Звільнення працівників: підстави, трудові гарантії, документальне оформлення

Головним законодавчим актом, що встановлює підстави і регулює інші аспекти звільнення працівників, є Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП).

Підстави для звільнення працівників

Відповідно до частини першої статті 36 КЗпП підставами для припинення трудового договору є:

1) угода сторін;

2) закінчення строку трудового договору, крім випадків, коли трудові відносини фактично тривають, і жодна зі сторін не поставила вимогу про їх припинення;

3) призов або вступ працівника або роботодавця – фізичної особи на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу, крім випадків, коли за працівником зберігаються місце роботи, посада відповідно до частини третьої статті 119 КЗпП;

4) розірвання трудового договору з ініціативи працівника (статті 38, 39 КЗпП), з ініціативи роботодавця (статті 40, 41 КЗпП) або на вимогу профспілкового чи іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу (стаття 45 КЗпП);

5) переведення працівника, за його згодою, на інше підприємство, в установу, організацію (далі — підприємство) або перехід на виборну посаду;

6) відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також відмова від продовження роботи у зв’язку із зміною істотних умов праці;

7) набрання законної сили вироком суду, яким працівника засуджено (крім випадків звільнення від відбування покарання з випробуванням) до позбавлення волі або іншого покарання, яке виключає можливість продовження даної роботи;

7-1) укладення трудового договору (контракту) всупереч вимогам Закону України «Про запобігання корупції», встановленим для осіб, які звільнилися або іншим чином припинили діяльність, пов’язану з виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, протягом року з дня її припинення;

7-2) з підстав, передбачених Законом України «Про очищення влади»;

7-3) набрання законної сили рішенням суду про визнання необґрунтованими активів та їх стягнення в дохід держави стосовно особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, у передбачених статтею 290 Цивільного процесуального кодексу України випадках;

8) підстави, передбачені трудовим договором з нефіксованим робочим часом, контрактом;

8-1) смерть роботодавця – фізичної особи або набрання законної сили рішенням суду про визнання такої фізичної особи безвісно відсутньою чи про оголошення її померлою;

8-2) смерть працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим;

8-3) відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль;

9) підстави, передбачені іншими законами.¹

Звертаємо увагу, що як підстава припинення трудового договору пункт 4 частини першої статті 36 КЗпП не є нормою прямої дії (на нього не посилаються при зазначенні підстави для звільнення працівника), а містить відсилання в цьому питанні до інших статей КЗпП, що містять спеціальні норми, згідно з якими трудовий договір припиняється з ініціативи працівника, з ініціативи роботодавця або на вимогу профспілкового чи іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу.

Часто термін «припинення трудового договору» замінюють терміном «звільнення». Така заміна в більшості випадків можлива, хоча зазначені терміни не є тотожними. Термін «припинення трудового договору» характеризує стан трудового договору між роботодавцем і працівником, а термін «звільнення» — подію, що означає припинення трудових відносин між роботодавцем і працівником. Наприклад, припинення трудового договору відбувається в разі смерті працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим, але звільнення працівника в цьому випадку не відбувається. Термін «припинення трудового договору» охоплює всі випадки припинення трудових відносин незалежно від причин і підстав.

Найпоширенішим варіантом припинення трудового договору є угода сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП). Звільнення працівника за цією підставою можливе лише в разі взаємної згоди сторін трудового договору.

Термін «розірвання трудового договору» є одним зі складових терміна «припинення трудового договору» і застосовується, як правило, в разі, коли йдеться про припинення трудових відносин, ініціатором якого є тільки одна зі сторін трудового договору (працівник або роботодавець) або третя особа, тобто орган, який не є стороною трудового договору, але відповідно до законодавства має право вимагати його припинення (суд, профспілковий орган, батьки неповнолітнього працівника (ст. 199 КЗпП) тощо).

Так, у випадках, передбачених пунктами 7, 7-1 і 7-3 частини першої статті 36 КЗпП, особа підлягає звільненню з посади у триденний строк з дня отримання органом державної влади, органом місцевого самоврядування, підприємством копії відповідного судового рішення, яке набрало законної сили (ч. друга ст. 36 КЗпП).

