 заголовної частини Розрахунку зазначаються: рік — 2024, місяць — 4 (квітень), номер Розрахунку — 1. В рядку 02 додатка Д1 з типом «Звітний» зазначаються: рік — 2024, місяць — 4 (квітень). В рядку 02 додатка 4ДФ з типом «Звітний» зазначаються: рік — 2024, місяць — 4 (квітень), номер Розрахунку — 1. Якщо є потреба у відображенні інформації за квітень 2024 року по застрахованих особах в додатку Д5, то подається цей додаток з типом «Звітний», де в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 4 (квітень). Всі інші реквізити (рядки, графи) Розрахунку і додатків до нього заповнюються в загальному порядку;

– в другому Розрахунку з типом «Звітний» в рядку 02 заголовної частини Розрахунку зазначаються: рік — 2024, місяць — 5 (травень), номер Розрахунку — 1. В рядку 02 додатка Д1 з типом «Звітний» зазначаються: рік — 2024, місяць — 5 (травень). В рядку 02 додатка 4ДФ з типом «Звітний» зазначаються: рік — 2024, місяць — 5 (травень), номер Розрахунку — 1. Якщо є потреба у відображенні інформації за травень 2024 року по застрахованих особах в додатку Д5, то подається цей додаток з типом «Звітний», де в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 5 (травень);

– в третьому Розрахунку з типом «Звітний» в рядку 02 заголовної частини Розрахунку зазначаються: рік — 2024, місяць — 6 (червень), номер Розрахунку — 1. В рядку 02 додатка Д1 з типом «Звітний» зазначаються: рік — 2024, місяць — 6 (червень). В рядку 02 додатка 4ДФ з типом «Звітний» зазначаються: рік — 2024, місяць — 6 (червень), номер Розрахунку — 1. Якщо є потреба у відображенні інформації за червень 2024 року по застрахованих особах в додатку Д5, то подається цей додаток з типом «Звітний», де в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 6 (червень).

Якщо роботодавець не подав Звіт з ЄСВ за серпень 2020 року і виявив це в березні 2025 року, то він має подати Розрахунок з типом «Звітний», в якому в рядку 02 заголовної частини Розрахунку зазначаються: рік — 2020, місяць — 8 (серпень), номер Розрахунку — 1. В додатку Д1 з типом «Звітний» в рядку 02 зазначаються: рік — 2020, місяць — 8 (серпень). В цьому випадку додаток 4ДФ за серпень 2020 року не подається (додаток 4ДФ може подаватися тільки за останній місяць кварталу за звітні періоди до 2021 року). Якщо є потреба у відображенні інформації за серпень 2020 року по застрахованих особах в додатку Д5, то подається цей додаток з типом «Звітний», де в рядку 02 зазначаються: рік — 2020, місяць — 8 (серпень). Всі інші реквізити (рядки, графи) Розрахунку і додатків до нього заповнюються в загальному порядку.

Якщо роботодавець не подав Податковий розрахунок ф. № 1ДФ за ІІ квартал 2020 року і виявив це в березні 2025 року, то він має подати один Розрахунок з типом «Звітний» з одним додатком 4ДФ з типом «Звітний» за ІІ квартал 2020 року, якщо у цьому кварталі працівнику (фізичній особі) нараховувався (виплачувався) дохід та/або нараховувалися (перераховувалися) ПДФО і ВЗ. У цьому випадку в рядку 02 заголовної частини Розрахунку та в рядку 02 додатка 4ДФ зазначаються: рік — 2020, місяць — 6 (червень — останній місяць ІІ кварталу), номер Розрахунку — 1. Суми ВЗ не відображаються в графах 5а і 5 розділу І, а відображаються в рядку «Військовий збір» розділу ІІ загальною сумою. Всі інші реквізити (рядки, графи) Розрахунку і додатка 4ДФ заповнюються в загальному порядку. В цьому випадку додатки Д1 і Д5 не подаються, якщо подавався Звіт з ЄСВ за червень 2020 року. Якщо у вищезазначеній ситуації не подавався Звіт з ЄСВ за червень 2020 року, то разом з Розрахунком та додатком 4ДФ подаються додаток Д1 та додаток Д5 (за потреби), в яких в рядку 02 зазначаються: рік — 2020, місяць — 6 (червень). Всі інші реквізити цих додатків заповнюються в загальному порядку.

Оскільки Розрахунок є видом податкової декларації (п. 46.1 ПКУ), то при виправленні помилок у Податковому розрахунку, поданому за звітні періоди 2021 – 2024 років, у Звіті з ЄСВ та Податковому розрахунку ф. № 1ДФ, поданих за звітні періоди до 2021 року, необхідно керуватися пунктом 50.1 статті 50 ПКУ, згідно з яким у разі якщо у майбутніх податкових періодах (з урахуванням строків давності, визначених статтею 102 ПКУ) платник податків самостійно (у тому числі за результатами електронної перевірки) виявляє помилки, що містяться у раніше поданій ним податковій декларації (крім обмежень, визначених цією статтею), він зобов’язаний надіслати уточнюючий розрахунок до такої податкової декларації за формою чинного на час подання уточнюючого розрахунку.

Отже, наразі у випадку виявлення помилок, допущених у Податковому розрахунку, поданому за звітні періоди 2021 – 2024 років, а також у Звіті з ЄСВ та Податковому розрахунку ф. № 1ДФ, поданих за звітні періоди до 2021 року, роботодавці відображають виправлення таких помилок у Розрахунку, форму якого затверджено Наказом № 4 у редакції Наказу № 39.

Види помилок при заповненні Податкового розрахунку

Помилки, які допускаються роботодавцями при заповненні Розрахунку, умовно можна розділити на шість видів:

• незаповнення або неправильне заповнення реквізитів заголовної частини Розрахунку або заголовної частини додатків до Розрахунку;
• невідображення або неправильне відображення в таблиці Розрахунку і Д1 сум нарахованої заробітної плати (доходу), сум нарахованого ЄСВ;
• невідображення або неправильне відображення в Д1 інформації (показників), не пов’язаної з сумами заробітної плати (доходу) та ЄСВ;
• невідображення або неправильне відображення в 4ДФ сум нарахованих (виплачених) доходів, сум нарахованих (перерахованих) ПДФО та ВЗ;
• неправильне відображення в 4ДФ інформації, не пов’язаної з сумами доходів, ПДФО та ВЗ;
• невідображення або неправильне відображення в Д5 і Д6 інформації про застрахованих осіб.

Крім виявлення помилок, допущених при заповненні Розрахунку, поданого за звітні періоди 2025 року, можливе виявлення роботодавцем помилок, допущених при заповненні Податкового розрахунку, поданого за попередні звітні періоди (квартали) 2021 – 2024 років, Звіту з ЄСВ, поданого за попередні звітні періоди (місяці) до 2021 року, та при заповненні Податкового розрахунку ф. № 1ДФ, поданого за попередні звітні періоди (квартали) до 2021 року.

Порядок виправлення всіх вищезазначених помилок, допущених в Розрахунку, Податковому розрахунку, Звіті з ЄСВ, Податковому розрахунку ф. № 1ДФ, викладено в розділі V Порядку № 4.

Загальний порядок виправлення помилок у Податковому розрахунку

Відповідно до пункту 1 розділу V «Порядок проведення коригувань» Порядку № 4 коригування поданого і прийнятого Розрахунку проводяться на підставі самостійно виявлених платником помилок, а також на підставі повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом.

Згідно з пунктом 3 розділу V Порядку № 4 поданим і прийнятим до граничного строку подання вважається Розрахунок, який прийнятий контролюючим органом та пройшов всі контролі, у тому числі під час завантаження до Реєстру страхувальників та до Реєстру застрахованих осіб. Він залишається чинним під час прийняття контролюючим органом наступного Розрахунку за такий звітний період. На підставі такого Розрахунку здійснюється коригування необхідних реквізитів та показників як у межах звітного періоду, так і поза його межами.

Розрахунок, сформований для виправлення помилок за звітний та за попередній періоди, не має містити інших додатків крім тих, у яких проводиться коригування.

У разі необхідності проведення коригувань Розрахунку з типом «Звітний» до закінчення строку його подання подається Розрахунок з типом «Звітний новий» (п. 4 р. V Порядку № 4).

У разі необхідності проведення коригувань Розрахунку з типом «Звітний новий» до закінчення строку його подання подається Розрахунок з типом «Звітний новий» (п. 5 р. V Порядку № 4).

Розрахунок з типом «Уточнюючий» подається після закінчення строку подання Розрахунку з типом «Звітний» та/або «Звітний новий». «Уточнюючий» Розрахунок може подаватися як за звітний період, так і за попередні періоди (п. 6 р. V Порядку № 4).

Таким чином, якщо за звітний період — січень 2025 року роботодавець подав Розрахунок з типом «Звітний», який був прийнятий контролюючим органом та пройшов всі контролі, а потім виявив помилки в поданому Розрахунку, то до закінчення строку його подання — не пізніше 20 лютого 2025 року роботодавець для коригування показників поданого Розрахунку мав право подати Розрахунок з типом «Звітний новий» за січень 2025 року (кількість таких Розрахунків не обмежена). Якщо роботодавець виявив помилки в поданому Розрахунку з типом «Звітний» та/або «Звітний новий» за січень 2025 року після закінчення строку його подання — після 20 лютого 2025 року, то роботодавець для коригування показників поданого Розрахунку з типом «Звітний» та/або «Звітний новий» має право подати Розрахунок з типом «Уточнюючий» за січень 2025 року.

Якщо за звітний період — ІV квартал 2024 року роботодавець подав Податковий розрахунок з типом «Звітний», який був прийнятий контролюючим органом та пройшов всі контролі, а потім виявив помилки в поданому Податковому розрахунку, то до закінчення строку його подання — не пізніше 10 лютого 2025 року роботодавець для коригування показників поданого Податкового розрахунку мав право подати Податковий розрахунок з типом «Звітний новий» за ІV квартал 2024 року. Якщо роботодавець виявив помилки в поданому Податковому розрахунку з типом «Звітний» та/або «Звітний новий» за ІV квартал 2024 року після закінчення строку його подання — після 10 лютого 2025 року, то для коригування показників поданого Податкового розрахунку з типом «Звітний» та/або «Звітний новий» роботодавець має право подати Розрахунок з типом «Уточнюючий» за формою, затвердженою Наказом № 4 в редакції Наказу № 39, за відповідний місяць (місяці) ІV кварталу 2024 року.

Відповідно до пункту 7 розділу V Порядку № 4 порядок заповнення «Звітного нового» та «Уточнюючого» Розрахунків при коригуванні сум ПДФО та ВЗ (в додатку 4ДФ) є однаковим. Розрахунки «Звітний новий» та «Уточнюючий» (з додатком 4ДФ) подаються на підставі інформації з раніше поданих Розрахунків і містять інформацію лише за рядками з реквізитами або сумами нарахованого ПДФО та ВЗ, які уточнюються.

Порядок заповнення Розрахунків «Звітного нового» та «Уточнюючого» у разі коригування виключно реквізитів для платників ЄСВ (тобто коригування виключно реквізитів в додатках Д1, Д5, Д6, а не сумових показників) є однаковим. Розрахунки «Звітний новий» та «Уточнюючий» (з додатками Д1, Д5, Д6) у разі коригування виключно реквізитів для платників ЄСВ подаються на підставі інформації з раніше поданих Розрахунків і містять інформацію лише за рядками з реквізитами та сумами нарахованого ЄСВ, які уточнюються.

Для заповнення Розрахунків з типами «Звітний новий» та «Уточнюючий» також використовується інформація з повідомлень про виявлені помилки, які відправляються контролюючими органами до платника податків (платника ЄСВ).

У Розрахунку (додатках Д1, 4ДФ, Д5, Д6) з типом «Звітний новий» виправлення помилок, що стосуються реквізитів, сум ЄСВ, ПДФО, ВЗ, та у Розрахунку (додатках Д1, 4ДФ, Д5, Д6) з типом «Уточнюючий» виправлення помилок, що стосуються реквізитів (без сум ЄСВ), сум ПДФО і ВЗ, здійснюється наступним чином:

– для виключення одного помилкового рядка з попередньо поданої (прийнятої) інформації потрібно повторити всі графи такого рядка і у відповідній графі додатків (графі 25 Д1, графі 10 4ДФ, графі 20 Д5, графі 17 Д6) указати «1» — на виключення рядка;

– для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі його графи і у відповідній графі додатків (графі 25 Д1, графі 10 4ДФ, графі 20 Д5, графі 17 Д6) указати «0» — на введення рядка;

– для заміни одного помилкового рядка іншим потрібно виключити помилкову інформацію та ввести правильну інформацію у вищевказаному порядку, тобто повністю заповнити два рядки, один з яких виключає попередньо внесену помилкову інформацію, а другий вносить правильну інформацію. У такому разі в першому рядку відповідної графи указується «1» — рядок на виключення, а в другому — «0» — рядок на введення (абз. п’ятий п. 7 р. V Порядку № 4).

Заповнення «Уточнюючого» Розрахунку при коригуванні сум ЄСВ проводиться з використанням в додатку Д1 типів нарахувань 2 та 3, передбачених пунктом 1 розділу IV Порядку № 4, при цьому вищевикладені норми (щодо порядку виключення помилкового рядка, введення нового або пропущеного рядка, заміни одного помилкового рядка іншим із застосуванням ознак «0» або «1» в графі 25 Д1) для коригування сум ЄСВ не застосовуються (абз. шостий п. 7 р. V Порядку № 4).

Таким чином, порядок виправлення помилок, що стосуються сум ЄСВ, у Розрахунку з типами «Звітний новий» та «Уточнюючий» відрізняється. При поданні Розрахунку з типом «Уточнюючий» код типу нарахувань 2 застосовується при відображенні в додатку Д1 суми заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах, на яку платником ЄСВ самостійно донараховано суму ЄСВ. Код типу нарахувань 3 застосовується при відображенні в додатку Д1 суми заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах, на яку платником ЄСВ самостійно зменшено зайво нараховану суму ЄСВ (п. 1 р. IV Порядку № 4).

