Роз’яснення Пенсійного фонду України «Електронна трудова книжка: запитання – відповіді» від 15.07.2021

ПЕНСІЙНИЙ ФОНД УКРАЇНИ

РОЗ’ЯСНЕННЯ

від 15.07.2021 р.

Електронна трудова книжка: запитання – відповіді

Які терміни процесу оцифрування трудових книжок?

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» передбачає, що відсутні відомості про трудову діяльність працівників включаються Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр застрахованих осіб) з паперових трудових книжок на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою, протягом п’яти років.

Тобто процес оцифрування трудових книжок здійснюватиметься протягом 5 років.

Яка доля чекає в подальшому на паперові трудові книжки?

Відповідно до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» за бажанням працівника паперова трудова книжка може вестися і після закінчення п’ятирічного терміну.

Яка інформація буде міститися в електронній трудовій книжці?

В електронній трудовій книжці буде відображатись уся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки.

Хто може подавати інформацію з паперової трудової книжки для внесення даних в електронному вигляді?

Відомості про трудову діяльність працівника (зокрема, з паперових трудових книжок, довідок тощо) включаються до Реєстру застрахованих осіб на підставі сканованих або оцифрованих копій документів, засвідчених кваліфікованим електронним підписом, поданих роботодавцем або працівником через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України.

Яким чином скановані дані переводяться у цифровий формат і хто це робить: сама людина, роботодавець або працівники Фонду?

Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення скан-копій документів фахівці територіальних органів Фонду переводять їх у цифровий формат; здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб.

У результаті формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. Коли трудова книжка оцифрована, то дані про періоди роботи і наявний страховий стаж будуть доступні для перегляду в особистому кабінеті на веб-порталі електронних послуг Фонду.

Як бути з документами про освіту, про народження дітей, про службу в армії?

Ці документи також скануються і вносяться до електронної трудової книжки, адже вони впливають на обрахунок стажу, а відповідно мають бути зафіксовані в Реєстрі застрахованих осіб.

Що робити з паперовою трудовою книжкою?

Після внесення до електронної трудової книжки всіх даних оригінали паперових трудових книжок, що зберігаються у роботодавців, видаються працівникам під підпис.

На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний і надалі вести паралельно із електронним варіантом паперову трудову книжку, вносити туди записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення.

Де і як можна подивитися свою електронну трудову книжку?

Переглянути наявну інформацію про себе, свій трудовий чи страховий стаж можна в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (pfu.gov.ua).

Також доступ до електронної трудової книжки забезпечено за допомогою мобільного застосунку «Пенсійний фонд».

Як наявність електронної трудової книжки впливає на процедуру виходу на пенсію?

Запровадження електронної трудової книжки є передумовою автоматичного призначення пенсії за віком по факту настання події – досягнення пенсійного віку, без необхідності додатково звертатись та особисто відвідувати органи Пенсійного фонду України.

Чи можливо вийти на пенсію пізніше?

Особа має право самостійно обрати, коли призначати пенсію за віком – відразу при досягненні пенсійного віку чи відстрочити час її призначення і таким чином підвищити розмір пенсії.

Для відстрочення особа має повідомити Пенсійний фонд України про свій вибір до досягнення пенсійного віку.

Якщо людина продовжила працювати, або якщо паперова трудова книжка не надавалась для оцифрування і протягом трьох місяців з дня досягнення пенсійного віку її також не надано, то вважається, що людина виявила бажання вийти на пенсію пізніше.

Якщо ж людина не повідомила про свій вибір щодо часу призначення пенсії і в Реєстрі застрахованих осіб наявна інформація про страховий стаж, то пенсія призначається автоматично з наступного дня за днем досягнення пенсійного віку.

__________________________________________________________________________

КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ: Нагадаємо, що з 23 липня 2021 року механізм подання відомостей з паперових трудових книжок працівників до Пенсійного фонду України (далі — ПФУ) визначено Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (далі — Порядок № 11-1; див. ВПЗ № 5/2021, стор. 92). Цей був прийнятий ПФУ в березні 2021 року на виконання вимог пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 27.11.2019 № 1084 (далі — Постанова № 1084; див. ВПЗ № 1/2020, стор. 116), яка діє ще з 26 грудня 2019 року.