Найпоширенішими видами розірвання трудового договору є:

– з ініціативи працівника (статті 38, 39 КЗпП) — працівник має право розірвати трудовий договір за власним бажанням незалежно від того, яку посаду він обіймає, який строк відпрацював на підприємстві, чи є він матеріально-відповідальною особою, та інших обставин. Якщо з працівником – ініціатором звільнення був укладений трудовий договір на невизначений строк (безстроковий), то його звільнення здійснюється в порядку, передбаченому статтею 38 КЗпП, а якщо укладено строковий трудовий договір — статтею 39 КЗпП. Працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це роботодавця письмово за два тижні. Якщо звільнення за власним бажанням зумовлене неможливістю продовжувати роботу (перелік таких випадків та обставин наведено у частині першій статті 38 КЗпП), роботодавець повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник. Строковий трудовий договір підлягає розірванню достроково на вимогу працівника в разі його хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконанню роботи за трудовим договором. Як безстроковий, так і строковий трудові договори працівник за власним бажанням має право розірвати у визначений ним строк, якщо роботодавець не виконує законодавство про працю, умови колективного чи трудового договору;

– з ініціативи роботодавця (статті 40, 41 КЗпП) — таке звільнення є найболючим для працівника, тому жорстко регламентується КЗпП. Вичерпний перелік підстав для розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця наведено у статті 40 КЗпП, а додаткові підстави розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця з окремими категоріями працівників за певних умов — у статті 41 КЗпП.

Відповідно до частини першої статті 40 КЗпП трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані роботодавцем лише у випадках:

1) змін в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, скорочення чисельності або штату працівників;

2) виявленої невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, які перешкоджають продовженню даної роботи, а також в разі відмови у наданні допуску до державної таємниці або скасування допуску до державної таємниці, якщо виконання покладених на нього обов’язків вимагає доступу до державної таємниці;

3) систематичного невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення;

4) прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше 3 годин протягом робочого дня) без поважних причин;²

5) нез’явлення на роботу протягом більш як 4 місяців підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлений триваліший строк збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;

6) поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;

7) появи на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп’яніння;

8) вчинення за місцем роботи розкрадання (в тому числі дрібного) майна роботодавця, встановленого вироком суду, що набрав законної сили, або постановою органу, до компетенції якого входить накладення адміністративного стягнення;

10) призову або мобілізації роботодавця – фізичної особи під час особливого періоду;

11) встановлення невідповідності працівника займаній посаді, на яку його прийнято, або виконуваній роботі протягом строку випробування;³

12) вчинення працівником мобінгу (цькування), встановленого судовим рішенням, що набрало законної сили;

13) відмови працівника Бюро економічної безпеки України від проходження атестації або прийняття атестаційною комісією рішення про неуспішне проходження працівником Бюро економічної безпеки України атестації, що здійснюється відповідно до пункту 4 розділу II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення роботи Бюро економічної безпеки України»;

13) набрання законної сили вироком суду, яким працівника засуджено (крім звільнення від відбування покарання з випробуванням) за вчинення злочину проти основ національної безпеки України;

14) невиконання працівником правил поведінки на підприємстві в частині положень, передбачених частиною другою статті 142 КЗпП.

Відповідно до частини першої статті 41 КЗпП, крім підстав, передбачених статтею 40 КЗпП, трудовий договір з ініціативи роботодавця може бути розірваний також у випадках:

1) одноразового грубого порушення трудових обов’язків керівником підприємства всіх форм власності (філіалу, представництва, відділення та іншого відокремленого підрозділу), його заступниками, головним бухгалтером підприємства всіх форм власності, його заступниками, а також службовими особами податкових та митних органів, яким присвоєно спеціальні звання, і службовими особами центральних органів виконавчої влади, що реалізують державну політику у сферах державного фінансового контролю та контролю за цінами;

1-1) винних дій керівника підприємства, внаслідок чого заробітна плата виплачувалася несвоєчасно або в розмірах, нижчих від установленого законом розміру мінімальної заробітної плати;

1-2) вчинення керівником підприємства мобінгу (цькування) незалежно від форм прояву та/або невжиття заходів щодо його припинення, встановленого судовим рішенням, що набрало законної сили;

2) винних дій працівника, який безпосередньо обслуговує грошові, товарні або культурні цінності, якщо ці дії дають підстави для втрати довіри до нього з боку роботодавця;

3) вчинення працівником, який виконує виховні функції, аморального проступку, не сумісного з продовженням даної роботи;

3-1) вчинення домашнім працівником винних дій, які завдали або могли завдати шкоди життю чи здоров’ю члена домогосподарства;

4) перебування всупереч вимогам Закону України «Про запобігання корупції» у прямому підпорядкуванні у близької особи;

4-1) наявності у працівника реального або потенційного конфлікту інтересів, який має постійний характер і не може бути врегульований в інший спосіб, передбачений Законом України «Про запобігання корупції»;

5) припинення повноважень посадових осіб.