Звертаємо увагу, що в одному Розрахунку з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий» можуть виправлятися помилки лише за один звітний період, але кількість Розрахунків з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий», що подаються за один звітний період, не обмежена. Також не обмежена кількість фізичних (застрахованих) осіб, по яких проводиться коригування в одному Розрахунку з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий», а також не обмежена кількість помилок, що виправляються по одній фізичній (застрахованій) особі.

Поданими до закінчення граничного строку подання вважаються всі прийняті контролюючим органом Розрахунки з типом «Звітний» та «Звітний новий», тобто первинні дані та всі проведені коригування даних за такий звітний період (п. 8 р. V Порядку № 4).

Для проведення коригувань платнику податків необхідно сформувати та подати Розрахунок з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий», який має містити обов’язкові реквізити, визначені в рядках 01–05 та у рядку 031 для платників ЄСВ, а також інформацію про додатки, в яких буде проводитися коригування, в рядку 06 (рядках 061–066) Розрахунку. При цьому додатки, інформація щодо яких не коригується, у рядку 06 (рядках 061–066) не вказуються та відповідно не подаються (п. 9 р. V Порядку № 4). Не заповнюються рядки 07–108 заголовної частини Розрахунку з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий».

Щодо виправлення помилок у заголовних частинах
Розрахунку та додатків до Розрахунку

Порядком № 4, зокрема розділом V цього Порядку, не передбачено виправлення помилок, допущених при заповненні реквізитів 01–108 заголовної частини Розрахунку³ або при заповненні реквізитів заголовної частини додатків до Розрахунку, якщо Розрахунок (пакет) прийнято (дані завантажено до Реєстру застрахованих осіб).

Водночас у разі неправильного заповнення або незаповнення реквізитів заголовної частини Розрахунку, які є обов’язковими для заповнення, Розрахунок взагалі не може бути прийнято.

Зокрема, у разі подання Розрахунку засобами електронного зв’язку в електронній формі (через електронний особистий кабінет платника податку на сайті ДПСУ) у квитанції 2 зазначається, що Розрахунок не прийнято і наводиться перелік помилок, які потрібно усунути.⁴ У цьому випадку потрібно правильно заповнити реквізити заголовної частини Розрахунку (додатків до Розрахунку), виправити помилки та повторно подати Розрахунок з типом «Звітний». Це потрібно робити (виправляти помилки), аж поки не буде прийнято Розрахунок з типом «Звітний». Подавати за звітний період Розрахунок з типом «Звітний новий» можна лише у разі, якщо за цей звітний період подано і прийнято Розрахунок з типом «Звітний».

Виправлення помилок в додатку Д1 до Розрахунку

Крім вищерозглянутих загальних норм щодо виправлення помилок в Розрахунку, особливості коригування показників в додатку Д1 визначено в пункті 10 розділу V Порядку № 4.

Відповідно до вказаного пункту якщо в Д1 в межах звітного періоду (тобто до закінчення строку подання Розрахунку за звітний період) платник ЄСВ під час подання Розрахунку з типом «Звітний новий» вилучив відомості, що стосуються однієї або декількох застрахованих осіб, які були помилковими, то така інформація буде вважатися вилученою із Д1 за цей звітний період та відповідні зміни знайдуть відображення у рядках 1, 2, 3, 7 розділу I таблиці Розрахунку. Аналогічний порядок застосовується, якщо в Д1 в межах звітного періоду платник ЄСВ під час подання Розрахунку з типом «Звітний новий» включив відомості, що стосуються однієї або декількох застрахованих осіб.

Якщо в Д1 після здійснених коригувань сума виключених показників перевищує суму включених показників (тобто сума виключеної (зменшеної) заробітної плати (доходу) та/або ЄСВ перевищує суму включеної (збільшеної) заробітної плати (доходу) та/або ЄСВ), то у рядках 1, 2, 3, 7 розділу I таблиці Розрахунку буде відображено різницю, на яку зменшились відповідні показники (суми заробітної плати (доходу) та/або ЄСВ). У такому разі допускається відображення зазначених показників у рядках 1, 2, 3, 7 розділу I таблиці Розрахунку з типом «Звітний новий» зі знаком «–» (далі — знак «мінус») (абз. третій пп. 1 п. 10 р. V Порядку № 4).

Якщо в Д1 після здійснених коригувань сума виключених показників менша за суму включених показників (тобто сума виключеної (зменшеної) заробітної плати (доходу) та/або ЄСВ менша за суму включеної (збільшеної) заробітної плати (доходу) та/або ЄСВ), то у рядках 1, 2, 3, 7 розділу I таблиці Розрахунку буде відображено різницю, на яку збільшились відповідні показники (абз. четвертий пп. 1 п. 10 р. V Порядку № 4).

Якщо в Д1 з типом «Уточнюючий» платник ЄСВ самостійно зменшив зайво нараховані суми ЄСВ, що стосуються однієї або декількох застрахованих осіб, які були помилковими, то таке зменшення проводиться у Д1 стосовно застрахованих осіб з типом нарахувань 3 (пп. 2 п. 10 р. V Порядку № 4).

Якщо в Д1 з типом «Звітний» платник ЄСВ не зазначив необхідну інформацію по одній або декількох застрахованих особах, то в Д1 з типом «Звітний новий» необхідно зазначити необхідні відомості по одній або декількох застрахованих особах. Така інформація буде вважатися доданою до Розрахунку з типом «Звітний» або «Звітний новий» за цей звітний період та відповідно на таку суму збільшиться сума ЄСВ, яка підлягала перерахуванню по Розрахунку з типом «Звітний» (пп. 3 п. 10 р. V Порядку № 4).

У разі виявлення в межах звітного періоду (тобто до закінчення строку подання Розрахунку за звітний період) помилки в сумах нарахованого ЄСВ або реквізитах, що стосується застрахованої особи і допущеної під час подання Розрахунку з типом «Звітний новий», платнику ЄСВ необхідно подати новий Розрахунок з типом «Звітний новий», в якому провести коригування лише за рядками, які уточняються, на підставі інформації з попередньо поданого Розрахунку з типом «Звітний новий» у порядку, визначеному абзацом п’ятим пункту 7 розділу V Порядку № 4 — див. вище (пп. 4 п. 10 р. V Порядку № 4). Тобто в цій ситуації в Д1 по застрахованій особі заповнюються два рядки: в першому рядку повністю повторюється помилкова інформація і в графі 25 вказується «1» — рядок на виключення; в другому рядку зазначається правильна інформація і в графі 25 вказується «0» —на введення рядка.

У разі виявлення платником ЄСВ або його правонаступником в Д1 помилки лише в реквізитах, що стосуються застрахованої особи та не стосуються сум нарахованого ЄСВ, у Д1 з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий» проводиться коригування лише за рядками, які уточняються, на підставі інформації з попередньо поданого Розрахунку з типом «Звітний» або «Звітний новий» у порядку, визначеному абзацом п’ятим пункту 7 розділу V Порядку № 4 — див. вище (пп. 5 п. 10 р. V Порядку № 4). Тобто в цьому випадку в Д1 по застрахованій особі заповнюються два рядки: в першому рядку повністю повторюється помилкова інформація і в графі 25 вказується «1» — рядок на виключення; в другому рядку зазначається правильна інформація, а в графі 25 вказується «0» — на введення рядка.

Якщо платнику ЄСВ поза межами звітного періоду (тобто після закінчення строку подання Розрахунку за звітний період) необхідно уточнити інформацію виключно щодо сум нарахованого ЄСВ стосовно застрахованих осіб у Д1 та Розрахунку, поданих з типом «Звітний» або «Звітний новий», формується та подається Розрахунок з типом «Уточнюючий». Такий Розрахунок уточнює (виправляє) показники Розрахунків, поданих за минулі звітні періоди, у порядку, визначеному абзацом шостим пункту 7 розділу V Порядку № 4 — див. вище (пп. 6 п. 10 р. V Порядку № 4). Тобто заповнення «Уточнюючого» Розрахунку при коригуванні сум ЄСВ проводиться в Д1 з використанням типів нарахувань 2 та 3.

Якщо в Д1 з типом «Уточнюючий» платник ЄСВ поза межами звітного періоду (тобто після закінчення строку подання Розрахунку за звітний період) включив відомості, що стосуються однієї або декількох застрахованих осіб, які не були вчасно внесені, або збільшив їх (тобто збільшив суми заробітної плати (доходу) і ЄСВ або збільшив тільки суми ЄСВ), то таке збільшення проводиться у Д1 стосовно застрахованих осіб з типом нарахувань 2.

Якщо в Д1 з типом «Уточнюючий» платник ЄСВ поза межами звітного періоду (тобто після закінчення строку подання Розрахунку за звітний період) виключив відомості, що стосуються однієї або декількох застрахованих осіб, або зменшив їх (тобто зменшив суми заробітної плати (доходу) і ЄСВ або зменшив тільки суми ЄСВ), то таке зменшення проводиться у Д1 стосовно застрахованих осіб з типом нарахувань 3 (пп. 6 п. 10 р. V Порядку № 4).

Якщо платнику ЄСВ поза межами звітного періоду (тобто після закінчення строку подання Розрахунку за звітний період) необхідно одночасно уточнити інформацію щодо реквізитів та сум нарахованого ЄСВ стосовно застрахованих осіб у Д1 та Розрахунку, поданих з типом «Звітний» або «Звітний новий», формується та подається Розрахунок з типом «Уточнюючий». Спочатку у Розрахунку з типом «Уточнюючий» платником ЄСВ проводиться коригування реквізитів, які уточняються, на підставі інформації з попередньо поданого Розрахунку з типом «Звітний» або «Звітний новий» у порядку, визначеному абзацом п’ятим пункту 7 розділу V Порядку № 4 (тобто в Д1 з типом «Уточнюючий» по застрахованій особі заповнюються два рядки: в першому рядку повністю повторюється помилкова інформація і в графі 25 вказується «1» — рядок на виключення; в другому рядку зазначається правильна інформація без коригування сум нарахованого ЄСВ, а в графі 25 вказується «0» — на введення рядка). Потім формується ще один Розрахунок з типом «Уточнюючий» для коригування показників з ЄСВ у порядку, визначеному абзацом шостим пункту 7 розділу V Порядку № 4, з використанням типів нарахувань 2 та 3 (пп. 7 п. 10 р. V Порядку № 4).

Таким чином, не можна в одному Розрахунку з типом «Уточнюючий» коригувати одночасно реквізити та суми нарахованого ЄСВ у Д1 та Розрахунку, поданих з типом «Звітний» або «Звітний новий». Спочатку подається один Розрахунок з типом «Уточнюючий», де в Д1 проводиться коригування реквізитів в рядку (рядках) по застрахованій особі із зазначенням у графі 25 відповідної ознаки («0» або «1»), а потім подається інший Розрахунок з типом «Уточнюючий», де проводиться коригування сум нарахованого ЄСВ по застрахованій особі з використанням типів нарахувань 2 та 3.⁵

Платник ЄСВ у звітному періоді може провести коригування та виправити помилку, допущену у попередніх звітних періодах, здійснити донарахування або зменшення ЄСВ, застосовуючи коди типу нарахувань 2 та 3, передбачені пунктом 1 розділу IV Порядку № 4 (пп. 8 п. 10 р. V Порядку № 4).

Отже, за допомогою кодів типу нарахувань 2 та 3 можна виправити будь-яку сумову помилку в Д1, а також додати/видалити рядки без сумових показників, які були пропущені/зайво зазначені в раніше поданому Д1, двома способами:

– І — за допомогою Розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за попередній звітний період, в якому допущено помилку. Він міститиме безпосередньо сам Розрахунок і додаток Д1 до нього з коригуючими рядками;

– ІІ — у Розрахунку за поточний місяць з типом «Звітний».

Незалежно від обраного способу порядок виправлення помилок буде однаковим — у Д1 формується рядок на застраховану особу, щодо якої допущено помилку, при цьому серед іншого зазначаються у графі 10 — місяць і рік, за який виправляється помилка, а в графі 09:

– код типу нарахувань 2, якщо донараховується сума доходу та/або ЄСВ чи додається рядок, який не було зазначено в поданому Д1;

– код типу нарахувань 3, якщо зменшується сума доходу та/або ЄСВ або потрібно видалити зайвий рядок з раніше поданого Д1.

Звертаємо увагу: при зменшенні суми доходу та/або ЄСВ, коли застосовується код типу нарахувань 3, показники в графах 16 – 20 зазначаються без знака «мінус». Сам код типу нарахувань 3 свідчить про те, що слід зменшити суми доходу та/або ЄСВ в раніше поданому Д1.⁶

Враховуючи вищевикладені норми пункту 10 розділу V Порядку № 4, можна зробити наступні висновки:

1. При заповненні Д1 у роботодавця можливі помилки двох видів:

– в реквізитах, тобто помилки, не пов’язані з сумами доходу та ЄСВ (далі — несумові помилки);

– в сумах доходу та ЄСВ (далі — сумові помилки).

Сумові помилки в Д1 автоматично призводять до помилок в таблиці Розрахунку, оскільки суми нарахованого доходу та ЄСВ, які відображаються по застрахованих особах в Д1 за звітний місяць, потрапляють до відповідних рядків таблиці Розрахунку.

2. Якщо роботодавцем виявлено помилки у поданих Д1 та Розрахунку з типом «Звітний» до закінчення строку подання Розрахунку, то вони виправляються шляхом подання Розрахунку та Д1 з типом «Звітний новий». При цьому сумові та несумові помилки в Д1 з типом «Звітний новий» виправляються однаково: помилковий рядок виключається, новий (пропущений) рядок вводиться, помилковий рядок замінюється іншим (правильним) рядком із зазначенням ознак «1» або «0» у графі 25.