Тобто Порядок № 11-1 розроблявся ще до законодавчого запровадження електронного обліку трудової діяльності працівників, який з 10 червня 2021 року передбачено Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX (далі — Закон № 1217)¹, і не на виконання пп. 5 ч. 4 ст. 20 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі — Закон № 2464), яким з 10 червня 2021 року встановлено, що порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр) визначаються ПФУ.

Враховуючи вищенаведене, ПФУ вже розробив проект власної постанови «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок», якою вносяться зміни до Порядку № 11-1 з урахуванням вимог Закону № 2464. Зокрема, проектом постанови ПФУ передбачено такі нововведення:

1. Відомості про трудову діяльність працівника в електронній формі подаються в будь-який період протягом 5 років з дня набрання чинності Законом № 1217 (тобто з 10.06.2021 до 10.06.2026), але з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.

Таким чином, якщо на підприємстві є працівники, які трудову діяльність розпочали до 01 липня 2000 року (тобто до запровадження персоніфікованого обліку застрахованих осіб) і мають у трудовій книжці записи про це, а також є працівники, яким до досягнення пенсійного віку залишилося 2 і менше років, то роботодавці спочатку повинні подати відомості про трудову діяльність з паперових трудових книжок та інших документів таких осіб, а потім всіх інших працівників.

2. Відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу ПФУ працівником особисто або через веб-портал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП) працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Отже, тепер працівник, у якого «на руках» зберігається його трудова книжка, може з нею (іншими документами) звернутися безпосередньо до територіального органу ПФУ, посадові особи якого зроблять скан-копії його трудової книжки (інших документів) для подальшого внесення з них інформації про трудову діяльність працівника до Реєстру доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в Реєстрі відповідною інформацією про трудову діяльність працівника.

Крім того, оскільки зазвичай КЕП на підприємстві серед посадових осіб мають лише керівник підприємства і головний бухгалтер, а відомості про трудову діяльність працівників подаються до ПФУ через особистий кабінет страхувальника (роботодавця) на веб-порталі ПФУ кадровиком або іншою уповноваженою особою підприємства, то тепер останні можуть за рішенням керівника підприємства отримати КЕП як посадові особи підприємства та підписувати ними скан-копії документів працівників, які направляються до ПФУ через особистий кабінет страхувальника (роботодавця).

3. Сканувати потрібно буде не всі сторінки трудової книжки працівника, а лише ті, до яких внесено записи. На практиці посадові особи ПФУ вже давно просять роботодавців не направляти їм незаповнені сторінки трудових книжок працівників, хоча норму про сканування всіх сторінок трудової книжки містить пункт 8 Порядку обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого Постановою № 1084.

4. Наразі абзацом восьмим пункту 6 Порядку № 11-1 встановлено таке: «Якщо електронний запис створено з помилками та відправлено, формується новий електронний запис». Замість цього тексту абзац восьмий пункту 6 Порядку № 11-1 буде містити такий текст: «Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово». Крім того, пункт 6 Порядку № 11-1 буде доповнено абзацом дев’ятим, яким встановлено наступне:

«Повторно подаються відомості про трудову діяльність у разі виявлення відсутності в трудовій книжці необхідних записів або неправильних чи неточних записів про періоди роботи або інших розбіжностей з даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 року та/або заповнення останньої сторінки паперової трудової книжки при звільненні працівника та/або створення та впровадження електронного запису з помилками. При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.»

Таким чином, якщо відскановану трудову книжку працівника було направлено до ПФУ, а згодом на деяких сторінках трудової книжки виявлено помилки, то після виправлення помилок до ПФУ потрібно направити лише титульну сторінку та сторінки зі змінами трудової книжки працівника. Якщо трудову книжку працівника було відскановано і направлено до ПФУ, а після цього працівник звільняється, то до ПФУ потрібно направити лише титульну сторінку та останню сторінку (із внесеним записом про звільнення) трудової книжки працівника (це може зробити в день звільнення роботодавець або після звільнення працівник самостійно).

Звертаємо увагу, що всі вищенаведені майбутні нововведення можуть вже зараз застосовуватись роботодавцями на практиці при направленні сканованих трудових книжок та інших документів до ПФУ.