6) неможливості забезпечення працівника роботою, визначеною трудовим договором, у зв’язку із знищенням (відсутністю) виробничих, організаційних та технічних умов, засобів виробництва або майна роботодавця внаслідок бойових дій.

Частиною другою статті 41 КЗпП визначено, що роботодавець з власної ініціативи зобов’язаний розірвати трудовий договір з посадовою особою в разі повторного порушення нею вимог законодавства у сфері ліцензування, з питань видачі документів дозвільного характеру або у сфері надання адміністративних послуг, передбачених статтями 166-10, 166-12, 188-45 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Звільнення з підстав, зазначених у пунктах 1, 2 і 6 частини першої статті 40, пунктах 4 і 6 частини першої статті 41 КЗпП, допускається, якщо неможливо перевести працівника за його згодою на іншу роботу (ч. друга ст. 40, ч. четверта ст. 41 КЗпП).

Крім підстав, встановлених пунктом 8 статті 36 (тобто передбачених контрактом), статтями 40 і 41 КЗпП, за ініціативою роботодавця здійснюється звільнення працівників й за іншими підставами, зокрема у разі:

• порушення встановлених правил прийняття на роботу (ст. 7 КЗпП);
• обмеження спільної роботи родичів на підприємстві, якщо у зв’язку з виконанням трудових обов’язків вони безпосередньо підпорядковані або підконтрольні один одному (ст. 25-1 КЗпП).⁴

Також слід враховувати, що Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136) встановлено особливості розірвання трудового договору під час дії воєнного стану. Так, згідно зі статтею 4 Закону № 2136 у зв’язку з веденням бойових дій у районах, в яких розташоване підприємство, та існування загрози для життя і здоров’я працівника він може розірвати трудовий договір за власною ініціативою у строк, зазначений у його заяві (крім випадків примусового залучення до суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану, залучення до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури).

Трудові гарантії працівників при звільненні

Частиною третьою статті 40 КЗпП встановлено, що не допускається звільнення працівників (крім випадків повної ліквідації підприємства) з ініціативи роботодавця в період:

• тимчасової непрацездатності працівника (крім звільнення згідно за пунктами 5 і 13 статті 40 КЗпП);
• перебування працівника у відпустці (крім звільнення за пунктом 13 статті 40 КЗпП).

Частиною третьою статті 41 КЗпП встановлено, що розірвання трудового договору у випадках, передбачених пунктами 1 – 3, 4 – 5 частини першої та частиною другою цієї статті, провадиться з додержанням вимог частини третьої статті 40 КЗпП, тобто не допускається в період тимчасової непрацездатності працівника та перебування його у відпустці.

У пункті 17 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 № 9 роз’яснено, що правила про недопустимість звільнення працівника в період тимчасової непрацездатності, а також у період перебування у відпустці (ч. третя ст. 40 КЗпП) стосуються як передбачених статтями 40, 41 КЗпП, так й інших випадків, коли розірвання трудового договору відповідно до чинного законодавства провадиться з ініціативи роботодавця. При цьому маються на увазі щорічні, а також інші відпустки, що надаються працівникам як із збереженням, так і без збереження заробітку. Розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця не може бути визнано обґрунтованим, якщо в день звільнення працівнику видано лікарняний листок (довідку в установлених законом випадках) про його тимчасову непрацездатність.

Згідно з частиною 1 статті 5 Закону № 2136 у період дії воєнного стану допускається звільнення працівника з ініціативи роботодавця у період його тимчасової непрацездатності, а також у період перебування працівника у відпустці (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку) із зазначенням дати звільнення, яка є першим робочим днем, наступним за днем закінчення тимчасової непрацездатності, зазначеним у документі про тимчасову непрацездатність, або першим робочим днем після закінчення відпустки.

Зауважимо, що за кожною з підстав, які класифікуються як звільнення працівника з ініціативи роботодавця, останній повинен мати документальне підтвердження вчинення проступку (неправомірних дій) працівником або настання подій, які є причиною звільнення працівника.⁵

З ініціативи роботодавця заборонено звільнення вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до 3 років (до 6 років, якщо дитина потребує домашнього догляду), одиноких матерів при наявності дитини віком до 14 років або дитини з інвалідністю, батьків, які виховують дітей без матері (в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), опікунів (піклувальників), одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів, крім випадків повної ліквідації підприємства, коли допускається звільнення з обов’язковим працевлаштуванням (ч. третя ст. 184, ст. 186-1 КЗпП).⁶

Відповідно до статті 43 КЗпП розірвання трудового договору з підстав, передбачених пунктами 1 (крім випадку ліквідації підприємства, а також припинення трудового договору з домашнім працівником з ініціативи роботодавця відповідно до статті 173-6 КЗпП), 2 – 5, 7 статті 40, пунктами 2 і 3 статті 41 КЗпП, може бути проведено лише за попередньою згодою виборного органу (профспілкового представника) первинної профспілкової організації, членом якої є працівник, крім випадків, коли розірвання трудового договору із зазначених підстав здійснюється з прокурором, поліцейським і працівником Національної поліції, Служби безпеки України, Державного бюро розслідувань України, Національного антикорупційного бюро України, Бюро економічної безпеки України, Державної податкової служби України, Державної митної служби України.