В Д1 з типом «Звітний новий» загальний результат виправлення сумової помилки (помилок) може бути як позитивним (збільшується загальна сума доходу і ЄСВ), так і від’ємним (зменшується загальна сума доходу і ЄСВ). Цей загальний результат (різниця) зазначається в підсумковому рядку «Усього», після чого потрапляє до відповідних рядків таблиці Розрахунку. Якщо при виправленні сумової помилки (помилок) загальний результат в Д1 є від’ємним, то в підсумковому рядку «Усього» зазначається сума зі знаком «мінус». Також сума зі знаком «мінус» відображається у відповідних рядках розділу І таблиці Розрахунку (абз. третій пп. 1 п. 10 р. V Порядку № 4).

В розділі І таблиці Розрахунку сума, на яку збільшено нараховану заробітну плату (дохід), відображається в рядку 1.1 (1.2 – 1.6) з перенесенням до рядка 1, сума вказаної заробітної плати (доходу), на яку нараховано ЄСВ, — в рядку 2.1 (2.2 – 2.4, 2.6) з перенесенням до рядка 2, сума нарахованого ЄСВ на таку заробітну плату (дохід) — в рядку 3.1 (3.2 – 3.4.1, 3.6, 3.7) з перенесенням до рядків 3 і 7.

В розділі І таблиці Розрахунку сума, на яку зменшено нараховану заробітну плату (дохід), відображається зі знаком «мінус» в рядку 1.1 (1.2 – 1.6) з перенесенням до рядка 1, сума вказаної заробітної плати (доходу), на яку нараховано ЄСВ, зі знаком «мінус» — в рядку 2.1 (2.2 – 2.4, 2.6) з перенесенням до рядка 2, сума нарахованого ЄСВ на таку заробітну плату (дохід) зі знаком «мінус» — в рядку 3.1 (3.2 – 3.4.1, 3.6, 3.7) з перенесенням до рядків 3 і 7.

3. Якщо роботодавцем виявлено помилки у поданих Д1 та Розрахунку з типом «Звітний» або «Звітний новий» після закінчення строку подання Розрахунку, то вони виправляються шляхом подання Розрахунку та Д1 з типом «Уточнюючий».

В Д1 з типом «Уточнюючий» несумові помилки (в реквізитах) виправляються так само, як і в додатку Д1 з типом «Звітний новий», тобто рядок виключається, вводиться, замінюється із зазначенням ознак «1» або «0» у графі 25.

В Д1 з типом «Уточнюючий» виправлення сумових помилок здійснюється із зазначенням у графі 09 кодів типу нарахувань 2 (донарахування ЄСВ) або 3 (зменшення ЄСВ).

Якщо внаслідок виправлення сумової помилки збільшуються суми нарахованого доходу і ЄСВ, то в Д1 в рядку по працівнику з кодом типу нарахувань 2 сума, на яку збільшено нарахований дохід, відображається в реквізиті 16, сума вказаного доходу в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ — в реквізиті 17, сума нарахованого ЄСВ на такий дохід — в реквізиті 20, при цьому графа 25 не заповнюється.

В розділі І таблиці Розрахунку у відповідній графі сума, на яку збільшено нараховану заробітну плату (дохід), відображається в рядку 1.1 (1.2 – 1.5) з перенесенням до рядка 1, сума вказаної заробітної плати (доходу), на яку нараховано ЄСВ, — в рядку 2.1 (2.2 – 2.4, 2.6) з перенесенням до рядка 2, сума нарахованого ЄСВ на таку заробітну плату (дохід) — в рядку 4.1 (4.1.1 – 4.1.3) або 4.4 (4.4.1 – 4.4.3) з перенесенням до рядків 4 і 7.

Одночасно в рядку 5 розділу І таблиці Розрахунку відображається сума пені, що підлягає сплаті за звітний місяць, яка нарахована платником ЄСВ самостійно відповідно до частини 2 статті 25 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі — Закон № 2464). Пеня на суму недоїмки з ЄСВ нараховується з розрахунку 0,1% суми недоплати за кожний день прострочення платежу (ч. 10 ст. 25 Закону № 2464).

В період з початку дії воєнного стану і до 1 серпня 2023 року платникам ЄСВ пеня не нараховувалась, а нарахована пеня за ці періоди підлягала списанню (п. 9-22 р. VIII «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 2464).

Якщо внаслідок виправлення сумової помилки зменшуються суми нарахованого доходу і ЄСВ, то в Д1 з типом «Уточнюючий» в рядку по працівнику з кодом типу нарахувань 3 сума, на яку зменшено дохід, відображається в реквізиті 16 (без знака «мінус»), сума, на яку зменшено дохід, що була базою нарахування ЄСВ, — в реквізиті 17 (без знака «мінус»), сума, на яку зменшено ЄСВ, — в реквізиті 20 (без знака «мінус»), при цьому графа 25 не заповнюється. В підсумковому рядку «Усього» Д1 зазначаються суми доходу та ЄСВ (без знака «мінус»).

В розділі І таблиці Розрахунку у відповідній графі сума, на яку зменшено заробітну плату (дохід), відображається зі знаком «мінус» в рядку 1.1 (1.2 – 1.6) з перенесенням до рядка 1, сума, на яку зменшено заробітну плату (дохід), що була базою нарахування ЄСВ, зі знаком «мінус» — в рядку 2.1 (2.2 – 2.4, 2.6) з перенесенням до рядка 2, сума, на яку зменшено ЄСВ, без знака «мінус» — в рядку 6.1 (6.1.1 – 6.1.3) або 6.4 (6.4.1 – 6.4.3) з перенесенням до рядка 6 і зі знаком «мінус» — до рядка 7.⁷

Якщо в таблиці Д1 з типом «Уточнюючий» за один місяць відображено два працівники, при цьому в рядку по першому працівнику з кодом типу нарахувань 2 показано суми, на які збільшено заробітну плату — 500 грн. і ЄСВ — 110 грн., а в рядку по другому працівнику з кодом типу нарахувань 3 показано (без знака «мінус») суми, на які зменшено заробітну плату — 800 грн. і ЄСВ — 176 грн., то в підсумковому рядку «Усього» Д1 зазначається загальна сума показників рядків по двох працівниках, а саме загальна сума заробітної плати — 1300 грн (500 + 800) і загальна сума ЄСВ — 286 грн (110 + 176).

В підсумковому рядку «Усього» Д1 загальні суми заробітної плати (доходу) і ЄСВ зменшуються лише на суми, які в рядках по працівниках відображені зі знаком «мінус».

ПРИКЛАД 1

Виправлення помилок у додатку Д1 до закінчення строку подання Розрахунку

Підприємство «Форвард» 10 квітня 2025 року подало Розрахунок з типом «Звітний» за березень 2025 року, але 17 квітня 2025 року виявило в Д1 та Розрахунку помилки по чотирьох працівниках:

– по працівнику Абрамову А.А. в Д1 помилково не відображено в реквізиті 13 кількість календарних днів без збереження заробітної плати, хоча цей працівник 15 календарних днів з 17 по 31 березня перебував у відпустці без збереження заробітної плати;

– по працівнику Борисову Б. Б. в Д1 помилково не відображена виплачена йому в березні 2025 року доплата за суміщення посад в сумі 1500 грн, що є базою нарахування ЄСВ (в Д1 по працівнику була відображена заробітна плата за березень в сумі 9000 грн);

– по працівнику Вороніну В. В. в Д1 у складі нарахованої заробітної плати за березень (13 000 грн) помилково була відображена разова матеріальна допомога в сумі 3000 грн, що не є базою нарахування ЄСВ (п. 14 р. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 № 1170; далі — Перелік № 1170);

– по працівнику Галушку Г. Г. в Д1 помилково за березень відображена заробітна плата в розмірі окладу — 12 000 грн як за повністю відпрацьований місяць, але працівник в цьому місяці в період з 3 по 14 березня (12 к. д.) хворів, тому йому за ці дні хвороби в березні нараховано «лікарняні» в сумі 4740 грн, а заробітну плату нараховано за фактично відпрацьований час в сумі 6285,71 грн (12 000 грн : 21 р. д. х 11 відпрац. д.).

Підприємство 18 квітня 2025 року (до закінчення строку подання Розрахунку за березень 2025 року) подає Розрахунок з типом «Звітний новий», який містить Д1, де відображаються:

– кількість наданих працівнику Абрамову А.А. календарних днів відпустки без збереження заробітної плати у березні;

– збільшення працівнику Борисову Б. Б. заробітної плати за березень;

– зменшення працівнику Вороніну В. В. заробітної плати за березень;

– зменшення працівнику Галушку Г. Г. заробітної плати за березень і нарахування «лікарняних» за дні хвороби у березні.

В заголовній частині Розрахунку необхідно поставити відмітку в реквізиті 012 «Звітний новий», а в рядку 02 зазначити: рік — 2025, місяць — 3 (березень), номер Розрахунку — 2. Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 061 проставити відмітку про наявність додатка Д1 (за березень) та відповідну кількість аркушів цього додатка (умовно вважаємо, що в 4ДФ за березень помилок не було).

В Д1 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 012 «Звітний новий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2025, місяць — 3 (березень), а також заповнюються реквізити 03, 031.

В таблиці Д1 по працівнику Абрамову А.А. потрібно замінити один помилковий рядок іншим (правильним) рядком, тому працівник відображається в двох рядках:

– в першому (помилковому) рядку повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за березень, а в графі 25 «Ознака (0, 1)» вказується «1» — рядок на виключення;

– в другому (правильному) рядку в реквізитах 05–12, 14–24, 26 повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за березень, в реквізиті 13 зазначається 15 (кількість календарних днів без збереження заробітної плати), а в графі 25 вказується «0» — рядок на введення.

В таблиці Д1 по працівнику Борисову Б. Б. потрібно замінити один помилковий рядок іншим (правильним) рядком, тому працівник відображається в двох рядках:

– в першому (помилковому) рядку повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за березень, в тому числі зазначаються в реквізитах 16 і 17 помилкова сума заробітної плати — 9000,00 грн, в реквізиті 20 — сума ЄСВ в розмірі 1980,00 грн (9000 грн х 22%), а в графі 25 вказується «1» — рядок на виключення;

– в другому (правильному) рядку в реквізитах 05–15, 21–24, 26 повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за березень, в реквізитах 16 і 17 зазначається правильна сума заробітної плати — 10 500,00 грн (9000 + 1500), в реквізиті 20 — нова сума ЄСВ — 2310,00 грн (10 500 грн х 22%), а в графі 25 вказується «0» — рядок на введення.

В таблиці Д1 по працівнику Вороніну В. В. потрібно замінити один помилковий рядок іншим (правильним) рядком, тому працівник відображається в двох рядках:

– в першому (помилковому) рядку повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за березень, в тому числі зазначаються в реквізитах 16 і 17 помилкова сума заробітної плати — 13 000,00 грн, в реквізиті 20 — сума ЄСВ — 2860,00 грн (13 000 грн х 22%), а в графі 25 вказується «1» — рядок на виключення;

– в другому (правильному) рядку в реквізитах 05–15, 21–24, 26 повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за березень, в реквізитах 16 і 17 зазначається правильна сума заробітної плати — 10 000,00 грн (13 000 – 3000), в реквізиті 20 — нова сума ЄСВ — 2200,00 грн (10 000 грн х 22%), а в графі 25 вказується «0» — рядок на введення.

В таблиці Д1 по працівнику Галушку Г. Г. потрібно замінити один помилковий рядок двома іншими (правильними) рядками, тому працівник відображається в трьох рядках:

– в першому (помилковому) рядку повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за березень, в тому числі зазначаються в реквізитах 16 і 17 помилкова сума заробітної плати — 12 000,00 грн, в реквізиті 20 — сума ЄСВ — 2640,00 грн (12 000 грн х 22%), а в графі 25 вказується «1» — рядок на виключення;

– в другому (першому правильному) рядку в реквізитах 05–15, 21–24, 26 повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за березень, в реквізитах 16 і 17 зазначається правильна сума заробітної плати — 6285,71 грн, в реквізиті 20 — нова сума ЄСВ — 1382,86 грн (6285,71 грн х 22%), а в графі 25 вказується «0» — рядок на введення;

– в третьому (другому правильному) рядку зазначаються нараховані працівнику «лікарняні», зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії застрахованої особи» — 29, в реквізиті 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 12, в реквізитах 16 і 17 — сума «лікарняних» — 4740,00 грн, в реквізиті 20 — сума ЄСВ — 1042,80 грн (4740 грн х 22%), а в графі 25 вказується «0» — рядок на введення.

В підсумку в таблиці Д1 внаслідок коригувань по працівнику Борисову Б. Б. маємо збільшення заробітної плати на суму 1500 грн і збільшення суми ЄСВ на 330 грн (1500 грн х 22%), по працівнику Вороніну В. В. маємо зменшення заробітної плати на суму 3000 грн (13 000 – 3000) і зменшення суми ЄСВ на 660 грн (3000 грн х 22%), по працівнику Галушку Г. Г. маємо зменшення заробітної плати на суму 5714,29 грн (12 000 – 6285,71) і зменшення суми ЄСВ із зарплати на 1257,14 грн (5714,29 грн х 22%), але одночасно йому нараховано «лікарняні» в сумі 4740 грн (в т. ч. за рахунок роботодавця —1975 грн, за рахунок Пенсійного фонду — 2765 грн) і нараховано ЄСВ на «лікарняні» в сумі 1042,80 грн (4740 грн х 22%).

В підсумковому рядку «Усього» Д1 зазначаються зі знаком «мінус» сума зменшення нарахованого доходу за березень — –2474,29 грн (1500 – 3000 – 5714,29 + 4740) і сума зменшення нарахованого ЄСВ за березень — –544,34 грн (330 – 660 – 1257,14 + 1042,80).

