Разъяснение Пенсионного фонда Украины «Электронная трудовая книжка: вопросы – ответы» от 15.07.2021Роз’яснення Пенсійного фонду України «Електронна трудова книжка: запитання – відповіді» від 15.07.2021

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД УКРАИНЫ

РАЗЪЯСНЕНИЕ

от 15.07.2021

Электронная трудовая книжка: вопросы – ответы

Каковы сроки процесса оцифровки трудовых книжек?

Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» предусматривает, что отсутствующие сведения о трудовой деятельности работников включаются Пенсионным фондом Украины в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр застрахованных лиц) с бумажных трудовых книжек на основании сведений, поданных страхователем или застрахованным лицом в течение пяти лет.

То есть процесс оцифровки трудовых книжек будет осуществляться в течение 5 лет.

Какая судьба ждет в дальнейшем бумажные трудовые книжки?

Согласно Закону Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» по желанию работника бумажная трудовая книжка может вестись и после окончания пятилетнего срока.

Какая информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

В электронной трудовой книжке будет отражаться вся имеющаяся информация о стаже, записи о принятии на работу, переводе и увольнении.

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки.

Кто может подавать информацию с бумажной трудовой книжки для внесения данных в электронном виде?

Сведения о трудовой деятельности работника (в частности, с бумажных трудовых книжек, справок и т. д.) включаются в Реестр застрахованных лиц на основании сканированных или оцифрованных копий документов, заверенных квалифицированной электронной подписью, поданных работодателем или работником через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Каким образом сканированные данные переводятся в цифровой формат и кто это делает: сам человек, работодатель или работники Фонда?

После заполнения работодателем или гражданином анкеты и прикрепления скан-копий документов специалисты территориальных органов Фонда переводят их в цифровой формат; осуществляют сверку записей трудовой книжки с данными, уже содержащимися в персональной карточке Реестра застрахованных лиц.

В результате формируется конечный вариант электронной трудовой книжки. Когда трудовая книжка оцифрована, то данные о периодах работы и имеющемся страховом стаже будут доступны для просмотра в личном кабинете на веб-портале электронных услуг Фонда.

Как быть с документами об образовании, о рождении детей, о службе в армии?

Эти документы также сканируются и вносятся в электронную трудовую книжку, ведь они влияют на расчет стажа, а соответственно должны быть зафиксированы в Реестре застрахованных лиц.

Что делать с бумажной трудовой книжкой?

После внесения в электронную трудовую книжку всех данных оригиналы бумажных трудовых книжек, хранящихся у работодателей, выдаются работникам под подпись.

По требованию работника работодатель обязан и дальше параллельно с электронным вариантом в бумажную трудовую книжку вносить записи о принятии на работу, переводе, увольнении, поощрении.

Где и как можно посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Просмотреть имеющуюся информацию о себе, своем трудовом или страховом стаже можно в личном кабинете на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (pfu.gov.ua).

Также доступ к электронной трудовой книжке обеспечен с помощью мобильного приложения «Пенсійний фонд».

Как наличие электронной трудовой книжки влияет на процедуру выхода на пенсию?

Введение электронной трудовой книжки является предпосылкой автоматического назначения пенсии по возрасту по факту наступления события — достижения пенсионного возраста, без необходимости дополнительно обращаться и лично посещать органы Пенсионного фонда Украины.

Возможно ли выйти на пенсию позднее?

Лицо имеет право самостоятельно выбрать, когда назначать пенсию по возрасту — сразу при достижении пенсионного возраста или отсрочить время ее назначения и таким образом повысить размер пенсии.

Для отсрочки лицо должно сообщить Пенсионному фонду Украины о своем выборе до достижения пенсионного возраста.

Если человек продолжает работать, или если бумажная трудовая книжка не предоставлялась для оцифровки, и в течение трех месяцев со дня достижения пенсионного возраста она также не предоставлена, то считается, что человек изъявил желание выйти на пенсию позднее.

Если же человек не сообщил о своем выборе времени назначения пенсии и в Реестре застрахованных лиц имеется информация о страховом стаже, то пенсия назначается автоматически со следующего дня за днем достижения пенсионного возраста.