Рішення виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) про відмову в наданні згоди на розірвання трудового договору повинно бути обґрунтованим. У разі якщо в рішенні немає обґрунтування відмови в наданні згоди на розірвання трудового договору, роботодавець має право звільнити працівника без згоди виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) (ч. сьома ст. 43 КЗпП).

Вищенаведені норми статті 43 КЗпП не застосовуються у період дії воєнного стану, крім випадків звільнення працівників підприємств, обраних до профспілкових органів (ч. 2 ст. 5 Закону № 2136).

Ще одна гарантія для працівників установлена статтею 42 КЗпП. Вона визначає категорії працівників, які мають переважне право на залишення на роботі при вивільненні працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці, тобто у разі звільнення працівників за пунктом 1 статті 40 КЗпП.

Згідно зі статтею 42 КЗпП при скороченні чисельності чи штату працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці переважне право на залишення на роботі надається працівникам з більш високою кваліфікацією і продуктивністю праці.

При рівних умовах продуктивності праці і кваліфікації перевага в залишенні на роботі надається:

1) сімейним — при наявності двох і більше утриманців;

2) особам, в сім’ї яких немає інших працівників з самостійним заробітком;

3) працівникам з тривалим безперервним стажем роботи на даному підприємстві;

4) працівникам, які навчаються у вищих і середніх спеціальних учбових закладах без відриву від виробництва;

5) учасникам бойових дій, постраждалим учасникам Революції Гідності, особам з інвалідністю внаслідок війни та членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України, а також особам, реабілітованим відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917 – 1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу;

6) авторам винаходів, корисних моделей, промислових зразків і раціоналізаторських пропозицій;

7) працівникам, які дістали на цьому підприємстві трудове каліцтво або професійне захворювання;

8) особам з числа депортованих з України, протягом 5 років з часу повернення на постійне місце проживання до України;

9) працівникам з числа колишніх військовослужбовців строкової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу та осіб, які проходили альтернативну (невійськову) службу, — протягом 2 років з дня звільнення їх зі служби;

10) працівникам, яким залишилося менше 3 років до настання пенсійного віку, при досягненні якого особа має право на отримання пенсійних виплат;

11) працівникам, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року.

Всі працівники, зазначені у вищенаведених пунктах 1–11, мають між собою однакове переважне право в залишенні на роботі (незалежно від номера в цьому переліку).

Перевага в залишенні на роботі може надаватися й іншим категоріям працівників, якщо це передбачено законодавством України.

Документальне оформлення звільнення працівників

Документом, на підставі якого припиняються трудові відносини з працівником, є виданий керівником підприємства наказ (розпорядження) про припинення трудового договору. Типова форма № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)» затверджена наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 (зразок наказу про припинення трудового договору, оформленого за типовою формою № П-4, див. нижче).

Водночас підприємства можуть самостійно розробити і застосовувати форму наказу про припинення трудового договору (про звільнення працівника) із зазначенням всіх необхідних реквізитів (дата, причина, підстави звільнення, вихідна допомога тощо) і додержанням вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163-2020 «Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144 (далі — ДСТУ 4163-2020).

У наказі про припинення трудового договору (звільнення працівника) повинні бути вказані підстави припинення трудового договору в точній відповідності з формулюваннями законодавства про працю та конкретним посиланням на статтю, пункт закону (КЗпП). Зазначений наказ повинен бути доведений до відома працівника під підпис (ставиться у полі «з наказом ознайомлений»), що буде підтвердженням ознайомлення з ним працівника. У випадках, коли звільнення відбувається з ініціативи працівника, наказ про припинення трудового договору видається на підставі поданої працівником заяви про звільнення.

Відповідно до частини першої статті 47 КЗпП роботодавець у день звільнення зобов’язаний:

– видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення;

– провести з ним остаточний розрахунок (у строки, визначені статтею 116 КЗпП);

– на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.

Днем звільнення працівника вважається останній день роботи (п. 2.27 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58; далі — Інструкція № 58).