В розділі І таблиці Розрахунку сума зменшення нарахованої заробітної плати за березень зі знаком «мінус» — –7214,29 грн (1500 – 3000 – 5714,29) відображається в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1, сума нарахованих у березні «лікарняних» за рахунок роботодавця — 1975,00 грн відображається в рядку 1.3 з перенесенням до рядка 1, сума нарахованих у березні «лікарняних» за рахунок Пенсійного фонду — 2765,00 грн відображається в рядку 1.4 з перенесенням до рядка 1, сума зменшення нарахованого доходу за березень зі знаком «мінус» — –2474,29 грн (1500 – 3000 – 5714,29 + 4740) відображається в рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2, сума зменшення ЄСВ з нарахованого доходу за березень зі знаком «мінус» — –544,34 грн (330 – 660 – 1257,14 + 1042,80) відображається в рядку 3.1 з перенесенням до рядків 3 і 7.

ПРИКЛАД 2

Виправлення помилок у додатку Д1 після закінчення строку подання Розрахунку

Підприємство «Форвард», яке 10 квітня 2025 року подало Розрахунок з типом «Звітний» за березень 2025 року, а 18 квітня 2025 року подало Розрахунок з типом «Звітний новий» за березень 2025 року (див. приклад 1), 29 квітня 2025 року знову виявило помилки в Д1 та Розрахунку за березень 2025 року по трьох працівниках:

– по працівнику Абрамову А.А., який є зовнішнім сумісником, в Д1 за березень в реквізиті 21 «Ознака наявності трудової книжки» помилково зазначено ознаку «1» замість «0»;

– по працівнику Бойку Б. Б. у Д1 за березень помилково не відображена виплачена йому в березні 2025 року оплата за роботу в надурочний час в сумі 600 грн, що є базою нарахування ЄСВ (в Д1 була відображена лише заробітна плата в розмірі окладу — 14 000 грн);

– по працівнику Вакуленку В. В. у Д1 за березень у складі нарахованої заробітної плати за березень (12 800 грн) помилково була відображена надбавка за роз’їзний характер робіт в сумі 800 грн, що не є базою нарахування ЄСВ (п. 10 р. І Переліку № 1170).

Оскільки вищезазначені помилки в Д1 та Розрахунку за березень 2025 року були виявлені 29 квітня 2025 року, тобто після закінчення строку подання Розрахунку за березень 2025 року (після 20 квітня 2025 року), то для їх виправлення подається Розрахунок з типом «Уточнюючий» за березень 2025 року.

Враховуючи, що в Д1 за березень була допущена несумова помилка (в реквізиті 21), а також були допущені сумові помилки, підприємство для виправлення цих помилок має подати два Розрахунки з типом «Уточнюючий» за березень 2025 року: в першому Розрахунку з типом «Уточнюючий» виправляється допущена в Д1 за березень несумова помилка в реквізиті 21, в другому Розрахунку з типом «Уточнюючий» виправляються сумові помилки, допущені в Д1 за березень, із застосуванням кодів типу нарахувань 2 та 3.

В першому Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині потрібно поставити відмітку в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначити: рік — 2025, місяць — 3 (березень), номер Розрахунку — 3 (за березень 2025 року вже подавалися два Розрахунки: з типами «Звітний» та «Звітний новий»). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 061 проставити відмітку про наявність додатка Д1 (за березень) та відповідну кількість аркушів цього додатка.

В Д1 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2025, місяць — 3 (березень), а також заповнюються реквізити 03, 031. В таблиці по працівнику Абрамову А.А. потрібно замінити один помилковий рядок іншим (правильним) рядком, тому працівник відображається в двох рядках:

– в першому (помилковому) рядку повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за березень, а в графі 25 «Ознака (0, 1)» вказується «1» — рядок на виключення;

– в другому (правильному) рядку в реквізитах 05–20, 22–24, 26 повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за березень, в реквізиті 21 зазначається ознака «0» (немає трудової книжки), а в графі 25 вказується «0» — рядок на введення.

В другому Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині потрібно поставити відмітку в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначити: рік — 2025, місяць — 3 (березень), номер Розрахунку — 4 (за березень 2025 року вже подавалися три Розрахунки: з типами «Звітний», «Звітний новий» та перший «Уточнюючий»). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 061 проставити відмітку про наявність додатка Д1 (за березень) та відповідну кількість аркушів цього додатка (умовно вважаємо, що в 4ДФ за березень помилок не було).

В Д1 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2025, місяць — 3 (березень), а також заповнюються реквізити 03, 031.

В таблиці Д1 заповнюється два рядки:

– в першому рядку відображається працівник Бойко Б. Б., при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії застрахованої особи» — 1; в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 2; в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2025; в реквізитах 12, 13, 15, 18, 19, 25 — прочерк; в реквізиті 14 — 31 (всі календарні дні березня); в реквізитах 16 і 17 — 600,00 грн (сума оплати за роботу в надурочний час); в реквізиті 20 — 132,00 грн (сума ЄСВ: 600 грн х 22%);

– в другому рядку відображається працівник Вакуленко В. В., при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії застрахованої особи» — 1; в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 3; в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 03.2025; в реквізитах 12, 13, 15, 18, 19, 25 — прочерк; в реквізиті 14 — 31 (всі календарні дні березня); в реквізитах 16 і 17 — 800,00 грн (сума надбавки за роз’їзний характер робіт — без знака «мінус»); в реквізиті 20 — 176,00 грн (сума ЄСВ без знака «мінус»: 800 грн х 22%).

В підсумковому рядку «Усього» Д1 зазначаються загальна сума коригувань нарахованої заробітної плати — 1400,00 грн (600 + 800) і загальна сума коригувань нарахованого ЄСВ — 308,00 грн (132 + 176). Це пояснюється тим, що для зменшення заробітної плати на 800 грн у працівника Вакуленко В. В. застосовувався код типу нарахувань 3, а не знак «мінус».

В розділі І таблиці Розрахунку загальна сума зменшення нарахованої заробітної плати за березень зі знаком «мінус» — –200,00 грн (600 – 800) відображається в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 та в рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2, сума збільшення ЄСВ, нарахованого на збільшену заробітну плату працівника Бойка Б. Б., в розмірі 132,00 грн — в рядку 4.1 з перенесенням до рядків 4 і 7, а сума зменшення ЄСВ, нарахованого на зменшену заробітну плату працівника Вакуленка В. В., у розмірі 176,00 грн — без знака «мінус» в рядку 6.1 з перенесенням до рядка 6 та зі знаком «мінус» до рядка 7. Кінцева сума ЄСВ в рядку 7 відображається зі знаком «мінус» — –44,00 грн (132 – 176).

_____________________________________________________________________________

У разі коригування даних Розрахунку та додатка Д1 за звітні періоди 2021–2024 років при відображенні у заголовних частинах Розрахунку та додатка Д1 місяця, за який коригується інформація, необхідно керуватися нормами пункту 2 розділу V Порядку № 4 (див. вище). При цьому в Д1 з типом «Уточнюючий» несумові помилки (в реквізитах) виправляються в порядку, визначеному абзацом п’ятим пункту 7 розділу V Порядку № 4 (пп. 5 п. 10 р. V Порядку № 4), тобто рядок виключається, вводиться, замінюється із зазначенням ознак «1» або «0» у графі 25. В Д1 з типом «Уточнюючий» виправлення сумових помилок здійснюється в порядку, визначеному абзацом шостим пункту 7 розділу V Порядку № 4 (пп. 6 п. 10 р. V Порядку № 4), тобто із зазначенням у графі 09 кодів типу нарахувань 2 (донарахування доходу та/або ЄСВ) або 3 (зменшення доходу та/або ЄСВ).

Якщо необхідно одночасно виправити несумові помилки (в реквізитах) та сумові помилки, то подаються два окремих Розрахунки з типом «Уточнюючий»: спочатку подається Розрахунок з типом «Уточнюючий» з Д1, в якому проводиться коригування реквізитів в рядку (рядках) по застрахованій особі із зазначенням у графі 25 відповідної ознаки («0» або «1»), а потім подається інший Розрахунок з типом «Уточнюючий», де проводиться коригування сум нарахованого доходу та ЄСВ по застрахованій особі з використанням типів нарахувань 2 та 3 (пп. 7 п. 10 р. V Порядку № 4).⁸

Замість подання Розрахунку та Д1 з типом «Уточнюючий» за звітні періоди 2021–2024 років роботодавець може виправити помилки звітних періодів 2021–2024 років у Розрахунку та Д1 за поточний звітний період (пп. 8 п. 10 р. V Порядку № 4).

ПРИКЛАД 3

Виправлення помилок в додатках Д1, поданих за місяці IV кварталу 2024 року,
шляхом подання Розрахунку з типом «Уточнюючий»

Підприємство «Конкорд» 25 березня 2025 року виявило помилки в Податковому розрахунку за IV квартал 2024 року, а саме в Д1 по чотирьох працівниках:

– по працівнику Котову К. К., який працює на умовах неповного робочого часу, в Д1 за жовтень 2024 року в реквізиті 22 «Ознака неповного робочого часу» помилково зазначено ознаку «0» замість «1»;

– по працівнику Левченку Л. Л., який працює не з нефіксованим робочим часом, в Д1 за листопад 2024 року в реквізиті 26 «Ознака наявності трудового договору з нефіксованим робочим часом» помилково зазначено ознаку «1» замість «0»;

– по працівнику Мальцеву М. М. у Д1 за листопад помилково не відображена виплачена йому в листопаді 2024 року оплата за роботу у вихідний день в сумі 1200 грн, що є базою нарахування ЄСВ (в Д1 за листопад по працівнику була відображена лише заробітна плата в розмірі окладу — 12 000 грн);

– по працівнику Носову Н. Н. у Д1 за грудень 2024 року у складі нарахованої заробітної плати за грудень (15 000 грн) помилково була відображена компенсація за використання для потреб виробництва особистого транспорту в сумі 4000 грн, що не є базою нарахування ЄСВ (п. 11 р. І Переліку № 1170).

Оскільки вищезазначені помилки в Д1 та таблиці Розрахунку були виявлені 25 березня 2025 року, тобто після закінчення строку подання Податкового розрахунку за IV квартал 2024 року (після 10 лютого 2025 року), то для їх виправлення подаються Розрахунки з типом «Уточнюючий» за місяці IV кварталу 2024 року за формою, що діє на день подання такого Розрахунку (пп. 9 п. 10 р. V Порядку № 4), тобто за формою, затвердженою Наказом № 4 у редакції Наказу № 39.

Враховуючи, що в Д1 за листопад були допущені несумова помилка (в реквізиті 26) та сумова помилка, для виправлення цих помилок подаються два Розрахунки з типом «Уточнюючий» за листопад 2024 року: в одному Розрахунку виправляється несумова помилка в реквізиті 26, в іншому Розрахунку виправляється сумова помилка.

Всього для виправлення помилок в Д1, поданих за три місяці IV кварталу 2024 року, потрібно подати чотири Розрахунки з типом «Уточнюючий»:

– перший — для виправлення несумової помилки в Д1 за жовтень 2024 року;

– другий — для виправлення несумової помилки в Д1 за листопад 2024 року;

– третій — для виправлення сумової помилки в Д1 за листопад 2024 року;

– четвертий — для виправлення сумової помилки в Д1 за грудень 2024 року.

В першому Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині потрібно поставити відмітку в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначити: рік — 2024, місяць — 10 (жовтень), номер Розрахунку — 2 (за жовтень 2024 року вже подавався Розрахунок з типом «Звітний»). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 061 проставити відмітку про наявність додатка Д1 (за жовтень) та кількість аркушів цього додатка.

В Д1 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 10 (жовтень), а також заповнюються реквізити 03, 031. В таблиці по працівнику Котову К. К. потрібно замінити один помилковий рядок іншим (правильним) рядком, тому працівник відображається в двох рядках:

– в першому (помилковому) рядку повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за жовтень, а в графі 25 «Ознака (0, 1)» вказується «1» — рядок на виключення;

– в другому (правильному) рядку в реквізитах 05–21, 23–24, 26 повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за жовтень, в реквізиті 22 зазначається ознака «1» (неповний робочий час), а в графі 25 вказується «0» — рядок на введення.

В другому Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині потрібно поставити відмітку в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначити: рік — 2024, місяць — 11 (листопад), номер Розрахунку — 2 (за листопад 2024 року вже подавався Розрахунок з типом «Звітний»). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 061 проставити відмітку про наявність додатка Д1 (за листопад) та кількість аркушів цього додатка.

В Д1 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 11 (листопад), а також заповнюються реквізити 03, 031. В таблиці по працівнику Левченку Л. Л. потрібно замінити один помилковий рядок іншим (правильним) рядком, тому працівник відображається в двох рядках:

– в першому (помилковому) рядку повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за листопад, а в графі 25 «Ознака (0, 1)» вказується «1» — рядок на виключення;

– в другому (правильному) рядку в реквізитах 05–24 повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д1 за листопад, в реквізиті 26 зазначається ознака «0» (робота не з нефіксованим робочим часом), а в графі 25 вказується «0» — рядок на введення.

В третьому Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині потрібно поставити відмітку в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначити: рік — 2024, місяць — 11 (листопад), номер Розрахунку — 3 (за листопад 2024 року вже подавалися два Розрахунки: з типами «Звітний» та перший «Уточнюючий»). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 061 проставити відмітку про наявність додатка Д1 (за листопад) та відповідну кількість аркушів цього додатка (умовно вважаємо, що в 4ДФ за листопад помилок не було).

В Д1 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 11 (листопад), а також заповнюються реквізити 03, 031.