_____________________________________________________________________________

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ: Напомним, что с 23 июля 2021 года механизм подачи сведений из бумажных трудовых книжек работников в Пенсионный фонд Украины (далее — ПФУ) определен Порядком подачи сведений о трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденным постановлением ПФУ от 12.03.2021 № 11-1 (далее — Порядок № 11-1; см. ВТЗ № 5/2021, стр. 92). Этот Порядок был принят ПФУ в марте 2021 года во исполнение требований пункта 4 постановления Кабинета Министров Украины «О введении учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме» от 27.11.2019 № 1084 (далее — Постановление № 1084; см. ВТЗ № 1/2020, стр. 116), которое действует еще с 26 декабря 2019 года.

То есть Порядок № 11-1 разрабатывался еще до законодательного введения электронного учета трудовой деятельности работников, который с 10 июня 2021 года предусмотрен Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 № 1217-IX (далее — Закон № 1217)¹, и не во исполнение пп. 5 ч. 4 ст. 20 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI (далее — Закон № 2464), которым с 10 июня 2021 года установлено, что порядок и очередность подачи сведений для создания электронных трудовых книжек в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр) определяются ПФУ.

Учитывая вышеизложенное, ПФУ уже разработал проект постановления «О порядке и очередности подачи сведений для создания электронных трудовых книжек», которым вносятся изменения в Порядок № 11-1 с учетом требований Закона № 2464. В частности, проектом постановления ПФУ предусмотрены следующие нововведения:

1. Сведения о трудовой деятельности работника в электронной форме подаются в любой период в течение 5 лет со дня вступления в силу Закона № 1217 (то есть в период с 10.06.2021 до 10.06.2026), но с учетом первоочередной подачи и обработки сведений о трудовой деятельности лиц, которым до наступления права на пенсию по возрасту осталось 2 года и менее, и о трудовой деятельности лиц за период до 01 июля 2000 года.

Таким образом, если на предприятии есть работники, которые трудовую деятельность начали до 01 июля 2000 года (т. е. до введения персонифицированного учета застрахованных лиц) и имеют в трудовой книжке записи об этом, а также работники, которым до достижения пенсионного возраста осталось 2 года и менее, то работодатели сначала должны подать сведения о трудовой деятельности с бумажных трудовых книжек и других документов таких лиц, а потом всех остальных работников.

2. Сведения о трудовой деятельности работника подаются в территориальный орган ПФУ работником лично или через веб-портал электронных услуг ПФУ в электронной форме с обязательным наложением квалифицированной электронной подписи (далее — КЭП) работником, страхователем или представителем страхователя, которому руководителем страхователя делегированы соответствующие полномочия.

Следовательно, теперь работник, у которого «на руках» хранится его трудовая книжка, может с ней (другими документами) обратиться непосредственно в территориальный орган ПФУ, должностные лица которого сделают скан-копии его трудовой книжки (других документов) для последующего дополнения персональной учетной карточки застрахованного лица в Реестре соответствующей информацией о трудовой деятельности работника.

Кроме того, поскольку обычно КЭП на предприятии среди должностных лиц имеют только руководитель предприятия и главный бухгалтер, а сведения о трудовой деятельности работников подаются в ПФУ через личный кабинет страхователя (работодателя) на веб-портале ПФУ кадровиком или другим уполномоченным лицом предприятия, то теперь последние могут по решению руководителя предприятия получить КЭП как должностные лица предприятия и подписывать ими скан-копии документов работников, направляемых в ПФУ через личный кабинет страхователя (работодателя).

3. Сканировать необходимо будет не все страницы трудовой книжки работника, а только те, в которые внесены записи. Это связано с тем, что законами направление в ПФУ скан-копий всех страниц трудовой книжки работника не предусмотрено (такое требование содержит только пункт 8 Порядка учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденного Постановлением № 1084).

4. Сейчас абзацем восьмым пункта 6 Порядка № 11-1 установлено следующее: «Если электронная запись создана с ошибками и отправлена, формируется новая электронная запись». Вместо этого текста абзац восьмой пункта 6 Порядка № 11-1 будет содержать следующий текст: «Сведения о трудовой деятельности работника подаются одноразово». Кроме того, пункт 6 Порядка № 11-1 будет дополнен новым абзацем девятым, которым установлено следующее:

 «Повторно подаются сведения о трудовой деятельности в случае выявления отсутствия в трудовой книжке необходимых записей или неправильных либо неточных записей о периодах работы или других расхождений с данными реестра застрахованных лиц <…> за периоды страхового стажа после 1 июля 2000 года и/или заполнения последней страницы бумажной трудовой книжки при увольнении работника и/или создания и введения электронной записи с ошибками. При повторной подаче сведений о трудовой деятельности подаются титульная страница и страницы с изменениями.»