Останнім днем роботи (днем звільнення) слід вважати не останній день, коли працівник безпосередньо виконував трудові обов’язки (конкретну роботу), а останній день його перебування у трудових відносинах з роботодавцем. Днем звільнення працівника може бути або день видання наказу про звільнення працівника, або один з наступних за ним днів. При цьому днем звільнення не може бути день, що передує дню видання наказу про звільнення, оскільки, по-перше, наказ про звільнення набуває чинності не раніше дати його видання (працівник не може бути звільнений «заднім» числом), по-друге, в день звільнення роботодавець, як зазначено вище, зобов’язаний видати працівникові копію наказу про звільнення, провести з ним остаточний розрахунок і повернути (видати) працівникові трудову книжку з внесеним записом про звільнення (на його вимогу). При звільненні працівника «заднім» числом виконання роботодавцем зазначених обов’язків в день звільнення стає неможливим, що є порушенням законодавства про працю (норм статей 47 і 116 КЗпП) і загрожує притягненням роботодавця до відповідальності, встановленої статтями 117 і 265 КЗпП.

Верховний Суд в постанові від 26.09.2018 по справі № 289/51/16-ц (в цій справі працівником було оскаржено звільнення за прогул «заднім» числом) роз’яснив наступне:

«… працівник не може бути звільнений у день, що передує дню видання роботодавцем наказу про звільнення. Працівник може бути звільнений з підстав, передбачених КЗпП України, лише у день видання наказу роботодавця або у будь-який наступний день за днем видання наказу про звільнення».

Згідно зі статтею 116 КЗпП при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, провадиться в день звільнення. Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Про суми, нараховані та виплачені працівникові при звільненні, із зазначенням окремо кожного виду виплати роботодавець повинен письмово повідомити працівника в день їх виплати. У разі спору про розмір сум, належних працівникові при звільненні, роботодавець у будь-якому разі повинен у зазначений строк виплатити не оспорювану працівником суму.⁷

Запис до трудової книжки працівника про його звільнення, який вносить роботодавець на вимогу працівника в день звільнення, повинен точно відповідати тексту наказу (розпорядження) про звільнення працівника з посиланням на відповідну статтю, пункт закону (п.п. 2.3, 2.4 Інструкції № 58).

Відповідно до пункту 2 розділу II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX роботодавець зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до набрання чинності цим Законом (тобто до 10.06.2021) та який звільняється до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр) відсутніх відомостей про трудову діяльності, у день звільнення.

Отже, якщо на момент звільнення працівника його трудова книжка зберігається у роботодавця, який ще не передав відомості з неї до Реєстру, то роботодавець зобов’язаний в день звільнення видати працівникові його трудову книжку з внесеним до неї записом про звільнення. Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання працівникові трудової книжки поштою з доставкою на його адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника (п. 4.2 Інструкції № 58).

Що стосується копії наказу (розпорядження) про звільнення, яка видається працівникові в день звільнення, то вона повинна повністю відповідати оригіналу наказу про звільнення (про отримання копії наказу працівник ставить свій підпис на оригіналі наказу). Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку. На копії наказу про звільнення у верхньому правому куті робиться напис (проставляється штамп) «Копія», а в нижній частині має бути напис про засвідчення копії, який містить текст «Згідно з оригіналом» (без лапок), під ним — найменування посади, особистий підпис, власне і’мя та прізвище особи, яка засвідчує копію (нею зазвичай є начальник відділу кадрів), а під ними — дата засвідчення копії. Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою підприємства або печаткою відповідного структурного підрозділу підприємства (служби діловодства, відділу кадрів, бухгалтерії тощо) за її наявності або печаткою «Для копій» (п.п. 6, 8 гл. 11 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, п. 5.26 ДСТУ 4163-2020).

У разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ч. п’ята ст. 235 КЗпП).

При звільненні працівника в пункті 8 розділу І Особової картки працівника типової форми № П-2, яка затверджена наказом Держкомстату та Міністерства оборони України від 25.12.2009 № 495/656, вказуються дата і причина звільнення працівника, що відповідають зазначеним у наказі про звільнення (п. 2.5 Інструкції № 58).

У разі одержання трудової книжки у зв’язку із звільненням працівник розписується в особовій картці працівника та у книзі обліку руху трудових книжок (п. 7.1 Інструкції № 58). Підпис працівника в зазначеній книзі буде підтвердженням факту одержання ним трудової книжки в день звільнення.

Якщо працівник не згоден із звільненням, ініційованим роботодавцем, і відмовляється в день звільнення або пізніше отримати копію наказу про звільнення, остаточний розрахунок, трудову книжку, то бажано скласти акт про таку відмову (він може бути в подальшому використаний в суді при розгляді трудового спору).