В таблиці Д1 заповнюється один рядок з відображенням донарахованої працівнику Мальцеву М. М. оплати за роботу у вихідний день, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії застрахованої особи» — 1; в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 2; в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 11.2024; в реквізитах 12, 13, 15, 18, 19, 25 — прочерк; в реквізиті 14 — 30 (всі календарні дні листопада); в реквізитах 16 і 17 — 1200,00 грн (сума оплати за роботу у вихідний день); в реквізиті 20 — 264,00 грн (сума ЄСВ: 1200 грн х 22%).

В розділі І таблиці Розрахунку сума збільшення нарахованої заробітної плати за листопад — 1200,00 грн відображається в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 та в рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2, сума збільшення ЄСВ, нарахованого на збільшену заробітну плату працівника Мальцева М. М., у розмірі 264,00 грн — в рядку 4.1 з перенесенням до рядків 4 і 7.

В четвертому Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині потрібно поставити відмітку в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначити: рік — 2024, місяць — 12 (грудень), номер Розрахунку — 2 (за грудень 2024 року вже подавався Розрахунок з типом «Звітний»). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 061 проставити відмітку про наявність додатка Д1 (за грудень) та відповідну кількість аркушів цього додатка (умовно вважаємо, що в 4ДФ за грудень помилок не було).

В Д1 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 12 (грудень), а також заповнюються реквізити 03, 031.

В таблиці Д1 заповнюється один рядок з відображенням працівника Носова Н. Н., якому зменшено заробітну плату, при цьому зазначаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії застрахованої особи» — 1; в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 3; в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 12.2024; в реквізитах 12, 13, 15, 18, 19, 25 — прочерк; в реквізиті 14 — 31 (всі календарні дні грудня); в реквізитах 16 і 17 — 4000,00 грн (сума компенсації за використання для потреб виробництва особистого транспорту — без знака «мінус»); в реквізиті 20 — 880,00 грн (сума ЄСВ без знака «мінус»: 4000 грн х 22%).

В підсумковому рядку «Усього» Д1 зазначається сума коригування заробітної плати без знака «мінус» — 4000,00 грн і сума коригувань нарахованого ЄСВ без знака «мінус» — 880,00 грн. Це пояснюється тим, що для зменшення заробітної плати і ЄСВ застосовувався код типу нарахувань 3, а не знак «мінус».

В розділі І таблиці Розрахунку сума зменшення нарахованої заробітної плати за грудень зі знаком «мінус» — –4000,00 грн відображається в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 та в рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2, а сума зменшення ЄСВ, нарахованого на зменшену заробітну плату працівника Носова Н. Н., в розмірі 880,00 грн — без знака «мінус» в рядку 6.1 з перенесенням до рядка 6 та зі знаком «мінус» до рядка 7.

ПРИКЛАД 4

Виправлення в поточному Розрахунку сумової помилки, допущеної
в додатку Д1 за серпень Розрахунку за IІІ квартал 2024 року

Підприємство в кінці березня 2025 року виявило сумову помилку в додатку Д1 за серпень Податкового розрахунку за IІІ квартал 2024 року, а саме по працівнику відобразило заробітну плату в сумі 18 000 грн, хоча до неї помилково була включена нарахована працівнику компенсація витрат на відрядження (вартість проїзду та наймання житла у відрядженні) в сумі 5000 грн, що не є базою нарахування ЄСВ (п. 6 р. І Переліку № 1170).

Виправлення цієї помилки підприємство здійснює в Розрахунку з типом «Звітний» за березень 2025 року, а саме в Д1 і таблиці Розрахунку. В них по працівнику відображається зменшення суми заробітної плати (на суму компенсації витрат на відрядження) і нарахованого на неї ЄСВ.

В Розрахунку в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 011 «Звітний», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2025, місяць — 3 (березень), номер Розрахунку — 1. Всі інші реквізити заголовної частини і таблиця Розрахунку, додатки до Розрахунку заповнюються у загальновстановленому порядку.

В Д1 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 011 «Звітний», в рядку 02 зазначаються: рік — 2025, місяць — 3 (березень), а також заповнюються реквізити 03, 031. В таблиці відображаються нараховані працівнику за березень 2025 року доходи, а також для виправлення помилки в Д1 за серпень 2024 року (для зменшення заробітної плати на суму компенсації витрат на відрядження) по працівнику заповнюється один рядок, в якому відображаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії застрахованої особи» — 1; в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 3; в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 08.2024; в реквізитах 12, 13, 14, 15, 18, 19, 25 — прочерк; в реквізитах 16 і 17 — 5000,00 грн (сума компенсації витрат на відрядження без знака «мінус»); в реквізиті 20 — 1100,00 грн (сума ЄСВ без знака «мінус»: 5000 грн х 22%).

В підсумковому рядку «Усього» Д1 за березень загальна сума нарахованого доходу всім застрахованим особам не зменшується, а збільшується на суму компенсації витрат на відрядження — 5000,00 грн, загальна сума нарахованого ЄСВ не зменшується, а збільшується на суму ЄСВ, нарахованого на зазначену компенсацію, — 1100,00 грн, оскільки ці суми в рядку по працівнику відображені без знака «мінус».

В розділі І таблиці Розрахунку сума зменшення нарахованої заробітної плати за серпень 2024 року (сума компенсації витрат на відрядження) — 5000,00 грн зменшує суми в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 та в рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2, а сума зменшення нарахованого ЄСВ — 1100,00 грн відображається в рядку 6.1 з перенесенням до рядка 6 і зменшує суму ЄСВ в рядку 7.

_____________________________________________________________________________

Якщо роботодавець виявив помилки в таблиці 6 Звіту з ЄСВ, поданого за звітні періоди (місяці) до 2021 року, і виникає потреба в коригуванні несумових показників цієї таблиці, то відповідно до підпункту 10 пункту 10 розділу V Порядку № 4 у разі коригування реквізитів (крім сумових показників) таблиці 6 Звіту з ЄСВ за періоди до 2021 року платники ЄСВ подають Розрахунок з типом «Уточнюючий» в порядку, визначеному абзацом п’ятим пункту 7 розділу V Порядку № 4.

Отже, в цьому випадку в Д1 по застрахованій особі заповнюються два рядки: в першому рядку повністю повторюється помилкова інформація і в графі 25 вказується «1» — рядок на виключення; в другому рядку зазначається правильна інформація і в графі 25 вказується «0» — на введення рядка.

При відображенні у заголовних частинах Розрахунку та додатка Д1 з типом «Уточнюючий» місяця, за який коригується інформація, необхідно керуватися нормами пункту 2 розділу V Порядку № 4 (див. вище).

ПРИКЛАД 5

Виправлення несумової помилки в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за листопад
2020 року шляхом подання Розрахунку з типом «Уточнюючий»

Підприємство в кінці березня 2025 року виявило несумову помилку в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за листопад 2020 року, а саме в рядку по працівнику в реквізиті 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» було помилково зазначено число 15, а потрібно було це число зазначити в реквізиті 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» вказаного Звіту, оскільки працівник хворів 15 календарних днів з 16 по 30 листопада 2020 року.

В цій ситуації подається Розрахунок з типом «Уточнюючий» за листопад 2020 року з Д1 за листопад 2020 року за формою, що діє на день подання такого Розрахунку (пп. 9 п. 10 р. V Порядку № 4), тобто за формою, затвердженою Наказом № 4 у редакції Наказу № 39.

В Розрахунку в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2020, місяць — 11 (листопад), номер Розрахунку — 1 (за листопад 2020 року ще не подавався Розрахунок, хоча подавався Звіт з ЄСВ за листопад 2020 року). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 061 проставити відмітку про наявність додатка Д1 (за листопад 2020 року) та відповідну кількість аркушів цього додатка.

В Д1 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2020, місяць — 11 (листопад), а також заповнюються реквізити 03, 031.

В таблиці Д1 по працівнику потрібно замінити один помилковий рядок іншим (правильним) рядком, тому працівник відображається в двох рядках:

– в першому (помилковому) рядку повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Звіту з ЄСВ за листопад 2020 року, в тому числі в реквізиті 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» ставиться прочерк, в реквізиті 13 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» — 15, а в графі 25 вказується «1» — рядок на виключення;

– в другому (правильному) рядку в реквізитах 05–11, 14–24 повторюється вся інформація з помилкового рядка, але в реквізиті 12 зазначається 15 (кількість календарних днів тимчасової непрацездатності), в реквізиті 13 — прочерк, в графі 25 вказується «0» — рядок на введення, в реквізиті 26 проставляється «0».

_____________________________________________________________________________

Що стосується коригування сум в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за звітні періоди (місяці) до 2021 року, то можливі два варіанти:

1. Платник ЄСВ одразу після виявлення помилки подає окремий Розрахунок з типом «Уточнюючий», де проводиться коригування сум нарахованого ЄСВ у Звіті з ЄСВ за періоди до 2021 року з використанням кодів типу нарахувань 2 та 3. Цей варіант дозволяє оперативно виправляти сумові помилки у Звіті з ЄСВ за періоди до 2021 року.

2. Платник ЄСВ подає Розрахунок за поточний звітний період (місяць) і в ньому здійснює коригування показників Звіту з ЄСВ за періоди до 2021 року, використовуючи коди типу нарахувань 2 та 3 (пп. 8 п. 10 р. V Порядку № 4). У цьому випадку окремий Розрахунок з типом «Уточнюючий» за звітні періоди (місяці) до 2021 року для коригування сум ЄСВ у Звіті з ЄСВ не подається.⁹ Недоліком цього варіанту виправлення помилок є те, що іноді потрібно чекати періоду подання Розрахунку за поточний звітний період.

ПРИКЛАД 6

Виправлення сумової помилки в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за вересень
2020 року шляхом подання Розрахунку з типом «Уточнюючий»

Підприємство 26 березня 2025 року виявило сумову помилку в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за вересень 2020 року, а саме в рядку по працівнику, який працює з неповним робочим часом, помилково не відображена нарахована йому у вересні 2020 року премія до Дня народження в сумі 1000 грн, що є базою нарахування ЄСВ.

В таблиці 6 Звіту з ЄСВ за вересень 2020 року працівник був відображений в двох рядках, в яких зазначені:

• в першому рядку — заробітна плата за вересень в сумі 4800,00 грн;
• в другому рядку — сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за вересень (далі — різниця) — 200,00 грн (5000 – 4800).

Для виправлення помилки підприємство 27 березня 2025 року подає Розрахунок з типом «Уточнюючий» за вересень 2020 року і Д1 за вересень 2020 року, в яких відображаються збільшення суми заробітної плати (на суму премії до Дня народження) і нарахованого на неї ЄСВ, а також анулювання суми різниці та нарахованого на неї ЄСВ.

В Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2020, місяць — 9 (вересень), номер Розрахунку — 1 (за вересень 2020 року Розрахунок не подавався, а подавався Звіт з ЄСВ за вересень 2020 року). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 061 проставити відмітку про наявність додатка Д1 (за вересень 2020 року) та відповідну кількість аркушів цього додатка.

В Д1 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2020, місяць — 9 (вересень), а також заповнюються реквізити 03, 031.

В таблиці Д1 працівник відображається в двох рядках:

• в першому рядку зазначається сума премії до Дня народження, при цьому вказуються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії застрахованої особи» — 1; в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 2; в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 09.2020; в реквізитах 12, 13, 15, 18, 19, 25 — прочерк; в реквізиті 14 — 30 (всі календарні дні вересня); в реквізитах 16 і 17 — 1000,00 грн (сума премії до Дня народження); в реквізиті 20 — 220,00 грн (сума ЄСВ: 1000 грн х 22%);
• в другому рядку зазначається анулювання різниці, оскільки після виправлення помилки сума заробітної плати працівника, що дорівнює 5800 грн (4800 + 1000), перевищила мінімальну заробітну плату вересня 2020 року (5000 грн), при цьому вказуються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії застрахованої особи» — 1; в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 13; в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 09.2020; в реквізитах 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19, 25 — прочерк; в реквізиті 18 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць …» — –200,00 грн (зі знаком «мінус»); в реквізиті 20 — –44,00 грн (сума ЄСВ зі знаком «мінус»: –200 грн х 22%).

В підсумковому рядку «Усього» таблиці Д1 зазначається загальна сума збільшення бази нарахування ЄСВ — 800,00 грн (1000 – 200) і загальна сума збільшення нарахованого ЄСВ — 176,00 грн (220 – 44).

В розділі І таблиці Розрахунку сума збільшення нарахованої заробітної плати за вересень — 1000,00 грн відображається в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 та в рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2, а нарахований на таку заробітну плату ЄСВ в сумі 220,00 грн — в рядку 4.1 з перенесенням до рядків 4 і 7. Різниця зі знаком «мінус» — –200,00 грн відображається в рядку 2.5 з перенесенням до рядка 2, а нарахований на різницю ЄСВ в сумі 44,00 грн — в рядку 6.1 з перенесенням до рядка 6 і зі знаком «мінус» — до рядка 7. В рядку 7 відображається загальна сума ЄСВ — 176,00 грн (220 – 44).

ПРИКЛАД 7

Виправлення в поточному Розрахунку сумової помилки, допущеної в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за грудень 2020 року

Підприємство в кінці березня 2025 року виявило сумову помилку в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за грудень 2020 року, а саме по працівнику відобразило заробітну плату в сумі 12 000 грн, хоча до неї помилково була включена нарахована працівнику компенсація за використання для потреб виробництва власного інструмента (далі — компенсація за інструмент) в сумі 1500 грн, що не є базою нарахування ЄСВ (п. 11 р. І Переліку № 1170).

Виправлення цієї помилки підприємство здійснює в Розрахунку з типом «Звітний» за березень 2025 року, а саме в Д1 за березень і таблиці Розрахунку. В них по працівнику відображається зменшення суми заробітної плати (на суму компенсації за інструмент) і нарахованого на неї ЄСВ.