Таким образом, если отсканированная трудовая книжка работника была направлена в ПФУ, а затем на некоторых страницах трудовой книжки выявлены ошибки, то после их исправления в ПФУ необходимо направить только титульный лист и страницы с изменениями трудовой книжки работника. Если трудовая книжка работника была отсканирована и направлена в ПФУ, а после этого работник увольняется, то в ПФУ необходимо направить только титульный лист и последнюю страницу (с внесенной записью об увольнении) трудовой книжки работника (это может сделать в день увольнения работодатель или после увольнения работник самостоятельно).

ПЕНСІЙНИЙ ФОНД УКРАЇНИ

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 15.07.2021 р.

Електронна трудова книжка: запитання – відповіді

Які терміни процесу оцифрування трудових книжок?

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» передбачає, що відсутні відомості про трудову діяльність працівників включаються Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр застрахованих осіб) з паперових трудових книжок на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою, протягом п’яти років.

Тобто процес оцифрування трудових книжок здійснюватиметься протягом 5 років.

Яка доля чекає в подальшому на паперові трудові книжки?

Відповідно до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» за бажанням працівника паперова трудова книжка може вестися і після закінчення п’ятирічного терміну.

Яка інформація буде міститися в електронній трудовій книжці?

В електронній трудовій книжці буде відображатись уся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки.

Хто може подавати інформацію з паперової трудової книжки для внесення даних в електронному вигляді?

Відомості про трудову діяльність працівника (зокрема, з паперових трудових книжок, довідок тощо) включаються до Реєстру застрахованих осіб на підставі сканованих або оцифрованих копій документів, засвідчених кваліфікованим електронним підписом, поданих роботодавцем або працівником через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України.

Яким чином скановані дані переводяться у цифровий формат і хто це робить: сама людина, роботодавець або працівники Фонду?

Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення скан-копій документів фахівці територіальних органів Фонду переводять їх у цифровий формат; здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб.

У результаті формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. Коли трудова книжка оцифрована, то дані про періоди роботи і наявний страховий стаж будуть доступні для перегляду в особистому кабінеті на веб-порталі електронних послуг Фонду.

Як бути з документами про освіту, про народження дітей, про службу в армії?

Ці документи також скануються і вносяться до електронної трудової книжки, адже вони впливають на обрахунок стажу, а відповідно мають бути зафіксовані в Реєстрі застрахованих осіб.

Що робити з паперовою трудовою книжкою?

Після внесення до електронної трудової книжки всіх даних оригінали паперових трудових книжок, що зберігаються у роботодавців, видаються працівникам під підпис.

На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний і надалі вести паралельно із електронним варіантом паперову трудову книжку, вносити туди записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення.

Де і як можна подивитися свою електронну трудову книжку?

Переглянути наявну інформацію про себе, свій трудовий чи страховий стаж можна в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (pfu.gov.ua).

Також доступ до електронної трудової книжки забезпечено за допомогою мобільного застосунку «Пенсійний фонд».

Як наявність електронної трудової книжки впливає на процедуру виходу на пенсію?

Запровадження електронної трудової книжки є передумовою автоматичного призначення пенсії за віком по факту настання події – досягнення пенсійного віку, без необхідності додатково звертатись та особисто відвідувати органи Пенсійного фонду України.

Чи можливо вийти на пенсію пізніше?

Особа має право самостійно обрати, коли призначати пенсію за віком – відразу при досягненні пенсійного віку чи відстрочити час її призначення і таким чином підвищити розмір пенсії.

Для відстрочення особа має повідомити Пенсійний фонд України про свій вибір до досягнення пенсійного віку.

Якщо людина продовжила працювати, або якщо паперова трудова книжка не надавалась для оцифрування і протягом трьох місяців з дня досягнення пенсійного віку її також не надано, то вважається, що людина виявила бажання вийти на пенсію пізніше.

Якщо ж людина не повідомила про свій вибір щодо часу призначення пенсії і в Реєстрі застрахованих осіб наявна інформація про страховий стаж, то пенсія призначається автоматично з наступного дня за днем досягнення пенсійного віку.

__________________________________________________________________________

КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ: Нагадаємо, що з 23 липня 2021 року механізм подання відомостей з паперових трудових книжок працівників до Пенсійного фонду України (далі — ПФУ) визначено Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (далі — Порядок № 11-1; див. ВПЗ № 5/2021, стор. 92). Цей був прийнятий ПФУ в березні 2021 року на виконання вимог пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 27.11.2019 № 1084 (далі — Постанова № 1084; див. ВПЗ № 1/2020, стор. 116), яка діє ще з 26 грудня 2019 року.