В Розрахунку в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 011 «Звітний», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2025, місяць — 3 (березень), номер Розрахунку — 1. Всі інші реквізити заголовної частини і таблиця Розрахунку, додатки до Розрахунку заповнюються у загальновстановленому порядку.

В Д1 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 011 «Звітний», в рядку 02 зазначаються: рік — 2025, місяць — 3 (березень), а також заповнюються реквізити 03, 031.

В таблиці Д1 відображаються нараховані працівнику за березень 2025 року доходи, а також для виправлення помилки в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за грудень 2020 року (для зменшення заробітної плати на суму компенсації за інструмент) по працівнику заповнюється один рядок, в якому відображаються, зокрема: в реквізиті 08 «Код категорії застрахованої особи» — 1; в реквізиті 09 «Код типу нарахувань» — 3; в реквізиті 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 12.2020; в реквізитах 12, 13, 15, 18, 19, 25 — прочерк; в реквізиті 14 — 31 (кількість календарних днів у грудні); в реквізитах 16 і 17 — 1500,00 грн (сума компенсації за інструмент без знака «мінус»); в реквізиті 20 — 330,00 грн (сума ЄСВ без знака «мінус»: 1500 грн х 22%).

В підсумковому рядку «Усього» таблиці Д1 загальна сума нарахованого доходу всім застрахованим особам не зменшується, а збільшується на суму компенсації за інструмент — 1500,00 грн, загальна сума нарахованого ЄСВ не зменшується, а збільшується на суму ЄСВ, нарахованого на компенсацію за інструмент, — 330,00 грн, оскільки ці суми в рядку по працівнику зазначені без знака «мінус».

В розділі І таблиці Розрахунку сума зменшення нарахованої заробітної плати за грудень 2020 року — 1500,00 грн зменшує суми в рядку 1.1 з перенесенням до рядка 1 та в рядку 2.1 з перенесенням до рядка 2, а сума зменшення нарахованого ЄСВ — 330,00 грн відображається в рядку 6.1 з перенесенням до рядка 6 і зі знаком «мінус» — до рядка 7.

_____________________________________________________________________________

Виправлення помилок в додатку 4ДФ до Розрахунку

Крім вищерозглянутих загальних норм щодо виправлення помилок в Розрахунку, особливості коригування показників в додатку 4ДФ визначено в пункті 11 розділу V Порядку № 4.

Відповідно до вказаного пункту коригування показників 4ДФ здійснюється наступним чином:

1) у розділі I:

• для виключення одного помилкового рядка з попередньо поданої (прийнятої) інформації потрібно повторити всі графи такого рядка і у графі 10 «Ознака (0,1)» указати «1» — на виключення рядка;
• для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі необхідні графи та у графі 10 указати «0» — на введення рядка;
• для заміни одного помилкового рядка іншим (правильним) рядком потрібно виключити помилкову інформацію у вищезазначеному порядку та ввести правильну інформацію у вищезазначеному порядку, тобто повністю заповнити два рядки, один з яких виключає попередньо внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію. У такому разі в першому рядку в графі 10 указується «1» — рядок на виключення, а в другому — «0» — рядок на введення;

2) у розділі II:

• у рядку «Оподаткування процентів» для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Оподаткування процентів – виключення» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Оподаткування процентів» відобразити правильну інформацію;
• у рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею – виключення» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» відобразити правильну інформацію;
• у рядку «Військовий збір» під час проведення коригування показників 4ДФ за минулі періоди зазначається період (в заголовній частині 4ДФ), за який була подана звітність, що коригується. При цьому в разі коригування показників Розрахунку за періоди до 01 січня 2021 року в розділі I графи 5а «Сума військового збору: нарахованого» і 5 «Сума військового збору: перерахованого» не заповнюються. Для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Військовий збір – виключення» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» відобразити правильну інформацію.

Звертаємо увагу, що примітками 5 і 6 до рядків «Військовий збір» та «Військовий збір – виключення» розділу ІІ встановлено, що ці рядки заповнюються виключно для проведення коригування податкових розрахунків за минулі періоди до 01.01.2021.

Отже, оскільки в Податковому розрахунку ф. № 1ДФ, який подавався за звітні періоди до 1 січня 2021 року, суми ВЗ відображалися в рядку «Військовий збір» розділу ІІ сумарно (загальною сумою) по всіх фізичних особах (без персоніфікації), то й виправлення помилок у звітних періодах до 1 січня 2021 року потрібно здійснювати стосовно загальної суми нарахованого (перерахованого) ВЗ (відповідні суми зазначаються в графах «Загальна сума військового збору нарахованого» і «Загальна сума військового збору перерахованого»).

Якщо помилка у сумах ВЗ виявлена в 4ДФ Розрахунку, поданого за звітні періоди починаючи з І кварталу 2021 року, то суми ВЗ коригуються у графах 5а і 5 розділу I Розрахунку (персоніфіковано), при цьому рядки «Військовий збір» та «Військовий збір – виключення» розділу ІІ не заповнюються.

3) у розділі IІI:

• для виключення одного помилкового рядка з попередньо поданої (прийнятої) інформації потрібно повторити всі графи такого рядка і у графі 11 «Ознака (0,1)» указати «1» — на виключення рядка;
• для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі необхідні графи та у графі 11 указати «0» — на введення рядка;
• для заміни одного помилкового рядка іншим (правильним) рядком потрібно виключити помилкову інформацію у вищезазначеному порядку та ввести правильну інформацію у вищезазначеному порядку, тобто повністю заповнити два рядки, один з яких виключає попередньо внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію. У такому разі в першому рядку в графі 11 указується «1» — рядок на виключення, а в другому — «0» — рядок на введення;

4) коригування реквізитів рядка 032 «Код адміністративно-територіальної одиниці за місцезнаходженням податкового агента або відокремленого підрозділу, якщо Розрахунок подається за відокремлений підрозділ, за Кодифікатором адміністративно територіальних одиниць та територій територіальних громад, …» (далі — рядок 032) здійснюється шляхом подання окремих Розрахунків з виключення показників додатка 4ДФ попередньо поданого (прийнятого) Розрахунку та поданням Розрахунку на включення з правильними реквізитами рядка 032.

Отже, коригування реквізитів рядка 032 здійснюється поданням окремих Розрахунків: один для виключення помилкових даних з додатка 4ДФ, а інший для введення правильних реквізитів рядка 032. Це робиться відповідно до підпунктів 1–3 пункту 11 розділу V Порядку № 4 (див. вище).¹⁰

Звертаємо увагу, що порядок виправлення помилок у розділі I 4ДФ є однаковим для Розрахунку з типами «Звітний новий» та «Уточнюючий», а також є однаковим для сумових та несумових помилок: помилковий рядок виключається, новий (пропущений) рядок вводиться, помилковий рядок замінюється іншим (правильним) рядком із зазначенням ознак «1» або «0» у графі 10.

При відображенні у заголовних частинах Розрахунку та додатка 4ДФ з типом «Уточнюючий» місяця, за який коригується інформація, необхідно керуватися нормами пункту 2 розділу V Порядку № 4 (див. вище).¹⁰

¹⁰ Див. також роз’яснення ДПСУ «Щодо форми, за якою подається уточнюючий Податковий розрахунок, та порядку уточнення показників додатка 4ДФ до Податкового розрахунку» від 26.02.2025 на стор. 122 цього номера та роз’яснення ДПСУ у підкатегорії 103.25 ЗІР.

У разі коригування показників 4ДФ жодна інформація, в тому числі у разі виправлення сумових помилок, з 4ДФ не потрапляє в таблицю Розрахунку (ця таблиця залишається без сум).

ПРИКЛАД 8

Виправлення помилок у додатку 4ДФ Розрахунку за IV квартал 2024 року після закінчення строку подання Розрахунку

Підприємство 27 березня 2025 року виявило помилки в поданому Розрахунку з типом «Звітний» за IV квартал 2024 року, а саме в 4ДФ по трьох працівниках:

– по працівниці Костенко К. К. у 4ДФ за жовтень в графі 6 «Ознака доходу» для суми допомоги по вагітності та пологах помилково вказано ознаку доходу «127» замість «128»;

– по працівнику Лобанову Л. Л. у 4ДФ за листопад у складі суми заробітної плати — 18 000 грн з ознакою доходу «101» помилково відображено суму нецільової благодійної (матеріальної) допомоги — 4000 грн, внаслідок чого в графах 4а і 4 відображено суму нарахованого і перерахованого ПДФО — 3240,00 грн (18 000 грн х 18%), а в графах 5а і 5 суму нарахованого і перерахованого ВЗ — 270,00 грн (18 000 грн х 1,5%). Насправді підприємство не нараховувало ПДФО і ВЗ на суму нецільової благодійної (матеріальної) допомоги, оскільки у 2024 році звільняється від оподаткування ПДФО і ВЗ зазначена допомога в сумі 4240 грн в розрахунку на рік (пп. 170.7.3 ПКУ);

– по працівнику Молчанову М. М. у 4ДФ за грудень помилково не відображено вартість негрошового подарунка — 2000 грн. При цьому на підставі підпункту 165.1.39 ПКУ у 2024 році не оподатковується сума негрошового подарунка, що не перевищує 1775 грн (7100 грн х 25%). Сума перевищення — 225 грн (2000 – 1775) як додаткове благо є об’єктом оподаткування ПДФО і ВЗ (пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ — вартість безоплатно отриманих товарів). Оподатковувана вартість подарунка з метою визначення бази оподаткування ПДФО на підставі пункту 164.5 ПКУ (дохід у негрошовій формі) збільшується на «натуральний» коефіцієнт, тому база оподаткування ПДФО становить 274,39 грн (225 грн х 1,219512). Підприємство у грудні сплатило з подарунка ПДФО в сумі 49,39 грн (274,39 грн х 18%) і ВЗ в сумі 11,25 грн (225 грн х 5%).

Оскільки вищезазначені помилки в Розрахунку за IV квартал 2024 року були виявлені 27 березня 2025 року, тобто після закінчення строку подання Розрахунку за IV квартал 2024 року (після 10 лютого 2025 року), то для їх виправлення подаються Розрахунки з типом «Уточнюючий» за місяці IV кварталу 2024 року за формою, чинною на день подання такого Розрахунку (п. 50.1 ст. 50 ПКУ), тобто за формою, затвердженою Наказом № 4 у редакції Наказу № 39.

Враховуючи, що помилки були допущені в 4ДФ за кожний місяць IV кварталу 2024 року, підприємство для виправлення цих помилок має подати три Розрахунки з типом «Уточнюючий»: за жовтень 2024 року, за листопад 2024 року і за грудень 2024 року.

В першому Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 10 (жовтень); номер Розрахунку — 2 (за жовтень 2024 року вже подавався Розрахунок з типом «Звітний»). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 064 проставити відмітку про наявність додатка 4ДФ (за жовтень) і відповідну кількість аркушів цього додатка.

В 4ДФ в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 10 (жовтень); номер Розрахунку — 2, а також заповнюються реквізити 03, 031, 032. В розділі І по працівниці Костенко К. К. потрібно замінити один помилковий рядок іншим (правильним) рядком, тому вона відображається в двох рядках:

– в першому (помилковому) рядку повторюється вся інформація з рядка по працівниці раніше поданого 4ДФ за жовтень, в тому числі в графі 6 зазначається неправильна ознака доходу «127», а в графі 10 вказується «1» — рядок на виключення;

– в другому (правильному) рядку в графах 2 – 5 повторюється вся інформація з рядка по працівниці раніше поданого 4ДФ за жовтень, в графі 6 зазначається «128» (ознака доходу для допомоги по вагітності та пологах), а в графі 10 вказується «0» — рядок на введення.

В другому Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 11 (листопад); номер Розрахунку — 2 (за листопад 2024 року вже подавався Розрахунок з типом «Звітний»). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 064 проставити відмітку про наявність додатка 4ДФ (за листопад) і кількість аркушів цього додатка.

В 4ДФ в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2024; місяць — 11 (листопад); номер Розрахунку — 2, а також заповнюються реквізити 03, 031, 032. В розділі І по працівнику Лобанову Л. Л. потрібно замінити один помилковий рядок двома правильними рядками, тому цей працівник відображається в трьох рядках:

– в першому (помилковому) рядку повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого 4ДФ за листопад, в тому числі з ознакою доходу «101» в графах 3а і 3 зазначається сума нарахованої та виплаченої заробітної плати — 18 000,00 грн, в графах 4а і 4 сума нарахованого і перерахованого ПДФО — 3240,00 грн (18 000 грн х 18%), в графах 5а і 5 сума нарахованого і перерахованого ВЗ — 270,00 грн (18 000 грн х 1,5%), а в графі 10 вказується «1» — рядок на виключення;

– в другому (першому правильному) рядку з ознакою доходу «101» в графах 3а і 3 зазначається сума нарахованої та виплаченої заробітної плати — 14 000,00 грн (18 000 – 4000), в графах 4а і 4 зазначається сума нарахованого і перерахованого ПДФО — 2520,00 грн (14 000 грн х 18%), в графах 5а і 5 зазначається сума нарахованого і перерахованого ВЗ — 210,00 грн (14 000 грн х 1,5%), а в графі 10 вказується «0» — рядок на введення;

– в третьому (другому правильному) рядку з ознакою доходу «169» в графах 3а і 3 зазначається сума нарахованої та виплаченої нецільової благодійної (матеріальної) допомоги — 4000,00 грн, в графах 4а і 4, 5а і 5 проставляються прочерки (ПДФО і ВЗ не нараховуються), а в графі 10 вказується «0» — рядок на введення.

В підсумковому рядку «Всього» 4ДФ в графах 3а і 3 ставиться прочерк (суми нарахованого та виплаченого доходу не змінилися), в графах 4а і 4 зазначається сума нарахованого і перерахованого ПДФО зі знаком «мінус» — –720,00 грн (2520 – 3240), в графах 5а і 5 зазначається сума нарахованого і перерахованого ВЗ зі знаком «мінус» — –60,00 грн (210 – 270).