Тобто Порядок № 11-1 розроблявся ще до законодавчого запровадження електронного обліку трудової діяльності працівників, який з 10 червня 2021 року передбачено Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX (далі — Закон № 1217)¹, і не на виконання пп. 5 ч. 4 ст. 20 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі — Закон № 2464), яким з 10 червня 2021 року встановлено, що порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр) визначаються ПФУ.

Враховуючи вищенаведене, ПФУ вже розробив проект власної постанови «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок», якою вносяться зміни до Порядку № 11-1 з урахуванням вимог Закону № 2464. Зокрема, проектом постанови ПФУ передбачено такі нововведення:

1. Відомості про трудову діяльність працівника в електронній формі подаються в будь-який період протягом 5 років з дня набрання чинності Законом № 1217 (тобто з 10.06.2021 до 10.06.2026), але з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.

Таким чином, якщо на підприємстві є працівники, які трудову діяльність розпочали до 01 липня 2000 року (тобто до запровадження персоніфікованого обліку застрахованих осіб) і мають у трудовій книжці записи про це, а також є працівники, яким до досягнення пенсійного віку залишилося 2 і менше років, то роботодавці спочатку повинні подати відомості про трудову діяльність з паперових трудових книжок та інших документів таких осіб, а потім всіх інших працівників.

2. Відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу ПФУ працівником особисто або через веб-портал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП) працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Отже, тепер працівник, у якого «на руках» зберігається його трудова книжка, може з нею (іншими документами) звернутися безпосередньо до територіального органу ПФУ, посадові особи якого зроблять скан-копії його трудової книжки (інших документів) для подальшого внесення з них інформації про трудову діяльність працівника до Реєстру доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в Реєстрі відповідною інформацією про трудову діяльність працівника.

Крім того, оскільки зазвичай КЕП на підприємстві серед посадових осіб мають лише керівник підприємства і головний бухгалтер, а відомості про трудову діяльність працівників подаються до ПФУ через особистий кабінет страхувальника (роботодавця) на веб-порталі ПФУ кадровиком або іншою уповноваженою особою підприємства, то тепер останні можуть за рішенням керівника підприємства отримати КЕП як посадові особи підприємства та підписувати ними скан-копії документів працівників, які направляються до ПФУ через особистий кабінет страхувальника (роботодавця).

3. Сканувати потрібно буде не всі сторінки трудової книжки працівника, а лише ті, до яких внесено записи. На практиці посадові особи ПФУ вже давно просять роботодавців не направляти їм незаповнені сторінки трудових книжок працівників, хоча норму про сканування всіх сторінок трудової книжки містить пункт 8 Порядку обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого Постановою № 1084.

4. Наразі абзацом восьмим пункту 6 Порядку № 11-1 встановлено таке: «Якщо електронний запис створено з помилками та відправлено, формується новий електронний запис». Замість цього тексту абзац восьмий пункту 6 Порядку № 11-1 буде містити такий текст: «Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово». Крім того, пункт 6 Порядку № 11-1 буде доповнено абзацом дев’ятим, яким встановлено наступне:

«Повторно подаються відомості про трудову діяльність у разі виявлення відсутності в трудовій книжці необхідних записів або неправильних чи неточних записів про періоди роботи або інших розбіжностей з даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 року та/або заповнення останньої сторінки паперової трудової книжки при звільненні працівника та/або створення та впровадження електронного запису з помилками. При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.»

Таким чином, якщо відскановану трудову книжку працівника було направлено до ПФУ, а згодом на деяких сторінках трудової книжки виявлено помилки, то після виправлення помилок до ПФУ потрібно направити лише титульну сторінку та сторінки зі змінами трудової книжки працівника. Якщо трудову книжку працівника було відскановано і направлено до ПФУ, а після цього працівник звільняється, то до ПФУ потрібно направити лише титульну сторінку та останню сторінку (із внесеним записом про звільнення) трудової книжки працівника (це може зробити в день звільнення роботодавець або після звільнення працівник самостійно).

Звертаємо увагу, що всі вищенаведені майбутні нововведення можуть вже зараз застосовуватись роботодавцями на практиці при направленні сканованих трудових книжок та інших документів до ПФУ.