В третьому Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 12 (грудень); номер Розрахунку — 2 (за грудень 2024 року вже подавався Розрахунок з типом «Звітний»). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 064 проставити відмітку про наявність додатка 4ДФ (за грудень) та кількість аркушів цього додатка.

В 4ДФ в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 12 (грудень); номер Розрахунку — 2, а також заповнюються реквізити 03, 031, 032. Оскільки вартість негрошового подарунка, наданого в грудні працівнику Молчанову М. М., має неоподатковувану та оподатковувану частини, то по працівнику в розділі І потрібно заповнити два нових рядки:

– в першому рядку з ознакою доходу «160» (вартість дарунків) в графах 3а і 3 зазначається неоподатковувана вартість подарунка — 1775,00 грн, в графах 4а і 4, 5а і 5 ставиться прочерк, а в графі 10 вказується «0» — рядок на введення;

– в другому рядку з ознакою доходу «126» (додаткове благо) в графах 3а і 3 зазначається оподатковувана вартість подарунка (база оподаткування ПДФО) — 274,39 грн (225 грн х 1,219512), в графах 4а і 4 сума нарахованого і перерахованого ПДФО — 49,39 грн (274,39 грн х 18%), в графах 5а і 5 сума нарахованого і перерахованого ВЗ — 11,25 грн (225 грн х 5%), а в графі 10 вказується «0» — рядок на введення.

В підсумковому рядку «Всього» 4ДФ зазначаються: в графах 3а і 3 суми нарахованого та виплаченого доходу — 2049,39 грн (1775 + 274,39), в графах 4а і 4 сума нарахованого і перерахованого ПДФО — 49,39 грн, в графах 5а і 5 сума нарахованого і перерахованого ВЗ — 11,25 грн.

В таблицю Розрахунку жодна інформація з додатка 4ДФ не потрапляє (таблиця Розрахунку залишається без сум).

ПРИКЛАД 9

Виправлення помилок у Податковому розрахунку ф. № 1ДФ за ІІІ квартал 2020 року

Підприємство в жовтні 2020 року подало Податковий розрахунок ф. № 1ДФ з типом «Звітний» за ІІІ квартал 2020 року. Однак в кінці березня 2025 року підприємство виявило помилки у Податковому розрахунку ф. № 1ДФ за ІІІ квартал 2020 року по двох працівниках:

– по працівнику Гнатенку Г. Г. у складі заробітної плати за ІІІ квартал 2020 року (23 000 грн) помилково не відображено виплачену йому в липні 2020 року доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в сумі 2000 грн, а також не відображено нараховані на неї ПДФО і ВЗ, хоча підприємство в липні 2020 року сплатило з цієї доплати ПДФО в сумі 360 грн (2000 грн х 18%) і ВЗ в сумі 30 грн (2000 грн х 1,5%);

– по працівнику Демченку Д. Д. у складі заробітної плати за ІІІ квартал 2020 року (14 000 грн) помилково відображено заробітну плату за весь відпрацьований серпень 2020 року в розмірі окладу — 7000 грн, хоча цей працівник звільнився 25 серпня 2020 року і фактично нарахована (виплачена) йому заробітна плата за серпень становила 6045,45 грн. Тобто помилково у складі нарахованої (виплаченої) заробітної плати працівнику за ІІІ квартал 2020 року відображено суму 954,55 грн (7000 – 6045,45), помилково відображено нараховані на неї ПДФО в сумі 171,82 грн (954,55 грн х 18%) і ВЗ в сумі 14,32 грн (954,55 грн х 1,5%), а також не відображено в графі 7 дату звільнення з роботи працівника.

У Податковому розрахунку ф. № 1ДФ за ІІІ квартал 2020 року в рядку «Всього» розділу І та в рядку «Військовий збір» розділу ІІ загальна сума нарахованого і виплаченого доходу (заробітної плати) становила 950 756,82 грн, а загальна сума нарахованого і перерахованого ВЗ в рядку «Військовий збір» розділу ІІ становила 14 261,35 грн.

Оскільки вищезазначені помилки в Розрахунку за ІІІ квартал 2020 року були виявлені в кінці березня 2025 року, тобто після закінчення строку подання Податкового розрахунку ф. № 1ДФ за ІІІ квартал 2020 року, то для їх виправлення подається Розрахунок з типом «Уточнюючий» за формою, чинною на день подання такого Розрахунку (п. 50.1 ст. 50 ПКУ), тобто за формою, затвердженою Наказом № 4 у редакції Наказу № 39, за вересень — останній місяць ІІІ кварталу 2020 року.

Це обумовлено тим, що відповідно до пункту 2 розділу V Порядку № 4 для цілей коригування платником самостійно виявлених помилок за періоди до 2021 року для податкових агентів слід вважати відповідними такі періоди: I квартал — березень (3); II квартал — червень (6); III квартал — вересень (9); IV квартал — грудень (12).

В Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2020, місяць — 9 (вересень), номер Розрахунку — 1 (за ІІІ квартал 2020 року подавався не Розрахунок, а Податковий розрахунок ф. № 1ДФ). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 064 проставити відмітку про наявність додатка 4ДФ, при цьому всі коригування будуть здійснюватися в одному 4ДФ за останній місяць (вересень) ІІІ кварталу 2020 року.

Здійснення коригувань лише в одному 4ДФ за останній місяць ІІІ кварталу 2020 року пояснюється тим, що у Податковому розрахунку ф. № 1ДФ всі сумові показники зазначалися не з розбивкою по місяцях, а сумарно за квартал, тому неможливо в ньому виправити помилки в окремих місяцях, в яких вони були допущені.

В 4ДФ в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2020, місяць — 9 (вересень), номер Розрахунку — 1, а також заповнюються реквізити 03, 031, 032.

В розділі І першим відображається працівник Гнатенко Г. Г., по якому потрібно заповнити один (новий) рядок, де з ознакою доходу «101» в графах 3а і 3 зазначається сума нарахованої та виплаченої заробітної плати (доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника) — 2000,00 грн, в графах 4а і 4 — сума нарахованого і перерахованого ПДФО — 360,00 грн (2000 грн х 18%), в графах 5а і 5 — прочерк, а в графі 10 вказується «0» — рядок на введення.

Після вищевказаного рядка по працівнику Демченку Д. Д. потрібно заповнити один рядок, в якому з ознакою доходу «101» в графах 3а і 3 зазначається сума нарахованої та виплаченої заробітної плати зі знаком «мінус» — –954,55 грн (6045,45 – 7000), в графах 4а і 4 — сума нарахованого і перерахованого ПДФО зі знаком «мінус» — –171,82 грн (–954,55 грн х 18%), в графах 5а і 5 — прочерк, в графі 8 «Дата звільнення з роботи» — 25.08.2020, а в графі 10 вказується «0» — рядок на введення.

В підсумковому рядку «Всього» зазначаються: в графах 3а і 3 — суми нарахованого та виплаченого доходу — 1045,45 грн (2000 – 954,55), в графах 4а і 4 — сума нарахованого і перерахованого ПДФО — 188,18 грн (360 – 171,82).

Що стосується ВЗ, то його сума по працівнику Гнатенку Г. Г. збільшилась на 30 грн (2000 грн х 1,5%), а по працівнику Демченку Д. Д. зменшилась на 14,32 грн (954,55 грн х 1,5%). Отже, внаслідок виправлення помилок по двох працівниках загальна сума ВЗ збільшилась на 15,68 грн (30 – 14,32).

Враховуючи, що в Податковому розрахунку ф. № 1ДФ за ІІІ квартал 2020 року в розділі ІІ в рядку «Військовий збір» загальна сума нарахованого і виплаченого доходу становила 950 756,82 грн, а внаслідок виправлення помилок вона збільшилась на 1045,45 грн (2000 – 954,55), то правильна загальна сума нарахованого і виплаченого доходу тепер дорівнює 951 802,27 грн (950 756,82 + 1045,45).

Оскільки в Податковому розрахунку ф. № 1ДФ за ІІІ квартал 2020 року в розділі ІІ в рядку «Військовий збір» була відображена загальна сума нарахованого і перерахованого ВЗ в розмірі 14 261,35 грн, а внаслідок виправлення помилок вона збільшилась на 15,68 грн (30 – 14,32), то правильна загальна сума нарахованого і перерахованого ВЗ тепер становить 14 275,67 грн (14 261,35 + 14,32).

Отже, в 4ДФ в розділі ІІ в рядку «Військовий збір» потрібно зазначити правильні показники: загальна сума нарахованого і виплаченого доходу — 951 802,27 грн, загальна сума нарахованого і перерахованого ВЗ — 14 275,67 грн.

В рядку «Військовий збір – виключення» потрібно зазначити попередні (помилкові) показники, що виключаються: загальна сума нарахованого і виплаченого доходу — 950 756,82 грн, загальна сума нарахованого і перерахованого ВЗ — 14 261,35 грн.

_____________________________________________________________________________

Виправлення помилок в додатках Д5 і Д6 до Розрахунку

Вищерозглянуті загальні норми щодо виправлення помилок в Розрахунку застосовуються і для виправлення помилок у додатках Д5 і Д6. Порядок заповнення Розрахунків «Звітного нового» та «Уточнюючого» у разі виправлення помилок по застрахованих особах у додатках Д5 і Д6 є однаковим. Розрахунки «Звітний новий» та «Уточнюючий» з додатками Д5 і Д6 подаються на підставі інформації з раніше поданих Розрахунків і містять інформацію лише за рядками з реквізитами, які уточнюються.

У додатках Д5 і Д6 з типом «Звітний новий» та «Уточнюючий» виправлення помилок в рядках з інформацією по застрахованих особах здійснюється наступним чином:

– для виключення одного помилкового рядка з попередньо поданої (прийнятої) інформації потрібно повторити всі графи такого рядка і у графі 20 Д5, графі 17 Д6 указати «1» — на виключення рядка;

– для введення нового або пропущеного рядка потрібно заповнити всі необхідні його графи і у графі 20 Д5, графі 17 Д6 указати «0» — на введення рядка;

– для заміни одного помилкового рядка іншим (правильним) рядком потрібно у вищевказаному порядку заповнити два рядки, один з яких виключає попередньо внесену помилкову інформацію (в ньому вказується «1» — рядок на виключення), а другий вносить правильну інформацію (в ньому вказується «0» — рядок на введення).

При відображенні у заголовних частинах Розрахунку та додатків Д5 і Д6 з типом «Уточнюючий» місяця, за який коригується інформація у звітності, поданої за звітні періоди 2021–2024 років і до 2021 року, необхідно керуватися нормами пункту 2 розділу V Порядку № 4 (див. вище).¹¹

Звертаємо увагу на такий нюанс: незважаючи на те що за звітні періоди 2021–2024 років Д5 подавався за квартал (без розбивки по місяцях), наразі в одному Розрахунку і Д5 з типом «Уточнюючий» не можна виправити помилки одразу у трьох (двох) місяцях одного кварталу, допущені у Д5 за такий квартал. Розрахунок і Д5 з типом «Уточнюючий» можна подати для виправлення помилок у Д5 лише за один місяць кварталу. Тобто якщо помилки за звітні періоди 2021–2024 років допущені у Д5 у трьох місяцях кварталу, то подаються три Розрахунки і Д5 з типом «Уточнюючий» за кожний місяць окремо. Якщо помилки за звітні періоди 2021–2024 років допущені у Д5 у двох місяцях кварталу, то подаються два Розрахунки і Д5 з типом «Уточнюючий» за кожний такий місяць окремо.

ПРИКЛАД 10

Виправлення помилок у додатку Д5 Розрахунку за IV квартал 2024 року після закінчення строку подання Розрахунку

Підприємство 10 лютого 2025 року подало Розрахунок з типом «Звітний» за IV квартал 2024 року, а в кінці березня 2025 року виявило в Д5 помилки по трьох працівниках:

– по працівниці Назаровій Н. Н. помилково відображено надання їй одразу після закінчення відпустки по вагітності та пологах з 10 жовтня 2024 року відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, а насправді їй з 10 по 23 жовтня 2024 року надано щорічну основну відпустку і лише з 24 жовтня 2024 року надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

– по працівнику Павлову П. П., прийнятому на роботу 18 листопада 2024 року за сумісництвом, неправильно зазначено категорію особи в реквізиті 07 — вказано 1 (найманий працівник з трудовою книжкою) замість категорії особи 2 (найманий працівник без трудової книжки), а в реквізиті 08 неправильно зазначено реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі — РНОКПП), а саме вказано 2437895610 замість 2437985610;

– по працівнику Радченку Р. Р. помилково не відображено переведення на іншу постійну посаду «старший економіст» з 16 грудня 2024 року.

Оскільки вищезазначені помилки в Розрахунку за IV квартал 2024 року були виявлені в кінці березня 2025 року, тобто після закінчення строку подання Розрахунку за IV квартал 2024 року (пізніше 10 лютого 2025 року), то для їх виправлення подається Розрахунок з типом «Уточнюючий» за формою, чинною на день подання такого Розрахунку (тобто за формою, затвердженою Наказом № 4 у редакції Наказу № 39).

Незважаючи на те що Д5 у складі Розрахунку за звітні періоди 2021 – 2024 років подавався за квартал (без розбивки по місяцях), підприємство має подати три Розрахунки з типом «Уточнюючий» окремо за жовтень 2024 року, за листопад 2024 року і за грудень 2024 року, оскільки помилки в Д5 були допущені в кожному місяці IV кварталу 2024 року. Подання трьох Розрахунків з типом «Уточнюючий» обумовлено тим, що відповідно до пункту 2 розділу V Порядку № 4 для цілей коригування платником самостійно виявлених помилок за 2021 – 2024 роки слід вважати відповідними такі періоди, зокрема: IV квартал: 1 місяць — жовтень (10); 2 місяць — листопад (11); 3 місяць — грудень (12).

В першому Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 10 (жовтень); номер Розрахунку — 2 (за IV квартал 2024 року вже подавався Розрахунок з типом «Звітний»). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 065 проставити відмітку про наявність додатка Д5 (за жовтень) і кількість аркушів цього додатка.

В Д5 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 10 (жовтень), а також заповнюються реквізити 03, 031.

В таблиці Д5 по працівниці Назаровій Н. Н. потрібно замінити один помилковий рядок іншим (правильним) рядком, тому працівниця відображається в двох рядках:

– в першому (помилковому) рядку повторюється вся інформація з рядка по працівниці раніше поданого Д5, де в графі «дата початку» реквізиту 10 «Період … відпусток» зазначена помилкова дата початку відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку — 10.10.2024, а в графі 20 «Ознака (0,1)» вказується «1» — рядок на виключення;

– в другому (правильному) рядку в реквізитах 05–09, 11–19 повторюється вся інформація з рядка по працівниці раніше поданого Д5, в графі «дата початку» реквізиту 10 «Період … відпусток» зазначається правильна дата початку відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку — 24.10.2024, а в графі 20 вказується «0» — рядок на введення.

В другому Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 11 (листопад); номер Розрахунку — 2 (за IV квартал 2024 року вже подавався Розрахунок з типом «Звітний»). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 065 проставити відмітку про наявність додатка Д5 (за листопад) і кількість аркушів цього додатка.

В Д5 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 11 (листопад), а також заповнюються реквізити 03, 031.

В таблиці Д5 по працівнику Павлову П. П. потрібно замінити один помилковий рядок іншим (правильним) рядком, тому працівник відображається в двох рядках:

– в першому (помилковому) рядку повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д5, де в реквізиті 07 помилково вказано категорію особи 1 (найманий працівник з трудовою книжкою), в реквізиті 08 неправильно зазначено РНОКПП — 2437895610, а в графі 20 вказується «1» — рядок на виключення;

– в другому (правильному) рядку в реквізитах 05–06, 09–19 повторюється вся інформація з рядка по працівнику раніше поданого Д5, в реквізиті 07 вказується правильна категорія особи — 2 (найманий працівник без трудової книжки), в реквізиті 08 вказується правильний РНОКПП — 2437985610, а в графі 20 вказується «0» — рядок на введення.

В третьому Розрахунку з типом «Уточнюючий» в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», а в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 12 (грудень); номер Розрахунку — 2 (за IV квартал 2024 року вже подавався Розрахунок з типом «Звітний»). Також потрібно заповнити реквізити 03, 031, 032, 04, 05, а в реквізиті 065 проставити відмітку про наявність додатка Д5 (за грудень) і кількість аркушів цього додатка.

В Д5 в заголовній частині ставиться відмітка в реквізиті 013 «Уточнюючий», в рядку 02 зазначаються: рік — 2024, місяць — 12 (грудень), а також заповнюються реквізити 03, 031.

В таблиці Д5 по працівнику Радченку Р. Р., якого з 16 грудня 2024 року переведено на іншу постійну посаду «старший економіст», потрібно заповнити один (новий) рядок, в якому зазначаються, зокрема: в графі «дата початку» реквізиту 10 «Період … трудових … відносин …» — 16.12.2024 (дата переведення), в реквізиті 12 «Переведено, призначено на іншу посаду …» — 1, в реквізиті 13 «Професійна назва роботи» — економіст, в реквізиті 14 «Код класифікатора професій» — 2441.2, в реквізиті 15 «Посада» — старший економіст, в реквізиті 16 «Документ-підстава про … переведення на іншу посаду …» — наказ № 125 від 10.12.2024, а в графі 20 вказується «0» — рядок на введення.

_____________________________________________________________________________

У разі коригування реквізитів таблиць 5 і 7 Звіту з ЄСВ за періоди до 2021 року платники ЄСВ подають Розрахунок з типом «Уточнюючий» у порядку, визначеному абзацом п’ятим пункту 7 розділу V Порядку № 4 (пп. 10 п. 10 р. V Порядку № 4). Тобто в цьому випадку в Д5 і Д6 з типом «Уточнюючий» по застрахованій особі заповнюються два рядки: в першому рядку повністю повторюється помилкова інформація і у графі 20 Д5, графі 17 Д6 вказується «1» — рядок на виключення; в другому рядку зазначається правильна інформація і у графі 20 Д5, графі 17 Д6 вказується «0» — на введення рядка.

У разі необхідності видалення відомостей, зазначених в таблицях 5, 7 Звіту з ЄСВ за періоди до 2021 року, платники ЄСВ подають Розрахунок з типом «Уточнюючий» в порядку, визначеному абзацом третім пункту 7 розділу V Порядку № 4 (пп. 11 п. 10 р. V Порядку № 4). Тобто у Д5 і Д6 для виключення одного помилкового рядка з попередньо поданої (прийнятої) інформації потрібно повторити всі графи такого рядка і у графі 20 Д5, графі 17 Д6 указати «1» — на виключення рядка.

Якщо потрібно додати відомості по застрахованих особах в таблицях 5, 7 Звіту з ЄСВ за періоди до 2021 року, платники ЄСВ подають Розрахунок з типом «Уточнюючий», де у додатках Д5 і Д6 для введення нового рядка потрібно заповнити всі необхідні його графи і у графі 20 Д5, графі 17 Д6 указати «0» — на введення рядка.

Розрахунок з Д5 (Д6) з типом «Уточнюючий» подається для виправлення помилок у таблиці 5 (7) Звіту з ЄСВ за один місяць, враховуючи, що для подання цього Звіту звітним періодом також був місяць.

На завершення розгляду питання виправлення помилок, відзначимо, що один Розрахунок з типом «Уточнюючий» може містити як один, так і декілька різних додатків (Д1, 4ДФ, Д5, Д6), в яких виправляються помилки одного звітного періоду (місяця). Про наявність певного додатка в Розрахунку свідчить наявність відмітки «х» в рядках 061–066 заголовної частини Розрахунку.

Відповідальність за подання Розрахунку з помилками

Відповідно до пункту 7 частини 11 статті 25 Закону № 2464 за неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою звітності про нарахування ЄСВ у складі звітності з ПДФО (єдиного податку) податковим органом на платника ЄСВ накладаються штрафи, передбачені за порушення порядку подання такої звітності, у порядку та розмірах, встановлених ПКУ.

Згідно з пунктом 119.1 статті 119 ПКУ неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (cплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, — тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 грн.

Вищевказані штрафи не застосовуються у випадках, коли недостовірні відомості або помилки у Розрахунку виникли у зв’язку з виконанням податковим агентом вимог пункту 169.4 ПКУ (тобто у зв’язку з проведенням перерахунку сум нарахованих доходів, утриманого податку) та були виправлені відповідно до вимог статті 50 ПКУ (тобто були виправлені у Розрахунку за наступні звітні періоди, але не пізніше ніж у Розрахунку за останній місяць звітного податкового року).¹²

Пунктом 119.2 ПКУ встановлено, що оформлення документів, які містять інформацію про об’єкти оподаткування фізичних осіб або про сплату податків без зазначення РНОКПП, у випадку, коли законодавство вимагає від особи-резидента отримання такого номера, або з використанням недостовірного РНОКПП, крім випадків, визначених пунктом 119.1 цієї статті, тягне за собою накладення штрафу в розмірі 340 грн.

Штрафи, передбачені пунктами 119.1 і 119.2 ПКУ, не застосовуються у випадках, якщо помилки щодо РНОКПП у податковій звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них податку були виправлені податковими агентами самостійно, у тому числі протягом 30 календарних днів з дня надходження повідомлень про помилки, виявлені контролюючим (податковим) органом (п. 119.3 ПКУ).

Таким чином, якщо під час подання уточнюючого Розрахунку додаються рядки з нарахованими та виплаченими платникам податків доходами, які не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, що не може призвести до зміни (зменшення та/або збільшення) податкових зобов’язань платника податку, або податковий агент самостійно виправляє помилку в РНОКПП платника податку (отримувача доходу) до його перевірки податковим органом, у тому числі протягом 30 календарних днів з дня надходження повідомлень про помилки від податкового органу, або якщо уточнюючий Розрахунок подається внаслідок виправлення помилок в результаті проведеного перерахунку, передбаченого пунктом 169.4 ПКУ, не пізніше, ніж до кінця звітного податкового року, то штрафи до такого податкового агента не застосовуються.

Якщо під час подання уточнюючого Розрахунку додаються рядки з нарахованими та виплаченими платникам податків доходами, які включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу (є базою нарахування ЄСВ), що призводить до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань (зобов’язань зі сплати ЄСВ) платника податку (платника ЄСВ), або податковий агент самостійно не виправляє помилку в РНОКПП платника податку (отримувача доходу) до його перевірки податковим органом, у тому числі протягом 30 календарних днів з дня надходження повідомлень про помилки від податкового органу, що призводить до зміни платника податку, то до такого податкового агента застосовуються вищезазначені штрафи.

Якщо податковим агентом самостійно або податковим органом при перевірці виявлено помилки при заповненні відразу декількох Розрахунків, поданих за попередні періоди минулих років, і для їх виправлення податковий агент одночасно (в один день) подає декілька уточнюючих Розрахунків за такі попередні періоди, то до нього (в тому числі за результатами однієї перевірки) застосовується тільки один штраф в розмірі 1020 грн за подання Розрахунків з недостовірними відомостями або з помилками.

У разі подання одночасно декількох уточнюючих Розрахунків за попередні періоди поточного року з метою виправлення помилок, які призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податків, при цьому не пов’язані з виконанням вимог пункту 169.4 ПКУ (тобто не пов’язані з проведенням перерахунку), до податкового агента застосовується один штраф в розмірі 1020 грн (окремо за кожний з поданих одночасно уточнюючих Розрахунків штраф не застосовується).

Якщо на податкового агента, в тому числі за результатами перевірки, було накладено штраф в розмірі 1020 грн, а після цього протягом року він допустив таке ж порушення (наприклад, двічі в Розрахунках була неправильно вказана сума ПДФО) або інше порушення, вказане в пункті 119.1 ПКУ (наприклад, перше порушення — в Розрахунку неправильно була вказана сума ПДФО, а друге порушення — неправильно вказана сума ВЗ), то до нього буде застосовано штраф у розмірі 2040 грн.

У вищенаведеній нормі пункту 119.1 ПКУ щодо повторного порушення, за яке передбачено штраф у розмірі 2040 грн, під виразом «протягом року» розуміється не календарний рік, а 365 (366) попередніх календарних днів, тобто відлік року, а саме 365 днів (для високосного року — 366 днів), починається з дати винесення податковим органом податкового повідомлення-рішення (Узагальнююча податкова консультація щодо окремих питань застосування штрафних санкцій за порушення норм Податкового кодексу України, затверджена наказом ДПСУ від 06.07.2012 № 592).

Якщо протягом року штраф за пунктом 119.1 ПКУ в розмірі 2040 грн не застосовувався, то наступне порушення норм зазначеного пункту не буде вважатися повторним.

Зауважимо, що відповідно до пункту 69.1 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» ПКУ тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, у разі відсутності у платника податків можливості своєчасно виконати свій податковий обов’язок щодо дотримання термінів сплати податків та зборів, подання звітності, платники податків звільняються від передбаченої ПКУ відповідальності з обов’язковим виконанням таких обов’язків протягом 6 місяців після припинення або скасування воєнного стану в Україні.

Порядок підтвердження можливості чи неможливості виконання платником податків податкових обов’язків, а також перелік документів, що підтверджують неможливість платника податків своєчасно виконати свій податковий обов’язок, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 29.07.2022 № 225.

Якщо роботодавець має можливість виконувати податкові обов’язки, його посадові особи можуть бути притягнені до адміністративної відповідальності за порушення порядку подання та заповнення Розрахунку.

Так, відповідно до статті 163-4 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КпАП) неповідомлення або несвоєчасне повідомлення державним податковим інспекціям за встановленою формою відомостей про доходи громадян (в тому числі 4ДФ у складі Розрахунку) тягне за собою попередження або накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій, а також на фізичних осіб – підприємців у розмірі від 2 до 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі — нмдг), тобто від 34 до 51 грн. Ці та інші дії, передбачені частиною першою цієї статті, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те ж порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі від 3 до 5 нмдг, тобто від 51 до 85 грн.

Протоколи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 163-4 КпАП, мають право складати уповноважені посадові особи органів державної податкової служби (ст. 255 КпАП). Справи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 163-4 КпАП, розглядають судді районних, районних у місті, міських чи міськрайонних судів (ст. 221 КпАП).

Згідно зі статтею 165-1 КпАП неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою звітності щодо ЄСВ або подання недостовірних відомостей, що використовуються в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Держреєстр), іншої звітності та відомостей, передбачених Законом № 2464 (в тому числі Д1, Д5, Д6 у складі Розрахунку), тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, фізичну особу – підприємця або особу, яка забезпечує себе роботою самостійно, від 30 до 40 нмдг, тобто від 510 до 680 грн. Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне із вказаних та інших правопорушень, зазначених у частині першій цієї статті, тягнуть за собою накладення штрафу від 40 до 50 нмдг, тобто від 680 до 850 грн.

Справи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 165-1 КпАП, розглядають податкові органи. Від імені податкових органів розглядати зазначені справи і накладати штрафи мають право керівники податкових органів та їх заступники, уповноважені ними посадові особи (ст. 234-2 КпАП). Справи про адміністративні правопорушення, пов’язані з поданням недостовірних відомостей, що використовуються в реєстрі застрахованих осіб Держреєстру (стаття 165-1 КпАП), тобто які зазначаються у Д5 і Д6, розглядають органи Пенсійного фонду України і вони ж накладають штрафи за таке правопорушення (ст. 244-2 КпАП, п. 5 ч. 1 ст. 13-1 Закону № 2464).